Initiatiefraadsvoorstel 4 (bijlage) Evaluatierapport Brunssum SAZ.pdf

Evaluatierapport Brunssum Samen aan Zet De geleerde lessen uit de reeds doorlopen fasen

Evaluatie bijeenkomst 23 oktober Algemene informatie 23 oktober Ter verdieping op de publieke raadpleging is op 23 oktober jl. een fysieke bijeenkomst georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomst zijn de meest genoemde onderwerpen uit de publieke raadpleging verder verdiept. Deelnemers konden zelf aangeven over welk onderwerp ze mee wilde praten, per onderwerp zijn gespreksgroepen gemaakt. De bijeenkomst vond plaats op een zaterdagmiddag in de Brede Maatschappelijke Voorziening Oost aan de Insel 23. Voor de bijeenkomst zijn alle deelnemers aan de publieke raadpleging uitgenodigd. Ook is er een uitnodiging gestuurd naar leden van TipBrunssum en is de bijeenkomst breed gepromoot via de sociale mediakanalen van Brunssum Samen aan Zet. Daarnaast zijn andere mediakanalen ingezet en hebben de buurtverbinders de uitnodiging verspreid.

Aanmeldingen Bij de bijeenkomst op 23 oktober in de Brede Maatschappelijke Voorziening Oost waren 21 deelnemers aanwezig waaronder twee raadsleden. 46 Brunssummers hadden zich voorafgaand aan de bijeenkomst aangemeld. 19 van deze aanmeldingen zijn aanwezig geweest op 23 oktober, twee deelnemers deden mee zonder aanmelding. Dit betekent dat 27 inwoners uiteindelijk niet aanwezig zijn geweest, terwijl ze zich wel hadden aangemeld.

Evaluatieformulier deelnemers Aan de 21 deelnemers is een evaluatievragenlijst toegestuurd. De helft van de deelnemers heeft de evaluatie ingevuld (n=12). Deelnemers is gevraagd naar wat er goed ging en wat er in het vervolg beter kan. Uit de evaluatie komt naar voren dat deelnemers de bijeenkomst interessant vonden door de saamhorigheid en goede ideeën van iedereen. Ook komt naar voren dat deelnemers de organisatie als prettig hebben ervaren. Hierbij worden het ontvangst en de werkvorm geroemd. De opkomst van het aantal deelnemers is een punt van aandacht. Meer deelnemers zijn gewenst. Ook wordt de timing benoemd, de bijeenkomst viel nu in het weekend en in de herfstvakantie. Sommigen geven de voorkeur aan een avond doordeweeks. Volgens sommige deelnemers had de publieke raadpleging een meer centrale rol mogen krijgen. Deelnemers zijn benieuwd naar de ideeën uit de publieke raadpleging.

Ideeënbox Tijdens de bijeenkomst op 23 oktober stond er een ideeënbox waar deelnemers tips en verbeterpunten in konden stoppen. Alles ideeën waren welkom. Er zijn verschillende soorten ideeën ingeleverd, namelijk: 1) inhoudelijke onderwerpen (voorbeeld: een natuurspeelplaats voor kinderen), 2) projectmatige verbeterpunten en 3) contactgegevens. Voornamelijk de projectmatige verbeterpunten zijn relevant voor deze evaluatie.

De projectmatige verbeterpunten die in de ideeënbox zijn gestopt zijn de volgende: • • • •

Delen contactgegevens deelnemers Het combineren van een fysieke en digitale bijeenkomst Meer communicatie via krant over deze mogelijkheid van deelname Probeer leeftijdsgroep van 20 tot 40-jarigen te bereiken

Evaluatieformulier aanmeldingen die niet zijn gekomen Naar de 27 Brunssummers die zich hadden aangemeld maar niet zijn gekomen is ook een evaluatie toegestuurd. Hierop hebben 6 Brunssummers gereageerd. Op de vraag om welke reden men niet aanwezig was wordt verschillend gereageerd. Redenen die onder andere worden genoemd zijn ‘Ziek’, ‘Vergeten’ en ‘Verschuiving in agenda’. Qua verbeterpunten worden het sturen van een herinnering van de aanmelding en het vooraf beter communiceren van de onderwerpen uit de publieke raadpleging.

Evaluatie digitale bijeenkomst 8 november Algemene informatie 8 november Ter verdieping op de publieke raadpleging is op 8 november jl. een digitale bijeenkomst georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomst is gezamenlijk een onderwerp gekozen waarop men wilde verdiepen. De bijeenkomst vond plaats op een maandagavond via het online programma Zoom. Voor de bijeenkomst zijn alle deelnemers aan de publieke raadpleging uitgenodigd die niet aanwezig waren bij de fysieke bijeenkomst op 23 oktober. Ook is er een uitnodiging gestuurd naar leden van TipBrunssum en is de bijeenkomst breed gepromoot via de sociale mediakanalen van Brunssum Samen aan Zet en andere media.

Aanmeldingen Voor de digitale bijeenkomst hadden 18 Brunssummers zich aangemeld. Uiteindelijk zijn 6 deelnemers aanwezig geweest. Dit betekent dat 12 aanmeldingen uiteindelijk niet aanwezig zijn geweest.

Evaluatieformulier deelnemers Tijdens de bijeenkomst heeft de gespreksleider een korte evaluatie gehouden. Hieruit bleek dat alle aanwezigen graag op de hoogte gehouden wilden worden rondom het project en daarbij zeker ook een rol willen invullen. Verbeterpunt is het aantal deelnemers en de mogelijkheid om ook een ander onderwerp te bespreken. Nu is enkel het onderwerp ‘wonen’ besproken.

