C6. B&W - Raadsbrief Visitatierapport, actieprogramma en Planing & control - cyslus OD Veluwe D459917

Betrokkenheid partners bij visitatie De scope van de visitatie is de omgevingsdienst. Dit neemt niet weg, dat de visitatiecommissie van ODNL tijdens het visitatiebezoek ook bestuurders interviewt. Dit is van belang om na te kunnen gaan welk effect de (bestuurlijke) omgeving waarin de dienst functioneert, heeft op de mogelijkheden van de dienst om te functioneren en te werken aan verbeteringen en toekomstige opgaven. De commissie gaat ervan uit dat de betreffende bestuurders vooraf door

Visitatierapport ODVeluwe Definitief

27

de dienst worden geïnformeerd over de visitatie. De suggestie vanuit ODNL is om het zelfevaluatiedocument te delen met de partners zodat zij zich kunnen voorbereiden op de visitatie.

Visitatierapport ODVeluwe Definitief

28

Actieprogramma ODVeluwe 2025-2027

Visitatie - Verbeterplan

v.10-04-2025

Inhoudsopgave

Inleiding - Actieprogramma ODVeluwe 2025-2027

2

A. Een goede basis & positieve groeikansen

3

B. Groeien naar de toekomst

4

A. Groeien met focus en betrokkenheid ........................................................... 5 B. De basis uitbouwen .................................................................................. 6 C. Dienstverlening doorontwikkelen ................................................................ 8 D. Samenwerken, relaties en netwerk ............................................................. 9 E. Doorgroeien met ambitie en visie............................................................... 10 Bijlagen

11

1

Inleiding Actieprogramma ODVeluwe 2025-2027 Omgevingsdienst Veluwe (ODVeluwe) is op 1 januari 2024 gestart, ontstaan uit een fusie van Omgevingsdienst Noord-Veluwe en Omgevingsdienst Veluwe IJssel. ODVeluwe voert namens 12 gemeenten (Apeldoorn, Brummen, Elburg, Epe, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek, Putten en Voorst) en de provincie Gelderland VTH-taken uit en werkt daarmee aan een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving. Vanuit het Interbestuurlijk Programma Versterking VTH-stelsel (IBP-VTH) heeft ODVeluwe deelgenomen aan de visitatie, uitgevoerd door Omgevingsdienst NL. De visitatiecommissie heeft uitgesproken grote waardering te hebben voor de indrukwekkende prestatie die is geleverd in het proces richting en kort na de fusie en dat er een goede basis is neergezet om door te groeien. Met de bijzonderheid dat tijdens dit proces de reguliere dienstverlening voor de deelnemende gemeenten doorgang heeft gevonden. De visitatiecommissie constateert dat ODVeluwe zelfbewust is van de stappen richting een toekomstbestendige omgevingsdienst. Na een organisch fusieproces breekt nu de fase aan van meer doelgericht ontwikkelen.

Dit Actieprogramma biedt een weergave van doelen en concrete acties die door ODVeluwe zijn of worden opgepakt om in de komende 2-3 jaar de sterke punten te behouden of verder uit te bouwen (in lijn met de verbeterpunten uit het visitatierapport). Om resultaatgericht te zijn èn de energie te behouden is focus vereist, simpelweg omdat niet alles tegelijk kan en er rekening moet worden gehouden met de beschikbare middelen en capaciteit. Deel A is een korte samenvatting van de goede basis die reeds is gelegd. Deze basis is voorwaardelijk voor het succesvol kunnen bereiken van de doelen en realiseren van de verbeterpunten. Dit is uitgewerkt in Deel B.

2

A. Een goede basis & positieve groeikansen Groeiend vertrouwen in organisatie Het vertrouwen in ODVeluwe neemt toe na een jaar van interne en externe investeringen. Dit ziet de commissie terug in de betrokkenheid en enthousiasme van de gesprekspartners, een goede relatie binnen het bestuur en tussen bestuur en directie, een positief oordeel van alle gesprekspartners over de betrokkenheid, inhoudelijke expertise en inzet van medewerkers in uitoefening van de taken en inhoud van de adviezen. Ook die gemeenten die eerder een wat afwachtende houding aannamen, komen steeds meer aan boord, brengen plustaken in, vragen om adviezen, werken samen in complexere cases en nemen actieve verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van de dienst en de regio. Er ligt een kans om een stevige regionale positie verder te kunnen uitbouwen.

Een deugdelijke basis Het afgelopen jaar is ook gezorgd voor een financieel deugdelijke organisatie, gebaseerd op duidelijke samenwerkingsovereenkomsten met alle deelnemers. Daarnaast is een begin gemaakt met het harmoniseren en herijken van de werkprocessen (via de applicatie Engage), het investeren in jong talent, het verbeteren van interne overlegstructuren, het inrichten van accountmanagement en het op orde krijgen van de basis-informatiehuishouding. Ook is er een groeiende inspanning te zien om te zorgen voor voldoende personele bezetting in eigen dienst. Het bouwen aan het fundament van de organisatie vormt de basis om verder te kunnen groeien. Betrokkenen zien wat er moet gebeuren en willen zich daarvoor inzetten.

Resultaatgericht samenwerken De ingebrachte cases door ODVeluwe laten niet alleen zien welke expertise men in huis heeft, maar ook de wil en bereidheid, die aanwezig zijn, om samen te werken met deelnemers en ketenpartners aan complexe VTH-issues en verbetering van de ruimtelijke omgeving. Op operationeel niveau is er een goede samenwerking met het waterschap, Inspectie L&T, collega-omgevingsdiensten en met politie, belastingdienst, gemeenten en arbeidsinspectie. Daar waar ODVeluwe duidelijk de regie en eigenaarschap naar zich toe trekt en medewerkers en partners tijdig actief informeert over en betrekt bij de ontwikkeling, betaalt het zich uit in een groeiend vertrouwen.

