(055) Griffiebenchmark Necker

2024

DE GRIFFIEMONITOR

Een landelijk onderzoek naar formatie, functies, inschaling en tijdsbesteding van griffies in Nederland

1

Waarom dit onderzoek? Vorig jaar presenteerde Necker voor het eerst de Griffiemonitor: een landelijk onderzoek naar formatie, functies, inschaling en tijdsbesteding van griffies in Nederland. We spraken toen in de rapportage al de wens uit om dit onderzoek jaarlijks te herhalen, waardoor het mogelijk wordt om de resultaten door de tijd heen te vergelijken en om eventuele trends inzichtelijk te maken. Om deze ontwikkelingen in de tijd goed in kaart te kunnen brengen, is grotendeels dezelfde opzet gehanteerd als in 2023. Net als vorig jaar is uitgevraagd hoeveel fte’s de griffies tot hun beschikking hebben, hoe de griffies geformeerd zijn en waar de ambities en ontwikkelwensen liggen. Nieuw dit jaar is de toevoeging van een jaarthema, waarin extra aandacht wordt besteed aan een actueel thema dat op de (meeste) griffies speelt. Het jaarthema van 2024 is werkdruk onder raadsleden. Ook hebben we dit jaar voor het eerst de vraag gesteld wat griffiers hun griffie toewensen. Alle 342 griffiers in Nederland zijn uitgenodigd om deel te nemen aan de Griffiemonitor. In totaal hebben 188 griffiers (55%) de vragenlijst ingevuld. Na het invullen van de ‘vaste’ set vragen, werd de griffiers gevraagd of zij ook de aanvullende vragen over het jaarthema wilden beantwoorden. Deze vragen zijn door 161 griffiers ingevuld.

De resultaten die in de Griffiemonitor worden gepresenteerd, kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om de eigen situatie te vergelijken met die van andere griffies. Waardevolle informatie, die onder andere goed van pas kan komen in gesprekken met de werkgeverscommissie en de gemeenteraad. 2

INHOUDSOPGAVE 1 DE MEEST OPVALLENDE UITKOMSTEN. ...............................4 2 INRICHTING GRIFFIES ................................................................ 8 3 TIJDSBESTEDING...........................................................................11 4 AMBITIES. ..................................................................................... 14 5 JAARTHEMA: WERKDRUK ONDER RAADSLEDEN.............17 6 TOT SLOT. .................................................................................... 19 3

1

DE MEEST OPVALLENDE UITKOMSTEN Griffiers geven aan iets minder tijdsdruk te ervaren De rode draad is vergelijkbaar met die van 2023: er is nog steeds een grote behoefte om een meer strategische rol te pakken en verder door te ontwikkelen

Vooral middelgrote gemeenten zagen de tijdsdruk afnemen

Kleine gemeenten hebben vaak nog steeds te weinig tijd

Maar: uitbreiding van de formatie is voor veel griffies nog steeds de grootste wens

4

5

REACTIES UIT HET VELD WAT ONS OPVALT: VACATUREREGEN OP GRIFFIES Het afgelopen jaar regende het vacatures op griffies, echt ontzettend veel! Ik vermoedde dat dit te maken had met uitbreiding van de griffieformatie en hoorde dat ook regelmatig in mijn gesprekken met griffiers terug. Diverse publicaties (waaronder het rapport Eigenstandig en (on)afhankelijk) en de Griffiemonitor 2023 boden daar argumenten voor en die zijn kennelijk aangegrepen, zo zien we nu terug in de monitor van 2024. In middelgrote en grote gemeenten is de formatie toegenomen, waardoor de raad beter kan worden ondersteund en in positie kan worden gebracht. Het valt me op dat dit niet het geval is met de griffieformatie in kleine gemeenten. Geen gemiddelde toename van de formatie, terwijl griffiers van de kleine gemeenten wel aangeven te weinig tijd te hebben om al het werk te kunnen doen, vervangen door én dat er ook bij de gemeenten sprake is van werkdruk bij raadsleden. Dit vraagt om actie en bewustwording bij raden van kleine gemeenten dat je niet voor een dubbeltje op de eerste rang kunt zitten! Kortom, er is werk te doen voor griffiers en werkgeverscommissies van kleine gemeenten!

