(073) I-Visie Brummen 2024-2027 (D431441)

431441

I-VISIE 2024-2027

Inhoud Voorwoord ..................................................3 Leeswijzer ............................................. 4 1.

Managementsamenvatting ..................5

2.

i-visie in een brummense context ........7 2.1 Maatschappelijke opgaven .............. 7 2.2 Wettelijke opgaven .......................... 8 2.3. Organisatorische opgaven ............. 9 2.4 Speerpunten I-visie ......................... 9

3.

Concretisering speerpunten ..............11 3.1 Toegankelijke en eigentijdse dienstverlening als norm ..................... 11 3.2 Naar een datagedreven organisatie ............................................................ 13 3.3 Versterken effectiviteit en efficiency bedrijfsvoering met informatiewetten ... 14 3.4. Werken aan een efficiënte organisatie........................................... 16

4.

Borging ..............................................18

Bijlage 1 - Verantwoording........................20 Bijlage 2 - planning ...................................23

VOORWOORD De mate waarin digitale ontwikkelingen invloed hebben op de samenleving neemt steeds meer toe. De inzet van digitale toepassingen in de dienstverlening en bedrijfsvoering van een gemeente biedt kansen, maar kan ook gevaren met zich meebrengen. Hackers proberen ‘gaten’ te vinden in de veiligheid van gemeentelijke netwerken, en daar moet voortdurend op gelet worden. Door een steeds breder gebruik van data is de bescherming van de privacy een continu aandachtspunt. Een nieuwe ontwikkeling is het gebruik van Artificiële Intelligentie (AI) in digitale toepassingen. Dit gebeurt al zonder dat we er erg in hebben en het is nog onbekend wat dit de komende jaren gaat betekenen en hoe de gemeente zich hiertoe gaat verhouden. Kortom, de digitale verandering is volop in beweging. Continue verandering en aanpassing zijn een gegeven. Dit betekent voortdurend anticiperen op nieuwe ontwikkelingen. In een snel veranderende en digitaliserende maatschappij is een actuele informatievisie (hierna: I-visie) noodzakelijk als kader voor de ontwikkeling van een toekomstbestendige informatievoorziening. Onze huidige I-visie sloot niet meer aan bij de huidige ontwikkelingen in de organisatie en maatschappij en was aan herziening toe. De gemeenteraad heeft met een motie een extra impuls gegeven aan het opstellen van deze Ivisie.

Een flexibele en uitgebalanceerde informatievoorziening is van groot belang om de maatschappelijke opgaven van de gemeente Brummen te verwezenlijken. Daarom is het nodig om blijvend te investeren in een goed functionerende informatievoorziening en in digitale toepassingen die bijdragen aan de doelen van de gemeente Brummen. De nieuwe I-visie is tot stand gekomen met een brede betrokkenheid van de hele organisatie, om zo een herkenbare en gedragen I-visie te realiseren. Een visie die past bij de context van de gemeente Brummen. In diverse interviews en bijeenkomsten is gesproken met medewerkers, het management, de portefeuillehouder en vertegenwoordigers van de raad. Zo zijn de behoeften en vraagstukken rondom de informatievoorziening in beeld gebracht. Naast één-op-één interviews met stakeholders, hadden tijdens een lunchsessie alle medewerkers de gelegenheid om een bijdrage te leveren. Ook is er een inspiratiesessie in de gemeenteraad geweest waar aan de hand van stellingen input is geleverd. Daarnaast is er aansluiting gezocht op andere visies en beleidsstukken, zoals het coalitieakkoord en de dienstverleningsvisie van de gemeente Brummen. In de I-visie is de meerjarige financiële prognose meegewogen. Zo is deze visie wel gericht op innovatie, maar gaat de visie niet ten koste van de continuïteit van de informatievoorziening.

Ontwikkelingen gaan heel snel en dat betekent dat een I-visie aan actualiteit onderhevig is. Deze I-visie is met de kennis van nu en verwachtingen van ontwikkelingen in de komende jaren opgesteld. Desalniettemin kan de I-visie in de loop van de tijd bijgesteld worden als gevolg van die actualiteit.

3

Leeswijzer • •

• • •

In hoofdstuk 1 is de managementsamenvatting omschreven met daarin welke speerpunten in de komende jaren voor de gemeente Brummen leidend zijn. In hoofdstuk 2 is beschreven welke maatschappelijke, wettelijke en organisatorische ontwikkelingen en opgaven relevant zijn voor de I-visie en richtinggevend zijn voor de speerpunten. In hoofdstuk 3 worden de speerpunten nader toegelicht en geconcretiseerd in opgaven en activiteiten die in de komende jaren aan de orde zijn. In hoofdstuk 4 is beschreven welke randvoorwaardelijke maatregelen nodig zijn om de I-visie te realiseren. In de bijlagen is een verantwoording gegeven over de verwachte kosten en de voorgestelde planning om een en ander te realiseren.

