083 - Verordening Auditcommissie

Verordening op de auditcommissie gemeente Brummen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a

Accountant: de in de Controleverordening gemeente Brummen bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

b

Auditcommissie: de auditcommissie van de gemeente Brummen;

c

College: college van burgemeester en wethouders;

d

Commissie: auditcommissie;

e

Forum: de voorbereidende vergadering voor de besluitvormende raadsvergadering;

f

Procesmanager SAF: manager voor het proces Strategie, Advisering en Financiën;

g

Raad: de gemeenteraad;

h

Voorzitter: voorzitter van de auditcommissie;

I Planning en Control: Het geheel van activiteiten die uitgevoerd moeten worden om duidelijk te maken wat in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van een bestuurlijk proces (Planning), de rapportage daarover en de benodigde bijsturing en uiteindelijke verantwoording over de behaalde resultaten aan het bestuur (Control). Artikel 2 Auditcommissie 1 Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de auditcommissie. De auditcommissie dient een evenwichtige afspiegeling van de gemeenteraad te zijn. 2 Het doel van de auditcommissie is het ondersteunen van de raad in zijn controlerende rol en bij de planning en control cyclus. Met als aandachtspunt

de beoordeling van de doelmatigheid, rechtmatigheid en de onderbouwing van de planning en control-stukken. 3 De auditcommissie bestaat uit 4 door de raad afgevaardigde leden. 4 De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. De auditcommissie kan bepalen of hierbij gerouleerd wordt. 5 De griffier (of plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en is aanwezig bij de vergaderingen. 6 De griffier stelt een vergaderschema op met de commissie aan het begin van ieder kalenderjaar. 7 Voorafgaand aan iedere vergadering bereidt de voorzitter de vergadering samen met de griffier en concerncontroller voor. 8 De commissie kan worden bijgestaan door adviseurs, te weten: gemeentesecretaris of de procesmanager SAF, de concerncontroller en de griffier. Agenda afhankelijk nodigt de voorzitter de adviseurs uit. 9 De accountant treedt op als externe adviseur van de commissie. Agenda afhankelijk nodigt de voorzitter de accountant uit. 10 De commissie kan andere interne of externe adviseurs uitnodigen bij een vergadering aanwezig te zijn. Artikel 3 Benoeming en ontslag leden 1 De raad benoemt de leden van de auditcommissie uit haar midden. 2 De leden van de auditcommissie worden voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad aangewezen.

3 De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze van de commissie en het bevorderen van een zorgvuldige advisering. 4 Het lidmaatschap van een lid eindigt: a. Bij het verlies van hoedanigheid als raadslid, b. Op eigen verzoek,

c. Bij ziekte en overlijden, d. Door een met redenen omkleed besluit van de raad. Artikel 4 taken 1 De commissie bereidt de selectie van de accountant voor. 2 De commissie beoordeelt de planning en control-stukken op rechtmatigheid en doelmatigheid en op een voldoende onderbouwing. 3 De commissie bespreekt de onderzoeken van het college (ex artikel 213a Gemeentewet). 4 De commissie is een adviesorgaan van de gemeenteraad ten behoeve van planning en control. Artikel 5 Vergaderingen 1 De commissie vergadert zo vaak als nodig is voor een goed functioneren van de commissie. 2 Een vergadering vindt enkel doorgang als de meerderheid van het aantal leden aanwezig is. 3 Bij het niet doorgaan van de vergadering wijst de voorzitter zo spoedig mogelijk een nieuwe vergaderdatum aan. 4 De vergaderingen worden zoveel mogelijk jaarlijks van te voren vastgelegd. 5 De vergaderingen worden bijeengeroepen door de voorzitter van de commissie. Een agenda dient ten minste zeven dagen voor de vergadering in het bezit te zijn van de leden en de vaste adviseurs. 6 De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie, waaronder begrepen: a. Het voorbereiden van de agenda, b. Het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, c. Het leiden van de vergaderingen, d. Het bewaken van de naleving van de doelstelling van de commissie.

7 Een van de leden van de auditcommissie treedt naar buiten op als woordvoerder van de commissie en koppelt na elke vergadering de bevindingen mondeling terug aan de raad via het forum. 8 De griffier draagt zorg voor het opstellen van een verslag van de vergadering. Het verslag wordt aangeboden aan de leden van de raad. 9 De griffier draagt zorg voor archivering van de stukken. Artikel 6 Wijze van advisering 1. De commissie brengt schriftelijk advies uit aan de leden van de raad. 2. Als de commissie niet tot een eensluidend advies komt, worden alle standpunten die in de commissie aan de orde zijn geweest aan de leden van de raad voorgelegd. Artikel 7 Openbaarheid vergaderingen en vergaderstukken 1. De vergaderingen van de commissie vinden plaats achter gesloten deuren en zijn niet openbaar. 2. De adviezen van de commissie en de verslaglegging van de vergaderingen van de commissie worden via de lijst met ingekomen stukken van de raad aan de raadsleden kenbaar gemaakt. Daarnaast worden de verslagen per e-mail naar de raadsleden gestuurd. Tenzij er geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 25, tweede lid, of artikel 86 van de Gemeentewet. Artikel 8 Evaluatie en onvoorzien 1 De raad evalueert het functioneren van de commissie minimaal één maal per zittingsperiode van de raad. Hierbij wordt tevens beoordeeld of deze verordening moet worden aangepast.

2 Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie met in achtneming van de doelstelling van de commissie. Artikel 9 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking een dag na bekendmaking.

2. Het protocol rekeningcommissie vastgesteld bij raadsbesluit van 22 april 2010 met kenmerk RB11.0018 en laatstelijk gewijzigd op 17 december 2014 bij raadsbesluit met kenmerk RB14.0106, wordt ingetrokken. Artikel 10 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening auditcommissie Brummen.