Initiatiefraadsvoorstel 31 (bijlage) verordening klankborgesprekken burgemeester 2018.docx

Oplegnotitie Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2018 Gemeenteblad 2017 nr. 103 (versie 2) Rol van de raad De raad krijgt dit raadsvoorstel voorgelegd om kaders te stellen Context van het raadsvoorstel Vaststellen Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2018 Opties van het raadsvoorstel op hoofdlijnen Met deze verordening wordt gestreefd naar een vereenvoudiging van de te voeren klankbordgesprekken met de Burgemeester. De basis hiervoor is gevonden in de Min BZK Circulaire benoeming klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van 1 oktober 2017. Financiële/ personele/ juridische gevolgen? Niet van toepassing Is achteraf meetbaar of de doelstellingen gehaald zijn? Niet van toepassing Is er een tijdpad bijgevoegd? Niet van toepassing Zijn er bijlagen bijgevoegd of ter inzage? Circulaire benoeming klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van het ministerie van BZK

1

Raadsvoorstel Presidium, d.d. Gemeenteblad Dienst/Afdeling Nr. Portefeuillehouder Onderwerp Raadsverg d.d. Uiterlijke beslisdatum

: : : : : :

14 november 2017 2017/103 (versie 2) Griffie

Presidium Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2018 12-12-2017 : 12-12-2017

Aan de raad. Voorstel/ambtelijk advies Vaststellen Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2018 Inleiding Jaarlijks worden door een vertegenwoordiging van de gemeenteraad gesprekken met de burgemeester gevoerd. Probleemstelling/Doelstelling In 2014 heeft uw gemeenteraad de verordening funcioneringsgesprekken burgemeester 2014 vastgesteld. Door zowel de burgemeester alsook de leden van de commissie wordt de daarin vastomlijnde werkwijze als niet werkbaar beschouwd. Er zijn te veel processtappen die doorlopen moeten worden en daardoor vraagt het geheel te veel tijd van alle deelnemers. Op grond van de Circulaire benoeming klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van het ministerie van BZK wordt nu de mogelijkheid geboden om deze procedure aanzielijk te vereenvoudigen en te volstaan met zogenaamde klankbordgesprekken. Het onderhavige voorstel is hier een uitwerking van. De oude verordening wordt ingetrokken en een nieuwe vastgesteld, de samenstelling van de commissie blijft hetzelfde. De samenstelling voldoet op dit moment niet aan artikel twee, lid één (twee leden coalitie, twee leden overige fracties). Ondanks dat is de samenstelling op voorstel van het presidium ongewijzigd gebleven. De samenstelling blijft: 1. H.J.S.M. Broers (PvdA) 2. S.J.H. L’Espoir (PAK) 3. K. Coenen (SP) 4. J.H.T.J. van Oppen (VVD) Overwegingen o.a.

Het is wenselijk dat de gemeenteraad regelmatig het functioneren van de burgemeester evalueert. Verder is het wenselijk dat de burgemeester - in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid - er recht op heeft regelmatig tijdens zijn ambtsperiode van de raad te horen hoe over zijn functioneren wordt gedacht. Voorstel is om de samenstelling van de commissie te handhaven aangezien de wijzigingen in de verordening procesmatig van aard zijn, deze commissie al werkzaamheden heeft verricht en ervaring heeft opgedaan. Uitvoering De commissie neemt, met ondersteuning van de griffier, de organisatie en uitvoering van de klankbordgesprekken ter hand. De voorzitter van de commissie treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon naar buiten. Raming van de gevolgen in geld en menskracht De vaststelling van deze verordening brengt geen gevolgen in geld en menskracht met zich mee.

2

Verdere procedure en momenten van verantwoording De verordening dient na vaststelling gepubliceerd te worden alvorens in werking te kunnen treden. Het Presidium namens deze,

Griffier Bijlage(n) Circulaire benoeming klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van het ministerie van BZK

3

Raadsbesluit Gemeenteblad Dienst/Afdeling Nr.