4

1. MANAGEMENTSAMENVATTING Als de informatievoorziening onvoldoende toekomstbestendig of robuust is ingericht en georganiseerd, dan heeft dit consequenties voor de dagelijkse bedrijfsvoering, de dienstverlening aan de omgeving en kan de gemeente op termijn niet voldoen aan wettelijke verplichtingen. De informatievoorziening is een strategisch instrument voor de bedrijfsvoering van de gemeente en een voorwaarde om de doelstellingen en opgaven te realiseren. Als we spreken over de 'informatievoorziening', dan omvat dit niet alleen de ICTinfrastructuur en werkplekinrichting. Het gaat ook over de wijze waarop we het informatiebeheer inrichten, data ontsluiten en de kwaliteit ervan bewaken. Maar ook, processen inrichten met behulp van applicaties, medewerkers trainen om effectief met informatie en applicaties om te gaan, informatie beveiligen en de privacy beschermen. Om dit mogelijk te maken heeft de gemeente Brummen de volgende speerpunten gedefinieerd: 1. Toegankelijke en eigentijdse dienstverlening als norm De inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners verwachten dat de gemeente Brummen effectief en efficiënt is georganiseerd. Daarbij wordt recht gedaan aan de diverse wensen en behoeften, binnen de wettelijke kaders. We realiseren dit door de juiste (technologische) keuzes te maken, waardoor we voldoen aan de wetgeving en de dienstverlening moderniseren. 2.

Naar een datagedreven organisatie De gemeente beschikt over veel (gestructureerde en ongestructureerde) data die kan bijdragen aan beleidsontwikkeling en -verantwoording en/of het verbeteren van de sturing. Bovendien wordt er meer openheid van de overheid verwacht door informatie te delen en toegankelijker te maken. Om data hiervoor te kunnen gebruiken, is het effectief kunnen ontsluiten van data randvoorwaardelijk. Dit stelt eisen aan de kwaliteit van de data, vraagt om investering in technische middelen en het vergroten van het databewustzijn van medewerkers en management. 3. Versterken effectiviteit en efficiency bedrijfsvoering met informatiewetten Door de wetgever (en Europese Unie) worden diverse informatiewetten geïnitieerd die niet alleen een verplichtend karakter hebben, maar ook een hefboom kunnen zijn om ambities waar te maken, zoals de vormgeving van de digitale dienstverlening en de inrichting van de informatiehuishouding van de gemeente. We gaan op efficiënte wijze voldoen aan deze wetgeving.

5

4. Werken aan een efficiënte organisatie Hoewel de gemeente te maken krijgt met een bezuinigingsopgave vanuit de Rijksoverheid, is het noodzakelijk om blijvend te investeren in de continuïteit van de informatievoorziening. Dit vraagt om een efficiënte organisatie die geen werk dubbel hoeft te doen. Duidelijkheid over ieders functie en verantwoordelijkheden én een overzichtelijk informatielandschap helpen hierbij. We werken als een efficiënte organisatie vanuit het proces. Door proactief te investeren in de continuïteit en optimalisatie van onze informatievoorziening, creëren we een stevig fundament voor een slagvaardige, innovatieve en toekomstbestendige gemeente. Omdat de toekomst soms ongewis is, moeten we een flexibele en wendbare houding hebben ten opzichte van het uitvoeren van acties rondom de I-visie. We bespreken daarom regelmatig de voortgang in het OT. Vanuit daar wordt gestuurd op de strategische koers, de prioritering van projecten en de bijbehorende capaciteit en middelen. Een heldere focus en duidelijke keuzes zijn hierbij van essentieel belang. Met deze I-visie bouwen we samen aan een digitale toekomst waar alle inwoners van onze gemeente de vruchten van plukken.

6

2. I-VISIE IN EEN BRUMMENSE CONTEXT Brummen kenmerkt zich als een groene gemeente waar leefbaarheid centraal staat. Onze inwoners hebben een nuchter karakter en hechten waarde aan persoonlijk contact en een pragmatische instelling ten opzichte van nieuwe ontwikkelingen. Een toekomstbestendige informatievoorziening is cruciaal om de maatschappelijke en organisatorische doelstellingen van de gemeente te behalen. Een I-visie geeft richting aan de ontwikkeling van en een kader voor de investeringen in de informatievoorziening. Om de I-visie te laten aansluiten bij de context van de gemeente Brummen, worden maatschappelijke, wettelijke en organisatorische opgaven als uitgangspunt genomen. Op basis van deze uitgangspunten en de uitkomsten van de diverse interviews en werksessies met medewerkers worden de speerpunten van de I-visie geformuleerd.

