(064) Voorstel financiën ODV
Tekst van het document
407149
Aan: Controllers deelnemers ODNV en OVIJ Van: Elise van Leest (externe procesbegeleider fusietraject ODV), Gerrit Jan Koops (Controller ODNV) en Berjan van Rootselaar (Controller OVIJ) Onderwerp: Geactualiseerde exploitatie- en fusiebegroting ODV 2024
Datum
28 maart 2023 Pagina
1 van 10 Bijlage
Geachte,
Financiën ODV 2024
De begrotingen van ODNV en OVIJ 2022 vormden samen de basis voor de indicatieve begroting 2024 ODV die samen met het ‘Bedrijfsplan voor een omgevingsdienst Veluwe’ (het bedrijfsplan) en de GR-tekst grondslag was voor besluitvorming in beide besturen in 2022. ODNV en OVIJ hebben de ‘eigen’ begrotingen voor 2024 inmiddels opgesteld. Vaststelling van de ontwerpbegroting 2024 OVIJ vindt plaats in het DB van 11 april a.s., vaststelling in het AB is voorzien op 11 september 2023. Voor ODNV geldt dat de ontwerpbegroting 16 maart jl. in het DB is besproken. Vaststelling van de begroting 2024 is gepland in het AB van 29 juni 2023. Het bedrijfsplan bevat de indicatieve begroting ODV 2024 en fusiebegroting (eenmalige kosten voor oprichting van ODV). De in begroting ODV 2024 gepresenteerde deelnemersbijdrages en beschikbare uren zijn grotendeels gebaseerd de huidige begrotingen van OVIJ en ODNV. De posten die verhogend zijn ten opzichte van de ontwerpbegroting ODNV en OVIJ worden veroorzaakt door het verwerken van de uitgangspunten (2% opleidingskosten, 2% ontwikkelkosten, schaalsprong 10 fte en 1% onvoorzien) die in het Bedrijfsplan d.d. juni 2022 zijn opgenomen.
De keuzes die in de loop van het jaar worden gemaakt over de inrichting van ODV, het kwaliteitsniveau van de producten en in relatie hiermee de productnormen van ODV, kunnen leiden tot andere (financiële) bijdrages (en beschikbare uren) dan in deze begroting gepresenteerd. Deelnemers hebben aangegeven de besluitvorming ‘op te willen laten lopen’ met de
Omgevingsdienst Veluwe IJssel Marktplein 1 7311 LG Apeldoorn Postbus 971 7301 BE Apeldoorn T 055 580 17 05 E info@ovij.nl www.odveluweijssel.nl
reguliere begrotingsbehandeling. Het proces is hierop aangepast, zodat in week 14 (3 - 7 april) de documenten (Fusiebesluit, Bedrijfsplan, GR en Begroting ODV) kunnen worden aangeboden aan de deelnemende gemeenten en provincie Gelderland. Deze documenten zijn de basis voor de definitieve besluitvorming binnen de deelnemers over de oprichting
Omgevingsdienst Noord-Veluwe Oosteinde 17 3842 DR Harderwijk Postbus 271 3840 AG Harderwijk T 0341 474 300 E info@odnv.nl www.odnoordveluwe.nl
van de nieuwe Omgevingsdienst Veluwe. Het is de bedoeling dat deze besluitvorming rond de zomer 2023 is afgerond. In voorliggende notitie wordt in gegaan op: Financiën 2024 ODV (ter vervanging hoofdstuk 5 bedrijfsplan juni 2022) ................... 3 Uitgangspunten exploitatie ODV ................................................................................................................ 3 Overzicht van de huidige begrotingen ........................................................................................................ 3 Mogelijke inverdieneffecten ....................................................................................................................... 4 Opzet nieuwe organisatie ........................................................................................................................... 4 Nieuwe begroting op hoofdlijnen en de daarbij behorende deelnemersbijdragen ................................... 5 Deelnemersbijdrage is de basis voor beschikbare uren per deelnemer ..................................................... 6 Financieringsmodel exploitatie ................................................................................................................... 7 Op termijn komen tot een level playing field .............................................................................................
