Agendabundel

Bundel van de Commissie Middelen van 30 maart 2021

1 2.a

Opening 21.50 uur Vaststellen concept besluitenlijst Middelen d.d. 1-12-2020 Concept Besluitenlijst raadscommissie 1 december 2020 Middelen.docx

2.b

Toezeggingenlijst (afgedaan tussen 6-3 en 19-3-2021) Toezeggingen afgedaan tussen 6-3 en 19-3-2021.pdf

2.c

Actieve informatieplicht en passieve informatieplicht Weth. Janssen: Voormalige Tram uit Brunssum nu eigenaar van ZLSM Terugkoppeling vanuit verbonden partijen Burg. Van der Rijt: DB Parkstad: alle gemeenten hebben besluit genomen inzake Parkstad Veiliheidsregio, jaarrekening. Controleprotocol 2020; Gemeenteblad 2021/28 22.00 - 22.15 uur Weth. Houben dhr. Kavsek Raadsvoorstel 28 Controleprotocol 2020.docx

2.d

3

Raadsvoorstel 28 (bijlage) Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2020.docx Raadsvoorstel 28 (bijlage) Controleprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet gemeente Brunssum 2020.pdf 4

Sluiting 22.15 uur

2.a Vaststellen concept besluitenlijst Middelen d.d. 1-12-2020 1 Concept Besluitenlijst raadscommissie 1 december 2020 Middelen.docx

BESLUITENLIJST VAN DE OPENBARE VERGADERING VAN DE RAADSCOMMISSIE MIDDELEN VAN DE GEMEENTE BRUNSSUM GEHOUDEN OP DINSDAG 1 DECEMBER 2020 OM 19:00 UUR VIA VIDEOPLATFORM ZOOM

1 van 3 Besluitenlijst van de vergadering van de raadscommissie Middelen van 1 december 2020

Besluitenlijst van de openbare vergadering van de raadscommissie Middelen, gehouden op dinsdag 1 december 2020 om 19:00 uur via videoplatform ZOOM. Van deze vergadering zijn geluids- en/of video-opnamen beschikbaar via: www.brunssum.nl – bestuur en organisatie – gemeenteraad - raadsinformatiesysteem AANWEZIG COMMISSIE MIDDELEN: Voorzitter:

Dhr. J. Janssen (PAK)

Burger-commissieleden:

Dhr. F.W. Podbregar (BBB Lijst Palmen) toehoorder Mw. S.V. Zacharova (PAK) toehoorder Dhr. J.G. Schoenmakers (BCD) Dhr. R. Oosting (Lijst Borger) Dhr. G.J.J. Van Breemen (CDA) Dhr. D.H.M. Nowacki (PvdA) Dhr. R.J.A. Claessens (BBB Lijst Palmen) Dhr. G.G. Luit (PAK) Dhr. F.G. Joosten (VVD) Dhr. T.R.G. Lurken (SP) Dhr. J.W.G. Scheffers (Lijst Borger) toehoorder Dhr. H. Offermans (PvdA) toehoorder Dhr. C.J.C.P. de Rijck en dhr. P.M.J. Houben Mw. M. Reuling-Zinken (plv. griffier) Mw. J. Joosten (agendapunt 3) en mw. Mulders en mw. D. op de Kamp (agendapunt 4) Geen Geen

Raadsleden:

College: Notulist: Ambtelijke ondersteuning: Externe ondersteuning: Participanten:

Link beelden: https://www.youtube.com/watch?v=e66f8j4x3TM Agendapunt 1: Opening De voorzitter opent de vergadering om 19:00 uur. Agendapunt 2a: Vaststellen concept besluitenlijsten commissie Middelen d.d. 14-10-2020 en de gezamenlijke commissie d.d. 2-11-2020 De besluitenlijsten van de commissie Middelen van 14 oktober en gezamenlijke commissie van 2 november 2020 worden ongewijzigd vastgesteld. (kennelijke verschrijving toezegging 81 is gecorrigeerd) Agendapunt 2b: Vaststellen toezeggingenlijst (afgedaan tussen (afgedaan tussen 3-10 en 19-11-2020) De toezeggingenlijst met nummers 54 (2019), 35, 55, 57, 58, 60, 63, 64, 65, 66, 67, 69, 70, 73, 79, 80, 81, 82, 85 (2020) is akkoord. De toezeggingen worden als afgedaan beschouwd. Agendapunt 2c: Actieve informatieplicht & passieve informatieplicht In het kader van de actieve informatieplicht informeert wethouder De Rijck over de cadeaukaart in relatie tot koop lokaal. In het kader van de passieve informatieplicht zijn geen vragen gesteld door raadsfracties. Agendapunt 2d: Terugkoppeling verbonden partijen Wethouder Houben meldt dat de heer Lebens tot nieuwe directeur is benoemd bij de BsGW. Bij deze gemeenschappelijk regeling loopt een onderzoek naar de proceskosten door een 11-tal rekenkamers, waaronder gemeente Brunssum.

Agendapunt 3: Verzoek tot toetreding GR BsGW van gemeente Mook en Middelaar; Gemeenteblad 2020/90 De heer Houben geeft toelichting en beantwoordt de gestelde vragen, ambtelijk ondersteund door mevrouw Joosten. 2 van 3 Besluitenlijst van de vergadering van de raadscommissie Middelen van 1 december 2020

De commissie adviseert unaniem voor behandeling in de raad van het raadsvoorstel/besluit: Het college toestemming te verlenen om in te stemmen met het verzoek van de gemeente Mook en Middelaar als bedoeld in artikel 30, eerste lid van de GR BsGW, tot toetreding tot de GR BsGW per 1 januari 2021 ten behoeve van de volledige uitvoering van de heffing en de invordering (inclusief wet WOZ) van de gemeentelijke belastingen van Mook en Middelaar. De commissie adviseert unaniem het voorstel als "Akkoordstuk" te behandelen in de raad. Agendapunt 4: Startnotitie circulaire economie; Gemeenteblad 2020/93 De heren De Rijck en Houben geven een toelichting en beantwoorden de gestelde vragen, ambtelijk ondersteund door mevrouw Mulders en mevrouw Op de Kamp. De commissie adviseert unaniem voor behandeling in de raad van het raadsvoorstel/besluit: Tot het vaststellen van de Startnotitie Circulaire Economie Aan het College van B&W opdracht te geven om te starten met het opstellen van een Circulaire Economie visie en beleid in 2021. De commissie adviseert unaniem het voorstel als " Bespreekstuk" te behandelen in de raad. Agendapunt 5: Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 20:12 uur.

