(E29) B&W - Raadsinformatiebrief jaarverslag Regionaal Archief Zutphen (RAZ) 2023 - D445093

Gemeenteraad Brummen

Brummen Ons kenmerk Uw kenmerk Onderwerp

: 1 oktober 2024 : Z100002/D444269 : : Raadsbrief jaarverslag Regionaal Archief Zutphen (RAZ) 2023

Geachte raadsleden, Archiefverordening In de archiefverordening Brummen 2020 staat dat het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) jaarlijks een verslag uitbrengt. Dit staat ook in de dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen de gemeente Brummen en het RAZ. Rol college Het college is de zorgdrager van het archief dat bij de gemeente ligt. De archivaris van het RAZ is de zorgdrager van het archief dat wij overgedragen hebben. Het overdragen gebeurt na 20 jaar met alle archiefstukken die permanent bewaard moeten blijven. Het college ziet erop toe dat het RAZ zich houdt aan de afspraken die in de dienstverleningsovereenkomst staan. Rol gemeenteraad De gemeenteraad controleert het college. Om die reden sturen wij het jaarverslag van het RAZ aan de raad. Zo krijgt de raad inzage en kunnen ze vragen stellen aan het college over het jaarverslag in relatie tot de dienstverleningsovereenkomst. Inhoud verslag In dat verslag staat hoe het RAZ onze overgebrachte archieven het afgelopen jaar beheerd heeft. Het RAZ voert namens de provincie inspecties uit op de staat van ons archief. De inspectierapporten zijn ook verwerkt in het jaarverslag. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Brummen,

H. Matser secretaris

G.J.M. van Rumund burgemeester (wnd.)

Bijlagen: Brief en jaarverslag Regionaal Archiefcentrum Zutphen 2023 (D433970)

Engelenburgerlaan 31 6971 BV Brummen Postbus 5 6970 AA Brummen Telefoon (0575) 56 82 33 Fax (0575) 56 82 88 E-mail: gemeente@brummen.nl

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Gemeente Brummen

REGIONAAL ARCHIEFZUTPHEN

Gemeente Lochem Gemeente Zutphen

GEMEEN fE EsRUrvhAti IV! INGEKOMEN

Gemeente Brummen t.a.v. het College van B&W Postbus 5 6970 AA BRUMMEN

30 april 2024 Datum: Ons nummer: 660782 Jaarverslag RAZ 2023 Bijlage(n): Onderwerp: Aanbieding jaarverslag RAZ 2023

0 2 MEI 2024

Uw brief dd.:Uw nummer:-

Geacht college, Hierbij wordt u het Jaarverslag 2023 van het Regionaal Archief Zutphen ter kennisneming aangeboden. Conform artikel 7 van de dienstverleningsovereenkomst breng ik hiermee verslag uit over het gevoerde beheer van de overgebrachte archieven en van het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archieven van de gemeente Brummen over 2023. lk hoop u hiermee voldoende to hebben geInformeerd. Mocht u naar aanleiding van het jaarverslag nog vragen of opmerkingen hebben dan hoor ik dat graag.

Met vriendelijke groet,

broti4k,(kori(r.

-

Etienne van den Hombergh archivaris

Spiegelstraat 13, 7201 KA Zutphen, telefoon 14 0575, regionaalarchief@zutphen.nl, www.erfgoedcentrumzutphen.nl

Zaak:Z100002 - Document:D433970

REGIONAAL ARCHIEFZUTPHEN

111.6

Jaarverslag 2023

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Inhoud Voorwoord

4

Archiefbeheer

5

Inspectie en advies

7

Publieksbereik

9

Bed rijfsvoering

12

Jaarcijfers

13

Programma Erfgoed

15

Themajaar

15

Collectie

15

Toegang en aanbod

15

Educatie en participatie

16

Onderzoek

17

Activiteiten

17

Communicatie

18

Nieuw: LinkedIn

18

Erfgoedteam

19

Bijlagen

20

Bijlage 1 Archiefaanwinsten

20

Bijlage 2 Specificaties archiefonderzoek en scanning on demand

22

Bijlage 3 Financieel resultaat 2023

24

Jaarverslog RAZ 2023 — pag. 2

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Bij de foto's Het RAZ ontvangt dagelijks vragen. Die vragen gaan over de collecties van het RAZ, van de Zutphense middeleeuwse archieven tot boedelscheidingen in Brummen. Omdat onze collecties goed via Internet to vinden zijn, krijgen we ook vaak vragen uit het buitenland. In zeven afbeeldingen geven we voorbeelden van het soort vragen die het RAZ ontvangt.

"Goedendag, ik ben op zoek naar informatie over de thuissituatie van twee jongens die opgenomen zijn geweest in de Nederlandsch Mettray..." (fotonummer SZO002020991_001)

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 3

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Voorwoord Het Archievenblad is het vakblad voor archivarissen. Het wordt al sinds 1892 uitgegeven door de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN). In nummer 6 van de 127e jaargang staat het artikel "Das war einmal? Een studie naar de studiezaal". Jarenlang was de studiezaal het hart van een archiefdienst, zelfs een vanzelfsprekendheid. De digitaliseringsslag van de laatste twee decennia heeft het bezoek aan de klassieke studiezaal (trefwoorden: stilte, concentratie, woordenboeken, microfiches) drastisch doen krimpen. Er is geen archiefdienst in Nederland te vinden die niet de openingstijden daarop heeft aangepast. Soms zijn studiezalen zelfs in tweeen gesplitst opdat de eenzame onderzoeker zich niet verloren waant in een te grote en lege ruimte. Ook voor de fraaie studiezaal van het RAZ zijn er plannen in die richting. Onderzoek door het Stadsarchief Amsterdam wijst uit dat de archiefbezoeker massaal het gedigitaliseerde archief op de website raadpleegt, maar daar toch nog wel graag wat meer service bij verlangt.

Kan er niet iets gedaan worden aan de mate van toegankelijkheid van die digitale documenten? Wat is de context waarin het archiefstuk zich bevindt? Kunnen die papieren stukken niet doorzoekbaar worden gemaakt? Wensen zijn er ook in de richting van digitale kruisverwijzingen tussen de verschillende documenten, door informatiespecialisten Linked Data genoemd. Kunstmatige intelligentie en automatische handschriftherkenning moeten de onderzoeker helpen aan de diep verborgen informatie in de vele kasten met archiefdossiers. Bovenstaande is ongetwijfeld de toekomst. Maar zover zijn we nog niet helemaal. Daarvan getuigen de vele e-mails met een enorme varieteit aan vragen die het RAZ wekelijks ontvangt. Het zijn dezelfde vragen die voorheen aan de balie van de studiezaal werden gesteld. Standaardantwoorden zijn nauwelijks van toepassing. ledereen krijgt een antwoord of, als de vraag te omvangrijk is, een vriendelijke maar besliste uitnodiging om toch maar naar de studiezaal te komen om zelf onderzoek te doen. Met de foto's in dit jaarverslag vragen we aandacht voor het vele werk van de archiefmedewerkers die dagelijks hun kennis aanwenden om al die vragenstellers tevreden te stellen en verder te helpen bij hun onderzoek. Er gaan immers veel uren zitten in deze dienstverlening — helaas digitaal niet goed zichtbaar. Zutphen, maart 2024

Jaarverslag RAZ 2023 — pay. 4

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Archiefbeheer Het archief beheert, conform de Archiefwet, de archieven van de gemeente Zutphen. Dit gebeurt op basis van dienstverleningsovereenkomsten ook voor de gemeenten Brummen en Lochem. Het archiefbeheer houdt in dat in totaal 777 archieven en collecties veilig in de depots zijn opgeslagen en toegankelijk zijn voor publiek. Op hoofdniveau is of wordt elk archief voorzien van een inventaris. Van populaire bronnen worden indexen en scans gemaakt.

