A1 - VNOG - Gemeenschappelijke adviescommissie VNOG D449844

Postbus 234 7300 AE Apeldoorn 088 310 4000 info@vnog.nl www.vnog.nl

Aan de colleges van de deelnemende gemeenten van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland Aan de griffies van de deelnemende gemeenten van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland

Datum Ons kenmerk Behandeld door Onderwerp

: 13 november 2024 Uw brief van : 24-70006/24-094727/AM Uw kenmerk : F. Starke Bijlage(n) : Gemeenschappelijke adviescommissie VNOG

: : : 1

Geachte gemeenteraad, De relatie tussen VNOG en de gemeenteraden is voor ons van groot belang. De gemeenteraad stelt de kaders voor ons werk en stelt de financiering ervoor ter beschikking. Daarom blijven wij werken aan manieren om gemeenteraden goed te informeren over ons werk en de ontwikkelingen die we doormaken. Dat doen we onder meer met de jaarlijks terugkerende kadernota, begroting en jaarrekening, inclusief de mogelijkheid om een zienswijze op de eerste twee te sturen. Ook organiseren we bijeenkomsten en/of webinars voor raadsleden. Adviescommissie van raadsleden Sinds de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in 2022 is er de mogelijkheid tot het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie, bestaande uit raadsleden. Wij geloven erin dat het instellen van zo’n commissie voor VNOG de relatie tussen VNOG en de gemeenteraden in deze regio verder kan versterken. Bij het wijzigen van onze gemeenschappelijke regeling hebben we uw raad gevraagd of uw daar ook zo over denkt. Daarop hebben we louter positieve reacties ontvangen, hoewel niet elke raad inhoudelijk heeft gereageerd. Van een aantal van hen kregen we de wens mee om een concreet voorstel uit te werken, zodat men weet waar men voor kiest.

Voorgenomen besluit In dit jaar hebben wij dat voorstel uitgewerkt, in samenwerking met de griffiers in de regio en gebaseerd op lessen die een andere gemeenschappelijke regeling al met een adviescommissie heeft opgedaan. Op 7 november heeft ons algemeen bestuur het voornemen uitgesproken om over te gaan tot een gemeenschappelijke adviescommissie, binnen de kaders en orde zoals in de bijlage beschreven. Maar voordat we werkelijk over kunnen gaan tot het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie is er nog één belangrijke stap noodzakelijk: instemming van u, alle 22 raden. Een dergelijke commissie is tenslotte van ons allemaal en moet ook werken voor ons allemaal. Daarom vragen wij u langs deze weg om dit voorstel te bespreken en, bij een positief oordeel,

VNOG te verzoeken om een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen (conform art. 24a Wgr). Op het moment dat wij van alle 22 gemeenteraden zo’n verzoek hebben ontvangen, gaan wij over tot het formaliseren van de gemeenschappelijke adviescommissie. Het kan natuurlijk dat u op dit moment niet met zekerheid wilt toezeggen dat u iemand namens uw raad afvaardigt aan de gemeenschappelijke adviescommissie. Wij hopen dat dat voor u een positief oordeel over de adviescommissie niet in de weg staat. U kunt daarmee het ervaring opdoen met een dergelijke commissie faciliteren en eventueel in een later stadium aansluiten. Niettemin hopen we eind maart 2025 te kunnen starten met een gemeenschappelijke adviescommissie met daarin leden namens elk van de 22 gemeenteraden. Besluitvormingsproces & vragen Wilt u ons uiterlijk 31 januari 2025 een antwoord geven op de volgende 3 vragen: • Verzoekt u ons een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen met als beoogde ingangsdatum 1 april 2025? • Indien ja, wilt u dan uw wensen en bedenkingen kenbaar maken op de uitgangspunten en het concept reglement van orde zoals meegestuurd? • Indien ja, wilt u dan vast nadenken welk lid uw raad in de gemeenschappelijke adviescommissie gaat vertegenwoordigen en dit aan ons doorgeven? Uw verzoeken worden gebundeld en behandeld in resp.

