Raadsvoorstel 11 (bijlage 1) Plan van aanpak.docx

CONCEPT Plan van aanpak Brunssum - samen aan zet d.d. 11 februari 2021

Pagina 1 van 9

1 Achtergrond en context 1.1 Initiatiefvoorstel In de raadsvergadering van 27 oktober 2020 heeft de gemeenteraad ingestemd met de door de werkgroep verbinden voorgelegde startnotitie Burgerinitiatieven. Het initiatief-raadsvoorstel Brunssum - samen aan zet: grootschalige raadpleging Brunssumse gemeenschap is een directe uitwerking van deze nota. Doelstelling: Het creëren van een platform1 voor de Brunssumse gemeenschap om na te denken over de belangrijkste thema’s en onderwerpen voor de komende vier jaren. De gemeente is hier nadrukkelijk één van de actoren in de gemeenschap. De gemeente wil met het platform en manier van werken, betrokkenheid van de belangrijkste actoren binnen Brunssum optimaliseren en daarmee invloed en resultaat bereiken. De gemeenschap activeren om waar mogelijk zelf verantwoordelijkheid te nemen en daar waar mogelijk of noodzakelijk als gemeente te ondersteunen of beleid te formuleren In dit Plan van Aanpak is specifieke aandacht voor communicatie meegenomen. De grootschalige raadpleging onder de Brunssumse gemeenschap en voorbereidingen zullen vanaf juli 2021 op verschillende manieren en/of plekken binnen Brunssum plaatsvinden, in samenwerking met het maatschappelijk veld en andere actoren.

Rollen en verantwoordelijkheden • •

•

De werkgroep Verbinden is de initiatiefnemer van het voorstel en is de stuurgroep van het project Brunssum - samen aan zet; De projectgroep Brunssum - samen aan zet geeft de dagelijkse sturing aan het project. Hierin zijn actief: twee raadsleden (coalitie en oppositie), Top-Onderzoek en griffie. Waar nodig sluit vanuit communicatie iemand aan. De griffie bewaakt de borging van dit initiatief en regelt praktische ondersteuning van de werkgroep- en projectgroepbijeenkomsten. Verder geeft de griffie inhoudelijke reflectie aan de ambtelijke ondersteuning en treedt op als adviseur van de werkgroep.

1 Met een platform wordt hier een samenwerkingsvorm bedoeld om in dialoog te blijven met de

belanghebbende partijen van de gemeenschap. Het doel is om of samen nieuw beleid te formuleren, om invloed uit te oefenen of om kennis op bepaalde gebieden te bundelen. Pagina 2 van 9

2 Doelstelling 2.1 Doelstelling Brunssum - samen aan zet: grootschalige raadpleging Brunssumse gemeenschap Creëren van een platform voor de Brunssumse gemeenschap om na te denken over de belangrijkste thema’s en onderwerpen voor de komende vier jaren. De gemeente wil hiermee betrokkenheid van de belangrijkste actoren binnen Brunssum optimaliseren en daarmee invloed en resultaat bereiken.

2.2 Deelnemers Aan de grootschalige raadpleging Brunssum samen aan zet zullen meer partijen deelnemen dan enkel burgers. Binnen de gemeenschap van Brunssum zijn 6 groepen te onderscheiden:

Alle deelnemers hebben gedurende het hele traject gelijke rechten en plichten. Vanuit alle deelnemers wordt inbreng verwacht, maar ook actieve deelname aangaande oplossingen en het aanpakken van kansen en problemen. De gemeente zal daarbij vooral de rol van facilitator en stimulator op zich nemen. De verschillende politieke fracties zullen de resultaten van de raadpleging gebruiken als input voor de volgende raadsperiode en om te komen tot een raads- en coalitieprogramma 2022-2026.