“In Gorinchem als centrumgemeente ervaren ook wij de hoge werkdruk onder raadsleden als een belangrijk thema, vergelijkbaar met de landelijke trend die in de Griffiemonitor 2024 naar voren komt. De toegenomen complexiteit van dossiers, een groeiend aantal vergaderingen en de verwachtingen van inwoners dragen bij aan deze druk. In Gorinchem proberen we hiermee om te gaan door een aantal maatregelen te nemen. Ten eerste zijn we bezig met het verbeteren van de ondersteuning voor raadsleden door de griffie te versterken en informatievoorziening efficiënter te organiseren. Een voorbeeld is ons weekbericht met alle informatie mooi bij elkaar. Daarnaast bieden we trainingen aan om raadsleden te helpen beter om te gaan met hun tijd en taken. Tot slot wordt er gewerkt aan het optimaliseren van de vergaderstructuur, zodat deze efficiënter en effectiever wordt, zonder de kwaliteit van besluitvorming te verminderen. Door deze initiatieven hopen we de werkdruk te verlichten en zo de lokale democratie te versterken.”

Hans Sepers Griffier | gemeente Gorinchem

“Ik ben griffier sinds 2002. En ik heb het werk van een raadslid steeds ingewikkelder en veeleisender zien worden. Was vroeger een gebrek aan informatie nog wel eens het probleem, tegenwoordig worden raadsleden overspoeld met informatie. Het raadswerk is complexer geworden, bijvoorbeeld door de vele regionale samenwerkingen. Hoe voorkom je dat je alle avonden aan het vergaderen bent? En wat betekent de opkomst van AI voor de raad? Uitdagingen waarbij een professionele griffie van grote betekenis kan zijn. Dat zag de raad ook in en daarom is in 2024 de formatie van de griffie in Zeist met 2,25 fte uitgebreid naar 6,5 fte. Met 3 raadsadviseurs gaat de griffie nu eerst aan de slag met de prioriteiten Informatiekamer, Inwonerskamer en Regiokamer, maar ons doel is om alle kamers van het griffiehuis in te richten (naar het essay van Jan Dirk Pruim, De griffie van morgen: Ruimtemakers gezocht, 2020).”

Johan Janssen Griffier | gemeente Zeist

Marijke van de Plasse “Raadsleden worden geconfronteerd met steeds complexere en talrijkere onderwerpen, en tegelijkertijd is de interactie met inwoners cruciaal. In de afgelopen jaren hebben we ons vooral gericht op de ondersteuning vanuit de griffie en de werkdruk van de raad. Nu verschuift de focus naar training en opleiding, werkwijzen en procedures, en onderlinge samenwerking. Dankzij een sterk en compleet team kunnen we als griffie hoogwaardige ondersteuning bieden. We hebben de Heerenveense Raadsacademie nieuw leven ingeblazen. Deze academie biedt raadsleden een op maat gemaakt pakket van trainingen en opleidingen, specifiek afgestemd op de behoeften van de Heerenveense raad. Daarnaast werken we nauw samen met de organisatie om de kwaliteit van besluitvorming te optimaliseren, waarbij zowel raadsleden als collegeleden betrokken zijn. Onze werkwijzen en procedures zijn geëvalueerd en geoptimaliseerd, resulterend in waardevolle inzichten en aanpassingen. Hiermee streven we onder andere naar meer helderheid en duidelijkheid in het samenspel tussen inwoners en raadsleden.”

Lammy Roest-Jonkers Griffier | gemeente Heerenveen

6

7

2

“Het zou heel prettig zijn om ook administratieve ondersteuning te hebben, zodat zowel griffier als raadsadviseur zich echt kunnen focussen op het versterken en verbeteren van de rol en positie van de raad.”

INRICHTING GRIFFIES

- een respondent

Formatie Net als in 2023 (46%) geven ook dit jaar de meeste griffies (48%) de meeste griffies aan over 1 tot 3 fte te beschikken. Het aandeel deelnemende griffies dat over 3 tot 5 fte beschikt, is iets kleiner geworden. Daar staat echter tegenover dat dit jaar 22% van de deelnemende griffies aangeeft 5 fte of meer tot zijn beschikking te hebben, tegenover 13% in 2023.