de vergadering van het dagelijks bestuur op 6 februari en van het algemeen bestuur op 27 maart. Dit geeft gelegenheid aan het dagelijks bestuur om uw eventuele wensen of bedenkingen te verwerken in het door het algemeen bestuur vast te stellen reglement van orde. Op het moment dat wij op 27 maart 2025 van u allen een positief bericht hebben ontvangen, stellen wij de gemeenschappelijke adviescommissie in. Tenslotte Vooruitlopend op uw besluitvorming willen we graag de instellingsvergadering van de gemeenschappelijke adviescommissie VNOG (in oprichting) plannen op 27 maart 2025. Dit zal in de avond plaatsvinden in de omgeving van Apeldoorn. Door het nu vast in de agenda te zetten hopen wij dat de aankomende leden van de adviescommissie die avond mogen ontmoeten. Dat geeft u en ons de gelegenheid om vanaf de begroting 2026-2029 en het jaarverslag 2024 -dat eind maart in procedure gaat- in onze beoogde werkwijze te gaan werken. Wij hopen dat we met dit voorstel een nieuw elan geven aan de relatie en het vertrouwen tussen gemeenteraden en VNOG en dat we u hiervan ook hebben overtuigd. We zien uw reactie daarom graag tegemoet. Met vriendelijke groet, Namens het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland,

drs. D.G.L. Kransen secretaris

A.J.M. Heerts voorzitter

Bijlage: Notitie gemeenschappelijke adviescommissie VNOG 2

NOTITIE Datum Onderwerp Versie

: 12 november 2024 : Gemeenschappelijke adviescommissie gemeenteraden VNOG : Ter besluitvorming gemeenteraden

Inleiding Bij de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in 2022 heeft de wetgever de mogelijkheid opgenomen om een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen, bestaande uit raadsleden van de deelnemende gemeenten. Het doel van een dergelijke commissie is het vormen van een brug tussen gemeenteraden en de gemeenschappelijke regeling en het daarmee vergroten van de democratische legitimiteit van de besluitvorming in die regeling. De gedachte is dat als raadsleden nadrukkelijker betrokken worden in de (informatie over) besluitvorming, dit de (ervaren) kwaliteit ervan verbetert. VNOG benadrukt het belang van een goede band met de raadsleden in de regio. Voor vrijwel elke gemeente is VNOG de grootste gemeenschappelijke regeling, in elk geval bekeken vanuit het financieel belang. En in de afgelopen jaren heeft ook het inhoudelijk, kwalitatieve, belang van de veiligheidsregio een ontwikkeling doorgemaakt. In de coronacrisis en de opvangcrisis is de samenwerking tussen gemeenten en veiligheidsregio nauw. In de komende jaren staat een aantal nadrukkelijke uitdagingen ons gezamenlijk te wachten. Onder meer de gevolgen van klimaatverandering en de toenemende oorlogsdreiging vragen meer gezamenlijke inspanningen voor de veiligheid en gezondheid van inwoners, ondernemers en recreanten in onze regio.

Wederzijds belang Voor zowel gemeenteraden en raadsleden enerzijds als VNOG anderzijds is het van belang om voortdurend zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de actualiteit. In de veelheid van relevante thema’s kan het voor raadsleden ingewikkeld zijn om geïnformeerd te blijven over ontwikkelingen. Ook maakt de omvang van deze gemeenschappelijke regeling (met 22 gemeenten) het ingewikkeld voor een individuele gemeenteraad om effectief te sturen op het beleid van VNOG. VNOG heeft belang bij consistent beleid om zoveel mogelijk aandacht en energie aan de primaire taken te kunnen besteden. Dit vereist vertrouwen en een goede informatiepositie van raden als belangrijkste stakeholders, immers zijn zij kaderstellend en financier. VNOG investeert hier reeds in door te blijven werken aan het verbeteren van de basisproducten als begroting en jaarverslag, algemene informatievoorziening in de vorm van raadsmagazines en het organiseren van webinars. Meestal is dit echter eenrichtingsverkeer en is er weinig ruimte voor interactie.

