(063) Onderzoeksopzet (bestuurlijke toekomst gemeente Brummen) (D441227)

Informeren

Consulteren/raadplegen

Informeren

Informeren Informeren (consulteren)

Informeren (inspreken)

Informeren (inspreken)

Informeren (inspreken)

20

Belanghebbende partij(en)

Rol en belang

Participatieniveau

Overige maatschappelijke organisaties zoals: - Inwonerscollectief Brummen Gezond - Veilig Verkeer Nederland (VVN) - Sportkompas - Waterschap Vallei en Veluwe - Culturele Stichting Overig Lokale en regionale media

Uiteenlopende organisaties die werkzaam zijn voor/in de gemeente Brummen op een specifiek terrein en hier in meer of mindere mate afhankelijk is van samenwerking met de gemeente Brummen.

Informeren (consulteren)

Waakhond namens de samenleving als het gaat om het gemeentelijk handelen (denk aan besluitvorming en dienstverlening,).

Informeren

Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) Deskundigen/experts

Informeren Informeren

Rollen in het participatieproces De gemeenteraad is opdrachtgever voor het onderzoek. De gemeenteraad ontvangt het eindrapport en neemt daarover een beslissing. Het college heeft als opdrachtnemer (in de persoon van de burgemeester) een uitvoerende en uiteindelijk ook adviserende rol. Om deze rol goed te kunnen vervullen is een projectorganisatie ingericht en is er een tijdelijke projectleider aangetrokken. De projectgroep voert de opdracht uit onder verantwoordelijkheid van college/burgemeester en binnen de opdracht en kaders van de gemeenteraad. Vanuit de stuurgroep is er een korte lijn met de gemeenteraad. Dit in de vorm van een klankbordgroep. Het is belangrijk dat gedurende het proces raads- en ook collegeleden zich terughoudend opstellen en zich niet (persoonlijk) inhoudelijk in het onderzoek mengen. Dit geldt uiteraard niet op het moment dat zij onderdeel zijn van een specifieke participatieactiviteit. Immers, ook college en raadsleden, evenals bijvoorbeeld medewerkers, participeren op enig moment in dit onderzoek als ‘stakeholder’.

Communicatie en participatie Kernboodschap De kernboodschap vormt de basis voor vrijwel alle communicatie en participatie over dit project. De kernboodschap kan gedurende het verloop van deze opdracht genuanceerd worden. De kernboodschap luidt: We streven ernaar om langdurig aan onze inwoners, ondernemers en anderen het huidige dienstverleningsniveau aan te bieden en het bestaande voorzieningenniveau te waarborgen. Om hieraan invulling te geven stellen we in 2025 een toekomstvisie op. Voordat we hiermee starten onderzoeken we eerst met welk toekomstscenario voor het bestuur en de gemeentelijke organisatie van Brummen, we dit het beste kunnen vormgeven.

Proces We onderscheiden twee belangrijke fasen in de communicatie en participatie: 1. Fase 1: juni-september 2024 Accent op informeren over deze bestuurlijke opdracht en de onderzoeksopzet. 2. Fase 2: september 2024 – maart 2025 Accent op participatie in diverse deelonderzoeken. Denk aan gesprekken, enquêtes, bijeenkomsten en andere raadplegingen.

21

In het laatste deel van fase 2 is er sprake van het beoordelen van de scenario’s op basis van al het verzamelde materiaal en van het formuleren van een advies voor de raad. Het eindresultaat (het eindrapport) dat uiterlijk in maart 2025 wordt opgeleverd en is dan gereed voor (openbare) bespreking en besluitvorming door de raad. Op deze (vervolg)fase (vermoedelijk april tot en met juni 2025) is de gebruikelijke (raads)communicatie van toepassing.

Onderwerpen van participatie Opgave is om een feitelijk onderzoeksrapport op te stellen voor de gemeenteraad. In dit rapport staat voor de vooraf benoemde scenario’s op welke wijze zij bijdragen aan de ontwikkeling van het bestuur en de organisatie op lange termijn waardoor minimaal het huidige dienstverlening- en voorzieningenniveau wordt gewaarborgd. In de diverse onderzoeken maken we steeds duidelijk waarover de participatie gaat (scoop/grenzen), hoe inbreng plaatsvindt en ook hoe en wanneer we hierover terugkoppelen.

