C4 - B&W - Raadsinformatiebrief Informatie over Uitvoeringsplan Participatie - D448553

Gemeenteraad Brummen

Brummen Ons kenmerk Uw kenmerk Onderwerp

: 26 november 2024 : Z107368/D447726 : : Informatie over Uitvoeringsplan Participatie

Geachte raadsleden, Op 27 juni heeft u de Participatievisie 2024-2028 vastgesteld. Hierbij presenteren wij u het Uitvoeringsplan participatie 2025-2028, dat beschrijft hoe we de Participatievisie ten uitvoer willen brengen. In het Uitvoeringsplan geven wij aan hoe u gedurende de uitvoering geïnformeerd zal worden over lopende en aankomende participatietrajecten en over de voortgang van de Participatievisie. Voor vragen kunt u contact opnemen met de adviseurs Gebiedsgericht werken en participatie, Saskia van Bon en Servercan Akbayir. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Brummen,

H. Matser secretaris

Bijlage(n):

S. van de Graaf loco burgemeester

- 'Uitvoeringsplan Participatie 2025-2028' (D447388)

Engelenburgerlaan 31 6971 BV Brummen Postbus 5 6970 AA Brummen Telefoon (0575) 56 82 33 Fax (0575) 56 82 88 E-mail: gemeente@brummen.nl

447388

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028

Inhoud

Inleiding

3

1. Uitgangspunten

4

2. Resultaten per jaar

7

3. Communicatie

14

4. Inzet en financiën

14

5. Monitoring en evaluatie

15

Inleiding Dit uitvoeringsplan hoort bij onze Participatievisie 2024 – 2028. De Participatievisie beschrijft de wijze waarop we als gemeente de aanpak van participatie willen verhelderen en verbeteren. Wettelijke ontwikkelingen vragen om een duidelijke en meer planmatige aanpak van participatie door de gemeente. Dit zijn vooral het wetsvoorstel Versterking participatie op decentraal niveau en de Omgevingswet die op 1 januari 2024 van kracht werd. Als gemeente willen we de samenwerking met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties ook graag versterken. We geloven in de kracht van de samenleving. Daarom is het belangrijk dat we goede mogelijkheden voor participatie bieden. En dat we participatie inbedden in de voorbereiding, planning en uitvoering van werkzaamheden. Maar ook in beleids- en planvorming en bij evaluaties. De in juni 2024 vastgestelde participatievisie laat zien waar we als gemeente voor staan als het gaat om de samenwerking tussen gemeente en gemeenschap. De visie geeft daarmee richting aan onze participatietrajecten. Al blijft participatie in de kern altijd maatwerk.

Hoe ziet het uitvoeringsplan eruit? Dit uitvoeringsplan beschrijft voor elk van de uitgangspunten in de Participatievisie wat het doel ervan is, de bijbehorende acties, planning en betrokken partijen (intern en extern). Het geeft daarnaast een beeld van de overkoepelende communicatie-uitgangspunten en -aanpak. Vervolgens gaan we in op het tijdpad voor de komende jaren en de benodigde financiën. Tot slot geeft het plan weer hoe de evaluatie eruit ziet en welke kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) worden gehanteerd.

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 3

1. Uitgangspunten Uitgangspunt A: Iedereen die wíl participeren, kán participeren Waarom/doel

Acties

Betrokken partijen

We willen de stille meerderheid bereiken en participatie echt inclusief maken.

