(086) Participatieplan Burgersterrein
Tekst van het document
421240
Communicatie- en participatieplan
Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
Kerngegevens
Project Fase
Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Datum Status
12 oktober 2023 Definitief
Programmamanager Projectleider
Karlijn Looman Thijs Verkaik / Matthijs Harkema Ralph de Jong Gert-Jan van Dijk
Omgevingsmanager Communicatieadviseur
2
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
Inhoudsopgave 1
Inleiding 1.1 Programma Eerbeek-Loenen 2030 1.2 Samen met de gemeenschap 1.3 Opbouw van het communicatie- en participatieplan
4 4 4 4
2
Projectbeschrijving 2.1 Project en resultaat 2.2 Plangebied 2.3 Relatie met andere projecten
5 5 5 6
3
Doelen en kaders 3.1 Doel van communicatie en participatie 3.2 Doelgroepen 3.3 Kaders voor participatie
7 7 8 8
4
Omgevingsanalyse 4.1 Inventarisatie belanghebbenden 4.2 Belangenanalyse
10 10 10
5
Participatieplan 5.1 Participatieproces 5.2 Onderwerpen van participatie 5.3 Participatieniveau 5.4 Rol van het college/de raad in het participatieproces 5.5 Rol van de Stuurgroep in het participatieproces 5.6 Rol van overige projectgroepen in het participatieproces 5.7 Participatiemiddelen
13 13 15 15 15 16 16 16
6
Communicatieplan 6.1 Kernboodschap 6.2 Communicatiemiddelen
19 19 19
7
Agenda
21
8
Organisatie, kosten en risico’s 8.1 Organisatie 8.2 Kosten 8.3 Risico’s
25 25 25 25
Bijlage 1 Bijlage 2
Participatieniveaus Rollen college en raad
3
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
1 Inleiding 1.1 Programma Eerbeek-Loenen 2030 Met het programma Eerbeek-Loenen 2030 zorgen de samenwerkende partijen: gemeente Brummen, Industriekern Eerbeek Loenen (IKEL), het Waterschap Vallei en Veluwe en provincie Gelderland voor een toekomstbestendig Eerbeek en Loenen. De stuurgroep heeft de regie op het programma. Zij adviseren de bevoegde gezagen en directie over de koers, inhoud en financiën. De gezamenlijke wens is om de leefbaarheid in de dorpen Eerbeek en Loenen te vergroten en de (papier)industrie in de regio te behouden. Daarnaast delen de dorpen en de industrie de ambitie, en zien zij de noodzaak om een stap te maken met de energietransitie. Kansen die dit met zich meebrengt, zullen zich vertalen in een schoner milieu, innovatie en verbeterde concurrentiepositie voor bedrijven. In het programma Eerbeek-Loenen 2030 worden concrete plannen uitgewerkt binnen thema’s als leefbaarheid, vestigingsklimaat en de energietransitie. Diverse projecten en ontwikkelingen dragen binnen het programma bij aan één, maar vaak ook meerdere van deze thema’s. De ontwikkeling van het Burgersterrein in Eerbeek is één van deze projecten.
1.2 Samen met de gemeenschap Gemeente Brummen beschouwt het als wens, maar zeker ook als plicht om de gemeenschap te betrekken bij de vorming van plannen. De gemeente wordt gedragen door haar inwoners, ondernemer en de industrie en bovendien ondersteund door maatschappelijke organisaties. Om communicatie naar en participatie van al deze partijen goed te borgen in het planvormingsproces, wordt dit planmatig aangepakt. Hoe we dat doen is voor het Burgersterrein vastgelegd in dit communicatie- en participatieplan.
1.3 Opbouw van het communicatie- en participatieplan In hoofdstuk 2 wordt een beknopte beschrijving gegeven van het project waarop dit communicatie- en participatieplan van toepassing is. De doelen voor communicatie en participatie en de kaders waarbinnen dit moet plaatsvinden, komen aan bod in hoofdstuk 3. De omgevingsanalyse geeft in hoofdstuk 4 een inventarisatie van de belanghebbende partijen, hun belangen en de rol die zij krijgen in de planvorming. De wijze waarop de participatie en communicatie worden vormgegeven wordt in de hoofdstukken 5 en 6 uiteengezet, gevolgd door een overzicht van concrete acties in hoofdstuk 7. In hoofdstuk 8 worden tot slot de organisatorische aspecten hiervan kort toegelicht.
4
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
2 Projectbeschrijving 2.1 Project en resultaat Na het vertrek van de bedrijven in 2009 en het verwijderen van de bedrijfsgebouwen in 2012, kwam het Burgersterrein vrij voor nieuwe ontwikkelingen. Plannen werden ontwikkeld voor woningbouw en later voor een logistiek centrum ten behoeve van de Eerbeekse papier- en kartonfabrieken. In 2018 stelde de gemeente Brummen het Bestemmingsplan Eerbeek vast waarin de mogelijkheid voor de bouw van Logistiek Centrum Eerbeek (LCE) was geborgd. In 2019 vernietigde de Raad van State echter het planonderdeel Burgersterrein in het bestemmingsplan en gaf aan dat het plan op dit onderdeel gerepareerd moest worden. Provincie Gelderland heeft, binnen het programma Eerbeek-Loenen, de reparatie van het bestemmingsplan voor het onderdeel Burgersterrein overgenomen. Als onderdeel van dat proces zijn in een m.e.r. naast het Burgersterrein ook twee alternatieve locaties onderzocht voor de realisatie van het LCE. Daaruit kwam het Burgersterrein niet als voorkeurslocatie naar voren. Op 14 december 2021 besloten Gedeputeerde Staten dat het Burgersterrein afviel als mogelijke ontwikkellocatie voor het LCE. Daarmee is het terrein vrijgekomen voor een nieuwe bestemming. Na het besluit dat het LCE niet op het Burgersterrein wordt ontwikkeld, vormt gemeente Brummen opnieuw plannen voor woningbouw.
Dit komt tegemoet aan de grote woningvraag en draagt bij aan de doelen en plannen voor het ruimere centrumgebied van Eerbeek. Doel van deze fase in de planvorming is te komen tot een richtinggevend schetsontwerp (SO) met een passende invulling van het Burgersterrein. Dit houdt ten minste in dat het plan: - tegemoetkomt aan de grote vraag naar passende woningen in de gemeente; - bijdraagt aan de overkoepelende doelen voor het centrumgebied van Eerbeek, beschreven in de vastgestelde structuurvisie Centrum Eerbeek en Eerbeekse beek; - afgestemd wordt op andere projectgebieden in de directe omgeving van het Burgersterrein, waaronder de spoorzone en de verkeerssituatie van de Loubergweg; - breed gedragen wordt door de Eerbeekse gemeenschap; - past binnen vastgesteld beleid, waaronder de keuze geen gevoelige functies toe te voegen binnen de geur- en geluidscontouren van de nabijgelegen industrie.
2.2 Plangebied Het Burgersterrein ligt direct tegen het centrumgebied van Eerbeek. Het is een grote oppervlakte grond die kansen biedt voor een sterke impuls aan de kwaliteit en leefbaarheid van Eerbeek. Het terrein wordt omsloten door de bebouwing ten zuiden de Stuijvenburchstraat, de Loubergweg, De Wasacker, het VSM-spoor en de Spoorzone. Afbeelding 1 toont de globale contouren van het plangebied.
