(064) Begroting 2025 Tribuut, 433507
Tekst van het document
433507
Ontwerp
Toekomstplan toekomstplan en begroting en begroting 2025 - 2028 2025-2028
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
1
Inhoudsopgave Voorwoord ............................................................................................................................................... 3 1.
2.
Inleiding ............................................................................................................................................ 4 1.1
Missie en visie ......................................................................................................................... 4
1.2
Doelstellingen .......................................................................................................................... 4
1.3
Financiële uitgangspunten en kaders ...................................................................................... 5
1.4
Overige ontwikkelingen ........................................................................................................... 7
Programmabegroting 2025 .............................................................................................................. 9 2.1
Waardebepaling ...................................................................................................................... 9
2.2
Gegevensbeheer WOZ .......................................................................................................... 11
2.3
Heffen .................................................................................................................................... 12
2.4
Invordering en kwijtschelding ................................................................................................ 14
2.5
Frontoffice (beantwoording klantvragen) ............................................................................... 16
2.6
Samenvatting programmaonderdelen ................................................................................... 17
3. Bedrijfsvoering ................................................................................................................................... 18
4.
3.1
Ontwikkelingen ...................................................................................................................... 18
3.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................................................... 20
3.3
Risico’s .................................................................................................................................. 21
3.4
Financiële kengetallen ........................................................................................................... 26
3.5
Overhead ............................................................................................................................... 26
3.6
Financiering ........................................................................................................................... 27
Financiële begroting ....................................................................................................................... 29 4.1
Financiële begroting .............................................................................................................. 29
4.2
Toelichting op de opgenomen wijzigingen ............................................................................ 30
4.3
Kostenverdeling per gemeente.............................................................................................. 32
4.4
Balans .................................................................................................................................... 32
Bijlage 1: lasten per taakveld 2025 ....................................................................................................... 34
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
2
Voorwoord Tijdens het schrijven van deze begroting hebben we net de laatste werkzaamheden voor het aanslagjaar 2023 weggewerkt en weten we inmiddels dat de piek voor 2024 weer in de buurt komt van wat we gewend zijn. Daarmee verwachten we dat 2025 weer beter voorspelbaar is wat betreft het aantal bezwaren en de kosten die met de afhandeling gepaard gaan, hoewel er nog veel rechtspraak nodig is om zien of dat werkelijk zo is. We zijn ons nu aan het voorbereiden op een verhuizing en dat gaat impact hebben op de begroting. Door opzegging van de huur door de gemeente Epe oriënteren we ons op dit moment op de huurmarkt van kantoren in Apeldoorn, omdat er in Epe geen geschikt aanbod te vinden is. Verhuizing gaat gepaard met grote investeringen die we op dit moment slechts kunnen ramen op basis van normgetallen. Die vindt u terug in deze begroting. Wat u in deze begroting leest, is in beginsel een indexering op de gewijzigde begroting 2024. In de kadernota zijn voorstellen vastgesteld die in deze begroting zijn verwerkt. In die kadernota zijn ook de maatstaven, die gelden als verdeelsleutel voor de kosten van de deelnemende gemeenten, vastgesteld. Wat opvalt, is dat de onze belangrijkste kostenposten voor personeel en ICT sneller stijgen dan de indexeringen in de septembercirculaire, die voor ons uitgangspunt is voor de meerjarenbegroting.
Als we daar uitbreiding van personeel en nieuwe en verbeterde applicaties aan toevoegen, dan vallen de begrotingscijfers op die vlakken tegen. Beleidsuitgangspunten: •
•
•
In 2024 verwachten we het project rondom de herinrichting van onze ICT-infrastructuur te hebben afgerond. Dat is later dan verwacht omdat we hierin afhankelijk zijn van onze leveranciers. Een tegenvaller is dat we de beoogde kostenbesparing voor het uitschakelen van de servers bij gemeente Apeldoorn niet kunnen realiseren. Daarmee hadden we verwacht om de kosten voor het in de cloud brengen van alle applicatie te dekken, want die hadden we wel voorzien. Tribuut blijft inzetten op verdere automatisering van uniforme processen. Het verwerken van bezwaren van No-Cure-No-Pay bedrijven is daar een belangrijk voorbeeld van. Daarmee kunnen we grote aantallen bezwaren beter verwerken en dat scheelt inhuur van personeel. Het is nog uiterst onzeker hoeveel beroepen we op onze bezwaaruitspraken uit 2023 kunnen verwachten. De rechtbank loopt maanden achter met inboeken en dat zou aanleiding kunnen zijn voor de beperkte aantallen beroepen ten opzichte van collega samenwerkingsverbanden. De afhandeling van beroepen vraagt veel tijd van onze taxateurs en beleidsjuristen. Aangezien we op dit moment nog bezig zijn de beroepen van het relatief rustige jaar 2022 af te handelen, is het heel goed mogelijk dat we in 2025 maatregelen moeten nemen om de beroepen van 2023 tijdig te kunnen verwerken.
De doorontwikkeling van Tribuut stopt natuurlijk nooit en een aantal thema’s zal ook de komende jaren in overleg met de deelnemende gemeenten worden ontwikkeld. Denk aan de Samenhangende Object Registratie (SOR) en beleidsharmonisering. De samenwerking met de deelnemende gemeenten is en blijft daarom van groot belang.
Bert Groot Wesseldijk Directeur
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
3
1.
Inleiding
Voor u ligt de begroting 2025-2028 van de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingsamenwerking. Tribuut voert de belastingtaak uit voor de gemeenten Apeldoorn, Brummen, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen. Tribuut is een bedrijfsvoeringsorganisatie met een enkelvoudig bestuur. Dat betekent dat de afzonderlijke gemeenten autonoom zijn in het opmaken van beleid voor lokale belastingen en dat Tribuut daar op efficiënte wijze uitvoering aan geeft. Tribuut heeft in januari 2024 een kadernota laten vaststellen met de begrotingsuitgangspunten en de maatstaven die de kostenverdeling naar de gemeenten bepalen. Deze maatstaven staan aan de basis van dit ontwerp voor wat betreft financiën.
1.1
Missie en visie
“Tribuut voert de belastingtaken WOZ, heffing en invordering uit voor haar deelnemers en adviseert over de optimale aanwending van het belastinginstrumentarium. Het is onze ambitie de beste belastingdienstverlener in de ‘regio’ te worden, met een ijzersterke prijs/kwaliteitverhouding, waar gemeenten graag hun belastingzaken aan uitbesteden en waarvoor medewerkers graag willen werken. Medewerkers en deelnemende gemeenten zijn trots op hun organisatie. De belastingorganisatie groeit zodanig dat dit ten goede komt aan klant en kwaliteit maar ook kostenverlagend is voor alle deelnemers. Daarbij is de Stedendriehoek en aangrenzende gemeenten het domein van mogelijke uitbreiding. De belastingorganisatie is een flexibele organisatie die kan inspelen op de snel veranderende behoeften van interne en externe klanten en staat daarbij borg voor een adequate uitvoering en het ophalen van de juiste belastingopbrengst.” Tribuut is voornemens de missie en visie te herijken vóór haar 10 jarige bestaan in 2026. Dat zal in samenspraak met bestuur en medewerkers plaatsvinden. De geplande evaluatie van de GR zal hier ook input voor zijn. Om deze missie en visie te realiseren, werkt Tribuut continu aan verbetering en ontwikkeling van haar medewerkers, producten en diensten, werkprocessen en ICT.
Zij blijft in gesprek met deelnemende gemeenten zodat de organisatie goed in kan blijven spelen op hun behoeften op belastinggebied. Operationele performance, klanttevredenheid belastingplichtigen en gemeenten worden periodiek gemeten. Het personeelsbeleid is gericht op structurele ontwikkeling van medewerkers. Het is van strategisch belang dat de belastingorganisatie verdergaand digitaliseert en innoveert op het gebied van ICT. De belastingorganisatie kiest niet voor de innovatorpositie maar is wel voorloper. Dit betekent dat het bewezen technologie toepast en niet als proeftuin dient voor ICT-experimenten.