2.1 Maatschappelijke opgaven De komende jaren zijn de volgende maatschappelijke opgaven in Brummen actueel. Deze opgaven geven context aan de I-visie: Leefbaarheid: We investeren in een fijne, groene leefomgeving met aandacht voor economische ontwikkeling én sociale verbinding. Als gemeente zijn we er dan ook op gebrand dat de economische en leefbaarheidsbelangen in balans blijven, zodat iedereen hier fijn kan blijven wonen. Met een overwegend vergrijzende bevolking is sociaal contact erg belangrijk. Investeren in punten waar men samenkomt heeft onze prioriteit. Gebiedsgericht werken: We pakken opgaven in hetzelfde gebied in samenhang op. Op deze manier vergroten we de lokale betrokkenheid en samenwerking tussen belanghebbenden. We kunnen maatwerk verrichten waar gewenst, sneller reageren op lokale problemen en efficiënt onze middelen inzetten. Klimaat en duurzaamheid: Verduurzaming is een belangrijk thema in de gemeente, in de woningbouw, de inrichting van de openbare ruimte en de ontwikkeling van natuur. Vergrijzing & ontgroening: We vinden het belangrijk dat Brummen een vitale gemeente is. Een aantrekkelijke gemeente voor jong en oud, waar leefbaarheid topprioriteit is en waar passende voorzieningen en mobiliteitsmogelijkheden zijn. Verkeer & mobiliteit: We kiezen voor veilige en duurzame mobiliteitsoplossingen met aandacht voor verkeersveiligheid en bereikbaarheid.

7

2.2 Wettelijke opgaven De digitalisering van de maatschappij leidt tot nieuwe wet- en regelgeving. Hiermee wil de Rijksoverheid de impact van de digitalisering reguleren. Dit gebeurt door middel van de zogenaamde informatiewetten. Hieronder worden de belangrijkste wetten van dit moment, alsmede de wettelijke ontwikkelingen van de komende jaren, toegelicht. Wet Open Overheid (Woo): Met de Woo wordt beoogd om informatie van overheden op verzoek en actief openbaar te maken. Dit betekent dat informatie beter vindbaar, uitwisselbaar en eenvoudig te ontsluiten is. De informatiehuishouding moet hiertoe adequaat ingericht zijn. Wet Digitale Overheid (Wdo): De Wdo reguleert het veilig en betrouwbaar inloggen voor Nederlandse burgers en bedrijven bij de overheid. De gemeente dient hiervoor voorzieningen te treffen. Wet Digitale Toegankelijkheid (Wdt): Digitale toegankelijkheid betekent dat informatie en diensten even bruikbaar zijn voor mensen met én zonder een functiebeperking. Denk aan gebruikers die doof, slechthorend, blind, slechtziend of kleurenblind zijn. Overheidsinstanties hebben een wettelijke verplichting om (alle) websites van de organisatie, websites waar de organisatie aan meebetaalt of medeopdrachtgever voor is, toegankelijk(er) te maken.

De verplichtingen gelden ook voor digitale documenten die online gepubliceerd worden, voor mobiele apps en ook voor het intranet, mits deze op of na 23 september 2019 is gepubliceerd of ingrijpend is herzien. Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (Wmebv): De Wmebv verplicht overheden om inwoners en ondernemers de mogelijkheid te bieden om aanvragen digitaal in te kunnen dienen voor diensten en producten met een formeel besluit. Dit betekent dat de gemeente voor ongeveer 300 diensten en producten een digitaal kanaal moet realiseren. Tegelijkertijd dient elke gemeente beleid op te stellen om inwoners die minder snel mee kunnen met de digitalisering te ondersteunen (zorgplicht). Nieuwe Archiefwet: De huidige archiefwet is gebaseerd op archivering van documenten op basis van analoge principes. De nieuwe archiefwet stelt eisen aan opslag en toegankelijkheid van digitale informatie. Bovendien moet deze informatie al na tien jaar (voorheen na twintig jaar) worden overgebracht naar een archiefdienst, waar iedereen de informatie kan raadplegen. De gemeente moet ook garant staan voor de duurzame raadpleging van documenten. Omgevingswet: De Omgevingswet bundelt en moderniseert de wetten voor de leefomgeving. De nieuwe wet heeft als doel een samenhangende aanpak van de leefomgeving, ruimte voor lokaal maatwerk én betere en snellere besluitvorming te realiseren.

Hiervoor zijn passende digitale voorzieningen getroffen.

8

Network and Information Systems Directive (NIS II): Op basis van deze richtlijn worden gemeenten verplicht om de organisatie van de cybersecurity te versterken. Er gaan zaken veranderen rondom risicobeheersing, de meldplicht, aansprakelijkheid en naleving van de richtlijn. Het kader van de BIO zal hier de basis voor zijn.

