071 - Raadsvoorstel Basis op Orde bedrijfsvoering TVE

RaadsVoorstel Ons kenmerk

:

Programma(s)

:

Onderwerp

:

Z055493/D348681 Sociaal Domein en Samenleving Basis op Orde bedrijfsvoering TVE

AAN DE GEMEENTERAAD

Brummen, 2 februari.2021

Wij stellen voor te besluiten om:

1. voor 2021 een incidenteel bedrag van € 160.000 beschikbaar te stellen ten laste van de algemene reserve om de basis in de bedrijfsvoering Team Voor Elkaar (TVE) op orde te gaan brengen; 2. de begroting 2021 te wijzigen door vaststelling van begrotingswijziging 2021-01 (D348695); 3. voor 2022 en volgende jaren de structurele lasten van € 160.000 mee te nemen in het financieel herstelplan in de Perspectiefnota 2022-2025.

Inleiding Berenschot heeft in opdracht van het College onderzoek gedaan naar het beleid, de inrichting en de uitvoering in het sociaal domein. Aanvullend heeft Berenschot onderzoek gedaan naar ombuigingsmogelijkheden in het sociaal domein. Het rapport van Berenschot biedt bouwstenen die tot ombuigingen in de komende 3 jaar gaan leiden. Op 17 december 2020 heeft de gemeenteraad besloten om scenario 3 in het rapport van Berenschot te kiezen als opdracht aan het College om te gaan implementeren. In het rapport van Berenschot is geconstateerd dat de bedrijfsvoering Team Voor Elkaar (TVE) op onderdelen zorgelijk is. Er is sprake van onderbezetting, onvoldoende noodzakelijke expertise, minimale (financiële) administratieve ondersteuning en de systemen waarmee gewerkt wordt zijn onvoldoende ingericht en op elkaar afgestemd. In het rapport zijn per bouwsteen de randvoorwaarden benoemd waar aan voldaan moet gaan worden om te kunnen starten met de implementatie van de bouwstenen. Een groot deel van deze randvoorwaarden betreft verbeteringen in de bedrijfsvoering TVE. De bedrijfsvoering TVE is nu niet in staat om aan de randvoorwaarden in het rapport van Berenschot te voldoen.

Zonder aan deze randvoorwaarden te voldoen en de bedrijfsvoering beter op orde te gaan brengen, is het risico meer dan aanwezig dat de implementatie van de bouwstenen zowel inhoudelijk als financieel niet brengt wat noodzakelijk is. De implementatie van de bouwstenen en het financieel resultaat van scenario 3 zijn onderdeel zijn van het financieel herstelplan. Voortschrijdend inzicht heeft er toe geleid dat we het onverstandig vinden om nog langer te wachten met het verbeteren van de bedrijfsvoering van Team voor Elkaar. De kwetsbaarheden en risico's zijn te groot om te wachten totdat de bouwstenen hun besparingen hebben opgeleverd. Vandaar het voorstel om nu budget beschikbaar te stellen in de onderbouwde verwachting dat we deze lasten kunnen dekken via besparingen in het sociaal domein. Beoogd effect De bedrijfsvoering TVE is in staat om beter aan de randvoorwaarden in het rapport van Berenschot te gaan voldoen zodat het beoogd financieel effect van de implementatie van de bouwstenen volgens scenario 3 realistischer is. We werken actief een robuuste ambtelijke organisatie door de basis op orde in de bedrijfsvoering TVE te brengen. Argumenten 1.1 De basis in de bedrijfsvoering binnen het TVE is niet op orde In het rapport van Berenschot is, op basis van onderzoek en de benchmark, beschreven op welke onderdelen de basis in de bedrijfsvoering niet op orde is.

Berenschot geeft in haar rapport op onderdelen

Adviseur: B. Terlingen

Blz. 1 van 3

de kwalificatie ´zorgelijk` aan. Het betreft dan specifiek de administratie, de automatisering, de financiele administratie en het applicatiebeheer waar sprake is van een onderbezetting. 1.2 Om de basis op te brengen in de bedrijfsvoering TVE is 2,5 FTE extra nodig In het rapport Berenschot is op onderdelen in de bedrijfsvoering TVE geconstateerd dat er onvoldoende bezetting is om te taken goed te kunnen uitvoeren. Om invulling te gaan geven aan de randvoorwaarden in het rapport ontbreken op een aantal onderdelen in de bedrijfsvoering medewerkers die dit werk moeten gaan doen. Voor de administratie, financiële administratie en applicatiebeheer is in totaal 2,5 FTE nodig om deze basis op orde te gaan brengen. Aan de onderzoekers van Berenschot is ambtelijk advies gevraagd over de vraag wat nu direct qua FTE nodig is om te kunnen starten met de implementatie van de bouwstenen. De 2,5 FTE, sluit aan bij het advies wat Berenschot ambtelijk gegeven heeft. In het rapport adviseert Berenschot om nu geen grote investeringen te gaan doen in de automatisering. Dit advies wordt gevolgd. De kosten van 2,5 FTE bedragen € 160.000 op jaar basis en zijn structureel. 1.3 De bedrijfsvoering binnen het TVE is cruciaal voor de implementatie van de bouwstenen volgens scenario 3 In het rapport Berenschot zijn per bouwsteen de randvoorwaarden benoemd voor de implementatie.