Communicatie- en participatiemiddelen De inzet van uiteenlopende communicatie middelen Participatie is het meest effectief als we de juiste partijen in voldoende mate en op het juiste moment in het proces betrekken. Met goede en tijdige communicatie is de kans het grootst dat we belanghebbenden bereiken en zij zich uitgenodigd voelen met de planvorming mee te denken. In tabel 2 zijn de communicatiemiddelen beschreven die we hierbij inzetten.

Tabel 2: Overzicht van communicatiemiddelen die we inzetten Middel A. Website

B. Gesprekken C. Brieven

D. Enquête

E. Social media F. Nieuwsbrief (digitaal) G. GemeenteThuis H. Persberichten/persmeeting

Toelichting We delen de voortgang rond het project op de projectpagina van gemeente Brummen: www.brummen.nl/toekomst. Deze webpagina bevat altijd de laatste informatie en is een bron van alle documenten die we gedurende het proces ontwikkelen en delen. Met diverse partijen voeren we gesprekken. Voor de gesprekken met potentiele samenwerkingspartners alsook voor het rondje ‘ervaringen elders’ stellen we vooraf een gespreksleidraad op. We streven ernaar direct betrokken partijen en stakeholders – voor zover mogelijk – zo persoonlijk mogelijk te benaderen en bijvoorbeeld uit te nodigen voor bijvoorbeeld bijeenkomsten of te berichten over specifieke ontwikkelingen/mijlpalen. Dit doen we middels gerichte brieven of eventueel emails. Bevragen van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties doen we via een vragenlijst die we breed verspreiden. We maken hiervoor gebruik van het bestaande inwonerspanel Brummen Spreekt (1200 leden) en zetten daarnaast fors extra in op het bereiken van het stille midden. Dit om een zo representatief mogelijke deelname te bereiken. We zetten de vertrouwde gemeentelijke sociale mediakanalen in (met name Facebook, X, LinkedIn en Instagram) om informatie te verstrekken en bij te dragen aan een positieve houding van betrokkenen. De gemeente verstuurt wekelijks een online nieuwsbrief met het laatste gemeentelijke nieuws.

Nieuwsberichten over dit project nemen we daarin op. Uiteraard maken we gebruik van de goed gelezen gemeentepagina GemeenteThuis om nieuws over dit project naar buiten te brengen. Door de lokale en regionale media tijdig en zo volledig mogelijk te informeren, dragen we bij aan een goede berichtgeving over dit project in de lokale en regionale media.

22

Middel I. Ondersteunende middelen

J. Interne communicatie

Toelichting Gedurende het proces kan het handig zijn om specifieke communicatiemiddelen in te zetten om de informatie goed over te brengen. Het kan hierbij gaan om flyers, banners, tekeningen/visuals of één of enkele korte filmpjes. Waar nodig worden deze middelen ontwikkeld en (ruim) verspreid via de vertrouwde communicatiekanalen. Via de intranetpagina Binnenplein houden we gemeentelijke collega’s op de hoogte. Dit doen we ook via de maandelijkse bijpraatsessie van de gemeentesecretaris, het overleg met de OR en eventuele werksessies.

Communicatie- en participatieagenda Onderstaande communicatie- en participatieagenda somt de belangrijkste communicatie- en participatiemomenten op. Daarmee geven we met concrete acties invulling aan de ambities over communicatie en participatie, zoals eerder in dit plan beschreven. Beschouw deze agenda als dynamische planning. Afhankelijk van de mate waarin we belanghebbenden bereiken, van hun betrokkenheid en van tussentijdse feedback, kunnen we stappen tussenvoegen, andere middelen inzetten en/of kiezen voor een gewijzigde aanpak. Zo kunnen we anticiperen op nieuwe inzichten en tussentijds behaalde resultaten.