Afbeelding 1, globale begrenzing plangebied
5
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
2.3 Relatie met andere projecten De planvorming rond het Burgersterrein heeft een sterke relatie met andere projecten binnen het Programma Eerbeek Loenen 2030. In het bijzonder de projecten: - Spoorzone en Kerstenterrein; - Wegennet (specifiek de Loubergweg); - Centrum Eerbeek en Eerbeekse beek; - De Wasacker. De projecten Spoorzone en Kerstenterrein, Wegennet en Centrum Eerbeek en Eerbeekse beek vallen, net als het Burgersterrein, onder het Programma Eerbeek-Loenen 2030. Het projectgebied de Wasacker valt niet onder het programma, maar grenst wel direct aan de andere projectgebieden. Deze projecten hangen nauw samen met de ontwikkelingen op het Burgersterrein. Dit omdat ze samen bijdragen aan de overkoepelende doelen voor Eerbeek, maar ook omdat de projecten elkaar onderling beïnvloeden, bijvoorbeeld op gebied van ontsluiting, parkeerbehoefte en beeldkwaliteit. Dit is nader beschreven in de Visie Centrum Eerbeek & Eerbeekse Beek en in de projectenpuzzel van programma Eerbeek-Loenen 2030. De plannen voor het Burgersterrein worden beperkt tot het afgebakende projectgebied (afbeelding 1). Dat geldt ook voor communicatie en participatie rondom dit project. De samenhang met aangrenzende projectgebieden wordt in het communicatie- en participatietraject benoemd, maar planvorming voor die gebieden wordt daarbij inhoudelijk buiten beschouwing gelaten.
6
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
3 Doelen en kaders 3.1 Doel van communicatie en participatie Communicatie en participatie is in deze fase een vast onderdeel van de planvorming. Het stelt inwoners, ondernemers, belangengroepen en (semi)overheden in staat mee te denken in deze ontwerpfase. Het doel hiervan is meervoudig: - Informeren van belanghebbenden over de voorgenomen plannen en over de processtappen die in deze fase worden doorlopen; - Ophalen van wensen, voorwaarden, zorgen en ideeën bij een brede groep van belanghebbenden. De ‘oogst’ hiervan wordt meegewogen in de keuzes die worden gemaakt om tot een kwalitatief hoogwaardig en goed passend ontwerp te komen. Een goed ontwerp draagt optimaal bij aan het functioneren van het centrumgebied en bij de leefbaarheid van Eerbeek in het algemeen. Bovendien is de ontwikkeling van het Burgersterrein een belangrijke stap in het tegemoetkomen aan de grote vraag naar nieuwe woningen in de gemeente. De inbreng van een brede vertegenwoordiging uit de Eerbeekse gemeenschap is daarin onmisbaar; - De Eerbeekse gemeenschap laten zien dat de gemeente voortvarend te werk gaat en de daad bij het woord voegt. Het vertrouwen in de gemeente is onder inwoners en ondernemers op dit vlak gedaald, mede als gevolg van de wijze waarop vergelijkbare planvorming in het afgelopen decennium heeft uitgepakt.
Onderliggend doel van dit participatietraject is dan ook het herstel van dit vertrouwen. Dit is niet alleen voor dit project van belang, maar ook voor alle andere projecten waarvoor gemeente Brummen zich samen met inwoners en ondernemers inzet. Het communicatie- en participatieplan verduidelijkt welke betrokkenheid van belanghebbenden gevraagd wordt tijdens deze ontwerpfase. Deze planmatige aanpak dient meerdere doelen: - Gebruik maken van kennis en creativiteit van belanghebbenden; - Zorgen voor een kwalitatief beter ontwerp; - Het proces transparant maken; - De doorlooptijd verkorten; - Maatschappelijk draagvlak creëren; - Een goede communicatie borgen in het proces. De Omgevingswet, die naar verwachting in 2024 in werking treedt, vraagt bij ingrijpende en complexe opgaven, om zorgvuldige betrokkenheid van inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen. Participatie en integrale afweging van belangen wordt een belangrijke voorwaarde voor snellere en betere plan- en besluitvorming. Ideeën of oplossingen van belanghebbenden moeten door de initiatiefnemer serieus overwogen en (onafhankelijk) onderzocht worden. Participatie is niet langer vrijblijvend, maar een belangrijke component van de kwaliteit van besluitvorming. Communicatie met de omgeving heeft tot doel belanghebbenden zo goed mogelijk te informeren over het project.
De partners van programma Eerbeek-Loenen 2030 willen laten zien dat gewerkt wordt voor inwoners, ondernemers en belangenorganisaties in de gemeente, dat hun belangen voorop staan en dat het gewaardeerd wordt als zij zich samen met de programmapartners willen inzetten voor het verhogen van de kwaliteit van de plannen. Belanghebbenden worden daarom op de hoogte gehouden van de planning, de voortgang, de momenten waarop geparticipeerd kan worden en van de resultaten van het project. 7
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
3.2 Doelgroepen Participatie en communicatie rond het Burgersterrein richt zich op de brede Eerbeekse gemeenschap. Dit omvat zowel de inwoners van Eerbeek, de ondernemers, maar ook de industrie. Daarnaast worden maatschappelijke organisaties betrokken die zich inzetten voor de leefbaarheid van Eerbeek of de belangen behartigen van specifieke doelgroepen.
3.3 Kaders voor participatie We hechten grote waarde aan een brede betrokkenheid van inwoners, ondernemers en andere belangengroepen. Participeren in planvorming is daarin een belangrijk instrument. Wel gelden kaders waarbinnen participatie plaats kan vinden. De belangrijkste kaders zijn: Wet- en regelgeving Plannen moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving en worden daarop, conform de Wet ruimtelijke ordening, getoetst. Zo nodig wordt dit aan de hand van onderzoeken aangetoond. Deze onderzoeken worden in deze fase van de planvorming door de initiatiefnemer, in dit geval gemeente Brummen, aangeleverd en vervolgens opgenomen en verwerkt in de plannen. Aspecten van het project die voortvloeien uit wetten en regels staan niet ter discussie en vallen buiten de reikwijdte van het participatieproces. Milieucontouren De milieucontouren van de nabijgelegen industrie vallen over het Burgersterrein. Daarnaast ligt het plangebied in de invloedssfeer van de Loubergweg en het spoor. Deze contouren leggen beperkingen op aan de ontwikkelmogelijkheden van het terrein. In het bijzonder gelden deze beperkingen voor de functies wonen en verblijfsrecreatie. Hiermee moet in de plannen rekening worden gehouden. De milieucontouren liggen vast en zijn geen onderwerp van discussie.
Gemeentelijk beleid en beleid van Programma Eerbeek-Loenen 2030 De planvorming moet passen binnen het vastgestelde gemeentelijke beleid. Relevante documenten hiervoor zijn: - Visie Centrum Eerbeek & Eerbeekse Beek, vastgesteld op 25-11-2021; - Visie toerisme, vastgesteld 2022; - Beleid duurzaamheid; - Woonkader (in concept, nog niet door de raad vastgesteld); - Koersnota deel 1 (in later stadium aangevuld met deel 2). Keuze voor woningbouw Daar waar de milieucontouren het toelaten, wordt de ruimte benut voor woningbouw. Omdat het Burgersterrein hard nodig is om invulling te kunnen geven aan de grote woningvraag is deze keuze op zichzelf geen onderwerp voor participatie. Over de wijze waarop dit wordt ingevuld gaan we wel graag in gesprek met belanghebbenden. De ontwikkeling van het LCE op het Burgersterrein is geen optie meer. Samenhangende projecten De ontwikkeling van het Burgersterrein staat niet op zichzelf. Ideeën die een te grote belemmering opleggen aan andere projecten binnen en doelen van programma EerbeekLoenen 2030 worden niet in overweging genomen. Dit wordt getoetst middels overleg met projectleider en omgevingsmanager van betreffende projecten en teruggekoppeld naar de participanten. 8
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
Projectfase Verder is van belang te beseffen dat input wordt gevraagd op het niveau van een schetsontwerp. Dat betekent dat de focus ligt op de hoofdlijnen en ontwerpprincipes. Het gaat dus om de grote lijnen. Zeer gedetailleerde wensen en ideeën worden geparkeerd tot de participatie tijdens de VO of DO fase. Belangenafweging Door participanten ingebrachte ideeën, wensen en meningen worden altijd afgewogen tegen het algemeen belang van de Eerbeekse gemeenschap. Het algemeen belang wordt in de regel boven individuele belangen gesteld.