3

B. Groeien naar de toekomst Vanuit de goede basis en positieve groeikansen (zie Blok 1) wordt in Blok 2 een uitwerking gegeven voor het succesvol kunnen realiseren van de verbeterpunten. Aansluitend op de onderverdeling zoals gehanteerd door de visitatiecommissie zijn de verbeterpunten thematisch geclusterd.

A. Groeien met focus en betrokkenheid

Vanuit de hectiek rondom het fusieproces moet de stap gezet worden naar slagvaardig doorgroeien. Dit vereist een goede sturing op het proces, aanbrengen van focus en een actieve betrokkenheid van medewerkers, management en partners.

B. De basis uitbouwen

Vanuit de latende organisaties (ODNV en OVIJ) en met de fusieresultaten is een deugdelijke basis gelegd om te kunnen groeien. Er zijn concrete actiepunten beschreven die deze groei mogelijk maken.

C. Dienstverlening doorontwikkelen Het uitvoeren van de reguliere VTHA-taken is gebaseerd op de gemeenschappelijke regeling, het mandaat en formele verantwoording. Het doorontwikkelen (optimaliseren en innoveren) van de dienstverlening is een gezamenlijke behoefte van deelnemers en ODVeluwe.

D. Samenwerken, relaties en netwerk

ODVeluwe heeft al concrete stappen gezet om een robuuste omgevingsdienst te worden. Toekomstige ontwikkelingen vereisen het investeren in samenwerken, relaties en netwerken.

E. Doorgroeien met ambitie en visie

Het Plan van Aanpak Robuustheid geeft een indicatie van ‘stip op de horizon’ voor de positionering van ODVeluwe in het Gelderse stelsel van omgevingsdiensten. Aan de hand van het (fusie)bedrijfsplan voor ODVeluwe kan met medewerkers en deelnemers dat plan van aanpak aan de hand scenario’s uitgediept worden richting concretiseren van ambitie, visie, identiteit, etc.

4

A. Groeien met focus en betrokkenheid De visitatiecommissie stelt vast dat met het Inrichtings- en Implementatieplan (ter afronding van het fusieproces), het Plan van Aanpak Robuustheid, het Uitvoeringsprogramma 2024 en de Kaderbrief (voor de begroting van 2026) er een duidelijke basis aanwezig is om de bedrijfsvoering te verbeteren. De directie wordt geadviseerd om medewerkers, management en partners goed mee te blijven nemen bij de richting van deze doorontwikkeling én te betrekken. Het aanbrengen van focus en een goede sturing op dit proces is van essentieel belang om effectief (met de beschikbare middelen en capaciteit) doelen te bereiken. A. Actiepunten ‘Groeien met focus en betrokkenheid’ A.1. Programmatische aansturing Benoemen van een programmamanager die verantwoordelijk wordt voor het (laten) opstellen van een plan van aanpak per actiepunt (aan de hand van een vast format, zie bijlage). Het voorliggende Actieprogramma bevat alle actiepunten met het beoogde resultaatdoel. Ieder Plan van Aanpak biedt een toelichting over de aanpak en termijn waarbinnen de actiepunten worden gerealiseerd. Halfjaarlijks wordt gerapporteerd aan zowel DB als Omgevingsdienst NL over de voortgang van het Actieprogramma. Met het Jaarverslag volgt de bredere verantwoording aan overige betrokkenen.

Het Actieprogramma biedt hiermee tevens de basis voor de volgende visitatiecyclus en treedt volledig in de plaats van de voorgaande documenten ‘Inrichtings- en Implementatieplan’ en ‘Plan van Aanpak Robuustheid’. De programmatische aanpak bevat in ieder geval de strategie, het gezamenlijke einddoel (‘stip op de horizon’) en de wijze van participatie van medewerkers én deelnemers. Het reeds opgestelde ‘Bedrijfsplan ODVeluwe’ en het ‘Plan van Aanpak Robuustheid’ bieden hiervoor de basis en met de Actiepunten E.1. en E.2. wordt daar een concrete uitwerking aan gegeven. A.2. Actieve bestuurlijke betrokkenheid Het visitatierapport wordt (met voorliggend Actieprogramma) geagendeerd voor het DB, dit ter vaststelling. De stukken worden tevens ter kennisneming voorgelegd aan het AB. Parallel daaraan volgt publicatie via mediakanalen van ODVeluwe (met begeleidend nieuwsbericht) en toezending aan Omgevingsdienst NL (met instemming het te publiceren op hun mediakanalen). Ter uitvoering van de actieve informatieplicht (Wet gemeenschappelijke regelingen) worden het Visitatierapport en het Actieprogramma ter informatie tevens toegezonden aan alle gemeenteraden en Provinciale Staten.

5

B. De basis uitbouwen Er is een deugdelijke basis om door te groeien en dit Actieprogramma heeft tot doel die stappen naar groei concreet te maken en daadwerkelijk tot realisatie te komen. Met een programmatische sturing wordt een meer projectmatige aanpak van alle actiepunten nagestreefd: einddoel ‘(stip op de horizon’), concrete resultaten en duidelijkheid over verantwoordelijkheden, termijnen, etc. Voor het verder uitbouwen van de organisatorische basis zijn de volgende actiepunten beschreven: B. Actiepunten ‘De basis uitbouwen’ B.1. Adequate inrichtingsbestanden Met het fusieproces zijn ook de inrichtingenbestanden van twee omgevingsdiensten samengevoegd. Het actualiseren en digitaliseren (gericht op datagestuurd werken) en ondersteunend inrichten van het VTH-zaaksysteem (OpenWave) is essentieel voor het kwalitatief en efficiënt kunnen uitvoeren van alle VTH-taken. B.2. Regionale Uitvoerings- en Handhavingsstrategie (RUHS) Een uniform kader voor alle VTH-taken voor de gehele regio (inclusief een geactualiseerde regionale risicoanalyse). Eind 2024 is dit proces reeds opgestart met als doelstelling per eind 2025 een RUHS vast te laten stellen. Met het opstellen van de RUHS wordt direct invulling gegeven aan de Big 8-beleidscyclus en de ambitie om meer outcomegericht te werken (dit heeft tevens een doorwerking naar Actiepunt B.6.

