notitie knelpunten en oplossingsrichtingen D405940
Tekst van het document
Notitie knelpunten en oplossingsrichtingen – mei 2023 Aan de raad van Brummen Het is u en ons opgevallen dat de vacatures in de ambtelijke organisatie tot politiek/bestuurlijke vertraging en/of tot hogere werkdruk leiden bij de medewerkers, waarbij onduidelijk is welke activiteiten in 2023 in de knel komen en wat daar eventueel aan te doen is. We zijn daarom met het management van onze organisatie in gesprek gegaan waarbij we alle activiteiten uit de begroting 2023 en onze bedrijfsvoering de revue hebben laten passeren. In deze memo nemen wij u graag mee in het beeld dat wij ons hebben gevormd en de keuzes die we willen maken om activiteiten door te kunnen laten gaan. Om de gewenste activiteiten in 2023 en verder te kunnen verrichten, ontkomen wij er niet aan om de organisatie op een aantal plekken te versterken. We constateren dat niet alleen de krappe arbeidsmarkt ons parten speelt, maar dat er op enkele plekken in onze organisatie te weinig formatie is. Hierbij sluiten we natuurlijk in eerste instantie aan op het ontwikkelplan van onze bestuurskracht en onze strategische personeelsplanning. Ook kijken we of we bepaalde inkomsten effectiever kunnen inzetten waar ze voor zijn bedoeld zoals de legesinkomsten en gelden voor opvang van Oekraïners.
We hebben u op 20 april 2023 aan de hand van een presentatie meegenomen in onze bevindingen, deze notitie bevat nog wat meer achtergrondinformatie. In de bijlage vindt u een samenvatting van de financiële kant van het verhaal. We volgen in deze memo de programma’s, focusgebieden en basistaken van de begroting 2023.
Programma 1 Bestuur en Veiligheid Focusgebied Bestuurskracht We constateren in dit focusgebied twee knelpunten. Het eerste knelpunt is dat de update van de toekomstvisie binnen ontwikkelspoor 1 door het ontbreken van capaciteit niet van de grond komt op dit moment. Het tweede knelpunt is dat ontwikkelspoor 4 (Brummen in de Regio) zonder formatieve versterking onvoldoende bestuurskrachtversterking oplevert. We hebben geen goede ambtelijke vertegenwoordiging in het regionale strategische team en dat is wel nodig. Daarnaast is de werkdruk door de aanwezige vacatures groot en als er dan keuzes gemaakt moeten worden dan ligt de prioriteit vaak bij de lokale vragen. Dit gaat in de praktijk ten koste van de aanwezigheid en inzet op regionaal niveau. Onze analyse is dat het in onze organisatie ontbreekt aan een algemeen strategisch bestuursadviseur die kan participeren in het strategisch team van de Regio, die de inhoudelijke afwegingen van de perspectiefnota ambtelijk voorbereidt en die projecten zoals de update van de toekomstvisie kan organiseren en begeleiden. Dit past in ontwikkelspoor 2 om het strategisch vermogen te versterken. Doen we dit niet, dan loopt de update van de toekomstvisie verdere vertraging op en hebben we onvoldoende aansluiting bij gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden.
Wij stellen voor structurele middelen voor het versterken van het strategisch vermogen naar voren te halen. zodat we de organisatie op korte termijn kunnen versterken met een algemeen strategisch adviseur. Vanuit de financiële strategie van het ontwikkelplan geredeneerd komt hiervoor structureel budget beschikbaar. Om nu invulling te kunnen geven is eenmalig een incidenteel budget nodig in 2024. Het ingroeimodel is opgesteld vanuit de financiële situatie waarin we onder financieel toezicht stonden. De situatie is ondertussen financieel verbeterd, zodat we het financieel gezien verantwoord vinden om meer vaart te maken met de uitvoering van het ontwikkelplan op dit punt en geraamde lasten naar voren te halen met een incidenteel effect in 2024. Basistaak Bestuur en Dienstverlening Hier zien we geen formatieve knelpunten. Basistaak Veiligheid, Toezicht en Handhaving Hier zien we een formatief knelpunt dat de afgelopen jaren is ontstaan. Onze organisatie is onvoldoende toegerust op langdurige crisissituaties. We zitten echter sinds begin 2020 in een continue crisismodus door respectievelijk Coronapandemie en de opvang van Oekraïense vluchtelingen. We wegen binnen onze strategische personeelsplanning af of we door herschikken van formatie, structureel de formatie voor Openbare Orde en Veiligheid kunnen versterken.
