(061) Raadsvoorstel Verlengen overeenkomst met accountant voor boekjaren 2024 tot en met 2027 - D442311

RaadsVoorstel Ons kenmerk

:

Programma(s)

:

Onderwerp

:

Z100426/D442311 Bedrijfsvoering en Financiën Verlengen overeenkomst met accountant voor boekjaren 2024 tot en met 2027

AAN DE GEMEENTERAAD

Brummen, 17 september 2024

Wij stellen voor te besluiten om:

1. In te stemmen met verlengen van de overeenkomst tussen de gemeente Brummen en de accountant “Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten” voor boekjaar 2024. 2. Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten aan te wijzen als accountant voor boekjaar 2024.

Inleiding Conform artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet wijst de gemeenteraad de accountant aan die o.a. de jaarstukken controleert. Aanvullend is hierover in de controleverordening 213 Gemeente Brummen (art. 2, lid 1) vastgelegd dat we dit doen voor een periode van vier jaar. En: “Na deze periode kan de aanwijzing van de accountant, met instemming van de raad, vier keer met een jaar verlengd worden.” Op basis hiervan heeft uw raad in 2020 “Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten” (verder Stolwijk Kelderman) als accountant aangewezen. De overeenkomst (D350449) met Stolwijk Kelderman die hieruit volgde liep van boekjaar 2021 tot en met 2023. In de overeenkomst is de mogelijkheid opgenomen om deze viermaal met één jaar te verlengen. Wij willen gebruik maken van deze mogelijkheid. Dit wordt dan de eerste verlenging. Na instemming van de raad op dit punt zal het College van B&W de overeenkomst met accountant Stolwijk Kelderman verlengen. Beoogd effect We willen een transparante en betrouwbare overheidsorganisatie zijn. De accountantscontrole op de jaarstukken draagt hier aan bij. Het helpt ons als raad in het uitvoeren van onze controlerende rol. Tegelijkertijd voldoen we aan de wettelijke taak een accountantsverslag te overleggen bij de jaarstukken.

Argumenten 1.1 We móeten een accountant hebben die de jaarstukken controleert Artikel 213 Gemeentewet stelt dat bij de jaarstukken een accountantsverslag hoort. Dit is een wettelijke plicht. Dit betekent dat we als gemeente een overeenkomst met een accountant nodig hebben. 1.2 De overeenkomst voorziet in mogelijkheid tot verlengen Artikel 3 lid 1 van de overeenkomst met accountant Stolwijk Kelderman (D350449) voorziet in de mogelijkheid tot verlengen: “Deze overeenkomst geldt voor de werkzaamheden ten behoeve van de boekjaren 2021 tot en met 2023 met daarna de optie van viermaal een verlenging van een boekjaar voor de (boekjaren 2024 - 2027) onder de condities en voorwaarden van de opdrachtgever en voor de overeengekomen prijs van de opdrachtnemer.” 1.3 Er is geen tijd meer voor een nieuwe aanbesteding We zitten middenin boekjaar 2024 en boekjaar 2025 is nabij. Voor beide boekjaren is er geen tijd meer voor een openbare Europese aanbesteding. Deze aanbestedingsprocedure is noodzakelijk in verband met de drempelwaarde van de opdracht. Daarom maken we gebruik van de mogelijkheid tot verlenging voor 2024. Voor boekjaar 2025 zullen we eind 2024 opnieuw een besluit (moeten) nemen om gebruik te maken van de verlenging. We zullen dan ook ingaan de keuze om wel of niet over te gaan tot voorbereiden van een aanbesteding voor boekjaar 2026 en verder.

