E34 - B&W - Collegebesluit Gunning Bestuurskrachtonderzoek 2021

Besluit van burgemeester en wethouders van Brummen

Onderwerp:

Gunning bestuurskrachtonderzoek 2021

Portefeuille:

Wettelijke taken

Portefeuillehouder:

A.J. van Hedel

Vertrouwelijkheid:

Openbaar

Embargo tot en met: Proces:

Strategie, Advies & Financiën

Kenmerk:

Z054772/D352921

Burgerparticipatie:

Niet van toepassing

Raadsprocedure:

Ja, ter kennisname

Besluit:

Akkoord (Ongewijzigd besloten)

Besloten op:

30 maart 2021

Voorstel / Advies 1. De opdracht voor het uitvoeren van een bestuurskrachtonderzoek en het opstellen van een ontwikkelplan te gunnen aan Berenschot en hiertoe de overeenkomst Bestuurskrachtonderzoek en ontwikkelplan gemeente Brummen (D352929) met Berenschot B.V. aan te gaan; 2. In te stemmen met de afspraken tussen provincie en gemeente over dit maatwerktraject vitaal bestuur; 3. Een subsidieaanvraag in te dienen bij de provincie in het kader van de regeling Vitaal Openbaar Bestuur; 4. Het gemeentelijk aandeel in de kosten van het onderzoek te dekken uit het positieve begrotingssaldo 2021 en dit in de eerste bestuursrapportage 2021 te verwerken.

Besluit 1. De opdracht voor het uitvoeren van een bestuurskrachtonderzoek en het opstellen van een ontwikkelplan te gunnen aan Berenschot en hiertoe de overeenkomst Bestuurskrachtonderzoek en ontwikkelplan gemeente Brummen (D352929) met Berenschot B.V. aan te gaan; 2. In te stemmen met de afspraken tussen provincie en gemeente over dit maatwerktraject vitaal bestuur; 3. Een subsidieaanvraag in te dienen bij de provincie in het kader van de regeling Vitaal Openbaar Bestuur; 4. Het gemeentelijk aandeel in de kosten van het onderzoek te dekken uit het positieve begrotingssaldo 2021 en dit in de eerste bestuursrapportage 2021 te verwerken.

Inleiding In 2020 heeft u de intentie om in samenwerking met de provincie een bestuurskrachtonderzoek uit te laten voeren voorgelegd aan de raad. In overleg met de fractievoorzitters is een startgroep geformeerd met raadsleden, burgemeester en een ambtelijk adviseur van zowel de gemeente als de provincie. Deze startgroep heeft een aanbestedingsprocedure voorbereid en doorlopen om te komen tot een opdrachtverlening voor het opstellen van een plan van aanpak, het uitvoeren van een bestuurskrachtonderzoek en het opstellen van een ontwikkelplan. In deze adviesnota wordt u geadviseerd de opdracht te gunnen aan Berenschot.

Beoogd effect Het laten uitvoeren van een bestuurskrachtonderzoek en het laten opstellen van een ontwikkelplan. De focus ligt op de vraag wat de gemeente Brummen nodig heeft om uitvoering te kunnen geven aan de reguliere (wettelijke) taken en, vanuit de eigen verantwoordelijkheid, aan de strategische opgaven en ruimtelijke ontwikkelingen. In het bijzonder de unieke opgave betrekking hebbend op de papierindustrie. Met als uiteindelijk effect dat we inzichtelijk hebben op welke terreinen verbeteringen mogelijk en nodig zijn en binnen welke termijn dit haalbaar is.

Argumenten 1.1 De offerte van Berenschot heeft van de drie inschrijvers de beste prijs/kwaliteit-verhouding. Er zijn drie partijen benaderd om een offerte uit te brengen in deze meervoudige onderhandse aanbesteding. Als onderdeel van de procedure hebben de partijen de offerte en hun globale plan van aanpak in een presentatie mondeling toegelicht. De startgroep heeft de offertes beoordeeld aan de hand van een aantal vooraf vastgestelde criteria op zowel prijs als kwaliteit. De offerte van Berenschot scoorde hierin het beste. 2.1 Dit bestuurskrachtonderzoek is een maatwerktraject vitaal openbaar bestuur De provincie heeft een programma Vitaal openbaar bestuur waarin zij met diverse gemeenten in Gelderland maatwerktrajecten afspreekt om te komen tot inzicht in en versterking van de bestuurskracht. Dit bestuurskrachtonderzoek is zo'n maatwerktraject en daarom is het goed om vooraf afspraken te maken over een aantal onderwerpen zoals financiering, betrokkenheid en communicatie. 3.1 De provincie heeft aangegeven bij te willen dragen aan de kosten die gemoeid zijn met dit onderzoek. De provincie heeft de intentie uitgesproken om 75% van de kosten van dit onderzoek voor haar rekening te willen nemen. Om deze bijdrage te effectueren dient het college een subsidie-aanvraag in te dienen in het kader van de VOB-regeling (Vitaal Openbaar Bestuur).