Nieuwe instrumenten voor participatie verkennen door • In kaart brengen wat passende vormen van participatie kunnen zijn die we nog niet hanteren • Deze in de praktijk toetsen en evalueren

2026 - 2028

De interne adviseurs participatie adviseren medewerkers bij het opstellen van een participatieaanpak (zie ook Uitgangspunt B). Aandachtspunten daarbij zijn: • Zoeken naar een goede balans in fysieke en digitale instrumenten. • Passende/geschikte communicatievormen inzetten in overleg met Team Communicatie • Zeker bij grotere participatietrajecten streven we naar een goede mix van instrumenten die past bij gemeente Brummen en waarmee we een zo divers mogelijke groep aanspreken

2025 - 2028

• Team participatie • Team communicatie • Bredere organisatie

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 4

Uitgangspunt B: In participatietrajecten werken we gestructureerd volgens vaste stappen Waarom/doel

Acties

Betrokken partijen

• Voor medewerkers is duidelijk wat van hen verwacht wordt bij het organiseren en uitvoeren van participatie. • Voor inwoners (en andere participanten) is duidelijk wat zij van de gemeente mogen verwachten als het gaat om participatie waarbij de gemeente initiatiefnemer is. Gefaseerd ontwikkelen van een toolbox om medewerkers te ondersteunen. Concrete voorbeelden van instrumenten in de toolbox zijn: • Toelichting participatieladder • Stappenplan participatie • Standaardvragen voor participatie- en communicatieaanpak bij participatie- en communicatieparagraaf in adviesnota’s • Format participatieaanpak (beperkt en uitgebreid) voor grotere trajecten • Aanpak stakeholdersanalyse • Voorbeeldbrieven voor aankondiging, uitnodiging, updates, terugkoppeling • Handreiking instrumentkeus • Handreiking evaluatie Informeren college en raad over instrumenten in toolbox

2025, 2026, update toolbox in 2027

Adviesfunctie voor medewerkers: • Beschrijving taken en werkwijze, bereikbaarheid en beschikbaarheid • Communicatie via Binnenplein • Communicatie via medewerkersbijeenkomsten • Communicatie via managers (uitdragen van de nieuwe aanpak en de adviesfunctie)

2025 - 2028

Workshops voor verschillende teams • Ontwikkelen workshops • Informeren en uitnodigen medewerkers • Uitvoeren workshops

2025

2025 - 2028

• Adviseurs gebiedsgericht werken en participatie • Communicatieadviseur/team Communicatie • Tijdelijke medewerker participatie • Medewerkers die participatietrajecten vormgeven en/of uitvoeren • OT: informeren medewerkers en uitdragen nieuwe werkwijze Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 5

Uitgangspunt C: We betrekken belanghebbenden vroegtijdig bij gemeenteplannen Waarom/doel

Acties

Betrokken partijen

Inwoners en andere belanghebbenden, waar mogelijk en zinvol, in staat stellen om invloed uit te oefenen op de inhoud van beleid, plannen en projecten Zie uitgangspunt B, in het bijzonder: • Toelichting op de participatieladder • Stappenplan participatie • Standaardvragen voor participatie- en communicatieaanpak bij participatie- en communicatieparagraaf in adviesnota’s • Format participatieaanpak (beperkt en uitgebreid) voor grotere trajecten • Workshops voor verschillende teams

2025, 2026, update toolbox in 2027

• Adviseurs gebiedsgericht werken en participatie • Communicatieadviseur/team Communicatie • Tijdelijke medewerker participatie • Medewerkers die participatietrajecten vormgeven en/of uitvoeren • OT: informeren medewerkers en uitdragen nieuwe werkwijze

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 6

Uitgangspunt D: We zijn duidelijk over invloed én uitkomsten Waarom/doel

• We streven naar zorgvuldige en transparante participatie • Voor inwoners (en andere participanten) is duidelijk hoe de gemeente, in een participatietraject, omgaat met de ingebrachte ideeën en adviezen. En achteraf wat er met de inbreng is gedaan en hoe deze in de plannen is meegenomen. Of waarom de inbreng niet of gedeeltelijk in de plannen is verwerkt.