1.2
Doelstellingen
Tribuut is een uitvoeringsorganisatie. Als organisatie zoeken we continu naar verbeteringen. De verbeteringen kunnen betrekking hebben op drie centrale elementen. Deze zijn kwaliteit, kosten en klanten.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
4
Kwaliteit
Klanten
Kosten
Klanten Kwaliteit is een onderwerp dat klanten op diverse manieren kunnen ervaren. Van invloed is toegankelijkheid (bijvoorbeeld bij vragen), snelheid van afhandeling (bijvoorbeeld van verzoeken) en de duidelijkheid van de online en offline communicatie. Ervaringen van de klant zijn cruciaal voor de waardering van de organisatie. Het ‘luisteren’ naar de ervaringen van de klant doen we dagelijks. Kwaliteit De kwaliteit op organisatieniveau heeft voor een belangrijk deel te maken met de beheersing van de twee hoofdtaken van onze organisatie. Namelijk de uitvoering van de WOZ en het heffen/innen van belastingen. In 2022 heeft de Waarderingskamer de organisatie gewaardeerd met vier sterren (goed). De doelstelling bij de uitvoering van de WOZ is om het oordeel goed (vier sterren of hoger) van de Waarderingskamer te behouden. Ten aanzien van de belastingheffing en inning heeft Tribuut de doelstelling om de belastingopbrengst te optimaliseren volgens de door de gemeenten gewenste opbrengst. De gemeente bepaalt jaarlijks welke belastingopbrengst zij wenst. Tribuut brengt een tarief advies uit en richt haar processen zodanig in dat er binnen de gestelde wettelijke kaders een optimale belastingopbrengst wordt gerealiseerd.
Aan het einde van het belastingjaar controleert de accountant de rechtmatigheid en volledigheid van de opbrengsten en stelt, ten behoeve van de gemeente, deelverklaringen op. Hiermee wordt de kwaliteit van de uitvoering geborgd. Tot slot is de accountantsverklaring over de jaarrekening de borging van de beheersing op organisatieniveau.
1.3
Financiële uitgangspunten en kaders
De budgetten voor structurele en incidentele kosten in de begroting 2025 worden geïndexeerd op basis van de prijsontwikkeling 2023, die in de septembercirculaire 2023 van de overheid is aangegeven: • • •
Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers: 5,80%; Prijs overheidsconsumptie, netto materieel: 2,80%; Prijs bruto binnenlands product: 1,60%.
Voor de begroting 2025 is de index geraamd zoals hierboven aangegeven. Daarmee is de verhouding vergelijkbaar met de begroting over 2024 die in september 2023 is vastgesteld.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
5
Actualisatie maatstaven Deze begroting is opgesteld volgens de vernieuwde kostenverdeelsystematiek zoals die is vastgesteld door het bestuur van Tribuut in januari 2020. In deze methodiek worden, per activiteit en per cluster, de kosten vastgesteld. Deze worden op basis van verschillende verdeelsleutels over de deelnemers verdeeld. Verdeelsleutel
Apeldoorn
Brummen
Epe
Lochem
Voorst
Zutphen
Totaal
# Woning
79.862
10.300
15.920
16.610
10.949
24.689
158.330
# Niet Woningen Proceskostenvergoeding #WOZ bezwaren # Aanslagregels totaal
7.575
992
1.853
2.351
1.732
2.151
16.654
€ 1.018.381
€ 128.489 € 199.600
€ 216.873 € 111.486
€ 236.326 € 1.911.155
7.130
771
1597
1894
856
1775
14.023
345.528
74.035
86.062
85.769
48.636
113.701
753.731
31.264
32.190
46.257
21.376
-
1.734
1.789
1.101
11.618
24.305
10.543 95.503
156 11.724
1.016 20.293
1.134 22.533
289 14.440
208 35.097
13.346 199.590
75.021
23.249
# ASR inlezen
229.357
8.063 # ASR Stuf # Controleren grondslagen # Heffen bezwaren # KWS verzoeken
272
24
88
84
60
686
1.214
2.601
366
312
306
162
893
4.640
Dwanginvordering
€ 418.318
€ 31.012
€ 69.702
€ 74.651
€ 41.280
€ 135.272
€ 770.235
# Klantcontacten
18.486
1.998
3.577
3.399
1.798
5.449
34.707
Toelichting op de maatstaven ten behoeve van de begroting 2025 Algemeen: De maatstaven zijn geactualiseerd op basis van de aantallen uit Gouw over het jaar 2023. Woningen en niet-woningen: Betreft de te waarderen objecten (alle WOZ-objecten exclusief WOZ-vrijstellingen) die actief zijn/waren per 01-01-2023. Onbebouwde grond wordt buiten beschouwing gelaten bij het bepalen van de verdeelsleutel. Proceskostenvergoeding: Betreft de uitgekeerde proceskostenvergoedingen per gemeente in 2023. Bezwaren: Betreft het aantal ingediende bezwaren (verdeeld naar WOZ en Heffen) in 2023. Aanslagregels: Het totaal aantal verzonden aanslagregels van alle belastingsoorten in tijdvak 2023 (heffingsjaar voorafgaande aan het jaar waarin de kadernota en begroting worden opgesteld) exclusief de beschikkingsregels. Voor heffingen die achteraf worden opgelegd, is uitgegaan van het tijdvak 2022. Voor specifieke activiteiten zijn de bijbehorende aanslagregels inzichtelijk gemaakt. Biljetten: Het totaal aantal biljetten in tijdvak 2023.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
6
Kwijtscheldingsverzoeken: Betreft het aantal ingediende kwijtscheldingsverzoeken (exclusief automatische kwijtschelding) per gemeente in 2023. Inkomsten uit dwanginvordering: Het aandeel van de gemeenten in de totaal ontvangen inkomsten uit dwanginvordering in het jaar 2023 (exclusief invorderingsrente). Klantcontacten: Betreft het aantal geregistreerde klantcontacten in 2023 per gemeente (telefoon en e-mail). Btw De budgetten in de begroting zijn exclusief btw geraamd. De betaalde btw wordt bijgehouden en zal tweemaal per jaar middels de transparantie/doorschuifmethode naar rato van de gemeentelijke bijdrage aan de deelnemende gemeenten worden doorgeschoven. De gemeenten kunnen deze btw vervolgens compenseren bij het btw-compensatiefonds. Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 is vennootschapsbelasting voor overheidsbedrijven ingevoerd. Tribuut voert als GR alleen de belastingtaak voor de deelnemende gemeenten uit en verleent geen diensten aan derden. Hierom gaat Tribuut niet door de zogenaamde ‘ondernemerspoort’ en is vennootschapsbelasting voor Tribuut niet van toepassing. Dit is al vastgesteld door de belastinginspecteur. Beleidsarm De deelnemende gemeenten behouden autonomie op het beleid voor belastingen. De begroting 2025 is daarmee beleidsarm en gebaseerd op de geldende verordeningen en wetgeving.
Eventuele beleidskeuzes door gemeenten die financiële gevolgen hebben voor de uitvoering, zullen in de loop van het jaar in een begrotingswijziging aan het bestuur van Tribuut worden voorgelegd.
1.4
Overige ontwikkelingen
Het risicomanagement is herijkt in januari 2022. Dit moet leiden tot een proactieve risicohouding en een beter gestructureerde controlesystematiek en vastlegging. Het heeft overigens niet tot extra risico’s geleid met grote financiële impact. Het controleplan, dat jaarlijks wordt opgesteld, heeft tot doel de kwaliteit te monitoren en de controlerende instanties adequaat de kunnen voorzien van bewijs. Daarvoor wordt het controleplan samengevoegd met het informatiebeveiliging- en privacyplan, omdat deze controles elkaar deels overlappen. Persoonlijk contact is voor Tribuut erg belangrijk. Onze slogan “goed geholpen, snel geregeld” combineren we met goede bereikbaarheid middels onder andere telefoon en mail, maar ook via MijnOverheid en QR-tags die naar hulpformulieren leiden om contact gemakkelijker te maken. Mede om bovengenoemde reden blijven we inzetten op terugbelafspraken met taxateurs. Intern noemen we dit informele bezwaren. Die blijven het meest efficiënt in vergelijking met formele bezwaren. Deze werkwijze vraagt om extra personele inhuur gedurende de piekperiode, zeker als we binnen de bezwaartermijn de informele bezwaren willen afhandelen. Tribuut gaat meerdere methoden gebruiken om secundaire objectkenmerken beter in beeld te krijgen, omdat dit de belangrijkste reden is voor gegronde bezwaren.
