A1 - Regio Stedendriehoek - Memo raadsadviescommissie over doelstelling en taken D417195

Memo Raadsadviescommissie Nota voor: Datum: Onderwerp: Opsteller: Portefeuillehouder: Bijlagen:

Raadsadviescommissie 18-07-2023 Doelstelling en taken Raadsadviescommissie Annick Bakker Eva Boswinkel -

1. Inleiding Deze memo bevat werkafspraken over de doelstelling, de taken, en de samenstelling van de informele raadsadviescommissie van de Regio Stedendriehoek. Deze werkafspraken gelden zolang de raadsadviescommissie informeel is.

2. Doelstelling De informele raadsadviescommissie Regio Stedendriehoek stelt zich ten doel de verbinding tussen de gemeenteraden en de Regio Stedendriehoek te verstevigen. Daarnaast neemt de raadsadviescommissie zich voor om de betrokkenheid en mogelijkheden tot informatieverstrekking te vergroten. Dit ontstaat door actief bij de regio-organisatie betrokken te zijn en aanwezig te zijn bij de bijeenkomsten van de raadsadviescommissie, zoals georganiseerd door de Regio Stedendriehoek. Deze verbinding wordt op verschillende manieren gefaciliteerd door het dagelijks bestuur van de regio.

3. Taken In lijn met de doelstelling heeft de informele raadsadviescommissie Regio Stedendriehoek de volgende taken: 1. Gevraagd en ongevraagd adviseren 2. Rapporteren en ambassadeurschap 3. Kennisdeling Deze worden hieronder verder uitgewerkt. 1.

Gevraagd en ongevraagd adviseren: a. De raadsadviescommissie geeft advies aan het Algemeen Bestuur van de Regio Stedendriehoek op: - de inrichting van het proces rondom beleidsinitiatieven/besluiten richting raden; - de communicatie van de Regio richting de gemeenteraden; - activiteiten bedoeld om de gemeenteraden bij de Regio te betrekken, zoals bijv. de raadsbijeenkomsten. b. De raadsadviescommissie geeft de eigen raad advies op: - stukken vanuit de regio, zoals bijv. de strategische koers, de ontwerpbegroting, evaluatiestukken, etc.. Dit gebeurt op basis van het gesprek dat in de raadsadviescommissie is gevoerd in het kader van 1a, daarnaast is dit gekoppeld aan taak 2.

2.

Rapporteren en ambassadeurschap: a. Het raadslid dat deelneemt aan de informele raadsadviescommissie is geen vertegenwoordiger van de raad, maar heeft een rapporteursrol. Dit houdt in dat het raadslid op de hoogte is van de ontwikkelingen in de regio en deze ontwikkelingen in de eigen raad kan toelichten. Andersom brengt het raadslid in de raadsadviescommissie in wat er speelt in zijn of haar raad.

b.

3.

Het raadslid heeft een ambassadeursrol voor de Regio Stedendriehoek. Dit betekent dat het raadslid andere raadsleden actief betrekt bij de activiteiten in de regio, zoals bijv. de raadsbijeenkomsten. Daarnaast delen ze ook de ontwikkelingen in de regio gevraagd en ongevraagd met hun raden.

Kennisdeling: De raadsadviescommissie en zijn/haar leden hebben een rol in de uitwisseling van informatie, onderling en met de regio. Het is de bedoeling dat de raadsadviescommissie een platform is waarlangs raadsleden elkaar kunnen vinden en kunnen afstemmen. Dit kan voor: - Informatie die over de regio gaat, bijv. op het terrein van het indienen van een gezamenlijke zienswijze of motie; - Informatie die niet over de regio gaat, bijv. uitwisseling van informatie over de wijze waarop de raden met andere ontwikkelingen (vanuit de provincie, het Rijk of anders) omgaan. Op grotere schaal is dit ook het doel van de regionale raadsbijeenkomsten.

4. Samenstelling De leden van de raadsadviescommissie zijn zittende raadsleden in gemeenteraden van de Regio Stedendriehoek. Geïnteresseerde raadsleden zijn welkom om de bijeenkomsten van de informele raadsadviescommissie bij te wonen. Per raad kunnen maximaal 2 extra raadsleden per bijeenkomst uitgenodigd worden. De voorzitter wordt gekozen door de leden van de raadsadviescommissie uit zijn/haar midden. Taken zijn: - Voorbereiden bijeenkomsten raadsadviescommissie met de raadsadviseur van de regio; - Bijeenkomsten van de informele raadsadviescommissie voorzitten; - Externe vertegenwoordiging van de raadsadviescommissie. De secretaris en administratieve ondersteuning wordt geleverd door de regio-organisatie.

5. Afspraken over de samenwerking: Naast de doelstelling, taken en samenstelling maken we ook afspraken met elkaar over de samenwerking, deze zijn er in drie categorieën: overkoepelend, onze bijeenkomsten en informatie delen met elkaar of extern. In onderstaande tabel worden deze categorieën uitgewerkt. Overkoepelend

Onze bijeenkomsten

De raadsadviescommissie is een gremium van de regio-organisatie Regio Stedendriehoek. Op uitnodiging bezoeken raadsleden de brede bijeenkomsten van de Strategische Board. Het is goed om te weten dat de Strategische Board geen bestuurlijk gremium is in de regio en dus ook geen plek waar besluitvorming plaatsvindt. De doelstelling, taken, samenstelling en afspraken in deze memo gelden voor de informele raadsadviescommissie. Op het moment dat de raadsadviescommissie formeel wordt geïnstalleerd, gaat er een reglement of instellingsbesluit van kracht met de doelstelling, taken, samenstelling en afspraken die op dat moment gelden. Er wordt daarnaar toegewerkt door de regio-organisatie. Frequentie: De informele raadsadviescommissie komt 4-6x per jaar bijeen. Er zijn ca. 2 werkbezoeken per jaar, op een onderwerp dat past bij de ontwikkelingen in de regio. Plaats en tijd: Datum en locatie wordt geregeld via de regio-organisatie. De locatie wisselt per sessie, de bijeenkomsten worden verdeeld over de regio. Tijdstip is van 18.00 – 20.00 uur, dag van voorkeur is dinsdag.

Agenda: De standaard agendapunten die besproken worden zijn: - een presentatie door de Regio vanuit één van de programma’s en/of projecten; - advies op de inrichting van het proces rondom beleidsinitiatieven/besluiten, op communicatie richting de gemeenteraden en/of activiteiten bedoeld om de gemeenteraden te betrekken; - update vanuit het bestuur door aanwezig DB-lid;

- nieuws vanuit de raden (van te voren aangeven welke punten er besproken worden, zie punt 4.3). Agendaverzoeken kunnen via de voorzitter en de secretaris gedaan worden. Zowel de adviescommissie als de regionale organisatie of het dagelijks bestuur kan agenderen.

Informatie delen met elkaar of extern

De voorzitter die in het volgende overleg (3 oktober ’23) wordt benoemd is de voorzitter voor de tijd dat de raadsadviescommissie informeel opereert. Op het moment dat de raadsadviescommissie formeel (zoals in artikel 24a Wgr bedoeld) gaat opereren, wordt er opnieuw een voorzitter benoemd. Informatie-uitwisseling op regionale onderwerpen gaat via de secretaris. Op die manier is er regie op wat uit de regio-organisatie wordt verzonden. Op persoonlijke titel kan informatie worden uitgewisseld door de raadsleden, dit loopt dan niet via de secretaris. Bij artikelen, columns, interviews over ons werk in de raadsadviescommissie spreken we af dat de secretaris op de hoogte is van wat er aan komt.