Agendabundel
Tekst van het document
Bundel van de Informatieavond van 15 juni 2021
1 2
Opening Brunssum - Samen aan Zet Raadsvoorstel 11 Initiatiefvoorstel Brunssum - samen aan zet.pdf Vacaturetekst Buurtverbinders versie 2.pdf Adviesvoorstel Brunssum - Samen aan zet 3.3.pdf
3
Sluiting
2 Brunssum - Samen aan Zet 1 Raadsvoorstel 11 Initiatiefvoorstel Brunssum - samen aan zet.pdf
Initiatief raadsvoorstel Brunssum – samen aan zet Collegeverg. d.d. : Niet van toepassing Registratiekenmerk : Gemeentebladnr. : 2021/11 Afdeling : Griffie Behandeld ambt. : Miranda Hollemans Bereikbaar onder : 045-5278616 Behandelvoorstelnr. : Portefeuillehouder : Burgemeester W.J.F. van der Rijt - van der Kruis Onderwerp : Brunssum - samen aan zet’: grootschalige raadpleging Brunssumse gemeenschap Raadsverg. d.d. : 9 maart 2021 Uiterlijke datum : 9 maart 2021 Aan de raad, 1. Onderwerp Brunssum - samen aan zet: een grootschalige raadpleging van en voor de Brunssumse gemeenschap, vooruitlopend op een nieuwe raadsperiode. 2. Uitgangssituatie (WAAROM?) a. Aanleiding In Brunssum wordt gewerkt aan het intensiveren van burger - en overheidsparticipatie. Dat betekent dat wij als gemeente mét en voor de burger werken. In het meest ideale scenario en dat gebeurt inmiddels op tal van terreinen - wordt het initiatief genomen door de burger en de gemeente faciliteert. b. Huidige situatie/ probleemstelling We proberen de gemeenschap (zie figuur 1) al zo veel mogelijk bij de beleidsvorming te betrekken, maar constateren dat we als gemeente met ons huidige beleid soms toch nog te ver van de gemeenschap af staan. Daardoor kan in de gemeenschap het gevoel ontstaan dat men onvoldoende invloed heeft op zijn directe woon- en leefomgeving.
Soms voelt men zich onvoldoende betrokken, waardoor het draagvlak voor beleid en lokale initiatieven niet altijd voldoende is. Er is daarom behoefte aan vernieuwing, waardoor de betrokkenheid binnen onze gemeenschap vergroot wordt.
Pagina 1 van 8
figuur 1 3. Gewenste situatie a. Wat willen we bereiken? Het creëren van een platform1 voor de Brunssumse gemeenschap om na te denken over de belangrijkste thema’s en onderwerpen voor de komende vier jaren. De gemeente is hier nadrukkelijk één van de actoren in de gemeenschap. De gemeente wil met het platform en manier van werken de betrokkenheid van de belangrijkste actoren binnen Brunssum optimaliseren en daarmee invloed en resultaat bereiken. De gemeenschap activeren om waar mogelijk zelf verantwoordelijkheid te nemen en daar waar mogelijk of noodzakelijk als gemeente te ondersteunen of beleid te formuleren. In de gedachte van overheidsparticipatie, willen wij als gemeente niet de leiding nemen in het proces, maar dit proces vooral faciliteren en stimuleren. Het zijn de verschillende groepen in de samenleving, die in samenspraak met elkaar tot deze agenda komen. Insteek is om de gemeenschap meer te stimuleren én uiteindelijk samen met de gemeente de verantwoording te nemen. Ieder vanuit zijn eigen rol en positie. Met de gemeenschap bedoelen we het geheel van deze groepen uit de samenleving (zie figuur 1). Wij willen dit doen met een grootschalige gemeentelijke raadpleging ‘Brunssum - samen aan zet’, die plaatsvindt in het najaar van 2021; vóór de verkiezingen van 2022.
De opgehaalde thema’s en onderwerpen, waar de gemeentelijke overheid invloed op heeft, dienen als input voor het raads- en coalitieprogramma 2022-2026.
1 Met een platform wordt hier een samenwerkingsvorm bedoeld om in dialoog te blijven
met de belanghebbende partijen van de gemeenschap. Het doel is om of samen nieuw beleid te formuleren, om invloed uit te oefenen of om kennis op bepaalde gebieden te bundelen.
Pagina 2 van 8
b. Kaders 1. eerdere besluitvorming Initiatief raadsvoorstel Startnotitie Burgerinitiatieven in Brunssum (versie 2) gemeentebladnr. 2020/88. Daarnaast willen we de kanttekening maken dat alle inbreng, voorstellen en adviezen vanuit de gemeenschap die uitsluitend betrekking hebben op waterschappelijk, provinciaal, rijksbeleid en/of in strijd zijn met wetgeving en/of ziet op een klacht in de zin van hoofdstuk 9 Algemene wet bestuursrecht of bezwaar of beroep tegen een besluit van het gemeentebestuur in de zin van hoofdstuk 7 Algemene wet bestuursrecht, niet besproken zullen worden op de raadpleging. Deze voorstellen worden (indien mogelijk en niet in strijd met de wet) doorgestuurd naar de betreffende andere overheden. 2. traject tot dusverre In Brunssum is enige jaren geleden de raadswerkgroep Verbinden opgericht. Deze streeft twee doelen na: verbinding intern (tussen raad en college) en verbinding extern (tussen gemeente en burgers). Het initiatiefvoorstel dat wij nu aan u voorleggen is een uitwerking van externe verbinding en sluit aan op de startnotitie Burgerinitiatieven, zoals die 27 oktober 2020 is vastgesteld. Mogelijk wordt dit onderdeel van het nog vorm te geven breder beleidskader over de betrokkenheid van de gemeenschap. 3. Rol/ bevoegdheden Burgemeester W.J.F. van der Rijt - van der Kruis is portefeuillehouder.
Het betreft hier een niet wettelijke verplichting van de gemeenteraad. Vanuit de werkgroep Verbinden is dit initiatief naar voren gebracht, met als doel te komen tot initiatieven van en voor de Brunssumse gemeenschap en een politiek neutraal raadsprogramma. 4. algemene beleidskaders (landelijk/ provinciaal/ lokaal) Landelijk: Burgerparticipatie in brede vorm Provinciaal: Burgertop Provincie Limburg Lokaal: Werkgroep verbinden, coalitieprogramma ‘burger centraal’ 5. past het voorstel in de strategische visie/ relatie met programmabegroting en uitvoeringsagenda? Ja, dit initiatiefvoorstel is een wens van de raad om de burger centraal te stellen. Tevens betreft het een uitwerking van de op 27 oktober 2020 vastgestelde startnotitie Pagina 3 van 8
Burgerinitiatieven in Brunssum. Verder wordt verwezen naar: Programmabegroting: programma 1 (bestuur en burger) Strategische visie Brunssum 2025: Brunssum is er voor u, participatie pagina 9 visiedocument. 6. Financiële consequenties Kostenraming bedraagt €20.000,- euro, opgedeeld in: Fase 1: Publieke raadpleging Fase 2: Fysieke en/of digitale bijeenkomsten Fase 3: Werkgroepen in de gemeenschap
- €5.000 - €10.000 - €5.000
Hiervoor kan het budget van product 443800 bijdrage aan gezinnen en verenigingen, taakveld burgerparticipatie 612041 worden ingezet. Deze kostenraming beslaat het organiseren van één burgerraadpleging. Voor verdere toelichting bij de kostenraming, wordt naar het plan van aanpak verwezen (zie bijlage 1). Uit de evaluatie moet blijken of dit nadien iedere cyclus doorgezet zal worden. Als dat het geval is, dient er voor komende raadplegingen budget vrijgemaakt te worden. c. Argumenten en overwegingen 1. Huidige maatschappelijke ontwikkeling: Burgers en andere groepen binnen de gemeenschap willen vaker niet alleen meepraten, maar ook meedoen. De overheid moet niet meer voor haar gemeenschap denken, maar mensen zelf de ruimte geven en laten denken. Het is aan de gemeente om hierop vervolgens aan te sluiten (overheidsparticipatie). De behoefte hieraan bij de burger groeit. De gemeente hecht eraan de afstand tot de gemeenschap te verkleinen, wil graag weten wat er voor haar burgers belangrijk is en waar zij kan ondersteunen. 2. Bestuurlijke vernieuwing: We proberen de gemeenschap al zo veel mogelijk bij de beleidsvorming te betrekken, maar constateren dat we als gemeente met ons huidige beleid soms toch nog te ver af staan. Daardoor kan in de gemeenschap het gevoel ontstaan dat men onvoldoende invloed heeft op zijn directe woon- en leefomgeving.