Belangrijkste activiteiten in 2023: Algemeen •

De dienstverleningsovereenkomsten met de gemeenten Brummen en Lochem werden met drie jaar verlengd. Op 25 januari ontving wethouder Wannet (Zutphen) de burgemeesters Van Hedel (Brummen) en Van 't Erve (Lochem) in het Regionaal Archief Zutphen om dit heugelijke feit te vieren.

•

Het RAZ nam 38 nieuwe archieven, archiefaanvullingen of collecties (foto's, drukwerk) op. Een compleet overzicht is opgenomen in bijlage 1.

Archieven •

Een belangrijke aanwinst was het archief van de gemeente Brummen over het tiidvak 1980-2000 (2093). Na inventarisatie door de afdeling DIV van de gemeente Brummen werd het archief van 55 strekkende meter in mei overgebracht naar de openbare archiefbewaarplaats. De inventaris kon meteen in het archievenoverzicht op het erfgoedportaal worden geplaatst.

•

Vijftien archieven — van groot tot klein — werden geInventariseerd en zijn daarmee toegankelijk voor verder onderzoek. Enkele opvallende archieven hierbij: Burgerweeshuis in Zutphen over de periode 1970-2013 (0524), VVV Lochem (1133), Stichting Vorming Bedrijfsjeugd Eerbeek (2039) en de Zutphense Orkest Vereniging (0529).

•

Bijzonder was de overdracht van twee archiefdozen archivalia afkomstig van de omstreden archeoloog F.C. Bursch aan het Rijksmuseum van Oudheden (RMO) in Leiden. Deze dozen stonden al lange tijd met onbekende status bij het RAZ en konden nu met hulp van de stadsarcheoloog van een juiste duiding worden voorzien.

•

Parallel aan de inventarisatie liep de materiele verzorging van de archieven die toegankelijk werden gemaakt. De afdeling restauratie zorgde ervoor dat deze archieven met het oog op permanente bewaring de juiste behandelingen en archiefverpakkingen kregen.

•

De restauratieafdeling werd ook zeer intensief betrokken bij de voorbereidingen op het vele scanwerk. Alle papieren en perkamenten archiefstukken die digitaal worden gemaakt, worden eerst beoordeeld op hun fysieke gesteldheid. Kreuken werden glad gemaakt en scheuren hersteld.

•

Vrijwilligers hebben na bijna vijfjaar het Project Weeskamers afgerond. Ze voerden ruim 28.000 namen in de database van de Collectie Genealogie in. Bij de weeskamer van Zutphen werd van 1624 tot 1808 het gezag over (half)wezen en hun erfenis vastgelegd. Dankzij het werk van de vrijwilligers is de informatie in deze bron nu gemakkelijk terug te vinden.

•

Al ruim anderhalfjaar spannen vrijwilligers zich in om de namen van de leden van de kerkgenootschappen in de gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen in te voeren in de Collectie Genealogie. Dit doen zij in het kader van het Project Lidmatenboeken. Inmiddels zijn bijna 12.000 namen ingevoerd.

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 5

Zaak:Z100002 - Document:D433970

•

Grote scanprojecten, die in 2023 werden aangevat en deels opgeleverd waren: Bureau Wederopbouw van de gemeente Zutphen (1945-1953), Architect Warnaar te Warnsveld (18971969) en de Collectie briefhoofden Zutphen (1848-2006). Het betreft hier uitgebreide archieven met veel gevraagde bouwtekeningen van woningen, bedrijven en instellingen en woord- en beeldmerken van bedrijven en beroepsbeoefenaars.

•

Lopende grote scanprojecten die werden voortgezet betroffen de notariele akten met standplaats Gorssel (1819-1935) en de verzameling charters uit diverse archieven als gedeeltelijk vervolg op de projectmatige reiniging van de zegels.

E-depot •

•

Het eerste particuliere (niet-overheid) digitale archief werd opgenomen in het e-depot en toegankelijk gemaakt via het Erfgoedportaal. Het gaat om het archief van de vereniging Sneeuwfit Zutphen over de jaren 2007-2016. Er is een nieuwe overeenkomst gesloten met leverancier Picturae (sinds oktober 2023 Vitec Memorix) voor het e-depot. Deze loopt tot en met eind 2025.

Bibliotheek en beeldbank •

Het project om het boekenfonds van de Walburg Pers op te nemen in de bibliotheekcatalogus van het RAZ werd in oktober afgerond.

•

Veel aandacht werd besteed aan het verwerken van films. Door uitbesteding en met eigen middelen werden analoge films gedigitaliseerd. Van enkele ruwe opnamen werden alleen relevante onderdelen bewaard. In 2023 werd de beeldbank met 137 videobestanden uitgebreid.

"Hoe oud is de Naadzak en hoe komt hij aan zijn imam?" (fotonummer SZU005000189)

Joarverslag RAZ 2023 — peg. 6

Zaak:Z100002 - Document:D433970

lnspectie en advies De archiefinspectietaak betreft het toezichthouden voor de gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen op hun archief- en informatiebeheer. De archiefinspecteur legt auditbezoeken of, beoordeelt procedures en adviseert daarover, gevraagd en ongevraagd. Hij neemt deel aan overleggen waarbij expertise vanuit de archiefinspectie gewenst is. Behalve aan de deelnemende gemeenten geeft het RAZ ook advies en voorlichting aan particuliere organisaties.

Belangrijkste activiteiten in 2023: Algemeen •

De inspecteur gaf net als voorgaande jaren voorlichting met betrekking tot de op handen zijnde invoering van de herziene Archiefwet (medio 2025) en de gevolgen daarvan voor het informatieen archiefbeheer op lokaal niveau.

Ten aanzien van de gemeente Brummen •

In het kader van de selectie van archieven werden meerdere vernietigingslijsten door de archiefinspecteur gecontroleerd.

•

Adviezen werden gegeven met betrekking tot het vervangen en overbrengen van de Brummense bouwvergunningen. Dit project is in 2021 gestart en loopt tot en met 2024.