2.3. Organisatorische opgaven Naast de maatschappelijke en wettelijke opgaven kent de gemeente Brummen diverse organisatorische uitdagingen die relevant zijn: Klantgerichte dienstverlening: De invulling en inrichting van de dienstverlening aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners vraagt voortdurend aandacht. Daarbij richten wij ons op de optimalisering van de processen én ondersteunende systemen van het Klant Contact Centrum (KCC), de inrichting van de website en digitale kanalen. Nieuw managementsturingsmodel: De managementstructuur is gewijzigd, waardoor de sturingslijnen en verantwoordelijkheden zijn gewijzigd. De sturingsinformatie wordt hierop afgestemd. Verbeteren sturing en control door gebruik van data: Op basis van een adviesrapport van Berenschot is geïnvesteerd in het gebruik van data om de (financiële) sturing in het sociaal domein te verbeteren. Deze ervaring biedt perspectief om data-analyse breder in de organisatie toe te passen en te gebruiken in de besturing en beleidsontwikkeling. Kennisborging: Kennis en expertise binnen de organisatie staan onder druk door de krappe arbeidsmarkt en uitstroom van ervaren medewerkers vanwege pensionering. Daarom is investering in kennisborging noodzakelijk.

2.4 Speerpunten I-visie Op basis van de maatschappelijke, wettelijke en organisatorische opgaven én de gevoerde gesprekken zijn vier speerpunten geformuleerd. Deze speerpunten geven richting aan de ontwikkeling van de informatievoorziening in de komende jaren. Ze hebben betrekking op de gehele gemeentelijke organisatie en raken ook ieders werk. 1. Toegankelijke en eigentijdse dienstverlening als norm De inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners verwachten dat de gemeente Brummen effectief en efficiënt is georganiseerd. Daarbij wordt recht gedaan aan diverse wensen en behoeften, binnen de wettelijke kaders. We realiseren dit door de juiste (technologische) keuzes te maken, waardoor we voldoen aan de wetgeving én de dienstverlening moderniseren.

9

2. Naar een datagedreven organisatie De gemeente beschikt over veel (gestructureerde en ongestructureerde) data die kan bijdragen aan beleidsontwikkeling en -verantwoording en/of de sturing kan verbeteren. Bovendien wordt er meer openheid van de overheid verwacht door informatie te delen en toegankelijker te maken. Om data hiervoor te kunnen gebruiken, is het effectief ontsluiten van de data vereist. Dit stelt eisen aan de kwaliteit van de data, investering in technische middelen én vergroting van het databewustzijn van medewerkers en managers. 3. Versterken effectiviteit en efficiency bedrijfsvoering met informatiewetten De wetgever (en de Europese Unie) initieert diverse informatiewetten. Deze wetten hebben niet alleen een verplichtend karakter, maar kunnen ook een hefboom zijn om ambities waar te maken, zoals de vormgeving van de digitale dienstverlening en de inrichting van de informatiehuishouding. We streven ernaar om op efficiënte wijze te voldoen aan deze wetgeving. 4. Werken aan een efficiënte organisatie Hoewel de gemeente te maken krijgt met een bezuinigingsopgave vanuit de Rijksoverheid, is het noodzakelijk om blijvend te investeren in de continuïteit van de informatievoorziening. Dit vraagt om een efficiënte organisatie die geen werk dubbel hoeft te doen.

Duidelijkheid over ieders functie en verantwoordelijkheden én een overzichtelijk informatielandschap helpen hierbij. We werken als een efficiënte organisatie, vanuit het proces.

Figuur 1 Groei van volwassenheid in data

10

3. CONCRETISERING SPEERPUNTEN Bij ieder thema geven we aan waar we staan en waar we naartoe willen. Hier zullen per thema een aantal duidelijke acties naar voren komen zodat de ambitie verwezenlijkt kan worden.

3.1 Toegankelijke en eigentijdse dienstverlening als norm Dienstverlening aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners is een kerntaak van de gemeente. Onze dienstverlening is hybride georganiseerd: zowel door persoonlijk contact als via de digitale weg. Hierdoor zijn we een organisatie voor alle inwoners van de gemeente Brummen. Om mee te gaan met de tijd bieden we passende communicatiekanalen aan, waardoor inwoners altijd een beroep op de gemeente kunnen doen. Dat is niet alleen de wens vanuit onze directe omgeving, maar dit wordt ons ook door wettelijke kaders opgelegd (denk aan de Woo, Wmebv en de Wdo). Naast de bestaande fysieke dienstverlening investeren we in de professionalisering van onze digitale dienstverlening. Dit betekent dat de voorkant optimaal toegankelijk is en de achterkant efficiënt en doelmatig wordt ingericht. Dit stelt eisen aan de inrichting en benutting van onze informatiehuishouding. Het doel is om optimaal bereikbaar te zijn voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners op een manier die bij hen past en voldoet aan wettelijke kaders. Wat gaan we daarvoor doen? •

