A41 - Omgevingsdienst Veluwe IJssel - Update voortgang fusie ODVeluwe D413439

Bestuursbrief ‘Voortgang fusie ODVeluwe’ Aan: Van:

Colleges van B&W Voorzitters Omgevingsdienst Veluwe IJssel en Omgevingsdienst Noord-Veluwe; Stephan Nienhuis en Pouwel Inberg Datum

Inleiding Met deze bestuursbrief willen we alle colleges informeren over de voortgang van de fusie ODVeluwe en vooruitkijken naar de periode tot 1 januari 2024. Gezamenlijk staan we voor de opgave om de beoogde fusie goed te organiseren. Er is veel gebeurd in het afgelopen half jaar. Bestuurders, colleges en raden hebben ieder een eigen positie en rol in dit proces. Het is belangrijk dat alle partijen op een juiste manier aangehaakt zijn om de fusie goed en gedegen te realiseren. Update fusie De bestuurders van OVIJ en ODNV hebben de afgelopen twee jaar intensief met elkaar ge­ sproken over de toekomst. Dit heeft in februari 2022 geleid tot een ondertekende intentiever­ klaring voor de fusie naar één Omgevingsdienst Veluwe (ODVeluwe). In november 2022 is in de Algemeen Besturen van beide Omgevingsdiensten het Bedrijfsplan ODVeluwe vastgesteld. Het jaar 2023 staat in het teken van het treffen van alle benodigde voorbereidingen voor de fusie tot ODVeluwe op 1 januari 2024. De rol van de stuurgroep Het Algemeen en Dagelijks bestuur zijn verantwoordelijk voor het besturen van de huidige Omgevingsdiensten. In het fusietraject ligt de besturing van het inrichtingsproces bij de stuur­ groep waar wij als voorzitters van het bestuur van ODNV en OVIJ zitting in hebben als ook de gemeentesecretaris van Epe (Nic Dusink).

De stuurgroep neemt besluiten binnen de gestelde kaders/mandaat van het fusieproces. Daarbij is het op onderdelen mogelijk dat de ‘reguliere’ besturen van de OD’en een rol hebben in de besluitvorming van de fusie (naast de formele besluitvorming in de colleges met instem­ming van de raden over het fusiebesluit). De stuurgroep komt maandelijks bijeen. In de afgelopen periode heeft de stuurgroep de onderwerpen in de bijlage ‘gerealiseerde mijlpalen’ behandeld. Voortgang en doorkijk De uitvoering van het fusieproces verloopt conform planning en daarmee voorspoedig. In dit stadium staan alle ‘lichten op groen’ om per 1 januari 2024 als ODVeluwe te kunnen starten. De tweede helft van 2023 staat vooral in het teken van inrichten en invoeren van de gemaakte keuzes en afspraken. In de uitvoering wordt naast de medewerkers van beide diensten gebruik gemaakt van externe ondersteuning op specifieke onderdelen. Voor de financiering hiervan kunnen we grotendeels gebruik maken van middelen die vanuit het landelijke Interbestuurlijk Programma (IBP) ‘Versterking VTH-stelsel’ beschikbaar worden gesteld. De kosten die aan ‘de voorkant’ (in 2023) van de fusie (eenmalig) gemaakt moeten worden zijn opgenomen in de fusiebegro­ ting ODVeluwe. Denk hierbij o.a. aan de kosten voor de integratie van informatie- en regis­ tratiesystemen.

Met name op dit onderdeel is de inschatting van de kosten rudimentair en

7 juli 2023 Pagina 1 van 2

gebaseerd op globale inschattingen. In dit stadium is de fusiebegroting nog passend maar er zijn nog enkele onzekere factoren en daarmee mogelijk onvoorziene kosten. Dit zit voorname­ lijk in de hoek van ICT-gevolgen van de Omgevingswet. Er zijn aanpassingen nodig die ieder bevoegd gezag en uitvoeringsorganisaties moeten maken om de ICT aan de nieuwe situatie aan te passen. We onderzoeken of er meer gebruik van de middelen vanuit IBP gemaakt kan worden. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan houden we rekening met extra kosten van ca 100K. Tot slot Het doel is een robuuste Omgevingsdienst die vanuit eigen overtuiging, visie en kracht werkt. Een Omgevingsdienst, die voldoet aan de eisen die volgen uit het landelijke IBP ‘Versterking VTH-stelsel’ en die kan bijdragen aan de stevige transitieopgaven waar we mee te maken hebben. Op dit moment liggen we op koers om per 1 januari 2024 als ODVeluwe te kunnen starten. Wij danken u hartelijk voor uw voortdurende betrokkenheid en samenwerking. Samen zetten we ons in om de fusie en transitie tot een succesvol resultaat te brengen. Bijlagen Voor verdere details verwijzen wij u graag naar de bijlagen. Bijlage 1 is een overzicht van de gerealiseerde mijlpalen. Bijlage 2 is een routekaart, waarop alle mijlpalen voor de totstandko­ ming van ODVeluwe visueel zijn weergegeven.

