A9 - VNG - Ledenbrief Model Instructie voor de griffier 2025 D454245

Wannee, Helen Van: Verzonden: Aan: Onderwerp:

VNG <info@vng.nl> maandag 24 februari 2025 16:20 Gemeente Brummen Lbr. 25/013 - Model Instructie voor de griffier 2025

Lees online | Gegevens wijzigen

Lbr. 25/013 - Model Instructie voor de griffier 2025 24 februari 2025

Geachte leden van college en gemeenteraad, Op grond van de Gemeentewet moet de gemeenteraad in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier vaststellen. De VNG heeft in 2019 een model voor deze instructie opgesteld, die Model Instructie voor de griffier is aan vernieuwing toe. Als bijlage bij deze brief vindt u dan ook de nieuwe Model Instructie van de VNG. Hieronder lichten we de aanleiding voor de vernieuwing en de inhoud van deze nieuwe Model Instructie toe. Volledige brief

Contact

Afmelden

vng.nl

Gegevens wijzigen

Dit bericht is verzonden door de VNG. Lees onze proclaimer.

1

Model Instructie voor de griffier 2025 Brief

Gerelateerde onderwerpen Bestuur, Recht, Modelverordeningen, Versterking lokale democratie

maandag 24 februari 2025

Ledenbrief nummer Lbr. 25/013 Geachte leden van college en gemeenteraad, Op grond van de Gemeentewet moet de gemeenteraad in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier vaststellen. De VNG heeft in 2019 een model voor deze instructie opgesteld, die Model Instructie voor de griffier is aan vernieuwing toe. Als bijlage bij deze brief vindt u dan ook de nieuwe Model Instructie van de VNG. Hieronder lichten we de aanleiding voor de vernieuwing en de inhoud van deze nieuwe Model Instructie toe.

Volledige brief Model Instructie voor de griffier 2025 (115kB)

Bijlage(n) Model Instructie voor de griffier 2025 inclusief toelichting (112kB) Implementatiehandleiding Model Instructie voor de griffier (135kB)

Aan de leden

Datum

24 februari 2025 Ons kenmerk

U202500105 Lbr. 25/013 Telefoon

070-373 83 93 Bijlage(n)

2

Onderwerp

Model Instructie voor de griffier 2025

Geachte leden van college en gemeenteraad, Op grond van de Gemeentewet moet de gemeenteraad in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier vaststellen. De VNG heeft in 2019 een model voor deze instructie opgesteld, die Model Instructie voor de griffier is aan vernieuwing toe. Als bijlage bij deze brief vindt u dan ook de nieuwe Model Instructie van de VNG. Hieronder lichten we de aanleiding voor de vernieuwing en de inhoud van deze nieuwe Model Instructie toe. Aanleiding nieuwe Model Instructie voor de griffier Drie ontwikkelingen hebben de VNG aanleiding gegeven om de Model Instructie voor de griffier te vernieuwen. In de eerste plaats heeft ook de Vereniging van Griffiers (VvG) een Model Instructie voor de functie ontwikkeld. In juni 2023 is deze Model Instructie van de VvG vernieuwd en daarbij is nog meer nadruk gelegd op de eigenstandige positie van de griffier, met meer gewicht in de driehoek met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Ten tweede is er binnen de VNG een discussie gevoerd over het functieprofiel voor de griffier in relatie tot andere functies binnen een gemeente. Het resultaat van die discussie is een gezamenlijk advies van de VNG en de VvG met de titel ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’. Het advies bevat een generiek functieprofiel voor de griffier en is onderschreven door het bestuur van de VNG.