Evaluatieformulier aanmeldingen die niet zijn gekomen De evaluatie is gestuurd naar 10 Brunssummers die zich hadden aangemeld maar niet zijn gekomen. Hierop hebben 3 Brunssummers gereageerd. De redenen van afwezigheid lopen uit een. Wel geven alle drie de respondenten aan bij een volgende bijeenkomst waarschijnlijk wel weer mee te doen. Er worden geen verdere verbeterpunten aangedragen.

Interne organisatie vanuit Toponderzoek Projectorganisatie & communicatie > Het blijkt een goede zet om een onafhankelijke entiteit hiervoor in het leven te roepen. ‘Brunssum Samen aan Zet’. De entiteit heeft een aparte naam, logo en communicatiemiddelen (website, Facebook). Hierdoor staat het project verder af van de gemeente Brunssum en centraler in de gemeenschap. > De variëteit van de deelnemers van de projectgroep maakte het verschil. In het team zitten medewerkers van de griffie, communicatiedeskundige, Toponderzoek en twee vertegenwoordigers van de werkgroep Verbinden. Wel is het een opgave gebleken elkaar regelmatig op de hoogte te houden. > De communicatie in het gehele project verdient meer aandacht. De communicatie richting de interne organisatie, naar de politiek en naar de gemeenschap in het algemeen mogen een prominentere rol krijgen binnen het project.

Publieke raadpleging > We zijn tevreden met de respons op het onderzoek. Dit komt ons inziens door gebruik te maken van verschillende veldwerkmethode (o.a. TipBrunssum, sociale media, buurtverbinders en het persbericht dat is uitgegaan). Iedereen kreeg de mogelijkheid om mee te doen. Daarnaast mochten de deelnemers zelf de onderwerpen bepalen waar ze over willen meepraten. > De vragenlijst is alvorens deze uit werd gezet voorgelegd aan buurtverbinders. Samen met de buurtverbinders zijn accenten aangebracht en is de vraagstelling op sommige punten aangescherpt.

Voorbereiding op werksessie - buurtverbinders > Zoek buurtverbinders (ambassadeurs) en vraag of ze het project onder de aandacht willen brengen van hun netwerk. > Geef buurtverbinders een aanjaag-rol en faciliteer daarbij. > Het was een goed idee om met de buurtverbinders samen te komen en van gedachten te wisselen. Zij hebben de inhoud van het project versterkt. > De ere-rol van buurtverbinders mag meer naar voren komen. Zij mogen meer krediet krijgen voor hun bijdragen.

Voorbereiding op werksessie – projectgroep > Ga niet uit van het ‘het komt wel goed’-scenario. Maak van tevoren een draaiboek waarin alle tijden, taken, benodigdheden en rollen zijn uitgewerkt. Spreek dit door met de projectgroep. Een draaiboek is opvraagbaar bij Toponderzoek. > Zoek onafhankelijke gespreksleiders voor tijdens de werksessie zodat niemand dubbelrollen hoeft te vervullen en eenieder onafhankelijk kan opereren.

Uitnodiging deelnemers voor werksessie > Tijdens het uitnodigen van de deelnemers is ergens het gevoel van vrijblijvendheid ontstaan. Dit uitte zich in een groep mensen, die op de dag zelf niet aanwezig was. Een extra herinnering of telefoontje kan helpen om het aantal mensen dat uiteindelijk niet komt opdagen te verlagen. Ook kan het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid al eerder in het proces meer worden benadrukt.

Locatie werksessie > Het was mooi dat de locatie in Brunssum lag en het gebouw een functie binnen de gemeenschap heeft. > Het was fijn dat het een grote ruimte was waar de verschillende sessies konden plaatsvinden en ruimte was voor presentaties.

Werkvorm van de werksessies > De opbouw van de werksessies in de verschillende onderdelen (sub-onderwerpen, oplossingsrichtingen, betrokkenen en benodigdheden) was goed. Het is goed om vooraf te vermelden aan de deelnemers dat er, middels de gespreksleiders, regie is vanuit de werkgroep (om zo het programma binnen de tijd af te krijgen). > Let op voor inmenging van politieke personen. De aanwezige personen hebben zich aan de regels gehouden, maar dit kan ook anders lopen. Betere afstemming dient plaats te vinden over hoe om te gaan met de aanwezigheid van politiek actieve personen. > Maak de groepen niet te groot. Je wilt iedereen voldoende spreektijd geven. Denk aan groepen van vier tot zes personen en een gespreksleider. > Gebruik wisselende groepssamenstellingen. > Eén onderwerp is dubbel besproken (in beide gespreksronden). Beide groepen zijn los van elkaar aan de slag gegaan met het onderwerp. Werkvorm uitwerken waarin verder ingegaan wordt op de onderwerpen die de eerste groep al heeft aangedragen.

Slot en opvolging > Het was goed dat de burgemeester aanwezig was. > Het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid van deelnemers voor de voortgang van het project meer benadrukken en naar voren laten komen. > Het is belangrijk dat er een vervolgbijeenkomst is om de resultaten te presenteren die als belofte is afgegeven ter opvolging. Het niet laten doorgaan van dit soort momenten kan schade doen aan de betrokkenheid van de deelnemers en dus daaropvolgende proces van participatie. Echter het te vroeg plannen van de vervolgbijeenkomst is ook niet wenselijk. De volgende keer iets ruimer van tevoren het vervolgtraject afspreken. > De vervolgbijeenkomst offline of online doen? Er was discussie op de bijeenkomst zelf, waarbij de voorkeur uitging naar een offline (fysieke) bijeenkomst. Stem van tevoren duidelijk af wat mogelijk is.