Pagina 3 van 9

2.3 Inhoudelijke kaders Ten behoeve van verwachtingenmanagement worden door de werkgroep Verbinden kaders en grenzen meegegeven ten aanzien van de onderwerpen waarover de gemeentelijke overheid beslissingen kan nemen en/of beleid over kan maken in de komende vier jaar. Thema’s en onderwerpen waar de gemeentelijke overheid dat niet bij kan, worden door andere actoren opgepakt. Waarbij de gemeente wel de faciliterende rol kan vervullen. De volgende vier thema’s worden als leidraad gebruikt: 1. Wonen en Leefomgeving 2. Veiligheid 3. Duurzaamheid 4. Zorg Naast deze vier thema’s als leidraad, is het nadrukkelijk de bedoeling om in communicatie voorafgaand aan de raadpleging onderwerpen op te halen waar men aandacht voor wil. Deze input wordt gebruikt bij de inleiding en boodschappen op de raadpleging zelf. Op deze manier wordt de kennis van de mensen daadwerkelijk gebruikt om te gaan bouwen aan informatievoorziening van onderaf ten behoeve van de lokale Brunssumse agenda.

Pagina 4 van 9

3 Organisatie Brunssum Samen aan zet 3.1 Fasering van proces en afbakening rollen en verantwoordelijkheden uitvoeringsfase Procesfasering Er zal een projectgroep ‘raadpleging - Brunssum samen aan zet’ ingesteld worden. In het hieronder opgestelde tijdpad en procesfasering is o.a. het besluit genomen om specifieke aandacht te schenken aan de selectiemethode voor het betrekken van diverse partijen vanuit de gemeenschap met fysieke deelnemerspanels als eindresultaat van de raadpleging. Procesfasering raadpleging - Brunssum aan zet Fases

Activiteiten

Maart 2021

• •

April-Juni 2021 Voorbereidingsfase

• Instellen projectgroep. • Samenwerking met belanghebbenden in kaart brengen en realiseren. Onderzoeken van de mogelijkheid tot rechtstreekse uitzending en inzet ZONWS voor mogelijke uitzendingen, wijze van gebruik van Twitter en Facebook en mogelijkheden inventariseren bij Romboutscollege/Compass/Bibliotheek. • Uitwerken van conceptdraaiboek voor de uitvoering van de raadpleging door opdrachtnemers. • Communicatie richting deelnemers door opdrachtnemers voor ophalen van thematiek t.b.v. raadpleging. • Selectie van deelnemers • Inzet van sociale media tbv informatievoorziening over proces naar deelnemers door opdrachtnemer. • Finaliseren draaiboek uitvoering raadpleging met een planning, een overzicht contactmomenten met deelnemers. Specifieke aandacht voor algemene informatievoorziening raadpleging, thematiek ophalen voor discussie, selectie van deelnemers aan de top en afzonderlijke communicatie richting gemeenschap en media over activiteiten met benodigde inzet van “sociale media”. • Organiseren van contactmomenten met strategisch adviseur communicatie. • Afronden draaiboeken (inclusief communicatie, waaronder bijdrage met sociale media aan programmering van de drie bijeenkomsten en indien van toepassing incl. mogelijke bijdrage via live streaming).

• Uitnodigen deelnemers, bevestiging deelname met opnemen van locaties en programma, deelnemerslijsten, technische ondersteuning sociale media, communicatie richting media. • Inventariseren deelnemers met actieve rol in de deelnemerspanels op geprioriteerde topics voortvloeiend uit de bijeenkomst. • Informeren deelnemers over resultaten van de raadpleging.

Fase 1 €5.000,-

Juli – sept 2021 Raadpleging Fase 2 €10.000,-

Besluit gemeenteraad Opvragen offerte ondersteuning

• Afronden draaiboeken (inclusief communicatie, waaronder bijdrage met sociale media aan programmering van de drie bijeenkomsten en indien van toepassing incl. mogelijke bijdrage via live streaming). • Uitnodigen, bevestiging deelname met opnemen van locaties en programma, deelnemerslijsten, technische ondersteuning sociale media, communicatie richting media.