Men voelt zich onvoldoende betrokken, waardoor het draagvlak voor beleid en lokale initiatieven niet altijd voldoende is. Er is daarom behoefte aan vernieuwing, waardoor de betrokkenheid binnen onze gemeenschap vergroot wordt. Dit betekent iets voor de rol van burgers en de andere groepen binnen de gemeenschap. Maar op haar beurt ook voor de gemeente, die ervoor dient te zorgen dat de gemeenschap Pagina 4 van 8
nog meer betrokken wordt bij de totstandkoming van het beleid, nog meer gehoord wordt bij het aandragen van ideeën. De gemeente dient hen hierbij waar mogelijk te faciliteren en stimuleren. Met het houden van deze raadpleging ‘Brunssum - samen aan zet’ worden de belangrijkste thema’s opgehaald bij de burgers en gemeenschap voor de komende vier jaar. Er dient politiek commitment te zijn dat de resultaten door álle groepen, en dus ook de gemeente zelf vastgesteld worden. Daar waar het thema’s en gebieden betreft waar de gemeentelijke overheid iets mee kan of invloed op kan uitoefenen, dient dit als basis voor de politieke agenda van de komende vier jaar. ‘Brunssum - samen aan zet’ raadpleegt belanghebbende partijen (raadpleging). Dit is anders dan het opvragen van opinie (opiniepeiling). d. Opties en keuze De voorkeur gaat uit naar een grootschalige gemeentelijke raadpleging ‘Brunssum - samen aan zet’, waarbij alle genoemde groepen worden betrokken. Los van politieke kleuren worden daarbij de belangrijkste thema’s opgehaald en naar voren gebracht. Om deze pilot te doen slagen, is het noodzakelijk dat alle groepen vanuit hun eigen rol en positie hun inbreng kunnen hebben, waarna de inbreng van al deze groepen wordt samengebracht. De inbreng van alle groepen dient gelijkwaardig te zijn.
Geadviseerd wordt om die reden in dit geval te kiezen voor de hoogste vorm van de twee scenario’s uit de startnotitie Burgerinitiatieven in Brunssum, nl. scenario 3 ‘stimuleren, faciliteren en loslaten’. Hierbij dient ook te worden opgemerkt, dat ‘de burger’ verschillende rollen in de gemeenschap vervult (ondernemer, verenigingsbestuur, onderwijs etc.). De provincie Limburg liet eerder een soortgelijke raadpleging (genaamd Burgertop) organiseren en werd hierbij begeleid door het bureau Top-Onderzoek. Top-Onderzoek heeft zeer veel ervaring op het gebied van burger- en overheidsparticipatie en met het instrument Burgertop/raadpleging specifiek. Dat maakt Top-Onderzoek tot een unieke partij. Voorgesteld wordt daarom voor de uitvoering en organisatie van de raadpleging ‘Brunssum Samen aan zet’ gebruik te maken van het bureau Top-Onderzoek. Het gaat dan om: Het instellen van een projectgroep, het voorzitten daarvan en daadwerkelijk organiseren van de raadpleging ‘Brunssum - samen aan zet’; Het betrekken en selecteren van groepen uit de gemeenschap (representativiteit van belang), de operationele communicatie-activiteiten richting deelnemers, benodigde sociale media inzet en de borging van het resultaat met fysieke burgerpanels en evaluatie van het proces. Aansturing van de projectgroep raadpleging ‘Brunssum - samen aan zet’ zal door de werkgroep Verbinden worden gedaan.
De werkgroep Verbinden is tevens verantwoordelijk voor de eindevaluatie en het vervolgtraject met de uitkomsten van de raadpleging. De politiek bestuurlijke procesadvisering en ondersteuning vanuit de griffie blijft geborgd. Voor een verdere uitwerking van dit traject wordt verwezen naar bijgevoegd Plan van aanpak. Pagina 5 van 8
Het doel is om tot een beweging en daarmee een platform te komen, waarin op grondige wijze de gemeenschap van Brunssum wordt geraadpleegd en geactiveerd. Ten behoeve van verwachtingenmanagement worden door de werkgroep Verbinden kaders en grenzen meegegeven ten aanzien van de onderwerpen waarover de gemeentelijke overheid beslissingen kan nemen en/of beleid over kan maken in de komende vier jaar. Thema’s en onderwerpen waar de gemeentelijke overheid dat niet bij kan, worden door andere actoren opgepakt. Waarbij de gemeente wel de faciliterende rol kan vervullen. Op deze manier wordt beoogd om een vervolgtraject na de raadpleging effectief te kunnen waarborgen.
4. Bijlagen 1 van 1: Plan van aanpak
Pagina 6 van 8
Raadsbesluit Gemeentebladnummer
: 2021/11
Afdeling
: Griffie
Registratiekenmerk
:
De Raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2021/11;
gelezen het voorstel van de werkgroep Verbinden d.d. 4 februari 2021, gelet op het bepaalde in de startnotitie Burgerinitiatieven, zoals die 27 oktober 2020 is vastgesteld;
Besluit: 1. een grootschalige gemeentelijke raadpleging ‘Brunssum - samen aan zet’ in Brunssum te laten starten om de burger en gemeenschap meer bij de beleidsvorming te betrekken; 2. Het bijgevoegde plan van aanpak vast te stellen, met daarin de volgende hoofdpunten: o De werkgroep Verbinden en het bureau Top-Onderzoek opdracht te geven voor de voorbereiding en uitvoering van de Burgertop, waarbij de werkgroep de raad uiterlijk maart 2021 informeert met een definitief plan van aanpak met tijdspad en waarin nadrukkelijk aandacht is voor het communicatieve aspect; o Vast te stellen dat alle inbreng, voorstellen en adviezen vanuit de gemeenschap die uitsluitend betrekking hebben op waterschappelijk, provinciaal, rijksbeleid en/of in strijd zijn met wetgeving en/of ziet op een klacht in de zin van hoofdstuk 9 Algemene wet bestuursrecht of bezwaar of beroep tegen een besluit van het gemeentebestuur in de zin van hoofdstuk 7 Algemene wet bestuursrecht niet besproken zullen worden op de burgerraadpleging, maar dat deze voorstellen (indien mogelijk) worden doorgestuurd naar de betreffende andere overheden; o Vast te stellen dat alle deelnemers aan de raadpleging ‘Brunssum - samen aan zet’ (regelmatig) op de hoogte gehouden worden van het proces; o Vast te stellen dat alle inbreng wordt geïnventariseerd en ter vaststelling zal worden aangeboden aan de gemeenteraad, de burgemeester en
aan alle lijsttrekkers van de verkiezingen van 2022; o Vast te stellen dat bovengenoemd stuk als basis dient voor de bespreking van het raadsprogramma 2022-2026; Pagina 7 van 8
o Een evaluatie van de raadpleging ‘Brunssum - samen aan zet’ onderdeel is van het voorstel en dat op basis van deze evaluatie wordt besloten om dit instrument wel/niet toe te voegen aan de cyclus; 3. In te stemmen met een bedrag van maximaal 20.000 euro ter uitvoering van deze raadpleging ‘Brunssum - samen aan zet’. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van
De Raad voornoemd,
Voorzitter
griffier
Pagina 8 van 8
1 Vacaturetekst Buurtverbinders versie 2.pdf
Gezocht: buurtverbinders die weten wat er speelt We hebben allemaal wel een idee over wat er fijn is aan het leven in Brunssum, maar ook van wat er beter kan. Met het project Brunssum – Samen aan zet verbinden we Brunssumse ideeën aan Brunssumse uitvoerders en zoeken we uit waar het gesprek in Brunssum nu écht over gaat. Wat leeft er in de Brunssumse wijken? Waar zouden we echt mee aan de slag moeten en hoe zorgen we ervoor dat jij als Brunssumer de ingrediënten hebt om van jouw idee voor Brunssum een succes te maken? Het basis ingrediënt voor dit project is de Buurtverbinder. De smaakmaker die precies proeft wat er in zijn of haar wijk speelt. De verbindende schakel tussen de ideeënrijke Brunssumer en de vindingrijke uitvoering. Hoe ziet een buurtverbinder eruit? Als buurtverbinder ben je de oren en ogen in jouw buurt. Je weet welke mensen staan te trappelen om de handen uit de mouwen te steken voor ideeën die Brunssum helpen groeien en bloeien. Je brengt die mensen bij elkaar en hun ideeën aan tafel bij de projectgroep. Je zorgt er zo voor dat de verhalen die leven in de wijk worden gehoord en helpt Brunssumers de stap te maken van idee naar uitvoering. Ook de projectgroep is hierbij een steuntje in je rug. Een echte buurtverbinder is verder:
Een echte Brunssum liefhebber: heeft het beste met Brunssum voor, ziet kansen voor groei en verbetering van het leven in Brunssum en woont of werkt in Brunssum Onafhankelijk: ziet in dit project voordelen en waarde voor iedereen, niet alleen voor zichzelf of maar een kleine groep. Is niet actief in de politiek. Mensenkenner: weet de Brunssumer met ideeën te vinden en weet hoe je de Brunssumer enthousiast krijgt
Jij bent aan zet Als jij je in bovenstaande beschrijving herkent dan nodigen we je uit om deel uit te maken van de Buurtverbinders. We vragen je dit jaar zo’n zes keer mee te denken over het project ‘Brunssum – Samen aan zet’, samen met andere Buurtverbinders. Straks liefst ‘in het echt’, maar voor nu eerst digitaal. De eerste bijeenkomst is in juni, samen maken we dan een goede start zodat de Buurtverbinders straks zelf verder kunnen groeien. Kom jij als Buurtverbinder het verschil maken? Stuur dan een bericht naar samenaanzet@brunssum.nl, dan nemen wij snel contact met je op!
1 Adviesvoorstel Brunssum - Samen aan zet 3.3.pdf
Adviesvoorstel Gemeente Brunssum Brunssum - Samen aan zet Versie 2
19 mei 2021
Inhoudsopgave 1.
Aanleiding........................................................................................................................................3
2.