Acties

Zie uitgangspunt B, in het bijzonder: • Toelichting op de participatieladder • Stappenplan participatie • Uitvoering in lijn van afspraken in participatieaanpak/ als beschreven in adviesnota’s • Voorbeeldbrieven voor aankondiging, uitnodiging, updates, terugkoppeling • Workshops voor verschillende teams • Adviesrol van participatieadviseurs

Betrokken partijen

• Adviseurs gebiedsgericht werken en participatie • Communicatieadviseur/team Communicatie • Tijdelijke medewerker participatie • Medewerkers die participatietrajecten vormgeven en/of uitvoeren

2025, 2026, update toolbox in 2027

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 7

Uitgangspunt E: We leren van ervaringen en verbeteren daarmee de aanpak van participatie Waarom/doel

We zijn een lerende organisatie en verbetering van onze werkwijze met en communicatie over participatie heeft onze blijvende aandacht.

Acties

• Handreiking evaluatie maken voor individuele participatietrajecten (zie Uitgangspunt B)

Betrokken partijen

• Organiseren terugkoppeling evaluatie naar adviseurs gebiedsgericht werken en participatie

2027

• Periodieke bijeenkomsten fysiek en sociaal over lessons learned

2027

• Adviseurs gebiedsgericht werken en participatie • Tijdelijke medewerker participatie • Medewerkers die participatietrajecten vormgeven en/of uitvoeren

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 8

Uitgangspunt F: Heldere communicatie over participatie is voor ons vanzelfsprekend Waarom/doel

Medewerkers weten: • Welke stappen ze gaan volgen bij het organiseren en uitvoeren van participatie • Welke instrumenten ze daarbij gebruiken • Welke ondersteuning ze daarbij kunnen krijgen College en gemeenteraad weten: • Welke lopende en aankomende participatietrajecten er zijn vanuit de gemeente en welke participatievorm (trede) daarbij wordt toegepast (bij alles op de LTA) • En zijn bekend met participatieaanpak voor alles wat op de LTA staat Inwoners en andere partijen weten (of kunnen gemakkelijk te weten komen): • Op welke manieren zij invloed kunnen uitoefenen, kunnen meedenken en meedoen met gemeentelijk beleid en plannen. • Hoe zij met de gemeente in gesprek kunnen over een initiatief dat zij zelf hebben en de mogelijke ondersteuning die de gemeente daarbij kan geven Wijk- en dorpsraden, de MAR en andere partners zijn op de hoogte van voor hen relevante participatietrajecten.

Acties

Bewoners en anderen: Overzichtelijk aanbieden van algemene informatie over participatie: • Ontwikkeling nieuwe content voor de website • Ontwikkeling flyer over participatie • Periodiek geactualiseerd overzicht van lopende en aankomende participatietrajecten wordt gedeeld met de wijk- en dorpsraden en, waar relevant, met andere partners en wordt beschikbaar gesteld voor het brede publiek Eén aanspreekpunt creëren voor bewoners die behoefte hebben aan advies of ondersteuning bij een eigen initiatief (de adviseurs gebiedsgericht werken) • Beschrijving taken, werkwijze en bereikbaarheid • Communicatie aanspreekpunt extern • Communicatie intern

2025 2025 apr ’25, jaarlijks

2026

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 9

Uitgangspunt F: Heldere communicatie over participatie is voor ons vanzelfsprekend

Acties

Overzicht subsidies en fondsen voor bewoners

jan ’26, jaarlijks

Vernieuwing stappenplan en instrumenten voor participatie bij ruimtelijke initiatieven door derden

2025

In kaart (en in de praktijk) brengen van aanvullende mogelijkheden om specifieke doelgroepen in de gemeente beter te bereiken als het gaat om participatie

2026 - 2028

Verkennen op welke manier we in Brummen invulling geven aan het uitdaagrecht (ter voorbereiding op Participatieverordening die er op 1 januari 2027 moet zijn): • proefproject Buurtgroen • …

2025 - 2027

Intern gemeente: Actuele en heldere informatie op Binnenplein over participatie, inclusief stappenplan, toolbox en ondersteuningsfunctie, maar ook goede profilering van de adviseurs participatie (zie onder B)