Pagina 1 van 6

Gemeenschappelijke adviescommissie Een gemeenschappelijke adviescommissie geeft kansen voor zowel raadsleden als VNOG om een brugfunctie te vervullen en de kwaliteit en legitimiteit van de besluitvorming te vergroten. - De adviescommissie kan het AB adviseren over of en op welke wijze gemeenteraden te betrekken bij ontwikkelingen. - Gemeenteraden kunnen via de adviescommissie beter onderlinge verbinding zoeken en daarmee sterker staan in hun zienswijzen aan VNOG. De adviescommissie kan alle gemeenteraden een eensluidend advies geven waaraan aandacht te besteden in een eventuele zienswijze. De adviescommissie kan daarbij ook als platform voor het uitwisselen van zienswijzen dienen. Het opstellen van een definitieve zienswijze blijft aan de afweging van elke individuele gemeenteraad. - Leden van de adviescommissie kunnen informatie en verantwoordingsdocumenten toetsen op kwaliteit en informatiebehoefte van gemeenteraden. Daarmee kan de adviescommissie bijdragen in het verbeteren van de kwaliteit van informatie en verantwoording. - Het kan raadsleden tijdswinst opleveren. Het werk binnen een gemeenteraad kan op een andere manier verdeeld worden en/of raadsleden kunnen door de adviescommissie geholpen worden hun aandacht voor VNOG te focussen op specifieke deelonderwerpen. - Leden van de adviescommissie kunnen ook als ambassadeur voor VNOG in hun eigen raad optreden.

De informatievoorziening van VNOG is omvangrijk, het lid van de adviescommissie kan in eigen raad andere raadsleden helpen om informatie te vinden. Proces tot nu toe In de wijziging van de gemeenschappelijke regeling is een artikel over een gemeenschappelijke adviescommissie opgenomen om het belang dat VNOG hierin ziet te benadrukken. Bij het uitbrengen van hun zienswijzen is aan gemeenteraden gevraagd om ook specifiek aandacht te besteden aan hun zienswijze op een gemeenschappelijke adviescommissie. Negen gemeenteraden hebben hierop gereageerd, elk van hen vanuit een positieve grondhouding. Zij hebben enkele aandachtspunten meegegeven, zoals aandacht voor consequenties als tijdsbelasting of geen overdracht van bevoegdheden. Ook zijn er enkele suggesties gedaan voor wat betreft de invulling. Dit is aanleiding geweest voor een gesprek van het AB met een aantal griffiers uit de regio. Uit dit gesprek bleek de behoefte bij enkele AB-leden en enkele griffiers om tot een concreet voorstel te komen zodat men weet waartegen ‘ja’ te zeggen. Dit is uitgewerkt in een werkgroep, bestaande uit drie griffiers (namens de griffierskringen Achterhoek, Stedendriehoek en Veluwe), en de directeur en bestuursadviseur VNOG. Vervolg Deze notitie is tot stand gekomen na afstemming met de 22 griffiers en is grond voor een voorgenomen besluit van het AB VNOG.

Na instemming door het AB VNOG wordt het voorgenomen besluit voorgelegd aan alle gemeenteraden met verzoek om instemming en het verzoek om eventuele wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Beoogde ingangsdatum van de gemeenschappelijke adviescommissie is 1 april 2025. Pagina 2 van 6