Ten aanzien van de gemeente Lochem •

De voorbereidingen voor een in 2024 to houden audit op het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Lochem zijn in 2023 in gang gezet.

•

In verband met het vertrek van de eerste medewerker/beleidsmedewerker en personele wisselingen bij team Documentair informatiemanagement (DIM) waren er minder vaste overlegmomenten. Er is daarom geen Strategisch informatieoverleg (SIO) gehouden.

•

De akten van de Burgerlijke Stand die per 1 januari 2023 openbaar werden, zijn naar het RAZ overgebracht.

Ten aanzien van de gemeente Zutphen •

Het verslag van de in 2022 uitgevoerde audit op het archief- en informatiebeheer op basis van de kritische prestatie-indicatoren van de VNG is in 2023 opgeleverd en aangeboden aan het college en de raad. De in het verslag opgevoerde aanbevelingen en verbeterpunten zijn voortvarend opgepakt door team Documentair informatiebeheer (DIB) van de gemeente Zutphen.

•

Op het aangepaste Handboek Vervanging is een positief advies afgegeven.

•

In het kader van de selectie van archieven werden meerdere vernietigingslijsten door de archiefinspecteur gecontroleerd.

•

Archiefinspectiegerelateerde zaken werden met regelmaat besproken tijdens het periodieke DIB/RAZ-overleg tussen DIB en de archiefinspecteur.

•

De milieu- en omgevingsvergunningen die in 2021 en 2022 zijn gedigitaliseerd, zijn in 2023 fysiek naar het RAZ overgebracht.

•

De vereiste migratieverklaring naar aanleiding van het migratietraject van data uit het zaaksysteem van Green Valley naar het nieuwe platform Zaaksysteem.nl. is opgesteld. Dit na

Joarverslag RAZ 2023 — pag. 7

Zaak:Z100002 - Document:D433970

inventarisatie van welke gegevens en de mate waarin deze verloren zijn gegaan bij het geconstateerde datalek in 2022. De belangrijkste te bewaren gegevens zijn gereconstrueerd.

l r Ort 1

P I

•

04: • •'.

r, . -

• L.

: 11 T 4 1(<•4.. -.1 .,,` i 1' 11 1 • ). \ • II ...2,Z 4- 0-1: tif- t i lk, ;*1 tr i f 1,, 1 t • A:. 1

4.„,,, : 11 n-e- (- t- i t 1%' i144(71ri l i (-i n 'Z.'

'lel 1

k''-) '

0 , Q.

\\\'-'. 4 1.1,:l i

i k t I it-,t 0.-1,

i. \ 11

) 1 ill,

Nc

_1.1,'1. -1 N.t, .,''' i \)rt t.` 21 eir JiN.it c=i,:t

,t-oz.: :.:,1.-.... .1'1'4 (S- i\ 1 i''...1N C 1

/4'')

t'

,^1 A ili(

e.+1,-,11" .;a l t t' •

'/I.

et c. s ; Tr" - (,s4.2.41 .2, , )

er t i i t i t 6 I? 14--.115,`• 1-11',(.1. 4'\ - . —- • H 1,ti."-- - •itsi9-Ctitikei,tio..'i •.,,, ... C-9.41. • • • .- rf ... i -- ....• ...t•_C: 41•;-.. . irc'i It I el:,.'t4Ill-iit

li t\ 1 g;14

,' I 1

1,1 '14

"Beste archiefmedewerkers, op 10-03-1763 vindt er te Brummen een magenscheid picots tussen dit echtpaar en Geesken Hendriks en Gerrit Oortgijsen. lk kan dit magenscheid echter nergens vinden, Hebben jullie misschien een tip voor mij waar ik zoiets zou kunnen vinden? lk zou daar zeer mee geholpen

(Regionaal Archief Zutphen, Plaatsingslijst van de collectie kleine aanwinsten Zutphen (1456-1999), nummer toegang 0144, inventarisnummer 230)

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 8

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Publieksbereik In de studiezaal — en steeds meer via het Erfgoedportaal — kan iedereen archieven raadplegen. Het RAZ stimuleert het doen van historisch onderzoek. De wijze waarop varieert van het maken van een stamboom tot uitgebreid onderzoek voor studie. Het RAZ werkt mee aan open dagen en biedt cursussen aan. Artikelen in verschillende tijdschriften laten zien welke rijkdom het archief bevat. Waar mogelijk wordt samengewerkt met anderen, bijvoorbeeld met de historische verenigingen. Het Erfgoedcentrum verzorgt voor RAZ de publiciteit.

Belangrijkste activiteiten in 2023: Algemeen •

•

Op 11 april waren de wethouders van Zutphen op werkbezoek. Team RAZ toonde in een presentatie de digitale ontwikkelingen in de afgelopen twintig jaar en de gevolgen daarvan voor de dienstverlening. RAZ werd deelnemende instelling van WieWasWie, het online platform voor familiegeschiedenis van het CBG/Centrum voor Familiegeschiedenis in Den Haag. WieWasWie zorgt voor een brede presentatie van de genealogische gegevens uit het werkgebied van het RAZ. Deze presentatie levert een erg groot voordeel op voor de stamboomonderzoekers in Nederland en het buitenland.

Cursussen en evenementen •

In maart waren op drie zaterdagavonden de deuren van het RAZ geopend voor het Stadsavontuur Zutphen. Zeker 700 enthousiaste deelnemers aan dit culturele initiatief wierpen in een sfeervolle ambiance een blik in de oude privilegienkist waarin authentieke documenten over de patriottentijd waren tentoongesteld.

•

Medewerkers van het RAZ verzorgden in 2023 driemaal een les binnen de Cursus Zutphenkunde. Dit deden zij samen met een medewerker van team Archeologie van de gemeente Zutphen. In de les kregen de studenten uitleg over het Erfgoedportaal en de verschillende collecties die daar to raadplegen zijn. In totaal volgden 82 deelnemers in 2023 de cursus.

•

Op 26 juli brachten studenten van de studie Keltische talen en cultuur van de Universiteit Utrecht in het kader van een praktijkdag een bezoek aan Zutphen. In samenwerking met Musea Zutphen, team Archeologie en Constant Willems werden rondleidingen en presentaties aangeboden in het museum (Vikingen en hertogen van Gelre inclusief maquette Zutphen 1453) en in het archiefgebouw aan de Spiegelstraat (selectie middeleeuwse stukken).

•

Op het allereerste Sprekersplein van de gemeente Zutphen op 24 augustus werd de archivaris uitgenodigd voor een pitch. Hij bracht daarin een brief uit het jaar 1783 onder de aandacht waarin het college van gemeenslieden de magistraat van Zutphen vraagt om meer inspraak.

•

Tijdens de Open Monumentendagen brachten zo'n 300 mensen een bezoek aan het RAZ. In de studiezaal was een tentoonstelling over de functie van ons pand als gasthuis. De boek- en papierrestaurator demonstreerde het schoonmaken van middeleeuwse zegels. Elke drie kwartier was er een rondleiding door het archiefdepot.