Probleemstelling..............................................................................................................................3
3.
Onderzoeksdoel...............................................................................................................................4
4.
(Gewenst) resultaat.........................................................................................................................5 Kennisoverdracht ................................................................................................................................5 Platformfunctie (continue dialoog) .....................................................................................................5 Voorbeeldfunctie.................................................................................................................................5
5.
Brunssum – Samen aan zet .............................................................................................................7
6.
Doelgroepen....................................................................................................................................8
7.
Organisatievorm ‘Samen aan zet’....................................................................................................9
8.
Plan van aanpak.............................................................................................................................12 8.0 Voorbereidingsfase......................................................................................................................13 8.0.1 Opzetten organisatievorm....................................................................................................13 8.0.2 Communicatie gemeenteraad ..............................................................................................13 8.0.3 Opzetten van de basisstructuur ...........................................................................................13 8.1 Publiek maken .............................................................................................................................14 8.1.1 Vaststellen wijze van communicatie ....................................................................................14 8.1.2 Free publicity (persbericht / PR)...........................................................................................14 8.1.3 Activeringscampagne: verbinden op inhoud........................................................................15 8.1.4 Gerichte vooraankondiging ..................................................................................................15 8.2 Publieke raadpleging
...................................................................................................................16 8.2.1 Vaststellen onderzoeksmethode..........................................................................................16 8.2.1.1 Via open inschrijving (url)..................................................................................................17 8.2.1.3 Via TipBrunssum................................................................................................................17 8.2.1.4 Via Facebook/Instagram-campagne..................................................................................18 8.2.2 Opstellen vragenlijst.............................................................................................................18 8.2.2.1 Kader gemeenteraad .........................................................................................................19 8.2.3 Veldwerk...............................................................................................................................19 8.2.4 Tussenrapportage thema's (tips)..........................................................................................19 8.3 Activeren deelnemers .................................................................................................................20 8.3.1 Vaststellen grootte & verdeling werksessie
.........................................................................20 8.3.2 Vaststellen opbouw sessie raadpleging................................................................................20 8.3.3. Uitnodigen ...........................................................................................................................20 1
8.4 Werksessie...................................................................................................................................21 8.4.1 Vaststellen werkwijze ...........................................................................................................21 8.4.2 Communicatie tijdens werksessie ........................................................................................22 8.4.3 Gastspreker en moderatoren ...............................................................................................22 8.5 Duiden, evalueren en terugkoppelen..........................................................................................23 8.5.1 Duiden resultaten.................................................................................................................23 8.5.2 Evaluatie ...............................................................................................................................23 8.5.3 Terugkoppeling.....................................................................................................................23 8.6 Vervolg en waarborging ..............................................................................................................24 8.6.1.
Afstemmen behandeling resultaten....................................................................................24 8.6.2 Afstemmen vervolg ..............................................................................................................24 8.6.3 Afstemmen waarborging......................................................................................................24 9.
Kritische succesfactoren................................................................................................................25
10.
Investering.................................................................................................................................26
11.
Wijze van aanlevering................................................................................................................27
12.
Projectteam ...............................................................................................................................27
13.
Toponderzoek............................................................................................................................28
2
1. Aanleiding Gemeenteraad Brunssum wenst meer betrokkenheid van en mét de gemeenschap Binnen de gemeente Brunssum worden inwoners1 betrokken bij de beleidsvorming van het gemeentelijk beleid. Dit noemen we ook wel burgerparticipatie. Momenteel gebeurt dit op tal van terreinen, waarbij inwoners steeds meer het initiatief nemen en de gemeente Brunssum een faciliterende rol inneemt. Dit laatste wordt overheidsparticipatie genoemd; de gemeente Brunssum doet mee met initiatieven van de gemeenschap. Het stimuleren van burgerparticipatie én overheidsparticipatie in de gemeente Brunssum is met name neergelegd bij de werkgroep Verbinden. De werkgroep Verbinden streeft twee doelen na. Enerzijds is dat de stimulering van de interne verbinding binnen de Brunssumse politiek (gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie). Anderzijds is het doel het stimuleren van de externe verbinding tussen de gemeente en burgers (gemeenschap). De werkgroep Verbinden (zie ook hoofdstuk 7) is initiatiefnemer van de startnotitie Burgerinitiatieven. Unaniem is dit (gemeenschaps)initiatief geaccordeerd door de gemeenteraad onder de werktitel ‘Brunssum – Samen aan zet’. Brunssum – Samen aan zet betreft een experiment voor activering van de Brunssumse gemeenschap
2. Probleemstelling “We proberen de gemeenschap al zo veel mogelijk bij de beleidsvorming te betrekken, maar constateren dat we als gemeente met ons huidige beleid soms toch nog te ver van de gemeenschap af staan. Daardoor kan in de gemeenschap het gevoel ontstaan dat men onvoldoende invloed heeft op zijn directe woon- en leefomgeving. Soms voelt men zich onvoldoende betrokken, waardoor het draagvlak voor beleid en lokale initiatieven niet altijd voldoende is. Er is daarom behoefte aan vernieuwing, waardoor de betrokkenheid binnen onze gemeenschap vergroot wordt.” > initiatief raadsvoorstel Brunssum (citaat)
1 Dit is inclusief belanghebbende partijen (zie ook hoofdstuk 5).
3
3. Onderzoeksdoel Maak een gemeenschappelijke agenda die we met zijn allen (kunnen) onderschrijven én willen uitvoeren Het primaire doel van ‘Brunssum – Samen aan zet’ is (gemeenschaps)initiatieven ophalen voor een gemeenschappelijk programma. Dit betekent dat gezamenlijk met de gemeenschap, waartoe de gemeente onderdeel van uitmaakt, een maatschappelijke agenda wordt opgesteld. Secondaire doelen van ‘Brunssum – Samen aan zet’ zijn: 1. 2. 3. 4.
