Raadsvoorstel 101 (bijlage) Controleprotocol op de jaarrekening 2023 van de gemeente Brunssum definitief__202342254__

Controleprotocol op de jaarrekening 2023 van de gemeente Brunssum 1.

Inleiding

In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. De (geactualiseerde) controleverordening wordt door de raad van de gemeente Brunssum vastgesteld op 12 december 2023. In het verlengde van de controleverordening is een controleprotocol opgesteld. In het controleprotocol wordt door de raad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede ook het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders (hierna: B&W) van de gemeente Brunssum. Het controleprotocol wordt elk jaar geactualiseerd. Met de invoering van de Wet versterking decentrale rekenkamers, vastgesteld door de eerste kamer op 27 september 2022, zal vanaf het boekjaar 2023 elke gemeente zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college van B&W aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat de rechtmatigheidsverantwoording in overeenstemming is met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving.

De accountant controleert de jaarrekening en geeft daar door middel van de controleverklaring een oordeel over. De controleverklaring omvat vanaf het boekjaar 2023 slechts een oordeel over de getrouwe verantwoording van baten, lasten en balansmutaties. Er is geen sprake meer van een expliciet oordeel van de accountant over rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording van het college is overigens wel onderdeel van de controle op getrouwheid door de accountant. Zie onderstaand overzicht. Tot en met 2022

Stap 1 Stap 2 Stap 3

• Normenkader wordt vastgesteld • Accountant toetst aan normenkader

• Accountant rapporteert over getrouwe beeld en rechtmatigheid • Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden zijn medebepalend voor de strekking van de controleverklaring

• Raad spreekt met accountant over bevindingen rechtmatigheid

2023

Stap 1 Stap 2 Stap 3

• Normenkader wordt vastgesteld • College van B & W toetst aan normenkader

• College van B & W rapporteert over rechtmatigheidsfouten en eventuele onduidelijkheden • Accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording bij het oordeel over getrouwheid

• Raad spreekt met College van B & W over bevindingen rechtmatigheid

Op 11 maart 2019 heeft de gemeenteraad besloten de accountantscontrole vanaf 2019 voor een periode van 3 jaar (met de optie tot 2 keer 1 jaar te verlengen) te gunnen aan KSG accountants & belastingadviseurs. Op 27 september 2022 (controlejaar 2022) en op 12 juni 2023 (controlejaar 2023) heeft de gemeenteraad gebruik gemaakt van deze optie om de accountantscontrole voor de periode van één jaar te verlengen. Object van controle is de jaarrekening 2023 en daarmede ook het financieel beheer over het jaar 2023 zoals uitgeoefend door of namens het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Brunssum.

Controleprotocol jaarrekening 2023

1

2.

Doelstelling

Dit controleprotocol, waarbij het normenkader als bijlage is toegevoegd, heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over: 1. de reikwijdte van de accountantscontrole; 2. de daarvoor geldende normstellingen bij deze controle; en 3. de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Brunssum. Tevens geeft dit controleprotocol: 1. de verantwoordingsgrens aan ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het college; en 2. de rapporteringsgrens aan ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de paragraaf bedrijfsvoering.

3.

Wettelijk kader

De gemeentewet (GW), artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad een of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de externe accountant kan uw raad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties en welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole moeten zijn. De gemeenteraad zal op 12 december 2023 “de geactualiseerde controleverordening (artikel 213 gemeentewet) van de gemeente Brunssum 2023” vaststellen. Met dit controleprotocol stelt de Gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2023. 4.

