Initiatiefraadsvoorstel 4 (bijlage) AdviesRapport Brunssum Samen aan zet.pdf

Adviesrapport Brunssum Samen aan zet december 2021

In opdracht van de gemeenteraad van Brunssum heeft Toponderzoek het project “Brunssum Samen aan Zet” uitgevoerd. In het raadsinitiatief, gestimuleerd door Werkgroep Verbinden, is het project geboren (lees: Ontwerpen).

Er is een publieke raadpleging uitgezet met duiding in de vorm van werksessies (lees: Handelen). Samen met de deelnemers en respondenten is het proces tot op heden geëvalueerd (lees: Toetsen). Nu staan de uitvoerende panels aan de vooravond van een verdere uitwerking (lees: Uitvoeren). Het doel is om een proces te maken (ecosysteem) dat de inwoners en betrokkenen helpt om samen een mooiere woon-, werken leefomgeving te maken.

2

SAMENVATTEND ADVIES

Aan de gemeente Brunssum wordt geadviseerd om te ‘Stimuleren, faciliteren en loslaten’, waarbij de gemeente inwoners en betrokkenen mag helpen om samen een mooiere woon-, werk- en leefomgeving te maken. Met voortdurend de opgave om verwachtingen af te stemmen (en daarbij horende rolverdeling) tussen de belanghebbende partijen binnen de gemeenschap, de gemeente én de politiek.

Het advies is om in gesprek te blijven met de gemeenschap. Dit kan alleen door de ‘Brunssum Samen aan Zet-proces’ af te maken. Het participatietraject dient te worden voortgezet, waarbij telkens de inzichten en behoeften van de gemeenschap worden uitgediept en vertaald naar concrete acties. Nu loslaten leidt niet tot het gewenste resultaat (de initiatieven en gesprekken vallen dan stil). Er zijn te veel ‘open eindjes’ over onder andere het eigenaarschap en de rolverdeling. Daarbij het advies om tussentijds te toetsen of dezelfde ‘taal’ als de gemeenschap wordt gesproken en de gewenste resultaten worden bereikt. Juist door dit te doen, ontstaat er een ecosysteem van de actoren binnen de gemeenschap om de participatiegraad, betrokkenheid en uiteindelijk het eigenaarschap te verhogen.

3

LEESWIJZER

Inhoudelijke opbrengst

Pagina 5

In dit document wordt op hoofdlijnen weergegeven wat het project Brunssum Samen aan Zet inhoudelijk heeft opgeleverd.

Reflectie op proces

Pagina 6

Naast de vele inhoudelijke inzichten heeft Brunssum Samen aan Zet ook procesmatig iets teweeg gebracht. Op hoofdlijnen wordt beschreven hoe wij (als organisatie), deelnemers en niet-deelnemers het proces hebben ervaren.

Algemeen advies omtrent het proces

Pagina 7

Op basis van de reflectie op het proces is een advies opgesteld om Brunssum Samen aan Zet te kunnen continueren.

Algemene actiepunten continuering Brunssum Samen aan Zet

Pagina 8

Het algemene advies omtrent het proces wordt concreet gemaakt door actiepunten aan te dragen ter verbetering van het totale proces.

Advies en concrete actiepunten Fase 3: Uitvoerende panels Naast het algemene advies wordt er een concreet voorstel gedaan om invulling te geven aan de laatste stap van het Brunssum Samen aan Zet-proces. Middels concrete actiepunten wordt een eerste gedachtegang gedeeld voor het opzetten, stimuleren en faciliteren van de uitvoerende panels.

4

* Alle documenten die zijn opgeleverd zijn zeer bewust kort en krachtig. Papierentijgers passen niet binnen een burgerparticipatie- project als Brunssum Samen aan Zet.