3 van 3 Besluitenlijst van de vergadering van de raadscommissie Middelen van 1 december 2020

2.b Toezeggingenlijst (afgedaan tussen 6-3 en 19-3-2021) 1 Toezeggingen afgedaan tussen 6-3 en 19-3-2021.pdf

Onderwerp Inzicht te verschaffen in aantal bezwaren m.b.t. gecontracteerde jeugdhulpaanbieders Aanleveren van overzicht wat hadden we gemist/voordelen Brunssum door samenwerking met SPL Onderbouwing verhoging regiobudget SPL APV en Lachgaspreventie Toekomstraad (= overgenomen motie) Specificatie loonkosten Data overleggen kerstevenement Wijkveiligheidsprogramma (stand van zaken) Uitvoeren asbesttaken APV en verplichting hondenpoepzakjes Invulling locatie Rombouts (stand van zaken) Veiligheid APV en vuurwerk

Datum toezegging Nummer Portefeuillehouder Datum reactie Afgedaan 1-12-2020 103 L'Espoir 17-3-2021 Ja 2-3-2021 9 Van der Rijt 16-3-2021 Ja 2-3-2021 7 Van der Rijt 16-3-2021 Ja 16-6-2020 26 Van der Rijt 12-3-2021 Ja 10-11-2020 96 Van der Rijt 11-3-2021 Ja 12-5-2020 19 Van der Rijt 10-3-2021 Ja 3-9-2019 26 de Rijck 10-3-2021 Ja 13-11-2018 52 Van der Rijt 10-3-2021 Ja 12-5-2020 20 Van der Rijt 10-3-2021 Ja 16-6-2020 27 Van der Rijt 10-3-2021 Ja 9-4-2019 9 L'Espoir 10-3-2021 Ja 12-5-2020 18 Van der Rijt 10-3-2021 Ja 16-6-2020 25 Van der Rijt 10-3-2021 Ja

3 Controleprotocol 2020; Gemeenteblad 2021/28 1 Raadsvoorstel 28 Controleprotocol 2020.docx

Raadsvoorstel Collegeverg. d.d. Registratiekenmerk Gemeentebladnr. Afdeling Behandelend ambtenaar Bereikbaar onder

: : : :

9 maart 2021 1014850 2021/28 Financiën en control

: R.A.M. Kavsek : 045-5278421 raymond.kavsek@brunssum.nl Behandelvoorstelnr. : 1014850 Portefeuillehouder : P.M.J. Houben Raadsverg. d.d. : 20 april 2021 Uiterlijke datum : (Motivering, wettelijke verplichting c.q. toezegging) Aan de raad, 1. Onderwerp Controleprotocol 2020 2. Uitgangssituatie (WAAROM?) a. Aanleiding Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole (jaarrekening 2020) kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven over welke wet- en regelgeving in het kader van financieel beheer onderwerp van de rechtmatigheidscontrole moet zijn. De rechtmatigheidscontrole wordt over 2020 voor de laatste keer uitgevoerd door de accountant. Vanaf 2021 zal dit door het College gebeuren. Het controleprotocol geeft de kaders waarbinnen de accountant dient te controleren. Derhalve dient het meest actuele controleprotocol jaarlijks ter vaststelling te worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Voor de betreffende zorgaanbieders is er een apart controle protocol financiële productverantwoording. Ook dit controleprotocol wordt ter besluitvorming aangeboden aan de gemeenteraad. Beide controleprotocollen zijn landelijk opgesteld en worden door gemeente Brunssum overgenomen. b. Huidige situatie/probleemstelling Een controleprotocol is nodig voor de uitvoering van de accountantscontrole. 3. Gewenste situatie (WAT?) a.

Wat willen we bereiken? Een goedkeurende accountantsverklaring. b. Kaders Gemeentewet en de Controleverordening gemeente Brunssum c. Argumenten en overwegingen - De te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties worden evenals voorgaande jaren voor de controle boekjaar 2020 vastgesteld op de wettelijke minimumeisen. Het "controleprotocol financiële productieverantwoording en WMO en Jeugdwet gemeente Brunssum 2020" worden als bijlage toegevoegd aan dit BBV. Hiermee wordt dan nadere duiding gegeven aan de rechtmatigheidseisen in de overeenkomsten tussen de gemeente Brunssum en de verschillende zorgaanbieders. - Straks in september wordt aan uw raad voorgelegd het Controleprotocol 2021. Dat is wenselijk omdat over 2021 het college zelf de rechtmatigheidsverklaring dient af te geven.

1 van 3

d. Opties en keuze De goedkeurings- en rapportagetoleranties kunnen strenger vastgesteld worden dan de wettelijke minimumeisen. In dat geval daalt de kans op een goedkeurende accountantsverklaring. Dit wordt dan ook niet aanbevolen. 4. Bijlagen Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2020 Controleprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet gemeente Brunssum 2020 Het college van burgemeester en wethouders,

Burgemeester

Secretaris

2 van 3

Raadsbesluit Gemeenteblad nr. : 2021/28 Afdeling : Financiën en control Registratiekenmerk : 1014850

De Raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2021/28; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 9 maart 2021, afdeling Financiën en control gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en de Controleverordening gemeente Brunssum; Besluit: Het Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2020 en het Controleprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet gemeente Brunssum 2020 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

De Raad voornoemd,

Voorzitter

griffier

3 van 3

1 Raadsvoorstel 28 (bijlage) Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2020.docx

Controleprotocol accountantscontrole op de jaarrekening 2020 van de gemeente Brunssum 1.

Inleiding

In overleg met de auditcommissie en op basis van de ervaringen, opgedaan met het controleprotocol van voorafgaande jaren, is dit controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2020 opgesteld. Dit protocol kan beschouwd worden als een toetsingskader aangaande de rechtmatigheidscontrole die door de externe accountant op de jaarrekening 2020 zal moeten worden uitgevoerd. Door dit controleprotocol wordt de accountantscontrole van de jaarrekening 2020 ondersteund door middel van nadere aanwijzingen van uw raad aan de externe accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Brunssum. Het controleprotocol 2020 is gebaseerd op de Kadernota Rechtmatigheid 2018 die is gepubliceerd door de commissie BBV (Besluit, Begroting en Verantwoording). De Commissie BBV geeft in deze kadernota zwaarwegende adviezen over de toepassing van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Voorgaand jaar was het Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2018 als bijlage opgenomen. Dit jaar is dit protocol geactualiseerd. Het Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2020 is als bijlage opgenomen.

Het normenkader en het overzicht van geldende wet- en regelgeving is geactualiseerd. 2.

Wettelijk kader

De gemeentewet (GW), artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad een of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de externe accountant kan uw raad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties en welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole moeten zijn. De auditcommissie heeft in samenwerking met de externe accountant hier invulling aan gegeven en verwoord in voorliggend controleprotocol. 3.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

Evenals in voorgaande jaren zijn de goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor het boekjaar 2020 vastgesteld op de wettelijke minimumeisen, te weten: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Fouten in de jaar1% rekening (%lasten) Onzekerheden in de  3% controle (%lasten)

Strekking accountantsverklaring Beperking Oordeelonthouding >1%<3% >3%<10%

 10 %

Afkeurend  3% -

De auditcommissie stelt aan uw raad voor als maatstaf voor de rapporteringstoleranties dat de externe accountant elke fout of onzekerheid  € 50.000,- en/of de fout of onzekerheid > 3 % van de uitgaven en inkomsten van betreffend programma rapporteert. 4.

De aanvullende te controleren rechtmatigheidscriteria

In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend, te weten: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium, het calculatie-criterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. In het kader van getrouwheidsonderzoek door de externe accountant wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming door de externe

Controleprotocol 2020

1

accountant over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal eveneens aandacht besteed moeten worden aan de onderstaande criteria, die in de volgende paragraaf nader zijn uitgewerkt: -

het begrotingscriterium; het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium (M&O-criterium); het voorwaarden criterium.

5.

Nadere uitwerking rechtmatigheidscriteria

5.1. Het begrotingscriterium Eventuele begrotingsoverschrijdingen in 2020 kunnen buiten het oordeel van de accountant gelaten worden als ze voldoen aan onderstaande criteria. Uitgangspunt hierbij is dat de begrotingsoverschrijdingen worden beoordeeld op programmaniveau. Begrotingsoverschrijdingen zijn onrechtmatig maar tellen niet mee voor het oordeel: a. b. c. d. e.