In het verlengde daarvan heeft het bestuur in maart 2024 ook steun uitgesproken voor de door de VvG voorgestane invulling van de functie.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl

vng.nl

Tot slot heeft het ministerie van BZK onderzoek laten doen naar de juridische mogelijkheden om de functie van griffier te versterken. Dat onderzoek gaat ook in op de taken van de griffier. Dit rapport, ‘Eigenstandig en (on)afhankelijk’, vindt u hier: www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2023/05/31/rapport-eigenstandig-en-on-afhankelijk. Inhoud nieuwe Model Instructie voor de griffier Met het oog op dit alles is besloten de Model Instructie van de VNG te vernieuwen. Als uitgangspunt voor de vernieuwing is ervoor gekozen om zoveel mogelijk aan te sluiten bij het generieke functieprofiel van de griffier dat in het VNG-advies ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen‘ is gegeven. Daarbij heeft de VNG ervoor gekozen de taak en bevoegdheden van de griffier op een wat hoger abstractieniveau te omschrijven zodat zoveel mogelijk recht wordt gegaan aan de praktijk bij alle griffies. In de Model Instructie van de VvG zijn de taken en bevoegdheden van de griffier meer in detail uitgewerkt. Daardoor vullen de beide modellen elkaar aan. Bijlagen Deze ledenbrief bevat twee bijlagen: Bijlage 1. Model Instructie voor de griffier 2025 inclusief toelichting Bijlage 2.

Implementatiehandleiding Model Instructie voor de griffier Geconsolideerde teksten De geconsolideerde teksten van de VNG-modellen (met de bijbehorende toelichtingen) zijn te raadplegen via de Kennisbank Decentrale Regelgeving (www.decentraleregelgeving.nl). De VNG modelverordeningen (zonder de toelichtingen) staan ook in Modellen Decentrale Regelgeving (https://puc.overheid.nl/mdr/). Meer informatie Met inhoudelijke vragen en vragen over de Model Instructie kunt u terecht bij het Klantcontactcentrum van de VNG (070-373 8393 of e-mail: info@vng.nl). Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten

mr L.K. Geluk Algemeen directeur

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

2/2

Model Instructie voor de griffier (nieuw model, februari 2025) Leeswijzer modelbepalingen

- [iets] = door gemeente in te vullen, zie bijvoorbeeld de aanhef en de definitie van college in artikel 1. - [iets OF iets] = door gemeente te kiezen, zie bijvoorbeeld de keuze tussen presidium, fractievoorzittersoverleg en seniorenconvent in artikel 4. - [(iets)] = een voorbeeld ter illustratie of uitleg voor gemeente, zie bijvoorbeeld het aantal weken verzuim in artikel 11, eerste lid

De gemeenteraad van de gemeente [naam gemeente]; gelezen het voorstel van het [presidium OF fractievoorzittersoverleg OF seniorenconvent] van [datum en nummer]; gelet op artikel 107a, tweede lid van de Gemeentewet; gezien het advies van de [naam commissie]; besluit vast te stellen de volgende instructie:

Instructie voor de griffier [naam gemeente en jaartal] Artikel 1. Definities Deze instructie verstaat onder: - college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente [naam gemeente]; - griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet; - griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers;

- [presidium OF fractievoorzittersoverleg OF seniorenconvent]: orgaan ingesteld ingevolge artikel [artikelnummer Reglement van Orde van de gemeente]; - werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier [en de op de griffie werkzame medewerkers] is gedelegeerd.

Artikel 2. Algemene taken en verantwoordelijkheden 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. 2. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden.

Artikel 3. Taken besluitvorming 1. De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad [en de voorzitters van de

door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen] over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen. 2. De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad [en de

door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen] over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling. 3. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad [en de door de

gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen] en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 4. De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad [en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en

werkgroepen], het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen. [5. De griffier is er verantwoordelijk voor dat de griffiers van de door de

gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de taken uit dit artikel voor de commissies en werkgroepen uitvoeren.] Artikel 4. Taken [presidium OF fractievoorzittersoverleg OF seniorenconvent]

1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het [presidium OF fractievoorzittersoverleg OF seniorenconvent] en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 2. Indien het [presidium OF fractievoorzittersoverleg OF seniorenconvent] aanvullende ondersteuning of advisering behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.

