Notitie evaluatie nieuw vergadersysteem juli 2021.docx

Notitie Evaluatie nieuw vergaderstelsel Brunssum: 9 juli 2021

Sinds 1 januari 2021 is de vergaderpilot gestart waarbij is afgesproken dat na een half jaar de werking van het nieuwe vergaderstelsel zal worden geëvalueerd. Door middel van een korte enquête vragen wij uw bevinding uit. Alvorens de vragenlijst aan u voor te leggen, geven wij een beknopt overzicht van de belangrijkste kaders betreffende vergadersysteem, de doelstelling en de aanpassingen. 1. Aanleiding Onvrede met betrekking tot een aantal aspecten van het vergaderen had voor alle politieke stakeholders een steeds toenemende (negatieve) invloed op een gezonde balans in de tijd tussen politiek en privé. De reden voor het presidium, in samenwerking met de raadswerkgroep verbinden en de griffie, het vergaderstelsel in brede zin (inclusief vergadercultuur en onderlinge samenwerking) te heroverwegen. De belangrijkste pijlers van het oude systeem  Streven naar een betere balans tussen verbinding en tijdsbesteding.  Verbetering kwaliteit besturen (besluitvorming en omgang).  De verandering moet daadwerkelijk iets opleveren.  De wens van de ambtelijke organisatie om zaken sneller voor de raad te kunnen agenderen. De geconstateerde problemen waren:  Te veel (verschillende) avonden/momenten in de week waarop vergaderd werd.  De effectiviteit van de wijze van vragen stellen (in de commissie).  Het gemis van een natuurlijk moment van (politieke) afstemming.

De belangrijkste aanpassingen (doel en uitgangspunten) nieuw vergadersysteem  Enkel vergaderen op de dinsdagavond met als doel: afname vergaderdruk: o Van 1x in de 6 weken, naar 1x per 2 weken; o Informatieavonden voorafgaand aan commissie (inmiddels omgedraaid) o Uitbreiding van het parallel vergaderen; o Efficiënter en constructief vergaderen; o Combineren van fractie-, coalitie- en oppositie overleg op de vergaderdag (dinsdag).  Meer ruimte voor samenwerking/afstemming en verbinding tussen de raadsfracties o Door uitbreiding parallel vergaderen zijn meer (zo niet iedereen) leden aanwezig waardoor de afstemming en de verhouding verbetert; o Burgercommissieleden worden beter betrokken bij werkgroepen en (informatie)bijeenkomsten; o Werken met (raads)werkgroepen, leggen van verbindingen en samenwerken; o Vroegtijdig (eerder) delen van (politieke) initiatieven en standpunten. Covid-19 Door de pandemie veranderde onze samenleving drastisch. Vanuit thuis vergaderen werd verplicht, als maatregel in de bestrijding van het Covid-19 virus. Het digitaal vergaderen werd daarom snel ingevoerd zodat alles “zo normaal als mogelijk” door kon blijven lopen. Deze nieuwe situatie heeft ook effect gehad op de beoogde doelstelling en de behaalde resultaten van het nieuwe vergaderstelsel. Het digitaal vergaderen vroeg om gewenning en kende zijn opstart problemen.

Het elkaar ontmoeten werd door de Corona-crisis ingeperkt hetgeen ook invloed heeft gehad op het doel om de verbinding in de politiek te vergroten. In deze evaluatie houden wij hiermee rekening.

Evaluatie nieuw vergadersysteem gemeente Brunssum juli 2021

1

2. Evalueren, de resultaten Het nieuwe vergaderstelsel is voorbereid door de raadswerkgroep verbinden. De werkgroep heeft vorig jaar door middel van een enquête onderzocht welke pijn-, verbeterpunten en/of wensen er onder de raads-, commissie- en/of collegeleden leven ten aanzien van het vigerende vergaderstelsel. Met het presidium is afgesproken dat het nieuwe vergaderstelsel medio 2021 (na een half jaar) wordt geëvalueerd. Uw bevinding over het nieuwe vergaderstelsel inventariseren wij opnieuw via een enquête. De verzamelde resultaten zullen naar verwachting leiden tot een aantal bevindingen en conclusies over het effect en de werking van het nieuwe vergaderstelsel. Daarom is het belangrijk mee te werken en uw mening via de enquête kenbaar te maken.

 



   

De vergaderingen verlopen nu constructiever en efficiënt, zijn korter en geven meer ruimte voor inbreng.



 

65%

12% 23%

Eens Neutraal Oneens



Evaluatie nieuw vergadersysteem gemeente Brunssum juli 2021

De grote meerderheid vindt 1 vaste vergaderdag prettig. Het College en het management is het daarmee eens. De werkdruk lijkt lager.

Het overgrote deel vindt het parallel vergaderen niet de toegevoegde waarde hebben zoals gewenst. Het college en het management heeft daarover een verdeelde mening. Wethouder vindt het niet prettig. Teveel agenda’s op 1 avond, probleem voor kleine(re) partijen Een opsplitsing zou meer ruimte geven

Het overgrote deel vindt dat de vergaderingen niet efficiënter verlopen. Sommige vinden de vergadering te kort, en dat de vergaringen te laat starten. Er is onvoldoende ruimte voor inbreng. De vergaderingen zijn desondanks erg lang, goede spreiding van inhoudelijk belangrijke stukken is evident zodat de discussie ruimte krijgt Het digitaal vergaderen kan hierop invloed hebben uitgeoefend.