Uitgangspunten - De gemeenschappelijke adviescommissie is geen besluitvormend orgaan, maar een commissie waar op grond van de kennis en kunde van de deelnemers adviezen aan AB VNOG en deelnemende gemeenteraden kunnen worden geformuleerd. - De gemeenschappelijke adviescommissie is geen plek om politiek te bedrijven. Namens elke raad is immers (slechts) één raadslid vertegenwoordigd1. De politieke oordeels- en besluitvorming vindt altijd plaats in de eigen gemeenteraad. - Dat betekent dat elke gemeenteraad zelf kan kiezen over het indienen van een zienswijze en de inhoud daarvan. - De bedoeling van de gemeenschappelijke adviescommissie is meerwaarde (blijven) opleveren voor zowel de gemeenteraden als voor VNOG. De eerste twee jaren gelden daarom als een proefperiode, waarna de leden van de adviescommissie, het AB en de gemeenteraden gevraagd worden om hun oordeel. Als een meerderheid van de gemeenteraden en een meerderheid van het AB positief zijn, wordt de adviescommissie voortgezet. - Ook daarna blijft een vinger aan de pols houden belangrijk. Dit wordt door het AB VNOG en de adviescommissie samen gedaan. - Lidmaatschap van de gemeenschappelijke adviescommissie is in principe onderdeel van het raadslidmaatschap. Leden van de gemeenschappelijke adviescommissie kunnen een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen ontvangen.

Deze vergoeding komt voor rekening van VNOG, als het algemeen bestuur dit in een verordening vastlegt. - De gemeenschappelijke adviescommissie wordt gefaciliteerd door VNOG. Tegelijkertijd is ook de verbinding met de griffiers in de regio van belang, adviezen van de gemeenschappelijke adviescommissie kunnen bijvoorbeeld gaan over het afstemmen van zienswijzen op elkaar. De griffiers hebben daarbij een sleutelpositie in eigen gemeente om de verbinding te leggen richting ambtelijke organisatie en college. - In basis komt de gemeenschappelijke adviescommissie twee keer per jaar samen, waarbij zoveel mogelijk wordt aangesloten bij het opstellen van de kadernota in het najaar en het opstellen van begroting en jaarverslag in het voorjaar, zodat de gemeenschappelijke adviescommissie in elk geval op deze documenten kan adviseren. - Het is mogelijk om extra bijeenkomsten van de gemeenschappelijke adviescommissie te organiseren, bijvoorbeeld om eens in het jaar / eens in de twee jaar in gesprek te gaan met de voorzitter VNOG over ontwikkelingen in het brede veld van openbare orde en veiligheid.

1

Unanieme instemming van alle gemeenteraden is vereist voordat de adviescommissie kan worden geformaliseerd, elke gemeenteraad kan vervolgens zelf afwegen of ze zich laat vertegenwoordigen. Pagina 3 van 6

CONCEPT REGLEMENT VAN ORDE Gemeenschappelijke adviescommissie VNOG (GA VNOG) 1.

Algemeen a. De GA geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het AB VNOG. b. Het DB en/of AB informeert de GA zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 30 dagen wat is gedaan met het advies van de GA. c. De GA houdt zich afzijdig van politieke standpunten. d. De vergaderingen van de GA zijn openbaar.

2.

Taken a. De GA adviseert aan VNOG over de invulling van de raadsinformatiemomenten. Deze kunnen zowel digitaal als in fysieke vorm plaatsvinden. b. De GA adviseert aan VNOG over de informatievoorziening vanuit VNOG naar de gemeenteraden. c. De GA signaleert en adviseert aan VNOG over de verbinding tussen regionale ontwikkelingen en de gemeentelijke ambities. d. De GA adviseert aan VNOG over procesmatige aspecten van onder meer de planning & control cyclus, de ontwerpbegroting, de kadernota, het Regionaal Beleidsplan, het Regionaal Risicoprofiel en het Regionaal Dekkingsplan (elk eens per vier jaar). e. De GA kan het algemeen bestuur adviseren over of en hoe gemeenteraden te betrekken bij ontwikkelingen. f. De GA kan ook advies uitbrengen aan de gezamenlijke gemeenteraden ten aanzien van het innemen van standpunten over VNOG onderwerpen. g. De GA zorgt in de aanloop naar gemeenteraadsverkiezingen voor een overdracht aan de commissie in de volgende raadsperiode en adviseert VNOG over hoe kennis te maken met de nieuwe gemeenteraden.

3.