9
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
4 Omgevingsanalyse 4.1 Inventarisatie belanghebbenden In het participatietraject richten we ons actief tot de Eerbeekse gemeenschap. Dit betreft inwoners, ondernemers, industrie, (semi)overheden en maatschappelijke organisaties. Inwoners en ondernemers die met hun woning of bedrijfspand direct grenzen aan het plangebied, beschouwen we als partijen met een direct belang. In de ruimte die partijen krijgen in het participatietraject maken we geen onderscheid tussen partijen met of zonder direct belang. Dit onderscheid wordt wel gemaakt in de manier waarop met hen wordt gecommuniceerd (zie hoofdstuk 6). Tabel 1 geeft een overzicht van de partijen die we op voorhand als belanghebbend beschouwen.
4.2 Belangenanalyse Achter verschillende standpunten van belanghebbenden kan een gelijk belang schuilgaan, maar andersom is zeker ook mogelijk. Voor een constructieve dialoog is het belangrijk inzicht te hebben in de belangen van de partijen die daaraan meedoen. Deze belangen zullen tijdens het participatietraject duidelijk worden. Maar een aantal belangen zijn op voorhand al in te schatten. Gedurende het project/de planvorming worden standpunten en belangen doorlopend geïnventariseerd. We onderzoeken zo nodig of achter tegengestelde standpunten ruimte zit om het met elkaar (op onderdelen) eens te worden. In tabel 1 is per belanghebbende partij aangegeven wat hun rol is in de planvorming. De volgende rollen worden onderscheiden: - Beslissers nemen beslissingen over het project; - Beïnvloeders oefenen (formeel of informeel) invloed uit op het project; - Uitvoerders spelen een rol bij de uitvoering van het project en leveren kennis; - Gebruikers ervaren de gevolgen van het project.
10
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
Tabel 1, overzicht belanghebbenden en hun rol en belang Belanghebbende partij Rol Overheden en samenwerkingsverbanden Gemeente Brummen Beslisser, Beïnvloeder Uitvoerder Gebruiker Provincie Gelderland
Belang Zinvolle inrichting Burgersterrein, uitbreiden woningaanbod voor verschillende doelgroepen en vergroten leefbaarheid op basis van een financieel haalbaar en vooral maatschappelijk gedragen plan. Overlegpartner in programma Eerbeek-Loenen 2030. Bewaken doelen vanuit programma (o.a. pijler leefbaarheid) Geen direct belang, maar wel belangrijke overlegpartner Belang betreft vooral bijdrage aan klimaatadaptieve wijk, waaronder ontwerp en ontwikkeling wadi’s.
Beslisser Beïnvloeder Uitvoerder Omgevingsdienst (OVIJ) Beslisser Beïnvloeder Waterschap Vallei en Veluw Beslisser, Beïnvloeder Uitvoerder Gebruiker Inwoners directe omgeving (direct belang) Bewoners Stuijvenburchstraat 1, Beïnvloeder Direct aanwonend. Behoud en vergroten 3, 5, 7, 9, 11A, 13, 15, 17, 21, 23, Gebruiker kwaliteit leefomgeving. Privacy. 25, 25A, 25B, 25C, 25D, 25E en 27A Bewoners Wasacker 3, 5, 7, 9, 11 Beïnvloeder Direct aanwonend. Behoud en vergroten en 13 Gebruiker kwaliteit leefomgeving. Privacy. Bewoners Loubergweg 35, 37, 50, Beïnvloeder Direct aanwonend. Behoud en vergroten 54, 56, 66, 68, 70 en 70A Gebruiker kwaliteit leefomgeving. Privacy. Bewoners Hogeweg 4A en 4B Beïnvloeder Direct aanwonend. Behoud en vergroten Gebruiker kwaliteit leefomgeving. Privacy. Bewoners Stationstraat 4, 5 en 5A Beïnvloeder Direct aanwonend. Behoud en vergroten Gebruiker kwaliteit leefomgeving. Privacy. Bewoners Coldenhovenseweg 7, Beïnvloeder Direct aanwonend. Behoud en vergroten 9, 11A, 11B, 11C, 11D en 11E Gebruiker kwaliteit leefomgeving. Privacy. Ondernemers en organisaties directe omgeving of ander direct belang Thuisin van Oort Beïnvloeder Aanliggend bedrijf. Verkeerssituatie en Stuijvenburchstraat 11 Gebruiker kwaliteit bedrijfsomgeving. Drukkerij Willems Beïnvloeder Aanliggend bedrijf. Verkeerssituatie en Stuijvenburchstraat 27 Gebruiker kwaliteit bedrijfsomgeving.
Thuiszorg Vérian Eerbeek Beïnvloeder Aanliggend bedrijf. Verkeerssituatie en Stuijvenburrchstraat 27A Gebruiker kwaliteit bedrijfsomgeving. Welkoop Eerbeek Beïnvloeder Aanliggend bedrijf. Verkeerssituatie, parkeren Stationstraat 1 Gebruiker en kwaliteit bedrijfsomgeving. Stationsgebouw Beïnvloeder Inpassing in omgeving Stationstraat 2 Gebruiker Studio By Sidde Beïnvloeder Aanliggend bedrijf. Verkeerssituatie, parkeren Stationstraat 3 Gebruiker en kwaliteit bedrijfsomgeving. De Ruijter Installatiebedrijf BV Beïnvloeder Aanliggend bedrijf. Verkeerssituatie, parkeren Loubergweg 48 Gebruiker en kwaliteit bedrijfsomgeving. Octavo Eerbeek Beïnvloeder Aanliggend bedrijf. Verkeerssituatie, parkeren Soerense Zand Noord 4 Gebruiker en kwaliteit bedrijfsomgeving. Beheermaatschappij Matthijse BV Beïnvloeder Aanliggend bedrijf. Verkeerssituatie, parkeren Hogeweg 4 Gebruiker en kwaliteit bedrijfsomgeving. Agunzade supermarkt Beïnvloeder Aanliggend bedrijf. Verkeerssituatie, parkeren Coldenhovenseweg 11 Gebruiker en kwaliteit bedrijfsomgeving. Islamitische stichting Ayasofya Beïnvloeder Verkeerssituatie en bereikbaarheid. Coldenhovenseweg 11F Gebruiker
11
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Belanghebbende partij Bibliotheek Eerbeek Coldenhovenseweg 13 Veluwsche Stoomtrein Maatschappij (VSM) Veluwonen
Folding Boxboard
Definitief 12 oktober 2023
Rol Beïnvloeder Gebruiker Beïnvloeder Beslissers Beïnvloeder Uitvoerder Gebruiker Beïnvloeder
Belang Verkeerssituatie en bereikbaarheid. Financieel belang, exploitatie spoorlijn, milieucontouren. Woningcorporatie, verhuurder nieuwe woningen
Borging bedrijfsbelangen t.a.v. milieucontouren (en indirect verkeerssituatie) Schotpoort Logistics Beïnvloeder Borging bedrijfsbelangen (en indirect verkeerssituatie) MFE Beïnvloeder Borging bedrijfsbelangen t.a.v. milieucontouren. Overige partijen: inwoners, ondernemers en belangengroepen Inwoners Eerbeek (breed) Beïnvloeder Kwaliteit leefomgeving en centrumgebied. Gebruiker Ondernemers centrum Eerbeek Beïnvloeder Borging ondernemersbelang, kwaliteit Gebruiker leefomgeving en centrumgebied. Dorpsraad Eerbeek-Hall Beïnvloeder Procesmatige borging belangen inwoners. Adviseren stuurgroep op procesniveau. Wijkraad Eerbeek-Zuid Beïnvloeder Procesmatige borging belangen inwoners. Adviseren stuurgroep op procesniveau. Ondernemersvereniging Eerbeek Beïnvloeder Procesmatige borging belangen ondernemers (OVE) Eerbeek. Industriekern Eerbeek Loenen Beïnvloeder Economische belangen van de industrie in (IKEL) Eerbeek en Loenen Veilig Verkeer Nederland (VVN) Beïnvloeder Borging verkeersveiligheid Maatschappelijke Adviesraad Brummen (MAR) Stichting Welzijn Brummen (jongerenwerk) Klankbord toerisme
Beïnvloeder
Veiligheidsregio Noord Oost Gelderland (VNOG) Nutsbedrijven
Beslisser Beïnvloeder Beslisser Beïnvloeder Gebruiker
Beïnvloeder Beïnvloeder
Bijdrage van het Burgersterrein aan overkoepelende toeristische ambities
Toetsing haalbaarheid plannen.