Dit doen we met visuele inspecties in de straat, met voormeldingen en door verkoopinformatie te benutten. Daarmee krijgen we een betere kwaliteit en minder gegronde bezwaren wat weer resulteert in minder proceskosten. De drie basisregistraties BAG-WOZ-BGT werken met elkaar gestructureerd aan de kwaliteit van de (gezamenlijke) data. De gemeenten en Tribuut gebruiken dezelfde applicatie om goed met elkaar te communiceren over nieuwe en gewijzigde kenmerken. Dit betekent een kwaliteitsslag voor de drie
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
7
basisregistraties. Om deze situatie te kunnen realiseren, is een goede samenwerking en afstemming met de gemeentelijke BAG-BGT een voorwaarde.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
8
2.
Programmabegroting 2025
Tribuut is georganiseerd op basis van de te onderscheiden belastingprocessen. Deze begroting sluit daarop aan. Voor de overhead worden geen bijdragen van de gemeenten verkregen; de gemeenten nemen immers de dienst “uitvoering van de belastingtaak” af van Tribuut en niet de middelen waarmee die dienst wordt verricht. De kosten van overhead zijn, op basis van het aantal fte’s, doorbelast naar programmaonderdelen 1.1 tot en met 1.5. Voor de leesbaarheid zijn de bedragen afgerond op duizendtallen. Door deze afronding kan het in sommige gevallen lijken alsof de bedragen niet correct optellen. Voor het overzicht van de geraamde lasten per taakveld verwijzen we naar bijlage 1.
2.1
Waardebepaling
Wat wil het team Waarderen in 2025 bereiken en wat gaan we daarvoor doen? Wij gaan de kwaliteit van de waardering vast houden en gaan op zoek naar nog meer verbeteringen Het doel is om de vier sterren die wij in 2022 hebben gekregen van de Waarderingskamer te behouden. Wij blijven ons werk op de juiste manier doen en blijven zoeken naar verbeteringen voor de processen bezwaar en beroep. Dit geeft rust en stabiliteit in het team. Wij gaan ons taxatierapport optimaliseren Er zal in 2024 gestart worden met een praktisch en uniform taxatierapport. Deze zal in 2025 verder geoptimaliseerd worden. Wij gaan het verantwoordingsdocument verder door ontwikkelen Het verantwoordingsdocument geeft (digitaal) inzicht hoe de WOZ-waarde bepaald wordt. Hoe het proces tot stand komt voor het bepalen van de WOZ-waarde en welke gegevens invloed hebben op de WOZ-waarde. Daarnaast wordt aangegeven hoe modelmatig taxeren werkt en hoe wij als Tribuut controleren of het taxatiemodel ook daadwerkelijk goed werkt waarop de WOZ-waarde tot stand komt. Dit wordt in 2024 ingeregeld en zal in 2025 actief gebruikt gaan worden. Wij willen aansluiten bij het landelijk proces voormelden secundaire kenmerken In 2024 is er een start gemaakt met een landelijk systeem voormelden van secundaire kenmerken. Als de landelijke pilot, die in 2024 loopt, succesvol is, gaan wij als Tribuut hier ook bij aansluiten.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
9
Wat gaat het kosten?
Programmaonderdeel 1.1: Waarderen (x €1.000) Lasten
Verdeel-sleutel
2023
2024
2025
2026
2027
2028
Waarderen
#Objecten
€ 1215
€ 1336
€ 1286
€ 1335
€ 1381
€ 1429
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 745
€ 819
€ 788
€ 818
€ 847
€ 876
PKV
PKV uitgekeerd
€ 1854
€ 476
€ 489
€ 502
€ 515
€ 528
€ 3814
€ 2630
€ 2564
€ 2655
€ 2743
€ 2833
Totaal lasten Baten Apeldoorn Waarderen
#Objecten
€ 591
€ 654
€ 630
€ 654
€ 676
€ 700
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 320
€ 416
€ 401
€ 416
€ 430
€ 445
PKV
PKV uitgekeerd
€ 882
€ 254
€ 261
€ 268
€ 274
€ 281
€ 1794
€ 1324
€ 1291
€ 1337
€ 1381
€ 1427
Totaal Brummen Waarderen
#Objecten
€ 77
€ 85
€ 82
€ 85
€ 88
€ 91
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 40
€ 45
€ 43
€ 45
€ 47
€ 48
PKV
PKV uitgekeerd
€ 69
€ 32
€ 33
€ 34
€ 35
€ 35
€ 186
€ 162
€ 158
€ 163
€ 169
€ 174
Totaal Epe Waarderen
#Objecten
€ 127
€ 139
€ 133
€ 138
€ 143
€ 148
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 72
€ 93
€ 90
€ 93
€ 96
€ 100
PKV
PKV uitgekeerd
€ 200
€ 50
€ 51
€ 52
€ 54
€ 55
€ 400
€ 281
€ 274
€ 284
€ 293
€ 303
Totaal Lochem Waarderen
#Objecten
€ 143
€ 154
€ 149
€ 154
€ 160
€ 165
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 96
€ 111
€ 106
€ 111
€ 114
€ 118
PKV
PKV uitgekeerd
€ 207
€ 54
€ 56
€ 57
€ 58
€ 60
€ 446
€ 319
€ 311
€ 322
€ 333
€ 343
Totaal Voorst Waarderen
#Objecten
€ 96
€ 106
€ 102
€ 106
€ 110
€ 114
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 61
€ 50
€ 48
€ 50
€ 52
€ 53
PKV
PKV uitgekeerd
€ 113
€ 28
€ 29
€ 29
€ 30
€ 31
€ 271
€ 184
€ 179
€ 185
€ 191
€ 198
Totaal Zutphen Waarderen
#Objecten
€ 181
€ 198
€ 190
€ 198
€ 204
€ 212
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 155
€ 104
€ 100
€ 104
€ 107
€ 111
PKV
PKV uitgekeerd
€ 382
€ 59
€ 60
€ 62
€ 64
€ 65
Totaal
€ 717
€ 360
€ 351
€ 363
€ 375
€ 388
Totaal baten
€ 3814
€ 2630
€ 2564
€ 2655
€ 2743
€ 2833
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
10
2.2
Gegevensbeheer WOZ
Wat wil het team Gegevensbeheer WOZ bereiken in 2025 en hoe gaan we dat doen? Wij gaan de samenwerking van de drie basisregistraties BAG-WOZ-BGT verder vormgeven We gebruiken dezelfde applicatie om goed met elkaar te communiceren over nieuwe en gewijzigde kenmerken. Dit betekent een kwaliteitsslag voor de drie basisregistraties. Om deze situatie te kunnen realiseren, is een goede samenwerking en afstemming met de gemeentelijke BAG-BGT een voorwaarde. Wij gaan LV WOZ synchroon maken De Landelijke Voorziening WOZ en de WOZ-administratie zijn nagenoeg gelijk aan elkaar zodat de afnemers, zoals de Belastingdienst en het Waterschap maar ook burgers, tijdig en correct worden geïnformeerd. Dat betreft onder meer de WOZ-waarde, de relatie met de BAG en de juiste eigenaar en/of gebruiker. De noodzakelijke module van Gouw wordt in de zomer van 2024 in gebruik genomen en deze helpt ons om de verschillen inzichtelijk te maken en op te lossen. Wij gaan de primaire kenmerken optimaliseren Door de optimalisatie van de primaire kenmerken krijgen wij uniformiteit en volledigheid. Dit brengt meer efficiëntie in de processen, draagt bij aan een betrouwbare WOZ-waarde en behoud van de vier sterren van de Waarderingskamer. Wij gaan het voormeldingssysteem verder uitbreiden In 2024 zal het voormeldingssyteem ingeregeld zijn en in 2025 willen wij dit structureel gaan inzetten.
