C12 - B&W - Raadsinformatiebrief boardletter 2024 D453361

Gemeenteraad Brummen

Brummen Ons kenmerk Uw kenmerk Onderwerp

: 11 februari 2025 : Z100426/D452046 : : Reactie van het College van B&W op de boardletter 2024

Geachte leden van de gemeenteraad, Op 16 januari ontvingen wij van de accountant de boardletter 2024 (zie bijlage D452043). Hierin doet de accountant zijn bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de interim controle die in het najaar van 2024 is uitgevoerd. De boardletter geeft het College van B&W en de organisatie input om de interne beheersing te verbeteren. Met deze raadsinformatiebrief geven we onze reactie op de belangrijkste bevindingen in de boardletter en informeren we u op hoofdlijnen over de opvolging van de aanbevelingen. 1. Evenwichtige boardletter Naar ons oordeel ligt er een evenwichtige boardletter die recht doet aan waar we als organisatie staan. De accountant constateert dat we een degelijke interne beheersing hebben. Hoewel er veel goed gaat, blijven er genoeg verbeterpunten. De accountant vindt ook steeds nieuwe verbeterpunten. Want waar wij aanbevelingen opvolgen om bijvoorbeeld meer (interne) controles uit te voeren, kunnen de resultaten uit die controles ook weer tot nieuwe inzichten én adviezen leiden. Bijvoorbeeld meer controles rondom uitgaven en prestatieleveringen Jeugd. We weten al veel, maar om nog meer onzekerheid weg te nemen adviseert de accountant om nog meer betalingen te controleren. De vraag is hoe ver we hier in willen/moeten gaan. Uit het gesprek met de accountant blijkt ook dat niet ieder advies per sé opgevolgd hoeft te worden.

Om die reden gaan we in de komende cyclus van boekjaar 2025 meer expliciet maken hoe we onze interne controle (meer) risicogericht (kunnen) inrichten en uitvoeren. Door daar aan de voorkant duidelijk in te zijn geeft ons dat ook een afwegingskader bij het al dan niet overnemen van aanbevelingen van de accountant. We willen onze dank uitspreken aan de accountant voor deze boardletter. Op een prettige manier en in goede samenwerking worden het College en de ambtelijke organisatie scherp gehouden op het verbeteren van de interne beheersing. We lichten hieronder de voor ons meest belangrijke punten toe. We volgen hierbij de opbouw van de boardletter. 2. Aandachtspunten raad Uw raad heeft de accountant gevraagd op twee onderdelen verdiepend onderzoek te doen. Het betreft het inkoopproces en de wijze waarop wij risico’s inventariseren en waarderen voor het bepalen van ons weerstandsvermogen. Inkoop Als gemeente kopen we veel in. Goederen, diensten en werken. Ook inhuur valt hieronder. De accountant constateert dat we ten aanzien van het inkoopproces een slag te maken hebben. Hoewel we (intern) inkoopbeleid hebben, zien we dat we deze richtlijnen niet altijd opvolgen en niet de juiste inkoopprocedure volgen. Soms ligt daar de praktijk aan ten grondslag. Bijvoorbeeld wanneer we snel

Engelenburgerlaan 31 6971 BV Brummen Postbus 5 6970 AA Brummen Telefoon (0575) 56 82 33 Fax (0575) 56 82 88 E-mail: gemeente@brummen.nl

Z100426/D452046

Blz. 2

moeten handelen om uitvoering mogelijk te maken. Maar juíst in die situaties kan het vóóraf betrekken van de inkoopadviseur van meerwaarde zijn. Achteraf kost het repareren van de rechtmatigheid van het proces méér tijd. Zo ook het aanleveren van de prestatieverklaring bij een factuur. Zo’n verklaring is een bewijs dat het goed of de dienst daadwerkelijk conform overeenkomst is geleverd. De adviezen van de accountant en eigen ervaringen van de ambtelijke organisatie zijn onderdeel van het verbeteren van het inkoopproces door de ambtelijke organisatie. Weerstandsvermogen Bij het inventariseren en waarderen van risico’s voor het bepalen van ons weerstandsvermogen, heeft de accountant ons vergeleken met enkele andere gemeenten. Er zijn verschillen, maar zo maakt iedere gemeente zijn eigen afwegingen. Ten aanzien van het bepalen van de inventarisatie en waarderen nemen we de aanbevelingen van de accountant over. Ook nemen we het advies over om de onbenutte belastingcapaciteit niet mee te rekenen in het beschikbaar weerstandsvermogen omdat dit geen gegarandeerde bron van inkomsten is. We nemen de aanbeveling om de post onvoorzien te verhogen met EUR 30K naar EUR 50K níet over. Wél zullen wij de “Nota reserves en voorzieningen” aanpassen, zodat de post onvoorzien voortaan EUR 20K bedraag, conform huidige begroting.

