Raadsbesluit 103 Aanwijzing accountant controle jaarrekening 2023_2025 incl optie 2025 PUB

Raadsvoorstel Auditcommissie Gemeenteblad Dienst/Afdeling Nr. Portefeuillehouder Onderwerp Raadsverg d.d. Uiterlijke beslisdatum

: : : : : : : :

12 september & 28 november 2023 2023/103 Griffie 202363173 N.v.t. Aanwijzing accountant controle jaarrekening 2024 t/m 2026 incl. optie 2027 12 december 2023 n.v.t.

Aan de raad. Advies De Auditcommissie komt tot het volgende advies: De opdracht tot accountantscontrole voor de jaarrekening van de gemeente Brunssum voor de periode 2024 tot en met 2026 met een mogelijkheid tot één maal één jaar verlening te verlenen aan KSG; De burgemeester op te dragen over te gaan tot het afsluiten van een prestatieovereenkomst met KSG. Gelet op het vertrouwelijke karakter van de uitgebrachte offerte en de mogelijke bedrijfsschade die openbaarmaking hiervan met zich mee zou kunnen brengen, wordt uw raad geadviseerd om toepassing te geven aan artikel 87 lid 1 van de Gemeentewet en op grond van het belang van het participerende accountant bureau, zoals genoemd in artikel 5.1 lid 1 sub c van de Wet open overheid geheimhouding op te leggen omtrent de uitgebrachte offerte. Deze geheimhouding voort te laten duren voor een periode van vijf jaren. Hiervan is de geoffreerde prijs uitgezonderd. Inleiding De rol van de accountant dient als ondersteuning van de raad bij het uitoefenen van zijn controlerende taak. De opdracht aan de accountant wordt daarom door de raad verstrekt. Er is één accountant bureau geweest die een inschrijving heeft gedaan en een offerte uitgebracht voor de accountantscontrole van de jaarrekening en de jaarlijks terugkerende deelverantwoordingen van de specifieke uitkeringen van de gemeente Brunssum.

In de vergadering van de Auditcommissie d.d. 12 september 2023 is de uitgebrachte bieding besproken en akkoord bevonden. Daarnaast is tevens besloten dat er een gesprek met de account zal plaatsvinden om een aantal zaken, waaronder de prijsflexibiliteit nader te duiden.

Dit gesprek heeft plaatsgevonden op 11 oktober 2023. Het verslag van het gesprek ligt bij de griffie ter inzage. Daarbij zijn de volgende aanvullende afspraken gemaakt: KSG brengt geen meerwerk meer in rekening, tenzij dit schriftelijk door het bestuur gewenst is en dit tot een andere opdracht leidt; De begrenzing ligt enkel bij meer dan 20% toename aan SiSa-verklaringen. De overige interne ontwikkelingen vallen binnen de prijsstelling. Bij de interim controle zal er in januari 2024 een evaluatie plaatsvinden. Daarbij zullen bevindingen gedeeld worden en ook de bestede uren beoordeeld worden in relatie tot de rest van de controle. Voor de meivakantie wordt een tweede evaluatie ingebouwd met zelfde aandachtpunten. Daarnaast heeft de accountant in de vergadering van de auditcommissie van 28 november 2023, nadere toelichting gegeven en vragen beantwoord.

Programma van eisen Ten behoeve van het uitbrengen van de offertes is door de Auditcommissie een programma van eisen meegegeven (zie bijlage aanbestedingsdocument). Gunningscriteria Omdat er één bieding is geweest, is de beoordelingscommissie niet bij elkaar gekomen. De uitgebrachte offerte is door de auditcommissie op 12 september beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria (zie bijlage aanbestedingsdocument).

Op basis van de vastgestelde gunningscriteria en waarderingsmethode is gebleken dat de offerte van KSG op alle aspecten voldoet aan het programma van eisen. Er is geen sprake van uitsluitingsgronden.

1 van 3

Periode van toekenning Op basis van de “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Brunssum” is er gekozen voor een aanbestedingsperiode van drie jaren, met mogelijkheid tot verlenging van eenmaal één jaar. De periode is derhalve 2024 tot en met 2026 met een mogelijkheid tot eenmaal één jaar verlenging, te weten 2027.