•

In september en december werden nieuwe medewerkers van de gemeente Zutphen bij het RAZ ontvangen in het kader van hun introductieprogramma.

•

Op 17 september nam de archivaris vijftien nieuwe inwoners van Zutphen mee naar de Spiegelstraat om hen kennis to laten maken met het historische archief en het gebouw.

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 9

Zaak:Z100002 - Document:D433970

•

Korte colleges werden gegeven aan studenten van de Universiteit Utrecht voor het vak Architectuur, monument en stad (12 september) en aan studenten van de GO-opleiding Medewerker recordmanagement (27 oktober).

•

Er werden twee cursussen gegeven in samenwerking met de Nederlandse Genealogische Vereniging (NGV), waarbij het RAZ de locatie en organisatie voor haar rekening nam en de NGV de inhoud verzorgde. Aan de basiscursus genealogie namen twaalf mensen deel; de cursus paleografie (het lezen van oud schrift) werd door vijftien mensen gevoigd.

"Dear Sir or Madam, I am researching my family history. I am searching for records related to my grandfather's uncle George August Ferguson (born 1901 Curacao, died 1942 Zutphen). He was a patient at Groot Graffel from about 1924 until he died in 1942. I would be extremely interested in a photo of George..." (fotonummer 0110 1830 0002)

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 10

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Onderzoek en publiciteit •

In twee televisie-uitzendingen vormde het RAZ het decor: in februari in de documentaireserie De Pompmoord (KRO-NCRV) en in augustus in De Erfgenaam (RTL4).

•

Op zondagavond 17 maart was het NPO Radio 1-programma Dijkstra en Evenblij ter plekke te gast in Zutphen. In de rubriek "Het Geheugen van..." nam de archivaris de luisteraars mee naar het slagveld bij Zutphen ten tijde van de Nederlandse opstand in 1572. Op de achtergrond was de smartlap Spoorloos van stadsdichter Wolfram Reisiger te horen.

•

In november verscheen het tweede deel in de reeks Zutphense Erfgoedpublicaties Tegen de Duitse leugens, De illegale pers in Zutphen 1940-1945 door Menno Tamminga. Tijdens een rondwandeling langs een aantal locaties die in het boek zijn beschreven ontving burgemeester Wimar Jaeger het boek. Hij greep de gelegenheid aan om het belang van een onafhankelijke lokale pers te onderstrepen. Diverse kranten besteedden hier aandacht aan.

•

De archivaris schreef samen met Koos van Zwieten, voorzitter van de VVV Lochem, het artikel "Archief VVV Lochem klaar voor raadpleging" in het blad Land van Lochem (nummer 65) van het Historisch Genootschap Lochem-Laren-Barchem.

•

Voor het septembernummer van Gen. Magazine voor familiegeschiedenis, een uitgave van het CBG/Centrum voor Familiegeschiedenis, schreef de archivaris het artikel "De registers van het Kra nkzinnigengesticht".

•

Het kwartaaltijdschrift Oer verscheen viermaal. Het cultuurhistorische tijdschrift over de Achterhoek en Liemers is een gezamenlijke uitgave van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers, Erfgoedcentrum Zutphen, Waterschap Rijn en Ussel en Achterhoek Uitgevers.

•

In Ons Markenboek van de HV de Elf Marken verscheen tweemaal de rubriek "Uit het archief": Afl. 13: Van Camenier tot Coutsijr over het huispersoneel van de Ehze in de lidmatenboeken Afl. 14: De lijsten van vroedvrouw Derksen over de administratie van een vroedvrouw in Almen.

• •

Zutphense Pracht verscheen twee keer; nr. 23 in mei en nr. 24 in november. In het meinummer stond een uitgebreid artikel over Spiegelstraat 13, waar het RAZ gevestigd is. De Hanzepodcast: de Zeerover is in februari gelanceerd (zie het hoofdstuk over het Erfgoedcentrum Zutphen).

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 11

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Bedrijfsvoering Het RAZ is een team binnen de gemeente Zutphen. De gemeente verzorgt personeelszaken en gebouwenbeheer en ondersteunt het team RAZ op tal van andere activiteiten.

Belangrijkste gebeurtenissen in 2023:

Personeel •

Voor het project Scannen Bouwvergunningen was een gedetacheerde medewerker via GelreWerkt! actief. Na zijn pensionering kwam deze medewerker vanaf oktober 2022 tijdelijk in dienst van het RAZ. Sinds april 2023 verricht deze medewerker op detacheringsbasis ook digitaliseringswerkzaamheden voor de gemeente Brummen.

•

Via 't Baken (gemeente Lochem) verrichtte een gedetacheerde medewerker ondersteunende activiteiten bij scanwerkzaamheden en archiefverzorging.

•

De boek- en papierrestaurator werkte in het verslagjaar ook voor het Stedelijk Museum Zutphen. Zij restaureerde 140 objecten uit hun collectie.

• •

Vier scholieren van vier verschillende middelbare school liepen korte stages bij de restauratieafdeling. Een collega van de gemeente Zutphen werkte vanwege een re-integratietraject het gehele jaar bij het RAZ en verrichtte werkzaamheden bij de restauratieafdeling.

Gebouwen •

In 2021 werd een toekomstplan opgesteld voor het Erfgoedcentrum. De verdere uitwerking van dit plan, waarbij scenario's zouden worden geschreven voor betere huisvesting van de diensten en erfgoeddepots, werd in 2022 tijdelijk stilgelegd. Het huisvestingsverhaal is complex en heeft samenhang met de algemene gemeentelijke huisvestingsproblematiek. Het plan "Huis van de Stad" (Hanzehof) ging na de verkiezingen en het coalitieakkoord een nieuwe fase in. Bovendien werd geconstateerd dat de erfgoeddiensten een helder, samenhangend en actueel beleid ontberen. Voor 2024 wordt een eerder onderzoek (2021) van BBN naar de huisvestingsscenario's geactualiseerd. De keuze en uitwerking van de huisvestingsscenario's wordt mede afhankelijk van het vast te stellen erfgoedbeleid (verwachte vaststelling begin 2025). In 2023 is besloten om geld vrij te maken in de Voorjaarsnota voor het opstellen van een beleidsnota erfgoed die mede richting moet geven aan de toekomst van het (regionaal) archief en de positionering van het Erfgoedcentrum. De huisvestingsproblematiek kreeg in 2023 extra urgentie omdat ook Vastgoed aanloopt tegen de wettelijke verduurzamingseisen van het gemeentelijk vastgoed en de enorm hoge kosten die dat met zich meebrengt voor de bestaande (depot)gebouwen.

• •

In de archiefdepots werden alle tl-lampen vervangen door ledverlichting. In de kantoren op de eerste verdieping werd airco aangelegd.