7 Mogelijke kostenstijgingen als gevolg van de Omgevingswet .................................................................... 8 Algemene en bestemmingsreserves ........................................................................................................... 8 Fusiebegroting ODV .................................................................................................................................... 8 Verschillenanalyse ontwerpbegroting ODNV en ODV .................................................. 9 Verschillenanalyse ontwerpbegroting OVIJ en ODV ................................................... 10
2
Financiën 2024 ODV (ter vervanging hoofdstuk 5 bedrijfsplan juni 2022) In dit hoofdstuk zijn de financiën van de nieuwe dienst op hoofdlijnen uitgewerkt. Uitgangspunten exploitatie ODV Voor de begroting van de nieuw te vormen ODV gelden de volgende uitgangspunten: 1.
In de kern vormen de huidige ontwerpbegrotingen 2024 van ODNV en OVIJ samen de basis voor de nieuwe begroting.
2.
In de begroting landen de hoofdprincipes zoals uitgewerkt in hoofdstuk 4 van het bedrijfsplan juni 2022.
3.
Meer specifiek gelden de volgende uitgangspunten voor de begroting: a.
Het opleidingsbudget voor personeel is 2% van de loonsom.
b.
Het (Organisatie) ontwikkelingsbudget is 2% van de loonsom.
c.
Voor indicatief 10 fte wordt budget voor een schaalsprong gereserveerd om zodoende een kwaliteitsimpuls te kunnen geven aan de nieuwe organisatie.
d.
Er wordt gewerkt met een productiviteitsnorm van 1.350 uur per medewerker conform landelijke gemiddelden en hetgeen ook binnen het Gelders stelsel is afgesproken als norm.
4.
e.
Er wordt een post onvoorzien in de begroting opgenomen van 1% van de begrote kosten.
f.
Jaarlijkse loon en prijsindexaties conform CPB worden meegenomen.
Er wordt gekeken en gestreefd om ook inverdieneffecten te realiseren als gevolg van het samengaan van de twee diensten, zonder dat dit een doel op zich is.
5.
Het beperkte synergievoordeel in personele overhead wordt ingezet voor het primaire proces, verwachting is hooguit 2 fte.
Overzicht van de huidige begrotingen De huidige ontwerpbegrotingen voor 2024 zijn als volgt qua opbouw en omvang. Tabel 1: Huidige ontwerpbegrotingen 2024 OVIJ en ODNV
LASTEN Personeelskosten primair proces
Ontwerpbegroting OVIJ 2024 (in EUR) 4.458.910
Ontwerpbegroting ODNV 2024 in (in EUR) 4.693.000
Opleidingskosten primair proces
66.884
94.000
Algemene personeelskosten primair proces
89.178
8.500
Personeelskosten overhead
1.071.033
1.158.400
Opleidingskosten overhead
16.065
24.000
Algemene personeelskosten overhead
16.065
64.400
Inhuurbudget ter vervanging formatie
96.838
170.700
Personeel- en uitvoeringskosten
73.378
106.100
DVO taken
110.150
214.703
Huisvesting
272.441
235.397
3
ICT
657.255
205.100
-
118.000
Organisatiekosten
77.091
146.700
Onvoorzien
76.542
77.000
SUBTOTAAL
7.081.831
7.316.000
Budgetten geoormerkt
130.269
196.800
Bijdragen stelseltaken
518.676
165.900
7.730.776
7.678.700
603.824
134.700
7.126.942
7.194.700
Subsidies Rijk en provincie
n.v.t.
138.100
Overige goederen en diensten
n.v.t.
216.900
Overboeking bijdragen naar stelseltaak BSBm
n.v.t.