Uitvoering Mocht uw raad besluiten tot het instemmen met het advies van de Auditcommissie, zal de burgemeester in overleg met de voorzitter van de Auditcommissie een dienstverleningsovereenkomst afsluiten. Binnen deze dienstverleningsovereenkomst zullen nadere werkafspraken gemaakt worden ten aanzien van de wijze en momenten van ondersteuning van de gemeenteraad. Geheimhouding Gelet op het vertrouwelijke karakter van de uitgebrachte offerte en de mogelijke bedrijfsschade die openbaarmaking hiervan met zich mee zou kunnen brengen, wordt uw raad geadviseerd om toepassing te geven aan artikel 87 lid 1 van de Gemeentewet en op grond van het belang van het participerende accountant bureau, zoals genoemd in artikel 5.1 lid 1 sub c van de Wet open overheid geheimhouding op te leggen omtrent de uitgebrachte offerte. Deze geheimhouding voort te laten duren voor een periode van vijf jaren. Hiervan is de geoffreerde prijs uitgezonderd. Op basis van de aanbestedingswet en eigen leidraad is het uitgangspunt dat gegevens aangeleverd door inschrijvers vertrouwelijk zijn maar dat prijs een uitzondering is; dat is immers een van de bepalende criteria voor de gunning en wordt ook kenbaar gemaakt aan overige inschrijvers (artikel 2.130 lid 2 Aanbestedingswet)

Deze stukken, met uitzondering van de aanbestedingsleidraad, behoren als bijlagen bij dit raadsvoorstel en liggen ter inzage bij de griffier. Raming van de gevolgen in geld en menskracht KSG heeft aangegeven de jaarrekeningcontrole voor een jaarlijks bedrag van € 57.072, - uit te willen voeren. Daarnaast offreert KSG € 2.500, - per jaar voor de begeleiding van de interne controle. Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole is - gebaseerd op de vorige aanbestedingsronde uit 2019 - in de begroting een bedrag van € 36.000 opgenomen. Inmiddels is gebleken dat dit bedrag niet meer voldoende is. Dit heeft deels te maken met meerwerk, maar voornamelijk ook extra werkzaamheden in het kader van de vele SiSa verklaringen. In de praktijk heeft dit het afgelopen jaar geleid tot meerkosten, waardoor de totale kosten van de controle voor het jaar 2022 op € 49.000, - uit zal komen. Rekening houdende met de inflatiecorrectie en het feit dat er nu een prijs geoffreerd wordt die voor een periode van 4 jaren de kosten moet dekken, is door KSG een bieding gedaan van €59.572,-. Het bedrag voor de jaarrekeningcontrole zal met ingang van 2025 in de begroting aangepast dienen te worden. Aangezien de eerste werkzaamheden ten behoeve van de controles eind 2024 plaats zullen vinden, zal in een B-rap in 2024 ook een gedeeltelijke aanpassing van het budget plaats moeten vinden.

Verdere procedure en momenten van verantwoording Op grond van artikel 2.103 Aanbestedingswet 2012 dient de aanbestedende dienst de afwijzing of uitsluiting van betrokken gegadigden en betrokken inschrijvers zo spoedig mogelijk schriftelijk mede te delen. Aangezien er maar één accountant heeft ingeschreven, is dit niet aan de orde.

Op grond van artikel 2.127 Aanbestedingswet 2012 moet een aanbestedende dienst een opschortende termijn in acht nemen voordat hij de met de gunningsbeslissing beoogde overeenkomst sluit. Aangezien er één inschrijver was, is de opschortende termijn niet aan de orde. Namens de Auditcommissie,

Dhr. Jos Janssen Voorzitter Bijlagen: Aanbestedingsleidraad De uitgebrachte offerte ligt in verband met vertrouwelijkheid ter inzage bij de griffie.

2 van 3

Raadsbesluit Gemeenteblad Afdeling Onderwerp

: 2023/103 : Griffie : Aanwijzing accountant controle jaarrekening 2024 t/m 2026 incl. optie 2027

De Raad der Gemeente Brunssum;

Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, artikel 25 lid 1 en Aanbestedingswet 2.130 e.v.; Gelet op het bepaalde in de artikel 212 verordening;

Gehoord de auditcommissie van 12 september en 28 november 2023; Besluit: De opdracht tot accountantscontrole voor de jaarrekening van de gemeente Brunssum voor de periode 2024 tot en met 2026 met een mogelijkheid tot één maal één jaar verlening te verlenen aan KSG; De burgemeester op te dragen over te gaan tot het afsluiten van een prestatieovereenkomst met KSG. Gelet op het vertrouwelijke karakter van de uitgebrachte offerte en de mogelijke bedrijfsschade die openbaarmaking hiervan met zich mee zou kunnen brengen, toepassing te geven aan artikel 87 lid 1 van de Gemeentewet en op grond van het belang van het participerende accountant bureau, zoals genoemd in artikel 5.1 lid 1 sub c van de Wet open overheid geheimhouding op te leggen omtrent de uitgebrachte offerte. Deze geheimhouding voort te laten duren voor een periode van vijfjaren. Hiervan is de geoffreerde prijs uitgezonderd.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 december 2023

De Raad voomoemd.

, voorzitter

, griffier

3 van 3