E35 - B&W - Collegebesluit - Jaarverslag vertrouwenspersonen 2020

Besluit van burgemeester en wethouders van Brummen

Onderwerp:

Jaarverslag vertrouwenspersonen 2020

Portefeuille:

Personeelsbeleid (HR)

Portefeuillehouder:

C.E. Sjerps

Vertrouwelijkheid:

Openbaar

Embargo tot en met: Proces:

Strategie, Advies & Financiën

Kenmerk:

Z056934/D351331

Burgerparticipatie:

Niet van toepassing

Raadsprocedure:

Ja, ter kennisname

Besluit:

Akkoord (Ongewijzigd besloten)

Besloten op:

6 april 2021

Voorstel / Advies 1. Kennis te nemen van het jaarverslag 2020 van de vertrouwenspersonen ongewenst gedrag en integriteit.

Besluit 1. Kennis te nemen van het jaarverslag 2020 van de vertrouwenspersonen ongewenst gedrag en integriteit.

Inleiding In de gemeente Brummen gelden de volgende regelingen: 1. De regeling opvang en klachtenprocedure ongewenst gedrag, voor het melden van ongewenst gedrag en wat daar onder verstaan wordt. 2. De regeling melden vermoeden misstanden, voor het melden van integriteitskwesties en wat verstaan wordt onder een vermoeden van misstanden. Voor deze regelingen zijn 3 interne vertrouwenspersonen: Meral Finkers, Ingrid Grouwstra en Martin van Boheemen. De externe vertrouwenspersoon is Marian van Wijngaarden. Zij is werkzaam bij de GIMD. De vertrouwenspersonen kunnen voor ongewenst gedrag en voor integriteitskwesties benaderd worden. De beide regelingen schrijven voor dat de vertrouwenspersonen een jaarverslag verzorgen. Vanwege efficiencyredenen is ervoor gekozen om het jaarverslag voor de beide regelingen in een document te combineren.

Beoogd effect Het college, de raad en de OR informeren over de meldingen ongewenst gedrag en integriteit.

Argumenten 1.1 Het uitbrengen van een jaarverslag vloeit voort uit de regelingen In de regelingen opvang en klachtenprocedure ongewenst gedrag en melden vermoeden misstanden is bepaald dat de vertrouwenspersonen een jaarverslag uitbrengen. Beide regelingen schrijven voor dat het jaarverslag openbaar wordt

gemaakt. Daarnaast bepaalt de regeling 'opvang en klachtenprocedure ongewenst gedrag' dat het jaarverslag ter kennisname naar het college, de ondernemingsraad en de gemeenteraad gaat. Voor de regeling melden vermoeden misstanden is het voldoende om het jaarverslag naar het college en de ondernemingsraad te sturen. 1.2 Aantal en aard klachten kan een signaalfunctie hebben voor het management en HR Bij de vertrouwenspersonen is in 2020 vier maal een beroep gedaan wegens ongewenst gedrag, 1 maal bij de externe vertrouwenspersoon en 3 maal bij de interne vertrouwenspersonen. Er is geen beroep op de vertrouwenspersonen gedaan in het kader van integriteit. De aard en het aantal meldingen kan een signaalfunctie hebben voor het management en HR, alleen is die signaalfunctie beperkt. De reden is dat de vertrouwenspersonen de meldingen alleen in globale categorieën van ongewenst gedrag kunnen onderverdelen, zodat de gegevens niet herleidbaar zijn tot medewerkers. de anonimiteit van de melder moet immers, in ieder geval bij meldingen over ongewenst gedrag, gewaarborgd blijven zolang een melder geen toestemming heeft gegeven om de gegevens te delen met het management, HR of anderen binnen of buiten de organisatie.

Kanttekeningen Niet van toepassing.

Burgerparticipatie Niet van toepassing.

Advies adviesorganen Niet van toepassing.

Communicatie Via een bericht op binnenplein worden medewerkers geattendeerd op het jaarverslag 2020 van de vertrouwenspersonen. Daarnaast wordt het jaarverslag openbaar gemaakt via een publicatie in het digitale gemeenteblad.

Financiële toelichting Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen.