Het verbeteren van de relatie met de belanghebbende partijen in de gemeenschap, waaronder de relatie burger en bestuur (weten we elkaar te vinden?) Het vergroten van draagvlak in de gemeenschap voor beleid (wordt iedereen betrokken?) Het verhogen van de kwaliteit van beleid en uitvoeringsbesluiten (doen we de juiste dingen?) Het verbeteren en versterken van de overheidsparticipatie (welke rol neemt elke partij in?)
Onlangs heeft Brunssum drie scenario’s uitgewerkt rondom participatie. ‘Brunssum – Samen aan zet’ valt onder de gedachtegang van scenario 3, wetende dat (sommige) partijen in de gemeenschap handelen aan de hand van scenario 2 (figuur 1).
Scenario 2: “Reguleren en regievoeren” Omdat de basis voor burgerparticipatie (vol)staat, moeten we ervoor gaan zorgen dat het werkt. In dit scenario nemen we als gemeente daarover de regie. We zorgen ervoor dat de regelingen worden geactualiseerd en nog beter aansluiten op de behoefte van de burgers.
Scenario 3: “Stimuleren, faciliteren en loslaten” Ondanks dat de basis staat bestaat er een latente behoefte om burgers breder maar vooral actiever te betrekken. In dit scenario betreden we alle treden van de participatieladder namelijk de burger te raadplegen, te informeren en te laten adviseren en daarna samen, op basis van hun behoefte, aan de slag te gaan met als basis: eigen initiatief. Dat heeft vanuit de overheidsparticipatieladder gezien dan ook het streven om eerst te stimuleren, goed te faciliteren en daarna over te dragen (loslaten).
Figuur 1: Van scenario 2 naar 3
Aan Toponderzoek is gevraagd om een plan van aanpak uit te brengen om het project Brunssum – Samen aan zet te begeleiden en organiseren.
4
4. (Gewenst) resultaat Het project ‘Brunssum – Samen aan zet’ draagt bij aan de doelen door: kennisoverdracht, platformfunctie en voorbeeldfunctie. Bij het (gewenst) resultaat is leidend:
Alle Brunssumenaren te vragen om mee te doen. Ook mensen die hier normaliter verder vanaf staan; Te organiseren met en door mensen in de Brunssumse samenleving, afkomstig uit de belanghebbende partijen (gemeenschap); Nieuwe ideeën (voorstellen), afkomstig uit de haarvaten van de samenleving, te verzamelen in een publieke raadpleging die uiteindelijk als voedingsbron dient voor de verschillende werksessies en projectgroepen; Aanhaking te zoeken bij reeds bestaande initiatieven; Te werken met een communicatieplan om het bereik en betrokkenheid en ook de transparantie zo groot mogelijk te doen laten zijn; Het experiment te documenteren en te evalueren, m.a.w. wat leren we van deze aanpak?
Kennisoverdracht Ophalen welke maatschappelijke onderwerpen van belang zijn voor de Brunssumenaren (gemeenschap). – Resultaat project: minimaal drie thema’s die maatschappelijk gedragen worden voor verdere uitwerking Het opleveren van een aantal uitgewerkte (initiatief)voorstellen voor een beter leef- en woonklimaat die samen zijn opgesteld. – Resultaat project: per thema minimaal één (initiatief)voorstel, gedragen uit de gemeenschap
Platformfunctie (continue dialoog) Het creëren van een platform voor de Brunssumse gemeenschap om na te denken over de belangrijkste thema’s en onderwerpen voor de komende vier jaar. Daarbij experimenteren om te komen tot (andere vormen van) duurzame participatie en samenwerkingen van belanghebbende partijen – Resultaat project: een werkvorm voor het vormen van de continue dialoog met daarbij een evaluatie over de plus- en kluspunten. Inzicht krijgen in wat organisatorisch nodig is om deze betrokkenheid van een duurzaam karakter te laten zijn. Borging in bijvoorbeeld het opzetten van een werkgroep ‘Buurtverbinders’ (zie ook hoofdstuk 7). – Resultaat project: een uitvoeringsorganisatie opgezet onder de werktitel Buurtverbinders.
Voorbeeldfunctie Meer mensen en belanghebbende partijen betrekken bij onderwerpen die van belang zijn voor de Brunssumse gemeenschap; – Resultaat project: minimaal 1.000 deelnemers bij de publieke raadpleging en 500 deelnemers bij de werksessie(s).
5
Het ophalen van (groepen) personen, die bereid zijn om (initiatief)voorstellen verder uit te werken – Resultaat project: per opgehaald thema minimaal één projectgroep opgezet vanuit de gemeenschap. Het eindproduct is het aanbieden van een document, opgesteld door de gemeenschap, aan de gemeenschap en de gemeenteraad, waarbij het resultaat van het project per onderdeel (‘kennisoverdracht’, ‘platformfunctie’ en ‘voorbeeldfunctie’) wordt benoemd. Het betreft de agenda en uitvoeringsprogramma van de gemeenschap Brunssum.
6
5. Brunssum – Samen aan zet Samen agenderen, definiëren en uitvoeren Het project ‘Brunssum – Samen aan zet’ geeft de gemeenschap in Brunssum een stem. Dit gebeurt aan de hand van drie stappen. Het accent ligt continu op ‘Samen’. Voor en door de gemeenschap (figuur 2).
1 Publieke raadpleging (Samen agenderen)
Gemeenschap Brunssum: Samen aan Zet
3 Projectgroep(en) (Samen uitvoeren)
2 Werksessie (Samen acties definieren)
Figuur 2: Brunssum - Samen aan zet (het betreft werktitels; namen kunnen lopende het project worden aangepast)
Samen met de gemeenschap worden de drie stappen doorlopen. Eerst wordt de maatschappelijke agenda opgehaald via een publieke raadpleging. Daarna wordt invulling gegeven aan de agenda en vertaald in acties door middel van een werksessie. Tot slot worden de acties gezamenlijk uitgevoerd in nieuw op te starten projectgroepen. Het organiseren van het initiatief ‘Samen aan zet’ kent diverse voorbeelden, waaronder de provinciale Burgertop Limburg (2018)2. Voor de gemeente Brunssum is het project een uniek experiment. Dat betekent dat de uitkomst niet op voorhand is te regisseren of te sturen. We gaan leren of we de Brunssumse gemeenschap (los van diegenen die hier professioneel en/of politiek mee bezig zijn) kunnen interesseren in maatschappelijke onderwerpen en issues. Sterker nog, we gaan leren of deze vorm van participatie en inbreng kan leiden tot een duurzame samenwerking (lees: continue dialoog) tussen de gemeente en andere belanghebbende partijen.
2 Toponderzoek was voorzitter van het organiserend comité.
7
6. Doelgroepen Het project draait om de gemeenschap Het project ‘Brunssum – Samen aan zet’ wordt vanuit de gemeenschap georganiseerd. De gemeenschap kent meerdere belanghebbende partijen (figuur 3).
Inwoners Alle inwoners van de gemeente Brunssum. Overheid Betreft de gemeente Brunssum, de politiek en aanverwante semioverheidsinstanties, zoals woningcorporaties Ondernemers Hieronder vallen alle bedrijven en ondernemersverenigingen. Onderwijs & innovaties Denk aan scholen, de bibliotheek en andere kenniscentra. Vrijwilligers & maatschappelijke organisaties In deze groep valt het verenigingsleven, culturele instellingen en de gezondheidszorg. Media & communicatie Lokale media en mediaplatforms.