De klant kan digitaal de primaire en secundaire kenmerken van een object controleren en/of aanpassen met als doel een pand op de juiste manier te waarderen. Door de klant vanaf het begin te betrekken bij deze informatie, zal de kans groter zijn dat de klant eerder begrip heeft voor de waarde van zijn WOZobject en mogelijk minder bezwaar maken. Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.2: Gegevensbeheer WOZ (x €1.000) Lasten
Verdeelsleutel
2023
2024
2025
2026
2027
2028
Gegevensbeheer
#Objecten
€ 1590
€ 1640
€ 1649
€ 2049
€ 2123
€ 2200
€ 1590
€ 1640
€ 1971
€ 2049
€ 2123
€ 2200
Totaal lasten Baten Apeldoorn
#Objecten
€ 672
€ 819
€ 985
€ 1024
€ 1061
€ 1099
Brummen
#Objecten
€ 86
€ 106
€ 127
€ 314
€ 326
€ 337
Epe
#Objecten
€ 137
€ 167
€ 200
€ 132
€ 137
€ 142
Lochem
#Objecten
€ 146
€ 178
€ 214
€ 208
€ 216
€ 223
Voorst
#Objecten
€ 97
€ 119
€ 143
€ 222
€ 230
€ 238
Zutphen
#Objecten
€ 207
€ 252
€ 302
€ 148
€ 154
€ 159
€ 1345
€ 1640
€ 1971
€ 2049
€ 2123
€ 2200
Totaal baten
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
11
2.3
Heffen
Wat wil het team Heffen bereiken in 2025 en wat gaan we daarvoor doen? Wij gaan informatie verhalen De inhoud van de belastingbestanden is omvangrijk, maar nog niet geheel volledig. Met name de gegevens voor de gebruikersbelasting OZB, hondenbelasting, toeristenbelasting, forensenbelasting, reclamebelasting en precariobelasting zijn omvangrijk. De samenwerking met de gemeentes zal nog meer geïntensiveerd worden om de informatie te verkrijgen (afschriften vergunningen, informatie over standplaatsen, gegevens ondernemers toeristenbelasting). Wij gaan belastingcontroles verder continueren We willen volledigheid van de belastingbestanden gaan realiseren zodat wordt voldaan aan rechtsgelijkheid en de maximale belastingopbrengst binnengehaald wordt. Hierbij is het van belang dat belastingcontroles onderdeel zijn van het reguliere werkproces. De workflows die hiervoor zijn ingericht brengen meer structuur en efficiëntie in de controleprocessen. Naast de administratieve controles van ‘achter het bureau’ zullen er ook meer controles op locatie gedaan worden. Wij gaan ons subjectenbeheer optimaliseren Het verbeteren en optimaliseren van de kwaliteit en volledigheid van het subjectenbeheer. Met name bij de niet-natuurlijke personen is winst te behalen. Op de planning staat de koppeling met de Kamer van Koophandel. Door deze aansluiting kunnen we een grote kwaliteitsslag maken.
Dit zal voordelen hebben voor de aanslagoplegging, de synchronisatie richting LV-WOZ, de retour ontvangen post en het invorderingsproces.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
12
Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.3: Heffen (x €1.000)
Lasten
Verdeel-sleutel 2023
2024
2025
2026
2027
2028
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 976
€ 891
€ 912
€ 945
€ 977
€ 1010
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 141
€ 85
€ 87
€ 89
€ 92
€ 94
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 77
€ 181
€ 199
€ 209
€ 218
€ 227
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 46
€ 19
€ 21
€ 22
€ 23
€ 24
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 66
€ 25
€ 26
€ 27
€ 28
€ 29
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 54
€ 42
€ 46
€ 48
€ 50
€ 52
€ 1360 € 1243 € 1292 € 1341 € 1387 € 1436
Totaal lasten Baten Apeldoorn Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 521
€ 408
€ 418
€ 433
€ 448
€ 463
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 68
€ 40
€ 42
€ 43
€ 44
€ 45
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 28
€ 59
€ 65
€ 68
€ 71
€ 74
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 18
€6
€7
€7
€8
€8
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 43
€ 20
€ 21
€ 22
€ 22
€ 23
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 15
€9
€ 10
€ 11
€ 11
€ 12
€ 692
€ 544
€ 563
€ 584
€ 604
€ 625
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 71
€ 88
€ 90
€ 93
€ 96
€ 99
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€8
€5
€5
€5
€5
€6
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 12
€ 25
€ 27
€ 28
€ 30
€ 31
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 2
€0
€0
€0
€0
€0
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 1
€0
€0
€0
€0
€0
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€3
€1
€1
€1
€1
€1
€ 96
€ 118
€ 123
€ 128
€ 132
€ 137
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 101
€ 102
€ 104
€ 108
€ 112
€ 115
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 15
€9
€9
€9
€9
€ 10
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 10
€ 25
€ 28
€ 29
€ 31
€ 32
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 4
€1
€2
€2
€2
€2
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 3
€2
€2
€2
€2
€2
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€5
€3
€3
€3
€4
€4
€ 138
€ 142
€ 148
€ 153
€ 159
€ 164
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 99
€ 101
€ 104
€ 108
€ 111
€ 115
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 16
€ 10
€ 10
€ 10
€ 10
€ 11
Totaal Brummen
Totaal Epe
Totaal Lochem
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
13
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 14
€ 37
€ 40
€ 42
€ 44
€ 46
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 4
€1
€2
€2
€2
€2
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 4
€2
€2
€2
€2
€2
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€7
€3
€3
€3
€3
€4
€ 143
€ 154
€ 161
€ 167
€ 173
€ 179
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 56
€ 57
€ 59
€ 61
€ 63
€ 65
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 11
€6
€6
€6
€7
€7
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 6
€ 17
€ 19
€ 19
€ 20
€ 21
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 2
€1
€1
€1
€1
€1
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 1
€1
€1
€1
€1
€1
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€3
€2
€2
€2
€2
€3
€ 80
€ 84
€ 88
€ 91
€ 94
€ 97
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 129
€ 134
€ 138
€ 143
€ 147
€ 152
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 24
€ 15
€ 15
€ 16
€ 16
€ 16
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 7
€ 18
€ 20
€ 21
€ 22
€ 23
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 15
€9
€ 10
€ 11
€ 11
€ 11
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 15
€0
€0
€0
€0
€0
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 21
€ 24
€ 26
€ 27
€ 28
€ 29
Totaal
€ 211
€ 201
€ 209
€ 218
€ 225
€ 233
Totaal baten
€ 1360 € 1243 € 1292 € 1341 € 1387 € 1436
Totaal Voorst
Totaal Zutphen
2.4
Invordering en kwijtschelding
Wat wil het team Invordering bereiken in 2025 en wat gaan we daarvoor doen? Wij gaan meer grip krijgen op de kwaliteit van data Door verbeteringen in de software en workflows te realiseren, krijgen wij meer kwaliteit in onze data. Daarnaast gaan wij aansluiten bij gegevensuitwisselingen van het schuldenknooppunt en het inlichtingenbureau (3.0) zodat wij onze werkstromen beter kunnen beheersen. Wij gaan meer snelheid krijgen in de behandeling van dossiers van klanten Doordat informatie aangeleverd wordt door derde partijen zijn wij minder afhankelijk van de informatie die de klant aanlevert. Dit geeft snelheid in het proces. De klant hoeft zelf minder aan te leveren Doordat Tribuut meer informatie van derden ontvangt, hoeft de klant minder informatie aan te leveren. Wij gaan onderzoek doen of het mogelijk is om zelf loonvorderingen op te leggen Wij willen onderzoeken of het mogelijk is om zelf loonvorderingen op te gaan leggen. Hierdoor zullen de kosten aan de deurwaarder minder worden en het proces van de invorderingen efficiënter door minder doorlooptijd.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
14
Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.4: Invordering (x €1.000) Lasten
Verdeel-sleutels
2023
2024
2025
2026
2027
2028
Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 392
€ 443
€ 461
€ 479
€ 496
€ 514
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 482
€ 553
€ 575
€ 597
€ 619
€ 641
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 290
€ 329
€ 342
€ 355
€ 367
€ 379
€ 1164
€ 1326
€ 1378
€ 1431
€ 1482
€ 1534
Totaal lasten Baten Apeldoorn Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 249