Juridische grondslag Artikel 6 van de Regeling opvang en klachtenprocedure ongewenst gedrag gemeente Brummen 2020; Artikel 15 van de Regeling melden vermoeden misstanden gemeente Brummen 2020.

Inkoop en aanbesteding Niet van toepassing.

Uitvoering Uitvoering van de adviezen uit het jaarverslag om de sociale veiligheid te verbeteren: - de dialoogsessie met het management: Als de coronamaatregelen het toelaten, wordt in samenspraak tussen vertrouwenspersonen en het bestuurssecretariaat in het najaar 2021 een fysieke dialoogsessie gepland. In 2020 kon de geplande fysieke dialoogsessie niet doorgaan vanwege coronamaatregelen. Indien een fysieke sessie ook in 2021 niet georganiseerd mag worden, wordt een sessie via MS Teams georganiseerd. - voorlichtingssessies: de externe vertrouwenspersoon adviseert om deze in te plannen na de dialoogsessie met het management. De interne vertrouwenspersonen willen in ieder geval voor nieuwe collega's een digitale presentatie beschikbaar stellen.

Stukken ter vaststelling Niet van toepassing.

Bijlage(n) ter informatie 1. Jaarverslag 2020 vertrouwenspersonen ongewenst gedrag en integriteit (D351323) 2. bijlage 1 van het jaarverslag 2020: jaarbericht externe vertrouwenspersoon (D351322)

Jaarverslag 2020 vertrouwenspersonen ongewenst gedrag en integriteit

gemeente Brummen

jaarverslag 2020 van de vertrouwenspersonen ongewenst gedrag en integriteit gemeente Brummen, verslag van de externe vertrouwenspersoon is als bijlage opgenomen. Kenmerk: D351323

Inleiding In de gemeente Brummen gelden twee regelingen voor melden ongewenst gedrag en integriteit: - de regeling ‘Opvang en klachtenprocedure ongewenst gedrag’ en - de regeling ‘Melden vermoeden misstanden’. Vanuit deze Regelingen zijn drie interne vertrouwenspersonen benoemd: Meral Finkers, Ingrid Grouwstra en Martin van Boheemen. De externe vertrouwenspersoon is Marian. van Wijngaarden. Zij is werkzaam bij de GIMD. De regelingen schrijven voor dat de vertrouwenspersonen een jaarverslag verzorgen. Dat sturen zij ter informatie aan het college en de ondernemingsraad. Ongewenst gedrag is in de regeling gedefinieerd als: (seksuele) intimidatie, agressie en geweld, stalking, pesten, treiteren, discriminatie en extremisme. Deze begrippen zijn in de Regeling verder uitgewerkt. Vermoeden van misstanden is in de regeling als volgt beschreven: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden rond de gemeentelijke organisatie waar de medewerker werkt over: a. een strafbaar feit; b. een schending van regelgeving of beleidsregels; c. het misleiden van justitie; d. misbruik van positie e. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, of f. het bewust achterhouden van informatie over deze feiten.

Om efficiencyredenen zijn de jaarverslagen van de vertrouwenspersonen voor ongewenst gedrag en voor integriteit in een jaarverslag verwerkt.

Verslag interne vertrouwenspersoon In 2020 hebben 3 medewerkers ongewenst/ grensoverschrijdend gedrag met de interne vertrouwenspersonen besproken. In de gesprekken konden betrokkenen hun verhaal kwijt. Verder zijn aan de melders/betrokkenen handvatten gegeven waarmee zij zelf stappen konden zetten.

Categorie (seksuele) Intimidatie Verbale agressie, intimidatie, onheuse bejegening Dreigend conflict Pesten Discriminatie Vermoeden misstand Totaal

Aantal 2 1

3

In 2020 zijn geen meldingen in het kader van integriteit ingediend.

Externe vertrouwenspersoon Op de externe vertrouwenspersoon is in 2020 één keer een beroep gedaan. Daarbij ging het om de categorie overig. Zie ook het jaarbericht van de externe vertrouwenspersoon dat als bijlage onderdeel is van dit jaarverslag.