Omdat we hier uitvoering geven aan rijkstaken en dus ook budget hiervoor ontvangen vanuit de rijksoverheid gaan we een projectleider huisvesting bijzondere doelgroepen aantrekken. Ook verkennen we met de gemeente Voorst wat samenwerking op dit terrein voor beide gemeenten kan betekenen. Z084462/D405940
1
Programma 2 Fysieke leefomgeving Focusgebied Klimaat en Duurzaamheid Doordat we het programmateam en de budgetten op orde hebben én er extra Rijksbudget vanaf april 2023 kan worden aangevraagd voor uitvoering van klimaatbeleid en energietransitie, voorzien we voor dit focusgebied weinig knelpunten. Belangrijkste knelpunt dat speelt is het gebrek aan capaciteit om planologische procedures te voeren. Dit is een risico voor de planning van de zonnevelden uit de eerste tranche. In principe is dit geen knelpunt omdat de initiatiefnemers via leges en overeenkomsten hiervoor betalen. In de eerste burap zullen we verantwoorden dat we meeropbrengsten van leges inzetten voor de inzet van capaciteit. Een risico dat hier blijft spelen is dat de arbeids- en inhuurmarkt voor planologen zeer krap is op dit moment. Focusgebied Eerbeek-Loenen 2030 Hier zien we geen formatieve knelpunten. Focusgebied Centrum Brummen Hier zien we geen formatieve knelpunten. Focusgebied Wonen De uitvoering van de Routekaart Wonen en dus de realisatie van onze ambitie om de bouw van flinke aantallen woningen mogelijk te maken kan niet met de huidige personeelsbezetting. Formatie en ambitie worden in de routekaart, burap en perspectiefnota op elkaar afgestemd. De uitvoering vergt een structureel budget van € 115.000.
Een risico dat hier speelt is dat de arbeids- en inhuurmarkt zeer krap is omdat alle gemeenten extra woningbouwambities willen waarmaken de komende jaren. In de Routekaart is voor meerdere acties aangegeven wat de benodigde middelen zijn. Als er voor wordt gekozen om dit budget in mindere mate of niet beschikbaar te stellen dan kan er minder of geen uitvoering worden gegeven aan de acties die opgenomen staan in de routekaart waardoor onze woningbouwambities in de knel komen. Het budgetrecht ligt bij de raad en de raad kan dus sturing geven door wel of niet of gedeeltelijk budget beschikbaar te stellen. Ook zien we een knelpunt in het ontwikkelen van beleid. Zo is het lastig om op dit moment met de huidige menskracht een nieuwe Nota Ruimtelijke kwaliteit op te stellen. Zoals al toegelicht hoeft dit laatste geen probleem te zijn omdat legesopbrengsten hiervoor kunnen worden gebruikt. Basistaken Fysieke leefomgeving Meer woningbouw betekent meer vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). We zien dat de huidige formatie voor VTH op het gebied van ruimtelijke ordening minimaal en kwetsbaar is. De omgevingsdienst (OVIJ) kan geen oplossing bieden want de OVIJ richt zich op milieutaken en ze zijn bezig met de fusie van omgevingsdiensten. In de eerste burap kunnen we verantwoorden dat we meeropbrengsten van leges inzetten voor het aantrekken van capaciteit.
Het risico dat hier speelt is dat de arbeids- en inhuurmarkt voor VTH zeer krap is op dit moment. We zien in de beleidsvorming een structurele ondercapaciteit. Hierdoor komt de basis onder onze ambities moeizaam tot stand. Formatieve uitbreiding is nodig voor het opstellen van zaken als het groenbeleid- / beheerplan, mobiliteitsplan (inclusief uitvoeringsprogramma en herinrichtingsvraagstukken), klimaatadaptieve inrichting (hitte, verdroging en vernatting), grondstoffenplan en het vervangingsplan openbare verlichting. Omdat hier geen relatie ligt met leges betreft dit een kwalitatieve uitbreiding ten laste van de algemene middelen waarvan we bij de jaarstukken 2022 voorstellen om dat dit jaar incidenteel te bekostigen zodat we bij de perspectiefnota een structurele afweging kunnen maken. Als vertraging in de aanlevering van plannen wordt geaccepteerd en daarmee verlaging van de ambities in deze bestuursperiode op dit vlak, dan kan overwogen worden om het budget voor deze capaciteit niet beschikbaar te stellen.