(Producten- en Dienstencatalogus) en Actiepunt B.11 (en een Nota Planning en Beheersing). B.3. HR-agenda Realiseren van een HR-agenda met daarin opgenomen het functieboek, alle (geharmoniseerde) personele regelingen en -processen, een strategische personeelsplanning (>85% personeel in eigen dienst, continuïteit, opleidings- en ontwikkelplan, formatieplanning, ‘binden & boeien’, etc.), teamontwikkeling, etc. Specifiek ten aanzien van de coördinatorrol krijgen de conclusies van de evaluatie (2025-Q2) een doorwerking in deze HR-agenda. B.4. Kwaliteitscriteria 3.0 Het uitvoeren van een nulmeting, aansluitend het opstellen van een opleidingsplan en organiseren van continue monitoring (PDCA-cyclus). B.5. Visie op bedrijfsvoering Uitwerken van een visie voor de verschillende faciliterende aspecten van de bedrijfsvoering: huisvesting / werkplekken (toekomstige huisvesting, werkplekconcept, visie op standplaats / hoofdlocatie / aanwezigheid functies, tijd- en plaatsonafhankelijk werken, digitaal (samen)werken, etc.), mobiliteit (verduurzaming, CO2-reductie, etc.), evenementen (tbv. bijv. HR en/of Actiepunt D.2. (‘Professionele en deskundige partner’), ICT-netwerk, inkoopbeleid, etc. B.6.

Visie op informatiemanagement Visie op informatiemanagement / opstellen Business Intelligence Strategie, met aandacht voor datakwaliteit (zie ook Actiepunt B.1.), digitale werkplek, technisch en functioneel applicatiebeheer (o.a. OpenWave, gebruikersondersteuning), archivering (archiefregeling), informatie-uitwisseling met (keten)partners, elektronische kennisgeving (bekendmakingen, berichtenbox, etc.), (Algemene verordening) gegevensbescherming, etc.

6

B.7. Communicatiestrategie ODVeluwe is een professionele en deskundige partner voor onze deelnemers en werkt transparant. Dit vergt een heldere en actiegerichte communicatiestrategie (en inrichting van communicatieplatforms). B.8. Producten- en Dienstencatalogus (PDC) Herzien van de producten- en dienstcatalogus (aansluiten op behoefte van deelnemers) en implementeren van een monitoringssystematiek om tot actuele kengetallen (per product / dienst) te komen. B.9. Opdrachtverheldering Op basis van een herziene PDC komen tot een verheldering van de taakuitvoering per deelnemer (uitgaande van optimale uniformiteit, doorgewerkt in de DSO-behandeldienst, budgettaire eenheid, samenwerkingsafspraken, etc.). Dit vergt tevens een strakke regievoering op taakmutaties (en de bijbehorende financiering) en concretiseren van het proces om te komen tot het omzetten van (incidentele) projectovereenkomsten naar een structurele deelnemersbijdrage (met doorwerking in begroting en formatieplan). Bij dit proces tevens een visie ontwikkelen op de gewenste formatie voor het kunnen uitvoeren (en daarmee veelal ook anticiperen) op projectovereenkomsten (afweging ‘vaste formatie’ vs. ‘tijdelijke financiering’) en rekening houden met de (landelijke) evaluatie van de VTHfinancieringssystematiek voor omgevingsdiensten. B.10.

Actualisatieplan vergunningen In 2024 is gestart met een pilot voor het actualiseren van vergunningen en in 2025 is daar een concreet vervolg gegeven. Het tijdig actualiseren van alle vergunningen vergt een planmatige aanpak (en mogelijk extra investeringen). Ook actuele thema’s (zoals water / indirecte lozingen) hier nadrukkelijk in meenemen. B.11. Visie op integraal management Concretiseren van de visie op integraal management gericht op eenheid, integraliteit en samenwerking tussen de VTH-afdelingen, de afdeling Projecten & Ontwikkeling, de afdeling Bedrijfsvoering en Directie / Control & Ondersteuning. Hierbij tevens aandacht voor een Budgethoudersregeling en een Nota Planning en Beheersing (registreren, rapporteren en sturen: managementinformatie, doorwerking van uitvoeringsprogramma in afdelings- en teamplannen en betrokkenheid medewerkers). B.12. Processen, taken en kwaliteit In 2024 is al gestart met een project (1e fase) voor het beschrijven en vastleggen van processen. Begin 2025 is hier een vervolg aan gegeven met het implementeren van de beschreven processen en is gestart met de 2e fase van procesbeschrijvingen. Een nieuw Kwaliteitsteam borgt het structureel monitoren, actualiseren en sturen op uniformiteit, (juridische) kwaliteit, communicatie (huisstijl, leesbaarheid) en doorwerking in zaaksystemen (functioneel beheer).

Met de procesbeschrijvingen worden tevens de werkafspraken en taakverdeling (per afdeling/team) vastgelegd (wie voert welke processtap uit, afhankelijkheid tussen teams/afdelingen, etc.). B.13. Planning- & Controlcyclus Vaststellen van een Planning- en Controlcyclus, met het concretiseren van de verschillende documenten (o.a. Kaderbrief, Begroting, Jaarverslag en tussentijdse rapportages), het proces van totstandkoming en betrokkenheid (intern en extern). Hieraan gerelateerd is ook het komen tot o.a. het opstellen van een Financiële Verordening, Nota Reservevorming, Controleverordening en -protocol en een Verordening Doelmatigheid en Doeltreffendheid.

In 2024 en begin 2025 is reeds uitvoering gegeven aan het feitelijke (financieel en juridisch) liquideren van de gefuseerde omgevingsdiensten ODNV en OVIJ. Dit proces wordt verder buiten beschouwing gelaten in dit Actieprogramma.