Artikel 5. Taken raadsleden [1. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van de leden van de

gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.] [2. De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie op als klankbord voor de leden

van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.] [3.] De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning.

Artikel 6. Taken financiën en contractbeheer [1.] De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt rapportages hierover. [2. De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer

met in- en externe partijen.] Artikel 7. Taken lokale democratie en integriteit De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van: a. het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces; [en] b. integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie; [en] [c. het borgen van de democratische waarden;] [en] [d. de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het

besluitvormingsproces en het aanspreken van betrokkenen hierop].

Artikel 8. Periodieke overleggen 1. De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en gemeentesecretaris. 2. In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.

Artikel 9. Management griffie 1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 2. De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie. 3. De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en overlegt hierover regelmatig met de gemeentesecretaris. 4. De griffier is verantwoordelijk voor de planning van werkzaamheden op de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten. [5. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en

zorgt voor innovatie van de dienstverlening door de griffie.] [6. De griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies handelen

overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.] Artikel 10. Raadscommunicatie en voorlichting 1. De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie door gemeenteraad. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. [3. De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene

zin, het spreekrecht en participatieprocessen en kan daarover ook namens de gemeenteraad het woord voeren.]

Artikel 11. Verhindering en vervanging 1. Indien de griffier [meer dan [aantal (bijvoorbeeld vier of acht)] weken] verhinderd is diens ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de [gemeenteraad OF werkgeverscommissie]. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.

Artikel 12. Slotbepalingen 1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met [de voorzitter van de gemeenteraad, voorzitter van de werkgeverscommissie OF de vicevoorzitter van de gemeenteraad]. 2. De [citeertitel oude instructie] vervalt. 3. Deze instructie treedt in werking op [datum]. 4. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier [naam gemeente en eventueel jaartal].

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van [naam gemeente] op [datum].

De voorzitter,

De griffier,

Toelichting Algemeen Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de gemeenteraad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. In deze instructie staat de rol van de griffier als eerste adviseur van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de individuele leden van de gemeenteraad, voorop. De instructie bevat dus voorschriften over de wijze waarop de griffier de gemeenteraad in de uitoefening van diens taak ondersteunt en met name adviseert.

In aanvulling daarop voorziet deze instructie, gezien de ontwikkeling die de functie van griffier de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, ook in een duidelijke taak voor de griffier als het aankomt op de bestuurlijke besluitvorming en de processen die daarop zien. Ook daarin kan de griffier advies geven. Tot slot zijn in de instructie bepalingen opgenomen die zien op de rol van de griffier in relatie tot de verhoudingen tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie alsmede die tussen de griffier en de griffie. De instructie sluit aan op het functieprofiel dat er voor de griffier is.

Artikelsgewijs

Artikel 2 Dit artikel bevat de belangrijkste taken van de griffier. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning en advisering van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. De griffier is voor de gemeenteraad en de individuele leden het eerste aanspreekpunt. Tegen deze achtergrond wordt de griffier in dit artikel aangewezen als degene die zorg draagt voor die ondersteuning (eerste lid). Daarnaast wordt de griffier als eerste adviseur van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen gepositioneerd (tweede lid). In dat kader doet de griffier bijvoorbeeld voorstellen voor het verbeteren en vernieuwen van de vergaderwijze, de procedures, de invoering van werkprocessen en de beleids- en

beheersinstrumenten. Als de gemeenteraad met die voorstellen instemt, is de griffier bovendien verantwoordelijk voor de implementatie daarvan.

Artikel 3 Dit artikel bevat de taken van de griffier als het op de besluitvorming in de gemeenteraad aankomt. In het eerste lid is geregeld dat de burgemeester in diens functie van voorzitter van de gemeenteraad wordt bijgestaan door de griffier. In diens functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt de burgemeester bijgestaan door de gemeentesecretaris.