2

     

   

  

   

Evaluatie nieuw vergadersysteem gemeente Brunssum juli 2021

College en Mt is neutraal positief. Het schriftelijk vragen kunnen stellen wordt als positief genoemd. Strakke leiding en effectiever stellen van vragen is van belang. Technische vragen horen in Commissie. Tijdige beantwoording en voorkomen van druk door te late aanlevering. Overzicht houden op status van stukken.

Te veel, overvloed aan werkgroepen. Te groot beroep op deelnemers door de vele werkgroepen. Overzicht valt weg Raadsleden niet het voorwerk doen, is aan ambtelijke organisatie.

De meeste reacties komen uit op 4 wekelijks omdat men 1x per 6 weken te lang vindt en 1x per 2 weken te weinig. College en MT is verdeeld. Optie die genoemd wordt is een tweewekelijkse cyclus voor commissie en eens per maand raadsvergadering

Positief is dat het soms ook makkelijk is, voor commissies of infoavond eerder. Het is afhankelijk van tijdstip en onderwerp. Men is het beeldscherm beu en onpersoonlijk en komt discussie niet ten goede. Op een paar leden na, die digitaal wil afschaffen wil de overgrote meerderheid een hybride vorm (nader te bepalen). Het aantal natuurlijk momenten voor politieke afstemming is niet gegroeid alsmede dat de verhoudingen niet beter worden als gevolg van digitaal vergaderen.

3

    



    

 



   

Evaluatie nieuw vergadersysteem gemeente Brunssum juli 2021

Te weinig ruimte tussen de vergaderingen voor overleg met fractie, elke week vergadering. Enthousiasmeren is lastig met zoveel vergaderen. Door digitaal vergaderen minder natuurlijk momenten voor afstemming De afstand en digitaal vergaderen draagt niet bij aan het verbeteren van verhoudingen. Dat beeld is er ook over het afstemmen over moties, standpunten. Dat vindt de meerderheid ook niet verbeterd. Teveel moties, te laat kenbaar, niet in commissie. De meeste reacties geven aan dat door Covid-19 er te weinig ontmoeting is en daardoor afstemming c.q. het werken aan het verbeteren van de onderlinge verhoudingen. Het overgrote deel is ontevreden over het nieuwe vergaderstelsel, inclusief het college lid. De afdelingshoofden reageren positief. Er wordt hectiek ervaren. Intenties waren goed en op onderdelen verbetering. Niet alle avonden stampvol agenderen. Hoeveelheid inperken, vindt ook een ambtelijke reactie. Optie om wellicht niet alle raadsvoorstellen in commissie te behandelen. Het oude stelsel wordt gemiddeld gewaardeerd op een 6,5 (tussen 4-8) Het nieuwe stelsel wordt gemiddeld gewaardeerd op een 5 (tussen 0-8) Belangrijkste pijlers vergadersysteem: 1. Vaste vergaderdag (90%) 2. Strakke sturing (55%) 3. Lage(re)frequentie (55%) 4. Werken met werkgroepen (50%) (ambtelijk niet gekozen) 5. Combineren commissie/infoavonden 6.

Voldoende afstemmingsmomenten Verbetering nodig aan “de voorkant” Raadsvergadering separaat; Strakke sturing, ruimte voor vragen Geen overlapping commissies, infoavond en raadsvergadering.

4

4.

Samenvatting Resultaten

Samengevat komt uit de evaluatie 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

Het nieuwe vergadersysteem voldoet niet (geheel) aan de verwachting. Het heeft daarentegen wel enkele goede inzichten opgeleverd. Vasthouden aan 1 vergaderdag heeft een grote voorkeur. Andere belangrijke pijlers zijn vooral een strakke sturing en een aandacht voor de frequentie (niet te hoog opvoeren), de hectiek verminderen. Het oude systeem “scoort” terugkijkend hoger dan het nieuwe systeem waarbij met als redenen dat de agenda’s vol zijn, veel vergaderingen tegelijk, de werkgroepen en informatiemomenten die daar ook nog doorheen lopen hetgeen onvoldoende leidt tot een verbeterslag in efficiënt vergaderingen . Covid-19 heeft de proef negatief beïnvloed. Minder/geen mogelijkheden elkaar te ontmoeten en af te stemmen, het digitaal vergaderen is iedereen zat. Fysiek is beter echter kunnen er wel onderdelen hybride gebruikt blijven worden. Het raadplegen en afstemmen met de achterban is niet verbeterd maar ook niet navenant verslechterd wanneer je de situatie rondom Covid meeweegt. Het overgrote deel van deelnemers wil terug naar het oude systeem met behoud van een aantal goede dingen uit het nieuwe stelsel, een hybride vorm. Hierbij heeft de voorkeur om de frequentie aan te passen van 2-wekelijks naar 4-wekelijks. Een genoemd alternatief is 1x per maand raadsvergadering en 2x per maand commissie/informatieavond.

Inzet van digitaal vergaderen kan op onderdelen onderdeel uitmaken van een hybride systeem (niet te veel en in proportie). Terug naar normaal is een grote wens van alle deelnemers.

Evaluatie nieuw vergadersysteem gemeente Brunssum juli 2021

5