7

C. Dienstverlening doorontwikkelen De deelnemers hebben het fusieproces als transparant en effectief ervaren en de doelstelling is om deze ervaring door te trekken in de dienstverlening. Ook hebben de deelnemers met het uniforme mandaatbesluit aan ODVeluwe een uitstekende basis gelegd om tot het stroomlijnen van de dienstverlening te komen. Zowel de deelnemers als ODVeluwe hebben een behoefte tot het optimaliseren én innoveren van de dienstverlening. C. Actiepunten ‘Dienstverlening doorontwikkelen’ C.1. Accountmanagement Het initiatief nemen om in gezamenlijkheid (opdrachtgevers en opdrachtnemers) te komen tot een professionalisering van het opdrachtgeverschap, verduidelijken van de verschillende rollen en taken (accountmanager, -houder, ‘warme contacten’, casemanager aandachtsbedrijven of dossiers, etc.), wijzen van rapporteren en verantwoorden (relatie met een Nota Planning en Beheersing en de P&C-cyclus). Ook kan gedacht worden aan nieuwe vormen van rapportages maken (per deelnemer, sector of thema en meer outcomegericht). C.2. Innovatieprogramma Ontwikkelen van een meerjarig innovatieprogramma. C.3. Regionale uniformiteit Een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening is gebaat bij een uniforme dienstverlening. De RUHS biedt een uniforme VTH-vakinhoudelijke basis. Het werken in lijn met de regionale Samenwerkingsafspraken (SWA) wordt gestimuleerd en is voorwaardelijk.

Met zoveel als mogelijk eenheid in de dienstverlening (takenpakket) en uniforme toepassing van de mandaatregeling (bezwaar/beroep, procesvertegenwoordiging en het afbouwen van de uitzonderingspositie gemeente Putten ten aanzien van mandaat voor vergunningverlening). De mandaatregeling voorziet ook in de bevoegdheidsoverdracht bij projectopdrachten (of omgevingsplanactiviteiten); dit vraagt nog wel om meer stroomlijning. De huidige set SWA wordt in 2025 (na één jaar ermee gewerkt te hebben) geëvalueerd en de periodiek monitoring wordt geborgd. C.4. Klachtenregeling Vaststellen van een klachtenregeling en de klachtencoördinatie beleggen buiten de primaire processen. C.5. Meldingen en incidenten Het proces voor afhandeling van (overlast)meldingen en incidenten (piket en ongewone voorvallen) stroomlijnen, uniformeren en gemeentelijke processen hierop laten aansluiten.

8

D. Samenwerken, relaties en netwerk ODVeluwe heeft de ambitie een robuuste omgevingsdienst te zijn (per april 2026) en in de aanloop naar die peildatum is vanuit het Ministerie van I&W al een score ‘groen’ (positief) gegeven. Het blijven voldoen aan de robuustheidscriteria vereist een bestuurlijk draagvlak van (intern) het DB en AB, maar zeker ook (extern) van deelnemende gemeenten, provincie, collega-omgevingsdiensten en ketenpartners. D. Actiepunten ‘Samenwerken, relaties en netwerk’ D.1. Relatiemanagement Het fusieproces omvatte een sterk intern georiënteerde fase. Het jaar 2024 kan getypeerd worden als een ‘gewenningsjaar’ (werken in een nieuwe organisatie én met een nieuwe Omgevingswet); nu is een fase aangebroken waarvoor het gewenst is om een strategie en structuur uit te werken, om te investeren in het verstevigen of activeren van de relaties met alle partijen en daarbij onderscheid te maken in strategisch, tactisch en operationeel niveau. D.2. Professionele en deskundige partner De maatschappelijke opgave voor een veilige, duurzame en gezonde leefomgeving maakt dat een intensieve samenwerking en afstemming tussen alle betrokken partijen en op alle niveaus noodzakelijk is. Van een professionele en deskundige partner mag verwacht worden dat proactief het initiatief wordt genomen om meer regie en eigenaarschap te tonen in de verschillende samenwerkingsvormen.

Dit kan leiden tot het (her)structureren van bestaande overlegvormen of het initiëren / organiseren en ondersteunen van nieuwe overlegstructuren (en veelal eerst investeren in de overlegstructuur tussen deelnemers). Eind 2024 heeft ODVeluwe al het initiatief genomen voor een Tactisch Overleg VTH-Veluwe en een Bestuurlijke Conferentie (in navolging op het eerdere Bestuurlijk Overleg Omgevingswet en het Regionale Bestuurlijke Handhavingsoverleg). De verantwoordelijkheid voor kennisdeling inzake omgevingsplannen ligt als eerste bij gemeenten; echter wordt ervaren dat van ODVeluwe hier alsnog een trekkende rol wordt verwacht. Dit geldt ook voor het evalueren van de behoefte aan een regionale omgevingstafel. D.3. Bestuurlijk proces De Wet gemeenschappelijke regelingen is leidend voor het formele bestuurlijke proces (met een Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur). Ingezet wordt op een actieve bestuurlijke rol bij de realisatie van de Actiepunten bij E. (‘Doorgroeien met ambitie en visie’).

9

E. Doorgroeien met ambitie en visie De visitatiecommissie constateert dat ODVeluwe zelfbewust is van de stappen richting een toekomstbestendige omgevingsdienst. Na een organische fusieproces breekt nu de fase aan van meer doelgericht ontwikkelen. In dit Actieprogramma zijn het ‘ODVeluwe Bedrijfsplan’, het ‘Inrichtings- en Implementatieplan’ en ‘Plan van Aanpak Robuustheid’ geïntegreerd. Er zijn concrete actiepunten benoemd, waarmee ODVeluwe kan doorgroeien naar een robuuste en toekomstbestendige organisatie om - als één van de Gelderse omgevingsdiensten - te werken aan een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving. De Visitatiecommissie is van oordeel dat er voor ODVeluwe een kans ligt om een stevige regionale positie verder uit te bouwen. Betrokkenheid (Actiepunt B.2.) en een doelgerichte aansturing (B.1.) zijn van essentieel belang, maar zeker ook het bepalen van de ‘stip op de horizon’. E. Actiepunten ‘Doorgroeien met ambitie en visie’ E.1. Ontwikkelperspectief Uitwerken van een ‘stip op de horizon’ en dit, voor behoud van energie en draagvlak, samen met medewerkers, management, directie en deelnemers verkennen, uitwerken en formuleren. Het ‘ODVeluwe Bedrijfsplan’ gericht op de fusie biedt al een heldere richting, deze kan geactualiseerd worden met de notitie ‘Aanscherping toekomstvisie ODVeluwe’ (van 10 januari 2025).