•

Er is met Vastgoed gesproken om in 2024 een interne verbouwing door te voeren teneinde publieke functies en kantoorfuncties beter te scheiden. De beveiliging richting de depotruimtes wordt daarmee ook verbeterd.

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 12

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Jaarcijfers Google Analytics en ook de verschillende databases die het RAZ gebruikt, leveren tal van cijfers op. Hieronder volgt een representatieve greep. Bij het lezen van gebruikerscijfers is het van belong te weten dat het RAZ "open data" beschikbaar stelt. Coat houdt in dat RAZ-bronnen ook via andere websites worden gepresenteerd. In sommige gevallen zijn deze websites beter in stoat om specifieke doelgroepen te bereiken. Websites die veelvuldig RAZ-data "hergebruiken" of delen zijn bijvoorbeeld Open Archieven, Wiewaswie, Genealogie in de Achterhoek en CollectieGelderland. Enerzijds zorgen deze sites voor een toename van het bronnengebruik, maar anderzijds voor een doling van het canto' bezoeken aan onze eigen website.

Collectiebeheer (totalen tot en met 31 december 2023) •

Aantal strekkende meters archieven en collecties: 4.643 (2022: 4.542)

•

Aantal archieven en collecties: 777 (2022: 772)

•

Aantal beschreven archiefbestanddelen: 131.565 (2022: 126.059)

•

Aantal foto's en kaarten op website: 60.408 (2022: 59.373)

•

Aantal titels in bibliotheekcatalogus: 18.090 (2022: 17.506)

•

Aantal namen in voorouderdatabase: 1.101.314 (2022: 1.078.737)

•

Aantal gefotografeerde charters: 4.844 (2022: 4.312)

•

Aantal gepubliceerde scans (excl. bouwdossiers): 35.922 (2022: 18.386)

•

Dataopslag: 5,51 Tb (2022: 4,99 Tb)

Dienstveriening (gerealiseerd in 2023) •

Bezoeken studiezaal voor archiefonderzoek: 345 (2022: 289)

•

Erfgoedcentrumzutphen.nl: 1.107.097 weergaven door 77.227 gebruikers (2022: 973.665 paginaweergaven door 72.369 unieke gebruikers) Vergunningdossiers.erfgoedcentrumzutphen.nl: 304.487 weergaven door 20.296 gebruikers (2022: 234.937 weergaven door 14.807 gebruikers)

• •

Periodiekenviewer (erfgoedcentrumzutphen.courant.nu): 99.369 weergaven door 8.984 gebruikers (2022: 133.746 paginaweergaven, 7.232 gebruikers)

•

Totalen inclusief periodiekenviewer: 1.510.953 weergaven door 106.507 gebruikers (2022: 1.342.348 weergaven door 95.819 gebruikers)

•

Facebook: 2.479 (2022: 2.453 volgers). Het bereik nam in 2023 toe met 31,4 % (58.893).

•

Instagram: 1.608 volgers (2022: 1.489 volgers). Het bereik nam in 2022 toe met 4,1% (7.291).

•

Het betaalde bereik (Facebook en Instagram) daalde met 17%, maar daar is ook 25% minder geld aan uitgegeven.

•

X (Twitter): in 2023 zijn we gestopt met Twitter. Het account behouden we, met als laatste bericht een verwijzing naar de andere kanalen waarop we te volgen zijn.

•

Linkedln: in het najaar van 2023 hebben we onze middelenmix uitgebreid met Linkedln, omdat we daarmee een belangrijk deel van onze doelgroepen kunnen bereiken: onderzoekers, studenten en erfgoedprofessionals. We sloten het jaar of met 193 volgers en 7.200 wee rgaven.

•

lngewilligde externe scanaanvragen: 766, met een omvang van 30.801 scans (2022: 454 ingewilligde aanvragen / 13.987 scans)

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 13

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Bedrijfsvoering (per 31 december 2023) •

Personeel (in fte): 8,57 (2022: 9,1)

•

Aantal vrijwilligers: 40 (2022: 34).

"Goedemiddag. We zijn in Barchem aan het kijken naar het plaatsen van een bord op de top van de Kalenberg, met informatie over de geschiedenis van die plek. Is er een mogelijkheid aan dit soort informatie to komen via het Erfgoed Centrum Zutphen?" (fotonummer SZU002019757)

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 14

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Progra mma Erfgoed Het Erfgoedcentrum Zutphen maakt deel uit van team Archief. Het doel van dit centrum is om erfgoed zo breed mogelijk toegankelijk te maken en inwoners en bezoekers te informeren. Erfgoed is een belangrijk deel van ons DNA en draagt in hoge mate bij aan de identiteit van de stad; het speelt een bepalende rol op het gebied van economie, ruimtelijke ordening en welzijn. Wij zetten Erfgoed & Cultuur in als verbindend thema. Het Erfgoedcentrum Zutphen laat zich het beste omschrijven als een 'netwerkorganisatie' die voor en met de erfgoedpartners Archeologie, Regionaal Archief, Monumentenzorg en Musea activiteiten ontwikkelt en faciliteert. Deze activiteiten zijn gekoppeld aan de (wettelijke) collectie-, beheer-, maatschappelijke en bedrijfsvoeringstaken van de erfgoedpartners en ze behelzen vier actielijnen: •

collectie,

•

toegang en aanbod,

•

educatie en participatie en

•

onderzoek.

De basis hiervoor is gelegd in de erfgoedlijnen van de cultuuragenda van de gemeente Zutphen. Een aantal hoogtepunten per actielijn:

Themajaar Een groot deel van de activiteiten en projecten wordt opgetuigd vanuit een centraal jaarthema. In 2023 was dat 'Hanze'. Zutphen vierde dit samen met acht andere Hanzesteden. Vanuit het Erfgoedcentrum Zutphen werkten we mee aan onder andere tentoonstellingen op diverse plaatsen in de stad, rondleidingen, lezingen, presentaties en de Museumnacht en lanceerden we een podcast. Onze deelname aan landelijke programma's, zoals de Nationale Archeologiedagen, Open Monumentendag en de Maand van de Geschiedenis stond eveneens in het teken van de Hanze.

Collectie De gemeente Zutphen is eigenaar van meerdere bijzondere collecties. Over de beeldcollecties, zoals de fotocollectie van fotograaf Zeylemaker, is eind 2022 het besluit genomen die digitaal toegankelijk te maken via het Erfgoedportaal. In 2023 is hiervoor een aanzet gegeven. De eerste collectie die in dit verband, bij wijze van pilot, zal worden gedigitaliseerd, is de ansichtkaartencollectie (6.000 ansichtkaarten).

