(123) Kadernota inkoop 2023

Kadernota inkoop 2023

1. Inleiding Met deze Kadernota inkoop stelt de gemeenteraad van Brummen de kaders voor inkoop en aanbesteden vast. Elke inkoop en aanbesteding van de gemeente Brummen wordt uitgevoerd volgens dit kader. Het college van burgemeester en wethouders ontwikkelt op basis van deze kaders het inkoopbeleid en zorgt voor verdere professionalisering van inkoop in alle geledingen van de organisatie met gepaste maatregelen op de korte, middellange en lange termijn. Het inkoopbeleid is afgeleid van het organisatiebeleid. De inkoopfunctie van Brummen is ingebed in de totale organisatie. 2. Inkoopdoelstellingen Als overheid zijn wij aanbestedingsplichtig en kopen wij in volgens de herziene Aanbestedingswet 2012, welke op 1 juli 2016 in werking is getreden. De doelstelling is werken met een meerwaarde voor de gemeente en voor de belastingbetaler: de beste kwaliteit voor ons geld. De kaders zijn: • • • •

Een doelmatig en rechtmatig aanbestedingsbeleid realiseren Verantwoording afleggen over de besteding van publieke gelden Voldoende ruimte geven aan marktwerking De integriteit van het inkoopproces waarborgen op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau

3. Organisatorische kaders Uitgangspunten voor de organisatie: • • •

•

Afdelingen zijn integraal verantwoordelijk zijn voor hun processen, dus ook voor de eigen inkoop De inkoopcoördinator is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie en evaluatie van het inkoopbeleid Opdrachten waarvoor de gemeenteraad al een krediet heeft verleend (zoals bij de vaststelling van de begroting) worden aanbesteed volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de mandaatregeling gemeente Brummen, machtigingsbesluiten van de gemeente Brummen en hogere wet- en regelgeving Het creëren van inkoopsynergie door, waar het kan, het bundelen van inkoopkracht primair binnen de regio Stedendriehoek. Met deze samenwerking beoogt Brummen een effectievere inzet van middelen, toename van expertise, verlaging van inkoopkosten en verbetering van inkoopprocessen

4. Juridische kaders Europese wet- en regelgeving • 2014/23/EU – voor het gunnen van concessieopdrachten • 2014/24/EU – voor het gunnen van overheidsopdrachten (werken, leveringen, diensten) • 2014/25/EU – voor het gunnen van opdrachten water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten • 2019/1161/EU – voor het gunnen van schone en energiezuinige wegvoertuigen

Z085931/D410952 - Kadernota Inkoop 2023

Kadernota inkoop 2023

Naast de Aanbestedingswet gelden de volgende regelingen (laatste versie): • De Gids Proportionaliteit* • De ARW 2016*(Aanbestedingsreglement Werken) • Klachtenregeling gemeente Brummen • Handreiking klachtafhandeling bij aanbesteden (overheid.nl) • Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument *De Gids Proportionaliteit en het ARW 2016 zijn verplicht gesteld. Inkoopvoorwaarden De gemeente Brummen kent de volgende algemene inkoopvoorwaarden: • Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Brummen • GIBIT (laatste versie) bij ICT leveringen en diensten • UAV 2012, UAV-GC 2005 of bouwteamovereenkomst model DG2020 bij werken Inschakelen van de ACM Als er reële vermoedens zijn dat te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, schakelt het college van burgemeester en wethouders de Autoriteit Consument en Markt in. Afwijken van het inkoopbeleid Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd om op grond van een gemotiveerd advies af te wijken van het inkoopbeleid van de gemeente Brummen als daar gegronde redenen voor zijn. Bij kredietaanvragen die leiden tot opdrachten in afwijking van het inkoopbeleid wordt expliciet in het raadsvoorstel vermeld op welke manier de opdracht afwijkt en welke gegronde redenen daarvoor zijn.

Aanbestedingen onder de Europese drempel die voortvloeien uit een bijzondere situatie of die tot stand komen op een wijze die niet tot de normale bedrijfsvoering kan worden gerekend, worden behandeld als afwijking van het inkoopbeleid. Van de regelgeving met betrekking tot aanbestedingen boven de Europese drempel kan niet worden afgeweken. 5. Economische kaders Afhankelijkheid De gemeente Brummen en haar leveranciers mogen ten opzichte van elkaar niet te zeer afhankelijk zijn. Daarom is het jaarlijkse inkoopvolume van Brummen bij een leverancier niet een onevenredig aandeel van diens jaaromzet en wordt regelmatig geverifieerd of nog steeds van de economisch meest voordelige aanbieding gebruik wordt gemaakt.

Z085931/D410952 - Kadernota Inkoop 2023

Kadernota inkoop 2023

Beoordeling offertes Offertes worden beoordeeld op vooraf bekend gemaakte gunningscriteria, zoals kwaliteit, levertijd, service, duurzaamheid, social return en/of prijs. Gunningscriteria moeten proportioneel zijn in relatie tot de opdracht. Er wordt een zo objectief mogelijke beoordelingsmethodiek gehanteerd. Risicobeperking De gemeente Brummen is gebaat bij risicobeperking. De continuïteit van opdrachten moet over een langere periode gewaarborgd zijn. Waar mogelijk worden financiële, technische en/of vakinhoudelijke selectiecriteria en uitsluitingsgronden toegepast. Hierbij is het uitgangspunt dat eisen en criteria reëel en proportioneel moeten zijn in relatie tot de te verstrekken opdracht. 6. Ethische en ideële kaders Integriteit De relaties tussen medewerkers, bestuurders en raadsleden van Brummen enerzijds en leveranciers en opdrachtnemers anderzijds moeten puur zakelijk zijn. Daarbij moeten privé en zakelijk gescheiden blijven. Medewerkers, bestuurders en raadsleden houden zich aan de geldende integriteitcodes. Brummen doet alleen zaken met integere marktpartijen. Om de integriteit te toetsen kan Brummen gebruik maken van het laten aanleveren van bewijsstukken en wet- en regelgeving, zoals: • • • • •

Gedragsverklaring aanbesteden (GVA) Verklaring omtrent Gedrag voor rechtspersonen (VOG RP) Verklaring omtrent Gedrag voor natuurlijke personen (VOG) Wet Bibob Bibob beleid gemeente Brummen

Lokale economie Brummen heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig- of meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met lokale en/of regionale aanbieders. Zij worden zoveel mogelijk in de gelegenheid gesteld mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten. Het inkoopbeleid beschrijft welke mogelijkheden er zijn om deze doelstelling te realiseren en welke beperkingen daarbij gelden. MKB Brummen heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB). Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Dit doen wij door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van administratieve lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. MVOI Brummen heeft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen onderschreven. Brummen zal bij de inkoop kiezen voor duurzame oplossingen daar waar die bekend

Z085931/D410952 - Kadernota Inkoop 2023

Kadernota inkoop 2023

zijn (of wettelijk verplicht worden) en geen onevenredige (financiële) belasting van de organisatie vormen. Met sociaal aanbesteden wil Brummen bijdragen aan het bieden van leer- of werkplekken voor kwetsbare doelgroepen op de arbeidsmarkt en bijdragen aan de orderportefeuilles van organisaties voor sociale werkvoorziening. Daar waar het kan zal een social return verplichting aan inschrijvers opgelegd worden. Innovatie De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden.

Z085931/D410952 - Kadernota Inkoop 2023