Deze documenten worden als basis gebruikt voor het uitwerken van een ontwikkelperspectief. E.2. Robuustheidscriteria (IBP-VTH) Om te voldoen aan de robuustheidscriteria (per april 2026) heeft ODVeluwe een specifiek plan van aanpak opgesteld, met updates. Aan de hand van dit Actieprogramma actief blijven sturen op het voldoen aan de criteria: • Randvoorwaarden • KPI 1: Ondergrens omzet en capaciteit • KPI 2: Kwaliteitscriteria • KPI 3: Innovatie • KPI 4: Weerstandsvermogen • KPI 5: Opleiding en Business Intelligence • KPI 6: Regionale congruentie • Overige aspecten Continu sturen op het voldoen aan deze criteria en periodiek rapporteren aan het Ministerie van I&W.

10

Bijlagen • • • • •

Visitatierapport (31-01-2025) Plan van Aanpak ‘Robuustheid’ (14-03-2024) Plan van Aanpak ‘Robuustheid’ – update (14-08-2024) Aanscherping toekomstvisie ODVeluwe (10-01-2025) Format ‘Plan van Aanpak’

11

Actieprogramma ODVeluwe Plan van Aanpak A.1. Programmatische Aansturing Doel Beoogd eindresultaat, kwaliteitseisen, etc.

Planning Termijnen van oplevering (deel) resultaten, fasering, etc. Organisatie Rollen / verantwoordelijkheden, benodigde inzet (wie, wanneer, expertise / competenties, etc.) Informatie Kick-off (toelichting Plan van Aanpak), communicatie, participatie en (tussen) rapportage Middelen Benodigde capaciteit, budget, businesscase, risico’s (tijd en geld)

Manager Naam Projectleider Naam

Akkoord MT Datum MT-vergadering

12

PLANNING- & CONTROLCYCLUS 2025 - 2028

Versie: 2.0 Maart 2025

INLEIDING Achtergrond van de notitie Planning & Control Deze notitie over de cyclus van planning & control van ODVeluwe is bedoeld om inzicht te geven in de sturing (planning) en de beheersing en verantwoording (control) van de werkzaamheden van ODVeluwe. Status van de notitie Planning & Control De notitie is bestemd voor ODVeluwe en de deelnemende gemeenten en provincie. De notitie wordt vastgesteld door het algemeen bestuur van ODVeluwe, evenals eventuele wijzigingen van deze notitie. De notitie heeft een looptijd van vier jaar.

PLANNING- & CONTROLCYCLUS Het proces van planning & control is als cyclisch proces ingericht. Dit biedt mogelijkheden om beheersmaatregelen op een gestructureerde wijze uit te voeren. Het doel van planning en control is een goede sturing en beheersing van de organisatie. Het vereist het vooraf vaststellen van de gewenste doelen, het monitoren van en het rapporteren over de bereikte resultaten. Onder doelen van de organisatie worden in dit verband verstaan de doelen uit de gemeenschappelijke regeling ODVeluwe en de doelen op het gebied van de bedrijfsvoering van ODVeluwe. Daarnaast onderscheiden we de doelen over de productie voor de deelnemers, zoals die in de samenwerkingsovereenkomsten (SWO’s) worden vastgelegd.

PLANNING- & CONTROLCYCLUS IN BEELD Het gewenste inzicht in de status van de verschillende doelen stelt eisen aan het proces van planning & control. De planning- & controlcyclus kent de volgende schematische weergave: PLANNING

CONTROL

Notitie uitgangspunten begroting

Kwartaalrapportage SWO

Producten- en dienstencatalogus

Tussentijdse (financiële) rapportage

Programmabegroting

Jaarstukken

Samenwerkingsovereenkomst

2

INSTRUMENTEN PLANNING Notitie uitgangspunten begroting Volgens artikel 58b van de Wet gemeenschappelijke regelingen zendt het dagelijks bestuur vóór 30 april voorafgaande aan het jaar waarvoor de begroting wordt opgesteld, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de gemeenteraden en provinciale staten van de deelnemende gemeenten en provincies. Deze notitie is het startpunt van de P&Ccyclus. In de notitie worden de ontwikkelingen geschetst die in het komende jaar of de jaren daarna kunnen leiden tot een wijziging in de bedrijfsvoering dan wel in het aanbod van de producten en/of diensten voor de deelnemende gemeenten of provincie. De financiële consequenties van de ontwikkelingen worden, voor zover bekend, opgenomen in de notitie en vormen de basis voor de begroting. Wanneer De notitie wordt in oktober - december (T-2) opgesteld en vastgesteld door het algemeen bestuur. Wie De notitie wordt, in samenspraak met het MT, opgesteld door de controller van ODVeluwe. Bij de voorbereiding van het document worden de deelnemers betrokken. De notitie wordt, voorafgaand aan de behandeling door het dagelijks bestuur, behandeld in het ambtelijke Overleg Financieel Adviseurs (OFA), waarin de financiële medewerkers van de deelnemers zijn vertegenwoordigd. De notitie wordt vastgesteld door het algemeen bestuur.

Producten- en dienstencatalogus (PDC) Alle werkzaamheden die voor de deelnemende gemeenten en de provincie worden gedaan, worden in de producten- en dienstencatalogus (PDC) beschreven. Per product en dienst is aangegeven wat het product of de dienst inhoudt en welk normgetal (kental) bij het product of de dienst hoort. Wanneer De PDC of wijzigingen van de PDC worden in het najaar (september - november T-2) opgesteld en vastgesteld door het MT. De PDC of wijzigingen van de PDC moeten worden vastgesteld voordat de programmabegroting wordt opgesteld. Wie De adviseur kwaliteit en processen stelt de PDC op. De eindverantwoording ligt bij de manager van de afdeling Bedrijfsvoering.