Bij middelgrote en grote gemeenten is ten opzichte van 2023 een toename te zien in het gemiddelde aantal fte. Middelgrote gemeenten zijn van gemiddeld 3,9 naar 4,4 fte gegaan (+13%) en grote gemeenten van 6,8 naar 7,8 fte (+15%). Kleine gemeente gingen van gemiddeld 2,8 fte naar gemiddeld 2,7 fte.

Uit hoeveel fte bestaat uw griffie? 2023

2024 1-3 fte

48%

In de Griffiemonitor worden de resultaten soms uitgesplitst op gemeentegrootte (in de zin van aantal inwoners). De grootte van de gemeente is bepalend voor het aantal raadsleden en dat is meestal een belangrijke variabele voor de grootte van een griffie: hoe groter de gemeente, hoe meer raadsleden, hoe groter de griffie. Daarnaast kennen grote gemeenten doorgaans ook meer fracties.

46% 3-5 fte

39%

32% 5 of meer

13%

22% Gemiddelde verdeling fte per positie (in procenten), verdeeld over het aantal fte’s

Gemiddeld aantal fte per gemeentegrootte

7,8 fte

“Gegeven de 1,5 fte is het goed laten verlopen van de maandelijkse vergadercyclus de hoofdtaak. Andere taken van de griffie worden hieraan ondergeschikt gemaakt.”

4,4 fte

- een respondent

2,7 fte

65.000+

40-65.000

tot 40.000

GROTE

MIDDELGROTE

KLEINE

In dit rapport wordt onderscheid gemaakt tussen kleine, middelgrote en grote gemeenten. Kleine gemeenten kennen in dit onderzoek maximaal 40.000 inwoners, middelgrote gemeenten tussen de 40.000 en 65.000 inwoners en grote gemeenten 65.000 of meer. Deze categorisering wordt gedurende de gehele monitor aangehouden. Aan de Griffiemonitor hebben dit jaar 188 griffiers deelgenomen. De tabel links laat het aantal gemeenten per gemeentegrootte zien, in vergelijking met het aantal deelnemers aan de Griffiemonitor. Hieruit blijkt dat de invullers een goede afspiegeling vormen op basis van gemeentegrootte.

Aantal deelnemers Griffiemonitor

31

40

117

70

207

Aantal gemeenten in Nederland

65

Vergelijking met vorig jaar In de Griffiemonitor 2024 zijn bij de totstandkoming van sommige resultaten aangescherpte methodes toegepast. Om de vergelijking met 2023 zo goed mogelijk te kunnen maken, zijn berekeningen waar nodig opnieuw uitgevoerd. Hierdoor kunnen er kleine verschillen in de weergegeven percentages zitten in vergelijking met de Griffiemonitor van 2023.

Wanneer wordt ingezoomd op de wijze waarop griffies zijn georganiseerd, is dezelfde lijn terug te zien. Hoe groter een griffie, hoe meer fte er beschikbaar is per functie (waarbij er maximaal 1 fte beschikbaar is voor griffiers). Het meest opvallend is dat het aantal raadsadviseurs/commissiegriffiers aanzienlijk toeneemt naarmate een griffie groter is. Bij communicatie- en/of participatieadviseurs en griffiemedewerkers zijn kleinere verschillen waarneembaar.

8

1-2 fte

41%

2-3 fte

31%

3-4 fte

25%

4-5 fte

22%

5-6 fte

18%

42%

6-7 fte

16%

40%

>7 fte

10%

Griffier

Raadsadviseurs/ commissiegriffiers

26%

8%

32%

8%

33%

15%

35%

13%

12%

14%

46%

9%

Communicatie- en/of participatieadviseurs 9

20%

5%

25%

4%

24%

4%

26%

5%

23%

5%

24%

6%

30%

5%

Griffiemedewerkers/ ondersteunend personeel

Secretaris van de rekenkamer

Inschaling

Over het algemeen gaan griffiers, raadsadviseurs/ commissiegriffiers en communicatieadviseurs een schaal omhoog als de gemeente naar een andere inwonersklasse gaat. De gemiddelde inschaling per functie is vergelijkbaar met vorig jaar. De hoogst ingeschaalde griffier die heeft deelgenomen bevindt zich in schaal 17, tegenover schaal 11 bij de griffier met de laagste inschaling.