Programma 3 Sociale leefomgeving Focusgebied Sociaal Domein In zijn algemeenheid zien we dat er de afgelopen jaren een discrepantie is ontstaan tussen nieuwe taken als gevolg van nieuwe wetgeving en de omvang van onze beleidsformatie. Medewerkers kennen al te lang een ongekend hoge werkdruk. Mede hierdoor is het verloop in bepaalde functies zeer hoog. Met de huidige formatie is het niet mogelijk om alle wettelijk taken op een verantwoord niveau uit te voeren. Zonder deze extra formatie kunnen we niet aan alle verplichtingen voldoen en hebben we onvoldoende kennis in huis waardoor fouten gemaakt worden en risico’s voor de gemeente ontstaan. Het beleidsteam zou met ruim 2 fte moeten uitbreiden om onze huidige taken goed uit te kunnen voeren. Keuzes maken en prioriteren is binnen het sociaal domein dus geen oplossing; er moet gewoon capaciteit bij. Formatieve Z084462/D405940
2
uitbereiding van de beleidscapaciteit Sociaal Domein is nodig. Ook voor deze wenselijke capaciteit stellen we voor om deze in 2023 incidenteel te bekostigen zodat we bij de perspectiefnota een structurele afweging kunnen maken. De extra inzet op verenigingsondersteuning n.a.v. de sportvisie is voor 0,4 fte in beeld gebracht. Bij de behandeling van de sportvisie en de perspectiefnota kan worden beoordeeld in welke mate extra formatieve uitbreiding voor dat beleidsterrein gewenst en mogelijk is. Doordat er in het eerste kwartaal veel vacatures open hebben gestaan, schuiven een aantal acties op naar een later tijdstip dit jaar. We denken hierbij aan evaluaties op het gebied van maatwerkvoorziening begeleiding individueel jeugd en Wmo, minimabeleid en aan het realiseren van huisvesting voor het jeugd- en jongerenwerk in Eerbeek. Ook zien we dat het stimuleren van het gebruik van het persoonsgebonden budget op dit moment nog niet kan worden opgepakt. Basistaken Vitale Samenleving Binnen deze basistaken zien we dat er in de begroting een ambitie is geformuleerd op het gebied van cultuurbeleid waarvoor geen formatieve ruimte is. De hierboven genoemde ruim 2,17 fte tekort op beleidsformatie omvat ook de inzet op cultuur.
Programma 4 Financiën Basistaken Bedrijfsvoering en Financiën In de gemeentelijke dienstverlening komen meer verplichtingen om aanvragen en verlenen van producten digitaal mogelijk te maken. Wij hebben de afgelopen jaren geïnvesteerd in de digitalisering van de dienstverlening, bijvoorbeeld door te investeren in een flexibele mobiele bereikbaarheid van onze medewerkers, het gebruik van FIXI voor meldingen in de openbare ruimte en het gebruik van e-formulieren. In 2024 wordt de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) ingevoerd waardoor burgers en bedrijven het recht krijgen om elektronisch zaken te doen met de overheid. Daar moeten wij ons op voorbereiden. Daarnaast leidt de Wet Open Overheid (WOO) tot meer actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. Onze organisatie is daar op dit moment nog onvoldoende op ingericht. Ten aanzien van informatiebeveiliging constateren we dat elke organisatie is te hacken. Dat gezegd zijnde voldoet de informatiebeveiliging van onze organisatie op dit moment aan de voor gemeentelijke overheden gangbare eisen en normen. Het feit dat de vacature voor informatiemanager openstaat vormt, als dat te lang gaat duren, een risico voor de ontwikkeling en beheersing van de informatiebeveiliging en de doorontwikkeling van onze (digitale) dienstverlening.
Bij het beheer van onze basisadministraties (Basisregistratie adressen en gebouwen, basisregistratie grootschalige topografie en basisregistratie ondergrond) zien we een knelpunt om gewenste verbeteringen door te voeren. De werving van capaciteit loopt, maar het is tot nu toe niet gelukt om een goede kandidaat aan onze organisatie te binden. Dit is een sprekend voorbeeld waar de krappe arbeidsmarkt ons parten speelt. Het budget is er, maar de menskracht ontbreekt. Binnen het team Financieel Beleid is er sinds april 2022 een vacature van beleidsadviseur. Hier vindt inhuur op plaats maar dat is altijd minder dan de volledige fte die nodig is. We accepteren vooralsnog dat het beleidsteam de winkel open houdt en niet aan beleidsontwikkeling en procesverbetering toe komt. Nu er in 2023 de nodige stappen gezet moeten worden in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, is dit een knelpunt waar we tijdelijk inhuur op zetten. Op dit vlak is een structurele formatie-uitbreiding nodig die we kunnen afwegen bij de perspectiefnota. Als we dit knelpunt laten bestaan dat ontstaat het risico dat onvoldoende in control zijn en dat de accountant niet tot een goedkeurende verklaring kan komen. Binnen HR is extra capaciteit nodig om op de krappe arbeidsmarkt nieuwe medewerkers te vinden en om voldoende inzet te kunnen plegen op het behouden en ontwikkelen van de huidige medewerkers.