Procedure en communicatie

In de “controleverordening (artikel 213 gemeentewet) van de gemeente Brunssum” zijn in artikel 2,4 en 7 een aantal communicatiemomenten benoemd: • In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar: de opdrachtverlening. Tijdens het opdrachtverlening overleg is het mogelijk de accountant te verzoeken om extra aandacht te besteden aan specifieke posten van de jaarrekening, (posten van) deelverantwoordingen, gemeentelijke functies en/of gemeentelijke organisatieonderdelen en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. Zo nodig wordt dit in de opdrachtbevestiging van de controle van de jaarrekening vastgesteld. • Daarnaast staat in artikel 4, lid 4 dat ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole, er periodiek overleg plaatsvindt tussen de accountant, auditcommissie en vertegenwoordigers van de gemeente: de rapportering in de vorm van een managementletter. • Tevens wordt in artikel 7 van deze verordening diverse communicatiemomenten benoemd tijdens en na afloop van de jaarrekeningcontrole tussen de betrokken ambtenaren, het college, de raad en de accountant: de rapportering in de vorm van het verslag van bevindingen en de controleverklaringen.

Controleprotocol jaarrekening 2023

2

5.

Algemene uitgangspunten voor de controle

Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd worden door de door de raad benoemde accountant. Met ingang van 2023 wordt het college van B&W verantwoordelijk voor een Rechtmatigheidsverantwoording. Voor een toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de (accountants)controle bij gemeenten en provincies wordt onder meer verwezen naar het Besluit accountantscontrole decentrale overheid (Bado), Notitie Rechtmatigheidsverantwoording (Bado) en de Kadernota Rechtmatigheid van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen". In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: • • • • • • • • •

Calculatiecriteriuim Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium (prestatiecriterium) Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Afgedekt door getrouw beeld van de accountantsverklaring

Afgedekt door verantwoording college

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt aandacht besteed aan de meeste van bovengenoemde criteria. Ondanks dat de criteria door de accountantscontrole worden afgedekt, worden ze door de organisatie, de verbijzonderde interne controle, waar van toepassing ook meegenomen bij de rechtmatigheidscontrole. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt aandacht besteed aan volgende criteria: • het begrotingscriterium; • het voorwaardencriterium. • het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); De rechtmatigheidsverantwoording dient door het college te worden afgelegd. De toelichting hierover wordt nader uitgezet in hoofdstuk zeven. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording – als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is, en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft.

De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of Controleprotocol jaarrekening 2023

3

deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (BBV); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; • de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het BBV rechtmatig is tot stand gekomen. Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, het besluit Accountantscontrole decentrale overheden, de Kadernota Rechtmatigheid 2023 alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van het NBA, bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden. 6.

Te hanteren goedkeuringstolerantie, rapporteringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapportagegrens

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, deelwaarnemingen en extrapolaties. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De gemeenteraad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. De opdracht die de gemeenteraad aan KSG accountants & belastingadviseurs verstrekt voor het verrichten van de accountantscontrole 2023 is evenals in voorgaande jaren gebaseerd op de wettelijk voorgeschreven minimumeisen, te weten:

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (%lasten) Onzekerheden in de controle (%lasten)

Goedkeurend 1%  3%

Strekking accountantsverklaring Beperking Oordeelonthouding >1%<3% >3%<10%

 10 %

Afkeurend  3% -

6.1 De goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. Op basis van de programmabegroting 2023 (1e bestuursrapportage) van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1,21 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa € 3,62 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. 6.2 De rapportagetolerantie De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

Controleprotocol jaarrekening 2023

4

De auditcommissie stelt aan uw raad voor als maatstaf voor de rapporteringstoleranties dat de externe accountant elke fout of onzekerheid -≥ € 50.000, - en/of fout of onzekerheid > 3 % van de uitgaven en inkomsten van betreffend programma rapporteert. Single Information Single Audit (SiSa) Het rijk streeft constant naar meer sturen op hoofdlijnen en minder administratieve belasting. Het rijk heeft daarom de lijn doorgezet om afzonderlijke verantwoordingen en accountantscontroles voor de specifieke uitkeringen verder af te schaffen. In plaats daarvan zijn meer regelingen toegevoegd aan de SiSa-lijst, een in de jaarrekening van de gemeente (wettelijke verplichte) bijlage, die door de accountant getoetst moet worden. De rapporteringstolerantie voor de SiSa-verantwoording per specifieke uitkering is op de volgende wijze bepaald: • € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; • 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; • € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is 6.3 De verantwoordingsgrens Met betrekking tot de rechtmatigheid spreken we van een verantwoording, niet van een goedkeuring. Dat is een wezenlijk verschil met de getrouwheid.