12
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
5 Participatieplan 5.1 Participatieproces Gedurende het ontwerpproces is een aantal participatiemomenten voorzien, zoals weergegeven in onderstaand schema. Op basis van een duidelijke ontwerpopgave en daaraan gekoppelde ontwerpkaders, worden door een externe ontwerper drie denkrichtingen uitgewerkt. Deze denkrichtingen zijn nadrukkelijk geen alternatieven waaruit gekozen kan worden, maar brengen verschillende ontwerpkeuzes in beeld en laten zien wat dat betekent voor de inrichting van het Burgersterrein. Deze drie denkrichtingen worden voorgelegd aan het brede publiek (inwoners, ondernemers en belangenorganisaties). Tijdens een bijeenkomst worden de ontwerpen toegelicht en krijgen aanwezigen de gelegenheid hun mening, ideeën en zorgen hierover te delen. Gevraagd wordt welke aspecten van de drie denkrichtingen tot de verbeelding spreken, als onwenselijk worden beschouwd of nog ontbreken en waarom. Deze inbreng wordt genoteerd, gebundeld en aan de ontwerper meegegeven als input voor de volgende stap in het ontwerpproces. Met de input uit de eerste participatieronde wordt een vierde denkrichting uitgewerkt waarin de opgehaalde informatie, wensen en ideeën worden verwerkt. Van deze denkrichting worden drie varianten uitgewerkt. In een tweede participatiebijeenkomst worden deze varianten toegelicht en wordt aangegeven hoe de inbreng uit de eerste bijeenkomst daarin is verwerkt.
Belanghebbenden kunnen hun voorkeur uitspreken voor de best passende variant en zo nodig nog aangeven welke puntjes op de i gezet moeten worden. Tussen de twee participatieronden worden bilaterale overleggen gepland met een aantal specifieke partijen met een duidelijk belang. Door met deze partijen apart te spreken zorgen we ervoor dat inwoners ondernemers van Eerbeek tijdens de bijeenkomsten voldoende gelegenheid krijgen om hun standpunten te delen en niet ‘ondergesneeuwd’ raken door onderwerpen die wellicht verder van hen af staan. De input die tijdens deze bilaterale overleggen wordt opgehaald wordt tijdens de tweede participatieronde met het brede publiek gedeeld, evenals de wijze waarop dit (eventueel) in het ontwerp is verwerkt. Doel is om hier zo transparant mogelijk over te zijn. Ook wordt tussen de twee participatiebijeenkomsten een presentatie gegeven aan de leden van de gemeenteraad, zodat zij op de hoogte zijn van de vorderingen én van de input die vanuit de Eerbeekse gemeenschap al is gegeven. Na een laatste ontwerpronde worden de drie varianten ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraad. Daarbij wordt aangegeven welke variant door de Eerbeekse gemeenschap en door de vakspecialisten van de gemeente als voorkeursvariant worden beschouwd.
Wanneer de raad besluit tot vaststelling vormt het betreffende schetsontwerp de basis voor de volgende planfasen: het voorlopig ontwerp (VO) en definitief ontwerp (DO).
13
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
OPGAVE ONTWERPKADERS
Denkrichting 1
PARTICIPATIERONDE 1
Denkrichting 2
Gezamenlijk bespreken drie denkrichtingen Wat is goed, wat kan beter en wat mist in deze denkrichting?
Denkrichting 4 synthese
Denkrichting 4a
PARTICIPATIERONDE 2
Variant
Denkrichting 3
Denkrichting 4b
- 1:1 gesprekken - Presentatie raad
Denkrichting 4c
Wat is gebruikt van participatieronde 1 en hoe? Wat is niet gebruikt en waarom? Moeten er nog puntjes op de i? Welke denkrichting heeft de voorkeur?
Voorkeursvariant
Variant
BESLUITVORMING
Afstemming stuurgroep Eerbeek-Loenen 2030 Schetsontwerp
Afbeelding 2, Schematische weergave van het ontwerpproces en de participatiestappen.
14
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
5.2 Onderwerpen van participatie Het uiteindelijk vast te stellen schetsontwerp moet een sterke, toekomstbestendige en goed onderbouwde invulling geven aan het Burgersterrein. Speerpunten daarbij zijn: - De beschikbare ruimte buiten de milieucontouren benutten voor woningbouw, passend bij het karakter van Eerbeek; - De openbare ruimte op het Burgersterrein optimaliseren zodat dit van toegevoegde waarde is voor de brede Eerbeekse gemeenschap; - De beschikbare ruimte binnen de milieucontouren een zinvolle inrichting geven in de vorm van bedrijvigheid. Daarnaast spelen thema’s een rol als parkeren, ontsluiting van het nieuwe woongebied voor autoverkeer, de routing van wandel- en fietsverkeer, de groene inrichting, ruimte voor verblijven en spelen en de toegankelijkheid en inpassing van woningen bedrijven die aan het Burgersterrein grenzen. Naast bovengenoemde onderwerpen staat het belanghebbenden vrij om ook andere onderwerpen bespreekbaar te maken, mits deze binnen de scoop van het projectgebied en de ontwerpfase passen. Met een aantal partijen, waaronder maatschappelijke belangenorganisaties en de industrie, zullen bilaterale overlegmomenten worden gepland waarin ruimte is voor de specifieke thema’s die voor deze partijen van belang zijn, zodat deze voldoende worden belicht.