€ 249
€ 258
€ 269
€ 278
€ 288
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 232
€ 265
€ 275
€ 286
€ 296
€ 307
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 172
€ 179
€ 186
€ 193
€ 199
€ 206
€ 652
€ 692
€ 719
€ 747
€ 773
€ 801
Totaal Brummen Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€0
€ 35
€ 36
€ 38
€ 39
€ 41
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 27
€ 32
€ 34
€ 35
€ 36
€ 38
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 10
€ 13
€ 14
€ 14
€ 15
€ 15
€ 37
€ 81
€ 84
€ 87
€ 90
€ 93
Totaal Epe Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 22
€ 30
€ 31
€ 32
€ 33
€ 35
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 50
€ 56
€ 58
€ 61
€ 63
€ 65
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 18
€ 30
€ 31
€ 32
€ 33
€ 34
€ 91
€ 116
€ 120
€ 125
€ 129
€ 134
Totaal Lochem Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 27
€ 29
€ 30
€ 32
€ 33
€ 34
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 55
€ 62
€ 65
€ 67
€ 70
€ 72
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 22
€ 32
€ 33
€ 34
€ 36
€ 37
€ 105
€ 124
€ 128
€ 133
€ 138
€ 143
Totaal Voorst Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 14
€ 15
€ 16
€ 17
€ 17
€ 18
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 37
€ 40
€ 42
€ 43
€ 45
€ 46
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 15
€ 18
€ 18
€ 19
€ 20
€ 20
€ 65
€ 73
€ 76
€ 79
€ 82
€ 85
Totaal Zutphen Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 80
€ 85
€ 89
€ 92
€ 96
€ 99
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 82
€ 97
€ 101
€ 105
€ 109
€ 113
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 52
€ 58
€ 60
€ 62
€ 64
€ 67
Totaal
€ 214
€ 240
€ 250
€ 259
€ 269
€ 278
Totaal baten
€ 1164
€ 1326
€ 1378
€ 1431
€ 1482
€ 1534
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
15
2.5
Frontoffice (beantwoording klantvragen)
Wat wil het team Frontoffice bereiken in 2025 en hoe gaan we dat doen? Wij gaan onze communicatie verbeteren Het doel is dat zoveel mogelijk mensen onze brieven en e-mails begrijpen. In 2024 wordt onze schrijfwijzer geüpdatet. Het bureau Loo van Eck ondersteunt ons hierbij. Ook trainen zij onze medewerkers. Daarnaast helpt de nieuwe schrijfwijzer ons om al onze brieven zelf te herschrijven. Wij zijn in 2024 gestart en verwachten het project in 2025 af te ronden. Wij gaan de ‘afsprakenmodule’ verder ontwikkelen Het inplannen van een belafspraak met de taxateur over de WOZ-waarde is in 2024 vereenvoudigd. De klant kon voor het eerst zelf digitaal een belafspraak met de taxateur inplannen. Dat kon via een QRtag op het aanslagbiljet of via MijnTribuut. 23% van de klanten heeft deze weg al gevonden. Daarnaast kon de klant natuurlijk ook telefonisch een belafspraak laten inplannen. Het voordeel voor de klant is dat er keuze is tussen zelf inplannen of bellen met Tribuut. Het voordeel voor de medewerker is dat het inplannen nu ook veel eenvoudiger is. In 2024 vindt er een evaluatie plaats. De aanpassingen die daaruit voortkomen, zijn de basis voor het jaar 2025. Wij verwachten een nieuwe telefonieomgeving In 2023 is de overgang naar een nieuwe telefonieomgeving niet gelukt. Er komt een nieuwe aanbesteding. De verwachting is dat wij in 2025 overgaan naar een nieuwe omgeving.
Wij zijn nu al een project gestart om alle bandjes die de klant te horen krijgt, het keuzemenu en onze managementinformatie te verbeteren. Hiermee zijn wij beter voorbereid op wat Tribuut wil in een nieuwe telefonieomgeving. Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.5: Frontoffice (x €1.000) Lasten
Verdeel-sleutel
2023
2024
2025
2026
2027
2028
Klantcontacten
#Klant-contacten
€ 850
€ 906
€ 936
€ 990
€ 1024
€ 1059
€ 850
€ 906
€ 936
€ 990
€ 1024
€ 1059
Totaal Lasten Baten Apeldoorn
#Klant-contacten
€ 428
€ 483
€ 498
€ 527
€ 545
€ 564
Brummen
#Klant-contacten
€ 40
€ 52
€ 54
€ 57
€ 59
€ 61
Epe
#Klant-contacten
€ 80
€ 93
€ 96
€ 102
€ 106
€ 109
Lochem
#Klant-contacten
€ 90
€ 89
€ 92
€ 97
€ 100
€ 104
Voorst
#Klant-contacten
€ 52
€ 47
€ 48
€ 51
€ 53
€ 55
Zutphen
#Klant-contacten
€ 159
€ 142
€ 147
€ 155
€ 161
€ 166
€ 850
€ 906
€ 936
€ 990
€ 1024
€ 1059
Totaal Baten
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
16
2.6
Samenvatting programmaonderdelen
Programmabegroting (x € 1.000)
2023
2024
2025
2026
2027
2028
1.1: Waarderen
€ 3814
€ 2630
€ 2564
€ 2655
€ 2743
€ 2833
1.2: Gegevensbeheer WOZ
€ 1345
€ 1640
€ 1971
€ 2049
€ 2123
€ 2200
1.3: Heffen
€ 1360
€ 1243
€ 1292
€ 1341
€ 1387
€ 1436
1.4: Invordering
€ 1164
€ 1326
€ 1378
€ 1431
€ 1482
€ 1534
1.5: Frontoffice
€ 850
€ 906
€ 936
€ 990
€ 1024
€ 1059
Totaal
€ 8533
€ 7744
€ 8140
€ 8466
€ 8758
€ 9062
Apeldoorn
€ 4238
€ 3862
€ 4057
€ 4219
€ 4365
€ 4516
Brummen
€ 445
€ 519
€ 546
€ 568
€ 587
€ 608
Epe
€ 846
€ 799
€ 839
€ 873
€ 903
€ 934
Lochem
€ 930
€ 863
€ 905
€ 941
€ 974
€ 1008
Voorst
€ 565
€ 507
€ 534
€ 555
€ 574
€ 594
Zutphen
€ 1509
€ 1195
€ 1259
€ 1310
€ 1356
€ 1403
Dekking algemene reserve
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Totaal
€ 8533
€ 7744
€ 8140
€ 8466
€ 8758
€ 9062
Bijdragen gemeenten
Bovenstaande tabel geeft een overzicht van de totale lasten en baten van het programma en de individuele bijdragen van de deelnemers aan het programma. Incidentele baten en lasten Er worden in 2025 of volgende jaren geen incidentele lasten of baten verwacht.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
17
3. Bedrijfsvoering Dit hoofdstuk gaat over de stand van zaken en beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De in deze begroting opgenomen formatie ziet u hieronder uitgetekend in het organogram:
De totale bezetting komt daarmee op 55,3 fte. Door vacatureruimte en opgenomen ouderschaps- en zorgverlof wordt deze totale bezetting bijna nooit volledig gehaald. Opname van ouderschapverlof en zorgverlof is deels voor eigen rekening.
3.1
Ontwikkelingen
Personeel Personeel is het belangrijkste factor voor Tribuut. Belangrijke prestatie-indicatoren zijn een medewerkerstevredenheid van tenminste een 7,5 en een ziekteverzuim van maximaal 5%. Hier is vanaf de start van Tribuut aan grotendeels aan voldaan en dit willen wij blijven nastreven. In 2022 is er opnieuw een MTO gehouden en hieruit is gebleken dat de tevredenheid wordt gewaardeerd met een 7,9. De betrokkenheid van onze medewerkers is hoog en daar zijn we trots op. Dat past ook bij het uitgangspunt dat de verantwoordelijkheid laag in de organisatie kan liggen. Van iedere medewerker wordt verwacht om mee te denken om de processen efficiënter te maken. Er zullen verschillende processen onder de loep worden genomen. Door de hele organisatie kan iedereen meehelpen om procesverbeteringen door te voeren. Er moet ruimte zijn om te experimenteren met nieuwe mogelijkheden om zo creatief naar oplossingen te kunnen zoeken. Dit alles met als doel efficiency, lagere kosten en lagere werkdruk. Het
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
18
doel hiervan is bij te dragen aan een efficiënte organisatie, ruimte te maken voor kwaliteit maar niet tot het direct afschalen personeel. Bij vacatures wordt wel gekeken of opvulling noodzakelijk is. Wat willen we bereiken? Alle medewerkers dragen bij aan het continu verbeteren van de dienstverlening tegen redelijke kosten met behoud van medewerkerstevredenheid en een laag ziekteverzuim. Wat gaan we doen? Zoals al eerder beschreven, gaan wij door met het verbeteren van onze processen. De teamleiders sturen nu de medewerkers rechtstreeks aan en hebben, doordat zij zelf ook op de werkvloer aanwezig zijn, inzicht in hoe het met de medewerker gaat. Jaarlijks voeren de teamleiders minimaal één HR gesprek dat vastgelegd wordt. Hierin wordt gesproken over persoonlijke ontwikkeling, verantwoordelijkheid nemen, kwaliteit, samenwerking en continu verbeteren. Verder hebben wij eenmaal per maand een ‘ronde tafel sessie’ waar het MT en de teamleiders de laatste ontwikkelingen delen om zo iedereen op de hoogte te houden wat er speelt bij Tribuut. ICT Tribuut heeft een dubbele doelstelling: meer kwaliteit realiseren tegen lagere kosten. Deze dubbele doelstelling is alleen mogelijk door verdergaande verbetering en digitalisering van het verzamelen en verwerken van gegevens en het gebruik hiervan in de dienstverlening.