Vanaf jan 2025

Periodiek geactualiseerd overzicht van lopende en aankomende participatietrajecten en inwonerinitiatieven (op Binnenplein)

jan ’25, jaarlijks

College en raad: Raadsleden worden geïnformeerd over lopende en aankomende participatietrajecten via: • Participatievorm aangegeven bij beleid, projecten of maatregelen die op de Lange Termijn Agenda (LTA) staan (is huidige situatie) • Informatie- en instructiesessie over de nieuwe participatieladder voor college en raad • In het geval van beleid, projecten of maatregelen die op de Lange Termijn Agenda (LTA) staan, wordt de participatieaanpak ook ter kennis gebracht aan de gemeenteraad (via een raadsvoorstel, raadsinformatiebrief, of in de bespreeknotitie van de griffie voor een forum of raadsbijeenkomst) • Periodiek geactualiseerd overzicht van lopende en aankomende participatietrajecten en inwonerinitiatieven via griffiebericht • Presentatie aan college en gemeenteraad over stavaza (samen met gebiedsgericht werken)

Vanaf feb - mrt ‘25 met nieuwe participatieladder Feb-mrt 2025 2026 - 2028

jan ’25, jaarlijks mei ’25, jaarlijks

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 10

Uitgangspunt F: Heldere communicatie over participatie is voor ons vanzelfsprekend

Betrokken partijen

• Adviseurs gebiedsgericht werken en participatie • Communicatieadviseur/team Communicatie • Tijdelijke medewerker participatie • Medewerker Ignite Group (voor fondsenoverzicht) • Vakspecialist groen (proefproject Buurtgroen) • Juridisch medewerker (proefproject Buurtgroen)

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 11

2. Resultaten per jaar In 2025 ligt de nadruk op heldere communicatie naar buiten toe en een meer gestructureerde werkwijze onder medewerkers van de gemeente. In 2026 maken we een grote stap in het adviseren en waar mogelijk en nodig ondersteunen van inwonerinitiatieven. Daarnaast investeren we dat jaar in het bereiken van de stille

jaar

resultaat per doelgroep

bewoners en adviesraden

2025

meerderheid met participatietrajecten vanuit de gemeente. In 2027 zetten we met name in op evaluatie, leren en doorontwikkelen. Jaarlijks kijken we of we op koers liggen en of de plannen voor het aankomende jaar aangescherpt moeten worden.

Heldere info over participatie op website Heldere info over participatie in flyer Periodiek geactualiseerd overzicht van lopende en aankomende participatietrajecten

medewerkers

Info over participatieprocessen op Binnenplein Toolbox deel 1: • Toelichting op de participatieladder • Stappenplan participatie • Standaardvragen participatie in adviesnota’s • Format participatieaanpak (beperkt en uitgebreid) • Aanpak stakeholdersanalyse • Voorbeeldbrieven

initiatiefnemers

Vernieuwd stappenplan en instrumenten voor participatie bij ruimtelijke initiatieven door derden

bestuur

Periodiek geactualiseerd overzicht van lopende en aankomende participatietrajecten

Interne adviesfunctie ingericht Workshops Periodiek geactualiseerd overzicht van lopende en aankomende participatietrajecten

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 12

resultaat per doelgroep

jaar bewoners en adviesraden

2026

2027

Uitdaagrecht vormgegeven in Participatieverordening (i.s.m. juristen)

medewerkers

Toolbox deel 2: • Handreiking instrumentkeus • Handreiking evaluatie participatietrajecten • Overzicht nieuwe participatie-instrumenten • Overzicht mogelijkheden om specifieke doelgroepen beter te bereiken

Update toolbox Nieuwe participatie-instrumenten getoetst en geëvalueerd

initiatiefnemers

Eén aanspreekpunt voor inwonerinitiatieven

bestuur

Participatieplannen LTA worden gedeeld met bestuur

Overzicht subsidies en fondsen voor bewonersinitiatieven

Overzicht en analyse verzamelde evaluaties

Overzicht en analyse verzamelde evaluaties Periodieke bijeenkomsten fysiek en sociaal over lessons learned