5.3 Participatieniveau In bijlage 1 is een zogenoemde participatieladder opgenomen waarin verschillende niveaus van participatie zijn toegelicht. In tabel 2 is per belanghebbende partij aangegeven op welk niveau zij kunnen participeren. Voor de meeste partijen geldt dat zij een adviserende rol krijgen. Ze worden gevraagd vanuit hun eigen standpunt en belang inhoudelijk te reageren op de voorgenomen plannen. De dorpsraad Eerbeek-Hall, de Wijkraad Eerbeek Zuid en de Ondernemersvereniging Eerbeek krijgen een raadplegende rol. Zij behartigen de belangen van hun achterban. Vanuit die rol worden ze gevraagd te toetsen of hun achterban voldoende kansen krijgen om hun standpunt toe te lichten. Van deze partijen wordt geen inhoudelijke inbreng gevraagd omdat hun eigen achterban dat op persoonlijke titel kan doen en zo ook de diversiteit onder hun leden in beeld gebracht kan worden. De toegekende participatieniveaus zijn specifiek van toepassing op deze fase in het ontwerpprocesfase. Gedurende het proces kan hiervan, mits goed onderbouwd, van worden afgeweken. Ook in vervolgfasen van de planvorming kunnen de rollen van betrokken partijen nog wijzigen.
5.4 Rol van het college/de raad in het participatieproces De rol van de gemeenteraad en het college is die van de Selector (zie bijlage 2). Het ontwerpproces resulteert in meerdere varianten. Het is uiteindelijk aan het college en de raad om te bepalen welke van de varianten als schetsontwerp wordt vastgesteld en als basis geldt voor de verdere planuitwerking en realisatiefase. 15
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
5.5 Rol van de Stuurgroep in het participatieproces De partijen die zitting hebben in de Stuurgroep komen eens in de 2 tot 3 maanden bijeen of eerder wanneer daar aanleiding toe is. Voordat stukken worden voorgelegd aan de gemeenteraad, wordt de Stuurgroep geïnformeerd en gevraagd advies uit te brengen, zowel over het participatieproces als over inhoudelijke aspecten van het project. Hiertoe stelt de omgevingsmanager (in samenspraak met de programmamanager en de projectleider) notities op die geagendeerd worden voor de stuurgroepvergadering. Afstemming met de achterban (intern) verzorgen de stuurgroepleden zelf. Indien nodig kan de omgevingsmanager een ondersteunde rol spelen. Minimaal 2x per jaar nemen vertegenwoordigers uit de dorpsraad Eerbeek Hall en de wijkraad Eerbeek Zuid deel aan de stuurgroepvergadering. De dorps- en wijkraad adviseren de stuurgroep over communicatie en participatie op strategisch niveau. Zowel de dorps- en wijkraad als de stuurgroepleden kunnen agendapunten agenderen. Tijdens de eerste stappen van het participatieproces worden de plannen naar belanghebbenden gepresenteerd als plannen van de gemeente. De opbrengst van de geplande participatiemomenten met het brede publiek wordt na elke participatieronde verwerkt in de plannen, waarna de plannen in concept aan de stuurgroep van programma Eerbeek-Loenen 2030 worden voorgelegd.
Dit vindt plaats voordat de plannen ter besluitvorming worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Nadat de stuurgroep hiermee heeft ingestemd worden de plannen vervolgens verder gepresenteerd onder de vlag van programma Eerbeek-Loenen 2030 en daarmee van de programmapartners.
5.6 Rol van overige projectgroepen in het participatieproces Het programma Eerbeek-Loenen 2030 omvat meerdere projecten die onderling nauw verbonden zijn, zie ook paragraaf 2.3. Voor zover dit projecten betreft die door gemeente Brummen worden getrokken, zijn hierbij veelal dezelfde projectleiders en vakspecialisten betrokken. Frequent intern overleg borgt de afstemming tussen deze projecten. De ontsluiting van het Burgersterrein voor gemotoriseerd verkeer en fiets- en wandelverkeer is een belangrijk aandachtspunt in dit project en heeft, vooral waar het de Loubergweg betreft, sterke raakvlakken met het project Wegennet. Provincie Gelderland is voor het project wegennet de trekkende partij. Door regelmatig overleg tussen de projectteams van het Burgersterrein en project Wegennet zorgen we voor een goede onderlinge afstemming van beide projecten. Daarin staat centraal het creëren van toekomstbestendige en veilige oplossingen voor de aansluiting van het Burgersterrein op de Loubergweg, voor een veilige oversteekmogelijkheid over de Loubergweg voor langzaam verkeer en voor behoud van voldoende doorstroming op de Loubergweg zelf.
5.7 Participatiemiddelen Centraal in het participatietraject staan twee participatiebijeenkomsten. In elk geval de eerste bijeenkomst bestaat uit een informerend deel en een deel waarin belanghebbenden en geïnteresseerden wordt gevraagd hun meningen, wensen en zorgen op tafel te leggen. Daarbij is ruimte voor discussie. Tijdens de tweede bijeenkomst wordt toegelicht hoe de inbreng van de eerste bijeenkomst is verwerkt. Ook hier is gelegenheid om te reageren op het ontwerp. De vorm waarin de tweede bijeenkomst wordt gegoten hangt af van het aantal deelnemers én van de hoeveelheid opmerkingen die tijdens de eerste bijeenkomst is opgehaald. 16
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
Aanvullend worden bilaterale overleggen gepland met een aantal specifieke partijen. Hiermee zorgen we er enerzijds voor dat het belang dat zij vertegenwoordigen voldoende aan bod komt in het participatietraject. Anderzijds voorkomen we hiermee dat belangen van inwoners en ondernemers tijdens de participatiebijeenkomst mogelijk in de schaduw komen te staan van het belang van grote of sterk vertegenwoordigde partijen. Onderstaand overzicht geeft per betrokken partij het niveau weer waarop in deze projectfase geparticipeerd kan worden en de momenten die zich daarvoor tijdens het project het best lenen.
17
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
Tabel 2, overzicht participatieniveau en -middel per belanghebbende partij Belanghebbende partij Gemeente Brummen Provincie Gelderland
Participatieniveau Organiseren, beslissen Co-productie
Participatiemiddel
Omgevingsdienst (OVIJ) Inwoners directe omgeving Ondernemers en organisaties directe omgeving Veluwonen IKEL Inwoners Eerbeek (breed) Ondernemers centrum Eerbeek Dorps- en wijkraden Ondernemersvereniging Eerbeek (OVE) Veilig Verkeer Nederland (VVN) Maatschappelijke Adviesraad Brummen (MAR) Stichting Welzijn Brummen (jongerenwerk) Klankbord toerisme Veiligheidsregio Noord Oost Gelderland (VNOG) Nutsbedrijven
Adviseren Adviseren Adviseren
Doorlopend meenemen in project 1:1 gesprek Informatie-avonden Informatie-avonden
Adviseren en co-productie Adviseren Adviseren Adviseren Raadplegen Raadplegen
1:1 gesprek, informatie-avonden 1:1 gesprek, informatie-avonden Informatie-avonden Informatie-avonden 1:1 gesprek informatie-avonden 1:1 gesprek informatie-avonden
Adviseren Adviseren
1:1 gesprek, informatie-avonden 1:1 gesprek, informatie-avonden
Adviseren
1:1 gesprek, informatie-avonden
Adviseren Adviseren
1:1 gesprek, informatie-avonden 1:1 gesprek
Adviseren
1:1 gesprek
18
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
6 Communicatieplan Participatie is het meest effectief als de juiste partijen in voldoende mate en op de juiste momenten in het proces aansluiten. Dit vraagt om voldoende betrokkenheid onder alle doelgroepen. Voldoende en zorgvuldige communicatie is daarbij onmisbaar. Met goede en tijdige communicatie is de kans het grootst dat de doelgroepen worden bereikt en zij zich uitgenodigd voelen met de planvorming mee te denken. In onderstaande paragrafen wordt hierop nader ingegaan.