Programmabegroting De programmabegroting wordt opgesteld om inzicht te krijgen in de kosten en opbrengsten voor het volgende jaar. Met behulp van de vastgestelde PDC, de verwachtingen voor het volgende jaar en de ervaringen van het voorgaande jaar en het lopende jaar, wordt een programmabegroting opgesteld. De geplande opbrengsten worden in de programmabegroting afgezet tegen de verwachte uitgaven (personele en materiële kosten). Voorafgaand aan de vaststelling van de programmabegroting door het algemeen bestuur, wordt de ontwerp-programmabegroting door het dagelijks bestuur ter consultatie aangeboden aan de gemeenteraden en provinciale staten.

3

Wanneer De ontwerp-programmabegroting wordt in januari - maart (T-1) opgesteld. Vóór 15 september (T-1) wordt de programmabegroting vastgesteld door het algemeen bestuur. De ontwerp-programmabegroting wordt dus bijna een jaar voor het boekjaar waarop de begroting betrekking heeft, opgesteld. Dit is nodig om zoveel mogelijk aan te sluiten op de P&C-cyclus van de deelnemende gemeenten en provincie en te voldoen aan artikel 58, lid 2 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Wie De ontwerp-programmabegroting wordt, in samenspraak met het MT, opgesteld door de controller. De ontwerp-programmabegroting wordt vastgesteld door het dagelijks bestuur. De programmabegroting wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. De ontwerp-programmabegroting wordt, in overeenstemming met artikel 31, lid 4 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Veluwe, vóór 30 april (T-1) vastgesteld door het dagelijks bestuur en toegezonden aan de gemeenteraden en provinciale staten van de deelnemers. Voorafgaand aan de vaststelling van de ontwerp-programmabegroting door het dagelijks bestuur, wordt de ontwerp-programmabegroting behandeld in de ambtelijke werkgroep (OFA). De ontwerp-programmabegroting wordt na vaststelling door het dagelijks bestuur en vóór vaststelling van de programmabegroting door het algemeen bestuur, voor zienswijzen toegezonden aan de gemeenteraden en provinciale staten.

De gemeenteraden en provinciale staten hebben gedurende 12 weken de gelegenheid een zienswijze in te dienen over de ontwerp-programmabegroting. De zienswijzen worden inhoudelijk behandeld door het dagelijks bestuur. Voorafgaande aan de vergadering van het algemeen bestuur waarin de vaststelling van de programmabegroting is geagendeerd, wordt de reactie van het dagelijks bestuur op de ingediende zienswijzen, aan de deelnemers toegezonden.

Samenwerkingsovereenkomst (SWO) Het is wenselijk om over de verhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en de te leveren producten en diensten, afspraken te maken. Deze afspraken worden in samenspraak met de deelnemers vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst per deelnemer. Per deelnemer wordt vastgelegd welke producten en diensten en hoeveel producten en diensten in het komende jaar worden gerealiseerd. Uitgangspunt voor de totale hoeveelheid te leveren producten en diensten, is de financiële bijdrage die de betreffende deelnemer aan ODVeluwe betaalt op basis van de vastgestelde programmabegroting. In de samenwerkingsovereenkomsten worden alleen de producten en diensten opgenomen die de deelnemers structureel afnemen van ODVeluwe en dus onderdeel zijn van de vastgestelde programmabegroting. Incidentele opdrachten aan ODVeluwe maken geen onderdeel uit van de SWO’s en worden apart afgerekend met de deelnemers. Zij ontvangen hiervoor een factuur van ODVeluwe. Wanneer De samenwerkingsovereenkomsten worden opgesteld in oktober - december (T-1) en aangeboden aan burgemeester en wethouders van de gemeenten en gedeputeerde staten van de provincie. Binnen ODVeluwe worden de samenwerkingsovereenkomsten ter instemming aangeboden aan het dagelijks bestuur. Wie De accountmanager(s) van ODVeluwe stelt de samenwerkingsovereenkomsten op in overleg met de regisseurs van de deelnemers.

4

INSTRUMENTEN CONTROL Kwartaalrapportage (SWO) Na afloop van ieder kwartaal wordt een rapportage opgesteld, waarin per deelnemer staat welke en hoeveel producten en diensten in het betreffende kwartaal zijn gerealiseerd. Ook worden eventuele verschillen ten opzichte van de samenwerkingsovereenkomsten geanalyseerd en toegelicht. Wanneer Deze rapportage wordt in de 3e week na afloop van het kwartaal waarover wordt gerapporteerd, door het MT besproken en binnen een maand na afloop van het kwartaal waarover wordt gerapporteerd, wordt de rapportage aan de regisseurs van de deelnemers gestuurd. Wie De manager van de afdeling Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen van de kwartaalrapportage. De rapportage wordt besproken in het periodieke overleg tussen de accountmanager(s) van ODVeluwe en de regisseurs van de deelnemers.

Tussentijdse (financiële) rapportage In overeenstemming met artikel 5 van de Financiële verordening Omgevingsdienst Veluwe wordt eenmaal per jaar een tussentijdse rapportage opgesteld over de realisatie van de begroting in de eerste zes maanden van het begrotingsjaar. Afwijkingen groter dan een 0,5% van de ramingen van baten en lasten en investeringskredieten in de begroting, worden toegelicht. Deze rapportage betreft de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur. De tussentijdse rapportage heeft een formele status. Vaststelling van de tussentijdse rapportage impliceert dat het algemeen bestuur instemt met de afwijkingen van de vastgestelde begroting die in de tussentijdse rapportage worden vermeld. Dit is van belang voor de rechtmatigheidsverantwoording (i.c. begrotingsrechtmatigheid) door het dagelijks bestuur in de jaarstukken van ODVeluwe. De tussentijdse rapportage wordt besproken met de ambtelijke werkgroep (OFA), waarin de financiële medewerkers van de aangesloten gemeenten en de provincie vertegenwoordigd zijn. De tussentijdse rapportage is een belangrijk sturingsinstrument voor het algemeen bestuur. Eventuele (structurele) financiële of beleidsmatige gevolgen c.q. tendensen kunnen worden meegenomen in de notitie over de uitgangspunten voor de nieuwe begroting.