•

•

We bepalen de strategie van (digitale) dienstverlening: Het klanttevredenheidsonderzoek heeft inzichtelijk gemaakt waar we onze dienstverlening kunnen verbeteren. We maken een duidelijke keuze voor digitaal waar mogelijk, mede ingegeven door wettelijke verplichtingen. Met een passende strategie kunnen we zo efficiënt mogelijk geld en tijd investeren. We richten de dienstverlening hybride in: We bieden onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners een ‘ingang‘ bij de gemeente die bij hun past. Dit betekent een hybride dienstverlening, waarbij we onze digitale dienstverlening uitbreiden en de fysieke dienstverlening effectiever vormgeven. Alle producten en diensten die de gemeente aanbiedt, worden op termijn digitaal toegankelijk. We verbeteren de digitale toegankelijkheid: Om onze (digitale) dienstverlening te verbeteren, passen we onze website aan. We maken het digitale contact met de gemeente laagdrempelig.We verbeteren de vindbaarheid van onze producten en diensten.

11

•

We stellen een omnichannel strategie op: Inwoners komen op verschillende manieren met ons in contact (aan de balie, telefonisch en digitaal). Om de diverse contacten goed te kunnen stroomlijnen, maken we een omnichannelstrategie. We nemen passende organisatorische maatregelen.

Hoe gaan we dat doen? •

•

•

• •

De bestaande visie op dienstverlening wordt herijkt: De huidige dienstverleningsvisie wordt herijkt om invulling te kunnen geven aan de ambitie van de I-visie. De dienstverleningsvisie is de leidraad voor de (her)inrichting van onze (digitale) dienstverlening. We starten een project digitale dienstverlening: Om onze ambities te realiseren starten we een project (digitale) dienstverlening. We effectueren de ambities uit de herijkte visie. We passen onze website aan (digitaal inclusief): De website wordt laagdrempelig ingericht. We bieden de mogelijkheid om onze diensten en producten digitaal aan te vragen (direct of via een portaal naar een andere omgeving). Ook wordt de website zo ingericht dat we voldoen aan de wet digitale toegankelijkheid. We creëren een inwonersportaal: Elke inwoner kan via een beveiligde omgeving persoonsgerichte dienstverlening digitaal afhandelen bij de gemeente. We creëren een omnichannel omgeving: Om de routering van onze klantcontacten zo optimaal mogelijk te maken, implementeren we een passend CRM-systeem. Zo belandt informatie van onze klant op de plek waar het hoort en raken we deze niet kwijt.

Figuur 2 Overheidsinformatie beter digitaal toegankelijk

12

3.2 Naar een datagedreven organisatie Data is een belangrijke bron voor de verschillende gemeentelijke opgaven. Om het potentieel van data waar te maken, gaan we steeds meer met data werken en beleid baseren op data. Dit betekent dat we de informatievoorziening hierop aanpassen en medewerkers vaardigheden leren om met data te werken. Zo is data een belangrijk onderdeel in de informatievoorziening en om de strategieën van onze opgaves te bepalen. Wat gaan we daarvoor doen? •

•

•

We stellen een datastrategie vast: Om beschikbare (gestructureerde en ongestructureerde) data, zowel in eigen organisatie als ook externe bronnen, te kunnen ontsluiten en te gebruiken is een integrale aanpak nodig. Daarvoor stellen we allereerst een meerjarige strategie vast met ambitiescenario's voor ontwikkeling en benodigde investeringen. We investeren organisatiebreed in een goede datakwaliteit: Om onze ambities te realiseren gaan we tegelijkertijd investeren in de verbetering van de datakwaliteit. Dit doen we door onze informatiehuishouding te verbeteren. Dit betreft zowel de inrichting van onze technische voorzieningen, het gebruik van deze voorzieningen als het databewustzijn van onze medewerkers. We implementeren de principes van datamanagement: Doordat we steeds meer met data gaan werken, is het zaak om afspraken te maken over het beheer, de toegang tot en de kwaliteit van data. Zo zorgen we ervoor dat dashboards niet ‘vervuild’ raken met onnauwkeurige data.