6.1 Kernboodschap De kernboodschap vormt de basis voor vrijwel alle communicatie met de omgeving rond de ontwikkeling van het Burgersterrein. De kernboodschap kan gedurende het verloop van het project worden genuanceerd. Voor deze fase in het project is de kernboodschap voor de omgeving tweeledig en luidt als volgt: 1 We werken aan een ontwerp voor het Burgersterrein dat optimaal bijdraagt aan de leefbaarheid van Eerbeek, past binnen de doelen van het Programma Eerbeek-Loenen 2030 en tegemoetkomt aan de grote vraag naar nieuwe woningen vanuit diverse doelgroepen. Dat doen we graag samen met inwoners en ondernemers van Eerbeek. Denk en werk mee aan een goede basis voor verdere planvorming voor het Burgersterrein! 2 We gaan met ingang van deze projectfase voortvarend en efficiënt te werk zodat de gemeenschap van Eerbeek zo snel mogelijk de concrete resultaten van de plannen kan ervaren.
6.2 Communicatiemiddelen Duidelijk is dat we een interactief proces volgen waarin open en transparante communicatie centraal staat. De doelstellingen van dit proces komen voort uit van het samenwerkingsprogramma Eerbeek-Loenen 2030. Via de kanalen van dit programma worden de belangrijke mijlpalen van dit project gecommuniceerd. Het gaat hierbij om de website www.eerbeekloenen2030.nl en de bijhorende nieuwsbrief. Binnen het programma Eerbeek-Loenen 2030 is de gemeente trekker van dit project. Voor inwoners en andere partijen is de gemeente ook een herkenbare en bekende partij, met voor hen vertrouwde en laagdrempelige communicatiemiddelen. Vandaar dat voor de proces- en inhoudelijke communicatie over dit project, de gemeentelijke communicatiekanalen worden gebruikt. Welke dit zijn geven we hieronder weer.
19
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
Tabel 3, overzicht in te zetten communicatiemiddelen Middel Website
Social media
Nieuwsbrief (digitaal)
Bijeenkomsten
GemeenteThuis
Persberichten/persmeeting
Wijk- en dorpsraden
Persoonlijk contact
Brieven
Ondersteunende middelen
Servicepunt
Interne communicatie
Toelichting De voortgang rond het project wordt beschreven op de projectpagina op de website www.eerbeekloenen2030.nl met daarbij een verwijzing naar de gemeentelijke pagina: www.brummen.nl/ruimtevooreerbeek. Hier is een overzicht te vinden van alle gemeentelijke projecten, waaronder diverse concrete initiatieven. Een daarvan is dit project. Deze webpagina bevat altijd de laatste informatie en is de bron van alle documenten die gedurende het (participatie- en besluitvormings)proces worden gedeeld. We zetten de vertrouwde sociale media kanalen in (met name Facebook, Twitter en Instagram) om informatie te verstrekken en bij te dragen aan een positieve houding van betrokkenen. De gemeente verstuurt wekelijks een online nieuwsbrief met het laatste gemeentelijke nieuws. Ook nieuwsberichten over dit project worden daarin opgenomen. Ook de periodiek verschijnende nieuwsbrief van Eerbeek-Loenen 2030 wordt ingezet om de belangrijkste mijlpalen over het voetlicht te brengen. Inspraak- of informatiebijeenkomsten spelen een belangrijke rol bij het ophalen van alle signalen, wensen en ideeën. We realiseren ons dat dit altijd in twee stappen moet gebeuren: ophalen en daarna ook de resultaten ervan terugkoppelen. Uiteraard maken we gebruik van de goed gelezen gemeentepagina GemeenteThuis om nieuws over dit programma naar buiten te brengen.
Door de lokale en regionale media tijdig en zo volledig mogelijk te informeren, dragen we bij aan een goede berichtgeving over dit project in de lokale en regionale media. Er is periodiek afstemming met de beide wijk- en dorpsraden in Eerbeek. Dit om met hen het (participatie)proces te bespreken. De beide raden zijn op dit aspect betrokken, zij kiezen er voor niet inhoudelijk over dit project te adviseren. Zeker bij gevoelige onderwerpen of cruciale partijen is persoonlijk contact heel belangrijk. Denk ook aan één-op-één gesprekken en bilateraal overleg. Naast de projectleider speelt ook de omgevingsmanager hierbij een actieve rol. Om afspraken met specifieke personen/organisaties vast te leggen. Of om heel gericht mensen te informeren. Bijvoorbeeld huis-aan-huis in een bepaald gebied (direct omwonenden). Gedurende het proces kan het handig zijn om specifieke communicatiemiddelen in te zetten om de informatie goed over te brengen. Het kan hierbij gaan om flyers, banners, tekeningen/visuals of wellicht ook een kort filmpje. Waar nodig worden deze middelen ontwikkeld en (ruim) verspreid via de vertrouwde communicatiekanalen. In het Servicepunt wordt een vaste stand in gericht met het laatste nieuws over dit project (denk aan tekeningen, schetsen, achtergrondinformatie en planningsinformatie).
Ook worden hier de overkoepelende doelen van het programma Eerbeek-Loenen 2030 toegelicht. Tijdens openingstijden kan men altijd binnenlopen en de informatie bekijken. Eenmaal per week is er ook een inhoudelijk programmamedewerker aanwezig. Dit moment wordt dan ook actief gecommuniceerd als ‘inloopspreekuur’. Via de intranetpagina Binnenplein houden we gemeentelijke collega’s op de hoogte, daarnaast wordt ook de communicatiewerkgroep Eerbeek-Loenen 2030 actief op de hoogte gehouden, evenals de Stuurgroep Eerbeek-Loenen 2030.
20
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
7 Agenda De communicatie- en participatiekalender op de volgende pagina’s somt de belangrijkste communicatie- en participatiemomenten van deze projectfase. De kalender moet worden beschouwd als een dynamische planning. Afhankelijk van de mate waarin de belanghebbenden worden bereikt, van hun betrokkenheid en van eventuele tussentijdse feedback, kan worden besloten stappen tussen te voegen of te kiezen voor een andere aanpak. Belangrijk is daarin wel dat reeds aangekondigde participatiemomenten te allen tijde doorgang vinden.
21
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
Tabel 4, communicatie- en participatieagenda Datum juni ‘23
Moment Voorbespreken CPP en voorgenomen projectplanning Voorbespreken CPP en voorgenomen projectplanning Publiceren eerste aankondiging Publiceren nadere info participatie
Doelgroep/actor Dorpsraad Eerbeek-Hall Wijkraad EerbeekZuid OVE
Doel Informeren over de wijze waarop inwoners worden betrokken bij de planvorming.
Gemeenteraad Alle doelgroepen
Aankondiging start planvorming. Werken aan betrokkenheid en vertrouwen. Verstrekken nadere informatie over participatie.
juni ’23 week 26
Bestuurlijk overleg IKEL
IKEL
Bespreken voorlopige plannen Burgersterrein (en Spoorzone)
aug ‘23
Publiceren herinnering infoavond
Gemeenteraad Alle doelgroepen
Bereik van zo veel mogelijk belanghebbenden.