Periodiek informeren Het staat de colleges vrij om met de bestuursbrief (inclusief bijlagen) de raden/staten te infor­ meren. Zodra belangrijke mijlpalen worden bereikt, zullen wij u op de hoogte stellen middels deze bestuursbrief. Mocht u meer informatie wensen, dan verzoeken wij u vriendelijk contact met ons op te nemen.

Onze hartelijke dank voor uw aandacht, Stephan Nienhuis

Pouwel Inberg

Datum 7 juli 2023 Pagina 2 van 2

Fusie ODVeluwe: Gerealiseerde mijlpalen

Routekaart fusie ODVeluwe: De routekaart structureert en vult het fusieproces in. Het fusieproces verloopt langs vier inhoudelijke sporen, zoals in bijlage 2 weergegeven. Binnen deze sporen worden alle noodzakelijke producten en resultaten opgeleverd om als OD Veluwe juridisch, organisatorisch en fysiek van start te gaan en te opereren op 1 januari 2024. Er is kritisch gekeken wat echt nodig is en welke activiteiten na de fusiedatum kunnen plaatsvinden. Begroting ODVeluwe: De begroting ODVeluwe is gebaseerd op de individuele begrotingen 2024 van beide OD’s. De begroting is als onderdeel van het Bedrijfsplan ODVeluwe ter informatie aan alle gemeenteraden voorgelegd. Dit najaar beslissen de raden definitief over de begroting. Aangezien er geen zienswijzen zijn ingediend zien we de besluitvorming met vertrouwen tegemoet. Gemeenschappelijke Regeling ODVeluwe: Er is een GR-tekst opgesteld, conform de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regeling voor de ODVeluwe. Deze GR-tekst is opgesteld in samenwerking met de 13 (toekomstige eigenaren) van ODVeluwe en voor vaststelling door de colleges met instemming van de raden/staten voorgelegd. Sociaal Plan: Met de vakbonden FNV en CNV zijn in de periode februari t/m april 2023 onderhandelingen gevoerd over een sociaal plan ten behoeve van de fusie.

Het concept sociaal plan is voorgelegd aan de leden van vakbonden en de medewerkers van beide diensten. Inmiddels is sprake van een definitief en ondertekend sociaal plan. Besluitvorming: De colleges van B&W hebben met een positief advies de besluitvormings­ stukken voor de fusie aan hun raden voorgelegd. Met uitzondering van een enkele inhoudelijke opmerking hebben de raden/staten inmiddels positief gereageerd. In de zomer wordt de balans opgemaakt en zal de formele afronding van de besluitvorming worden voorbereid. Inrichtingsplan ODVeluwe: De contouren van de nieuwe organisatie zijn uitgewerkt in een hoofdinrichtingsplan. Er is overeenstemming over de principes voor (be)sturing en inrichting van de organisatie. Vanuit deze hoofdinrichting en hoofd­structuur wordt nu gewerkt aan de verfijning. Werkprocessen ODVeluwe: De verschillende processen en werkwijze van beide diensten worden op elkaar afgesteld waarbij de ODVeluwe voorbereid is op de komst van de Omgevingswet. Samen met de medewerkers wordt hier gedurende 2023 aan gewerkt.

