(E34) B&W - Raadsinformatiebrief Onderzoek door de gemeente Apeldoorn Energietoeslag 2023 Het goede goed doen D431306

Gemeenteraad van Brummen Postbus 5 6970 AA BRUMMEN

Brummen Ons kenmerk Uw kenmerk Onderwerp

Verzonden d.d.: : 26 maart 2024 : Z098054/D430761 : : Onderzoek door de gemeente Apeldoorn Energietoeslag 2023 "Het goede goed doen"

Geachte leden van de gemeenteraad van Brummen, Aanleiding Op donderdag 30 november 2023 zijn na onderzoek door de gemeente Apeldoorn in de uitvoering voor de gemeenten Apeldoorn en de Brummen onjuistheden geconstateerd in de automatische toekenning en uitbetaling van de Energietoeslag 2023. Een groep inwoners die recht had kreeg de energietoeslag niet, een andere groep inwoners die geen recht had juist wel. Na constatering van de fout waren de eerste acties binnen de gemeente Apeldoorn gericht op het uitbetalen van ten onrechte afgewezen toekenningen én het voorbereiden in afstemming met de gemeente Brummen van de besluitvorming over hoe om te gaan met de onrechtmatige uitbetalingen. De ten onrechte afgewezen toekenningen zijn met urgentie gecorrigeerd en inwoners hebben alsnog de uitbetaling van de energietoeslag 2023 ontvangen. Initieel is een onrechtmatige betaling van € 39.200. verricht. Er is geen harde terugvordering ingesteld. Inwoners waren vrij de ten onrechte aan hen uitbetaalde energietoeslag terug te betalen. Hier is in beperkte mate gehoor aan gegeven; 2 inwoners in de gemeente Brummen hebben het ten onrechte betaalde bedrag terug betaald. Daardoor is de onrechtmatigheid € 37.600. De energietoeslag 2023 is een antwoord van de centrale overheid om de gestegen kosten voor energie voor minima tot een bepaald bedrag te compenseren.

De uitvoering wordt verzorgd door gemeenten. Deze uitvoering moet doeltreffendheid en doelmatig worden uitgevoerd met een minimum aan bewijslast voor minima en eenvoudige procedures voor aanvraag, beoordeling en uitbetaling. Doordat onrechtmatige betalingen zijn verricht, is het belangrijk te onderzoeken hoe herhaling in de toekomst voorkomen kan worden. Het college van de gemeente Apeldoorn heeft de concerncontroller van de gemeente Apeldoorn de opdracht gegeven om een onderzoek naar de opgetreden fout uit te voeren en vanuit de bevindingen lessen voor de toekomst te formuleren. Bijgevoegd onderzoek (met als titel ‘het goede goed doen’) vormt de uitwerking van die opdracht. In het onderzoek stonden de volgende vragen centraal: 1. Welke oorzaken zijn er voor de onrechtmatige uitbetaling van de energietoeslag 2023? 2. Welke lessen kan de organisatie daaruit trekken? 3. Welke maatregelen moeten worden genomen om het risico te verkleinen?

Z098054/D430761

Blz. 2

Conclusies uit het onderzoek: Goede samenwerking tussen de diverse disciplines en betrokkenheid om het goede te doen In het proces binnen de gemeente Apeldoorn zijn alle medewerkers aangehaakt die vanuit hun discipline inbreng moesten hebben. De samenwerking binnen de gemeente Apeldoorn was goed en er werd gewerkt vanuit één gedeeld belang: met elkaar het goede doen. Er was ruimte om adviezen in te brengen en niemand voelde zich in het proces niet gehoord. Beperkte risicoanalyse voorafgaand aan uitvoering De energietoeslag 2023 kent landelijk een lange aanlooptijd tot definitieve besluitvorming en daardoor was er binnen Apeldoorn een beperkte doorlooptijd om het proces te richten, in te richten en te verrichten. Om het proces te richten is landelijke wetgeving nodig, lokale regelgeving (verordening met bepalingen over recht, hoogte en duur) net als instructies over de beoogde uitvoering. Voor de inrichting van het proces werd gekozen voor automatische toekenning (uitkeringsgerechtigden Participatiewet en inwoners energietoeslag 2023 deel 1) én een individuele aanvraagprocedure. Om automatische toekenning mogelijk te maken en snelheid in de uitvoering te bevorderen is het Inlichtingenbureau ingeschakeld. Een bewuste keuze. Dat die snelheid ook een risico inhield of kon inhouden – zo blijkt achteraf – is vooraf onvoldoende onderkend.