4 sept ‘23
Informatie en ophaalavond
Inwoners en ondernemers Wijk- en dorpsraad OVE
Werken aan betrokkenheid en ophalen input uit gemeenschap. Presenteren drie denkrichtingen en inbrengen wensen, meningen en zorgen brede publiek
juli ‘23
juli ’23 Week 27 juli ’23 Week 28
Gemeenteraad Alle doelgroepen
Informeren over de wijze waarop ondernemers worden betrokken bij de planvorming
Boodschap Inwoners worden uitgenodigd mee te denken en input te leveren over de planvorming. Worden bewoners hiermee voldoende betrokken? Ondernemers worden uitgenodigd mee te denken en input te leveren over de planvorming. Worden ondernemers hiermee voldoende betrokken? Bekendmaken dat gewerkt wordt aan nieuwe plannen voor Burgersterrein en dat nadere informatie volgt eind juni. Verstrekken nadere informatie: participatie start na de zomer, u bent uitgenodigd.
Herinneren belanghebbenden mogelijkheid tot aanmelden voor informatieavond. Kenbaar maken informatie op servicepunt Eerbeek. Op basis van kaders en programmadoelen is een eerste ontwerp (praatplaatje) verbeeld. We horen heel graag wat u ervan vindt, wat goed is, beter kan of heel anders moet.
22
Middel Vooraf toesturen CPP ter kennisname en 1:1 gesprek. Overlegruimte Toesturen communicatie- en participatieagenda en 1:1 gesprek. Overlegruimte Pers, website, social media
Pers, website (programma en gemeente), social media, direct belanghebbenden op rechtstreekse uitnodiging, nieuwsbrief (programma en gemeente).
Pers, website, social media
Informatieavond voor brede publiek. Presentatie en in kleine groepen uiteen om input op te halen (model world café of vergelijkbaar)
Personen Ralph de Jong
Ralph de Jong
Gert-Jan van Dijk
Gert-Jan van Dijk
Steven van de Graaf, Karlijn Looman, Ralph de Jong Gert-Jan van Dijk
Ralph de Jong Thijs Harkema/ Matthijs Harkema Karlijn Looman Rob Aben Steven van de
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Datum
sept-okt ’23
sept ‘23 week 37 sept ‘23 week 37/38 n.t.b.
29 sept ‘23
sept-okt ‘23 week 36-38
Moment
Definitief 12 oktober 2023
Doelgroep/actor
Doel
Boodschap
Middel Personen Overlegruimte, presentatieGraaf materiaal, gespreksleiders (afh van aanmeldingen) InformatieAlle doelgroepen Belanghebbenden gelegenheid Gemeente is transparant in de Visuele middelen (plankaart, Thijs Verkaik / voorziening bieden zich vooruitlopend op planvorming en stelt een ieder in de korte tekstuele toelichting) Matthijs Harkema servicepunt participatiemomenten te gelegenheid zijn/haar mening en ideeën te in het Servicepunt, Karlijn Looman Eerbeek verdiepen in de plannen en delen. aanwezigheid van Ralph de Jong vragen te stellen. programmamedewerker. Intern afstemmen hoe input bewoners wordt verwerkt voordat verdere gesprekken worden gevoerd. Per ingebracht punt benoemen of dit in de denkrichtingen wordt overgenomen en hoe / of dit niet in de denkrichtingen wordt overgenomen en waarom niet. Tussentijdse evaluatie participatieproces Tussentijdse afstemming gemeente en provincie, samenhang ontwerp Burgersterrein en overige EL2030 projecten. Toetsen raakvlakken Burgersterrein en andere projecten, waaronder ten minste Spoorzone, Wegennet, Wasacker en PEC. Betrokken partijen nader te bepalen. Presenteren Ondernemers Informeren over stand van zaken We hebben een eerste versie van het Presentatie tijdens Karlijn Looman, stand van zaken Eerbeek en vervolg.
Eventueel ruimte voor voorlopig ontwerp uitgewerkt en dit vond algemene ledenvergadering Thijs Verkaik/ SO aanvullende vragen. de gemeenschap daarvan. OVE. Vindt plaats op Matthijs gemeentehuis Harkema, Ralph Presentatiemateriaal de Jong, (Rob Aben?) Presentatie en Gemeenteraad Informeren over stand van zaken, Nieuwe planvorming is gestart, Presentatie en locatiebezoek Thijs Verkaik/ locatiebezoek College aanpak en planning, in de week gemeenschap wordt betrokken, met. Te combineren met Matthijs Harkema raad en college leggen, besluitvorming in besluitvorming voorzien in dec ’23. Spoorzone. Karlijn Looman, december. Overlegruimte Rob Aben, Ralph Presentatiemateriaal (ntb) de Jong InformatieSpecifieke Werken aan betrokkenheid en We horen graag specifieke wensen en 1:1 gesprekken of Ralph de Jong gesprekken stakeholders ophalen input van specifieke ideeën vanuit uw perspectief. gesprekken met kleine Thijs Verkaik/ specifieke (nader te stakeholder. groepen. Indien belang niet Matthijs Harkema stakeholders bepalen): te groot is, is ook Veluwonen, VVN teamsoverleg een optie. MAR, FBE Overlegruimte/Teams
23
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Datum 9 okt ‘23 week 41
Definitief 12 oktober 2023
Moment Presenteren bijgewerkt nieuwe ontwerpen
Doelgroep/actor Inwoners en ondernemers Wijk- en dorpsraad OVE
Doel Laten zien hoe input is verwerkt, verantwoorden waarom input wel of niet is overgenomen.
eind okt ’23 week 43
Publicatie resultaat participatie
Gemeente raad College Alle doelgroepen
Terugkoppelen aan breed publiek over betrokkenheid inwoners en ondernemers en de uitkomst daarvan
begin nov ‘23 week 44/45 nov ‘23 week 45
Aanleveren stukken
College
Voorbereiding besluitvorming
Evalueren participatietraject
Wijk- en dorpsraad OVE
dec ‘23
Raadsforum: Collegevoorstel over inrichting plangebied Raadsverg.: collegevoorstel over Inrichting en voorkeursvariant Publicatie besluit raad voorkeursvariant en vervolg
Gemeente raad College Alle doelgroepen
dec ‘23
dec ‘23
Boodschap Ingebrachte punten zijn serieus in overweging genomen, we waarderen inzet uit gemeenschap.
Middel Informatieavond (vooraf aanmelden). Ruime overlegruimte Presentatiemateriaal
Duidelijk maken dat alle belanghebbenden de kans hebben gekregen mee te denken, wat daarmee is gebeurd en hoe nu verder (informerend, hier worden nog geen projectresultaten gedeeld)
Pers, website (programma en gemeente), social media, nieuwsbrief (programma en gemeente).
Bespreken aanpak en resultaat communicatie en participatie, bepalen verbeterpunten voor volgende planfases. inhoudelijke vragen en mogelijkheid voor insprekers
We hechten waarde aan de betrokkenheid van inwoners en ondernemers en verbeteren dit waar mogelijk.
Overlegmoment met vertegenwoordigers van de drie partijen.
Zijn er nog onduidelijkheden? En wat vinden de insprekers ervan?
Gemeenteraad College Alle doelgroepen
Raad neemt besluit over welke variant wordt vastgesteld
Wat vindt de gemeenteraad?
Pers, website (programma en gemeente), social media, nieuwsbrief (programma en gemeente). Pers, website (programma en gemeente), social media, nieuwsbrief (programma en gemeente).
Alle doelgroepen
Delen voortgang met brede gemeenschap en informeren over vervolgfasen van de planvorming.
We hebben een belangrijke stap gezet en gaan vanaf hier verder. We houden u graag aan boord.
24
Pers, website (programma en gemeente), social media, nieuwsbrief (programma en gemeente).