Begrotingsoverschrijdingen kleiner zijn dan € 50.000,-; Begrotingsoverschrijdingen het gevolg zijn van autonome ontwikkelingen; Begrotingsoverschrijdingen het gevolg zijn van verplichte uitgaven; Begrotingsoverschrijdingen het gevolg zijn van calamiteiten; Begrotingsoverschrijdingen het gevolg zijn van volledig onvoorziene situaties.

Onderstaande tabel is overgenomen uit de Kadernota rechtmatigheid 2018 die gepubliceerd is door de commissie BBV. De tabel geeft weer welke soorten begrotingsoverschrijdingen kunnen worden onderscheiden. Ook wordt aangegeven welke consequentie de begrotingsoverschrijding heeft voor het accountantsoordeel. Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende “soorten”begrotingsafwijkingen worden onderkend

Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel

Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, verordening) was gedefinieerd. Budgetoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden X gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak X blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. Budgetoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen.

Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen Controleprotocol 2020

Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel X

X

X

2

bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente ervoor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. - geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar - geconstateerd na verantwoordingsjaar

X X

Budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen of totaal geautoriseerd budget) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvingsen financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. - jaar van investeren - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren

X X

De overschrijdingen uit bovenstaande tabellen worden in de jaarrekening afzonderlijk toegelicht. 5.2 Het M&O-criterium In verschillende wetten waaraan de gemeente zich dient te houden, zijn bepalingen opgenomen die misbruik en oneigenlijk gebruik tegengaan. Daarnaast zijn ook in verschillende door de Raad vastgestelde verordeningen en besluiten criteria opgenomen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Voor bestaande procedures dient te worden getoetst door de externe accountant in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik zijn genomen. De interne controle zal de te controleren processen (zie bijlage 1) op M&O beleidsaspecten toetsen voor zover deze in de van toepassing zijnde wet- en regelgeving zijn opgenomen. Verder zijn in opdracht van uw raad een aantal algemene uitgangspunten door de auditcommissie geformuleerd die in het kader van M&O beleid toegepast zullen worden. Deze algemene uitgangspunten kunnen beschouwd worden als het overkoepelend M&O beleid van de gemeente Brunssum. De algemene uitgangspunten in het kader van M&O beleid luiden:  

Misbruik: indien sprake is van misbruik van voorzieningen dan dient te allen tijde terugvordering plaats te vinden, minimaal ter hoogte van het bedrag van de verstrekte voorziening, c.q. overgaan tot volledige invordering van de gederfde inkomsten. Oneigenlijk gebruik: indien sprake is van gedrag of handelen die niet stroken met de strekking en/of doelstelling van de regelgeving, dan is er sprake van oneigenlijk gebruik. De gemeente gaat dan over tot terugvordering van de verstrekking c.q. gaat over tot invordering van de gederfde inkomsten.

Door het college van B&W is een Nota integriteitbeleid gemeente Brunssum vastgesteld (nov. 2012) en de ‘Procedure voor het verrichten van een onderzoek bij een vermoeden van een misstand’.

Controleprotocol 2020

3

5.3 Het voorwaarden criterium Baten, lasten en balansmutaties door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de eigen gemeentelijke regelgeving. Door de Raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen (zie bijlage 1). Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets van de accountant in dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. De interne controle met betrekking tot de rechtmatigheid wordt jaarlijks uitgevoerd aan de hand van het intern controleplan dat in overleg met de accountant tot stand is gekomen. 6.

Reikwijdte accountantscontrole op rechtmatigheidstoetsing

De reikwijdte accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2020 is limitatief gericht op de naleving van: a. b. -

7.

de wettelijke kaders zoals die in kolom “wetgeving extern” zijn opgenomen in bijlage 1. Dit uitsluitend voor zover het de financiële rechtmatigheid c.q. directe financiële beheershandelingen betreft c.q. kunnen betreffen. De naleving van de volgende kaders: de programma begroting; de Financiële verordening gemeente Brunssum 2019 (ex. Art. 212 Gemeentewet) de Controleverordening gemeente Brunssum (ex art. 213 Gemeentewet) de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (ex. Art. 213a Gemeentewet) de naleving van de overige kaders zoals opgenomen in de kolom “wetgeving intern” in bijlage 1. Dit uitsluitend voor zover het de financiële rechtmatigheid c.q. directe financiële beheershandelingen betreft c.q. kunnen betreffen. Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2020

In 2015 werden de gemeenten en zorgaanbieders geconfronteerd met ingrijpende wijzigingen in de Wmo en de Jeugdwet als gevolg van de decentralisaties in het sociale domein. Dit heeft gezorgd voor vraagstukken op het gebied van rechtmatigheid, verantwoording en controle. Zorgaanbieders kregen te maken met individuele gemeenten of gemeenteregio’s. Om afzonderlijke productieverantwoordingen en controleverklaringen per gemeente te voorkomen is er in 2015 op landelijk niveau een controleprotocol opgesteld in samenwerking tussen het programma Informatievoorziening Sociaal Domein en deskundigen uit diverse brancheorganisaties en zorgaanbieders. De Nederlandse Beroepsgroep voor Accountantsorganisaties (NBA) heeft dit controleprotocol beoordeeld en aangegeven dat het uitvoerbaar is en voldoet aan de schrijfwijzer accountantsprotocollen. Voor 2020 is er ook een landelijk accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet opgesteld. Dit controleprotocol is gewijzigd ten opzichte van 2019. Dit landelijke protocol wordt door de raad vastgesteld als aanvulling op het controleprotocol van de gemeente Brunssum (zie bijlage 2). De zorgaanbieders zijn hiervan op de hoogte gesteld.

Controleprotocol 2020

4

1.

Bijlage: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole jaarrekening 2020.

Nummering Specifiek proces:

Wetgeving extern:

Regelgeving intern:

A

- Gemeentewet - Grondwet - Burgerlijk Wetboek - Provinciewet - Wet Markt en overheid (onderdeel van Mededing wet) - Wet BIBOB - Wet Openbaarheid Bestuur - Wet hergebruik van overheidsinformatie - Afdeling 6.1 Wet ruimtelijke ordening (Wro) planschade - Wet op het primaire Onderwijs, Wet op de expertisecentra, Wet op het voortgezet Onderwijs - Algemene wet Bestuursrecht - Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) - Wet Milieubeheer - Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken - Algemene verordening gegevensbescherming Wet ruimtelijke ordening, Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), Bouwbesluit 2012, Woningwet, Drank& Horecawet, Wet op de kansspelen, Leegstandswet Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

Financiële verordening gemeente Brunssum 2019 (ex. Art. 212 GW)

B

Algemeen

Leges Wabo

Controleverordening gem. Brunssum (ex. Art. 213 GW) Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (ex. Art. 213a GW) Controleprotocol, Intern controle plan (ACP) Procedureverordening planschadevergoeding Brunssum 2010 Verordening voorzieningen huisvesting Onderwijs Gemeente Brunssum 2015

Leges verordening 2020 en werken voor derden 2020 Nota transparante kostentoerekening 2018 Bouwverordening der gemeente Brunssum 2014 Welstandsnota Brunssum Brandbeveiligingsverordening 2013

C

Subsidies professionele instellingen

Algemene wet bestuursrecht

APV 2020 Kadernota subsidiebeleid gemeente Brunssum 2018-2020 Algemene subsidieverordening gemeente Brunssum 2018 en de subsidieregelingen 2018 Beleidsplan ISDBOL Raadsbesluit 10 sept 2013 (gem.bladnr. 2013/44):

Controleprotocol 2020

5

Aanvullende regelingen Muziekonderwijs (SMK): “en muziek en dansonderwijs, laatste instroom schooljaar 2016/2017 en lopend tot en met schooljaar 2019/2020 gefinancierd met de rijksgelden “Kinderen doen mee” D

Subsidies niet professionele instellingen en incidentele subsidies

Algemene wet bestuursrecht

Kadernota subsidiebeleid gemeente Brunssum 2018-2020. Algemene subsidieverordening gemeente Brunssum 2018.