: 2017/103 (versie 2) : Griffie :

De Raad der Gemeente Brunssum; gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 14-11-2017, Gelezen Min BZK Circulaire benoeming klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester Besluit: Vast te stellen de Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2018 (versie 2): Artikel 1 Algemene bepalingen 1. Tenminste een keer per jaar wordt een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd. 2. De datum wordt vastgesteld in overleg met het Presidium en rekening houdende met de gesprekken die de comissaris van de koning met de burgemeester gepland heeft. 3. Indien de commissie, een commissielid dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek. 4. In het eerste jaar van de ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval na 6 maanden een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd. Artikel 2 Samenstelling commissie 1. Bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt op voorstel van het Presidium door de gemeenteraad vier raadsleden – bij voorkeur fractievoorzitters - in de commissie benoemd die de klankbordgesprekken met de Burgemeester aangaan. Het betreft twee leden van de coalitiefracties en twee leden van de overige fracties. 2. Elke fractie kan maximaal één lid in de commissie afvaardigen. 3. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. 4. De commissie laat zich bijstaan door de griffier. 5.

De griffier is secretaris van de commissie. 6. De voorzitter van de commissie treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon naar buiten. Artikel 3 Voorzitterschap 1. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. 2. Bij diens afwezigheid wordt de plaats ingenomen door het commissielid van de grootste van de commissie deel uitmakende raadsfractie. 3. De voorzitter leidt het klankbordgesprek. Artikel 4 Quorum bij het voorbereidende gesprek 1. Gelet op de gewenste afspiegeling van de raad, vindt het voorbereidende gesprek alleen dan plaats als minimaal drievierde van de leden aanwezig zal zijn. 2. Bij meer dan één afmelding stelt de griffier alle betrokkenen hiervan tijdig in kennis. 3. Hierop ontvangen betrokkenen zo spoedig mogelijk een nieuwe uitnodiging. Artikel 5 Voorbereiding en inhoud 1. De leden komen bijeen om het klankbordgesprek met de burgemeester voor te bereiden. De ambtelijke ondersteuning wordt verzorgd door de griffier. 2. De leden als bedoeld in het eerste lid en de griffier hebben volledige geheimhoudingsplicht over hetgeen hen tijdens het voorbereidende gesprek ter kennis is gekomen. 3. De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar: a. Wanneer het klankbordgesprek zal plaatsvinden. b. Bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. c.

Dat hij thema's en onderwerpen die hij aan de orde wenst te stellen aan de commissie kan melden. 4. Het college wordt in de voorbereiding van het gesprek met de burgemeester in de gelegenheid gesteld om bevindingen te ventileren. 5. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

4

Artikel 6 Het klankbordgesprek 1. Het klankbordgesprek wordt gevoerd door de commissie zoals bedoeld in art 2 lid 1. 2. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid. 3. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie alsook de burgemeester de mogelijkheid hun mening en zienswijzen ten aanzien van de geagendeerde thema's nader toe te lichten. 4. De leden als bedoeld in het eerste lid, de burgemeester en de griffier hebben volledige geheimhoudingsplicht over hetgeen hen tijdens het klankbordgesprek ter kennis is gekomen. Artikel 7 Conclusies 1. Door de voorzitter worden de conclusies van het gesprek in conceptvorm opgesteld en, de burgemeester schriftelijk gehoord hebbende, door de commissie vastgesteld. 2. De conclusies worden schriftelijk aan de burgemeester bericht. 3. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek. 4. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. 5. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning. 6. Bij de herbenoeming van de burgemeester of op verzoek van de Commissaris van de Koningin worden de conclusies van de gehouden klankbordgesprekken verstrekt. Artikel 8 Archivering 1.

De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte. 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn. Artikel 9 Onvoorziene gevallen 1. In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. Artikel 10 Inwerkingtreding 1. De verordening functioneringsgesprekken burgemeester 2014 in te trekken 2. De verordening klankbordgesprekken burgemeester 2018 treedt op 1 januari 2018 in werking. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van De Raad voornoemd,

,voorzitter

,griffier

5