-5.700
TOTAAL
7.730.766
7.678.700
Kosten onderdeel van het uurtarief
6.986.251 70.221
7.239.000
99,49
99,78
Organisatieontwikkelingskosten
TOTAAL LASTEN BATEN Baten stelsel Deelnemersbijdragen
Begrote productieve uren Uurtarief 2024
72.548
Mogelijke inverdieneffecten Bij de start van ODV is niet de verwachting dat er financieel veel valt in te verdienen, hooguit een beperkt synergievoordeel in personele overhead (dit voordeel wordt ingezet voor het primaire proces). Bij de start zal op onderdelen met bestaande budgetten een andere invullingen worden gegeven aan bijvoorbeeld de invulling van het functiegebouw, met name daar waar het gaat om de inrichting van de bedrijfsvoering. De verdere details over de opzet en vorming van het functiegebouw en de verdere invulling van de zgn. PIOFACHtaken moeten nog worden uitgewerkt. Opzet nieuwe organisatie Voor de ODV wordt een formatie geraamd van ca. 126 fte. Deze formatie is gebaseerd op de bestaande formatie ODNV en OVIJ voor 2024. Na de zomer zal de opzet van de nieuwe organisatie verder worden verfijnd in een detailplan. Mogelijk dat uit dit detailplan blijkt, dat door de nieuwe inrichting van ODV binnen de totale formatie op onderdelen een verschuiving nodig is in termen van structuur.
4
Het overzicht in tabel 2 is een rudimentaire uitwerking van de bestaande formatie van beide omgevingsdiensten: Tabel 2: Formatie ODV 2024
ODV
FTE
Toelichting
Management en bedrijfsvoering
21
Directie,
management,
control,
secretariaat
en
PIOFACH-taken Primair proces inclusief
105
ondersteuning primair proces
Vergunningverleners, toezichthouders, BOA’s, Juristen en adviseurs (oa bodem, geluid, RO, ecologie), projectleiders, functioneel en gegevensbeheerders, data-analyse en administratief medewerkers
Totaal
126
Nieuwe begroting op hoofdlijnen en de daarbij behorende deelnemersbijdragen Voor ODV is een concept ontwerpbegroting opgesteld, op basis van de hierboven beschreven uitgangspunten: Tabel 3: Concept ontwerpbegroting ODV 2024
LASTEN
Exploitatie ODV
Personeelskosten primair proces
€
9.151.910
Opleidingskosten primair proces (2%)
€
183.038
Algemene personeelskosten
€
97.678
Personeelskosten overhead
€
2.229.433
Opleidingskosten overhead (2%)
€
44.589
Algemene personeelskosten
€
80.465
Schaalsprong circa 10 fte
€
109.354
Inhuurbudget ter vervanging formatie
€
267.538
Personeel- en uitvoeringskosten
€
179.478
DVO taken
€
324.852
Huisvesting
€
507.839
ICT
€
862.355
Organisatieontwikkelingskosten (2%)
€
227.627
Organisatiekosten
€
223.791
Onvoorzien (1%)
€
155.016
SUBTOTAAL
€
14.644.964
Budgetten geoormerkt
€
327.069
Bijdragen stelseltaken
€
684.576
TOTAAL LASTEN
€
15.656.609
5
BATEN Baten stelsel
€
738.524
Deelnemersbijdragen
€
14.321.642
Extra deelnemersbijdrage agv uitgangspunten BP
€
247.143
Subsidies Rijk en provincies
€
138.100
Overige goederen en diensten
€
216.900
Overboeking bijdragen naar stelseltaak BSBm ODNV
€
-5.700
TOTAAL
€
15.656.609
Kosten onderdeel van het uurtarief
€
14.470.910
Begrote productieve uren
148.936
Uurtarief 2024
