Initiatiefvoorstel Communicatieplan gemeenteraad Brunssum 2024-2026

Initiatiefvoorstel Collegeverg. d.d. Registratiekenmerk Gemeentebladnr. Afdeling opsteller Bereikbaar onder Portefeuillehouder Raadsvergadering d.d. Uiterlijke datum

: N.v.t. : 202369667 : 2024/8 : Griffie : +31455278511, griffie@brunssum.nl : Wilma van der Rijt : 30 januari 2024 : Niet van toepassing

Aan de raad, 1. Onderwerp Initiatiefvoorstel beleidsplan communicatie gemeenteraad Brunssum 2024 - 2026 2. Uitgangssituatie a. Aanleiding Door de werkgroep verbinden is het initiatief genomen om een beleidsplan communicatie voor de gemeenteraad op te stellen. b. Huidige situatie/probleemstelling De gemeenteraad heeft op dit moment geen eigen communicatiebeleid. Uit een onder raadsleden gehouden enquête is gebleken dat onder het merendeel van de raadsleden wel behoefte is aan communicatie als gemeenteraad. 3. Gewenste situatie a. Wat willen we bereiken? Met raadscommunicatie willen we informatie en kennis overdragen aan de inwoners en ondernemers van de gemeente Brunssum. Ook het vergroten van het vertrouwen in en de betrokkenheid bij het lokale bestuur is een belangrijk onderdeel. Daaruit volgen drie doelstellingen voor de raadscommunicatie: 1. Informeren (informeren over taken, bevoegdheden en de werkwijze van de raad) Raadsleden zijn volksvertegenwoordigers. In die rol willen ze naar de inwoners van de gemeente Brunssum terugkoppelen wat ze (voor hen) realiseren. Dit kan individueel of per fractie naar hun eigen achterban, maar ook als collectief naar alle inwoners van de gemeente. Dit laatste valt onder de raadscommunicatie.

2 Participatie (inwoners betrekken bij de gemeenteraad en hun werkzaamheden) Participatie en in gesprek komen met inwoners is belangrijk voor de gemeenteraad van de gemeente Brunssum. De raadsleden hebben behoefte aan input van inwoners en aan interactie. Zo kunnen ze de inwoners en ondernemers het beste vertegenwoordigen. De raadscommunicatie is een belangrijk onderdeel in het tot stand brengen van die participatie. 3. Profilering (zichtbaarheid van de gemeenteraad vergroten) De gemeenteraad (en de individuele raadsleden) moet zichtbaar, herkenbaar en toegankelijk zijn voor inwoners en ondernemers van de gemeente Brunssum. Zij moeten weten wat de gemeenteraad doet, wat de gemeenteraad voor hen kan betekenen en hoe zij contact kunnen krijgen met de raadsleden. b.

Kaders 1. eerdere besluitvorming Er is eerder geen communicatiebeleid door de gemeenteraad vastgesteld 2. traject tot dusverre De werkgroep heeft een enquête uitgeschreven en de uitkomsten daarvan verwerkt in het voorliggende beleidsplan

3.

4. 5. 6.

rol/ bevoegdheden college van B en W Het college van Burgemeester en wethouder is in de gelegenheid om ten aanzien van dit initiatiefvoorstel een zienswijze af te geven. Deze is ten tijde van het opstellen van dit voorstel nog niet bekend en zal zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk ten tijde van de behandeling in de commissie ABA kenbaar gemaakt worden. algemene beleidskaders (landelijk/ provinciaal/ lokaal) Coalitieakkoord 2022-2026 past het voorstel in de strategische visie/ relatie met uitvoeringsagenda? Ja relatie met programmabegroting/ financiële gevolgen Het tijdsbestek voor het op adequate wijze vorm kunnen geven van de raadscommunicatie zal ongeveer een halve Fte bedragen. De proefperiode loopt gedurende twee jaren. Op dit moment is nog onduidelijk wat de uitvoering van het communicatiebeleidsplan gaat kosten. Rekening moet worden gehouden met extra investeringen op dit vlak. De financiële consequenties zullen worden uitgewerkt voor de eerste Bestuursrapportage 2024.