Jaarverslag 2020 vertrouwenspersonen ongewenst gedrag en integriteit gemeente Brummen

2

Advies vertrouwenspersonen Uit het totaal van meldingen in 2020 en de cijfers over de 6 jaar daarvoor (zie bijlage 2) blijkt dat het aantal meldingen gemiddeld op 4 tot 5 meldingen per jaar ligt. In eerdere jaarverslagen adviseerden wij om medewerkers regelmatig te informeren over het bestaan van vertrouwenspersonen. En in welke gevallen zij een beroep op vertrouwenspersonen kunnen doen. Ervaring leert inmiddels dat medewerkers hen weten te vinden. Dit neemt niet weg dat zij aandacht blijven besteden aan wat ongewenst gedrag betekent en wat voor gedrag wél gewenst is. Daarmee kunnen we het werkklimaat (nog verder) verbeteren. In het overleg tussen de vertrouwenspersonen en de bedrijfsarts werd ook het signaal besproken van de negatieve effecten van het structureel thuiswerken door coronamaatregelen. Door de gemeente Brummen is de keuze gemaakt om structureel thuis te werken, tenzij het werk alleen vanuit kantoor gedaan kan worden, thuiswerken niet mogelijk is of om een andere reden incidenteel vanuit kantoor gewerkt moet worden. De negatieve effecten zijn o.a.: Medewerkers die - de verbinding met de organisatie en met collega’s missen of dreigen kwijt te raken, - eenzaam zijn of eenzaam dreigen te worden, - de (werk)omstandigheden thuis de werksfeer niet ten goede komen. - niet of onvoldoende informatie uit de ‘wandelgangen’ krijgen om hun werk goed te kunnen doen. N.B.

De verwachting is dat deze nadelige effecten , door het vertrek van Marcel Klos (als verbindende gemeentesecretaris), nog extra versterkt zullen gaan worden. Uiteraard kunnen collega’s het bij hun procesmanager aankaarten als dit aan de orde is. Daarnaast zijn er natuurlijk digitale of telefonische contacten en overleggen, maar deze vormen naar onze mening geen adequate vervanging voor fysieke overleggen en voor informele contactmomenten, zoals de gesprekken bij de koffieautomaat. Bij dergelijke momenten worden ook sneller werkgerelateerde zaken met elkaar gedeeld (denk daarbij aan gesprekken die beginnen met: nu ik je toch zie, wil ik je vertellen/vragen…). Hoewel dit strikt genomen niet tot de taak van de vertrouwenspersonen behoort, omdat het onderwerp veel breder is dan sociale veiligheid, willen wij op dit punt toch het volgende advies meegeven: bekijk of het structurele thuiswerken omgezet kan worden naar bijvoorbeeld roulerend vanuit kantoor werken, waarbij uiteraard de basis coronamaatregelen toegepast moeten worden, zodat de verbinding met collega’s en met de organisatie daar waar nodig weer hersteld/aangevuld kan worden.

In het jaarverslag van de externe vertrouwenspersoon zijn ook aanbevelingen opgenomen, zoals het organiseren van een dialoogsessie over sociale veiligheid met het management en het geven van voorlichting aan medewerkers over sociale veiligheid (zie bijlage 1).

Tot slot Wij, de interne en de externe vertrouwenspersoon, stellen het op prijs om Vertrouwenspersoon voor de medewerkers van de organisatie te mogen zijn. We willen graag in goede samenwerking proberen ongewenst gedrag en eventuele misstanden tot een minimum beperken. Met dank voor het in ons gestelde vertrouwen.

Bijlage 1: Jaarbericht 2020 vertrouwenspersoon van GIMD (kenmerk D351322). Bijlage 2: Overzicht aantal meldingen ongewenst gedrag in de periode 2014 tot 2020. Jaarverslag 2020 vertrouwenspersonen ongewenst gedrag en integriteit gemeente Brummen

3

Bijlage 2 Overzicht aantal meldingen ongewenst gedrag in de periode 2014 tot en met 2020

Bij de interne vertrouwenspersonen Bij de externe vertrouwenspersoon

2014 4

2015 7

2016 5

2017 3

2018 0*

2019 6

2020 3

0

0

0

0

0

4

1

*mogelijk gevolg van afwezigheid vertrouwenspersoon. 2 andere vertrouwenspersonen pas eind 2018 benoemd.