€
97,16
Het integrale uurtarief behorend bij deze begroting zal € 97,16 zijn, gebaseerd op een productiviteitsnorm van 1.350 uur per fte primair proces. Deelnemersbijdrage is de basis voor beschikbare uren per deelnemer In onderstaande figuren is de deelnemersbijdrage op basis van de ontwerpbegroting 2024 vergeleken met de deelnemersbijdrage onder de ODV: Tabel 4:Deelnemersbijdragen ODV deelnemers OVIJ
Deelnemersbijdrage ontwerpbegroting OVIJ 2024 (in EUR) 5.117.505
Apeldoorn
Deelnemersbijdrage ontwerpbegroting ODV 2024 (in EUR) 5.255.168 447.851
Brummen
436.120
Voorst Epe
595.318 967.999 10.000
611.332
7.126.942
7.318.661
Gelderland Subtotaal OVIJ deelnemers
994.039 10.269
Tabel 5: Deelnemersbijdragen ODV deelnemers ODNV Deelnemersbijdrage Ontwerpbegroting ODNV 2024 (in EUR)
Deelnemersbijdrage Ontwerpbegroting ODV 2024 (in EUR)
Gelderland
174.244
175.586
Elburg
795.491
801.619
Ermelo
1.176.669
1.185.733
Harderwijk
1.687.391
1.700.389
Hattem
248.933
250.850
Heerde
374.388
377.272
Nunspeet
755.759
761.580
Oldebroek
637.641
642.553
6
Putten
1.344.183
1.354.537
Subtotaal ODNV deelnemers
7.194.699
7.250.123
Tabel 6: Totale deelnemersbijdragen
Deelnemersbijdrage Totale deelnemersbijdrage
Ontwerpbegroting ODNV en OVIJ Ontwerpbegroting ODV 2024 2024 14.321.642 14.568.784
De deelnemersbijdrage is de basis voor de beschikbare uren per deelnemer. De deelnemersbijdrage wordt gedeeld door het integrale uurtarief om het aantal beschikbare uren per deelnemer vast te stellen. Met het programma wordt vervolgens regionaal en per deelnemer uitgewerkt wat er voor de uren wordt gedaan in termen van diensten en producten. Financieringsmodel exploitatie Zowel ODNV als OVIJ hebben nu hetzelfde financieringsmodel en voorgesteld wordt om dat model in de toekomst te blijven hanteren. In de kern komt dat op het volgende neer: Voor de VTH-en adviestaken: -
Er wordt input gefinancierd. De bijdrages van de deelnemende gemeentes worden gebaseerd op de door het AB vastgestelde begroting. Uren die in de huidige situatie op basis van gerealiseerde uren worden afgerekend blijft ongewijzigd.
-
De budgetten c.q. bijdrages worden omgezet naar beschikbare uren.
-
De diensten en producten die voor deze uren worden geraamd, worden vastgelegd in een (jaarlijks) uitvoeringsprogramma dat in samenspraak met de deelnemers wordt opgesteld.
-
Er wordt niet afgerekend per deelnemer op basis van daadwerkelijk gemaakte uren en/of producten, tenzij zo overeengekomen.
-
Het (financiële) resultaat van de Omgevingsdienst wordt naar rato van inbreng over de deelnemende gemeentes verdeeld. Dit geldt zowel voor een positief als negatief resultaat.
-
Ten minste één keer per vier jaar wordt de deelnemersbijdrage geëvalueerd.
Voor de regionale projecten of verzoeken tot extra taken: -
Er wordt per project of per deelnemer tevoren een inschatting gemaakt van de benodigde uren.
-
Er wordt per project of per extra taak afgerekend op basis van daadwerkelijk bestede uren en het integrale uurtarief van de omgevingsdienst.