De complexiteit en omvang van de te verrichten bestandsanalyse – en dan vooral de nabewerking – is onvoldoende onderkend door de gemeente Apeldoorn. Geen actueel werkproces en instructie Voor de uitvoering van de energietoeslag 2022 – enkel gebaseerd op een individuele aanvraagprocedure – is binnen de gemeente Apeldoorn een werkproces en -instructie opgesteld. Deze wordt ook gebruikt voor de energietoeslag 2023 en is alleen voor het aanvraagspoor geactualiseerd. Voor de ambtshalve toekenning gebaseerd op de toets bij het Inlichtingenbureau is geen beschrijving van een werkproces gemaakt of werkinstructie opgesteld door de gemeente Apeldoorn. De verwachting was dat het uitvoeringsproces met inschakeling van het Inlichtingenbureau eenvoudig zou zijn. Een risicoanalyse is niet gemaakt en (dus) ook beheersmaatregelen niet getroffen. Wel was er (landelijke) instructie aanwezig voor de wijze van aanleveren van gegevens bij het Inlichtingenbureau. Onvoldoende beheersmaatregelen in de uitvoering De aan te leveren bestanden voor de inkomenstoets bij het Inlichtingenbureau zijn door de gemeente Apeldoorn aangeleverd voor de juiste controles. Er zijn geen aanwijzingen dat daar iets niet goed is gegaan. Maar gebruikelijke beheersmaatregelen als het 4-ogen principe (een collega laten meekijken/ reviewen) en het zichtbaar uitvoeren en vastleggen van een steekproef zijn niet ingezet.

Voor de nabewerking klemt dit des te meer gezien de fouten die zijn ontstaan. Hier concludeert de gemeente Apeldoorn dat er geen controle van het eigen werk heeft plaatsgevonden, geen collegiale toetsing (4-ogen principe) en ook geen steekproefcontrole op regelniveau in het bestand. Er waren wel enkele controles op totaal bestandsniveau maar dat bracht geen eventuele fouten door verschuivingen binnen het bestand aan het licht. Gezien de vele handmatige nabewerkingen die in het bestand moesten plaatsvinden, de omvang van het bestand (ruim 8300 regels voor Apeldoorn en Brummen samen) en de relatieve snelheid waarmee dit werk moest plaatsvinden, is meer zorgvuldigheid (check – dubbelcheck) vereist. Dit is nadrukkelijk ook een aandachtspunt voor de proceseigenaar (het management) binnen de gemeente Apeldoorn. ‘Crisismanagement’ na geconstateerde fout is zorgvuldig geweest Na de eerste signalen van onterechte betalingen danwel weigeringen is er snel opgeschaald. Medewerkers, management, directie binnen de gemeente Apeldoorn en Brummen en tenslotte de colleges van de gemeente Apeldoorn en Brummen zijn snel op de hoogte gebracht. In dit proces is zorgvuldig gehandeld naar de betrokken medewerkers. Geen verwijten, maar juist ook zorg en aandacht voor een ongelukkige uitkomst van goede bedoelingen en toegewijde uitvoering.

De besprekingen richtten zich vooral op de omvang, een eventuele herstelactie, communicatie naar inwoners en uiteraard ook richting gemeenteraden. Dit wel met de nodige tijdsdruk maar in gepaste analyse en zorgvuldigheid.

Z098054/D430761

Blz. 3

De volgende aanbevelingen zijn gedaan: 1. Voer bij een nieuw proces/grote aanpassingen in een bestaand proces altijd vooraf een risicoanalyse uit op basis waarvan beheersmaatregelen worden ingericht. 2. Borg ook (of juist) dat bij werken vanuit vertrouwen er adequate steekproeven zijn die fouten voorkomen of kunnen herstellen. 3. Investeer in verdere professionalisering van het procesmanagement. 4. Laat specialistenwerk door specialisten uitvoeren. Opvolging van gedane aanbevelingen Hoewel de energietoeslag 2023 qua uitvoering een redelijk uniek proces is (geweest) binnen de gemeente Apeldoorn, lezen de bevindingen en aanbevelingen toch ook als een algemene waarschuwing voor een goede balans tussen professionaliteit en vertrouwen aan de ene kant en interne controle, beheersing van de uitvoering en risicobewustzijn aan de andere kant. Deze schijnbare tegenstelling moet voortdurend worden overbrugd en is elke keer weer de spiegel van ons handelen. Deze casus maakt ons daar weer van bewust. Waar nodig geven we uiteraard rekenschap van de opgedane ervaringen. De gemeente Apeldoorn neemt het bedrag onrechtmatige uitbetalingen van in totaal € 37.600 voor haar rekening De gemeente Apeldoorn heeft besloten dat zij het bedrag van de onrechtmatige uitbetalingen van in totaal € 37.600 voor haar rekening neemt.

Dit bedrag wordt in mindering gebracht op de (eind)afrekening van de gemeente Apeldoorn voor de uitvoering van de energietoeslag 2023 voor de gemeente Brummen.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Brummen,

H. Matser secretaris

G.J.M. van Rumund burgemeester (wnd.)