Pagina 5 van 9

Okt – dec 2021 Evaluatie en deelnemerspanels Fase 3 €5.000,-

• Informeren deelnemers over resultaten van de raadpleging. • Gezamenlijk evalueren, schriftelijke en mondelinge evaluatie in rapportage en presentatie. • Hiertoe het digitaal ophalen en evalueren van boodschappen en input van deelnemers ten behoeve van de evaluatie van de raadpleging. • Schriftelijk en mondeling rapporteren over de inhoudelijke uitkomst van de raadpleging zelf. • Voeden van de fysieke panels met deze informatie als resultaat van de raadpleging. • Desgevraagd ondersteuning van ambtelijke organisatie aan panels voor het uitwerken van de initiatieven. • Overzicht geven van ingestelde fysieke panels op specifieke thematiek met daarbij eerste aanspreekpunten vanuit betrokken deelnemers om presentatie in de gemeenteraad voor te bereiden. Zij kunnen dan nagaan of eindresultaat uit de fysieke panels kan worden ingezet als input voor verkiezingsprogramma’s, Raadsprogramma en coalitiebesprekingen ten behoeve van de verkiezingen in maart 2022.

Offerteaanvragen De werkgroep Verbinden stelt voor om voor de uitvoering en organisatie van de grootschalige raadpleging - Brunssum samen aan zet gebruik te maken van het bureau Top- Onderzoek. Het gaat dan om: • Het instellen van een projectgroep, het voorzitten daarvan en daadwerkelijk organiseren van de raadpleging; • Het betrekken en selecteren van groepen uit de gemeenschap (representativiteit van belang), de operationele communicatie-activiteiten richting deelnemers, benodigde sociale media inzet en de borging van het resultaat met fysieke panels als eindresultaat en evaluatie van het proces.

Rollen en verantwoordelijkheden uitvoeringsfase Aansturing van de werkgroep raadpleging – Brunssum samen aan zet zal door de werkgroep verbinden worden gedaan. De werkgroep verbinden is tevens verantwoordelijk voor de eindevaluatie en het vervolgtraject met de uitkomsten van de raadpleging. Tevens blijft de politiek bestuurlijke proces advisering en ondersteuning vanuit de Griffie geborgd.

3.2 Begroting De werkgroep Verbinden stelt voor om €20.000,- te reserveren als financiële ondersteuning voor het project Brunssum samen aan zet. Hiervoor kan het budget van product 443800 bijdrage aan gezinnen en verenigingen, taakveld burgerparticipatie 612041 worden ingezet. Hieronder is een inschatting gegeven van de begroting van de verschillende fases. Fase 1: Publieke raadpleging - €5.000 Fase 2: Fysieke en/of digitale bijeenkomsten - €10.000 Fase 3: Werkgroepen in de gemeenschap - €5.000

Pagina 6 van 9

3.3 Dagelijkse begeleiding door werkgroep Brunssum samen aan zet De projectgroep raadpleging - Brunssum samen aan zet zal zich gedurende het gehele proces bezighouden met: • Het organiseren en uitvoeren van de raadpleging conform het Plan van Aanpak; • Bij het organiseren en uitvoeren van de raadpleging behoren ook activiteiten als overleg over voortgang en strategisch relatiebeheer, regelmatig overleg met opdrachtgever (werkgroep verbinden); • Operationele communicatie over proces richting deelnemers, met benodigde inzet van sociale media; • het digitaal ophalen en evalueren van boodschappen en input van deelnemers ten behoeve van de evaluatie van de raadpleging en voeden van de deelnemer panels als resultaat van de raadpleging. Waarbij ruimte is voor innovatieve vormen.

3.5 Evaluatie en rapportage over bijeenkomst raadpleging Brunssum samen aan zet De projectgroep raadpleging - Brunssum samen aan zet is samen met Top-Onderzoek verantwoordelijk voor het opstellen van een gezamenlijk verslag/evaluatie van de raadpleging - Brunssum samen aan zet, de installatie van gevormde deelnemerspanels met input van de opgeleverde informatie uit de raadpleging en online-evaluatie en afsluiting met een presentatie en eindgesprek binnen zes weken na daadwerkelijke raadpleging - Brunssum aan zet.

