(073) Controleprotocol 2023 definitief

Het normenkader en controleprotocol 2023 van de gemeente is een document dat de regels en afspraken bevat over de accountantscontrole van de gemeente. Het normenkader bevat de financiële en niet-financiële normen waaraan de gemeente moet voldoen. Het controleprotocol beschrijft hoe de accountantscontrole wordt uitgevoerd en welke werkzaamheden daarbij worden verricht. Controleprotocol 2023 1. Inleiding De Gemeentewet, artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Om deze controle mogelijk te maken heeft de gemeenteraad een controleverordening artikel 213 Gemeentewet vastgesteld, welke bepalingen eveneens voor de accountantscontrole van toepassing zijn. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole op de jaarrekening, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Door vaststelling van het normenkader wordt aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer relevant zijn voor de rechtmatigheid.

Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door de gemeenteraad. Rol auditcommissie Er vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en de aan de auditcommissie toegevoegde functionarissen. De aan de auditcommissie toegevoegde functionarissen zijn tenminste een vertegenwoordiger van de griffie, een vertegenwoordiger van de controlefunctie; een vertegenwoordiger van de rekenkamerfunctie, en de portefeuillehouder financiën. Voor aanvang van de controlewerkzaamheden vindt een gesprek plaats tussen de auditcommissie en de accountant. Tijdens deze pre-auditvergadering kan de auditcommissie gewenste prioriteiten in de controlewerkzaamheden aangeven. Na afloop van de interim- en jaarrekeningcontrole wordt het verslag van bevindingen tussen de accountant en de auditcommissie besproken. 2. Algemene uitgangspunten voor de controle Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening worden uitgevoerd door de door de gemeenteraad benoemde accountant en gericht zijn op het geven van een oordeel over: · · · ·

· ·

De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten; De grootte en samenstelling van het vermogen; De getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording; Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de of bij krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De minimumeisen zijn: Goedkeuringstolerantie

Strekking accountantsverklaring

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

>1% <3 %

-

>3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

>3% < 10%

>10%

-

Onder fouten en/of onzekerheden wordt verstaan fouten en/of onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening en/of rechtmatigheid van de aan de jaarrekening ten grondslag liggende beheers handelingen. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van de fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruiker wordt beïnvloed. Naast de bovenstaande goedkeuringstoleranties is er sprake van de rapporteringstolerantie. De rapporteringstolerantie is het kwantitatieve criterium voor het al dan niet rapporteren door de accountant van de bevindingen in het verslag van bevindingen. 4. Begrip rechtmatigheid Onder rechtmatigheid wordt verstaan dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen en gemeentelijke interne regelgeving”. Met gemeentelijke interne regelgeving wordt bedoeld door de gemeenteraad vastgestelde interne regels. Interne regels vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders vallen hier buiten. Sinds dit verslagjaar legt het college zelf verantwoording af over rechtmatigheid via de rechtmatigheidsverantwoording.

De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen wordt door de raad bepaald en bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld worden. Voor de jaarrekening 2023 is de verantwoordingsgrens vastgesteld op 1%.

5. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interimcontrole In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een managementletter uitgebracht. In de rapportage worden de bevindingen opgenomen over de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie, de rechtmatigheid van het financieel beheer, aanwezige risico’s en het risicobeheer en de besturing en beheersing van de organisatie. De managementletter wordt verstrekt aan het college van burgemeester en wethouders en wordt besproken tussen de accountant en de auditcommissie. Verslag van bevindingen bij de jaarrekening In overeenstemming met de gemeentewet wordt over de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad. Het verslag van bevindingen wordt voor verzending aan de gemeenteraad door de accountant voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders met de mogelijkheid om op dit verslag te kunnen reageren. Indien nodig worden hierin ook essentiële ontwikkelingen en aanbevelingen opgenomen die tijdens de tussentijdse controle naar voren zijn gekomen. Het verslag van bevindingen wordt opgeleverd uiterlijk op 31 mei in het jaar na afloop van het controlejaar.

Het verslag van bevindingen wordt besproken tussen de accountant en de auditcommissie. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven ten aanzien van de getrouwheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad. De accountantsverklaring wordt opgeleverd uiterlijk op 15 juli in het jaar na afloop van het controlejaar en na vaststelling van de jaarstukken door de gemeenteraad. 6. Inwerkingtreding en intrekken oude protocol Dit protocol treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023. Het controleprotocol 2022 wordt ingetrokken. Ondertekening