Tabel 3: Communicatie- en participatieagenda Tijd 11 juni 2024 Juni/juli 2024

Tijd Eind augustus/ begin september

5 september 12 september 19 september Oktober/ november December 2024/ Januari 2025 Februari/maart

Acties fase 1: accent op informatie Gemeenteraad spreekt zich uit over de eerste proeve van een aanpak, inclusief de insteek van communicatie/participatie. Raad geeft (aanvullende) kaders mee voor het onderzoek. - Lancering speciale pagina op website (www.brummen.nl/toekomst) - Interne berichtgeving (bijeenkomst medewerkers / binnenplein bericht) - Persbericht / persmeeting aankondiging grote lijnen onderzoek(sopzet) - Brieven (informatief) aan alle stakeholders - Websitebericht begeleid door berichten social media - Artikel GemeenteThuis over grote lijnen en proces onderzoek(sopzet) Acties fase 2: accent op participatie Collegebesluit raadsvoorstel onderzoeksopzet (routing richting raadsvergadering september: actieve berichtgeving over het voorstel en de wijze waarop de raad dit in openbaarheid gaat bespreken. Inzet van de gebruikelijke algemene communicatiemiddelen (GemeenteThuis, website, persbericht, sociale media, intranet). Forum en aansluitend oordeelsvormende raadsvergadering Bijeenkomst met de raad over de opgaven en uitdagingen die Brummen de komende jaren heeft Besluitvorming in de raad over het Plan van Aanpak. Daarna start van de communicatie over de bevraging(en) van inwoners, ondernemers en andere partijen.

Bevraging van partijen, ophalen van benodigde input, inclusief rondje ervaringen elders Communicatie over vaststellen ijkpunt en criteria (door klankbordgroep) - Communicatie eventuele uitkomsten van onderzoeken/enquêtes - Begeleiding communicatie rondom gesprekken met potentiële partners, gesprekken met andere gemeenten over samenwerking e.a. acties - Synthese en (eind)rapportage inclusief advies - Voorbereiden communicatie(plan) voor vervolgfase (bestuurlijke bespreking en besluitvorming door gemeenteraad in mei-juni 2025)

23

Communicatiematrix In onderstaande tabel staan de doelgroepen die we hebben onderscheiden en de communicatiemiddelen (a t/m J) die we gebruiken om hen te betrekken. Deze middelen worden zowel ingezet als het gaat om het informeren als voor het participeren. In de laatste kolom staat het participatieniveau. Belanghebbende partijen

a

b

Gemeenteraad College van B&W Medewerkers Ondernemingsraad

X X X X

X X X X

Provincie Gelderland Regio Stedendriehoek Buurgemeenten (Voorst, Zutphen, Bronckhorst, Rheden en Apeldoorn ) Overige samenwerkingsverbanden (verbonden partijen) zoals GGD, OD-Veluwe, VNOG, Tribuut en Eerbeek-Loenen 2030)

X X X

X

e

f

g

X X X X

X X X X

X X X X

X X X

X X X

X X X

X X X

3 2 2

X

X

X

X

1

Inwoners (breed) Wijk- en dorpsraden Ondernemers algemeen Ondernemersverenigingen Industriekernen Brummen en Eerbeek Loenen Verbonden partijen - denk aan Circulus, GGD, VNOG, Tribuut, Plus OV, Leisurelands etc. Stichting Welzijn Brummen (SWB) Politie(organisatie) Brandweer(organsatie) Maatschappelijke Adviesraad Overige maatschappelijke organisaties - denk aan sportkompas, waterschap, culturele stichting etc Lokale en regionale media

X X X X X

X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

2 1 2 1 1

X

X

X

X

X

X

1

X

X

X

X

X

X

1 (2)

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

1 1 1 1 (2)

X

X

X

X

1

X

X

c

X

X X X

x

Communicatiemiddelen a: website b. gesprekken c. brieven d. enquête-onderzoek e. sociale media f. nieuwsbrief digitaal

d

h

X

i

j

Part.niv.

X X X X

X X X X

5 4 2 1

Participatieniveau’s g. GemeenteThuis h. persbericht/meeting i. ondersteunende middelen j. interne communicatie

1. informeren 2. consulteren/raadplegen 3. coproduceren 4. meebeslissen/delegeren 5. zelf organiseren

24