(E28) B&W - Raadsinformatiebrief ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren - D445094

Gemeenteraad Brummen

Brummen Ons kenmerk Uw kenmerk Onderwerp

: 1 oktober 2024 : Z099066/D444265 : : raadsinformatie ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren

Geachte raadsleden, Toezichtsinformatie Wij moeten elk jaar toezichtsinformatie naar de provincie sturen. Dat staat in de Verordening systematische toezichtinformatie Provincie Gelderland. Die is in maart 2023 in werking getreden. De toezichtsinformatie bestaat uit Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). De KPI's moeten we samen met een jaarverslag of een inspectieverslag van het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) verzenden. Het jaarverslag is de onderbouwing van die KPI's zoals we die dit jaar versturen. Controleren van de zorgdrager Het college van burgemeester en wethouders is de zorgdrager van het archief dat bij de gemeente ligt. De gemeenteraad controleert het college. Om die reden sturen wij de gemeenteraad de KPI’s die gaan over ons archief. Die kan zo het college hun controlerende rol uitvoeren. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) De Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) zijn toetsingscriteria die we gebruiken om in kaart te brengen in hoeverre wij ons archief op orde hebben. Wij komen daarbij goed uit de verf. Bij onze KPI’s moeten wij “Ja” of “Nee” invullen om aan te geven of wij voldoen aan de gestelde eisen van de Archiefwet 1995. Wij scoren op 87% een “Ja” op basis van de KPI’s. Daarbij is rekening gehouden met een aantal KPI’s die niet van toepassing zijn. We streven naar 100 procent. Daarvoor moeten we op drie punten verbeteringen doorvoeren.

Eén punt is de afgelopen maanden al opgepakt en van een "Nee" in een "Ja" veranderd. Dat is het punt over de wettelijke eisen waaraan onze kluis moet voldoen. De rest van de punten staan voor volgend jaar op de rol. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Brummen,

H. Matser secretaris

G.J.M. van Rumund burgemeester (wnd.)

Bijlage(n): Format toezichtinformatie voor IBT Archief & Informatiebeheer (selectie uit KPI's VNG) (D441021)

Engelenburgerlaan 31 6971 BV Brummen Postbus 5 6970 AA Brummen Telefoon (0575) 56 82 33 Fax (0575) 56 82 88 E-mail: gemeente@brummen.nl

Format toezichtinformatie voor IBT Archief & Informatiebeheer Gemeente [Brummen] Toetsingsjaar [2023] Nr.: 1 2

Toezichtcriteria uit Verordening (selectie uit KPI's VNG) Ja/Nee Er is een actuele archiefverordening of, bij gemeenschappelijke regelingen, een voorziening betreffende de zorg voor archiefbescheiden die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en is gemeld aan Gedeputeerde Staten. Ja Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) ingeval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan. Nee

3

Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem.

Nee

4

De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen.

5 6 7

De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen. Ja Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager. Ja De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw; Ja De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren, Ja De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk. Ja De authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema. Ja De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten.

Ja De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten;

Nee

8

9 10 11

12

Toelichting (bij 'nee' graag toelichting geven)

Er zijn geen afspraken gemaakt. Er is een kwaliteitshandboek geschreven met te nemen stappen voor een volwaardige controlecyclus (PDCA). Het invoeren is echter achtergebleven. Daarnaast is er een jaar lang geen coördinator/leidinggevende geweest voor het team. De coördinator zou de kar trekken met betrekking tot de invoering van het kwaliteitshandboek. De start van de invoering van dit kwaliteitshandboek staat voor het komende jaar op de rol en zal in de jaren daarop verder geborgd worden. Temperaturen zijn structureel te hoog, luchtvochtigheid wisselt sterk. De metingen zijn aanleiding geweest om met een externe partij naar de temperatuurregeling te kijken. Komende maand wordt hieraan gewerkt. Mijn verwachting is dat de aanpassingen in de temperatuur, de luchtvochtigheid ook ten goede komt. Zo niet, dan sturen we daar ook op.

Er kunnen echter voor de overgebrachte blokken later nog een kleine aanvulling komen.

Ja

12.1 12.2 12.3 12.4

beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging; de overgebrachte archieven zijn voor een ieder kosteloos raadpleegbaar; de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar; een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet en regelgeving en het algemeen belang:

12.4.1

besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld. Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld. Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld. Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.

Ja Ja -

12.4.2 13 14 15 16

Checklist voordat je toezichtinformatie opstuurt: Check 1 Is de lijst juist en volledig ingevuld? Check 2 Zijn de volgende bijlagen toegevoegd: Bijlage 1 Meest actuele, door college en raad vastgesteld, jaarverslag van de archivaris en/of rapportage van een archiefinspecteur is bijgoevoegd? Bijlage 2 Bewijs dat bovenstaande toezichtinformatie is gezien door (met eventueel reactie van) het college? Bijlage 3 Bewijs dat bovenstaande toezichtinformatie is gezien door (met eventueel reactie van) de gemeenteraad? Actie Stuur deze toezichtinformatie met de bijlagen naar: post@gelderland.nl. Toelichting: indien de bijlagen ontbreken kan de toezichtinformatie niet beoordeeld worden.

N.v.t. Ja Ja Ja n.v.t. Ja Ja/Nee

Wij zijn niet in het bezit van dergelijke kwetsbare archiefbescheiden

Wij hebben geen vervreemde archiefbescheiden.