1.4 Stolwijk Kelderman voert de werkzaamheden naar tevredenheid uit.

Adviseur: O. Ritsema

Blz. 1 van 3

Jaarlijks evalueren de accountant en onze ambtelijke organisatie de samenwerking. De ambtelijke ondersteuning heeft over afgelopen periode aangegeven tevreden te zijn over de wijze waarop de accountant de werkzaamheden uitvoert. Dit is voor ons een belangrijke reden om te verlengen. 2.1 De raad wijst de accountant aan en is formeel opdrachtgever van de accountant. Volgens artikel 213, lid 2 Gemeentewet wijst de gemeenteraad de accountant aan. Daarmee is de raad formeel opdrachtgever van de accountant. Hieronder valt onder andere de bevoegdheid van de raad om de accountant bij aanvang van de controlewerkzaamheden aan te geven aan welke (twee) posten van de jaarrekening de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden. Dit op basis van onze controleverordening, artikel 2, lid e. De keuze hiervoor bepaalt u in samenspraak met de accountant. Kanttekeningen 1.1 Door de contractverlenging maken we geen gebruik maken van marktwerking Vanwege de doorlooptijd van een aanbesteding, redden we het niet om in 2024 een andere accountant aan te wijzen dan Stolwijk Kelderman. Dit zal naar onze inschatting ook gelden voor boekjaar 2025. Een aanbesteding leidt niet altijd tot verbetering van relatie, dienstverlening of prijs. Bovendien zijn we tevreden over de huidige samenwerking. Burgerparticipatie Voor dit besluit is geen burgerparticipatie nodig.

Advies adviesorganen Het verlengen van de overeenkomst en het aanwijzen van de accountant staat op de agenda van de auditcommissie op 9 oktober 2024. Zij zullen hun advies toelichten in de raadsvergadering. Communicatie Niet van toepassing. Financiële toelichting Er zijn geen extra kosten verbonden aan het verlengen. Dit besluit maakt enkel mogelijk dat we formeel gebruik maken van de mogelijkheid tot verlenging van de overeenkomst met onze huidige accountant. De dekking van de kosten van de accountant zijn voorzien in de programmabegroting als budget van de raad. Specifiek programma 1 Bestuur en Veiligheid, basistaken Bestuur en Dienstverlening, gemeenteraad kosten accountant (601011). Op basis van gemaakte kosten voorgaande jaren, hebben we voldoende budget gereserveerd in de begroting 2025 voor de controlewerkzaamheden van de accountant voor boekjaar 2024. Juridische grondslag Dit besluit kunnen we nemen op grond van: - Artikel 3, lid 1 overeenkomst met Stolwijk Kelderman (D350449). Hierin is de looptijd vastgelegd met de mogelijkheid tot verlenging van vier keer met één jaar. - Artikel 213 gemeentewet, waarin is vastgelegd dat bij de jaarstukken ook een accountantscontrole plaatsvindt, met als resultaat een accountantsverslag en verslag van bevindingen.

- Artikel 160, lid 1 e Gemeentewet, waarin is vastgelegd dat het besluiten tot aangaan van privaatrechtelijke handelingen een bevoegdheid van het College van B&W is. - De “Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) Gemeente Brummen”, waarin we nadere regels hebben vastgelegd, waaronder de aanwijzing van de accountant door de gemeenteraad (art. 2.1) Inkoop en aanbesteding Met dit besluit voldoen we aan de mogelijkheden van de overeenkomst, die eerder openbaar en Europees is aanbesteed. Daarmee blijft de overeenkomst met Stolwijk Kelderman rechtmatig binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Z100426/D442311

Blz. 2 van 3

Uitvoering Op basis van dit besluit ligt er grondslag voor de accountant voor uitvoering van controle op de jaarstukken 2024. Over de verlenging van de overeenkomst en het specifiëren van de opdracht van de jaarrekeningcontrole 2024 wordt na de besluitvorming in de raad met de accountant gecommuniceerd. Het is de bevoegdheid van de raad om specifieke aandachtspunten mee te geven aan de accountant bij de controle van de jaarstukken (art. 2, lid 3 e Controleverordening (Gemeentewet 213) Gemeente Brummen). De keuze hiervoor zal samenvallen met de behandeling door de raad van het “Normenkader rechtmatigheid 2024”. Behandeling hiervan is voorzien in november a.s. Stukken behorende bij besluitvorming: 1.

Concept raadsbesluit D442421

Burgemeester en wethouders van Brummen,

H. Matser secretaris

Z100426/D442311

G.J.M. van Rumund burgemeester (wnd.)

Blz. 3 van 3