Jaarverslag 2020 vertrouwenspersonen ongewenst gedrag en integriteit gemeente Brummen

4

Jaarbericht Vertrouwenspersoon 2020 Gemeente Brummen

Gimd maakt deel uit van het Zorg van de Zaak Netwerk.

Jaarbericht Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen en Integriteit Geachte mevrouw Winterman, In dit jaarbericht ziet u, dat er in het afgelopen jaar een beroep op de deskundigheid van de Gimd Vertrouwenspersoon is gedaan. In het jaarbericht zijn conclusies en adviezen geschreven om de sociale veiligheid in uw organisatie te behouden of te vergroten. Een persoonlijke mondelinge toelichting wil ik graag geven. Binnenkort neem ik contact met u op voor het maken van een afspraak, om dit jaarbericht en de adviezen te bespreken. Gimd is al meer dan 50 jaar dé specialist in Vertrouwenspersoon& Bedrijfsmaatschappelijk Werk en zorgt samen met werkgevers en werknemers voor sociale veiligheid & een prettige werksfeer op de werkvloer. Gimd is onderdeel van het Zorg van de Zaak Netwerk, wilt u meer weten dan verwijzen we u naar www.gimd.nl. Vanwege Corona heeft Gimd haar dienstverlening dit jaar daadwerkelijk moeten aanpassen; telefonische contacten en beeldbellen, in plaats van face-2-face gesprekken. Wij zijn er trots op, dat de kwaliteit van onze dienstverlening hier niet onder geleden heeft. Tot slot hartelijke dank voor het in ons gestelde vertrouwen. Wij zetten graag de samenwerking met u voort! Met vriendelijke groet,

Marian van Wijngaarden Tel. 06-10721665

Gimd maakt deel uit van het Zorg van de Zaak Netwerk.

Aantal meldingen Aantal meldingen Ongewenste Omgangsvormen en Integriteit In 2020 is er vanuit uw organisatie eenmaal een beroep gedaan op de Vertrouwenspersoon.

Voorlichting sociale veiligheid Naast individuele opvang en begeleiding heeft de vertrouwenspersoon als taak om voorlichting te geven over ongewenst gedrag en integriteit. Samen met de interne vertrouwenspersonen hadden we een plan gemaakt om een dialoog sessie te organiseren met het management over sociale veiligheid. Vanwege de coronamaatregelen is dit uitgesteld.

Integriteit Als er geen integriteitkwesties zijn gemeld, kan dit betekenen dat integriteitkwesties niet worden herkend door uw werknemers, werknemers niet aan de bel durven trekken of onbekend zijn met de rol en deskundigheid van de Vertrouwenspersoon bij het melden van integriteitkwesties. Het bespreken van de gedragscode binnen uw organisatie is een middel om integer handelen van werknemers binnen uw organisatie onder de aandacht te brengen. Daarnaast adviseer ik u om een workshop in te zetten, waarbij leidinggevenden eerst met elkaar bespreken wat integer gedrag is en wat niet. Vervolgens kunnen ook uw werknemers deelnemen aan deze workshop. Het doel van deze workshop is dat uw werknemers weten en zich er bewust van zijn, welk gedrag uw organisatie integer vindt. Duidelijkheid hierover zorgt ervoor dat werknemers eerder een melding maken van niet integer gedrag. Tot slot adviseer ik u, uw werknemers te informeren over de werkwijze bij integriteitkwesties. Wij zien vaak dat werknemers geen melding durven maken, uit angst voor ontslag. Het is vaak onbekend dat de Vertrouwenspersoon ook anoniem kan melden. Alle organisaties waar 50 of meer mensen werken, moeten conform de Wet op het Huis voor Klokkenluiders, een meldregeling hebben. In de volksmond ‘Klokkenluidersregeling’ genoemd. Hierin staat hoe de werkgever omgaat met meldingen van een vermoeden van een misstand.