4.1 De begroting 2021 biedt ruimte voor dit onderzoek Bij de vaststelling van de begroting 2021 was bekend dat we in 2021 een bestuurskrachtonderzoek zouden willen laten uitvoeren. Omdat nog niet duidelijk was in welke mate de provincie zou gaan bijdragen én omdat we marktpartijen geen inzicht wilden geven in een eventueel beschikbaar budget is er in de begroting geen specifiek budget opgenomen. De begroting 2021 liet echter wel een overschot zien van € 76.000. Het gemeentelijk aandeel in de kosten van dit onderzoek zullen we dan ook dekken vanuit dit positieve begrotingsresultaat en zo verwerken in de eerste bestuursrapportage 2021.

Kanttekeningen 1. De aanbestedingsprocedure is correct verlopen, hierop zijn geen kanttekeningen van toepassing. 2. Op het aanvragen van een subsidie zijn geen kanttekening van toepassing. 3. Het streven is om kosten waar we nog geen rekening mee hebben gehouden binnen het programma op te vangen. In dit geval is er voor gekozen om het bestuurskrachtonderzoek uit het algemene begrotingsoverschot te dekken. Het onderzoek betreft de hele gemeentelijke organisatie (raad, college, organisatie). Een specifieke plek in de begroting aanwijzen om te bezuinigen ten gunste van dit onderzoek is daarom onwenselijk. Ten behoeve van het vervolg van het traject doen we in de perspectiefnota een voorstel.

Burgerparticipatie In het plan van aanpak dat wordt opgesteld krijgt Burgerparticipatie een plek. In de aanbestedingsprocedure was burgerparticipatie niet van toepassing.

Advies adviesorganen Over de aanbestedingsprocedure zijn geen adviezen gevraagd. In de uitvoering van het onderzoek zal bijvoorbeeld de MAR wel worden bevraagd.

Communicatie Dit besluit is een mooie processtap in het werken aan de ontwikkeling van de gemeentelijke bestuurskracht. Communicatie via Gemeentethuis en website ligt dan ook voor de hand. Nadat het plan van aanpak is opgesteld (medio mei) is het interessant om nog wat breder te communiceren over de start van het onderzoek zelf.

Financiële toelichting De kosten van deze onderzoeksopdracht bedragen € 74.500. Het gemeentelijk aandeel van 25% bedraagt dus afgerond €19.000. Dit bedrag wordt gedekt uit het positieve begrotingssaldo 2021 en zo verwerkt in de eerste bestuursrapportage 2021.

Juridische grondslag Het college is op grond van artikel 160 Gemeentewet bevoegd tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandeling, zoals het gunnen van deze opdracht en het besluiten tot het aangaan van de opdrachtovereenkomst.

Inkoop en aanbesteding De aanbesteding is, conform ons inkoopbeleid, via een meervoudig onderhandse aanbesteding verlopen.

Uitvoering Bij positieve besluitvorming op dit advies volgt het tekenen van de opdrachtovereenkomst door zowel gemeente als Berenschot, waarna de opdracht kan worden uitgevoerd. De planning is in grote lijnen om in april/mei het plan van aanpak op te stellen en daarna het bestuurskrachtonderzoek uit te voeren. Als de raad de uitkomsten hiervan begin september kan behandelen dan kan in september het ontwikkelplan worden opgesteld. Begeleiding vindt plaats door een stuurgroep van burgemeester, provinciaal adviseur en gemeentelijk adviseur. Vanuit de raad is een klankbordgroep in het leven geroepen om zo betrokken te zijn en blijven bij dit onderzoek.

Stukken ter vaststelling Overeenkomst Bestuurskrachtonderzoek en Ontwikkelplan gemeente Brummen D352929

Bijlage(n) ter informatie Uitvraag aanbestedingsprocedure D350503 Onderzoeksvragen / contextbeschrijving D347196 Inschrijving Berenschot D352053 (vertrouwelijk) Prijsopgaveformulier Berenschot D352058 (vertrouwelijk) Maatwerkafspraken Provincie en gemeente Vitaal Openbaar Bestuur D352930