Figuur 3: Gemeenschap van Brunssum: meerdere belanghebbende partijen, waaronder de overheid (gemeente)
Sommige personen kunnen onder meerdere belanghebbende partijen vallen. Denk aan een burger, die ook een ondernemer is. Door ze apart te benoemen én te benaderen, wordt gewaakt dat alle belanghebbende partijen een stem krijgen. 8
7. Organisatievorm ‘Samen aan zet’ Communiceer met de gemeenschap via Buurtverbinders. Om de gemeenschap ook daadwerkelijk een stem te geven in het project ‘Samen aan zet’, wordt de werkgroep Buurtverbinders (vanuit de samenleving!) opgericht. Buurtverbinders zijn de voelsprieten richting de gemeenschap. Aan hen wordt gevraagd om mee te denken over het activeren van de verschillende belanghebbende groepen (gemeenschap) en over het bereiken van unusual suspects. Buurtverbinders zijn deelnemers van de belanghebbende partijen in de gemeenschap. De werkgroep Verbinden komt met een voorstel namen, waarna ze actief worden benaderd. Een buurtverbinder heeft affiniteit met Brunssum, is onafhankelijk (algemeen belang boven eigen belang) en is in staat om een groep deelnemers te mobiliseren. Toponderzoek faciliteert de bijeenkomsten van de Buurtverbinders – als secretaris/facilitator. De notulen (actielijst) wordt gedeeld met werkgroep Verbinden. Inzet is om begin mei de Buurtverbinders uit te nodigen. Uit de groep wordt een voorzitter gekozen.
Uitvoeringscommissie Samen Naast de werkgroep met Buurtverbinders wordt er ook de uitvoeringscommissie Samen opgericht. Uitvoeringscommissie Samen beoogt tussen de gemeente en de gemeenschap in te staan en houdt zich bezig met de coördinatie en uitvoering van Brunssum – Samen aan zet. De volgende partijen maken onderdeel uit van de uitvoeringscommissie Samen:
Toponderzoek, 2 contactpersonen Communicatieadviseur gemeente Brunssum Medewerker griffie gemeente Brunssum
Door een overleg tussen uitvoerende commissie Samen en werkgroep Verbinden wordt gedurende het project voeling met elkaar gehouden, zodat eenieder op de hoogte wordt gehouden van de vorderingen en inzichten. Juist het samenspel maakt ‘Brunssum – Samen aan zet’ (figuur 4).
9
Uitvoerende commissie ‘Samen’ Werkgroep Buurtverbinders
Gemeenteraad
Werkgroep ‘Verbinden’
hap
sc een
m Ge
10
Werkgroep Buurtverbi nders
Werkgroep Verbinden
Uitvoerende commissie Samen
Gemeenteraad
Taken binnen Brunssum aan zet D voelsprieten van de samenleving en activator van unusual suspects (ambassadeurs) van Brunssum – samen aan zet. Taken: Het benaderen en activeren van de gemeenschap Het enthousiasmeren en activeren van de gemeenschap (Activerings) rol gedurende werksessie en projectgroep
Werkgroep van raadsleden en griffiemedewerkers ter versterking van de interne en externe verbinding omtrent participatie. Taken: Adviseren uitvoerende commissie Samen Controleren uitvoerende commissie Samen Borging resultaten binnen de Brunssumse politiek Dit is een onafhankelijke commissie die beoogd tussen de gemeente en de gemeenschap te staan. Taken: Organisatie Brunssum – samen aan zet Coördinatie totale project Communicatie Secretariële ondersteuning
Taken: Openstaan voor burger- en overheidsparticipatie Behandelen gemeenschapsinitiatieven in raadsvergaderingen. Tabel 1: Organisatievorm ‘Brunssum – Samen aan zet’
Deelnemers Activators van de gemeenschap Ambassadeur inwoners Ambassadeur ondernemers Ambassadeur overheid Ambassadeur onderwijs & innovatie Ambassadeur vrijwilliger & maatschappelijke organisaties Ambassadeur media & communicatie Onafhankelijke voorzitter Secretaris/facilitator (Toponderzoek) Leden van de huidige werkgroep verbinden, bestaand uit raadsleden, griffie en leden van het college.
Overleg Elke 2 maanden
Projectorganisatie met als trekker Toponderzoek, bestaand uit: Toponderzoek, 2 contactpersonen Communicatieadviseur gemeente Brunssum Medewerker griffie gemeente Brunssum
Elke 2 weken
Leden gemeenteraad
Maandelijk s
Bepaalt werkgroep
11
8. Plan van aanpak Uitgaande van bovenstaande volgen hieronder de te ondernemen activiteiten van Toponderzoek om te komen tot uitvoering van het project:
Voorbereidingsfase (8.0) Betreft de interne voorbereidingen om het project te kunnen opstarten. Publiek maken (8.1) Betreft de opstart van het project met externe communicatie. Publieke raadpleging (8.2) Betreft het ophalen van input vanuit de gemeenschap om te komen tot een maatschappelijke agenda. Activeren deelnemers en voorbereiden werksessie (8.3) Het voorbereiden van de werksessie en het mobiliseren van deelnemers om niet alleen mee te denken, maar ook mee te doen in de vorm van een werksessie. Werksessie (8.4) Betreft het evenement waarop deelnemers samen sparren over de maatschappelijke agenda. Duiden, evalueren en terugkoppelen (8.5) Betreft het vertalen van de opgehaalde maatschappelijke agenda in concrete resultaten. Ook wordt het geheel geëvalueerd en wordt er een terugkoppeling gegeven aan deelnemers. Vervolg en borging (8.6) Gevolg geven aan de opgehaalde resultaten en waarborgen platformfunctie.
Maand Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December
Projectfase Voorbereidingsfase (8.0) Voorbereidingsfase (8.0) Publiek maken (8.1) & Publiek raadpleging (8.2) Voorbereiden werksessies (8.3) Activeren deelnemers voor werksessies (8.3) Werksessies (8.4) Duiden, evalueren en terugkoppelen (8.5) Vervolg en borging (8.6)
12
8.0 Voorbereidingsfase Alvorens gestart wordt met het publiek maken van Brunssum – samen aan zet, mogen voorbereidingen getroffen worden. Dit plan van aanpak is onderdeel van de voorbereiding. Samen met de gemeente Brunssum mag dit plan van aanpak worden besproken en verder worden aangescherpt. 8.0.1 Opzetten organisatievorm Indien het plan van aanpak in grote lijnen staat en hier consensus over is mag de organisatievorm worden opgezet. Werkgroep ‘Samen’ en werkgroep ‘Buurtverbinders’ mogen worden opgericht, gekeken mag worden wie deelneemt aan deze werkgroepen. Naast de werkgroepen die nog opgezet mogen worden, mag ook de organisatievorm ook met werkgroep ‘Verbinden’ en de gemeenteraad besproken worden gezien deze, al bestaande actoren, onderdeel uitmaken van de organisatievorm. 8.0.2 Communicatie gemeenteraad De gemeenteraad mag worden meegenomen in de voorbereidingsfase van Brunssum – samen aan zet, zodat eventuele vragen kunnen worden ondervangen. 8.0.3 Opzetten van de basisstructuur Naast de organisatievorm en de afstemming met de gemeenteraad, mag begonnen worden met het opzetten van de basisstructuur. Denk hierbij aan onder andere:
Een website; E-mailadressen om als Brunssum – Samen aan zet te kunnen communiceren; De omgang met persoonsgegevens en de beveiliging daarvan.
