A1 - Bakertilly - Boardletter 2020 gemeente Brummen
Tekst van het document
Knip, Janet Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: Bijlagen:
Emmens, Ron donderdag 14 januari 2021 15:28 Griffie FW: Boardletter gemeente Brummen Gemeente Brummen, Board letter 2020 - getekend.pdf
Goedemiddag, Bijgaande boardletter over 2020 heb ik ontvangen van onze accountant. Deze is gericht aan de raad. Zorgen jullie voor registratie in join en doorsturen aan de raad? Met vriendelijke groet, Ron Emmens | Concerncontroller Gemeente Brummen | Engelenburgerlaan 31, 6971 BV Brummen 0575 – 568 233 | 06 – 525 481 24 | r.emmens@brummen.nl | www.brummen.nl Aanwezig: maandag tot en met donderdag Van: Lisanne van Goor [mailto:l.vangoor@bakertilly.nl] Verzonden: donderdag 14 januari 2021 10:11 Aan: Emmens, Ron CC: e.damman Onderwerp: Boardletter gemeente Brummen Dag Ron, Hierbij de Boardletter 2020. Met vriendelijke groet, Lisanne van Goor MSc RA Junior Manager Audit Bereikbaar op: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag
M:+31 (0)6 223 850 55 | T:+31 (0)38 425 86 00 Burgemeester Roelenweg 14-18, 8021 EV Zwolle Postbus 508, 8000 AM Zwolle l.vangoor@bakertilly.nl | bakertilly.nl
Baker Tilly (Netherlands) N.V. (KvK: 24425560) trading as Baker Tilly is a member of the global network of Baker Tilly International Ltd., the members of which are separate and independent legal entities. This e-mail and any attachments are subject to a disclaimer which is included on our website: https://www.bakertilly.nl/disclaimer-e-mail/ 1
Board letter Gemeente Brummen Boekjaar 2020
13/01/2021
© Baker Tilly
1
Vertrouwelijk Aan de gemeenteraad van de gemeente Brummen Engelenburgerlaan 31 6971 BV BRUMMEN Zwolle, 13 januari 2021
Geachte leden van de Raad, Als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Brummen hebben wij de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing beoordeeld. De opzet en het bestaan van de interne beheersingsmaatregelen van de belangrijkste processen, inclusief de geautomatiseerde gegevensverwerking, in uw gemeente zijn getoetst. Hierdoor kunnen we een terugkoppeling kunnen geven over de betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening en de jaarrekening. Hierbij hebben wij vooralsnog geen bevindingen geconstateerd die van directe invloed zijn op onze oordeelsvorming. Onze bevindingen hebben wij gerapporteerd in een management letter. De management letter hebben we besproken met een afvaardiging van de ambtelijke organisatie. De bevindingen zijn gebaseerd op de reguliere werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Deze board letter betreft een overzicht van de belangrijkste punten uit de management letter.
Zoals u zult begrijpen, is de board letter van nature kritisch. Wij rapporteren over de eventuele tekortkomingen of mogelijkheden ter verbetering van de financiële en administratieve processen, de administratieve organisatie daarvan en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. De board letter is als volgt opgebouwd: • •
1: Algemeen beeld van uw gemeente Bijlage 1: Bevindingen interne beheersing
Deze board letter is door ons opgesteld voor uw informatie en mag niet zonder onze uitdrukkelijke toestemming geheel of gedeeltelijk aan derden ter beschikking worden gesteld. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.
drs. E.H.J.D. Damman RA
2
1. Algemeen beeld van uw gemeente Inleiding Inleiding Het kalenderjaar 2020 zal de geschiedenisboeken ingaan als een bewogen jaar waarin de COVID-19 pandemie de dagelijkse gang van zaken domineert. Het feit dat we een crisis van deze omvang in de recente historie nog niet eerder hebben meegemaakt als ook de onbekende duur, leidt tot onzekerheden en onduidelijkheden. De crisis heeft niet alleen een financiële impact – COVID-19 heeft geleid tot het grootste landelijke begrotingstekort ooit - maar ook een belangrijke operationele impact. Ambtenaren zijn lange tijd niet op het gemeentehuis aanwezig geweest, overleggen zijn uitgesteld, crisismaatregelen hebben er toe geleid dat uw reguliere beleid wellicht op taken op het tweede plan is gekomen. Ook financieel gezien voelt uw gemeente in 2020 en vermoedelijk ook verder, de impact van COVID-19. Daarbij valt te denken aan hogere lasten, lagere baten, onzekerheden in de omvang van steunmaatregelen en vraagstukken omtrent de rechtmatigheid van al deze componenten. Deze zaken hebben hun weerslag op uw planning&controlcyclus en daarmee ook het proces van de jaarrekeningcontrole en de daarvoor afgesproken deadlines.