Pagina 9

INHOUDELIJKE OPBRENGST

Op verschillende momenten binnen het project Brunssum Samen aan Zet zijn er inhoudelijk inzichten opgehaald en uitgewerkt rondom gemeenschappelijke vraagstukken. In totaliteit concluderen we dat er een grote hoeveelheid aan nieuwe inzichten is opgehaald. Daarbij is meegedacht over de mogelijke oplossingsrichtingen, betrokkenen en de gewenste eigen rol in dit geheel. Het project Brunssum Samen aan Zet is te verdelen in twee fasen die zijn afgerond en één fase die mag worden opgestart. Hieronder wordt per afgeronde fase besproken wat deze aan inhoudelijke inzichten heeft opgeleverd.

Fase I: Publieke raadpleging Via de publieke raadpleging hebben 749 Brunssummers meegedacht en samen 1.154 inzichten benoemd. Daarbij hebben benoemden ze een eerste denkrichting over de betrokkenen bij dit onderwerp, een oplossingsrichting en hoe ze hun eigen rol zien. Tien onderwerpen worden het vaakst benoemd. Onderliggende documenten: Rapport Raadpleging Brunssum Samen aan Zet Toelichtingendocument

Fase II: Werksessies Tijdens de werksessies zijn acht onderwerpen (voortkomend uit de publieke raadpleging) verder besproken en uitgediept in fysieke groepjes. De onderwerpen waarover werd gesproken waren breed ingestoken. Deelnemers hadden de vrijheid om de (sub-)onderwerpen te benoemen en deze verder uit te werken. Onderliggende documenten: Overzicht Gespreksverslagen Werksessies

In het Brunssum Samen aan Zet-proces is dit de inhoudelijke opbrengst van het kopje ‘Handelen’.

5

REFLECTIE OP PROCES

Het project Brunssum Samen aan Zet is een proces om de gemeenschap als geheel dichter bij elkaar te brengen. Inzet is om de verschillende belanghebbende partijen, zoals inwoners, het CMWW, de voetbalclub, het centrummanagement, buurtverbinders, de gemeente en ondernemers, samen, aan tafel te brengen. Het project Brunssum Samen aan Zet is onder te verdelen in twee fasen die zijn afgerond en één fase die nog mag worden opgestart.

Fase I: Publieke raadpleging Naast de inhoudelijke inzichten die bij de publieke raadpleging zijn opgehaald, zijn er bij 475 onderwerpen contactgegevens achter gelaten. Deelnemers willen verder betrokken worden en mee doen bij het door hen genoemde onderwerp. Deze korte vorm van uitvragen gaf iedereen in Brunssum de kans om anoniem mee te denken, zonder daar al te veel moeite voor te hoeven doen. Onderliggende documenten: Evaluatierapport Brunssum Samen aan Zet Rapport Raadpleging Brunssum Samen aan Zet Toelichtingendocument

Fase II: Werksessies Deelnemers van de werksessies zijn tevreden over de gebruikte werkvorm en saamhorigheid tijdens de werksessies. Zowel in een online bijeenkomst als een fysieke bijeenkomst is er geluisterd en -vol passie voor de eigen leefomgeving- met elkaar gediscussieerd. Per onderwerp is er verdiept en een overzicht gecreëerd van de sub-onderwerpen, de oplossingsrichtingen, de betrokkenen en de benodigdheden. Dit overzicht vormt de inhoudelijke basis voor het vervolgproces. Onderliggende documenten: Evaluatierapport Brunssum Samen aan Zet

In het Brunssum Samen aan Zet-proces is deze reflectie het ‘Toetsen’.

6

ALGEMEEN ADVIES OMTRENT HET PROCES Wij adviseren Gemeente Brunssum om te ‘Stimuleren, faciliteren en loslaten’, waarbij de gemeente inwoners en betrokkenen mag helpen om samen een mooiere woon-, werk- en leefomgeving te maken. Met voortdurend de opgave om verwachtingen af te stemmen (en daarbij horende rolverdeling) tussen de belanghebbende partijen binnen de gemeenschap, de gemeente én de politiek. Het advies is om in gesprek te blijven met de gemeenschap. Dit kan alleen door de ‘Brunssum Samen aan Zet-proces’ af te maken. Het participatietraject dient te worden voortgezet, waarbij telkens de inzichten en behoeften van de gemeenschap worden uitgediept en vertaald naar concrete acties. Nu loslaten leidt niet tot het gewenste resultaat (de initiatieven en gesprekken vallen dan stil). Er zijn te veel ‘open eindjes’ over onder andere het eigenaarschap en de rolverdeling.