In de wet staat wat er ten minste in de meldregeling moet staan. Wie 1 juli 2016 al een regeling had, moet deze dus aanpassen aan de nieuwe wet. Een werknemer moet in principe eerst een interne melding doen bij zijn werkgever. Die melding kan ook – anoniem - via een Vertrouwenspersoon. Als de melding niet of niet naar tevredenheid is afgehandeld, kan hij een melding doen bij een externe instantie; inspectie of andere toezichthouder of het Huis voor Klokkenluiders. Voor wat de aanstelling van de externe Vertrouwenspersoon betreft, die kwetsbaar is, is het van uiterst belang dat de rol van de Vertrouwenspersoon gedragen wordt door de organisatie en op die manier optimaal in de gelegenheid is om haar rol goed te kunnen vervullen. Gimd maakt deel uit van het Zorg van de Zaak Netwerk.

Conclusie Er waren weinig meldingen in 2020 bij de vertrouwenspersoon en de dialoogsessie over sociale veiligheid is uitgesteld. Dit jaar is de invloed van Corona op het werk enorm groot. Vanwege het vele thuiswerken en op een andere wijze met elkaar samenwerken, kunnen ook de werksfeer en werkverhoudingen op scherp gezet worden.

Adviezen In 2021 opnieuw de dialoogsessie over sociale veilligheid met het management organiseren. Daarnaast is het aan te bevelen om voorlichting over dit thema eventueel digitaal aan te bieden in de teams. Wat kan Gimd Vertrouwenspersoon nog meer voor uw organisatie betekenen? De Vertrouwenspersoon kan gratis communicatiemateriaal beschikbaar stellen, of met u meedenken hoe de bewustwording rondom sociale veiligheid bevorderd kan worden. Iedere medewerker heeft tenslotte recht op een veilige sociale werkomgeving waarin iedereen ongestoord en onbevangen zijn werk kan doen. De Vertrouwenspersoon kan ook de werkzaamheden niet uitvoeren, als er geen juiste regelingen en/of beleid in de organisatie is. Hebt u een regeling en wilt u deze up-to-date maken, dan kunt u dit met de Vertrouwenspersoon bespreken, Gimd kan u desgewenst formats aanleveren voor een klachten-/meldregeling.

RI&E psychosociale arbeidsbelasting (PSA) en sociale veiligheid Sociale (on)veiligheid vormt naast de ervaren werkdruk, een van de belangrijkste aspecten van de psychosociale arbeidsbelasting. De PSA-belasting heeft effect op de mentale gezondheid in het werk en vormt een belangrijke risicofactor bij uitval op het werk en ook op het voorkomen van ongewenste omgangsvormen. Onder invloed van Corona kan meer werkdruk ervaren zijn, wat op zichzelf ook weer kan leiden tot een toename van ongewenste omgangsvormen. De werkgever heeft vanuit de Arbowet een zorgplicht voor haar medewerkers de PSArisico’s te beperken en zo mogelijk te voorkomen. Mocht er binnen uw organisatie nog geen verdiepend onderzoek verricht zijn ten aanzien van de psychosociale arbeidsbelasting, dan kan er onvoldoende zicht zijn op de risico’s op uitval van uw werknemers. Een onderzoek kan inzicht geven welke maatregelen bijdragen aan de verbetering van de motivatie, preventie van ziekteverzuim, efficiënter werken en aan het werkplezier en een sociaal veilige werkplek. De Inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie) zal hierop ook in 2021 intensief controleren en zo nodig handhaven.

Gimd maakt deel uit van het Zorg van de Zaak Netwerk.

Wat levert het uitvoeren van een RIE PSA op voor uw organisatie? Na het uitvoeren van een RIE PSA: • Is inzichtelijk in welke mate ongewenst gedrag voorkomt, wat de gevolgen zijn geweest, welke acties zijn genomen en het effect daarvan. Deze informatie is van belang om interventies in te zetten om de sociale veiligheid te versterken en het beleid te toetsen. • Heeft u adviezen voor concrete maatregelen en handvatten welke stressbronnen en deze te verbeteren. • Voldoet uw organisatie aan de wettelijke verplichting om in het bezit te zijn van een RI&E PSA en bijbehorend plan van aanpak.

Gimd maakt deel uit van het Zorg van de Zaak Netwerk.