E

WMO/jeugdhulp

WMO, Jeugdwet, Gemeentewet

Raadsinformatiebrief d.d. 3 november 2016, waarin is aangegeven de regeling niet te verlengen en de motie d.d. 12 juli 2016 daartoe niet uit te voeren, mede met verwijzing naar de subsidieregeling Stimulering Burgerkracht) Verordening Wet maatschappelijke ondersteuning Gemeente Brunssum 2020. Verordening Jeugdhulp gemeente Brunssum 2018. Beleidsregels Wmo gemeente Brunssum 2020. Nadere regels maatschappelijke ondersteuning gemeente Brunssum 2020. Nadere regels Jeugdhulp gemeente Brunssum 2018.

F

Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid

Ambtenarenwet, fiscale wetgeving, sociale verzekeringswetten, CAO gemeenten, Reisregeling binnenland, Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semiPublieke sector, Werkkostenregeling, Wet normalisering rechtspositie ambtenaren

Nadere regels Wmo opvang en beschermd wonen gemeente Brunssum 2017 Bezoldigingsverordening gemeente Brunssum Werktijdenregeling gemeente Brunssum 2005 Verordening rechtspositie raadsen commissieleden gemeente Brunssum 2019 Organisatiebesluit Gemeente Brunssum 2017 Meerdere arbeidsvoorwaarden c.q. rechtspositieregelingen van de gemeente Brunssum op overheid.nl te vinden

Controleprotocol 2020

6

G

Marktgelden/kermissen

Artikel 160 lid 1 onder h gemeentewet

Verordening marktgelden 2020 Afgesloten contracten

H

Verbonden partijen

I

Treasury

J

Leerlingenvervoer

K

Grondexploitatie

L M

Crediteuren Opbrengsten voorzieningen

N

Lijkbezorgingsrechten

O P

Debiteuren Kassa loket Burgerzaken

Q

R S

T

Besluit Begroting en Verantwoording, Wet gemeenschappelijke regelingen Burgerlijk Wetboek Wet financiering decentrale overheden Wet op het primaire Onderwijs, Wet op de expertisecentra, Wet op het voortgezet Onderwijs Gemeentewet, Algemene wet bestuursrecht, Afdeling 6.4 van de Wet ruimtelijke ordening (Grexwet). BBV.

Wet op de lijkbezorging

Gemeentewet, Wet BRP, Wet rechten Burgerlijke Stand (Legesbesluit akten van de Burgerlijke Stand), Paspoortwet (Besluit paspoortgelden), Wegenverkeerswet (reglement Rijbewijzen), Besluit optie en naturalisatiegelden 2002, Wet op justitiële en strafvorderlijke gegevens. Sisa, single information, single Besluit Accountantscontrole audit Decentrale Overheden (BADO); Wet gemeenschappelijke regelingen; Circulaire Sisa; Wet op het primaire Onderwijs; BDU Verkeer en vervoer; WSW; WWB; Bbz 2004; Participatiewet Mandaatregeling Gemeentewet Algemene wet bestuursrecht Aanbestedingen Aanbestedingswet 2012 Aanbestedingsbesluit, Gids Proportionaliteit, EU-aanbestedingsregels: Europese richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU Jaarrekening

Gemeentewet, BBV, Besluit

Controleprotocol 2020

Kermisvoorwaarden Betreffende gemeenschappelijke regelingen Betere Buren BV, Rd4 NV Treasurystatuut gemeente Brunssum 2020 Uitvoeringsregels leerlingenvervoer 2020 gemeente Brunssum Verordening op het beheer van het Grondbedrijf Evaluatie nota grondbeleid 2009 Budgetregeling Tarievenlijst verhuur 2020 Tarievenlijst zwembad 2020 Verordening lijkbezorgingsrechten 2020 Nota debiteurenbeleid 2020 Legesverordening 2020 en Werken voor derden 2020

Algemeen Mandaatbesluit gemeente Brunssum 2019 Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2020

Nota activabeleid 7

U

Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), Wet op het BTW compensatiefonds, Gemeenschappelijk Financieel toezichtkader Provincie Limburg Nota reserves en voorzieningen BBV

V W

Onderhoud gebouwen Inrichting Informatievoorziening

X

Inkomensvoorzieningen

Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten AVG ENSIA BIO Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Besluit van 17 april 2020, houdende tijdelijke regels omtrent bijstandsverlening aan zelfstandigen die financieel getroffen zijn door de gevolgen van de crisis in verband met COVID-19)

Controleprotocol 2020

Regeling kwijtschelding gemeentelijke belastingen Brunssum 2020

Nota reserves en voorzieningen 2016 Onderhoudsplannen Informatiebeveiligingsbeleid Privacy beleid

8

1 Raadsvoorstel 28 (bijlage) Controleprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet gemeente Brunssum 2020.pdf

Copro 20050D

ALGEMEEN ACCOUNTANTSPROTOCOL FINANCIËLE PRODUCTIEVERANTWOORDING WMO EN JEUGDWET 2020

Rol, positie en toekomstperspectief van dit protocol Dit landelijk accountantsprotocol is als tijdelijk hulpmiddel in 2015 geïntroduceerd om drie redenen: 1. De informatievoorziening bij en tussen gemeenten en aanbieders was niet op orde. 2. De veelheid van vereisten rond verantwoording en controle via lokale controleprotocollen leidde tot onwerkbare situaties voor zorgaanbieders en hun accountants waardoor gemeenten controleverklaringen te laat of geheel niet zouden krijgen. 3. De gemeentelijke accountant vraagt om het aantonen van de prestatielevering, wat lastig is voor gemeenten omdat zij niet zelf de ontvanger zijn van de dienstverlening. Het protocol biedt hierin houvast, al zou het niet het enige controlemiddel bij gemeenten moeten zijn. Het gewenste toekomstperspectief is dat de accountant geen rol vervult in de contractrelatie tussen gemeenten en aanbieders. De gewenste uitfasering van het gebruik van dit protocol zal in de praktijk gedifferentieerd en gefaseerd plaatsvinden. Accountants kunnen hierbij vanuit hun expertise ondersteunen.

Versie: 23 oktober 2020 Status: Definitief

Inhoud 1.

Preambule ....................................................................................................................................................... 3 1.1

Inkadering protocol ............................................................................................................................... 3

1.2

Gehanteerde uitgangspunten................................................................................................................ 3

1.3

Toepassingsscenario’s ........................................................................................................................... 4

1.4

Onderhoud en versiebeheer.................................................................................................................. 5

1.5

Belangrijke definities ............................................................................................................................. 5

2.