Daarbij het advies om tussentijds te toetsen of dezelfde ‘taal’ als de gemeenschap wordt gesproken en de gewenste resultaten worden bereikt. Juist door dit te doen, ontstaat er een ecosysteem van de actoren binnen de gemeenschap om de participatiegraad, betrokkenheid en uiteindelijk het eigenaarschap te verhogen. Wij adviseren om een monitor in te zetten om de voortgang te meten (lees: Toetsen).

Scenario 3: “Stimuleren, faciliteren en loslaten” Ondanks dat de basis staat bestaat er een latente behoefte om burgers breder maar vooral actiever te betrekken. In dit scenario betreden we alle treden van de participatieladder namelijk de burger te raadplegen, te informeren en te laten adviseren en daarna samen, op basis van hun behoefte, aan de slag te gaan met als basis: eigen initiatief. Dat heeft vanuit de overheidsparticipatieladder gezien dan ook het streven om eerst te stimuleren, goed te faciliteren en daarna over te dragen (loslaten). Bron: gemeente Brunssum

Binnen het project is tot op heden de communicatie zowel intern als extern onderbelicht gebleken. Onder andere het procesmatig inbedden van Brunssum Samen aan Zet binnen de interne gemeentelijke organisatie vergt aandacht. Ondanks de inzet van de huidige communicatiedeskundige, mag op communicatief vlak strategischer en intern efficiënter en effectiever worden gehandeld. Dit kan enkel wanneer hier structureel tijd en budget voor vrij wordt gemaakt. Ook is een ‘outsider perspective’ noodzakelijk om het proces te kunnen (blijven) spiegelen. De huidige inspanningen zijn met de beste intenties maar kunnen een veel grotere impact realiseren, zowel intern binnen de gemeente Brunssum als extern binnen de gemeenschap wanneer deze rol serieuzer wordt genomen.

In het Brunssum Samen aan Zet-proces is deze reflectie het ‘Toetsen’.

7

ALGEMENE ACTIEPUNTEN CONTINUERING BRUNSSUM SAMEN AAN ZET Onderstaande punten zijn opgesteld om het proces verder aan te scherpen en te kunnen continueren. Op basis van de reflectie van het proces (lees: Toetsen) en het advies omtrent het proces worden hieronder een aantal actiepunten genoemd.

Algemene actiepunten omtrent het “Stimuleren, faciliteren en loslaten” Communicatie: communicatie richting de interne organisatie, politiek en gemeenschap vergroten. Communicatie: inhoudelijke opbrengst zo breed mogelijk delen om meer inwoners en belanghebbende partijen aan te laten sluiten bij Brunssum Samen aan Zet. Rol buurtverbinders: rol van buurtverbinders verder uitdiepen in het vervolg van Brunssum Samen aan Zet. Van werkgroep naar projectteam: de huidige werkgroep ombuigen naar een projectteam met vertegenwoordiging van alle disciplines. Daarin dient ook de onafhankelijke begeleiding van de uitvoerende panels vertegenwoordigd te zijn. Faciliteren: één (intern) aanspreekpunt voor deelnemers realiseren bij de gemeente Brunssum. Hierdoor kunnen de vragen van de uitvoerende panels opgepakt of doorgezet worden naar de juiste persoon of afdeling. Interne innovatie: burgerparticipatie en overheidsparticipatie in het algemeen meer bespreekbaar maken. Interne innovatie : project Brunssum Samen aan Zet bespreekbaar maken en de opgehaalde resultaten onder de aandacht brengen van de gemeenschap. Participatie: Brunssum Samen aan Zet en haar uitvoerende panels een rol geven binnen de (gewenste) participatie.