13
8.1 Publiek maken 8.1 Publiek maken
8.1.1 Vaststellen wijze van communicatie
8.1.2 Free publicity (PR)
8.1.3 Activeringscampagne
8.1.4 Gerichte vooraankondiging
Persbericht
Gemeentenieuws
Aan belanghebbende partijen
Versturen aan alle media
Social media
Aan raadsleden
Andere media / zichtpunten op straat
Aan andere stakeholders
Representativiteit: bereik de Brunssumse gemeenschap Als aan Brunssumaren wordt gevraagd om via een publieke raadpleging hun mening te geven, dan voelt een beperkte groep zich aangesproken. Voorgesteld wordt om het verhaal, en de communicatieboodschap, om te draaien. Bij het publiek maken wordt niet ingezoomd op de publieke raadpleging zelf, maar op de vraag: Hoe zie je de (gewenste) toekomst van Brunssum en welke invulling zie je hierbij voor de gemeente en belanghebbende partijen? 8.1.1 Vaststellen wijze van communicatie Gezamenlijk met de werkgroep Verbinden wordt een lanceringsdatum bepaald. Communicatie is een vak apart. Expertise wordt gehaald bij de communicatie-afdeling van de gemeente Brunssum en samenwerkingspartner Media Groep Limburg. Het gehele project valt en staat op communicatie. Voorgesteld wordt om de aankondiging te doen via free publicity (8.1.2) en via een activeringsprogramma (8.1.3). Zodra er een definitief voorstel ligt, wordt dit eerst getoetst bij (de communicatieadviseur van) de werkgroep Buurtverbinders. 8.1.2 Free publicity (persbericht / PR) Er wordt een persbericht opgesteld over het doel en de methodiek van het project. Het persbericht wordt breed weggezet. Verwacht wordt dat diverse mediakanalen het project vermelden.
Tegelijkertijd wordt het persbericht gestuurd naar de leden van de gemeenteraad met de vraag om het bericht te delen op social media. Bij het persbericht zit een link (url) waarop Brunssumenaren de
14
mogelijkheid krijgen om zich via een website in te schrijven voor de publieke raadpleging. Er worden in dit stadium alleen contactgegevens en demografische variabelen opgehaald – geen thema's. 8.1.3 Activeringscampagne: verbinden op inhoud Afhankelijk van het doel, en doelgroepen, wordt een campagne opgezet om mensen te bewegen om mee te doen. In samenspraak met de werkgroep Buurtverbinders wordt een activeringscampagne bepaald. 8.1.4 Gerichte vooraankondiging Een persoonlijke mail wordt gestuurd aan de belanghebbende partijen in de gemeenschap. In de persoonlijke mail worden ze geïnformeerd over het doel van het project en wordt geduid op de lokale meerwaarde van de publieke raadpleging. De resultaten die voortvloeien uit de publieke raadpleging kunnen zij op een later tijdstip lokaal gebruiken.
15
8.2 Publieke raadpleging 8.2 Publieke raadpleging
8.2.1 Vaststellen onderzoeksmethode
8.2.2 Opstellen vragenlijst
8.2.1.1 Via open inschrijving
8.2.3 Veldwerk
8.2.4 Tussenrapportage thema's (tips)
8.2.2.1 Kader gemeenteraad
8.2.1.2 Via persoonlijke benadering (doelgroepbenadering)
8.2.1.3 Via TipBrunssum
8.2.1.4 Via Facebook/ Instagramcampagne
Representativiteit publieke raadpleging (doel: 1.000 respondenten) Aangezien het een publieke raadpleging is, mag iedereen meedoen. Via verschillende kanalen worden Brunssumenaren aangespoord om mee te doen, te beginnen met een persbericht. De representativiteit bij de publieke raadpleging wordt nagestreefd en afwijkingen van de steekproef (response) ten opzichte van de populatie (Brunssum) worden getoetst inzake 'postcode', 'geslacht' en 'leeftijd'. Tevens worden de opgehaalde tips (thema's) vergeleken tussen die opgehaald zijn via de open inschrijving en die van TipBrunssum. Continu wordt gemonitord hoeveel deelnemers de publieke raadpleging hebben ingevuld. Dit wordt wekelijks bericht aan werkgroep Buurtverbinders en werkgroep Verbinden. Desgewenst kan direct worden bijgestuurd door nieuwe acties op te starten. Inzet is om minimaal 1.000 Brunssumenaren gehoor geven aan de Publieke Raadpleging. 8.2.1 Vaststellen onderzoeksmethode De werksessie bestaat uit een online of offlinebijeenkomst. De bijeenkomst wordt gevoed door inhoudelijke reacties afkomstig uit de gemeenschap. Dit gebeurt aan de hand van een publieke raadpleging. De publieke raadpleging wordt breed weggezet. Er volgt een 2e persbericht. Bij de publieke raadpleging worden de thema's opgehaald, die spelen in de Brunssumse haarvaten.
Om hiertoe te komen, is het van belang dat elke Brunssumenaar de mogelijkheid heeft (gehad) om deel te nemen aan de publieke raadpleging.
16
De publieke raadpleging heeft als doel om thema's op te halen ten einde de gemeenschap Brunssum een stukje mooier te maken (lees: een beter woon- of leefomgeving te creëren). Er worden tips (thema's) bij belanghebbende partijen opgehaald om dit doel te realiseren. Bij de publieke raadpleging gaat het er om te achterhalen op welk gebied er verbetering ligt voor Brunssum in de toekomst. Na afloop kunnen deze geïnventariseerde thema’s worden weergegeven naar woonplaats, naar geslacht, naar leeftijd en belanghebbende partij. Voorgesteld wordt om de publieke raadpleging uit te voeren via open inschrijving (8.2.2.1), via persoonlijke mail (doelgroep benadering) (8.2.1.2), via TipBrunssum (8.2.1.3) en via een Facebook/Instagram-campagne (8.2.1.4). Zodra er een definitief voorstel ligt, wordt dit eerst getoetst bij (de communicatieadviseur van) werkgroep Samen. Ook worden de werkgroepen Verbinden en Buurtverbinders betrokken. 8.2.1.1 Via open inschrijving (url) Zoals eerder vermeld, mag iedereen de publieke raadpleging invullen. Laat de thema's (tips) maar komen om de gemeenschap Brunssum een stukje mooier te maken. Iemand kan deelnemen aan de publieke raadpleging door naar een afzonderlijke url te gaan. Denk bijvoorbeeld aan de url: www.BrunssumSamenaanZet.nl.
Op deze nieuw op te zetten informerende website3 komt alle communicatie te staan rondom de onderzoeksresultaten van de publieke raadpleging en het aanmelden voor de werksessie van ‘Brunssum – samen aan zet’. De gemeente Brunssum kan naar deze website verwijzen via Ibabs. Bij een open inschrijving wordt de vragenlijst afgesloten met vier demografische factoren: woonplaats, geslacht, leeftijd en belanghebbende groep. De opgehaalde resultaten worden apart verwerkt en worden in een later stadium vergeleken met de opgehaalde resultaten via TipBrunssum om tot een definitieve geïnventariseerde themalijst te komen. 8.2.1.2 Via persoonlijke benadering (doelgroep benadering) In een persoonlijke mail/brief wordt de open inschrijving (url) toegestuurd naar de belanghebbende partijen (gemeenschap). Aan hen de vraag om de url te plaatsen op de eigen social media. Samen met de werkgroep Buurtverbinders wordt een doelgroepbenadering opgesteld. De benadering kan verschillen per doelgroep. Mensen die normaliter moeilijker te bereiken zijn, verdienen extra aandacht. Dat komt in de vorm van een persoonlijke benadering of via inzet Social Media (8.2.2.4). 8.2.1.3 Via TipBrunssum Behalve een open systeem (onderzoek via een open inschrijving) wordt de publieke raadpleging afgenomen via een gesloten systeem door gebruik te maken van TipBrunssum.