Op termijn komen tot een level playing field Zoals hierboven beschreven is er sprake van een inputbegroting met bijbehorende prestaties gebaseerd op de huidige ambitie- en uitvoeringsniveaus van de twee regio’s. De huidige situaties zijn dus bij de start leidend. Om te komen tot een gezamenlijk regionaal en eensluidend ambitieniveau en daarmee een gelijk speelveld voor de gehele taakuitvoering, zal op termijn een objectiever uitvoeringsniveau worden bepaald. Dit wordt uitgewerkt op basis van objectieve grondslagen (zoals het aantal activiteiten), gezamenlijk vastgestelde 7
ambities en kengetallen van de dienst. Daarbij kunnen dan ook de ervaringen van de invoering en werking van de Omgevingswet worden betrokken. Het uitwerken van een nieuw gezamenlijk ambitieniveau kan leiden tot verschuivingen/ aanpassingen van de deelnemersbijdrages, aangezien bij de start de huidige ambitieniveaus worden gehanteerd. Eventuele veranderingen in deelnemersbijdragen zijn dan te koppelen aan het harmoniseren van de ambities voor de gehele regio. Te zijner tijd zal dit worden uitgewerkt. Uiteraard wordende deelnemers hierbij betrokken. Mogelijke kostenstijgingen als gevolg van de Omgevingswet De uitgewerkte begroting kent verder nog een onzekerheid, te weten eventuele kostenstijgingen als gevolg van de Omgevingswet. Uit landelijke analyses blijkt dat het goed denkbaar is dat de uitvoering van de Omgevingswet leidt tot grotere verschillen tussen deelnemers als het gaat om (beleids)keuzes. Hierdoor daalt de uniformiteit van het werk en stijgen mogelijk de kosten. Er is meer maatwerk nodig. Omdat de exacte financiële impact nog moeilijk te voorzien is, wordt hier alleen melding gedaan van deze onzekerheid. Door beleidskeuzes gekoppeld aan de Omgevingswet regionaal af te stemmen en met de ODV te bespreken bestaan er mogelijkheden om deze mogelijke financiële impact te beperken.
Vooralsnog worden geen nieuwe kosten geraamd als gevolg van de inwerkingtreding van de Omgevingswet per 1 januari 2024. De komende jaren bouwen we meer ervaringscijfers op zodat we met elkaar kunnen bepalen welke impact dit in financiële zin heeft voor de ODV. Algemene en bestemmingsreserves Om tegenvallers op te vangen, wordt het de dienst toegestaan om algemene- en bestemmingsreserves te vormen tot een maximum van 5% van de exploitatie. Fusiebegroting ODV Voor het neerzetten van de ODV moet een eenmalige investering worden gedaan. De totale omvang van deze eenmalige investering is gebaseerd op een aantal aannames en ervaringen. Het bedrag is vooralsnog gemaximaliseerd op genoemd bedrag. Tabel 7: Fusiebegroting ODV
Fusiebegroting (incidentele begroting Bedrijfsplan) Proces Proces - en projectmanagement
€
300.000
Communicatie/website/huisstijl
€
25.000
BOR
€
5.000
Sessies/locaties/integratie
€
10.000
Mensen Implicaties sociaal plan
PM
Systemen Integratie zaaksysteem primair proces
€
50.000
Integratie zaaksysteem bedrijfsvoering
€
10.000
Integratie tijdschrijven
€
25.000
8
Overgang 1 financieel systeem
€
40.000
Overgang 1 HRM systeem
€
40.000
Overgang naar 1 managementsysteem
€
40.000
Onvoorzien
€
30.000
Totaal
€
575.000
Ten aanzien van de fusiebegroting worden de volgende opmerkingen geplaatst: -
Deze kosten op de fusiebegroting zijn kosten die voorafgaand aan de fusie worden gemaakt en komen daarom ook niet ten laste van ODV.
-
Gebruikelijk is om ten aanzien van de eenmalige kosten een bedrag te hanteren tussen de 5-10% van de totale exploitatiebegroting. De in het bedrijfsplan juni 2022 geraamde eenmalige kosten zijn lager dan dit gebruikelijke percentage.
-
De kosten als gevolg van de implicaties van het sociaal plan zijn op dit moment nog niet te maken, indien nodig moeten hier nog aanvullende afspraken over gemaakt worden als deze kosten niet gedekt kunnen worden uit de geraamde eenmalige kosten. De verwachting is dat dit geen problemen oplevert.
-
Eventuele frictiekosten zijn kosten voor de latende organisaties en maken geen onderdeel uit van deze fusiebegroting. Bestaande afspraken die eerder zijn gemaakt bij de start van ODNV en OVIJ blijven voortbestaan met de komst van ODV.