Ondanks verschillen in de aanwezige formatie en de bijbehorende inrichting, zijn griffies dus in de basis heel vergelijkbaar georganiseerd. Opvallend is echter dat de inschaling van de functies sterk wisselt.

Kunt u per functie aangeven in welke schaal deze medewerkers zijn ingedeeld? Griffier

Raadsadviseurs/commissiegriffiers

KLEINE GEMEENTEN

11

13

KLEINE GEMEENTEN

14

8

10

12

MIDDELGROTE GEMEENTEN

13

MIDDELGROTE GEMEENTEN

14 15

9

11

GROTE GEMEENTEN

13

15

17

9

12

10 10

6

8

11

10

Griffie(r)s spelen een cruciale rol in het goed positioneren van de gemeenteraad. Dat gebeurt in een dynamische context waarin ook inwoners, het college van burgemeester en wethouders, de ambtelijke organisatie, regionale samenwerkingspartijen en de media belangrijke actoren zijn. Griffies hebben een hoop contacten te onderhouden, hebben diverse verantwoordelijkheden en werken in een politiek-bestuurlijke omgeving met strakke deadlines en procedures. Dat maakt het werk op de griffie afwisselend en dynamisch. In dit onderzoek wordt daarom ook aandacht besteed aan de relatie tussen de ervaren tijdsdruk en mogelijke variabelen die van invloed zijn op die ervaren tijdsdruk, zoals gemeentegrootte en de grootte van de griffie.

De deelnemende griffiers zijn iets positiever dan vorig jaar als het gaat om de ervaren tijdsdruk. Uit de grafiek links onderaan de pagina blijkt dat het aantal griffiers dat aangeeft te weinig tijd te hebben, enigszins is afgenomen. Dit percentage is namelijk van 58% naar 47% gegaan. Het aantal griffiers dat aangeeft (ruim) genoeg tijd te hebben, is juist toegenomen (van 27% naar 36%). Ervaren tijdsdruk en gemeentegrootte Uit de Griffiemonitor blijkt dat de ervaren tijdsdruk bij griffiers en griffies per gemeentegrootte verschilt. Onderstaande grafiek laat zien dat griffiers van middelgrote gemeenten over het algemeen minder tijdsdruk ervaren. Ten opzichte van vorig jaar is de tijdsdruk bij dit type gemeenten het meeste afgenomen. Griffiers van kleine gemeenten geven het vaakst aan dat zij te weinig tijd hebben om de zes eerdergenoemde taken goed uit te kunnen voeren.

In de Griffiemonitor is uitgevraagd in welke mate griffies genoeg tijd hebben om de zes belangrijkste griffietaken uit te kunnen voeren. Het gaat dan om (strategische) advisering van de gemeenteraad (1), ondersteuning van de gemeenteraad (2), interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie (3),

10

Tijdsdruk

Tijdsdruk naar gemeentegrootte

MIDDELGROTE GEMEENTEN

7

GROTE GEMEENTEN

9

regionale oriëntatie en samenwerking (4), doorontwikkeling en professionalisering van de raad (5) en raadscommunicatie (6). Op basis van de tijdsdruk die griffiers bij deze zes taken ervaren, is een gemiddelde berekend. Dit gemiddelde is omgerekend naar drie categorieën: (te) weinig tijd, neutraal en (ruim) genoeg tijd.

KLEINE GEMEENTEN

MIDDELGROTE GEMEENTEN

8

14

Griffiemedewerker(s)/ondersteunend personeel

KLEINE GEMEENTEN

9

Tijdsbesteding en ervaren tijdsdruk

GROTE GEMEENTEN

Communicatie- en/of participatieadviseurs 7

12

3

TIJDSBESTEDING

8

9

GROTE GEMEENTEN

12

7

8

Kleine gemeenten

(Te) weinig tijd

Middelgrote gemeenten

10

Neutraal

Grote gemeenten

48% 45%

(Ruim) genoeg tijd

Secretaris van de rekenkamer

2024

KLEINE GEMEENTEN

7

9

29%

25%

27%

11

23%

36%

14 58%

GROTE GEMEENTEN

11

30%

25%

MIDDELGROTE GEMEENTEN

10

35%

2023

11

8

40%

15% 17%

12

(Te) weinig tijd

47%

10

11

Neutraal

(Ruim) genoeg tijd

Om een beter idee te krijgen van de onderwerpen waarbij griffies van verschillende typen gemeenten tijdsdruk ervaren, is de tijdsdruk per onderwerp in de onderstaande grafiek uitgesplitst naar gemeentegrootte.