Daarnaast adviseert de griffier over de vraag of de voorstellen en besluiten die zijn aangeleverd rijp zijn voor besluitvorming en hoe de behandeling in de gemeenteraad het beste plaats kan vinden (tweede lid). Dit betekent dat de griffier bijvoorbeeld nagaat of deze stukken voldoen aan de wet- en regelgeving en de door de gemeenteraad vastgestelde spelregels en dat de griffier een voorstel doet voor de behandeling van samenhangende stukken.

Op grond van het derde lid is de griffier bij de vergaderingen van de gemeenteraad aanwezig en zorgt de griffier voor de verslaglegging daarvan. Het vierde lid voegt daar in meer algemene zin aan toe dat de griffier zorg draagt voor de voorbereiding van de vergaderingen, het goede verloop van de procedures die voor de besluitvorming nodig zijn en de afhandeling van de vergaderingen. Dit betekent onder andere dat de griffier ervoor zorgt dat de leden van de gemeenteraad tijdig over de informatie beschikken die zij nodig hebben om hun taak te kunnen vervullen, dat de griffier zorgt voor een strategische raadsplanning, dat de griffier advies geeft over de wijze waarop en de volgorde waarin voorstellen behandeld worden en dat de griffier nagaat of moties en toezeggingen tijdig worden afgedaan of nagekomen. [De griffier heeft dezelfde taken ten aanzien van de door de gemeenteraad

ingestelde commissies en werkgroepen OF De griffier zorgt ervoor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen ten aanzien

van deze commissies en werkgroepen dezelfde taken uitvoeren zodat ook deze commissies en werkgroepen adequaat worden ondersteund.] Artikel 4 De griffier heeft ook taken ten aanzien van de vergaderingen van het [presidium OF fractievoorzittersoverleg OF seniorenconvent]. Deze zijn ook in de instructie vastgelegd.

Artikel 5 De griffier kan de leden van de gemeenteraad advies geven over de vorm als er inhoudelijke ondersteuning nodig is. [Verder stimuleert de griffier dat de leden van

de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de vaardigheden ontwikkelen die nodig zijn om op een goede manier hun functie uit te oefenen.] [Daarnaast kan de griffier desgewenst vanuit een vertrouwensfunctie een klankbordrol voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen vervullen.] Artikel 6 De griffier biedt ook ondersteuning aan de gemeenteraad door overzicht en inzicht te houden over de budgetten van de gemeenteraad [en het contractbeheer te

verzorgen met externen zoals leveranciers]. Ook hier kan de griffier de gemeenteraad over adviseren als dat nodig is.

Artikel 7 De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van het functioneren van de lokale democratie en de integriteit. Dit gaat onder andere om het leveren van een bijdrage aan het verbeteren van het samenspel tussen de gemeenteraad en de inwoners. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan het vergroten van de inclusiviteit binnen de gemeenteraad en de toegankelijkheid van de gemeenteraad voor inwoners. [Daarnaast ondersteunt de

griffier bij het borgen van de democratische waarden en de rolzuiverheid van alle betrokkenen in het besluitvormingsproces. Het gaat dan niet alleen om de leden van de gemeenteraad en het college, maar ook bijvoorbeeld inwoners en ambtenaren.]

De griffier kan de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad hierin desgewenst ook van advies dienen.

Artikel 8 Om de bestuurlijke besluitvorming soepel te laten verlopen is het van belang dat de griffier, de gemeentesecretaris en de burgemeester onderling afspraken maken over de bestuurlijke besluitvorming en de voorbereiding daarvan. De instructie voorziet er daarom in elk geval in dat zij periodiek overleggen in de zogenaamde driehoek. In het verlengde daarvan bevat de instructie ook bepalingen over het periodiek overleg tussen de griffier en de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk. Tot slot is geregeld dat ook periodiek overleg plaatsvindt tussen de griffier en de gemeentelijke accountant en tussen de griffier en de rekenkamer. [Met

de gemeentelijke accountant vindt overleg plaats over de controle op de jaarrekening en met de rekenkamer over de lopende en geplande onderzoeken en de wensen van de gemeenteraad ten aanzien van de te onderzoeken onderwerpen.] In de bepaling is opgenomen dat de griffier ‘in elk geval’ met deze betrokkenen overlegt omdat vanzelfsprekend ook periodiek overleg met andere betrokkenen mogelijk, en wellicht ook noodzakelijk, is.