Hoe gaan we dat doen? •

•

•

•

•

We maken een scenariokeuze: We bepalen in welk tempo we naar een datagedreven organisatie gaan (optimaliseren sturingsinfo, databewust werken of datagedreven werken). Op basis van deze keuze zullen we onze datastrategie opstellen. Zodoende willen we gestaag groeien naar een datagedreven organisatie. We stellen eisen op voor de datakwaliteit en passen dit in de organisatie toe: Om te zorgen dat we de juiste datakwaliteit hebben, zijn vragen over de betrouwbaarheid, de beveiliging, de meetbaarheid en de relevantie belangrijke punten. We definiëren waar data aan moet voldoen om het zo op een optimale manier te kunnen gebruiken. We zetten een trainingsprogramma op: Om de datavaardigheid van medewerkers te verbeteren, ontwikkelen we een trainingsprogramma. Hiermee willen we bereiken dat medewerkers in toenemende mate datagedreven gaan werken en een grotere affiniteit met het datagedreven werken krijgen. We onderzoeken de mogelijkheden van een professionele dataomgeving: Om data op een centrale plek op te slaan, gaan we kijken naar wat voor een datawarehouse bij onze organisatie past. Dit doen we om data beter te kunnen opslaan en ontsluiten. We gaan organisatiebreed experimenteren met datatoepassingen: We selecteren pilots om te werken met meer data en voeren deze pilots uit. In het sociaal domein is data al van grote waarde gebleken. Door pilots te selecteren

13

binnen andere domeinen en deze uit te voeren, werken we toe naar een organisatie die leert met data te werken.

Figuur 3 Naar een datagedreven organisatie

3.3 Versterken effectiviteit en efficiency bedrijfsvoering met informatiewetten Er zijn diverse Nederlandse en Europese informatiewetten die recent van kracht zijn geworden of binnenkort gaan gelden. In gemeenten hebben deze wetten een grote impact op de bedrijfsvoering en de informatiehuishouding. Daaraan invulling geven vraagt veel van onze organisatie. We gaan dit op een zo effectief en efficiënt mogelijke manier doen. Een optimaal ingerichte en functionerende informatiehuishouding is hierbij randvoorwaardelijk. Dat begint bij het versterken van het bewustzijn van wat ieders rol is in de informatieketen. Om dit effectief te laten zijn, is het nodig om onze informatievoorziening in te richten op basis van de eisen die aan de omgang met informatie worden gesteld. Dit dient op een geordende en veilige manier plaats te vinden, om zo de dienstverlening te kunnen verbeteren, aan wettelijke maatregelen te voldoen en het werk voor onszelf makkelijker te maken.

14

Wat gaan we daarvoor doen? •

•

•

•

We zorgen voor bewustwording rondom de diverse wetten bij medewerkers. Dit betekent dat we medewerkers actief betrekken bij de inhoud van wettelijke ontwikkelingen en bewustzijn creëren over de rol die iedereen heeft om als organisatie te kunnen voldoen aan deze wetten. We prioriteren de wetten passend binnen de context van de organisatie. Niet alles kan tegelijk. We maken daarom een keuze hoe we met de verschillende wetten om zullen gaan. We focussen ons op informatieveiligheid en privacy in onze informatiehuishouding. Diverse wetten stellen eisen op dit gebied. Een visie op informatieveiligheid en privacy én geïnformeerde medewerkers zijn daarom essentieel. We richten onze informatievoorziening in conform de wetgeving. We voeren een impactanalyse uit om te bepalen welke maatregelen we moeten nemen, stellen een uitvoeringsplan op en richten onze processen erop in om een optimale informatieketen te realiseren.

Hoe gaan we dat doen? •

•

•

•

•

•

We beschouwen informatiewetten niet afzonderlijk. We pakken wetten (Woo, Wmebv, Wdo en Wdt) op een integrale wijze op vanuit een perspectief op de dienstverlening. Dit betekent dat we een samenhangend implementatieplan op hoofdlijn maken. Doel is om hiermee de dienstverlening sneller te verbeteren en tegelijkertijd aan die wetgeving te voldoen. We informeren actief en regelmatig medewerkers over de wetgeving. Dit betekent ook dat wij via ons intranet en in kennissessies iedereen op de hoogte stellen van de wetgeving. Het doel hiervan is iedereen te betrekken en te activeren om bij te dragen aan de implementatie van nieuwe wetgeving. We voeren een impactanalyse uit op de relevante wetgeving. Op deze manier maken wij inzichtelijk aan welke wetten we op welke manier aan moeten voldoen. Doel is om prioriteit te kunnen geven aan specifieke onderdelen die ook aansluiten bij andere ambities en opgaven. We stellen een DIO beleid vast en voeren dit uit. Het DIO(Data en informatie ontwikkeling)-beleid is een overkoepelend beleid voor informatiebeveiliging, privacy, informatisering, automatisering en dataontwikkeling binnen de gemeente. Het schetst de randvoorwaarden, doelstellingen en beoogde ontwikkelingen voor deze disciplines. Het beleid beoogt een samenhangend en toekomstgerichte aanpak voor het beheer en de ontwikkeling van informatie en data binnen de gemeentelijke organisatie.