Ervaren tijdsdruk en beschikbare fte Naast gemeentegrootte is ook het beschikbare aantal fte op de griffie van invloed op de ervaren tijdsdruk. Net als vorig jaar valt ook hier op dat kleine griffies de meeste tijdsdruk ervaren. Griffies die over 3 tot 5 fte beschikken, hebben relatief vaak genoeg tijd om hun taken uit te voeren.

Hoe kleiner de balk, hoe minder tijd griffies ervaren voor dit onderwerp. Over het algemeen voelen griffies de minste tijdsdruk bij het uitvoeren van de basistaken van de griffie, zoals ondersteuning van de gemeenteraad. Vooral griffies in kleine gemeenten hebben niet altijd voldoende tijd om de gemeenteraad (strategisch) te adviseren of voor activiteiten rondom raadscommunicatie. Dit kan deels verklaard worden doordat zij minder fte beschikbaar hebben voor raadsadviseurs/ commissiegriffiers en voor communicatieadviseurs, zoals we in hoofdstuk 2 zagen.

Tijdsdruk naar fte

Raadsbijeenkomsten Gemeenteraden vergaderen wat af. Het organiseren, bijwonen en ondersteunen van al deze raadsbijeenkomsten legt een behoorlijk beslag op de beschikbare tijd van griffie(r)s. Gemiddeld zijn er in de deelnemende gemeenten twaalf raadsbijeenkomsten per maand. Bijna de helft hiervan (vijf) zijn bijeenkomsten die voortkomen uit de vergadercyclus. De bevraagde griffiers zijn gemiddeld bij 72% van alle raadsbijeenkomsten in de gemeente betrokken. Die betrokkenheid zit in de voorbereiding en/of aanwezigheid bij de bijeenkomst zelf.

“Raadscommunicatie is een van die dingen die als eerste sneuvelt als er geprioriteerd moet worden. Wij hebben daar de formatie ook niet voor.”

- een respondent

1-2 fte 3-5 fte >6 fte

Tijdsdruk per onderwerp naar gemeentegrootte

52%

Tijdsdruk per onderwerp naar gemeentegrootte

41%

(Strategische) advisering van de gemeenteraad

33%

Gemiddeld aantal bijeenkomsten per maand

(Strategische) advisering van de gemeenteraad

41%

in het kader van de 5 Bijeenkomsten reguliere vergadercyclus

35% 31% 26%

24%

Ondersteuning van de gemeenteraad

Ondersteuning van de gemeenteraad

commissies (presidium, 2 Bijzondere agendacommissie, werkgeverscommissie,

17%

etc.)

Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie

(Te) weinig tijd

Neutraal

2 Bijeenkomsten op initiatief van het college

(Ruim) genoeg tijd

(buiten de reguliere raadscyclus)

Regionale oriëntatie en samenwerking Regionale oriëntatie en samenwerking

De verschillen tussen griffies met tijdsdruk bij (strategische) advisering en raadscommunicatie worden nog duidelijker wanneer we kijken naar de formatie van de griffie. Griffies met minder dan 2 fte geven beduidend vaker aan niet genoeg tijd te hebben voor deze taken. Voor griffiers op grotere griffies is het lastiger om tijd te vinden voor het integraal management van de griffieorganisatie. Daar lijkt een logische verklaring voor te zijn: het managen van een griffieorganisatie met meer medewerkers kost nu eenmaal meer tijd dan het managen van een kleinere griffieorganisatie. Een vergelijkbare uitleg lijkt ook passend als het gaat om de tijdsdruk die grotere griffies ervaren bij de vertegenwoordiging van de raad in de organisatie.

Doorontwikkeling en professionalisering van de raad

Raadscommunicatie en -participatie

Integraal management van de griffieorganisatie

2 Raadswerkgroepen Doorontwikkeling en professionalisering van de raad

Middelgrote gemeenten

op initiatief van de raad 1 Bijeenkomsten (buiten de reguliere raadscyclus)

Raadscommunicatie en -participatie

1 Bijeenkomsten op initiatief van inwoners

Integraal management van de griffieorganisatie

1 Overig 1-2 fte

Kleine gemeenten

2 Regionale bijeenkomsten

3-5 fte

>6 fte

Grote gemeenten

“Alleen bij de regionale bijeenkomsten ben ik niet aanwezig. Soms niet bij een commissie, maar meestal wel.”