Overeenkomst Bestuurskrachtonderzoek en ontwikkelplan gemeente Brummen

NAVOLGENDE PARTIJEN: 1. de gemeente Brummen op grond van artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer A.J. van Hedel, handelend ter uitvoering van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brummen van 30 maart 2021, verder te noemen: ‘Opdrachtgever’, EN 2. Berenschot BV, statutair gevestigd te Utrecht, ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………………….., hierna te noemen: ‘Opdrachtnemer’, TEZAMEN TE NOEMEN PARTIJEN, TEVENS AFZONDERLIJK PARTIJ, IN AANMERKING NEMEND DAT: I. Opdrachtgever een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure is gestart voor een overeenkomst voor een bestuurskrachtonderzoek en ontwikkelplan; II. Opdrachtnemer heeft op 9 maart 2021 een inschrijving ingediend; III. Opdrachtnemer voldoet aan alle door Opdrachtgever gestelde eisen en zijn inschrijving is op basis van het gehanteerde gunningscriterium als beste prijs/kwaliteitverhouding aangemerkt; IV. Partijen de randvoorwaarden waaronder de Opdracht wordt uitgevoerd vastleggen in deze overeenkomst. KOMEN ALS VOLGT OVEREEN: Artikel 1. Onderwerp van de overeenkomst 1.1 Onderwerp van deze overeenkomst is het opstellen van een plan van aanpak, het uitvoeren van een bestuurskrachtonderzoek en het opstellen van een ontwikkelplan. 1.2 De bijlagen zijn een integraal onderdeel van de overeenkomst.

In geval van strijdigheid tussen deze overeenkomst en bepalingen van de bijlagen prevaleren te allen tijde de bepalingen van de overeenkomst. In geval van strijdigheid tussen bepalingen van de bijlagen geldt de volgende rangorde, in afnemende volgorde van belangrijkheid: I. Inhoud nota van inlichtingen offertefase d.d. 5 maart 2021; II. Inhoud offerteaanvraag ten behoeve van de meervoudig onderhandse aanbesteding Bestuurskrachtonderzoek en ontwikkelplan d.d.24 februari 2021; III. Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Brummen; IV. Inhoud offerte Opdrachtnemer d.d. 9 maart 2021; Artikel 2. Duur van de overeenkomst 2.1 Deze overeenkomst is aangegaan voor bepaalde tijd. De overeenkomst heeft een looptijd van acht maanden, gaat in op 1 april 2021 en eindigt op 30 november 2021. 2.2 De overeenkomst kan maximaal 1 maal schriftelijk verlengd worden. Uiterlijk 1 maand voor het einde van de dan geldende looptijd wordt schriftelijk mededeling gedaan aan Opdrachtnemer of de overeenkomst wordt verlengd dan wel beëindigd. 2.3 Deze overeenkomst is eenmalig door Opdrachtgever voor de duur van maximaal 6 maanden te verlengen indien zich een situatie voordoet waarin beëindiging van de overeenkomst tot discontinuering van de dienstverlening leidt.

Wanneer en of zich een dergelijke situatie voordoet wordt enkel door de Opdrachtgever bepaald en uiterlijk 30 dagen voor de voorziene beëindiging van de overeenkomst hetzij schriftelijk hetzij per email onder opgaaf van redenen aan Opdrachtnemer medegedeeld. Het staat Opdrachtnemer niet vrij deze verlenging te weigeren. 2.4 Dit artikel laat het recht op ontbinding of vernietiging van deze overeenkomst onverlet. Artikel 3. Prijzen en Betaling 3.1 De prijzen zoals geoffreerd door Opdrachtnemer in zijn inschrijving zijn van toepassing. 3.2 De geoffreerde prijzen liggen vast gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst. 3.3 Indien Opdrachtnemer zijn verbintenissen voortvloeiend uit de overeenkomst niet geheel of niet behoorlijk is nagekomen, heeft Opdrachtgever het recht de betaling op te schorten.

Artikel 4. Niet-nakoming c.q. ontbinding van de overeenkomst 4.1 Indien een der partijen tekortschiet in de nakoming van een of meer van zijn verplichting(en) uit deze overeenkomst, zal de andere partij hem deswege in gebreke stellen, tenzij nakoming van de betreffende verplichtingen reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval de nalatige partij onmiddellijk in verzuim is. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn zal worden geboden om alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft het karakter van een fatale termijn. 4.2 De partij die zijn verplichting(en) voortvloeiend uit deze overeenkomst niet nakomt of verzuimd heeft om binnen de gestelde termijn hieraan te voldoen schiet toerekenbaar tekort in de nakoming van zijn verplichtingen. De andere partij is bevoegd de overeenkomst (per direct) zonder schadevergoedingsplicht zijnerzijds, te ontbinden. 4.3 Onverminderd alle andere rechten tot ontbinding heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk, zonder nadere ingebrekestelling, te ontbinden indien Opdrachtnemer niet voldoet aan wettelijke vereisten ter zake van de uitoefening van de werkzaamheden die onderwerp zijn van deze overeenkomst. Artikel 5. Facturatie a.