Toegang en aanbod Al enkele jaren stellen we, naast de grootste publiekstrekker de Burgerzaal, ook de Wijnhuistoren en de Sint-Janskerk open voor publiek. De wens is om dit aantal uit te breiden. In 2023 lukte het om een extra monument aan dit aanbod toe te voegen: de Berkelrifine. Van april tot en met oktober stonden elke laatste zondag van de maand monumentengidsen van het Gilde klaar om mensen de kans te geven op de Berkelruine te komen. En met succes. In het eerste weekend bezochten al 362 belangstellenden de voormalige poort. Samen beleefden de monumenten een topjaar met een recordaantal bezoekers, namelijk 46.907. In 2023 is flink gewerkt aan de voorbereidingen om het aanbod in 2024 verder te kunnen uitbreiden: medio 2024 wordt de Bourgonjetoren geopend met daarin het belevingscentrum De Hanzeaat.

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 15

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Educatie en participatie Sinds 2023 (eind 2022) is de ArcheoHotspot volledig in het beheer van het Erfgoedcentrum Zutphen. Er is daarom gewerkt aan een plan om de mobiele kar weer vaker in to zetten. In 2024 zal dit verder worden uitgewerkt. Ondertussen is de kar gewoon inzetbaar en heeft hij ook in 2023 bij een aantal activiteiten geschitterd, zoals tijdens de Nationale Archeologiedagen. De Mobiele Erfgoedtentoonstelling (MET), die sinds 2023 ook in het beheer is van het Erfgoedcentrum Zutphen, reisde gedurende het themajaar rond langs diverse zorginstellingen en buurthuizen. Speciaal hiervoor was een bestaande tentoonstelling over Hanzekoopman Albert op de Korenmarkt aangepast. Een vaste club vrijwilligers helpt om de MET op- en of to bouwen. Samen met de locaties wordt bovendien een programma rondom de tentoonstelling mogelijk gemaakt, met bijvoorbeeld een memoryspel, lezingen en/of film. De 'kindervitrine' in het Stedelijk Museum Zutphen heeft een nieuwe boost gekregen. Op 6 mei onthulden we de eerste 'Jeugdschatten', van een archeoloog in de dop. De twaalfjarige jongen gaf de gasten bij de onthulling vervolgens zelf een rondleiding door het museum.

"Hallo, Kunt u mij zeggen of er een kerker bestaat in Zutphen?" (afbeelding: fragment uit de 'Maanen klaagbriel, Regionaal Archief Zutphen, Inventaris van het oud-archief van de stad Zutphen (12061815), nummer toegang 0001, inventarisnummer 2386)

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 16

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Onderzoek Een van de hoogtepunten — ook in lijn met centrale jaarthema — was de lancering van de Hanzepodcast: de Zeerover. Die is gemaakt door een student die hiermee afstudeerde aan Saxion. De podcast was een nieuwe communicatiemiddel voor het Erfgoedcentrum Zutphen. Hiermee konden we een ander, jong en breed publiek bereiken. Voorsorterend op het jaarthema van 2024 werkte een andere student aan een lesprogramma voor middelbare scholen rondom het thema `Gedrukt in Zutphen'. In het najaar verscheen het tweede deel in de reeks Zutphense Erfgoedpublicaties: Tegen de Duitse leugens, De illegale pers in Zutphen, 1940-1945 door Menno Tamminga. Hij deed veel onderzoekin het Regionaal Archief Zutphen en raadpleegde onder andere de inmiddels gedigitaliseerde illegale kranten uit de Tweede Wereldoorlog in Zutphen die eind 2022 zijn overgedragen aan het Erfgoedcentrum Zutphen.

Activiteiten De meest opvallende (datumgebonden) activiteiten in 2023, die het Erfgoedcentrum Zutphen initieerde of ondersteunde: •

25 januari: Ondertekening dienstverleningsovereenkomsten voor archiefzorg met de burgemeesters van Brummen en Lochem;

•

7 februari: Overhandiging eerste exemplaar ZAP 150 De Halvemaanstraat;

•

24 februari: Lancering Hanzepodcast: de Zeerover;

•

28 februari: Heropening Wijnhuistoren (na een flinke opknapbeurt);

•

4, 11 en 18 maart: Stadsavontuur Zutphen;

•

19 maart: Uitzending Dijkstra en Evenblij ter plekke;

•

1 april: Start nieuwe serie op social media in samenwerking met Historisch Genootschap Lochem-Laren-Barchem;

•

11 april: Collegebezoek aan het Regionaal Archief Zutphen;

•

20 april: Opening/aftrap Hanzejaar;

•

21 april: Publicatie Zutphense Archeologische Publicaties 155, De nieuwe Deventerweg, Opgraving en archeologische begeleiding van de herinrichting van de Deventerweg in Zutphen, door Bert Fermin, Jos van Dalfsen, Diederik Rijs en Arjan den Braven;

•

21 april: Publicatie Zutphense Archeologische Publicaties 158, Een schat op zolder. De 17eeeuwse muntvondst in Laarstraat 83 to Zutphen, Michel Groothedde, Bert Fermin en Diederijk Rijs;

•

26 april: Lintje voor vrijwilliger Ton Zuethof;

•

28 april: Publicatie ZAP 156 Lunette-eiland, door Bert Fermin, Hans Peeters, Pir Hoebe en

•

29 april: Premiere documentaire `De maquettebouwer' van John Post;

•

Vanaf 30 april: BerkelruThe open voor publiek;

•

6 mei: Onthulling Jeugdschatten in het Stedelijk Museum Zutphen;

Annemieke Verbaas;

•

3 juni t/m 31 december: Tentoonstelling De Hertog en de Hanze in het Stedelijk Museum Zutphen;

•

8 juni t/m 1 juli: Mobiele Erfgoedtentoonstelling `Albert op de Korenmarkt' in Ontmoetingscentrum De Mulderskamp;

•

9 juni: Onthulling zuiltje Martinuskerk in Warnsveld;

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 17

Zaak:Z100002 - Document:D433970

•

17 juni: Nationale Archeologiedag;

•

20 juni: Vernieuwing overeenkomst e-depot;

•

27 juni t/m 9 juli: Drogenap Experience;

•

29 en 30 juni: Hanzesymposium;

•

4 juli t/m 7 augustus: Mobiele Erfgoedtentoonstelling 'Albert op de Korenmarkt' in Woonzorgcentrum Polbeek, met opening op 4 juli;

•

9 t/m 31 augustus: Mobiele Erfgoedtentoonstelling 'Albert op de Korenmarkt' in Geweldig (St.-Elisabeth);

•

18, 19 en 20 augustus: De Hanze herleeft. Middeleeuws marktspektakel;

•

6 t/m 28 september: Mobiele Erfgoedtentoonstelling 'Albert op de Korenmarkt' in

•

9 en 10 september: Open Monumentendagen;

Wijkcentrum Waterkracht; •

20 september: De Erfgenaam op tv met opnames vanuit het RAZ;

•

Vanaf 28 september: Cursus paleografie bij RAZ;

•

1 t/m 31 oktober: Maand van de Geschiedenis met onder meer museumcolleges (ook speciaal voor kinderen), lezingen en (web)tentoonstellingen;

•

1 oktober: Kwadrantcollege;

•

10 oktober: TV-premiere De Maquettebouwer;

•

Vanaf 13 oktober: Zutphense hond in Rijksmuseum van Oudheden;

•

14 oktober: Museumnacht;

•

17 oktober t/m 31 december: Mobiele Erfgoedtentoonstelling 'Albert op de Korenmarkt' in De Lunette;

•

22 oktober: Meet & Greet met de maquettebouwer;

•

Vanaf november in de boekwinkels: ZEP002 Tegen de Duitse leugens, De illegale pers in Zutphen, 1940-1945 door Menno Tamminga;

•

14 december: Feestelijke ondertekening nieuwe prestatieovereenkomsten met Open Monumentendagcomite, Het Gilde en Zutphense Pracht.