Samenstelling raadsleden a. De GA bestaat uit 1 raadslid per gemeente. Dit raadslid is aangewezen door de eigen gemeenteraad. De gemeenteraad wijst ook een plaatsvervanger aan. De gemeenteraad kan er ook voor kiezen om niemand af te vaardigen. b. De leden vanuit de gemeenteraden dienen raadslid te zijn. Als het raadslidmaatschap van een (plaatsvervangend) GA-lid buiten de verkiezingen om eindigt, dan wijst de betreffende gemeenteraad een nieuw GA-lid en/of plaatsvervangend GA-lid aan. c. Na de gemeenteraadsverkiezingen wijzen de gemeenteraden de GA-leden aan. De zittende GA-leden worden niet automatisch herbenoemd. d. Vanuit de raadsleden worden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter gekozen voor de periode van twee jaar, met mogelijkheid tot herbenoeming van nog eens twee jaar. De voorzitter is voor VNOG het aanspreekpunt bij de GA. e. De GA kan er ook voor kiezen om een externe voorzitter, die niet direct aan VNOG of een van de deelnemende gemeenten is verbonden, te benoemen.

Pagina 4 van 6

4.

Samenstelling overige leden en ondersteuning a. Aan de GA nemen ook drie griffiers uit de regio deel. De griffiers uit de Achterhoek, de Stedendriehoek en de Veluwe bepalen onderling wie van hen aan de GA deelneemt. b. VNOG ondersteunt de GA, namens VNOG neemt in elk geval deel de directeur / regionaal commandant brandweer, de bestuursadviseur en een beleidsmedewerker. VNOG verzorgt de agenda en de notulen.

5.

Bijeenkomsten a. De GA vergadert tenminste twee keer per jaar. b. De voorzitter stelt in overleg met een agendacommissie de agenda samen en zit de bijeenkomsten van de GA voor. c. De agendacommissie bestaat uit de voorzitter, de griffiers, de directeur, bestuursadviseur en beleidsmedewerker VNOG. Leden van de GA kunnen bij de bijeenkomsten van de agendacommissie aansluiten.

6.

Stemrecht a. Tijdens de vergaderingen wordt bij voorkeur in goed overleg overeenstemming bereikt, zodat een eenduidig advies kan worden gegeven. b. In voorkomende gevallen kan op verzoek van een lid om een stemming worden gevraagd. Indien stemming plaatsvindt geldt het volgende: - Iedere gemeente heeft 1 stem - Voor een stemming dient minimaal een meerderheid van de gemeenten aanwezig te zijn. - Alleen de raadsleden hebben stemrecht

7.

Informatievoorziening naar individuele gemeenteraden a. Verslaglegging gebeurt door middel van een actie- en besluitenlijst b. Actie- en besluitenlijsten worden verstuurd naar - Alle leden van de GA - Eventueel betrokken externe sprekers - AB VNOG - Griffiers van de deelnemende gemeenten. De griffies zorgen ervoor dat actie- en besluitenlijsten beschikbaar worden gesteld voor alle raadsleden.

8.

Organiseren (digitale) raadsinformatieavonden a. VNOG organiseert minimaal een keer paar jaar een (digitale) informatieavond voor alle raadsleden. b. In de bijeenkomst van de GA die daar aan voorafgaat, met minimaal een maand tijd ertussen, wordt de invulling ervan met de GA besproken. c. Voor een detailinvulling kan vanuit de GA een werkgroep worden samengesteld die in verdere uitwerking van de uitvoering kan ondersteunen. d. De organisatie van de (digitale) informatieavond wordt door VNOG gedaan.

Pagina 5 van 6

9.

Evaluatie Eén keer per twee jaar vindt een evaluatieoverleg plaats tussen (leden van) de GA en vertegenwoordiging van het AB. Daarin wordt in elk geval besproken of de manier van werken, de manier van adviseren en de manier waarop daarmee wordt omgegaan nog bevallen.

10. Wijzigingen Eén keer per twee jaar evalueert de agendacommissie het Reglement van Orde. Eventuele voorstellen die daaruit voortkomen voor wijzigingen worden voorgelegd aan de GA.

Pagina 6 van 6