Goede automatisering maakt ons ook minder gevoelig voor onverwachte hoge aantallen. Met het belang van de ICT stijgt ook de afhankelijkheid en kwetsbaarheid van de onderneming. Wat willen we bereiken? Het beheren en ontwikkelen van de ICT-faciliteiten vindt plaats via vijf processen: besturing, inrichting, informatiemanagement, changemanagement en incidentmanagement. Om de ICT optimaal te laten bijdragen aan de organisatiedoelen (kwaliteit verhogen, kosten verlagen en klanttevredenheid verhogen door continu te verbeteren), is gekozen voor een strategie waarin functionaliteiten “as a service” (SaaS) worden ingekocht waar het goed en veilig kan. Om het beheer van de servers, die Gemeente Apeldoorn voor ons beheert, uit te kunnen schakelen, willen we alle applicaties in 2024 in de cloud hebben staan. Gemeente Apeldoorn ondersteunt ons voor het overige ICT en desktop-beheer en daarmee zullen we goede afspraken maken omtrent deze ontwikkeling en de ondersteuning. De beschreven strategie is gericht op het verlagen van de inspanning op change- en incidentmanagent en inzetten van eigen capaciteit op het inrichten van applicaties en informatiemanagement (ten behoeve van continu verbeteren en datagericht werken).
Door ons te richten op SaaS-oplossingen en gebruik te maken van moderne koppelingstechnieken kan de ICT verder dienstbaar gemaakt worden aan het continu verbeteren van de werkprocessen. Wat gaan we doen? Door het ‘verSaaSen’ van ICT-applicaties (in een online omgeving plaatsen bij de leverancier) is het belangrijk de koppelingen tussen de systemen goed en veilig in te richten. Deze koppelingen zijn nodig voor het verder stroomlijnen van datagericht werken. Daarvoor is medewerking van de leveranciers nodig maar ook het maken van strikte afspraken is noodzakelijk. We gaan de rol van regievoering op deze applicaties nadrukkelijker naar ons toe trekken omdat er geen beheer door gemeente Apeldoorn meer tussen zit. Huisvesting Eind 2023 heeft gemeente Epe, onze huidige verhuurder, de dienstverleningsovereenkomst opgezegd per 31-12-2024 en daarmee ook de huur. Gemeente Epe heeft wel aangeven dat, wanneer de nieuwe huisvesting later beschikbaar is, een half jaar uitstel geen probleem is. Uitgangspunt is uiterlijk voor 1 juli 2025 nieuwe huisvesting te betrekken. Daarvoor vindt op dit moment al een zoektocht plaats. Tot nu toe is het niet gelukt in de gemeente Epe een passende huisvesting te vinden. Eigenlijk is er alleen aanbod in de plaats Apeldoorn. De zoektocht bespreken we in de klankbordgroep en het advies uit die
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
19
klankbordgroep wordt meegenomen naar het bestuur, dat uiteindelijk definitief een besluit neemt over onze nieuwe vestiging. Wat willen we bereiken? Het realiseren van een Arbo-technisch comfortabele en veilige werkplek die klimaat technisch goed is ingericht. Een moderne inrichting, zodanig dat de werkplekken en faciliteiten ondersteunend zijn aan het continu verbeteren. De locatie is goed bereikbaar met zowel auto als OV en is voldoende parkeergelegenheid. Wat gaan we doen? De aanhuurmakelaar zal de beoogde locaties voor ons toetsen aan de eisen, onderhandelen en de afspraken concretiseren. Naar aanleiding daarvan zullen we een keuze moeten maken. Voor de fysieke inrichting, controle op installaties en design van nieuwe locaties hebben we een advieskantoor dat ons begeleidt. De klantbordgroep, die daarin adviseert, bestaat uit teamleden van de zes afdelingen. In control Tribuut streeft ernaar om duurzaam in control te zijn, zodat inwoners, gemeenten en andere belanghebbenden er op kunnen vertrouwen dat de bedrijfsvoering correct, rechtmatig en betrouwbaar verloopt. Met name voor de belastingopbrengsten is het van belang dat, naast bovengenoemde aspecten, ook de volledigheid beheerst wordt. Immers, de belastingopbrengsten beslaan een substantieel deel van de opbrengsten van een gemeente.
Tribuut heeft het risicomanagement geactualiseerd en streeft naar een proactieve risicohouding met bijbehorende controles. Wat willen we bereiken? Een doorontwikkeling van de beheersmaatregelen en rapportages, zodanig dat deze niet naast het werk als ‘extra taak’ moeten worden ingericht, maar dat deze helpen bij de uitvoering en verbetering daarvan. Tevens het inrichten van een goede controlecyclus met een passende archivering. Daarmee kunnen we over het boekjaar 2023 zelf de rechtmatigheidsverklaring afgeven. Wat gaan we doen? We zetten de lijn voort waarin risicomanagement het uitgangspunt is voor de te nemen beheersmaatregelen. Om recht te doen aan de verschillende belanghebbenden, betrekken we hierbij niet alleen interne medewerkers, maar ook bestuur, accountant en gemeenten. Dit leggen we jaarlijks vast in een controleplan waarin we ook informatiebeveiliging, privacy, DigiD en eventueel andere controles combineren, omdat er regelmatig overlap in zit.
3.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Om te voorkomen dat we financiële tegenvallers achteraf in rekening moeten brengen bij de deelnemende gemeenten, vormt Tribuut sinds kort een algemene reserve. Tribuut loopt namelijk, zoals elke organisatie, wel verschillende risico’s. Een deel hiervan wordt al afgedekt door het treffen van maatregelen, zoals het afsluiten van verzekeringen. De risico’s worden verder ingeschat om met passende maatregelen daar waar dit kan, te voorkomen. In financiële zin hebben we een bedrag € 50.000,- voor onvoorziene tegenvallers opgenomen in de begroting. Op grond van de GR Tribuut belastingsamenwerking zijn de deelnemers verplicht ervoor zorg te dragen dat Tribuut te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten zelf ook maatregelen moeten treffen om eventuele risico’s af te dekken. De weerstandscapaciteit van Tribuut bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet voorziene uitgaven (financiële tegenvallers) te dekken. Voor Tribuut betreft dit een bedrag van € 50.000,- dat als structurele post in de begroting onder de noemer ‘onvoorzien’ is opgenomen. Om de risico’s voor de
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
20
latende gemeenten verder te beperken, heeft Tribuut formeel de mogelijkheid om een reserve te vormen van maximaal 5% van de exploitatiekosten.
Risico’s
3.3
Risicoanalyse Het bestuur en de accountant hebben gevraagd een risicoanalyse toe te voegen in het jaarverslag en begroting omdat het aanhouden van een algemene reserve voor het opvangen van risico's in deze onzekere tijden wat kosten betreft, wenselijk is. Het bestuur heeft daartoe besloten om te voorkomen dat een financiële tegenvaller meteen leidt tot een aanvullende bijdrage van de gemeenten. Aangezien de jaarrekening 2023 en de begroting 2025 in dezelfde maand worden opgemaakt en voorgelegd aan het bestuur, is deze paragraaf voor beide documenten gelijk. Op grond van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Tribuut belastingsamenwerking zijn de deelnemers verplicht er zorg voor te dragen dat Tribuut altijd over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten zelf ook maatregelen moeten treffen om eventuele risico’s af te dekken. De weerstandscapaciteit van Tribuut bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet-voorziene uitgaven (financiële tegenvallers) te dekken. Voor Tribuut betreft dit een bedrag van € 50.000 dat als structurele post in de begroting onder de noemer ‘Onvoorzien’ is opgenomen. Om de risico’s voor de deelnemende gemeenten verder te beperken, heeft Tribuut volgens de GR mogelijkheid om een reserve te vormen van maximaal 5% van de exploitatiekosten.