3 Bekeken wordt of het een nieuwe website moet zijn of kan een koppeling worden gelegd met Ons Brunssum.
17
Via TipBrunssum bestaat de mogelijkheid om 412 Brunssumenaren rechtstreeks een raadpleging toe te sturen. Doordat van deze personen bekend is wie ze zijn, hoeven niet extra demografische factoren te worden uitgevraagd. Er wordt bij TipBrunssum op zoek gegaan naar hetgeen ons bindt en waar verbeterpunten liggen. Tips om de gemeenschap Brunssum een stukje beter te maken. Op 30 maart 2021 kent TipBrunssum 412 deelnemers. Deze zijn direct inzetbaar. Wat is Tip-Burgerpanel TipBrunssum? Een Tip-Burgerpanel is een onafhankelijk inwonerspanel dat ongeveer elke zes weken onafhankelijk onderzoek doet onder deelnemende inwoners. Omdat een gemeente geen eigenaar is van het panel vormen de resultaten ook écht de mening van de burgers en zijn deze volledig gevrijwaard van (onbewuste) beïnvloeding door diezelfde gemeente. De actualiteit is bij de onderwerpkeuze leidend, door de korte en luchtige formule reageren respondenten snel en ongecensureerd (de ‘echte’ antwoorden komen hierdoor naar boven). Toponderzoek stelt de vragenlijsten op met input van belanghebbende partijen. De terugkoppeling vindt, in overleg met de opdrachtgever, plaats via de mail, via een persbericht, via de Tipwebsite en/of via de afzonderlijke Facebookpagina.
8.2.1.4 Via Facebook/Instagram-campagne Bij doelgroepen met kleine aantallen (<50 deelnemers) wordt overwogen om een Facebook/Instagram-campagne op te starten. Denk bijvoorbeeld aan de doelgroep ‘jongeren’. 8.2.2 Opstellen vragenlijst In de publieke raadpleging wordt antwoord gegeven op vier onderzoeksvragen:
Welke thema’s behoeven in Brunssum aandacht (de komende vier jaar)? Zijn alle benoemde thema's even belangrijk, of is er sprake van een prioritering? Heeft u andere thema's (tips), die verbetering in de gemeenschap behoeven? Bent u bereid om hierover mee denken en mee te praten in een fysieke of online werksessie/ projectgroep?
Let op. De genoemde onderzoeksvragen worden niet letterlijk als enquêtevragen in de publieke raadpleging gesteld. Er wordt gewerkt met thema’s om structuur te kunnen aanbrengen. Dit betekent niet, dat, (in de vragenlijst) naar thema’s wordt verwezen. Het betreft een open raadpleging. Door mogelijke thema’s te groeperen in hoofdonderdelen (bijvoorbeeld sociaal, economisch en fysieke elementen) wordt enige structuur geboden. Voor dit laatste maakt Toponderzoek een voorstel met de opmerking dat alle deelnemers altijd hun eigen inbreng kunnen geven
Nadat de operationalisering van de onderzoeksvragen zijn goedgekeurd door werkgroep Verbinden, en voorgelegd aan werkgroep Buurtverbinders, worden de daadwerkelijke enquêtevragen opgesteld.
18
8.2.2.1 Kader gemeenteraad Bij het bespreken van het initiatiefvoorstel in de gemeenteraad is een kanttekening geplaats. Deze luidt: alle inbreng, voorstellen en adviezen vanuit de gemeenschap die uitsluitend betrekking hebben op waterschappelijk, provinciaal, rijksbeleid en/of in strijd zijn met wetgeving en/of ziet op een klacht in de zin van hoofdstuk 9 Algemene wet bestuursrecht of bezwaar of beroep tegen een besluit van het gemeentebestuur in de zin van hoofdstuk 7 Algemene wet bestuursrecht, niet besproken zullen worden op de raadpleging. 8.2.3 Veldwerk Het veldwerk wordt in de maand juni/juli uitgevoerd. Tussentijds worden de werkgroepen op de hoogte gehouden van de voortgang. 8.2.4 Tussenrapportage thema's (tips) Aan de werkgroep Verbinden wordt een tussenrapportage gepresenteerd van de opgehaalde thema's (tips). Dit vormt de input voor de werksessie. De werkgroep Buurtverbinders komt met een eenduidig voorstel hoe de thema's (tips) worden geselecteerd, die als input dienen voor de werksessie. Afhankelijk van de frequentieverdeling wordt een voorstel voor de top 3 thema’s gemaakt. Het voorstel wordt voorgelegd aan de werkgroep Verbinden.
19
8.3 Activeren deelnemers
8.3 Activeren deelnemers en voorbereiden werksessie
8.3.1 Vaststellen grootte & verdeling werksessie
8.3.2 Vaststellen opbouw werksessie
8.3.3 Uitnodigen
Representativiteit: iedereen mag meedoen (doel: 500 deelnemers)
In het oorspronkelijk Burgertop-systeem (G10004) worden burgers uitgenodigd via de post. Er wordt een aselectieve steekproef getrokken uit de Basisregistratie Personen (BRP) waarna zij persoonlijk worden uitgenodigd. Verondersteld kan worden, dat een bepaalde groep WEL op de uitnodiging reageert en een bepaalde groep NIET. Een soortgelijke selectieprocedure (loting) in de gemeenschap kost inspanningen terwijl dit niet volledig tot het gewenste resultaat leidt. Verwacht wordt dat de deelnemende personen ook grotendeels bereikbaar zullen zijn via de publieke raadpleging. Bij de raadpleging wordt geen gebruik gemaakt van een loting, maar van een 'open inschrijving'. Iedereen mag meedenken en meepraten. Niemand wordt buitengesloten. Niet voor niets wordt gesproken over een publieke raadpleging. Het experiment wordt gezien als een denktank om de volgende beleidsstappen in Brunssum te kunnen zetten.
8.3.1 Vaststellen grootte & verdeling werksessie De werksessie is online of offline. Dit is afhankelijk van het aantal deelnemers en hetgeen coronatechnisch mogelijk is. Eventueel kan er ook een combinatie gemaakt worden. Dit wordt in nader overleg samen bepaald. 8.3.2 Vaststellen opbouw sessie raadpleging De uitvoeringscommissie ‘Samen’ komt met een voorstel voor de opbouw van sessies en legt deze voor aan de werkgroep Verbinden. Echter de werksessie wordt een initiatief vanuit de gemeenschap. 8.3.3. Uitnodigen Uitvoeringscommissie ‘Samen’ maakt een voorstel voor de uitnodigingsbrief. De uitnodiging gebeurt via de mail. Indien mensen geen mail hebben, wordt een brief verstuurd.
4 G1000 is een plek waar burgers samen bepalen wat zij belangrijk vinden voor hun wijk, woonplaats, regio en
provincie. Het is een overlegvergadering van gewone burgers over thema’s die zij van belang zien voor de politiek.
20
8.4 Werksessie 8.4 Werksessie
8.4.1 Vaststellen werkwijze
8.4.2 Communicatie tijdens werksessie
8.4.3
Gastspreker en moderatoren
Representativiteit: verantwoording opgehaalde resultaten Bij de rapportage en de terugkoppeling, al dan niet gecombineerd met de evaluatie, wordt uitvoerig stil gestaan rondom de representativiteit. Dit gebeurt door aan te geven wat de participatiegraad van de belanghebbende partijen is geweest bij de verschillende onderdelen (publieke raadpleging, werksessie(s) en projectgroep(en) en hoe zich dit verhoudt met de daadwerkelijke aantallen en (demografische) verdeling.
8.4.1 Vaststellen werkwijze De dag-organisatie van de werksessie(s) is in handen van uitvoeringscommissie ‘Samen’ in samenwerking met de Buurtverbinders. Een draaiboek wordt gemaakt nadat bekend is wat de afzonderlijke wensen van de Buurtverbinders en werkgroep Verbinden zijn. De werkwijze kan online en/of offline worden uitgevoerd. Gedacht wordt aan een werkvorm, waarin personen in groepjes de opgehaalde thema’s van de publieke raadpleging duiden. In een world-café setting (zie figuur 5) wordt eerst opgehaald wat de uitdaging is, waarna in een tweede ronde wordt gevraagd wat een mogelijke oplossingsrichting is (buiten de overheid). Per tafel, fysiek of Break-out room, online, verzamelen zich een vijftal personen, waarvan één de gastheer of –vrouw is. De groep voert rond het thema of de vraag een gesprek en de deelnemers noteren de resultaten op een groot blad papier. Na ongeveer een kwartier overleg gaat iedereen aan een andere tafel zitten. De gastheer of vrouw blijft en brieft de nieuwe groep kort over wat al gezegd is. Daarop bouwen de deelnemers verder. Eén voor één worden alle thema’s behandeld. Nadat alle thema’s zijn behandeld volgt, na een korte samenvatting, ronde 2. Figuur 5: Word Café methode
De sessie kan fysiek worden georganiseerd (denk bijvoorbeeld buiten op een voetbalveld) en/of online in een MS Teams-sessie met Breakout rooms. 8.4.2 Communicatie tijdens werksessie Rondom de werksessie wordt wederom een communicatieverhaal opgestart. Denk aan inzet social media. 21
Voorgesteld wordt om te kiezen voor participatie vanuit de deelnemers (maak gebruik van je ambassadeurs) die op hun social media-kanalen de werksessie communiceren. De uitvoeringscommissie Samen komt met een nader voorstel. 8.4.3 Gastspreker en moderatoren Werkgroep Samen en de Buurtverbinders mogen samen kijken naar passende moderatoren en een gastspreker voor tijdens de werksessie. Het kan verstandig zijn om onafhankelijke mensen in te vliegen, maar ook kan gekozen worden voor lokale stakeholders.