Cruciaal voor de implementatie is dat de cijfers en data op orde zijn om de effecten van de implementatie van iedere bouwsteen te kunnen gaan monitoren en om tussentijds op data, cijfers en financiële tussen resultaten te kunnen bijsturen. Zoals in het rapport Berenschot is beschreven is dit nu niet op orde en zijn de cijfers en data niet betrouwbaar. Daarom is het noodzakelijk om nu direct te starten met het op orde brengen van de bedrijfsvoering TVE. In het eerste jaar zal de implementatie van de bouwstenen volgens scenario 3 een financieel resultaat van € 350.000 gaan opleveren. Zonder een bedrijfsvoering die werkt aan het op orde brengen van haar processen, zal dit financieel resultaat van € 350.000 niet gehaald gaan worden. 1.4 De bedrijfsvoering binnen het TVE is belangrijk voor de sturing en grip op de kosten binnen het sociaal domein Het onderzoek van Berenschot laat zien dat de informatievoorziening onvoldoende is, waardoor er op alle niveaus onvoldoende tot geen inzicht is in de financiële situatie. Hierdoor is het de afgelopen jaren niet goed mogelijk gebleken om een goede begroting af te geven, maar ook om deze te vertalen naar kaders richting het management en/of zelfs naar medewerkers in de uitvoering. In hoofdstuk 9 in het rapport van Berenschot is met een stappenplan omschreven hoe de gemeente Brummen tot meer grip en sturing in het sociaal domein kan komen.

Om dit concrete advies van Berenschot met een stappenplan te gaan implementeren is het nodig dat de basis in de bedrijfsvoering op orde wordt gebracht binnen het TVE. 2.1 Wijzigingen van de begroting 2021 moeten apart worden vastgesteld door de raad De gemeenteraad is bevoegd te besluiten tot een begrotingswijziging. Omdat we in 2021 onder preventief toezicht staan van de provincie moeten begrotingswijzigingen apart worden voorgelegd aan de provincie voordat tot uitvoering kan worden overgegaan. Om deze reden wordt er bij dit raadsvoorstel een aparte begrotingswijziging aangeboden waarin de wijzigingen per programma zijn aangegeven. 3.1 De kosten om de basis op orde te brengen in de bedrijfsvoering zijn structureel van aard Er is structureel 2,5 FTE nodig om de basis in de bedrijfsvoering op orde te brengen. De structurele lasten van € 160.000 moeten daarom meegenomen worden in het financieel herstelplan in de Perspectiefnota 2022-2025. 3.2 De implementatie van de bouwstenen en het financieel resultaat zal onderdeel zijn van het financieel herstelplan De implementatie van de bouwstenen uit het rapport Berenschot en het financieel resultaat ervan, zal onderdeel gaan vormen van het financieel herstelplan. Op basis van scenario 3 is de te realiseren ombuiging in 2021 € 350.000. In de jaren 2022 en 2023 komt daar telkens € 350.000 bovenop.

Kanttekeningen 1.1 In de begroting 2021 zijn geen middelen voorzien om in de bedrijfsvoering TVE de basis op orde te gaan brengen In de vastgestelde begroting zijn geen middelen voorzien om deze kosten te kunnen gaan dekken. Nu deze kosten gaan maken leidt in eerste instantie tot meer uitgaven dan er nu beschikbaar is. Maar het

Z055493/D348681

Blz. 2 van 3

besluit van de Raad om te kiezen voor scenario 3 in het rapport Berenschot biedt samen met gedetailleerde financiële onderbouwing per bouwsteen in het rapport van Berenschot vertrouwen dat de investering van € 160.000 in 2021 wordt terugverdiend met een ombuiging in 2021 van € 350.000. Hierdoor vinden we het risico van deze kanttekening waarbij de kosten voor de baat uitgaan aanvaardbaar. 1.2 Gedeputeerde Staten van de provincie moeten akkoord gaan met een begrotingswijziging 2021 Wanneer de raad besluit budget beschikbaar te stellen om in de bedrijfsvoering de basis op orde te brengen, dan is dit een wijziging van de begroting die goedkeuring behoeft van Gedeputeerde Staten. Aangezien ook de provincie de uitvoering van het Berenschotrapport als aanknopingspunt ziet om te komen tot besparingen in het sociaal domein, verwachten we geen problemen bij deze goedkeuringsvereiste. Burgerparticipatie Niet van toepassing Advies adviesorganen Er is geen advies aan de Maatschappelijke Advies Raad gevraagd. Communicatie Na de besluitvorming zal er op gebruikelijke wijze via de gemeentelijke kanalen over dit besluit worden gecommuniceerd. Financiële toelichting Het budget van € 160.000 om de bedrijfsvoering van TVE op orde te brengen, betekent een verhoging van de lasten binnen programma 3.

De dekking hiervoor komt vanuit de algemene reserve wat leidt tot een mutatie in de reserve binnen programma 4. In bijgaande begrotingswijzigingen 2021-01 is deze wijziging verwerkt. Deze wijziging betekent wel dat de algemene reserve en hiermee ons weerstandsvermogen met € 160.000 wordt verlaagd. Juridische grondslag Jeugdwet Wet maatschappelijke ondersteuning Participatiewet Artikel 160 van de Gemeentewet Artikel 189 e.v. van de Gemeentewet Artikel 203 e.v. van de Gemeentewet Inkoop en aanbesteding Niet van toepassing Uitvoering Na besluitvorming door de raad in de vergadering van maart en goedkeuring van GS kan de werving worden gestart. Stukken behorende bij besluitvorming: 1. 2.

Concept raadsbesluit (D348696) Begrotingswijziging 2021-01 (D348695)

Burgemeester en wethouders van Brummen,

H.J. van de Vliert Secretaris wnd

Z055493/D348681

A.J. van Hedel burgemeester

Blz. 3 van 3