Partijen waar uw gemeente van afhankelijk is van informatievoorziening ten behoeve van het opstellen en onderbouwen van de jaarstukken leveren mogelijk later aan en waarschijnlijk dienen er aanvullende werkzaamheden uitgevoerd te worden, die inherent zijn aan dit crisisjaar. Wij hebben de organisatie geadviseerd om tijdig een inventarisatie te maken welke gevolgen Corona op uw interne planningsproces aangaande de jaarrekening heeft en in welke mate de gemeente daarin afhankelijk bent van informatie vanuit derden, zoals zorgaanbieders. Op basis van deze analyse is het zorg om de bestuurlijke planning van het jaarrekeningproces te bepalen. Algemeen De bevindingen in deze management letter zijn gebaseerd op basis van de bevindingen van de interne controle en onze eigen waarnemingen en lijncontroles. Ondanks de aandacht van uw gemeente voor interne beheersing, zien wij dat de eerder door ons geconstateerde bevindingen niet allemaal zijn opgepakt en een enkele bevinding daadwerkelijk is afgerond. Het aantal bevindingen is enerzijds omvangrijk te noemen als afspiegeling binnen de gemeentebranche. Anderzijds is het aantal bevindingen inherent aan de omvang van uw organisatie. Bij kleinere organisaties ontbreekt vaak de beschikbaarheid aan mensen en middelen om aan alle bevindingen opvolging te kunnen geven.
Wij vragen de ambtelijke aandacht voor de eerder geconstateerde bevindingen die nog niet zijn opgepakt en afgerond binnen de gemeente Brummen, maar waar wel belangrijke risico's gelopen worden. Dit is met name van belang voor processen waar onvoldoende interne controles zijn ingebouwd en/of onvoldoende functiescheiding is ingericht. Voorts zal ook de vastlegging inzake de prestatielevering prioriteit moeten krijgen. Een ontoereikende inrichting en werking van de interne beheersing maakt een financiële functie kwetsbaar hetgeen risico’s oplevert voor de betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening, waaronder de jaarrekening. Risicoanalyse Onze risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit betekent dat wij niet alle risico’s die voor u als gemeente relevant zijn in onze controle meenemen. De risicoanalyse is een continue proces en stellen wij gedurende de controle indien nodig bij. De belangrijkste bij uw gemeente onderkende risico’s / kernpunten in de controle zijn: − − − −
−
Waardering van uw grondexploitatie. Aanbestedingsrechtmatigheid. Inkoop en betalingsverkeer Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken doorbreekt, hetgeen een standaard risico is vanuit onze beroepsregels. Dit risico ziet bij uw gemeente met name toe op de schattingsposten in de grondexploitatie en voorzieningen. Prestatielevering van de jeugdzorg, de WMO en andere voorzieningen die vanwege COVID-19 hebben stilgelegen.
In ons verslag van bevindingen rapporteren wij naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole over bovenstaande punten. Naast de aandachtspunten die voortvloeien uit onze reguliere risicoanalyse en interimcontrole, zien deze ook toe op de gevolgen van COVID-19 op de interne beheersing, Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers), recht op zorg, prestatielevering inkopen en de voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording.
3
1. Algemeen beeld van uw gemeente Inleiding Frauderisicoanalyse De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het College van Burgemeester en Wethouders. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Op basis van onze uitgevoerde interim-controle hebben wij vastgesteld dat de gemeente aandacht heeft voor frauderisico’s en de preventie daarvan. Wij hebben vernomen dat een frauderisicoanalyse besproken is met het MT. Hierin is voor elk proces de mogelijke frauderisico’s in beeld gebracht. Vervolgens dient aandacht te worden besteed aan opzet en bestaan van de maatregelen van interne beheersing rondom de geïdentificeerde frauderisico’s en welke werkzaamheden specifiek deze frauderisico’s mitigeren. Administratieve Organisatie en Interne Beheersing Voorgaand jaren hebben wij tijdens onze besprekingen met u diverse aanbevelingen benoemd ter verdere optimalisering van de bestaande administratieve organisatie. In deze management letter geven wij u een schriftelijke update van onze bevindingen omtrent de interne beheersing. Deze rapportage bevat de (significante) bevindingen en opmerkingen met betrekking tot de administratieve organisatie en interne beheersing.