Pagina 7 van 9

4 Communicatie 4.1 Politiek bestuurlijke betrokkenheid Het is van belang voor het draagvlak voor de grootschalige raadpleging - Brunssum samen aan zet om de politieke bestuurlijke betrokkenheid actueel te houden door op gepaste wijze informatie over de voortgang aan raad en college te geven. Daarom is het voorstel om dit Plan van Aanpak raadpleging – Brunssum samen aan zet aan te bieden aan de burgemeester als voorzitter van de gemeenteraad en college en tevens in haar hoedanigheid als portefeuillehouder Voorlichting en communicatie.

4.2 Zichtbaarheid en informeren richting gemeenschap, pers en media Operationele communicatieactiviteiten t.b.v. de organisatie raadpleging- Brunssum samen aan zet worden opgenomen in een op te stellen communicatieplan, als onderdeel van de offerte aanvraag voor de communicatie richting media en pers en het betrekken van de Brunssumse gemeenschap. Deze activiteiten worden uitgevoerd onder directe verantwoordelijkheid van de werkgroep raadpleging – Brunssum samen aan zet. Domeinnaam www.brunssumaanzet2021.nl wordt geregistreerd.

4.3 Werving en verleiding van deelnemers aan de raadpleging Brunssum samen aan zet Limburg Uit naam van de gemeenteraad wordt specifiek aandacht gevraagd voor het werven en verleiden van de diverse doelgroepen uit de Brunssumse gemeenschap om actief en van onderaf een bijdrage te leveren aan de raadpleging - Brunssum samen aan zet. Het is de bedoeling dat alle belanghebbenden partijen representatief en met voldoende volume aanwezig zijn in de raadpleging. Over exacte aantallen is daarom lastig te spreken, maar we spreken een streven uit van circa 200 burgers. Deelnemers kunnen dan inhoudelijke problematiek aanreiken t.b.v. de raadpleging. Daarnaast zal er communicatie zijn over het proces richting de Brunssumse gemeenschap met benodigde inzet van sociale media.

Pagina 8 van 9

5 Evaluatie en toekomst 5.1 Evaluatie en toekomstvisie Naar de toekomst toe heeft de Werkgroep verbinden een aantal belangrijke uitgangspunten voor de doorontwikkeling en bestendiging van de raadpleging omarmd: • Directe betrokkenheid van burgers en andere groepen uit de samenleving staat hoog op de agenda en men ziet onder andere de raadpleging - Brunssum samen aan zet als een instrument om dat te realiseren - een extra dimensie; • Creëren van een platform voor de burger en andere groepen is enerzijds bedoeld om hun hart te luchten, anderzijds ook voor een innovatieve operationele reflectie, kortom een plek waar je als gemeenschap invloed kunt hebben; • Vertrouwen opbouwen en bereiken van toekomstige partners is een lange termijnproces en in dat opzicht wordt een raadpleging niet als een eenmalig losstaande activiteit gezien; • De bedoeling is om een permanente participatie te ontwikkelen en dus is een gedegen evaluatie op dit punt en borging van follow-up-trajecten zeer van belang.

Evaluatie De werkgroep Verbinden stelt voor naar de toekomst toe in eerste instantie te willen voortborduren op de evaluatie en de ervaringen van de raadpleging – Brunssum samen aan zet 2021. Dat betekent dat de wijze van evalueren zeer van belang is als opbrengst van de raadpleging. Op basis van de evaluatie op inhoud en proces in de gemeente op specifieke inhoudelijke agenda als uitkomst van de raadpleging, kan naar de toekomst toe worden ingezet op een duurzaam karakter van dit proces. Bij dit duurzaam karakter hoort dan de borging van de ontvangst van de adviezen van de op te zetten fysieke panels. Hierbij zullen de deelnemers uit de samenleving zelf de organisatie ter hand nemen, ideeën online worden verzameld en inhoudelijk gegroepeerd. Op welke wijze deze resultaten in de toekomst als advies worden meegewogen, zal in het eindadvies aandacht dienen te krijgen als resultaat van de raadpleging – Brunssum samen aan zet 2021.

Pagina 9 van 9