Reden voor deze aanpassing is dat het extra opnemen van EUR 30K wél leidt tot het zoeken naar budget hiervoor, maar níet per se bijdraagt aan substantieel meer weerstandsvermogen mócht een risico zich voordoen. 3. Algemene beheersing 3.1 Beeld van de organisatie De accountant schetst een beeld dat recht doet aan onze inspanningen. De interne beheersing is professioneler en kent meer structuur. Ook monitoren we de interne opvolging van aanbevelingen van de accountant. Hier zullen we komende jaren op blijven investeren. Bijvoorbeeld door bij het opstellen van het interne controleplan expliciet aan te geven welke processen om welke reden hoe gecontroleerd worden. We willen hierin meer risico-gericht werken. Er waren en zijn belangrijke ontwikkelingen. De accountant ziet dat we de processen rond de Omgevingswet goed hebben staan. Ten aanzien van de WOO is tijdige afhandeling van WOO-verzoeken een uitdaging. Wij hebben daar aandacht voor. Onder andere door tijdelijk meer capaciteit toe te voegen aan juridische zaken, verwachten we binnen termijnen te handelen. Het beter organiseren van onze informatiehuishouding (zie ook 3.3) zal ons hierin ondersteunen. Een derde punt betreft de inhuur en ons inhuurbeleid. Het doorlopen van een juist proces met betrekking tot inhuur is onder de aandacht.

Bij nieuwe inhuur en verlengingen zijn we zeer alert op (het voorkomen) van fictieve arbeidsrelaties, zeker nu handhaving vanuit het Rijk aangekondigd is. Fraude en integriteit zijn gevoelige vraagstukken. Processen kunnen er op papier mooi uitzien, maar er kunnen desondanks gelegenheden zijn waardoor fraude mogelijk is. Vaak weet je het pas als het is gebeurt. Het helpt dat we M&O-beleid hebben. Hierin hebben we voor een aantal processen al in beeld welk beleid (basis, gematigd of streng) we toepassen. Maar met een frauderisicoanalyse kunnen we deze risico’s nog beter duiden in specifieke processen. Ook kunnen we dan bewust en expliciet afweging het risico te beperken met een maatregel (4-ogen principe, extra controle, etc.), of juist het risico te nemen. 3.2 P&C-cyclus Wat ons betreft weerspiegelt de behandeling van stukken door ons College van B&W en uw raad de kwaliteit van onze P&C-cyclus. Gelet op de afgelopen ervaringen met de Perspectiefnota 2025, Begroting 2025 en de buraps van 2024 zijn wij van mening dat dit goed loopt. Ook het (enige) advies van de accountant was bij ons bekend en is adequaat in het proces van de slotwijziging meegepakt. Wij bouwen graag op deze lijn voort. 3.3 IT en informatiebeveiliging Niet altijd even zichtbaar, maar wel van groot belang: werkende systemen. We vertrouwen steeds meer en verdergaand op systemen.

Digid, verstrekken van uitkeringen, ons zaaksysteem JOIN, Notubiz, Citrix, outlook. De vanzelfsprekendheid waarmee we verwachten dat dit iedere dag voor ons klaarstaat, bestaat alleen bij voldoende inzet en aandacht voor dit onderwerp. Zo ook de accountant die hiernaar kijkt. De aanbevelingen van de accountant zijn bij ons onder de aandacht. Het continuïteitsplan krijgt een update. Het Data-, Informatie-, en Ontwikkelingsbeleid bundelt hoe we om willen en moeten gaan met IT, informatieveiligheid, privacybescherming en onze informatiehuishouding. Juist omdat dit onderling zoveel