Artikel 9 De griffier draagt zorg voor de griffieorganisatie. Dit artikel voorziet in voorschriften die daar betrekking op hebben. Zo is de griffier verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad, stelt de griffier een planning voor de werkzaamheden van de griffie op en rapporteert de griffier hier periodiek over.

In het artikel is overigens geregeld dat de griffier niet alleen hiërarchisch leiding geeft aan de medewerkers van de griffie, maar ook functioneel leiding geeft aan de ambtenaren die de gemeenteraad of leden daarvan ondersteunen of verzoeken om ambtelijke bijstand uitvoeren. Het doel van deze bepaling is dat de betreffende ambtenaren onafhankelijk van het college kunnen opereren en dat dus recht wordt gedaan aan de dualistische verhoudingen tussen gemeenteraad en college.

Artikel 10 De gemeenteraad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is dan ook van belang dat inwoners worden geïnformeerd over alles wat zich in en rondom de gemeenteraad afspeelt. Daarover adviseert de griffier. De griffier zorgt daarnaast voor de raadscommunicatie, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s, raadsvoorstellen en verslagen. [Inwoners kunnen op hun beurt ook interesse tonen

in de raad. De griffier verstrekt in dat kader onder andere informatie over de werkwijze van de gemeenteraad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie en kan daarover ook in voorkomende gevallen namens de gemeenteraad het woord voeren. Bijvoorbeeld door in die gevallen de pers te woord te staan.] Artikel 11 Als de griffier langdurig ziek of afwezig is, kan de gemeenteraad een plaatsvervanger aanwijzen. Om de gemeenteraad de mogelijkheid te bieden voor de uitvoering van de bestuursrechtelijke taken van de griffier een andere plaatsvervanger aan te wijzen dan bij de privaatrechtelijke of arbeidsrechtelijke taken, voorziet het artikel in de mogelijkheid ook meer dan één plaatsvervanger te benoemen.

Implementatiehandeling Model Instructie voor de griffier (nieuw model, februari 2025) Inleiding en achtergrond vernieuwing De Model Instructie voor de griffier (hierna: Model Instructie) is vernieuwd. Deze implementatiehandleiding gaat nader op de wijzigingen in. Eerst wordt echter op de achtergrond van de vernieuwing ingegaan. De huidige Model Instructie is in 2019 vastgesteld. Drie ontwikkelingen hebben de VNG aanleiding gegeven om na te gaan of deze Model Instructie nog aansluit op de invulling die aan de functie wordt gegeven. In de eerste plaats heeft ook de Vereniging van Griffiers (VvG) een Model Instructie ontwikkeld. In juni 2023 is deze Model Instructie vernieuwd en daarbij is nog meer nadruk gelegd op de eigenstandige positie van de griffier, met meer gewicht in de driehoek met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Ten tweede is er binnen de VNG een discussie gevoerd over het functieprofiel voor de griffier in relatie tot andere functies binnen een gemeente. Het resultaat van die discussie is een gezamenlijk advies van de VNG en de VvG met de titel ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’. Het advies bevat een generiek functieprofiel voor de griffier en is onderschreven door het bestuur van de VNG. In het verlengde daarvan heeft het bestuur van de VNG in maart 2024 steun uitgesproken voor de door de VvG voorgestane invulling van de functie.