Kans Laag
Hoog
In het risicobeleid schalen we risico’s in een tolerantiematrix op kans en impact. De kleur vertalen we in de mate van waarschijnlijkheid dat een risico voorkomt en waarmee het risico dan ook financieel gedekt moet worden met een algemene reserve.
4
7
9
2
5
8
1
3
6
Laag Impact
Hoog
Bron: House of Control, COSO Enterprise Risk Model
De groene risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 25% van het risico. De oranje risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 50% van het risico. De rode risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 75% van het risico. Voor een risico dat 0% scoort, nemen we geen bedrag op.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
21
Een risico dat na beoordeling 100% scoort, staat niet in de risicoparagraaf, maar wordt opgenomen in de begroting. 1. Strategisch: betreft globale doelen en is afgestemd op de missie. Beleidsharmonisatie is als oorspronkelijke opdracht geformuleerd in het bedrijfsplan. Echter zien we dat in de verordeningen van deelnemers al dan niet kleine, complexe belastingsoorten, maar ook de grote algemene belastingsoorten worden voorzien van verschillende grondslagen. Hoe kleiner en complexer de belastingsoort, dan wel hoe gedifferentieerder de grondslag, hoe kwetsbaarder en bewerkelijker de uitvoering. Hiermee zijn dus ook de daarmee samenhangende kosten hoger. Niet alleen is een harmonieuzer belastingbeleid van groot belang om de kosten en kwetsbaarheid te verminderen en kwaliteit te verbeteren, maar hierin ontstaat ook een risico. Daar waar belastingsoorten of afwijkende grondslagen worden ingevoerd, zien we complexiteit en kosten stijgen en komt de kwaliteit van de uitvoering onder druk te staan. Het financieel risico van het uitblijven van beleidsharmonisatie en/of het toevoegen van complexe belastingsoorten en/of grondslagen wordt echter geschat op nihil, omdat de huidige werkwijze in de begroting is opgenomen.
Maatregelen die we nemen om dit risico te voorkomen: in onze advisering naar gemeenten nemen we afwijkende besluiten mee en stellen daarbij voor wat voor de uitvoering eenvoudigere alternatieven kunnen zijn. Kosten voor afwijkende uitvoering worden zo goed als mogelijk doorberekend aan de gemeente. Dit risico wordt ingeschat op groen De uitbreiding van de GR door deelname van gemeente Brummen heeft een positieve invloed op Tribuut. De medewerkers zijn trots op Tribuut en dragen dat graag uit. Ze weten ook dat het bestaansrecht van Tribuut daarmee wordt versterkt. Het samenvoegen van de database is een potentieel risico voor fouten en daarmee extra werk. De eerste twee jaren zullen we moeten investeren in de WOZ-data van Brummen omdat die nog niet voldoen aan de kwaliteitseisen die Tribuut en de Waarderingskamer stellen. We schatten dat risico op ca. € 50.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we streven ernaar de uitvoering van gemeente Brummen zo veel mogelijk in lijn te brengen met de werkwijze en kwaliteit van Tribuut. Echter is de verwachting dat dit eind 2024 is rechtgetrokken. Er zal een plan van aanpak worden opgesteld om de aandachtspunten van de Waarderingskamer op te lossen. Eventuele extra kosten worden in rekening gebracht bij gemeente Brummen. Dit risico wordt ingeschat op oranje 2.
Operationeel: betreft effectief en efficiënt gebruik van de middelen en realisatie van de belastingopbrengst. Proceskostenvergoeding Door een wetswijziging is de proceskostenvergoeding aangepast. Vanaf het belastingjaar 2024 geldt deze wet. Voor 2024 zijn de proceskosten geprognosticeerd op € 563.000,-, maar dat is nog op de oude vergoeding gebaseerd. In 2023 hebben we een extreem jaar gehad met bezwaren, o.a. door een combinatie van oorzaken zoals de forse stijging in WOZ-waarde en de vele aandacht in de media. Als we deze aantallen als maximale risico nemen en combineren met een toename van het aantal toegekende bezwaren, dan schatten we het maximaal aantal toegekende bezwaren dat leidt tot proceskosten, in op 3.500. De combinatie van proceskosten (€ 155,-) en vergoeding voor het taxatieverslag (€ 128,-) leidt tot een maximaal bedrag van ca. 1 miljoen euro. Het restrisico op dit onderwerp ter grootte van ca. € 440.000,- structureel. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we zetten in op goede communicatie gericht op direct contact met Tribuut en zelf bezwaar maken. We doen dit samen met de gemeenten en plaatsen nieuwsberichten in lokale stadsbladen, social media en de websites.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
22
We hebben het aanslagbiljet in 2024 aangepast en geven uitleg dat zelf bellen makkelijker en goedkoper is. Ook kunnen inwoners via de QR-tag zelf een afspraak maken met een taxateur. Daarnaast zijn er filmpjes en visuals gemaakt om de klant uit te leggen om direct contact met de gemeente of samenwerkingsverband op te nemen. Dit risico wordt ingeschat op rood 3.
Personeel: betreft personeel en de benodigde competenties. Extra inhuur door toename van het aantal bezwaren In 2023 hebben we ervaren dat een enorme stijging van het aantal bezwaren veel extra werk betekent en dat we daarmee veel extra inhuur nodig hebben voor het afhandelen van deze bezwaren. Zoals al eerder vermeld, gaan we uit van maximaal 14.000 bezwaren die in 2023 ca. € 450.000,- aan extra kosten voor inhuur hebben opgeleverd. Hierboven (bij proceskostenvergoeding) is al aangegeven welke maatregelen we nemen om dit risico te beperken. Dit risico wordt ingeschat op rood CAO-onderhandelingen leveren tegenwoordig een CAO op die voor een jaar geldt. De vaststelling is meestal rond de start van de looptijd van de CAO, in de praktijk rond 1 januari. We begroten volgens de septembercirculaire van het jaar T-2. Dus de begroting van 2025 is gebaseerd op de indexcijfers van september 2023. Goede kans dat de werkelijke loonstijging groter is dan het geïndexeerde budget in de begroting. Ervaring leert dat een afwijking van 2% maar zo kan ontstaan. 2% extra loonkosten stijging (inclusief premies en inhuur) resulteert in een risicobedrag van ca. € 100.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Tribuut heeft geen invloed op de onderhandelingen. Het advies is om de reserve ruim voldoende te vullen zodat een wijziging van de CAO opgevangen kan worden.
Dit risico wordt ingeschat op oranje
4.
PIOFACH: betreft de overige PIOFACH-taken die dienend zijn aan de bedrijfsvoering van Tribuut. De inflatie wordt in veel contracten doorberekend. De mate waarin is echter verschillend. We volgen alle indexeringen die worden doorberekend exact op de contractafspraken. Een aantal contracten wordt geïndexeerd met inflatiecijfers dat overeenkomt met de gebruikte index in de septembercirculaire. Echter is er ook een aantal dat indexeert op de CPI, die boven de 10% was eind vorig jaar. Hierdoor kunnen de kosten oplopen met 5% extra. Als we dat berekenen over de kosten van automatisering en organisatie/advieskosten dan is dit een risico van € 40.000,- structureel. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Tribuut sluit nieuwe contracten, zeker met ICT- leveranciers het liefst af op GIBIT-voorwaarden. Daarvan is indexering op lange termijn misschien niet voordeliger, maar wel veel constanter en daarmee voorspelbaar. De CPI zelf is niet te beïnvloeden. Bestaande contracten zijn niet achteraf aan te passen. Voor andere nieuwe leveranciers zal Tribuut zoveel als mogelijk de Stedendriehoek voorwaarden hanteren. Dit risico wordt ingeschat op oranje Ons telefoonsysteem zou in 2023 opnieuw aanbesteed moeten worden (we draaien mee op de aanbesteding van gemeente Apeldoorn), maar die aanbesteding is mislukt. In 2025 zal opnieuw een aanbesteding worden uitgezet.