De factuur dient minimaal te voldoen aan de volgende eisen: - Volledige juridische naam en adres van de leverancier en gemeente Brummen - BTW nummer leverancier - KvK-nummer leverancier - Factuurdatum - Factuurnummer - Aard van de goederen/diensten - Hoeveelheid van de goederen/diensten - Leverdatum goederen/diensten of datum van de vooruitbetaling - Bedrag exclusief btw. - BTW tarief - BTW bedrag

- Nummer van de budgethouder van de gemeente Brummen:1 5.2 De factuur kan digitaal worden ingediend als XML bericht via Simplerinvoicing onder vermelding van het OIN nummer (00000001001046561000) en KVK nummer (50530003) of als PDF gemaild worden naar facturen@brummen.nl 5.3 Bij creditfacturen dient te worden aangegeven voor welk origineel factuurnummer de creditfactuur is. Artikel 6. Betaling De gemeente Brummen zal facturen binnen 30 dagen na ontvangst en goedkeuring van de factuur betalen. Goedkeuring van de factuur geschiedt op basis van de in de overeenkomst overeengekomen tarieven en voorwaarden. Artikel 7. Aansprakelijkheid en verzekering, ontbinding en opzegging. 7.1 Ten aanzien van aansprakelijkheid, verzekeringen, ontbinding en opzegging gelden de voorwaarden zoals opgenomen in de algemene voorwaarden. Artikel 8. Wijzigen 8.1 Afspraken die in een overleg door contactpersonen van partijen worden gemaakt zullen niet gelden als aanvulling of wijziging van deze overeenkomst. Partijen garanderen over en weer dat de personen die namens hen aan overleg deelnemen bevoegd zijn afspraken te maken.

8.2 Wijzigingen van deze overeenkomst, alsmede aanvullingen daarop, zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk door daartoe bevoegde personen zijn overeengekomen, door beide partijen zijn goedgekeurd door middel van ondertekening en als addendum zijn toegevoegd aan deze overeenkomst. 8.3 Wijzigingen of aanvullingen van deze overeenkomst betreffen geen wezenlijke wijzigingen op deze overeenkomst of bijbehorende bijlagen.

Artikel 9. Overdracht rechten Het is de opdrachtnemer op geen enkele wijze toegestaan rechten en verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst aan derden over te dragen (waaronder het verpanden of overdragen van vorderingen) zonder voorafgaande toestemming van de opdrachtgever. Artikel 10. Publiciteit Contacten met pers en andere publiciteitsmedia over de opdracht zijn uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming door de opdrachtgever. Het opnemen van de opdracht en opdrachtgever als referentie is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming door de opdrachtgever. Opdrachtnemer zal niet zonder toestemming van opdrachtgever de naam van Opdrachtgever gebruiken ter promotie van de eigen diensten. Artikel 11. Toepasselijk recht 11.1 Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. De uitvoering van de opdracht dient te geschieden conform alle van toepassing zijnde wettelijke richtlijnen en regelingen. 11.2 De eenvormige wetten, opgesteld door de in 1964 te ’s Gravenhage gehouden diplomatieke Conferentie betreffende de unificatie van het Internationale inkooprecht (‘LUf’ e “LUVI’) en het Weens Koopverdrag zijn niet van toepassing.

11.3 Alle geschillen (daaronder begrepen geschillen die slechts één van de partijen als zodanig beschouwt) die naar aanleiding van de Overeenkomst of daaruit voortvloeiende overeenkomsten tussen partijen mochten ontstaan, zullen aanhangig worden gemaakt bij de Rechtbank Gelderland. Artikel 12. Slotbepaling 12.1 Door ondertekening van deze overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door partijen gemaakte mondelinge, dan wel schriftelijke afspraken. 12.2 De voorwaarden van deze overeenkomst zijn, voor zover aan de orde, van toepassing op alle aanvullende en gelieerde overeenkomsten alsmede alle (overige) afspraken ter uitvoering van de overeenkomst die tijdens de looptijd van deze overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer worden gesloten. 12.3 Ongeacht het overigens bepaalde in deze overeenkomst en de algemene voorwaarden zullen in ieder geval de volgende verplichtingen na het einde van de overeenkomst van toepassing blijven: geheimhouding, eigendomsrechten, aansprakelijkheid en geschilbeslechting, alsmede verplichtingen welke naar hun aard de duur van de overeenkomst overstijgen.

Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend op 30 maart 2021.

A.J. van Hedel gemeente Brummen

……………………. Berenschot B.V.