-
De inschattingen voor de kosten voor de integratie van systemen zijn rudimentair en gebaseerd op aannames en niet op een analyse van bestaande systemen en het toekomstige systeem.
Verschillenanalyse ontwerpbegroting ODNV en ODV ODNV heeft, om voldoende voor te sorteren op de beoogde fusie, de ontwerpbegroting 2024 conform de door het AB op 24 november vastgestelde uitgangspunten, gebaseerd op de uitgangspunten die staan beschreven in het bedrijfsplan van de ODV: ▪
Opleidingsbudget personeel: 2% van de totale loonsom (t/m 2023: 2% van loonsom primair proces)
▪
(Organisatie) ontwikkelingsbudget: 2% van de loonsom (t/m 2023: vast bedrag ad € 52.000)
▪
Een productiviteitsnorm van 1.350 uur conform landelijke gemiddelden en hetgeen ook binnen het Gelders stelsel is afgesproken als norm. (t/m 2023: 1.400 u/fte)
Met de schaalsprong van 10 fte is geen rekening gehouden in de begroting van ODNV, dit is een kostenverhogend effect van de fusie ten opzichte van de ontwerpbegroting ODNV 2024. Deelnemersbijdrage Beschikbare uren ontwerpbegroting ontwerpbegroting ODNV 2024 2024 ODNV (in EUR) Gelderland Elburg Ermelo Harderwijk
Deelnemersbijdrage Beschikbare uren ontwerpbegroting ontwerpbegroting ODV 2024 2024 ODV (in EUR)
174.244
1.757
175.586
1.795
795.491 1.176.669
8.021 11.865
801.619 1.185.733
8.195 12.122
1.687.391
17.015
1.700.389
17.383
9
Hattem Heerde Nunspeet Oldebroek Putten Subtotaal ODNV
248.933
2.510
250.850
2.564
374.388
3.775
377.272
3.857
755.759
7.621
761.580
7.786
637.641
6.430
642.553
6.569
1.344.183 7.194.699
13.554 72.548
1.354.537 7.250.123
13.847 74.118
Verschillenanalyse ontwerpbegroting OVIJ en ODV OVIJ heeft de ontwerpbegroting 2024 gebaseerd op de begroting 2023 en de uitgangspunten zoals die in december 2022 zijn vastgesteld door het AB. In haar ontwerpbegroting 2024 is geen rekening gehouden met de uitgangspunten uit het bedrijfsplan van juni 2022: ▪
Een verhoging van de opleidingskosten van 1,5% naar 2% van de loonsom.
▪
Een (organisatie) ontwikkelbudget van 2% van de loonsom.
▪
Een schaalsprong van 10 fte ad € 109.354 in totaliteit.
Verder heeft OVIJ wel de jaarlijkse loon- en prijsindexatie conform CPB toegepast. Met de nieuwe CAO Gemeenten, die waarschijnlijk in april 2023 wordt bekrachtigd, is geen rekening gehouden, omdat bij de opstelling van de ontwerpbegroting 2024 nog niet bekend was wat deze nieuwe CAO financieel zou betekenen voor OVIJ. Deelnemersbijdrage Beschikbare uren ontwerpbegroting ontwerpbegroting OVIJ 2024 2024 OVIJ (in EUR)
Deelnemersbijdrage Beschikbare uren ontwerpbegroting ontwerpbegroting ODV 2024 2024 ODV (in EUR)
Apeldoorn
5.117.505
47.050
5.255.168
53.723
Brummen
436.120
3.780
447.851
4.578
Voorst
595.318
4.977
611.332
6.250
Epe
967.999
8.345
994.039
10.162
Gelderland Subtotaal OVIJ deelnemers
10.000
0
10.269
105
7.126.942
64.1521
7.318.661
74.818
1
Dit is exclusief de uren voor de stelseltaak K&P en Complexe handhaving, in totaal 6.069 uren. In de urenverdeling is rekening gehouden met de bruto-netto-berekening 2024.
10