Personen Ralph de Jong, Thijs Verkaik/ Matthijs Harkema Karlijn Looman, Rob Aben, Steven van de Graaf Gert-Jan van Dijk
Ralph de Jong
Gert-Jan van Dijk
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
8 Organisatie, kosten en risico’s 8.1 Organisatie Communicatie en participatie rond de planvorming voor het Burgersterrein wordt georganiseerd en uitgevoerd door gemeente Brummen. De betrokken ontwerper wordt gevraagd de plannen toe te lichten tijdens een deel van de participatiemomenten.
8.2 Kosten De kosten voor het participatietraject worden nader bepaald. De volgende kostenposten zijn van toepassing: - Inzet uren medewerkers gemeente - Kosten inhuur externe deskundigen (ontwerper) - Kosten voor de huur van overlegruimte tijdens een deel van de informatiemomenten - Kosten voor drukwerk en ander presentatiemateriaal Kosten voor communicatie en participatie rond dit project worden gedragen conform de bepalingen die hierover zijn opgenomen in de SOK van programma Eerbeek-Loenen 2030.
8.3 Risico’s Voor dit communicatie- en participatieplan kan een aantal risico’s worden benoemd, waarmee op voorhand rekening moet worden gehouden: - In het verleden zijn bewoners en ondernemers meegenomen in meerdere participatietrajecten. Een deel van die plannen is uiteindelijk gestrand. Als gevolg hiervan is het aannemelijk (en begrijpelijk) dat bewoners en ondernemers een afwachtende of zelfs sceptische houding aannemen ten aanzien van participatie in een nieuwe ronde van planvorming, óf juist overmatig kritisch zijn. In beide gevallen kan dat een constructieve participatie in de weg staan. Een open, transparante en positieve insteek vanuit de gemeente kan dit mogelijk (deels) voorkomen. -
Dit participatieplan gaat over de fase van het schetsontwerp. In de volgende planfase vindt verdere planuitwerking plaats. Het is daarbij niet ondenkbaar dat het plan op onderdelen aangescherpt, gewijzigd of vereenvoudigd moet worden. Dit kan ertoe leiden dat onder participanten de indruk ontstaat dat hun eerdere inbreng wordt genegeerd en het draagvlak afneemt. Een goede uitleg over deze en volgende planfases en goed verwachtingsmanagement vanuit de gemeente is in dit kader een vereiste.
-
De projectplanning en de daarmee samenhangende planning van het participatietraject is vrij krap en ambitieus. Tijdig plannen en vastleggen van overlegmomenten verkleint het risico op uitlopen van deze planning.
-
Behalve voor het Burgersterrein wordt de Eerbeekse gemeenschap ook voor andere projecten gevraagd te participeren. Bij te veel participatietrajecten in een korte tijd bestaat het risico op zogenoemde participatiemoeheid waardoor de doelgroepen onvoldoende bereikt kunnen worden. Goede afstemming tussen verschillende projecten is daarom van belang. 25
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
Bijlage 1 Participatieniveaus We hanteren een vrije interpretatie van de participatieladder. Deze zijn niet in beton gegoten. Definities zijn weliswaar nodig om wederzijdse verwachtingen helder te krijgen, maar denk vooral zelf na over wat passend en correct is. Het gaat bij participatie vooral om vertrouwen. Het opbouwen van een gelijkwaardige relatie met participanten door transparant te zijn, afspraken na te komen en helder te communiceren moet daaraan bijdragen. Zo wordt op respectvolle en serieuze wijze omgegaan met de samenleving en kan het college komen tot goede, gedragen oplossingen. We onderscheiden een aantal niveaus van ruimte geven:
Participatieniveau Zelf organiseren
Meebeslissen
Coproductie
Bewoners, ondernemers, etc. Organiseren en voeren zelf projecten uit Zijn medeverantwoordelijk voor de beslissingen Werken intensief met de gemeente mee aan plannen of beleid
Adviseren
Genereren ideeën en oplossingen voor een goed advies binnen een beleidsthema
Raadplegen
Geven hun mening of kennis over een beleidsonderwerp
Informeren
Nemen kennis van de informatie
De gemeente Doet niets, ondersteunt of faciliteert, in overleg en al naar gelang mogelijkheden en behoeften van alle betrokkenen Laat (deel) beslissingen over aan bewoners, binnen vooraf door de gemeente gestelde kaders. Bepaalt de kaders en werkt vervolgens intensief met bewoners samen. Besluitvorming over gemeentelijke inzet van middelen en bevoegdheden is voorbehouden aan het gemeentebestuur Vraagt op door gemeente afgebakende thema’s advies aan bewoners. Weegt adviezen van alle belanghebbenden en maakt afwegingskaders inzichtelijk. Besluitvorming is voorbehouden aan gemeentebestuur. Vraagt de mening van bewoners over een onderwerp, bijvoorbeeld de keuze tussen twee oplossingen. Besluitvorming is voorbehouden aan het gemeentebestuur. Het bestuur houdt daarbij rekening met de ingebrachte meningen. Informeert bewoners over proces en inhoud van haar plannen
Voorbeelden van instrumenten Burgerinitiatief
Wijk- of dorpsbudget Referendum Convenant Werkatelier
Klankbordgroep Adviesraad Digitaal debat Crowdsourcing
Bewonerspanel Expertgroep Adviesraad Crowdsourcing
Inloopbijeenkomst Huis-aan-huisblad
26
Communicatie- en participatieplan Burgersterrein Projectfase Schetsontwerp
Definitief 12 oktober 2023
Bijlage 2 Rollen college en raad Overzicht van de rollen die door college en raad kunnen worden vervuld, inclusief voordelen en valkuilen. De Facilitator De facilitator zorgt dat anderen een mooi resultaat bereiken. Als facilitator ondersteunt de portefeuillehouder anderen bij het proces. Mogelijke taken: optreden als gespreksleider, bemiddelaar of soms als scheidsrechter. Organiseren van ontmoetingen, scheppen van randvoorwaarden zoals het beschikbaar stellen van ondersteuning door experts. Aandachtspunten: - Een onafhankelijke opstelling is cruciaal - Alleen zinnig als het bestuur zich vooraf conformeert aan de uitkomst van het participatieproces De Selector De selector wil nog iets te kiezen hebben aan het einde van een interactief proces. Aandachtspunten: - Geef vooraf aan wat voor voorstel wordt verwacht. Bijv. drie uitgewerkte concurrerende plannen of een groslist aan ideeën - Maak vooraf helder hoe de selectie wordt gemaakt. Bedenk wat de criteria zijn en wie mag mee beslissen - Koppel aan alle betrokkenen terug wat het besloten is. Benoem de afwegingen.
De Deelnemer De deelnemer doet mee aan het interactieve proces en gaat het gesprek aan met inwoners en maatschappelijke organisaties. De rol als deelnemer is een leerzame en goed voor het contact met burgers. Aandachtspunten: - Meedenken mag, maar stel vooral vragen. - Luisteren naar burgers staat centraal - een interactief proces is geen politieke arena - Meedoen schept verwachtingen: kan het college een plan verwerpen waarin het zelf heeft meegedacht? En hoe verhoudt het collegestandpunt zich tot het standpunt van de portefeuillehouder? Heldere afspraken maken. De Adaptor De adaptor accepteert de uitkomsten van een interactief proces, zolang die binnen de gestelde kaders vallen. De open houding van een adaptor vereist zorgvuldigheid: Aandachtspunten: - Wees rolvast. Afspraak is afspraak - Zorg voor tussentijdse afstemmingsmomenten om verrassingen te voorkomen. Voor bijsturen geldt: ‘hoe vroeger, hoe beter’.
27