Wanneer De rapportage wordt opgesteld in juli – augustus, waarna de rapportage door het dagelijks bestuur wordt behandeld. Vaststelling van de rapportage door het algemeen bestuur vindt plaats in september. Wie De controller is, in samenspraak met het MT, verantwoordelijk voor het opstellen van de tussentijdse rapportage. Voorafgaand aan de behandeling van de rapportage door het dagelijks bestuur, wordt de rapportage besproken in de ambtelijke werkgroep (OFA).

Jaarstukken Na afloop van het boekjaar worden de jaarstukken opgesteld. Deze jaarstukken bestaan uit de jaarrekening en het jaarverslag. De jaarrekening geeft inzicht in de (financiële) balans en de lasten en baten die zijn gerealiseerd. In het jaarverslag worden de verschillen tussen de

5

begroting en de realisatie toegelicht en wordt informatie opgenomen over de geleverde prestaties. Ook legt het dagelijks bestuur in de jaarstukken verantwoording af over de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten, alsmede balansmutaties. De jaarstukken worden opgesteld in januari – maart (T+1) na afloop van het boekjaar. Na de behandeling door het dagelijks bestuur, worden de jaarstukken, in overeenstemming met artikel 32, lid 3 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Veluwe, vóór 30 april na afloop van het boekjaar toegezonden aan de gemeenteraden en provinciale staten van de deelnemers. Wanneer De jaarstukken worden opgesteld in januari – maart (T+1). De behandeling door het dagelijks bestuur vindt plaats vóór 30 april na afloop van het boekjaar. In overeenstemming met artikel 58, lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen worden de jaarstukken door het algemeen bestuur vastgesteld, waarna de vastgestelde jaarstukken, in overeenstemming met artikel 58, lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, vóór 15 juli door het dagelijks bestuur worden toegezonden aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De vaststelling van de jaarstukken door het algemeen bestuur moet, in overeenstemming met artikel 32, lid 5 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Veluwe, plaatsvinden vóór 1 juli na afloop van het boekjaar.

Wie De controller is, in samenspraak met het MT, verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarstukken. Voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het dagelijks bestuur, worden de jaarstukken besproken in de ambtelijke werkgroep (OFA).

FASERING PLANNING- EN CONTROLCYCLUS De documenten binnen de planning- en controlcyclus worden jaarlijks in een termijnagenda opgenomen. Bij het opstellen van deze agenda wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de termijnen die gelden bij de deelnemende gemeenten en de provincie. Bedoeling van deze fasering is dat de planning- en controlcyclus van ODVeluwe zoveel mogelijk aansluit bij de planning- en controlcyclus van de deelnemende gemeenten en provincie. Onderstaand een indicatie van de momenten waarop de documenten beschikbaar zijn. Het definitieve schema wordt jaarlijks opgesteld aan de hand van het vergaderschema van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur van ODVeluwe.

6

Jan

Feb

Mrt

Apr

Mei

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Notitie uitgangspunten begroting (T-2)

Nov

X

Producten- en dienstencatalogus (T-2)

X

Programmabegroting (T-1)

X

X

Samenwerkingsovereenkomst (T-1)

X

Jan Kwartaalrapportage (SWO)

Dec

X

Feb

Mrt

Apr

Mei

Jun

X

Aug

Sep

X

Okt

Nov

Dec

X

X

Tussentijdse rapportage

Jaarstukken

Jul

X

X

MANAGEMENTINFORMATIESYSTEMEN De input voor de rapportages zoals hiervoor beschreven, wordt gehaald uit de diverse systemen die door ODVeluwe worden gebruikt en waarin wordt bijgehouden welke producten, hoeveel tijd en welke budgetten zijn gerealiseerd. •

Het financiële systeem UNIT4Financials by Coda In Unit4Financials by Coda worden de begroting en de realisatie van de financiële middelen vastgelegd. Ook de begin- en eindbalans worden in dit systeem vastgelegd.

•

Het tijdregistratiesysteem TimEnterprise In TimEnterprise wordt door iedere medewerker bijgehouden hoeveel tijd per deelnemer aan de producten en diensten wordt besteed.

•

Het VTH-zaaksysteem OpenWave In OpenWave worden milieurelevante gegevens van bedrijven binnen het grondgebied van ODVeluwe vastgelegd. Ook wordt in dit systeem bijgehouden hoeveel producten worden gerealiseerd.

KWALITEITSSYSTEEM ODVeluwe maakt gebruik van de software Engage Process voor het beschrijven van de bedrijfsprocessen die ten grondslag liggen aan de producten van ODVeluwe. Door het modelleren en optimaliseren van de bedrijfsprocessen wordt de kwaliteit geborgd. Jaarlijks wordt door de adviseur kwaliteit en processen een auditplan opgesteld en uitgevoerd om de bedrijfsprocessen van ODVeluwe te verbeteren.

7

DOELGROEPEN PLANNING- & CONTROLCYCLUS De doelgroepen van de planning- en controlcyclus laten zich het beste omschrijven aan de hand van de organisatiestructuur van ODVeluwe. Hieronder zijn de verschillende doelgroepen weergegeven.