Daarom nemen we een risico op van € 30.000,structureel.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
23
Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Wat betreft de telefooncentrale volgen we de aanbesteding van gemeente Apeldoorn (onze DVO aanbieder hiervoor). Door een grotere schaal van de aanbesteding is het prijsrisico waarschijnlijk lager. Dit risico wordt ingeschat op groen Huisvesting Gemeente Epe heeft de DVO, waaronder de huisvesting, opgezegd per 31 december 2024. Nieuwe huisvesting zoeken en nieuwe contracten afsluiten voor facilitaire diensten zal ongetwijfeld leiden tot extra kosten. Denk daarbij aan huur, huurdersinvesteringen, vernieuwen inventaris, afval, post, schoonmaak, etc. We schatten dit risico op € 50.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: We zoeken op dit moment een nieuwe locatie en zullen inzetten op samenwerking met de deelnemende gemeenten om facilitaire diensten gezamenlijk aan te besteden zodat voor Tribuut de kosten laag kunnen blijven. Dit risico wordt ingeschat op oranje 5.
Informatiebeveiliging: betreft het correct omgaan met en beveiligen van bedrijfsinformatie. Het project GO-IT is in gang gezet om de servers die Apeldoorn voor ons beheert, af te kunnen bouwen en uiteindelijk uit te kunnen zetten in 2024. We werken dan volledig met de SAASoplossingen van onze leveranciers. Niet alles is te voorzien wat betreft kosten, maar we zien al wel een tweetal risico’s. Het eerste risico is dat er meerdere nieuwe contracten moeten worden aangegaan met leveranciers van software voor SAAS-oplossingen en ook nieuwe licenties moeten worden aangeschaft voor programmatuur in verband met de nieuwe inrichting van de software waarin Office365 nu leidend is. Dat risico schatten we in op € 30.000,- structureel. Het tweede risico is dat de aanpassing van de DVO, na afronding van het project GO-IT, met gemeente Apeldoorn zou moeten leiden tot lagere kosten voor het beheer van de voor Tribuut ingerichte omgeving. De in eerste instantie ingeschatte lagere kosten van ca. € 65.000,- lijken niet te worden gerealiseerd. Gemeente Apeldoorn heeft in een conceptvoorstel voor de nieuwe DVO zelfs een kostenstijging opgenomen. Daarover moeten nog gesprekken worden gevoerd. Het risico is daarmee € 95.000.-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: het project is een investering in de lange termijn en een verbetering van de informatiebeveiliging.
Hiermee kunnen de servers in Apeldoorn worden afgebouwd waarmee de beheerskosten ook eindig zijn. Bij nieuwe licenties onderzoeken we de noodzaak, beperken we de aantallen waar mogelijk en onderzoeken we of gezamenlijke inkoop met gemeente Apeldoorn tot voordeel leidt. Dit risico wordt ingeschat op rood.
Risico
Omvang
Waarschijnlijkheid Risicobedrag
Beleidsharmonisatie
€0
25%
€0
Uitbreiding GR
€ 50.000
50%
€ 25.000
Proceskosten vergoeding Extra inhuur voor bezwaren
€ 440.000
75%
€ 330.000
€ 450.000
75%
€ 337.500
COA afspraken
€ 100.000
50%
€ 50.000
Energie
€0
25%
€0
Inflatie
€ 40.000
50%
€ 20.000
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
Toelichting Is kans op gemiste besparing Berekend op nieuwe wetgeving
Is opgenomen in begroting
24
Telefoonsysteem
€ 30.000
25%
€ 7.500
GO-IT
€ 30.000
50%
€ 15.000
DVO-Apeldoorn
€ 95.000
75%
€ 71.250
Huisvesting
€ 50.000
50%
€ 25.000
Totaal
€ 1.285.000
€ 881.250
Risicobedrag
€ 881.250
Post onvoorzien
€ 50.000
Rest-risico
€ 831.250
De algemene reserve Einde boekjaar 2023
€ 92.596
Voorstel winstbestemming 2023
€ 621.503
Begin boekjaar 2024
€ 714.099
Bestemmingsreserve SOK
€ -105.845
1e begrotingswijziging 2024
€ -565.525
Prognose einde boekjaar 2024
€ 148.574
Ratio weerstandvermogen Risicobedrag
€ 831.250
Weerstandsvermogen
€ 148.574
De dekkingsratio
0,18
Om deze dekkingsratio te beoordelen, wordt landelijk de onderstaande matrix gebruikt. Deze matrix concludeert dat het weerstandsvermogen beoordeeld moet worden met ruim onvoldoende. Tabel beoordeling risicovermogen Categorie Weerstandsvermogen A >2 B 1,4<x<2,0 C 1,0<x<1,4 D 0,8<x<1,0 E 0,6<x<0,8 F <0,6
Beoordeling Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
Bij de beoordeling van het weerstandsvermogen gelden de volgende overwegingen: • Niet alle risico’s zullen in hetzelfde jaar voorkomen, echter is een kansberekening daarop lastig te bepalen. Advies is in het risicomanagement hierover afspraken te maken. • 2024 wordt door de nieuwe wetgeving voor proceskosten maatgevend voor het aantal bezwaren dat we de komende jaren verwachten. Omdat het aantal bezwaren aanleiding is voor de twee grootste financiële risico’s is dit risico na de aanslagperiode van 2024 beter in te schatten. • Het streven naar voldoende weerstandsvermogen op korte termijn leidt tot extra bijdragen van de gemeenten. De vraag is of dat op korte termijn wenselijk is. • Het is wenselijk dat het bestuur de 5% maximale reserve, volgens de Gemeenschappelijke Regeling, heroverweegt en beleid formuleert over het gewenste weerstandsvermogen. Als Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
25
•
3.4
daarin bijvoorbeeld opgenomen wordt dat voldoende weerstandsvermogen het doel is, dan kan de reserve ook worden bepaald naar aanleiding van de risico’s en niet als percentage van de begroting. In de door onze accountant Stolwijk Kelderman geschreven Management Letter over 2023 zijn ook adviezen opgenomen om hier meer aandacht aan te besteden. Na vaststelling van het jaarverslag 2023 zal door het bestuur ook een besluit moeten worden genomen over de winstbestemming. Dit resultaat kan dan gebruikt worden voor de dekking van de begrotingswijziging van 2024. Dan blijft er een beperkt bedrag over de dekking van de risico’s bij de start van 2025. In 2024 moet daarom opnieuw gekeken worden naar het risicobeleid en hierover uitgangspunten worden vastgesteld.
Financiële kengetallen
Op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording moeten een aantal kengetallen in de paragraaf Weerstandsvermogen worden opgenomen. In onderstaande tabel worden deze kengetallen gepresenteerd: Financiële kengetallen
Realisatie 2023
Begroting 2025
1a. Netto schuldquote
4,02%
0%
1b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte 4,02% leningen
0%
2. Solvabiliteitsratio
0,4%
0%
3. Grondexploitatie
NVT
NVT
4. Structurele exploitatieruimte
NVT
NVT
5. Belastingcapaciteit
NVT
NVT
De balans van Tribuut per ultimo 2023 bestaat voornamelijk uit overlopende activa en passiva. Er zijn met ingang van 2020 vaste activa aanwezig. Deze vaste activa vertalen zich in telefoons, laptops en schermen. Zowel de netto schuldquote als de solvabiliteitsratio worden daarom in extreme mate beïnvloed door het saldo ‘nog door te storten belastingen’ en ‘crediteuren’ dat per ultimo 2023 op de balans van Tribuut staat.
3.5
Overhead
Kosten van Overhead (x € 1.000) 2023
2024
2025
2026
2027
2028
Personeelskosten algemeen
€ 807
€ 1174
€ 1286
€ 1341
€ 1393
€ 1446
Automatisering
€ 1145
€ 1254
€ 1192
€ 1225
€ 1255
€ 1287
Huisvesting
€ 234
€ 234
€ 216
€ 208
€ 209
€ 209
Financiën
€ 117
€ 104
€ 129
€ 132
€ 136
€ 139
Organisatie / Communicatie / Advieskosten
€ 381
€ 463
€ 520
€ 529
€ 539
€ 549
Proceskostenvergoeding
€ 1854
€ 476
€ 489
€ 502
€ 515
€ 528
Projectkosten
€ 29
€0
€0
€0
€0
€0
Totaal kosten
€ 4566
€ 3705
€ 3832
€ 3938
€ 4046
€ 4158
Bovenstaande tabel geeft een overzicht van de totale kosten van de overhead en overige bestuurskosten van Tribuut. Deze kosten zijn verdeeld naar het programma op basis van fte. De verdeling ziet er als volgt uit: Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
26
Doorbelasting kosten van Overhead (x € FTE 1.000)
2023
2024
2025
2026