Tot slot heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties onderzoek laten doen naar de juridische mogelijkheden om de functie van griffier te versterken. Dat onderzoek gaat ook in op de taken van de griffier. Dit rapport, Eigenstandig en (on)afhankelijk, vindt u hier: www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2023/05/31/rapporteigenstandig-en-on-afhankelijk.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

vng.nl

Als uitgangspunt voor de vernieuwing van de Model Instructie is ervoor gekozen om zoveel mogelijk aan te sluiten bij het generieke functieprofiel van de griffier dat in het VNG advies ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’ is gegeven. Daarbij heeft de VNG ervoor gekozen de taak en bevoegdheden van de griffier op een wat hoger abstractieniveau te omschrijven zodat zoveel mogelijk recht wordt gegaan aan de praktijk bij alle griffies. In de Model Instructie van de Vereniging van Griffiers (VvG) zijn de taken en bevoegdheden van de griffier meer in detail uitgewerkt. Daardoor vullen de beide modellen elkaar aan. Artikelsgewijze toelichting Enkel die bepalingen die bij de implementatie verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht. Artikel 1. Definities Aan de definitie van college moet de naam van de gemeente worden toegevoegd. Afhankelijk van de vraag of een gemeente een presidium, fractievoorzittersoverleg of seniorenconvent heeft, wordt er verder in die definitiebepaling verwezen naar het desbetreffende artikel van het Reglement van Orde. Verder is voor gemeenten met meer griffiemedewerkers dan alleen de griffier in de definitiebepaling van werkgeverscommissie als facultatieve tekst opgenomen dat dit een commissie betreft waaraan niet alleen de werkgeversfunctie voor de griffier maar ook de op de griffie werkzame medewerkers is gedelegeerd. Artikel 3.

Taken besluitvorming Dit artikel bevat de taken van de griffier als het op de besluitvorming in de gemeenteraad aankomt. Daarbij is er in de leden 1 tot en met 4 een facultatieve tekst opgenomen voor gemeenten waarin de griffier deze taken ook ten aanzien van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen uitvoert. Die facultatieve tekst voorziet erin dat de griffier ten aanzien van die commissies en werkgroepen dezelfde taken heeft als ten aanzien van de gemeenteraad. Tot slot regelt het facultatieve vijfde lid dat als er voor de commissies en werkgroepen andere griffiers zijn aangewezen, de griffier ervoor zorgt dat die aangewezen griffiers deze taken ten aanzien van deze commissies en werkgroepen uitvoeren.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

2/3

Artikel 4. Taken presidium OF fractievoorzittersoverleg OF seniorenconvent In zowel de titel van de bepaling, als het eerste en tweede lid moet een keuze gemaakt worden tussen presidium, fractievoorzittersoverleg of seniorenconvent. Artikelen 5, 6, 7, 9 en 10 Deze artikelen bevat een aantal facultatieve leden. Bijvoorbeeld als het gaat om de ondersteuning die de griffier aan de individuele leden van de gemeenteraad biedt (artikel 5, eerste en tweede lid), maar ook als het gaat om het functioneren van de lokale democratie (artikel 7, onder c en d) en het management van de griffie (artikel 9, vijfde en zesde lid). Het is aan gemeenten om aan de hand van het door hen opgestelde functieprofiel van de griffier na te gaan of er aanleiding is deze taken inderdaad bij de griffier te beleggen. Artikel 11. Verhindering en vervanging In het eerste lid moet een keuze gemaakt worden bij hoeveel weken verzuim de griffier een mededeling moet doen. Een suggestie daarbij is om bijvoorbeeld te kiezen voor vier of acht weken. Daarnaast moet een keuze gemaakt worden bij wie de griffier deze mededeling moet doen. In de regel gaat het daarbij om de keuze tussen de gemeenteraad of de werkgeverscommissie. Artikel 12. Slotbepalingen In het eerste lid moet kenbaar gemaakt worden met wie de griffier overlegt als er sprake is van een geval waarin de instructie niet voorziet.

Als opties zijn de voorzitter van de gemeenteraad, de voorzitter van de werkgeverscommissie en de vicevoorzitter genoemd. Het ligt voor de hand bij de keuze ook te betrekken welke keuze er in artikel 11 is gemaakt. Tot slot moeten gemeenten in de slotbepalingen nog invullen wat de citeertitel van de oude instructie is, wanneer de instructie in werking treedt en wat de citeertitel van de nieuwe instructie is.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3/3