•

22 t/m 30 december: Kleur de Hanze.

Communicatie Er is een continue stroom berichten vanuit (de partners van) het Erfgoedcentrum Zutphen. Er gaat gemiddeld maandelijks een persbericht naar de pers, wekelijks zijn er naast de doorlopende nieuwsberichten en aankondigingen vaste rubrieken op de socials (Erfgoed van de week en de beeldcollectie van het Historisch Genootschap Lochem Laren Barchem) en maandelijks verschijnt een goedgevulde digitale nieuwsbrief.

Scan de QR-code voor een bundeling van de nieuwsbrieven. Samen geven zij een goed beeld van de projecten en activiteiten van het Erfgoedcentrum Zutphen.

Nieuw: Linkedln Halverwege 2023 is een andere keuze gemaakt met betrekking tot de kanalen die het Erfgoedcentrum Zutphen inzet: er wordt niet meer actief gepost op X (voorheen Twitter). In plaats daarvan is Linkedln toegevoegd. Linkedln past veel beter bij de doelstellingen van het Erfgoedcentrum Zutphen en stelt ons in staat onderzoekers en andere professionals to bereiken in een zakelijke omgeving.

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 18

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Erfgoedteam De projecten en activiteiten worden aangestuurd door een programmamanager en een communicatiemedewerker. Zij voeren, in nauwe samenspraak met de collega's van de genoemde erfgoedpartners het erfgoedprogramma uit. Vrijwilligers, onder meer Het Gilde Zutphen, ondersteunen hen daarbij. De programmamanager nam aan het eind van 2022 afscheid van de organisatie en in maart 2023 volgde een ad interim manager hem op.

"Ik kom sinds kort regelmatig in Zutphen. We overnachten dan in Warnsveld, nog ouder dan Zutphen. 1k wil graag we ten wat de betekenis van de naam Dreiumme is. Geen enkele winkelier van de bakker tot de boekhandelaar kon mij verder helpen. Komt het uit het Nedersaksisch?" (afbeelding: voorzijde van het boek 'Wat straatnamen vertellen: Warnsveld' door A.K. Kisman, aanwezig in de bibliotheekcollectie van het Regionaal Archief Zutphen)

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 19

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Bijiagen Bijlage 1 Archiefaanwinsten Vrijwel elke aanwinst krijgt bij binnenkomst een aanwinstnummer. Alleen heel kleine en triviale aanwinsten (bijvoorbeeld een foldertje of losse foto) worden niet geregistreerd. De aanwinst wordt toegekend aan een zorgdrager (Brummen, Lochem of Zutphen). Een nieuw archief krijgt een uniek archiefnummer; aanvullingen worden ondergebracht bij bestaande archieven. De kolom "Meter" vermeldt de omvang in strekkende meter bij verwerving, niet no verwerking.

Aanwinstnr.

Zorgdrager

Omschrijving

Archiefnr.

Meter

202301

Brummen

Archivalia verbouw Huis Empe

2060

0,25

202302

Zutphen

Aantekenboekje bakker Van Zuuk to Zutphen

0144

0,02

202303

Lochem

Aanvulling op archief Gereformeerde Kerk Lochem

1049

0,50

202304

Zutphen

Fotoalbum provisoren Bornhof

0427

0,05

202305

Lochem

Archief VVV Lochem (1885-2014)

1133

2,00

202306

Zutphen

Foto's Baudartius College (1950-1965)

0451

0,10

202307

Lochem

1047

0,02

202308

Zutphen

0451

0,12

202309

Zutphen

Klad-trouwboekjes Hervormde Gemeente Lochem (18e eeuw) Foto's en dia's (jaren 1980) ontvangen van mevr. Wesselink Verslag aprildagen 1945

0263

0,02

202310

Zutphen

202311

0144

0,01

Lochem

Aantekeningen over predikant H.W.Ph.E. van den Bergh van Eysinga Archivalia Hervormde Evangelisatievereniging Barchem

1134

0,12

202312

Brummen

Archief gemeente Brummen tijdvak 1980-2000

2093

55,00

202313

Zutphen

Aanvulling op archief Vereniging Sneeuwfit

0460

digitaal

202314

Zutphen

Archivalia Nederlandse Padvinders, groep Abel Tasman

0144

0,04

202315

Zutphen

0451

0,02

202316

Zutphen

0451

0,02

202317

Lochem

1124

0,10

202318

Zutphen

Ansichtkaarten en documentatie ontvangen van dhr. Oostenrijk Ansichtkaarten ontvangen uit nalatenschap dhr. Mendelson Films plattelandsvrouwen afdeling Barchem 1983 en rondgang door Barchem 1961 Archief CNV afdeling Zutphen en omstreken

0549

1,50

202319

Zutphen

0523

0,05

202320

Brummen

0,50

202321

Zutphen

26,00

202322

Zutphen

Milieuvergunningen gemeente Zutphen tijdvak 19902010 Foto's familie en warenhuis Kronenburg

2071; 2074; 2101 0536 0451

0,50

0451

0,30

Aanvulling van 6 glasplaten afgegeven door de Zutphense Amateurfotografen Vereniging Diverse exemplaren van diverse krantentitels

202323 202324

Zutphen

Foto's verzameld voor gebruik in gemeentegids

Zutphen

Ansichtkaarten en almanakken (1795-1805) Zutphen

0451

0,02

202325

Zutphen

Aanvullingen op archieven Oude- en Nieuwe Gasthuis, vooral met betrekking tot Groot Graffel

0110; 0409

2,50

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 20

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Aanwinstnr.

Zorgdrager

Omschrijving

Archiefnr.