Verantwoordingsproces zorgaanbieder .......................................................................................................... 6

3.

Accountantsprotocol ....................................................................................................................................... 7 3.1

Inleiding ................................................................................................................................................. 7

3.2

Doelstelling controle.............................................................................................................................. 7

3.3

Controle-object ...................................................................................................................................... 7

3.4

Reikwijdte van de controle .................................................................................................................... 7

3.4.1

Financiële productieverantwoording ................................................................................................ 7

3.4.2

Financiële productieverantwoording per gemeente ........................................................................ 8

3.4.3

Te verstrekken andere documenten ................................................................................................. 8

3.5

Normen- en toetsingskader ................................................................................................................... 8

3.6

Uitwerking toetsingscriteria .................................................................................................................. 8

3.7

Materialiteit ......................................................................................................................................... 10

3.7.1

Vereist zekerheidsniveau ................................................................................................................ 10

3.7.2

Spreiding van werkzaamheden over alle gemeenten ..................................................................... 10

3.7.3

Toleranties financiële productieverantwoording op totaalniveau ................................................. 10

3.7.4

Rapportagetolerantie rapportage per gemeente ........................................................................... 11

3.8

Controle-aanpak .................................................................................................................................. 11

3.8.1

Algemeen ........................................................................................................................................ 11

3.8.2

Risicoanalyse ................................................................................................................................... 12

3.9

Evaluatie van onderkende afwijkingen en onzekerheden ................................................................... 12

3.10

Oordeelsvorming ................................................................................................................................. 12

3.10.1

Aangepast oordeel ...................................................................................................................... 12

3.10.2

Afwijkingen bij een gemeente: wel of geen aparte rapportage ................................................. 12

Bijlage I

Model financiële productieverantwoording ....................................................................................... 14

Bijlage II

Model goedkeurende controleverklaring ....................................................................................... 15

Bijlage III

Model rapport van bevindingen ..................................................................................................... 18

Bijlage IV

Definities en toelichting van gehanteerde begrippen .................................................................... 19

2

1. Preambule 1.1

Inkadering protocol

Het doel van dit protocol is een uniforme financiële productieverantwoording en accountantscontrole voor zorgaanbieders in het domein van de Wet Maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet (Jw). Dit protocol is voor het eerst toegepast voor het boekjaar 2015. Op basis van de evaluatie van de toepassing, zijn jaarlijks diverse aanpassingen verwerkt. Voor de toepassing van dit accountantsprotocol voor het boekjaar 2020 zijn eveneens enkele aanpassingen verwerkt. De (inhoudelijke) aanpassingen ten opzichte van het protocol 2018/2019 betreffen hoofdzakelijk: De toepassing van dit accountantsprotocol in de context van de gevolgen van Covid-19; Zie voor een nadere uitwerking paragraaf 1.2.2; De uitwerking van het toetsingscriterium ‘juistheid’ voor wat betreft het aspect ‘toewijzing’ (paragraaf 3.6) en de definitie daarvan (bijlage IV), mede op basis van de SDO-Notitie ‘Jeugdzorg en WMO, Controle van het recht op zorg’ van de NBA, dd. 3 juli 20201; Het onderhoud en versiebeheer dat is overgegaan van het Programma ISD naar het Ketenbureau i-Sociaal Domein dat onderdeel uitmaakt van VNG Realisatie (paragraaf 1.4).

Dit protocol richt zich op een uniforme financiële productieverantwoording voor de Wmo en Jeugdwet met bijbehorende accountantscontrole, via uniforme kaders voor: De formats voor de financiële productieverantwoording; De reikwijdte van de controle; Het algemene normen- en toetsingskader voor de controle; De hierbij te hanteren materialiteit en toleranties (betrouwbaarheid- en nauwkeurigheidseisen); De verantwoordingsdeadlines en accountantsproducten. Hiermee kunnen zorgaanbieders op eenduidige wijze financiële verantwoording afleggen over de productie Wmo en Jeugdwet. Deze verantwoording en de controle daarvan zijn gebaseerd op de vereisten van financiële rechtmatigheid voor de gemeenten. Dit betreft vier algemene aspecten die in elke contractrelatie tussen gemeenten en zorgaanbieders relevant zijn: Het recht op het verstrekken van zorg; De bepaling van de omvang van de zorg; De vereisten aan de declaratie; Het aantonen van de levering van zorg. Dit protocol geeft alleen een model voor een goedkeurende verklaring. De situatie kan zich voordoen dat de accountant geen goedkeurende controleverklaring bij de financiële productieverantwoording 2020 kan afgeven, dan wel via een of meer toelichtende paragrafen bepaalde aangelegenheden zal moeten benadrukken.

Het is aan de accountant om zijn controleverklaring dienovereenkomstig aan te passen, met inachtneming van de voorbeeldteksten van HRA III van de NBA.

1.2

Gehanteerde uitgangspunten

1.2.1 Algemeen Dit accountantsprotocol hanteert de volgende uitgangspunten: a. b. c.

Per zorgaanbieder een financiële productieverantwoording per domein (Wmo en Jeugdwet) op totaalniveau met een controleverklaring van de accountant per domein. Per gemeente een financiële productieverantwoording per domein, waarbij de accountant echter geen oordeel of controleverklaring geeft. Andere controle-informatie kan een individuele gemeente ontlenen aan: 1) De controlemaatregelen die de gemeente zelf reeds uitvoert of heeft uitgevoerd;

https://www.nba.nl/globalassets/themas/thema-publieke-sector/sdo/sdo-notitie-controle-recht-op-zorg-jeugd-enwmo.pdf 1

3

d.

e.

2) De toetsing van het totale registratie- en declaratieproces Wmo en Jeugdwet bij de zorgaanbieder door de accountant in het kader van zijn controle op de totaalverantwoording, waarbij het uitgangspunt is dat zorgaanbieders een eenduidig registratie- en declaratieproces hebben voor alle gemeenten ten aanzien van de Wmo en Jeugdwet; 3) Iedere gemeente wordt – ongeacht haar relatieve belang in de financiële verantwoording op totaalniveau – betrokken in de werkzaamheden van de accountant; 4) Een rapportage van bevindingen van de accountant in de uitzonderingssituatie dat door hem geconstateerde fouten en onzekerheden niet afdoende door de zorgaanbieder zijn gecorrigeerd/ toegelicht. De mate van zekerheid die gemeenten aan deze controle-informatie kunnen ontlenen, is afhankelijk van de lokale situatie. Gemeenten dienen zelf te evalueren in welke mate de toepassing van dit protocol en de hiervoor genoemde aspecten leiden tot de voor hen vereiste zekerheid over de financiële rechtmatigheid van de in het sociale domein bestede gelden. Deze evaluatie kan eventueel leiden tot additionele werkzaamheden.

Het algemene normen- en toetsingskader van dit protocol is gericht op vier algemene aspecten van financiële rechtmatigheid voor gemeenten: 1) Het recht op het verstrekken van zorg; 2) De bepaling van de omvang van de zorg; 3) De vereisten aan de declaratie; 4) Het aantonen van de levering van zorg. Anders gezegd, het normen- en toetsingskader van dit protocol richt zich op de voor gemeenten bekende eisen van recht (volgens de afgesproken voorwaarden), hoogte (volgens het afgesproken tarief) en duur (binnen de afgesproken termijnen). In uitzonderingssituaties kan een gemeente behoefte hebben aan aanvullende informatie, werkzaamheden of zekerheid. Deze eisen vanuit de gemeente (bijvoorbeeld gericht op een leveranciers-, doelmatigheids- of kwaliteitsbeoordeling) vallen buiten de reikwijdte van dit protocol.