We realiseren een toegankelijk digitaal platform conform wetgeving. Na de inventarisatie realiseren we een platform (portaal) waar onze inwoners en bedrijven makkelijk informatie kunnen vinden en aanvragen kunnen indienen (relatie met speerpunt dienstverlening: inwonersportaal). We organiseren en borgen een proces rondom de Woo. We zien de Woo als belangrijke wet en zetten in op het proactief delen van informatie volgens de informatiecategorieën. Dit omwille van de transparantie en het vertrouwen in onze organisatie te waarborgen. We zorgen ervoor dat de actieve als passieve

15

•

openbaarmaking op orde is door procesgericht te werken met behulp van het zaaksysteem. We richten het proces van front- naar back-office in (Wmebv en Wdo). Om de processen efficiënt en zo correct mogelijk te laten verlopen is het nodig dat de koppeling van front- naar backoffice op een juiste en geautomatiseerde manier verloopt. Daartoe implementeren wij een passend CRM-systeem. Zo belandt informatie van onze klant op de plek waar het hoort en raken we deze niet kwijt.

3.4. Werken aan een efficiënte organisatie We willen dat onze informatievoorziening op orde is en toekomstbestendig wordt ingericht. De komende jaren hebben we te maken met bezuinigingen vanuit de Rijksoverheid. Dit betekent dat we met minder geld meer moeten doen. Dit vraagt om keuzes te maken en efficiënter te werken. Dat bereiken we door de informatievoorziening effectief in te richten en te organiseren, zodat het als een goed functionerend strategisch middel kan fungeren. We leren hiervoor van goede voorbeelden in het land en leiden onze mensen op tot professionele gebruikers. Het optimaliseren van processen stelt ons in staat om effectiever te werken, zelfs met beperkte middelen. Doel hiervan is om snel te kunnen reageren op veranderende omstandigheden in de maatschappij of binnen onze organisatie. Wat gaan we daarvoor doen? •

•

•

We werken met een integrale planning van onze IV-opgaven. Zo creëren we overzicht in alle werkzaamheden die we de komende jaren te doen hebben. Doel is om deze werkzaamheden gestructureerd en planmatig uit te voeren. We zorgen voor professionele gebruikers van de informatievoorziening. We beschikken over de juiste kennis en kunde van processen en de werking van systemen en applicaties, met als doel deze optimaal te kunnen gebruiken voor onze opgaven. We leren van goede voorbeelden in het land. We streven ernaar om zo veel mogelijk gebruik te maken van standaarden op het gebied van informatievoorziening en te leren van anderen. Zo voorkomen we onnodig werk en kunnen we goede voorbeelden efficiënt toepassen.

Hoe gaan we dat doen? •

We stellen een projectenkalender op die gerelateerd is aan onze informatiehuishouding. Dit doen we om zowel overzicht te creëren in onze IVopgaven als duidelijkheid te scheppen richting verschillende stakeholders. We hanteren een methodische aanpak (project portfolio management) om dit gestructureerd te kunnen doen. Het doel is om te kunnen prioriteren wat voor ons belangrijk is en bij te kunnen sturen waar nodig.

16

•

•

•

•

• •

•

We stellen kaders vast voor het vastleggen, archiveren, metadateren en ontsluiten van informatie/data. Dit doen we in het DMS, de vakapplicaties, de afdelings- en persoonlijke netwerkschijven. We registreren welke applicaties we waarvoor gebruiken. Doel is om controle over de informatiehuishouding te houden. Door hier heldere afspraken over te maken én deze na te leven, bouwen we aan een stabiele informatiehuishouding die als basis dient voor veel andere opgaven. We creëren een actueel inzicht in het applicatielandschap en beheren dit. Dit doen we om beter te weten van welke applicaties de gemeente gebruik maakt, wat deze allemaal kunnen en hoe deze informatie uitwisselen. Zo weten we ook wie verantwoordelijk is voor welke applicatie en hoe die beheerd wordt. We stellen medewerkersprofielen op voor de juiste toegang tot applicaties. Zo krijgen we inzicht in wie welke functie heeft, welke taken daaraan vast hangen en waarom diegene toegang heeft tot bepaalde applicaties. Dit doen we ook om de onboarding makkelijker te maken, zeker als het gaat om te kijken tot welke applicaties men toegang nodig heeft. We investeren in de digitale- en datavaardigheid van medewerkers. Het is belangrijk dat medewerkers op een juiste manier met digitale toepassingen en data kunnen werken. Zo kunnen ze die gebruiken voor operationele, tactische of strategische werkzaamheden.