22
8.5 Duiden, evalueren en terugkoppelen 8.5 Duiding, evaluatie en terugkoppeling
8.5.1 Duiden resultaten
8.5.2
Evaluatie
8.5.3 Terugkoppeling
8.5.1 Duiden resultaten De opgehaalde inzichten uit de raadpleging en de werksessies worden geanalyseerd en gedocumenteerd. De resultaten worden geduid en gepresenteerd. 8.5.2 Evaluatie Zowel de deelnemers (burgers) als gastheer/-vrouw van de werksessie krijgen, digitaal, een vragenlijst toegestuurd. Verbeterpunten worden opgehaald. In goed overleg met de werkgroepen wordt bepaald of het gewenst is om de evaluatie schriftelijk te laten plaatsvinden op de dag zelf of na afloop van de werksessie. Toponderzoek schrijft een eindevaluatie met bevindingen. Elementen van de eindevaluatie kunnen worden meegestuurd met de terugkoppeling (8.4.4) richting de deelnemers en de afzonderlijke werkgroepen. Bij de evaluatie wordt input geleverd voor de nieuw op te starten projectgroepen (8.4.5). 8.5.3 Terugkoppeling Alle belanghebbende partijen krijgen de onderzoeksresultaten van de publieke raadpleging en die van de werksessie. Tevens vindt externe communicatie plaats van ‘Brunssum – Samen aan zet’ en de opgehaalde thema's. Alles vindt in goed overleg met de werkgroep Verbinden en Buurtverbinders plaats.
23
8.6 Vervolg en waarborging Deze fase is momenteel niet opgenomen in de investering, gezien de invulling van deze fase nader bepaald wordt. Wel is deze fase op genomen in het plan van aanpak omdat het een essentieel onderdeel van Brunssum – Samen aan zet is, zeker wanneer we kijken naar de lange termijn.
8.6 Vervolg en waarborging
8.6.1 Afstemmen behandeling resultaten
8.6.2 Afstemmen vervolg
8.6.3
Afstemmen waarborging
8.6.1. Afstemmen behandeling resultaten Afgestemd mag worden wat er wordt gedaan met de resultaten en bij wie deze taak ligt. Op welke manier gaan zowel de gemeenteraad als de ambtelijke organisatie om met de resultaten die zijn opgehaald. Waar gaan deze resultaten landen. Wat is de rol van de gemeenschap daarbij. 8.6.2 Afstemmen vervolg Hoe nu verder? Op verschillende manieren kan invulling gegeven worden aan een vervolg. Zo kunnen resultaten verder geconcretiseerd worden, kunnen initiatieven worden opgetuigd per idee, maar ook een ‘Brunssum – Samen aan zet 2.0’ kan een vervolg zijn. Een voorbeeld van een vervolg is het opzetten van panels, zoals dit bij de provinciale Burgertop is gedaan. Omtrent een bepaald thema kunnen deelnemers van de projectgroepen zich (bijvoorbeeld tijdens de werksessie of evaluatie) aanmelden. In de afzonderlijke panels worden de ideeën verder geconcretiseerd. Ambtelijke ondersteuning is daarbij noodzakelijk. 8.6.3 Afstemmen waarborging Een van de doelen van Brunssum – Samen aan zet is het vervullen van een platformfunctie. Om dit doel te kunnen nastreven mag nagedacht worden over de borging van het project, zowel binnen de muren van het gemeentehuis, als binnen de gemeenteraad en natuurlijk binnen de gemeenschap.
24
9. Kritische succesfactoren Ten behoeve van het project worden de volgende kritische succesfactoren gedefinieerd:
Eenduidige communicatie rondom het project en adequate verwachtingsmanagement richting de deelnemers, betrokkenen en gemeenschap. Maak de vooraf gegeven kaders passend aan de leefwereld van de gemeenschap. Bereidheid medewerking belanghebbende partijen. Deelname is niet af te dwingen, dat betekent dat de gewenste dwarsdoorsnede in de samenleving mager kan uitvallen. Iedereen mag (/moet) meedoen. Denk aan: jong/oud en man/vrouw; Middelen dienen voorhanden te zijn om mensen te verleiden om mee te doen (buiten de intrinsieke motivatie om iets voor de gemeenschap te betekenen). Dit geldt met name voor mensen die normaliter niet meedoen. Een kritische factor is het aanwezig zijn/het kunnen aanboren van de behoefte aan burgerparticipatie en burgerinitiatieven.
Bewegingsvrijheid en lenigheid is nodig om vanuit de gemeenschap ‘Brunssum – samen aan zet’ te organiseren. Naast dat de uitkomst niet te voorspellen, is de vorm van het project van tevoren niet uit te werken in details. Op hoofdniveau kan een schets gemaakt worden over de structuur en het plan van aanpak. Echter, door het coöperatieve karakter, heeft de gemeenschap een essentiële rol. Zonder gemeenschap, geen burger- of overheidsparticipatie en geen ‘Brunssum – Samen aan zet’.
25
10. Investering Op basis van voorgaand plan van aanpak wordt in deze paragraaf een inschatting gemaakt van de investering. Het project wordt aangeboden voor: 20.000, - (excl. BTW). In onderstaand overzicht is de investering uitgewerkt per fase. Het project wordt aangenomen voor: 8.0 Voorbereiding en coördinatie project
€ 4.600
8.1 Publiek maken
€ 2.300
8.2 Publieke raadpleging
€ 2.800
8.3 Activeren deelnemers & voorbereidingen werksessie
€ 1.400
8.4 Werksessie(s)
€ 7.000
8.5 Duiden, evalueren en terugkoppelen
€ 1.900
8.6 Vervolg en waarborgen
PM
De volgende zaken vallen buiten de bovengenoemde investering:
Ontwerp van een eigen beeldmerk, logo en of website Inkoop advertentie of andere communicatie-uitingen Locatiekosten, inclusief catering, indien gekozen wordt voor een werksessie bij een commerciële partij. Bijeenkomsten/ overlegmomenten buiten de bestaande overlegstructuren. Behandeling contact en secretariële handelingen voor deelnemers en de gemeenschap.
26
11. Wijze van aanlevering De onderzoeksresultaten worden geanonimiseerd aangeleverd. Zoals eerder aangegeven, worden de onderzoeksresultaten behaald uit TipBrunssum separaat aangeleverd van de resultaten opgehaald via de open links. Behalve rechte tellingen, maakt Toponderzoek tellingen per belanghebbende groep. De opgehaalde resultaten van de publieke raadpleging kan hierdoor ook lokaal worden ingezet. De exacte wijze van aanlevering en presentatie wordt bepaald in samenspraak met werkgroep Verbinden en Buurtverbinders. Het eindproduct is het aanbieden van een document, opgesteld door de gemeenschap, aan de gemeenteraad, waarbij het resultaat van het project per onderdeel (‘kennisoverdracht’, ‘platformfunctie’ en ‘voorbeeldfunctie’) wordt benoemd. Het betreft de agenda en uitvoeringsprogramma van de gemeenschap Brunssum.