1.2.2 Covid-19 De uitbraak van het Covid-19 virus in Nederland heeft vanaf maart 2020 belangrijke gevolgen voor de Wmo- en Jeugdwetproductie van zorgaanbieders. Deze gevolgen bestaan onder meer uit de uitval van vraag en aanbod, levering in andere vorm en/of wijzigingen in producten (bijvoorbeeld door omschakeling van groepsgerichte dagbesteding naar individuele begeleiding). Voor de controle op productie waarvan de levering vanwege de uitbraak van het Covid-19 virus in andere (dan reguliere) vorm, doch passend binnen de toewijzing heeft plaatsgevonden, is dit protocol aangepast. Dit geldt evenzeer voor productie waarbij de andere vorm niet past binnen de toewijzing. De hiermee samenhangende aanpassing van dit protocol zijn beperkt tot de definiëring van de begrippen ‘Verantwoorde en gedeclareerde productie’ en ‘Conversie van producten’ in bijlage IV bij dit protocol. Dit protocol is van toepassing op productie in andere vorm die past binnen de toewijzing én productie in andere vorm die niet past binnen de toewijzing (en de toestemming daarvoor schriftelijk aantoonbaar is). Dit protocol is niet van toepassing op de verantwoording van niet geleverde productie, continuïteitsbijdragen of de compensatie van meerkosten uit hoofde van Covid-19.

Voor het verantwoordingsjaar 2020 kunnen zich uit hoofde van Covid-19 risico’s (in verhoogde mate) voordoen die de accountant dient te betrekken in zijn risicoanalyse en controle-aanpak. Te denken valt aan (niet limitatief): Gedeclareerde en verantwoorde productie is (gedeeltelijk) niet geleverd; De levering in andere zorgvormen is niet gelegitimeerd middels (aanvullende of aangepaste) toewijzingen en/of afspraken. De accountant betrekt de Covid-19 gerelateerde risico’s van afwijkingen door fraude of fouten bij de toepassing van dit accountantsprotocol, in het bijzonder paragraaf 3.8.2 Risicoanalyse, in combinatie met paragraaf 3.6 Uitwerking toetsingscriteria.

1.3

Toepassingsscenario’s

De toepassing van dit accountantsprotocol en het format voor de financiële productieverantwoording is voor gemeenten, zorgaanbieders en hun accountants niet verplicht. Het protocol wordt breed gedragen door de 4

betrokken brancheorganisaties, is als vaktechnisch uitvoerbaar beoordeeld door de NBA werkgroep COPRO en biedt belangrijke mogelijkheden om administratieve lasten te beperken. Verdere vermindering van administratieve lasten is mogelijk indien gemeenten en zorgaanbieders afrekenen zonder nog gebruik te maken van een financiële productieverantwoording met controleverklaring. Dit kan alleen als de gemeente een eigen controle-aanpak heeft die de financiële productieverantwoording met controleverklaring overbodig maakt. Voor alle andere situaties wordt toepassing van dit protocol daarom door de betrokken brancheorganisaties sterk geadviseerd. Geadviseerd wordt om dit accountantsprotocol tevens te integreren in de contracten tussen zorgaanbieders en gemeenten, indien behoefte bestaat aan een jaarlijkse financiële verantwoording voorzien van controleverklaring. Het kan zijn dat zorgaanbieders, gemeenten en hun accountants dit accountantsprotocol niet of in gewijzigde vorm toepassen. Hierbij worden onder meer de volgende scenario’s onderscheiden: a. b.

c.

d.

e.

1.4

Voor de zorgaanbieders waarbij geen van de gemeenten een accountantscontrole voorschrijft, kan dit accountantsprotocol (inclusief het verantwoordingsformat) buiten beschouwing worden gelaten. Voor de zorgaanbieders waarbij één of meerdere gemeente(n) waaraan Wmo- en/of Jeugdwet is gedeclareerd om een accountantscontrole vragen van de verantwoorde productie Wmo en/of Jeugdwet, wordt geadviseerd dat zorgaanbieders, gemeenten en hun accountants dit accountantsprotocol zullen toepassen. Het is aan individuele partijen om dit in goed overleg ook te realiseren. Geadviseerd wordt dat partijen hierover tijdig in overleg treden. Voor de zorgaanbieders waarbij één of meerdere gemeenten geen accountantscontrole voorschrijven en andere gemeenten wel, handelt de zorgaanbieder als volgt. In de financiële productieverantwoording op totaalniveau per domein wordt alleen de productie Wmo en Jeugdwet verwerkt die betrekking heeft op de gemeenten die een accountantscontrole voorschrijven. De zorgaanbieder voegt aan de financiële productieverantwoording op totaalniveau per domein een overzicht toe van de gemeenten waarop de financiële productieverantwoording op totaalniveau per domein betrekking heeft. De accountant waarmerkt dit overzicht en verwijst ernaar in zijn controleverklaring (onderdeel ‘Overige aspecten – beperking in gebruik en verspreidingskring’).

Als één of meerdere gemeenten dit accountantsprotocol (nog) niet willen toepassen dan wel niet (geheel) toereikend achten in de context van bijvoorbeeld eerder gemaakte contractafspraken, dan wordt geadviseerd om dit accountantsprotocol en het bijbehorende verantwoordingsformat toch onverkort toe te passen en om met de betreffende gemeenten in gesprek te gaan. Dit kan eventueel leiden tot aanvullende informatie, werkzaamheden of zekerheid. Geadviseerd wordt om dergelijke aanvullingen tot een minimum te beperken door de noodzaak hiervan expliciet te evalueren tussen zorgaanbieder, gemeente(n) en de accountant. Zij vallen in ieder geval buiten de reikwijdte van dit protocol. Een andere oplossing kan zijn dat de gemeente haar verordeningen en/of contracten aanpast in de richting van het uniforme normen- en toetsingskader van dit protocol. In het uitzonderlijke geval dat de gemeente en de zorgaanbieder een afwijkend verantwoordingsformat en/of accountantsprotocol wensen te hanteren, is het van belang dat het betreffende accountantsprotocol vooraf aan de NBA werkgroep COPRO wordt voorgelegd. Geadviseerd wordt om ook dergelijke afwijkingen van dit protocol tot een minimum te beperken.

Onderhoud en versiebeheer

Het onderhoud van dit accountantsprotocol en het daarbij behorende verantwoordingsformat is overgedragen vanuit het Programma ISD aan het Ketenbureau i-Sociaal Domein dat onderdeel uitmaakt van VNG Realisatie. Jaarlijks zal vóór 1 september voorafgaand aan het volgende verslagjaar een geactualiseerde versie beschikbaar komen, waarin tot uiterlijk 1 december beperkte wijzigingen verwerkt kunnen worden op basis van bijvoorbeeld relevante actuele ontwikkelingen..