B&W / GS

Algemeen bestuur Regisseur

Gemeenteraad / PS

Bestuurlijke organisatie

Dagelijks bestuur

OFA

Directie ODVeluwe

Controller

Afdelingen ODVeluwe

Accountmanager

Ambtelijke organisatie

In dit model is het bestuur integraal verantwoordelijk voor ODVeluwe. Het dagelijks bestuur bestaat uit afgevaardigden van de colleges van burgemeester en wethouders en gedeputeerde staten van de deelnemers. De opdrachtgeversrol en de eigenaarsrol worden gescheiden. Het bestuur van ODVeluwe vervult de eigenaarsrol. Hieronder een korte toelichting op de verschillende rollen. De eigenaar streeft naar continuïteit voor de Omgevingsdienst door middel van een financieel gezonde organisatie in combinatie met goed werkgeverschap. Daarnaast is de eigenaar politiek verantwoordelijk voor de Omgevingsdienst. De opdrachtgeversrol ligt bij de afzonderlijke deelnemers die besluiten welke taken door de Omgevingsdienst worden uitgevoerd. Het bestuur van ODVeluwe bepaalt hoe deze taken worden uitgevoerd.

8

De rol van opdrachtnemer wordt bij ODVeluwe ingevuld door het MT. Het MT neemt taken aan van de opdrachtgevers. Daarbij streeft de opdrachtnemer naar een helder kader waarbinnen de taken worden uitgevoerd. Het MT stuurt op productie, financiën en kwaliteit. Deze uitgangspunten worden door de managers vertaald naar de afdelingen. Naast bovengenoemde taken is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor goed werkgeverschap.

ROL CONTROLLER / ACCOUNTMANAGER De controller is onderdeel van de organisatie van ODVeluwe en maakt deel uit van het managementteam van ODVeluwe. Verder is de controller voorzitter van de ambtelijke werkgroep (OFA). In deze werkgroep hebben de door de deelnemers aangewezen financiële medewerkers van de gemeenten en de provincie zitting. Deze werkgroep wordt, voorafgaande aan de behandeling van de financiële stukken door het dagelijks bestuur of algemeen bestuur, geconsulteerd. Alle betrokkenen hebben belang bij een goede en heldere communicatie. Deze communicatie wordt onder andere vormgegeven door de accountmanagers van ODVeluwe. Het accountmanagement wordt ingevuld door medewerkers van ODVeluwe. Er vindt periodiek overleg plaats tussen de accountmanagers en de regisseurs van de deelnemers. In dit overleg wordt onder andere over de voortgang van de productie gesproken.

DOELGROEPEN De documenten uit de planning- en controlcyclus worden voor verschillende doelgroepen opgesteld. Hieronder is weergegeven voor welke doelgroepen deze documenten zijn bestemd.

DB / AB Notitie uitgangspunten begroting

B&W / GS

X

Producten- en dienstencatalogus

Gemeenteraden / PS

MT

X

X

X

Programmabegroting

X

Samenwerkingsovereenkomst

X

X

DB / AB

B&W / GS

X

X

X Gemeenteraden / PS

X

Kwartaalrapportage

Tussentijdse rapportage

X

Jaarstukken

X

X

MT

X

X

X

X

9

AFSPRAKEN PLANNING- & CONTROLCYCLUS Met deze notitie wordt ook een aantal randvoorwaarden vastgelegd. Deze worden in dit hoofdstuk besproken. Allereerst wordt ingegaan op de P*Q, ofwel het uurtarief en de kentallen. Verder wordt aangegeven wat er gebeurt als de geleverde producten en/of diensten boven of onder de geplande producten en/of diensten uitkomen. Uurtarief Het (integrale) uurtarief wordt opgenomen in de programmabegroting die wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Het uurtarief geldt voor alle producten en diensten die onderdeel zijn van de begroting en samenwerkingsovereenkomsten. Daarnaast geldt het uurtarief ook voor (incidentele) opdrachten die buiten de begroting en samenwerkingsovereenkomst om door de deelnemers aan ODVeluwe worden verstrekt. Kentallen In het productenboek staan alle producten en diensten van ODVeluwe vermeld. Bij de producten en diensten wordt zoveel mogelijk een normgetal (kental) opgenomen. Binnen ODVeluwe wordt per product en dienst de bestede arbeidstijd geregistreerd. De productieve uren zijn de totaal beschikbare uren verminderd met de indirect productieve uren (overleg, leidinggeven, opleiding e.d.) en de improductieve uren (vakantie, ziekte, zwangerschap e.d.). Indexering Jaarlijks worden de loonkosten en materiële kosten geïndexeerd.

Deze indexeringen worden opgenomen in de notitie uitgangspunten begroting, die wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Consequenties onder- en overschrijdingen De in de samenwerkingsovereenkomsten gemaakte afspraken over de aan de deelnemers te leveren producten en diensten, zijn een inschatting voor het volgende jaar. Het kan voorkomen dat in werkelijkheid aan een deelnemer meer of minder producten en/of diensten worden geleverd dan gepland. Als aan een deelnemer meer of minder producten en/of diensten worden geleverd dan vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst, vindt geen financiële verrekening plaats met de betreffende deelnemer. Geplande producten en/of diensten zijn in de loop van een jaar wel uitwisselbaar als binnen ODVeluwe voldoende kennis en capaciteit beschikbaar is om deze producten en/of diensten te leveren. Teveel geleverde vergunningen kunnen dan bijvoorbeeld worden omgeruild voor minder handhavingscontroles. De gerealiseerde productie per deelnemer wordt door ODVeluwe gemonitord en vergeleken met de geplande productie per deelnemer. Na afloop van een kwartaal wordt hierover een rapportage opgesteld die door de accountmanagers van ODVeluwe met de regisseurs van de deelnemers wordt besproken. In dit overleg kunnen afspraken worden gemaakt over het bijsturen van de productie.

In het geval van een overschrijding van de geplande productie kan de deelnemer geplande producten en/of diensten laten vervallen, terwijl in het geval van een onderschrijding ODVeluwe extra producten en/of diensten kan aanbieden aan de betreffende deelnemer.

10

Relevante documenten: • Financiële Verordening Omgevingsdienst Veluwe 2024 • Gemeenschappelijk regeling Omgevingsdienst Veluwe • Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR)

11