“Voor een groot deel van de tijd zijn wij bezig met de going concern taken. Tijd om een stap terug te zetten en zaken vanuit een breder perspectief te bekijken is er weinig.”

- een respondent

- een respondent 12

13

4

AMBITIES

De deelnemende griffiers hebben naast vragen over de huidige situatie op de griffie ook vragen over hun ambities beantwoord. De onderstaande figuur laat zien aan welke van de zes taken griffiers graag meer tijd zouden willen besteden. Ten opzichte van vorig jaar valt op dat griffiers in 2024 nog vaker aangeven dat zij meer tijd willen besteden aan het (strategisch) adviseren van de gemeenteraad. Daarnaast blijft de doorontwikkeling en professionalisering van de raad voor een kwart van de griffiers een belangrijke ambitie. Het aandeel griffiers dat meer tijd zou willen besteden aan raadscommunicatie is enigszins afgenomen, mogelijk omdat het aantal fte dat beschikbaar is voor een communicatie- of participatieadviseur gemiddeld is toegenomen.

Aan welke taken zou u meer tijd willen besteden? (Strategische) advisering van de gemeenteraad

Op dit moment besteden griffiers ongeveer een vijfde van hun werkweek aan de (strategische) advisering van de gemeenteraad. 86% van de griffiers zou hier graag meer tijd aan besteden. Dit komt overeen met de tijdsdruk die griffiers ervaren voor het uitvoeren van deze taak. Driekwart van de griffiers zou daarnaast graag meer tijd stoppen in de doorontwikkeling en professionalisering van de raad, wat op dit moment ongeveer een tiende van hun tijd in beslag neemt. Deze ambities voor wat betreft (strategische) advisering en doorontwikkeling zijn vergelijkbaar ongeacht gemeentegrootte. Griffiers besteden nu in hun werkweek de meeste tijd aan het ondersteunen van de raad: ongeveer 11,5 uur bij een 40-urige werkweek. Toch geeft 16% van de bevraagde griffiers aan dat zij hier graag meer tijd aan willen besteden. Hoewel griffiers de ambitie hebben om zich meer te kunnen focussen op strategie, blijft daarnaast dus nog steeds de ambitie bestaan om meer tijd te kunnen besteden aan de ‘basis’.

Tijdsverdeling en ambitie

51% 60%

4% 4%

Ambitie (Strategische) advisering van de gemeenteraad

Raadscommunicatie 3%

Doorontwikkeling en professionalisering van de raad Raadscommunicatie en -participatie

1%

Ondersteuning gemeenteraad 4% 4%

22%

86%

11%

75%

7%

30%

Regionale oriëntatie en samenwerking

8%

27%

Ondersteuning gemeenteraad

29%

16%

14%

14%

11%

10%

Regionale oriëntatie en samenwerking 26% 24%

Integraal management van de griffieorganisatie 11% 6%

Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie Integraal management van de griffieorganisatie

Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie 1% 2%

2023

Wensen voor de toekomst

Tijdsbesteding

Doorontwikkeling en professionalisering van de raad

Dit jaar kregen griffiers voor het eerst de vraag wat zij hun griffie graag zouden willen toewensen. Hoewel de antwoorden op deze open vraag sterk uiteenlopen, zijn ze tegelijkertijd ook goed terug te brengen tot vier overkoepelende wensen. Meer formatie op de griffie Een derde van de antwoorden gaat over tijd, en dan met name het gebrek daaraan op de griffie. Bij griffiers heerst het gevoel dat de ‘waan van de dag’ soms de overhand neemt, waardoor er minder ruimte is om te kijken naar de lange termijn. Een groot deel van de ondervraagde griffiers wenst daarom uitbreiding van de formatie en meer fte, zodat de capaciteit op de griffie kan worden vergroot. Daarmee moet niet alleen de werkdruk worden verminderd, maar komt er volgens hen ook meer tijd vrij om de verschillende werkzaamheden goed en gestructureerd uit te voeren én actief met hun ambities aan de slag te gaan. Onder sommige griffiers leven daarnaast ook zorgen over de kwetsbaarheid van de bezetting, met name als het gaat om de vervanging van het griffiepersoneel bij ziekte of verlof. Uitbreiding van de formatie kan die kwetsbaarheid verminderen.