Tijdens de interim-controle is aandacht besteed aan de volgende processen:
Van deze processen is de opzet beoordeeld en het bestaan vastgesteld. De werking van de interne beheersingsmaatregelen is niet getest, wegens de tekortkomingen met name op het gebied van de zichtbaarheid en herleidbaarheid van de maatregelen. Een gegevensgerichte controle-aanpak is daardoor efficiënter. Ook vragen wij aandacht van de gemeente voor de automatiseringsomgeving binnen de gemeente op het gebied van het wachtwoordbeleid om te voldoen aan de daaraan te stellen eisen. Hierdoor kan ten behoeve van de jaarrekeningcontrole niet gesteund worden op uitgevoerde controles in het systeem. Werkzaamheden gemeente en accountant Uit het voorgaande komt naar voren dat uw gemeente op het gebied van de kwaliteit en inrichting van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) nog belangrijke stappen moet zetten. De conclusie is dat uw gemeente als gevolg van de tekortkomingen op het gebied van de AO/IB risico’s loopt. Daarnaast heeft deze situatie impact op de accountantscontrole. De accountantscontrolewerkzaamheden dienen hierdoor gegevensgericht plaats te vinden in plaats van systeemgericht. Dit verhoogt de controlekosten.
Wij stellen voor in overleg met de verantwoordelijken binnen uw gemeente de gevolgen hiervan te bepalen en te kijken wat de gemeente nog kan doen om de omvang van controlewerkzaamheden te beperken dan wel wat de gevolgen zijn voor het controlebudget 2020.
− Planning & control − Inkopen en aanbestedingen − Betalingen − Lonen en salarissen − Subsidieverstrekkingen − Subsidiebaten − Grondexploitatie − Belastingen − Sociaal Domein − Verhuur − Omgevingsvergunningen
4
Bijlage 1. Bevindingen interne beheersing In onderstaand overzicht hebben wij onze bevindingen ten aanzien van de interne beheersing van de bedrijfsprocessen uiteengezet met daarbij de impact op onze werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole. Nr.
Proces
Bevinding/Aandachtspunt
Herkomst
Status
Impact 2020
Impact 2019
1
Personeel
Controle standenregister
2020
Hoog
N.v.t.
2
Personeel
Tijdigheid verwerking mutaties
2019
Laag
Laag
3
Aanbestedingen
Juiste aanbestedingsvorm
2019
Hoog
Hoog
4
Sociaal domein
Handmatige factuurcontrole
2019
Hoog
Hoog
5
Sociaal domein
Kwaliteitstoets afgegeven indicaties
2019
Gemiddeld
Gemiddeld
6
Huren & pachten
Verhuurregister
2019
Laag
Laag
7
Inkopen
Autorisatie inkoopfacturen
2016
Hoog
Gemiddeld
8
Sociaal domein
Prestatielevering
2017
Hoog
Hoog
9
Sociaal domein
Voorspellend karakter kosten sociaal domein en verplichtingenadministratie
2017
Hoog
Hoog
10
Betalingen
Crediteurenstamgegevens Civision Samenlevingszaken
2017
Gemiddeld
Gemiddeld
11
Subsidieverstrekkingen
Toetspunten
2018
Laag
Laag
12
Subsidievaststellingen
Subsidieregister
2018
Laag
Laag
13
Subsidiebaten
Subsidieregister
2017
Laag
Laag
14
Inkopen
Contractenregister
2016
Gemiddeld
Gemiddeld
15
Planning & control
Memoriaalboekingen
2017
Gemiddeld
Gemiddeld
16
Planning & control
Procesbeschrijvingen
2018
Gemiddeld
Gemiddeld
17
Leges omgevingsvergunningen
Interne controle op toets WABO-coördinator
2017
Gemiddeld
Gemiddeld
18
Leges omgevingsvergunningen
Volledigheidscontrole op in rekening gebrachte leges
2017
Laag
Laag
Legenda status: = Opgelost = Actie ondernomen, maar nog niet afgerond = Geen actie ondernomen = Advies niet overgenomen = Nieuwe bevinding
Toelichting impact Impact hoog: Bevinding heeft belangrijke gevolgen voor aanvullend te verrichten werkzaamheden Impact gemiddeld: Bevinding leidt tot aanvullend te verrichten werkzaamheden Impact laag: Bevinding leidt tot geen of beperkt aanvullend te verrichten werkzaamheden
5
Contactgegevens drs. E.H.J.D. Damman RA Director Audit e.damman@bakertilly.nl D.M. Spekenbrink – Pigge MSc RA Manager Audit d.spekenbrink@bakertilly.nl
Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Burgemeester Roelenweg 14-18 8021 EV Zwolle Postbus 508 8000 AM Zwolle +31 38 425 86 00
6