1.5

Belangrijke definities

In dit accountantsprotocol is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van begrippen die over het algemeen bekend zijn in de zorg-, gemeente- en accountantssector. Waar nodig zijn bijzondere begrippen in de tekst nader omschreven 5

of in een voetnoot gedefinieerd. Begrippen in dit protocol waarvan de uitleg van belang is voor een goed begrip van dit protocol als geheel, zijn nader gedefinieerd/ toegelicht in bijlage IV bij dit protocol. Dit betreft de volgende begrippen: Verantwoorde en gedeclareerde productie Conversie van producten Gemeente Toewijzing (Financiële) rechtmatigheid Onderhanden werk Zorg

2. Verantwoordingsproces zorgaanbieder De financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet van zorgaanbieders vormt het sluitstuk van het registratie- en declaratieproces van de gerealiseerde productie over het boekjaar2, inclusief de daarin begrepen controlemaatregelen van zorgaanbieders en gemeenten. De inhoud, vorm en procedure van de financiële productieverantwoording worden binnen de wettelijke kaders afgestemd en/of overeengekomen tussen zorgaanbieders en gemeenten. Dit accountantsprotocol is ontwikkeld met het gegeven dat de inhoud, vorm en procedures voor gemeenten en zorgaanbieders niettemin inhoudelijk veel overeenkomsten hebben en op grond daarvan generiek kunnen worden weergegeven.

Wie verantwoordt: De zorgaanbieder die zorg levert en declareert op basis van Wmo en/of Jeugdwet Wat wordt waar verantwoord: Financiële productieverantwoording (namens de zorgaanbieder rechtsgeldig ondertekend en gewaarmerkt door de accountant) op totaalniveau: Overzicht gemeenten waarop financiële productieverantwoording Wmo/Jeugdwet op totaalniveau betrekking heeft: Financiële productieverantwoording (namens de zorgaanbieder rechtsgeldig ondertekend en gewaarmerkt door de accountant) per gemeente: Controleverklaring bij (ondertekende en gewaarmerkte) financiële productieverantwoording op totaalniveau: Uitzonderingssituatie: Rapport van bevindingen : Indien van toepassing: Inhoudelijke productieverantwoording:

Bij alle gemeenten Bij alle gemeenten

Bij desbetreffende gemeente Bij alle gemeenten Bij desbetreffende gemeente Bij desbetreffende gemeente

Via de inhoud en verspreiding van de financiële productieverantwoording op totaalniveau en per gemeente en via de controleverklaring en een eventueel rapport van bevindingen van de accountant, mag niet ten onrechte concurrentiegevoelige en vertrouwelijke informatie worden gedeeld. Wanneer wordt verantwoord: De termijnen die gelden voor de indiening van de financiële productieverantwoording en de controle daarvan is gebaseerd op afspraken tussen zorgaanbieders en gemeenten. Voor zover hierover nog geen afspraken zijn gemaakt, worden de volgende termijnen als leidraad meegegeven: Financiële productieverantwoording: Vóór 1 maart van het jaar t + 1 (of zoveel eerder of later als met de gemeente(n) is afgestemd en/of overeengekomen). Controleverklaring: Vóór 1 april van het jaar t + 1 (of zoveel eerder of later als met de gemeente(n) is afgestemd en/of overeengekomen).

2 Een boekjaar wordt gelijk gesteld aan het kalenderjaar. Wanneer sprake is van zorgtrajecten die niet per einde van het boekjaar kunnen

worden afgesloten, geldt dat de financiële productieverantwoording tevens de financiële waarde van fictief afgesloten zorgtrajecten omvat die per 31 december onderhanden zijn.

6

3. Accountantsprotocol 3.1

Inleiding

Dit protocol is bedoeld voor de accountantscontrole van de financiële productieverantwoording van zorgaanbieders uit hoofde van de Wmo en/of Jeugdwet. Het protocol geeft zorgaanbieders, gemeenten en hun accountants duidelijkheid over de aard en reikwijdte van de controle en de daaraan te ontlenen zekerheid. Dit accountantsprotocol is geen kader voor alle uitzonderingssituaties die zich kunnen voordoen. In voorkomend geval dienen de betrokken partijen onderling afspraken te maken waarbij de strekking van dit protocol zoveel mogelijk wordt gevolgd. Het productieregistratie- en declaratieproces in het sociale domein wordt gekenmerkt door een diversiteit aan controlemaatregelen. Deze controlemaatregelen worden deels door de zorgaanbieder zelf uitgevoerd. De accountant van de zorgaanbieder evalueert de uitkomsten van deze controlemaatregelen voor zijn oordeelsvorming over de aard, timing en omvang van zijn eigen werkzaamheden. Daarnaast zullen gemeenten zelf de nodige controles uitvoeren, bijvoorbeeld op de kwaliteit van de productie of de juistheid van de ingediende declaraties. Deze vallen buiten de reikwijdte van dit protocol, maar zijn uiteraard voor de gemeente van belang in het kader van de controle van de financiële rechtmatigheid in het sociale domein.

3.2

Doelstelling controle

De doelstelling van de accountantscontrole is gericht op het verschaffen van zekerheid over de financiële productieverantwoording op totaalniveau per domein aan de zorgaanbieder en de gemeente. Het accountantsprotocol richt zich uitsluitend op de financiële productieverantwoording op totaalniveau per domein, waarbij wel rekening wordt gehouden met een spreiding van de controlewerkzaamheden over alle betrokken gemeenten. Het oordeel van de accountant richt zich echter op de productieverantwoording op totaalniveau. Hij geeft geen oordeel af over de afzonderlijke financiële productieverantwoordingen die de zorgaanbieder per gemeente indient. Wel brengt hij in uitzonderingsgevallen een rapport van bevindingen uit aan de individuele gemeenten.

3.3

Controle-object

Het controle-object bestaat uit de totaalbedragen Wmo respectievelijk Jeugdwet in de financiële productieverantwoordingen op totaalniveau per domein over het boekjaar 2020. Hierover geeft de accountant in zijn controleverklaringen een oordeel. De accountant waarmerkt de financiële productieverantwoording op totaalniveau per domein en neemt in dit waarmerk een verwijzing op naar de afgegeven controleverklaring (behorend bij de verklaring met datum/kenmerk ……). De financiële productieverantwoording(en) per domein per gemeente vormt/vormen geen object van controle. De accountant geeft hierover geen oordeel, maar behandelt deze overeenkomstig Standaard 720 (zie paragraaf 3.4.2). De accountant waarmerkt de financiële productieverantwoording(en) per gemeente uitsluitend ter identificatie. Op deze wijze kan de betreffende gemeente ervan op aan, dat de betreffende productieverantwoording onderdeel uitmaakt van de financiële productieverantwoording op totaalniveau.

3.4

Reikwijdte van de controle

3.4.1 Financiële productieverantwoording Onder meer de volgende financieringsvormen worden onderkend binnen het domein van de Wmo en Jeugdwet: Inputfinanciering op basis van P x Q Outputfinanciering op basis van P x Q Subsidiabele kosten Lumpsumbekostiging Specifieke financieringsvormen en/of correctieregels op de financiële waarde(n) van bovenstaande financieringsvormen3 3 Voor correctieregels kan gedacht worden aan niet voor financiering in aanmerking komende overproductie, substitutie van

productieafspraken, doelmatigheidscorrecties, etc.