Een actieve arbeidsmarktbenadering vraagt meer capaciteit dan de werving en selectie voorheen. Ook hiervan stellen we voor om deze in 2023 incidenteel te bekostigen en de structurele middelen af te wegen bij de perspectiefnota. Als we dit knelpunt niet oplossen dan heeft dit als risico dat in deze notitie genoemde capaciteitsknelpunten blijven bestaan doordat werving- en selectieprocedures vertragen en onze HR-adviseurs minder tijd hebben voor het binden en boeien van onze huidige medewerkers door de tijd die ze in werving- en selectie moeten steken.
Z084462/D405940
3
Conclusie Het geschetste beeld laat zien dat de krappe arbeidsmarkt en openstaande vacatures ons zorgen baren. Dat sommige ambities daardoor opschuiven in de tijd is onvermijdelijk. Daarnaast zien we ook dat los van de vacatures, onze formatie nog niet passend is bij onze taken en ambities. We zouden de druk kunnen verlichten door incidentele middelen beschikbaar te stellen voor dit jaar, zodat we bij de perspectiefnota een structurele afweging met elkaar kunnen maken. Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders van Brummen
Bijlage bij knelpuntennotitie: Financiële samenvatting
Z084462/D405940
4
Bijlage bij knelpuntennotitie: Financiële samenvatting 1. Inzet op huisvesting bijzondere doelgroepen Aantrekken van een projectleider huisvesting bijzondere doelgroepen. Effect: Budgetneutraal, bekostiging via rijksuitkeringen voor opvang vluchtelingen. Verwerking in eerste burap 2023 2. Versnellen versterking bestuurskracht ivm inzet Regio en update toekomstvisie Aantrekken van een strategisch bestuursadviseur tbv p&c / strategisch team Regio / toekomstvisie e.d. Effect begroting: Incidenteel extra lasten in 2024 en 2025 door het naar voren halen van begroot budget: 2023: budgetneutraal; derde contactfunctionaris is nog niet gestart, vrijval budget kan worden ingezet. 2024: Incidenteel 45K, verwerken in perspectiefnota 2024-2027 Was Structureel *1000
2023
2024
2025
2026
2027
2028
€
135
€ 180
€ 225
€ 270
€ 270
Strategisch vermogen
€
90
Capaciteit Eerbeek
€
160
€
240
€ 320
€ 335
€ 335
€ 335
Regie/contractmanagement
€
37
€
37
€
37
€ 111
€ 111
€ 185
Kerncontactfunctionarissen
€
225
€
225
€ 225
€ 225
€ 225
€ 225
Totaallasten
€
512
€
637
€ 762
€ 896
€ 941
€1.015
Wordt (wijzigingen in rood) Structureel *1000
2024
2025
2026
2027
2028
Strategisch vermogen
€
2023 135
€
180
€ 180
€ 225
€ 270
€ 270
Capaciteit Eerbeek
€
160
€
240
€ 320
€ 335
€ 335
€ 335
Regie/contractmanagement
€
37
€
37
€
37
€ 111
€ 111
€ 185
Kerncontactfunctionarissen
€
180
€
225
€ 225
€ 225
€ 225
€ 225
Totaallasten
€
512
€
682
€ 762
€ 896
€ 941
€1.015
3. Versterking capaciteit vergunningverlening en beleidsontwikkeling RO Effect begroting: Budgetneutraal, flexibele inzet laten meebewegen met ontwikkeling inkomsten uit leges en anterieure overeenkomsten. Verantwoording vindt plaats via de p&c-documenten. 4. Tijdelijke inzet in 2023 vanuit resultaat 2022 Effect begroting: Verkleining van het rekeningresultaat 2022. Het jaarrekeningresultaat van 2022 is zeer positief. Dit maakt het verantwoord om incidenteel budget vrij te maken om tijdelijke capaciteit in te zetten op de overige knelpunten die we hebben gesignaleerd. Uitbreiding concerncontrol ivm rechtmatigheidsverantwoording
€ 90.000
Beleidscapaciteit openbare ruimte
€ 90.000
Uitvoeringslasten routekaart Wonen
€ 115.000
Beleidscapaciteit sociaal domein
€ 185.000
Verenigingsondersteuning
€ 20.000
Adviseur recruitment
€ 90.000
Totaal tijdelijke capaciteitsversterking kwartalen 2,3 en 4 van 2023
€ 590.000
5. Structurele versterking van de organisatie ter afweging in de perspectiefnota en begroting Bij het opstellen van de perspectiefnota en begroting afwegen of deze versterking van de organisatie structureel gedekt kan worden in de meerjarenbegroting 2024-2027.
Z084462/D405940
5