Interne terugkoppeling en gebruik inhoudelijke opbrengst: inhoudelijke opbrengst uit de publieke raadpleging, werksessies en (vooral) de uitvoerende panels alloceren binnen de beleidsvorming van de gemeente Brunssum. Politiek: betrokkenheid van de politiek bij Brunssum Samen aan Zet vergroten, zonder dat men zich te vroeg inhoudelijk mengt. Politiek: rol van de politiek in relatie tot Brunssum Samen aan Zet verder uitdiepen, scheid hierbij de rollen (procesmatig en inhoudelijk). Politiek: inhoudelijke opbrengst uit de publieke raadpleging, werksessies en (vooral) de uitvoerende panels alloceren binnen de politiek van Brunssum. Zo kan gedacht worden aan het opstellen van een raadsbreed akkoord op basis van de inhoudelijke opbrengst. Toetsen: continue verbeteren van het proces door in dialoog te blijven met de deelnemers. O.a. tijdig een evaluatie en follow-up met deelnemers inplannen. Algemeen: ‘Outsider perspective’ behouden door een onafhankelijke partij betrokken te houden om de gemeenschap aan zet te houden. Rollen gemeentelijke organisatie: Naast de rol van aanjagen en stimuleren heeft de gemeente Brunssum ook een inhoudelijke rol in de verschillende onderwerpen. De gemeente Brunssum is bij verschillende onderwerpen genoemd als belangrijke stakeholder omtrent dat specifieke onderwerp.

Het is daarbij van belang dat de gemeente de juiste ambtenaar laat aansluiten binnen dit proces. Op deze manier kan de gemeente inhoudelijk deel nemen aan het uitvoerende panel. Samen met de gemeenschap, buurtverbinders, werkgroep en andere stakeholders aanvullen... In het Brunssum Samen aan Zet-proces is deze reflectie het ‘Toetsen’.

8

ADVIES EN CONCRETE ACTIEPUNTEN FASE 3: UITVOERENDE PANELS Het project Brunssum Samen aan Zet verdient een vervolg om de ‘Brunssum Samen aan Zet-Proces’ af te kunnen maken en gezamenlijk een nieuwe cyclus te kunnen starten.

Fase 3: Uitvoerende panels Op het moment van opstellen van dit document zijn we aangekomen bij de laatste fase in de ‘Brunssum Samen aan Zet-Proces’. De concrete uitvoering van de genoemde oplossingsrichtingen omtrent de verschillende sub-onderwerpen door de genoemde betrokkenen. Geadviseerd wordt om de uitvoering in panels te doen. De start daarvoor is het groepje deelnemers dat bij de werksessies een bepaald onderwerp heeft besproken.

Op de volgende pagina worden enkele concrete actiepunten benoemd die essentieel zijn bij het opzetten, stimuleren, faciliteren en uiteindelijk loslaten van deze uitvoerende panels. Hiermee valt of staat de betrokkenheid en ervaring binnen het proces en daarmee de efficiëntie.

Concrete actiepunten voor fase 3 Terugkoppeling van opgehaalde informatie. Zowel in de publieke raadpleging (toelichtingendocument) als tijdens de werksessies (gespreksverslagen). Betrokkenen die zijn benoemd bij de verschillende onderwerpen benaderen en laten aanhaken bij het uitvoerende panel. Indien de gemeente één van de inhoudelijke stakeholder is, mag intern de juiste persoon gezocht worden om inhoudelijk te kunnen bijdragen. Deze inhoudelijk ambtenaar ruimte bieden om daadwerkelijk deel te nemen aan het uitvoerende panel. Onafhankelijk de procesmatige begeleiding en gespreksbegeleiding uitbesteden om te voorkomen dat de gemeente twee rollen gaat combineren en daarmee het proces beïnvloedt. Deze onafhankelijke begeleiding van zowel het proces als de inhoudelijke gesprekken onderdeel van het projectteam te laten zijn. Per uitvoerend panel: de betrokken stakeholders spreken gezamenlijk naar elkaar de verwachtingen omtrent rolverdeling, verantwoordelijkheden, afspraken en eigenaarschap uit. Per uitvoerend panel, maar ook in het algemeen: het gewenste resultaat vooraf bepalen en bespreken. Per uitvoerend panel: inhoudelijk samen aan de slag gaan en toewerken daar een concrete uitvoering van de genoemde oplossingsrichtingen omtrent de verschillende subonderwerpen door de genoemde betrokkenen.