c. Argumenten en overwegingen Raadscommunicatie definiëren we als ‘communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel’. Alles wat daarbuiten valt is het domein van de politieke partijen, fracties of individuele raadsleden. De raadscommunicatie is apolitiek en neutraal. Raadscommunicatie gaat om het vergroten van de bekendheid van het werk van de gemeenteraad in zijn geheel, het vergroten van de betrokkenheid van inwoners en ondernemers bij politieke besluitvorming en het informeren van de doelgroepen over het werk en de besluitvorming van de gemeenteraad. Daarbij is het van belang dat inwoners niet alleen inzicht krijgen in het besluitvormingsproces zelf, maar ook de dilemma’s en spanningen die zich daarbij aan kunnen dienen. d. Opties en keuze De uitgangspunten van raadscommunicatie zijn: 1. De raad communiceert als geheel, partijpolitiek is aan de partijen zelf. 2. Raadscommunicatie vereist een commitment vanuit de gehele raad. Zowel in het onderschrijven van het gehele communicatieplan als in de inzet voor de uitvoering. 3. Het van belang dat inwoners inzicht krijgen in het besluitvormingsproces zelf en de dilemma’s en spanningen die zich daarbij aan kunnen dienen. 4. Het communicatiebeleid van de gemeenteraad en het communicatiebeleid van de gemeente Brunssum sluiten op elkaar aan en worden op elkaar afgestemd. 5.

De communicatie vanuit de raad naar de inwoners toe focust op onderwerpen die van belang of interessant zijn voor de inwoners. 6. In de communicatie vanuit de raad naar de inwoners ligt de focus op eenvoudige taal. Zo kunnen alle inwoners van de gemeente Brunssum begrijpen waar de raad over praat en besluit. 7. Per onderwerp waarover gecommuniceerd wordt, worden de doelgroepen zo specifiek mogelijk vastgesteld. Zodat de communicatie hierop aangepast kan worden. 8. Het voorliggende beleid is een groeimodel, waarbij gestart zal worden met het opzetten van een eigen website en andere eenvoudige wijzen van communiceren. Door het inzetten van een medewerker communicatie kan het beleid vervolgens stapsgewijs in de praktijk gebracht worden. Door de strategie van de raadscommunicatie op te stellen, krijgen we inzicht in weer met welk doel de verschillende communicatiekanalen van de gemeenteraad worden ingezet. De doelen en doelgroepen uit de communicatievisie staan hierin centraal. In een uitvoeringsplan wordt de strategie in grote lijnen uitgewerkt. Dit plan geeft per communicatiekanaal aan hoe dit ingezet wordt in de raadscommunicatie. Ook staan hierin toekomstige plannen voor de raadscommunicatie.

De uitvoering van het communicatieplan ligt bij de griffie en specifiek bij een raadscommunicatieadviseur. Voor het bereiken van de communicatiedoelen en effectieve raadscommunicatie is echter ook inzet vanuit de gehele raad gewenst. In het plan is wel rekening gehouden met de drukke raadsagenda. Daarom wordt zo min mogelijk een beroep gedaan op de tijd van de raads- en commissieleden. Tot slot wordt voorgesteld een redactieraad in het leven te roepen, die samengesteld wordt uit leden van de gemeenteraad. De redactieraad kan op de achterhand meedenken bij het in de praktijk brengen van het beleid. Daarnaast kan de redactieraad voor de medewerker communicatie als klankbord dienen bij problemen en dillema’s waar deze bij het in de praktijk brengen van het beleid mee te maken zal krijgen. Tot slot zal de redactieraad een actieve rol hebben bij de tussentijdse evaluatie van het beleid. 4. -

Bijlagen: Beleidsplan communicatie gemeenteraad 2024-2026

Namens de werkgroep communicatie

De raadsleden Mw. V. Braam Dhr. G. Fober Mw. D. van Oppen

Raadsbesluit Gemeentebladnr. Afdeling Registratiekenmerk

: 2024/08 : Griffie : 202369667

De raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2024/8; Gehoord de behandeling in de commissie ABA d.d. 16 januari 2024; Besluit: - Het beleidsplan communicatie gemeenteraad 2024-2026 vast te stellen Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 30 januari 2024

De Raad voornoemd,

Voorzitter

Griffier