Om een rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen geven moet de raad aangegeven welke grens het college moet gebruiken bij haar verantwoording over de rechtmatigheid. De bandbreedte voor de verantwoordingsgrens is minimaal 0% en maximaal 3%. De verantwoordingsgrens kan als volgt worden gedefinieerd: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves”. De gemeenteraad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de grens te bepalen. Hierbij is van belang om op te merken dat voor fouten en onduidelijkheden hetzelfde percentage geldt. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. In de financiële verordening 2023 wordt vastgesteld dat de verantwoordingsgrens (percentage) het onderhavige percentage in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) volgt. Voor de jaarrekening 2023 stelt de auditcommissie de gemeenteraad voor de verantwoordingsgrens vast te stellen op het onderhavige percentage van 1%, in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Vanaf 2024 volgt er een aanpassing in de BADO en zal het percentage 2% bedragen.

6.4 De rapportagegrens Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de bedrijfsvoeringparagraaf indien de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting alleen bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens. Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad, rapporteert het college derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting richting de raad. We stellen voor deze rapportagegrens ook vast te stellen op € 50.000,-. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in zijn rapport van bevindingen, analoog aan de rapportagetolerantie. In onderstaand tabel is voor 2023 de verantwoordings- en de rapportagegrens in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen, zoals die door de gemeenteraad vastgesteld kan worden.

Controleprotocol jaarrekening 2023

5

Totale lasten inclusief dotatie aan reserves € 121 miljoen 7.

Strekking rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordingsgrens voor fouten Rapportagegrens en onduidelijkheden (% lasten) 1% € 1,21 miljoen € 50.000

Reikwijdte rechtmatigheidscontrole

7.1 Algemeen Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen". Specifieke regelingen (SiSa) vallen hierdoor onder de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording. De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheers handelingen betreffen of kunnen betreffen. Bij onduidelijkheden over de interpretatie in de verordeningen (interne regelgeving) over financiële consequenties dient de raad aan te geven welke uitleg hieraan moet worden gegeven.

Deze interpretatie van de raad moet vervolgens vastgelegd worden in een raadsbesluit, waarna dit besluit wordt verwerkt in de desbetreffende verordening Ontbrekende afrekeningen waarvoor het college een deugdelijke onderbouwing voor wat betreft de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een fout of onduidelijkheid voor de rechtmatigheidsverantwoording. Bij complexe situaties waarin er verschillende onderbouwde standpunten zijn en specialisten niet tot een eenduidig oordeel komen, kan het voor het college onduidelijk zijn of financieel rechtmatig is gehandeld. Het college betrekt deze situatie bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en neemt deze op indien het totaal aan onduidelijkheden de verantwoordingsgrens overschrijdt. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door gemeente opgenomen worden in de jaarrekening. Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: • Begrotingscriterium; • Voorwaardencriterium; • Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording.

7.2 Begrotingscriterium Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. In de (programma)begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het Bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheers handelingen moeten passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Hierin is opgenomen dat bestedingen die uitstijgen boven de Controleprotocol jaarrekening 2023

6

in de begroting opgenomen programmabudgetten niet als onrechtmatig worden aangemerkt, als voor de accountant bij de controle vaststaat dat de begrotingsoverschrijding binnen de beleidskaders van de gemeenteraad valt of compensatie mogelijk is door met de hogere lasten rechtstreeks samenhangende inkomsten. Het bepalen of begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door de raad, zijn de overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. 7.3 Voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door het college wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheers handelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het normenkader zijn de interne en externe regels opgenomen, die het college in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Het voorwaardencriterium veroorzaakt in belangrijke mate de inspanningen die nodig zijn voor de rechtmatigheidscontrole.