We zetten daarom in op passende training voor medewerkers met als doel om op een geordende en eenduidige manier te werken. We stellen het intranet open voor effectieve communicatie. Zo kunnen we elkaar makkelijker vinden, informatie beter delen en hierdoor efficiënter werken. We richten het zaaksysteem vanuit het proces in. Zo is het ook logisch voor medewerkers waarom je op die manier werkt. Op deze wijze is het zaaksysteem ondersteunend in je manier van werken in plaats van leidend. Dit heeft als doel een eenduidige manier van werken en erop toezien dat er niet via andere kanalen informatie wordt opgeslagen of beheerd. We maken een planning voor aanbestedingen. We hebben de komende jaren met veel aanbestedingen te maken om onze informatievoorziening up to date te houden en aan rechtmatigheidseisen te voldoen. We plannen wanneer we welke aanbesteding gaan doen. Dit doen we om grip op timing, kosten en tijd te krijgen.

Figuur 4 Informatievoorziening bestaat uit mensen, middelen en processen

17

4. BORGING Het onderhouden van de informatievoorziening brengt kosten met zich mee, maar is tegelijkertijd een investering in de toekomst van onze gemeente. Investeren in de continuïteit en de ontwikkeling van de informatievoorziening is van strategisch belang. Stilstand is achteruitgang. Daarom maken we afspraken over verantwoordelijkheden, procesverloop, budgetinzet en beheer rondom de informatievoorziening. Ook organiseren we overleggen om toe te zien op de voortgang van de I-visie. Zo kunnen we de continuïteit hiervan borgen en de speerpunten uit deze I-visie verwezenlijken. Dit alles heeft als doel dat de informatievoorziening als strategisch instrument ingezet kan blijven worden voor maatschappelijke opgaven.

wat zouden de gevolgen zijn van géén investeringen in de informatievoorziening voor Brummen? • • • • • • •

Niet voldoen aan de wetgeving. We zullen uiteindelijk niet voldoen aan de wetgeving die in 2.2 genoemd is. Verlies van concurrentiepositie. Burgers en bedrijven wijken uit naar gemeenten met betere digitale diensten. Verspilling van middelen. Inefficiënte processen en hoge kosten door verouderde systemen. Minder transparantie en burgerparticipatie. Beperkte toegang tot informatie en minder mogelijkheden voor inspraak. Toenemende kwetsbaarheid. Gevoeligheid voor cybercriminaliteit en dataverlies. Verlies van talent. Jonge en gedreven medewerkers worden aangetrokken door innovatieve organisaties. Verslechterende dienstverlening. Langere wachttijden, frustratie bij burgers en ontevredenheid over de gemeente.

Wat gaan we daarvoor doen? •

•

•

•

We versterken het procesgericht werken. We stroomlijnen processen en organiseren hoe we informatie uitwisselen met als doel de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren. Hierdoor versterken we de informatievoorziening. We zorgen voor duidelijke rollen en zichtbaarheid van het I&A-team. We beleggen de juiste verantwoordelijkheden bij het I&A-team om de I-visie te verwezenlijken en de continuïteit van de informatievoorziening te kunnen verzekeren. We maken capaciteit vrij voor veranderingen in de informatievoorziening. We maken geld en tijd vrij én nemen de juiste mensen aan met als doel de vier speerpunten werkelijkheid te laten worden. We richten een planning- en controlcyclus in rondom de I-visie. Dit doen we om te kunnen monitoren en af te stemmen hoe werkzaamheden rondom deze I-visie verlopen en kunnen bijsturen.

18

Hoe gaan we dat doen? • •

•

•

•

We richten een strategisch informatieoverleg in. Dit heeft als doel om de continuïteit van de I-visie te garanderen en te monitoren. We stellen een adviseur dienstverlening aan. Om de ambities met betrekking tot de digitale dienstverlening te realiseren, is sturing en regie op de implementatie nodig. Een adviseur dienstverlening vertaalt de (herijkte) visie naar beleid en stuurt de implementatie. We stellen een projectleider aanbestedingen en IT-migraties aan. Dit heeft als doel om aanbestedingen en IT-migraties planmatig te laten verlopen. Zo komen we niet voor onvoorziene kosten te staan. We hanteren een standaardproces bij inkoop van nieuwe applicaties. De I&Averantwoordelijken hebben een actieve rol in het aanbestedingsproces vanaf het begin, zodat I&A meer kan sturen op het beheer van het applicatielandschap en de informatiehuishouding. We evalueren en prioriteren acties uit de I-visie op een zorgvuldige manier. Dit doen we in het OT samen met verantwoordelijkheden uit het strategisch informatieoverleg met als doel om te kijken of we nog wel de juiste koers varen. Dit heeft als doel om de visie relevant te laten blijven wanneer maatschappelijke, wettelijke of organisatorische ontwikkelingen voor een andere focus in de organisatie zorgen.

Figuur 5 evalueren en prioriteren

19