7

3.4.2 Financiële productieverantwoording per gemeente Het accountantsprotocol richt zich op de financiële productieverantwoordingen op totaalniveau per domein. De financiële productieverantwoording(en) per gemeente vormt/vormen geen object van controle. De accountant behandelt de financiële productieverantwoording(en) per gemeente als andere informatie overeenkomstig Standaard 720. 3.4.3 Te verstrekken andere documenten Aan de gemeente te verstrekken andere documenten bij de financiële productieverantwoording per domein (bijvoorbeeld een inhoudelijk verslag) vallen buiten de reikwijdte van dit protocol en vormen geen controleobject van de accountant. De accountant geeft hier geen oordeel over.

3.5

Normen- en toetsingskader

De Wmo en de Jeugdwet vormen het wettelijk kader voor de uitvoering van de Wmo en de Jeugdwet door gemeenten, naast de verordeningen die de gemeenten zelf uitbrengen. Voor dit protocol gelden als basis de vier algemene aspecten (eisen) voor de financiële rechtmatigheid van gemeenten: Het recht op het verstrekken van zorg; De bepaling van de omvang van de zorg; De vereisten aan de declaratie; Het aantonen van de levering van zorg. Hierbij volgt het protocol de volgende redenering. De financiële rechtmatigheid van de bestedingen in het gemeentelijke sociale domein wordt bepaald door bovengenoemde wet- en regelgeving en de relevante bepalingen uit de overeenkomsten die gemeenten en zorgaanbieders met elkaar hebben afgesloten. In dit protocol zijn vier generieke toetsingscriteria ontwikkeld, die in paragraaf 3.6 zijn uitgewerkt. Zij vallen binnen de categorieën juistheid, rechtmatigheid en levering en dekken de voor gemeenten bekende eisen van recht, hoogte en duur af. Een en ander betekent dat de in deze paragraaf genoemde wet- en regelgeving voor dit protocol en de daarop gebaseerde controle uitsluitend relevant zijn voor zover de daarin opgenomen bepalingen de grondslag vormen voor de in de volgende paragraaf vermelde toetsingscriteria.

Van de accountant wordt niet verwacht dat hij de financiële productieverantwoording toetst aan alle bepalingen die zijn opgenomen in de hiervoor genoemde wet- en regelgeving. Dat doet hij uitsluitend indien en voor zover deze bepalingen zijn uitgewerkt in de toetsingscriteria van paragraaf 3.6. Indien in de wet- en regelgeving of de individuele overeenkomsten tussen gemeenten en zorgaanbieders bepalingen zijn opgenomen die verder gaan dan of afwijken van de toetsingscriteria van paragraaf 3.6, dan vallen deze uitdrukkelijk buiten de reikwijdte van het onderzoek en de verklaring van de accountant.

3.6

Uitwerking toetsingscriteria

Binnen de hierboven genoemde vier aspecten van het normenkader gelden voor de accountant de volgende toetsingscriteria. Zij betreffen de juistheid, financiële rechtmatigheid en levering: 1. 2. 3. 4.

Rekenkundige juistheid; Juistheid productie; Juistheid tarief; Levering productie4.

Deze toetsingscriteria zijn hieronder verder uitgewerkt. De uitwerking moet in samenhang gezien worden met paragraaf 3.8.2 die ingaat op de risicoanalyse van mogelijke afwijkingen inzake deze toetsingscriteria. Uit deze risicoanalyse kan ook blijken dat niet alle hieronder genoemde toetsingscriteria voor de financiële productieverantwoording van de betreffende zorgaanbieder relevant zijn. In dat geval hoeft de accountant deze niet in zijn controle op te nemen. Een voorbeeld hiervan is onderhanden werk, dat hoeft niet in elke contractsituatie voor te komen. 1. Rekenkundige juistheid 4 De term ’levering’ impliceert dat de verantwoorde productie tijdens de gecontroleerde periode heeft plaatsgevonden en betrekking heeft

op de zorgaanbieder.

8

-

Rekenkundige juistheid van de financiële productieverantwoording op totaalniveau per domein Rekenkundige aansluiting financiële productieverantwoording op totaalniveau per domein op de som van de totalen van de financiële productieverantwoordingen per gemeente per domein Rekenkundige aansluiting financiële productieverantwoording op totaalniveau per domein op het onderliggende registratiesystemen voor Wmo en Jeugdwet bij de zorgaanbieder, onderverdeeld naar gemeenten en producten

2. Juistheid productie Aanwezigheid geldige toewijzing en indien nodig5 verwijzing van huisarts, medisch specialist of jeugdarts De verantwoorde productie is op cliëntniveau niet hoger dan het maximum aan toegewezen zorg Het verantwoorde product komt overeen met het toegewezen product dan wel is volgens overeengekomen conversieregels afgeleid van het toegewezen product De productie is verantwoord aan de juiste gemeente6 Het onderhanden werk is juist berekend Geen verantwoording van productie die bij derden is gedeclareerd (onderaanneming) Onderbouwing van eventueel verantwoorde subsidiabele kosten7 Juistheid en volledigheid van verantwoorde correctie(s) 3. Juistheid tarief Het gehanteerde tarief is gelijk aan het tarief dat met de gemeente is overeengekomen blijkens het afgesloten contract of andere documentatie waaruit impliciet blijkt dat de gemeente met het gehanteerde tarief akkoord is. 4. Levering productie Algemene uitwerking: In het zorgproces zijn beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de verantwoorde zorg is geleverd. De accountant toetst of de zorgaanbieder in het zorgproces (in opzet en bestaan) beheersmaatregelen heeft getroffen die moeten borgen dat de met de cliënt overeengekomen zorg wordt geleverd.

De zorgaanbieder kan hier bijvoorbeeld invulling aan geven door bij een nieuw/ gewijzigd zorgaanbod de cliëntgegevens en het overeengekomen zorgaanbod op te nemen in de planning van zorgmedewerkers en toe te zien op de uitvoering van de planning. Verder wordt verwezen naar paragraaf 3.8 van dit protocol. Specifieke uitwerking naar het soort zorgaanbod: o Intramuraal gefinancierd zorgaanbod: Hier wordt de basis gevormd door de registratie van de aanwezigheid of toegestane afwezigheid cliënt. o Extramuraal gefinancierd zorgaanbod: Hier wordt de basis gevormd door AO/IC rondom zorgplanning, -registratie en –declaratie bij de zorgaanbieder. De registratie kan de vorm hebben van één of meerdere van de volgende varianten: ▪ directe tijdregistratie op basis van een tijdregistratieproces ▪ registratie van de planning op basis van een planningsregistratieproces ▪ registratie van zorgarrangementen op basis van een registratieproces van zorgarrangementen o Output gefinancierd zorgaanbod: Hier wordt de basis gevormd door de registratie van de productie/ prestaties op basis van een productieregistratie proces.

5 Gemeenten kunnen in geval van toegang tot de Jeugdhulp door verwijzing van een huisarts, medisch specialist of jeugdarts vereisen dat

ook de aanwezigheid van een geldige verwijzing van huisarts, medisch specialist of jeugdarts onderdeel vormt van de accountantscontrole omdat gemeenten in die gevallen niet over die verwijzing kunnen beschikken. Indien in de steekproef of deelwaarneming van de accountant (zie paragraaf 3.7.2) een productieregel wordt geselecteerd die onder de Jeugdwet valt, dan vormt de aanwezigheid in deze gevallen van een verwijzing van een huisarts, medisch specialist of jeugdarts een extra toetsingscriterium voor de accountant. 6 Primair is de toewijzing leidend voor de gemeente waaraan de zorg wordt gedeclareerd. Als de zorgaanbieder hiervan afwijkt, onderbouwt