Door het aanbrengen van beperkingen in de toepassing van genoemde aspecten kunnen de te verrichten interne controle-inspanningen beperkt worden en is de kans op een nietgoedkeurende accountantsverklaring verkleind. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheers handelingen betreffen. Oftewel voor de interne regelgeving vindt uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiële beheers handelingen. Indien en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden de onrechtmatige handelingen in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie en andere dan kaderstellende collegebesluiten vallen hierbuiten. Tenslotte is de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV van toepassing bij de controle. De commissie BBV heeft de opdracht zwaarwegende adviezen uit te brengen. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. De afwijkingen dienen dan door de gemeente en accountant te worden gedocumenteerd.

7.4 Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig. In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het bij het M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen, en dat de wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. In verschillende wetten waaraan de gemeente zich dient te houden, zijn bepalingen opgenomen die misbruik en oneigenlijk gebruik tegengaan. Daarnaast zijn ook in verschillende door de Raad vastgestelde verordeningen en besluiten criteria opgenomen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Verder zijn in opdracht van uw raad een aantal algemene uitgangspunten door de auditcommissie geformuleerd die in het kader van M&O beleid toegepast zullen worden. Deze algemene uitgangspunten kunnen beschouwd worden als het overkoepelend M&O beleid van de gemeente Brunssum. De algemene uitgangspunten in het kader van M&O beleid luiden: •

Misbruik: indien sprake is van misbruik van voorzieningen dan dient te allen tijde terugvordering plaats te vinden, minimaal ter hoogte van het bedrag van de verstrekte voorziening, c.q. overgaan tot volledige invordering van de gederfde inkomsten.

Controleprotocol jaarrekening 2023

7

•

Oneigenlijk gebruik: indien sprake is van gedrag of handelen die niet stroken met de strekking en/of doelstelling van de regelgeving, dan is er sprake van oneigenlijk gebruik. De gemeente gaat dan over tot terugvordering van de verstrekking c.q. gaat over tot invordering van de gederfde inkomsten.

Door het college van B&W is een Nota integriteitbeleid gemeente Brunssum vastgesteld (nov. 2012) en de ‘Procedure voor het verrichten van een onderzoek bij een vermoeden van een misstand’. Indien bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid – die inherent is aan de regeling – blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven.

8.

Rapportering accountant

Gedurende het jaar zal het college aandacht dienen te schenken aan de rechtmatigheidsvraagstukken en hierover rapporteren. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant. De opvolging van bevindingen van interne- en externe controle waaronder rechtmatigheidsonderzoeken is een belangrijk onderdeel van de verbetercyclus. Hierna wordt in het kort toegelicht wat dit inhoudt. 8.1 College: Rechtmatigheidsverklaring Vanaf boekjaar 2023 rapporteert het college over de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles in Bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag en geeft hierover een rechtmatigheidsverklaring af. Gedurende het jaar worden de controle bevindingen, gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag door middel van een controlememorandum met de procesverantwoordelijke besproken. Daarnaast worden er aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de rechtmatigheidscontroles om de toekomstige fout of onduidelijkheid te mitigeren. De opvolging van de aanbevelingen zal nauwlettend worden gemonitord door de afdeling Financiën en Control. 8.2 Accountant: Interimcontrole In de tweede helft van het jaar (november jaar t) wordt door de accountant de interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van de interim-controle wordt na afronden van de interim-controle een managementletter uitgebracht aan het management en het college.

Tevens wordt de managementletter ter kennisname aangeboden aan de auditcommissie. 8.3 Accountant: Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt na de controle van de jaarstukken een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van B&W. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. 8.4 Accountant: Controle verklaring In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat de raad de door college van B&W opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Bijlagen:1. Normenkader

Controleprotocol jaarrekening 2023

8