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 13

3. Communicatie Communicatie, zowel intern als extern, is fundamenteel voor het welslagen van dit uitvoeringsplan. Voor de interne communicatie is het cruciaal dat de boodschap, de aangescherpte manier van werken rondom participatie, wordt uitgedragen door OT en bestuur. Communicatie richting medewerkers is begrijpelijk en praktisch toepasbaar en waar mogelijk op maat. Bijvoorbeeld in de workshops en met specifieke instrumenten in de toolbox, die aansluiten op de dagelijkse werkpraktijk van medewerkers in verschillende domeinen en met verschillende taken. In de zoektocht naar steeds weer een passende communicatieopzet, spelen de uitgangspunten uit het communicatiebeleidskader (vastgesteld door de gemeenteraad in september 2019) een cruciale rol. Sleutelbegrippen zijn Klantgericht en toegankelijk/begrijpelijk, Eigentijds en proactief, Open en transparant, Duurzaam en kleinschalig en Samenwerkingsgericht. Bij communicatie over participatie is tijdigheid ook een belangrijk aandachtspunt. Door te werken met een vaste aanpak en met formats voor participatieplannen en brieven wordt communicatie over participatie richting inwoners en andere belanghebbenden meer uniform en herkenbaar. De medewerkers van team participatie werken nauw samen met de medewerkers van team communicatie. Tussentijdse producten worden bij personen in de organisatie getoetst.

4. Inzet en financiën Voor gebiedsgericht werken en participatie is een werkbudget van 10.000 euro per jaar beschikbaar. Dat wordt voornamelijk ingezet voor communicatiemiddelen en facilitaire kosten voor bijeenkomsten. In 2025 wordt het grootste deel van dit budget ingezet voor de activiteiten in dit uitvoeringsplan. Daarbij gaat het in ieder geval om vormgeving en productie van een flyer en andere communicatiemiddelen. Maar ook om vormgeving van instrumenten in de toolbox.

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 14

5. Monitoring en evaluatie De gemeente Brummen is een lerende organisatie en we zetten in op voortdurende doorontwikkeling van participatieprocessen. Dit op basis van de ervaringen die we daarmee opdoen. Evaluatie vindt plaats op verschillende niveaus. Zoals beschreven onder aandachtspunt E, gaan we individuele participatietrajecten meer gestructureerd evalueren. Als dat goed op poten staat, kunnen we de uit de verzamelde evaluaties geleerde lessen delen binnen de organisatie en met het gemeentebestuur (college en raad). Dat doen we voor het eerst in 2027. Jaarlijks evalueren we de behaalde resultaten. Hiervoor zetten we een enquête uit onder medewerkers. En we bespreken de behaalde resultaten met het OT, het gemeentebestuur én met partners van de gemeente, zoals de wijk- en dorpsraden, de Maatschappelijke Advies Raad, Stichting Welzijn Brummen, Veluwonen en Sportkompas. Daarnaast bespreken we viermaal per jaar met de griffie en de bestuurssecretaris hoe de processen en de informatievoorziening aan de raad verlopen. Om de voortgang van alle genoemde inzet op participatie te monitoren, onderscheiden we de volgende kritieke prestatie indicatoren (KPI’s):

Oordeel medewerkers over beschikbare ondersteuning en toolbox voor participatie (rapportcijfer; minimaal een 6,5 in 2026)

Jaarlijkse interne enquête

Vanaf 2026

Oordeel deelnemers Panel Brummen Spreekt over wijze waarop de gemeente inwoners en belangenorganisaties betrekt en de samenwerking zoekt (rapportcijfer; in 2025 niet lager dan de 6,2 die we in 2023 hebben gekregen)

Jaarlijkse enquête onder het inwonerpanel met de uitvraag dienstverlening (Waar Staat Je Gemeente)

Vanaf 2025

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028 | 15

Brummen, September 2024 Foto’s: gemeente Brummen Tekst: gemeente Brummen Vormgeving: Hilarius Creatieve reclamemakers

Uitvoeringsplan Participatie 2025 – 2028