Datum 7 juli 2023 Pagina 1 van 2

Plaatsingsproces medewerkers: De plaatsing verloopt in twee stappen. Op dit moment loopt de selectie en plaatsing van het management en enkele andere sleutelfuncties. Hiervoor is een onafhankelijke commissie bestaande uit twee bestuurders en twee gemeentesecretarissen ingesteld. De commissie heeft advies uitgebracht over de directeursfunctie. Het bestuur van beide OD’s volgt het advies om Menno van Dam als directeur van ODVeluwe aan te stellen. In de zomer 2023 ontstaat meer duidelijkheid over de invulling van de overige management- en sleutelfuncties. De plaatsing van de overige medewerkers is voorzien in oktober en november. De voorbereidingen zijn al in volle gang, onder andere door een ‘was-lijst’ per medewerker op te stellen. Dit geeft een goed beeld welke functie, welk werk en welke arbeidsvoorwaarden een medewerker heeft. Gastheer ODVeluwe: Beide diensten maken gebruik van de diensten van een gastheer. Dit principe wordt voor de start van ODVeluwe gecontinueerd waarbij wel een keuze nodig is tussen beide gastheren (Apeldoorn en Nunspeet). Hierover lopen momenteel de gesprekken, rond de zomer is hierover meer bekend. Het betreft de diensten die aan de ODVeluwe worden geleverd (ICT, administratie e.d.). De huisvesting valt hier buiten. De ODVeluwe start met de huidige twee standsplaatsen (Apeldoorn en Harderwijk).

Datum 7 juli 2023 Pagina 2 van 2

Overzicht sporen fusie 2

SPOOR 1 Besluitvormingsproces

De colleges stellen de Gemeenschappelijke Regeling op.

ODVeluwe werkt aan een gelijk mandaat voor de gehele regio. Het mandaat voldoet aan de actuele wet- en regelgeving, waaronder de Omgevingswet.

Faciliteren besluitvorming

1

Het ontwerpen en inrichten van de organisatie ODVeluwe

Plaatsingsproces

2

Inrichtingsplan in twee fasen Strategische keuzes voor de structurering en inrichting van de nieuwe organisatie. Ontwikkeling in twee fasen: hoofdplan en detailplan

Inrichtingsproces organisatie

SPOOR 3

De voorwaarden om als dienst en als bestuur Omgevingsdienst Veluwe juridisch, fiscaal en organisatorisch te kunnen starten. Denk aan statuten, reglementen en verordeningen.

Mandaatbesluit deelnemers

Gemeenschappelijke Regeling (GR)

SPOOR 2

Overige maatregelen en regelingen

3

De colleges nemen, in afstemming met de raden en staten, een definitief besluit over de fusie tot ODVeluwe.

1

2 Sociaal plan Met de vakbonden worden afspraken gemaakt over de rechten en plichten van de werknemers. Voor iedereen is er een baan beschikbaar en het plaatsingsproces is bekend.

3 Functieboek

Herinrichtingsplan bedrijfsvoering

Herinrichtingsproces bedrijfsvoering Het ontwerpen en inrichten van de bedrijfsvoering van ODVeluwe

Er wordt een keuze gemaakt welke bedrijfsvoeringstaken zelf worden uitgevoerd of worden ingekocht. Denk aan salaris- en financiële administratie, informatiesystemen et cetera.

1

2 Financieel plan Het financieel plan bestaat uit het opstellen van de begroting ODVeluwe en het vaststellen van andere financiële afspraken die met de deelnemers en in de eigen organisatie worden gemaakt.

Voor ODVeluwe wordt het personeelsbeleid ontwikkeld vanuit het speerpunt ‘binden van medewerkers als aantrekkelijke werkgever’.

4

De nieuwe organisatie krijgt op basis van de nieuwe organisatie (structuur) een eigen functieboek. Dit is de basis voor het plaatsen van medewerkers.

Plaatsingsvoorbereiding

SPOOR 4

Uniformering werkprocessen en werkwijze Het afstemmen van de uitvoering voor uniforme werkprocessen en werkwijze. Dit loopt ook door na de start van ODVeluwe. De vak-teams hebben een belangrijke rol.

1

Het treffen van alle noodzakelijke voorbereiding zoals actualiseren van de functiebeschrijvingen, vaststellen van het sociaal plan, afspreken van de procedures, opstellen van het functieboek en inrichten van de plaatsingsorganisatie.

FUSIE

4

Plaatsingstraject

5

De plaatsing van medewerkers start met selecteren en plaatsen van sleutelfuncties. Daarna worden alle medewerkers geplaatst en mogelijk vacante functies ingevuld.

Planning en beheersing

3 Het uitwerken van de manier waarop de organisatie en de uitvoering wordt bestuurd en bewaakt. Denk aan het invullen van het bestuur, werken met jaarplannen, rapportages.

HR-beleid

4 Informatieplan De aanpak van de informatiehuishouding. Hiermee kunnen de medewerkers de taakuitvoering van ODVeluwe realiseren. Ook na de fusie wordt gebouwd aan de lange termijn visie voor datagericht en digitaal werken.