Z100426/D452046

Blz. 3

raakvlakken heeft. We leren continu van het testen van systemen. Dat niet altijd de afgesproken recoverytime van 48 uur wordt gehaald, heeft verschillende redenen. Soms ligt de oorzaak daarvan bij ons, soms bij de leverancier. Tegelijkertijd is het altijd opgelost en leren wij en leverancier van de test. Op dit terrein volgt tezijnertijd nieuwe regelgeving. We bereiden ons voor op deze nieuwe regelgeving, door in ieder geval te voldoen aan de geldende regelgeving en ontwikkelingen te volgen. 3.4 Rechtmatigheidsverantwoording Sinds 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording verplicht voor alle gemeenten. Om dit mogelijk te maken is het van belang een goede interne controle in te richten. Blijkens deze boardletter hebben we daar een goede stap in gemaakt. Vorig jaar was ook onze eerste ervaring op dit vlak. Voor de jaarcontrole 2024 bouwen we hierop door. De accountant geeft in dit kader het advies mee om de verantwoordingsgrens van 3% expliciet op te nemen in de controleverordening. Dat doen we dit jaar. Ook zal het interne controleplan aangevuld worden met de punten die de accountant beschrijft. Ook de overige aanbevelingen, zoals het bewaken van volgen DAS-procedure bij inhuur, toetsing op het interne inkoopbeleid en de steekproef Wmo en jeugd te verbreden, over.

Hierbij merken we wel op dat we áltijd moeten blijven zoeken naar een balans tussen “meer controle voor meer zekerheid” versus beschikbare capaciteit, nut en noodzaak. Dit is ook de reden waarom we voor komend jaar (meer) expliciet willen maken waarom we welk proces op welke manier controleren. 4. Beheersing processen Bij de beheersing van de processen onderscheid de accountant de top 3 risico’s rond de jaarrekeningcontrole en status opvolging aanbevelingen. Top 3 risico’s De accountant ziet een drietal risico’s die impact kunnen hebben op de jaarstukken en controlewerkzaamheden. Het gaat om: 1. De controle op de prestatieleveringen inkopen Wij herkennen dit risico. Zoals eerder aangegeven pakken we dit op met het verbeteren van het inkoopproces. We kijken daarin ook naar administratieve lasten. Nu is de interne richtlijn bijvoorbeeld dat bij iedere bestelling vanaf EUR 1 deze voorzien moet zijn van een prestatieverklaring. Daarin willen we balans tussen nu en noodzaak van prestatieverklaring én hoogte van de factuur. 2. De juiste verwerking van salarissen Salarisadministratie is een zeer belangrijk, maar ook zeer specifiek onderdeel. Wij hebben eerder de keuze gemaakt ondersteuning op deze taak extern in te kopen.

Hoewel we willen kunnen vertrouwen op onze contractpartner in dezen, ontslaat dat ons niet zelf controles uit te voeren en waar nodig bij te sturen in de opdrachtverlening. Dat is onderhanden. 3. Controle op prestaties in de zorg Afgelopen jaren voeren we steeds meer controles uit in het sociaal domein. Dit deels op basis van advies van de accountant, grotendeels ook op basis van onze eigen wens scherp te blijven op de rechtmatigheid van betalingen en zicht te houden op prestatieleveringen in de zorg. Oftewel is de zorg geleverd die beloofd is c.q. waarvoor de beschikking is afgegeven. Wij zitten “bovenop” het tijdig ontvangen van alle productieverklaringen. Al loopt dat soms niet in de pas met onze uitvraag of moment van accountantscontrole. Ook voor de jaarcontrole 2024 vragen we zorgaanbieders wederom tijdig hun verantwoording in te dienen. Sommige zorgaanbieders zijn niet verplicht tot aanleveren van productieverantwoording. Dat hoeven zij dan ook niet. Hierop is inmiddels wel meer interne controle ingericht met steekproeven wat betreft prestatielevering. 4.1 Opvolging aanbevelingen De accountant monitort wat de status van de aanbevelingen is die zij heeft gedaan vanuit eerdere rapportages en de nu voorliggende. Het overzicht toont dat veel punten zijn opgevolgd en afgerond. Tegelijkertijd zijn er nog aanbevelingen waar we mee aan de slag zijn.

Bij twee aanbevelingen hebben we in gesprek met de accountant aangegeven dat we die niet opvolgen. Het hebben van procesbeschrijvingen van álle processen is teveel van het goede. We letten er wel op bij de interne controle van onze belangrijkste kritische processen. Ook het opnemen van alle panden in de registratie

Z100426/D452046

Blz. 4

van materiële vaste activa zou in onze ogen dubbelop zijn. De accountant doet deze aanbeveling opdat wij al onze panden in beeld hebben en houden. Dit hebben wij standaard al via het proces rondom belastingen en WOZ. Tot slot Deze boardletter toont onzes inziens dat we zaken in de basis op orde hebben, afgelopen jaren gewerkt hebben aan verbetering van onze interne controle en dat er altijd nog ruimte is voor verbetering. Daar blijven we aan werken, ook richting de jaarrekeningcontrole van 2024. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Brummen,

H. Matser secretaris

G.J.M. van Rumund burgemeester (wnd.)

Bijlage: Boardletter 2024 (D452043)