B7 - B&W - Raadsinformatiebrief kaders en werkafspraken I&A Brummen D482805

• Functioneel beheerder: Verantwoordelijk voor optimaal functioneren van informatiesystemen en gebruikersondersteuning. • Applicatie-eigenaar: Eindverantwoordelijk voor werking, continuïteit en compliance van applicaties. • Chief Information Security Officer (CISO): Ontwikkelt en bewaakt informatiebeveiligingsbeleid, coördineert risicoanalyses en incidentafhandeling. • Functionaris Gegevensbescherming (FG): Onafhankelijke toezichthouder op privacy en gegevensbescherming, adviseert en rapporteert aan bestuur. • Controller: Adviseert bij grote wijzigingen over risicobeheersing en procesbeheersing. Beheer & eigenaarschap Eigenaarschap van applicaties, data en processen is expliciet belegd bij proceseigenaren, applicatie-eigenaren en gegevenseigenaren. Samenwerking tussen deze rollen is essentieel voor het waarborgen van kwaliteit, compliance en continuïteit. De governance-structuur zorgt ervoor dat verantwoordelijkheden niet overlappen, maar wel op elkaar aansluiten voor een soepel lopend proces. Samenwerking & besluitvorming De governance-structuur beschrijft hoe afstemming en besluitvorming plaatsvinden bij wijzigingen in processen, gegevens en applicaties. Voorbeelden van overlegstructuren en besluitvormingsprocessen zijn opgenomen in het document “Brummen – Governance en

23

Eigenaarschap”. Het managementteam is eindverantwoordelijk voor het bekrachtigen van afspraken en het toezien op naleving. Implementatie & communicatie De implementatie van deze governance-structuur vraagt om duidelijke communicatie en uitleg aan alle betrokkenen. Na bekrachtiging door het MT worden rollen en processen uitgelegd aan management, coördinatoren en eindgebruikers. Het is essentieel dat iedereen zich aan de afspraken houdt, zodat de voordelen van duidelijke verantwoordelijkheden snel merkbaar zijn binnen de organisatie. Verwijzing Voor een gedetailleerde uitwerking van rollen, verantwoordelijkheden, overlegstructuren en praktijkvoorbeelden wordt verwezen naar het document “Brummen – Governance en Eigenaarschap”.

24

Bijlage 1 - Begrippenlijst 2FA – Two‑Factor Authentication voor extra beveiligde toegang. AI (Artificial Intelligence) – Technologie die menselijke intelligentie nabootst. AI‑Act – Europese wetgeving voor veilige en transparante inzet van AI. Algoritmeregister – Landelijk register voor overheids‑AI‑toepassingen. API (Application Programming Interface) - technische voorziening met standaard afspraken waardoor twee systemen informatie met elkaar kunnen uitwisselen zonder dat ze weten hoe de andere applicatie intern werkt. Applicatie‑eigenaar – Verantwoordelijke voor werking en naleving van applicaties. Archiefmodule / Archivering – Onderdeel van systemen voor duurzame informatieopslag. AVG – Algemene Verordening Gegevensbescherming. Basisonderdelen ICT‑beleid – Hoofdelementen van het beleid van gemeente Brummen. BIO2 – Baseline Informatiebeveiliging Overheid, normenkader voor beveiliging. CaaS – Connectivity‑as‑a‑Service: netwerkfunctionaliteiten via de cloud. CISO – Chief Information Security Officer, verantwoordelijk voor informatiebeveiliging. Cloudoplossing – Software of diensten die via de cloud worden geleverd. Continuïteit – Waarborging dat systemen blijven functioneren tijdens incidenten. Controller – Functionaris die risico’s en procesbeheersing beoordeelt bij wijzigingen. Crisis‑/cyberbeveiligingswet (Wbni) – Wet voor digitale weerbaarheid van overheden.

Datalek – Beveiligingsincident waarbij gegevens toegankelijk waren voor onbevoegden. Dataclassificatie – Indeling van gegevens op basis van vertrouwelijkheid en risico’s. Decos JOIN – Zaaksysteem en DMS binnen gemeente Brummen. DMS – Document Management Systeem DPIA – Data Protection Impact Assessment, verplichte privacy‑risicoanalyse. E‑depot – Digitale voorziening voor duurzame archivering (Regionaal Archief Zutphen). FG (Functionaris Gegevensbescherming) – Onafhankelijke privacy‑toezichthouder. Functioneel beheerder – Verantwoordelijk voor optimaal gebruik van applicaties. GAP‑analyse – Analyse van verschillen tussen eisen (bijv. BIO2) en praktijk. Gegevenseigenaar – Verantwoordelijk voor gegevenskwaliteit en rechtmatigheid. GEMMA – Gemeentelijke Modelarchitectuur voor processen en systemen. GGM – Gemeentelijk Gegevensmodel voor uniforme datadefinities. Informatiebeveiligingsbeleid – Beleid voor bescherming van gemeentelijke informatie. Informatiemanager – Verbindende rol tussen processen, beleid en technologie. Interoperabiliteit – Mogelijkheid voor systemen om gegevens uit te wisselen. JOIN – Zie “Decos JOIN”. Key user – Inhoudelijk expert en eerste aanspreekpunt per applicatie. LEEF – Vergunningverlening- en toezichtsapplicatie. MDTO – Metadata‑standaard voor duurzame archivering. MDM (Mobile Device Management) – Centraal beheer van mobiele apparaten.

Multi‑tenant – Cloudarchitectuur waarbij meerdere organisaties dezelfde software gebruiken.

25

NORA – Nederlandse Overheid Referentiearchitectuur. Open standaarden – Landelijk verplichte ICT‑standaarden (pas‑toe‑of‑leg‑uit‑lijst). PO (Privacy Officer) – Functionaris die privacyprocessen ondersteunt. Pre‑DPIA – Vooranalyse om te bepalen of een DPIA nodig is. Pre‑depot – Voorbereidende opslaglocatie voor archivering richting e‑depot. Privacybeleid – Document met gemeentelijke regels voor gegevensbescherming. Proceseigenaar – Verantwoordelijke voor kwaliteit en naleving van een proces. RAZ (Regionaal Archief Zutphen) – Regionale archiefinstelling. SaaS – Software‑as‑a‑Service, software via de cloud zonder lokale installatie. Selectielijst – Wettelijke lijst met bewaartermijnen voor documenten. Signal – Versleutelde berichtenapp, niet toegestaan voor gemeentelijke gegevens. StUF – Standaard UitwisselingsFormaat voor gegevensuitwisseling. TMLO – Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden. TOPdesk – Systeem voor meldingen, wijzigingsbeheer, aanvragen en incidentregistratie. VDI – Virtuele desktopomgeving. Wbni – Wet beveiliging netwerk- en informatiesystemen (Cyberbeveiligingswet). Wdo – Wet digitale overheid. WCAG 2.1 – Richtlijnen voor digitale toegankelijkheid. Werkplekbeleid – Beleid voor inrichting en gebruik van gemeentelijke werkplekken. W‑schijf – Gemeentelijke gedeelde netwerkopslag. Youforce / Tim – HR‑applicaties die binnen de organisatie worden gebruikt.

Zivver – Platform voor veilige e‑mail en bestandsoverdracht. ZorgNed – Applicatie voor sociaal domein. ZGW‑API’s – API‑standaarden voor zaakgericht werken. Zaakgericht werken – Werkwijze gebaseerd op zaken (dossiers) in plaats van losse documenten.

26