202326

Zutphen

Aanvulling archief Familie Andre de la Porte

0021

0,50

202327

Zutphen

0268

0,40

202328

Zutphen

Aanvulling archief Partij van de Arbeid, afdeling Zutphen Telefoongids Zutphen en omstreken 1955

0381

0,02

202329

Lochem

Aanvulling akten Burgerlijke Stand Lochem

1091

0,20

202330

Lochem

Aanvulling akten Burgerlijke Stand Gorssel

5058

0,30

202331

Lochem

Aanvulling akten Burgerlijke Stand Laren

1078

0,10

202332

Zutphen

Foto's van Coberco-producten

0300

0,80

202333

Zutphen

Archief Fotografencollectief De Zutphense

0550

1,00

202334

Zutphen

Aanvulling archief Museum Groot Graffel

3046

0,50

Archivalia, foto's en documentatie Brummen uit nalatenschap dhr. Reusink Aanvulling archief Koninklijke Nederlandse Maatschappij tot Bevordering der Geneeskunst (KNMG), kring Zutphen Archief NV Steenfabriek De Schans v/h H. van de Loo (1890-1937) Omgevingsvergunningen gemeente Zutphen tijdvak 2010-2013

0451; 0381 0075

0,50

2104

1,00

0535

31,00

202335 202336

Zutphen

202337

Brummen

202338

Zutphen

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 21

Meter

0,12

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Bijlage 2 Specificaties archiefonderzoek en scanning on demand Door de digitalisering van archiefstukken in de afgelopen jaren is er een hybride situatie ontstaan van deels digitaal of gedigitaliseerd archief en deels papieren archief. Daardoor is het in kaart brengen van de ter inzage gegeven archiefstukken steeds minder inzichtelijk geworden. Dit komt vooral tot uiting bij de bouwvergunningen, maar ook bij de notariele akten. Cijfers over de afgelopen jaren laten zich door het digitaliseringsproces steeds minder goed vergelijken.

Aantal aanvragen naar papieren dossiers in de studiezaal:* Gemeente

Aanvragen

I Brummen**

32

Lochem

98

Zutphen

339

Totaal

469

* Een aanvraag kan meerdere dossiers betreffen, tot wel tien stuks of meer. ** Voor Brummen geldt dater nog papieren bouwdossiers in de studiezaal werden verstrekt. In 2023 waren doter 28.

Meest aangevraagde papieren archieven per gemeente: Gemeente

Archief (archiefnummer)

Aanvragen

Dossiers

Brummen

Eerbeekse Courant 1933-1990 (2074)

3

23

Lochem

Gemeente Gorssel 1811-1936 (5001)

11

30

Zutphen

Uitgeverij Thieme 1831-2006 (0037)

41

172

Herkomst bezoekers aan studiezaal:* Gemeente

Aantal

Brummen

8

Lochem

14

Zutphen

43

Buiten dienstverleningsgebied

90

Totaal

155

* Aantal individuele bezoekers die minstens een keer in de studiezaal archiefstukken hebben aangevraagd. Sommigen bezochten wel meer dan tien keer de studiezaal. Bezoekers die geen archiefstukken opvragen worden niet geregistreerd.

Opvragingen bouwvergunningen via e-loket door burgers:* Gemeente

Aantal

Brummen

328 (0)

Lochem

2.605 (2.182)

Zutphen

1.877 (1.723)

Totaal

4.482 (3.905)

Gemiddeld behandeld per werkdag

17 (15)

* Tussen haken de aantallen in 2022.

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 22

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Scanning on demand:* Gemeente

Aantal aanvragen

Aantal scans

Brummen

170 (91)

4.117 (1.351)

Lochem

85 (76)

5.835 (2.849)

Zutphen

526 (287)

21.392 (9.922)

Totaal

781 (454)

31.344 (14.122)

* Tussen haken de aantallen in 2022. 2023 was het eerste volledig corona-vrije jaar waarin vrijwilligers en apparatuur nagenoeg steeds beschikbaar waren. Daardoor konden ook de eerdere scanquota voor aanvragers worden losgelaten. Mogelijk is hierdoor sprake geweest van een inhaalvraag. Feit is dat de grote stijging ten opzichte van 2022 (aanvragen + 48%, aantal scans + 46%) voor de helft is veroorzaakt door een aanvrager (131 aanvragen, 4.022 scans). Tot de populairste bronnen behoorden dit verslagjaar opnieuw de Brummense bouwvergunningdossiers (117 aanvragen), de Zutphense notariele akten (74) en Uitgeverij en drukkerij Thieme (26). Absolute koploper was het archief van de Familie Colenbrander en Erven Van sytzama (131).

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 23

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Bijlage 3 Financieel resultaat 2023 Inkomsten: Begroot primitief

Begroot na wijziging

Realisatie

Archiefbeheer

€ 176.100

€ 176.100

€ 178.375

Totaal inkomsten

€ 176.100

€ 176.100

€ 178.375

Begroot na wijziging

Realisatie

-

-

Begroot primitief

Begroot na wijziging

Realisatie

Huisvestingskosten

€ 57.600

€ 86.200

€ 101.946

Digitale dienstverlening

€ 68.400

€ 49.400

€ 41.982

PR en Educatie

€ 8.400

€ 8.400

€ 3.159

Bibliotheek

€ 1.500

€ 1.500

€ 1.363

Restauratie & Conservering

€ 5.500

€ 5.500

€ 5.299

Overige personeelskosten

€ 2.200

€ 2.200

€ 1.513

Overige kosten

€ 19.300

€ 19.300

€ 7.892

Archiefinspectie

€ 3.800

€ 3.800

€ 1.157

E-depot Zutphen

€ 31.800

€ 31.800

€ 22.966

Onderhoud Stadsarchief

€ 21.000

€ 21.000

€ 36.494

Apparaatskosten

€ 15.700

€ 15.700

€ 15.350

Totaal uitgaven

€ 235.200

€ 244.800

€ 239.121

Kostenpost

Mutaties reserves (onttrekking aan een reserve): Kostenpost

Begroot primitief

Mutaties reserves

Uitgaven: Kostenpost

Toelichting: •

•

•

•

De salariskosten voor team RAZ bedroegen € 769.422. Bij het team RAZ zijn de medewerkers van het Programma Erfgoed ondergebracht. De teamleider is in deze cijfers niet meegerekend. Begroot was aan salariskosten € 708.700. De overschrijding werd veroorzaakt door een cao met een hogere salarisverhoging (7,2%) dan begroot (3,6%) en door inhuur van de erfgoedmanager in plaats van aanstelling. De hier vermelde inkomsten betreffen het archiefbeheer dat RAZ uitvoert voor de gemeenten Brummen en Lochem. Deze inkomsten zijn (uitgezonderd de post E-depot) niet direct gerelateerd aan de uitgaven. Er was begroot aan uitgaven € 244.800 (exclusief salarislasten) terwijl er daadwerkelijk € 239.121 werd uitgegeven waardoor een voordelig resultaat werd geboekt van € 5.679. Dit resultaat werd vooral bereikt door: o lagere uitgaven aan E-depot en digitale dienstverlening (voordelig € 16.300); o energiekosten pand stadsarchief (nadelig € 26.700); o PR en educatie (voordeel € 5.200). Het positieve saldo maakt onderdeel uit van het jaarrekeningresultaat.

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 24

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 25

Zaak:Z100002 - Document:D433970

Jaarverslag RAZ 2023 — pag. 26