Wanneer bovenstaande vervolgstappen zijn ondernomen kan een terugkoppelmoment worden gepland. Van belang is daarbij dat het doel van het terugkoppelmoment duidelijk wordt afgestemd om dit tot een succes te brengen. Vanuit de deelnemers is de vraag gekomen om dit zowel online als fysiek te faciliteren. Bied een perspectief en tijdspad. Intern aanspreekpunt realiseren bij de gemeente Brunssum die de vragen van de uitvoerende panels kan oppakken of doorspelen naar de juiste persoon intern. Meer mensen en belanghebbende partijen aan laten sluiten. Bijvoorbeeld doordat elke deelnemer iemand anders uitnodigt om ook mee te doen. Energie en tijd investeren in het ecosysteem dat ontstaat én het monitoren van de voortgang door deze frequent te meten. Samen met de gemeenschap, buurtverbinders, werkgroep en andere stakeholders aanvullen...

In het Brunssum Samen aan Zet-proces wordt op deze pagina een voorzet gedaan voor het kopje ‘Uitvoeren’.

9

TOPONDERZOEK Toponderzoek is een Horsters no-nonsense bedrijf, dat sterk is in het raadplegen van meningen. In een mondige wereld waarin men direct resultaat wil zien, is het raadplegen van meningen / ervaringen / beleving van belang om te overleven. Onze professionele en flexibele medewerkers hebben interesse voor uw onderzoeksvraag om de beleving en inzichten vanuit de maatschappij regulier zichtbaar te maken. Door een transparant inzicht in hetgeen leeft en speelt onder burgers / bestuurders / politici, levert dit beter beleid en meer draagvlak op. Tips worden aangeleverd. Tevens toetst u of ingezette acties resultaat hebben. Toponderzoek faciliteert dit proces als onafhankelijk onderzoeksbureau TIPTOP voor u. Het onderzoeksbureau heeft de beschikking over ruim 70 eigen Tip-burgerpanels (waaronder 31 burgerpanels in de 31 Limburgse gemeenten, zoals TipBrunssum), het overheidspanel ‘Overheid in Nederland’ en het ‘Ambtenarenpanel’. Op TipBrunssum.nl kan iedereen een aanmeldingsformulier invullen. Van tijd tot tijd worden deelnemers gevraagd naar hun mening over actuele onderwerpen. De deelnemers zijn en blijven anoniem en kunnen per onderzoek zelf beslissen of meedoen. Ze zijn niets verplicht. Het invullen van een enquête duurt slechts enkele minuten en de onderwerpen zijn sterk afhankelijk van de actualiteit.

TipBrunssum is een gemeenschapspanel, opgezet vanuit de gemeenschap. Heeft u marktonderzoekvragen of andere vragen over burgerraadplegingen, dan kunt u deze altijd stellen aan enquete@toponderzoek.com. Het is ook mogelijk om zelf onderwerpen aan te dragen voor de lokale peilingen. Of wilt u ook graag eens met ons sparren over een onderzoek of participatietraject? Neem dan nu contact met ons op!

Toponderzoek Herstraat 20 5961 GJ Horst www.Toponderzoek.com enquete@toponderzoek.com 085-4860100 Toponderzoek is lid van MOA. 10