2024

“Voldoende formatie om slagvaardig het werk te kunnen doen.”

“Meer rust, met tijd voor reflectie, evaluatie en verdieping.” - een respondent

- een respondent

In de figuur rechts wordt wordt de gemiddelde tijdsbesteding van de ondervraagde griffiers vergeleken met hun ambities. Aan griffiers is gevraagd om de taken waar zij graag meer tijd aan zouden besteden te rangschikken. Het percentage ‘ambitie’ laat zien welk deel van de griffiers dit onderwerp in hun top 3 zetten.

“Meer capaciteit, zodat de verschillende taken gestructureerder kunnen worden ingebed en minder ad hoc zijn.”

- een respondent

“Iets minder in de waan van de dag leven, iets meer kijken naar de grote lijnen en vanuit een toekomstperspectief.”

- een respondent

14

15

5 “Ik wens meer tijd en ruimte voor onze (strategische) adviesrol.”- een respondent

Meer tijd voor strategische advisering In het verlengde van de vorige wens, ligt ook het verlangen om meer tijd te kunnen besteden aan de inhoudelijke en strategische advisering van raadsleden.

“Ik wens mijn griffie toe meer te zijn dan een evenementenbureau en vooral een stevige adviespositie in te nemen!” - een respondent

Een sterkere samenwerking tussen griffie en ambtelijke organisatie Een andere terugkerende wens die door griffiers wordt genoemd is een stevigere positionering in de gemeentelijke organisatie. Griffiers zouden graag zien dat de griffie nauwer samenwerkt met de ambtelijke organisatie en dat de griffie wordt gezien als een sparringpartner.

“Ik gun de griffie een positie toe in de organisatie, die zich kenmerkt door kennis van zaken, toegankelijk, sparringpartner en meedenker (als ‘samen op hetzelfde schip’).” - een respondent

Werkplezier behouden Tot slot vinden griffiers het belangrijk dat het fijn werken is en blijft op de griffie. Het werk op de griffie mag gezien en gewaardeerd worden.

“Veel genoegdoening en vooral plezier!” - een respondent

“Werkplezier en weten dat je gewaardeerd wordt.” - een respondent

JAARTHEMA:

WERKDRUK ONDER RAADSLEDEN Prof. dr. Marcel Boogers is hoogleraar Democratie en Transitie aan de Universiteit Utrecht en onderzoeker/adviseur bij Necker. Job van Meijeren MSc is onderzoeker/ adviseur bij Necker met een focus op democratisch samenspel.

De werkdruk van de raad heeft volop aandacht van de deelnemende griffiers. Ruim 90% van alle bevraagde griffiers vindt de hoge werkdruk van raadsleden een belangrijk aandachtspunt. Griffiers zoeken verschillende manieren om de hoge werkdruk van raden te verlichten, zoals beter sturen op de vergaderkalender, het herijken van het vergadermodel en raadsleden beter leren prioriteren. Samen schetsen de 161 deelnemende griffiers een beeld van gemeenteraden die volop in ontwikkeling zijn, maar ook tegen de knelpunten van het systeem aanlopen. Met name de werkdruk van de raadsleden geeft grote zorgen, zo blijkt uit het onderzoek.

“Ik wens dat raadsleden meer tijd krijgen om hun werk als raadslid te doen.” - een respondent

LOKALE DEMOCRATIE ONDER VERGADERDRUK? Vorig jaar schreven de raden van de vier grote steden al een brief aan de minister dat de hoge werkdruk die raadsleden ervaren ‘de lokale democratie onder druk zet’. Uit de Griffiemonitor blijkt dat dit beeld niet alleen bij die vier grote steden bestaat, maar breed leeft bij vrijwel alle raden in Nederland. Wel zijn er verschillen waarneembaar bij deelnemende gemeenten: bij grote gemeenten geeft 97% aan dat werkdruk een thema is waaraan wordt gewerkt, bij middelgrote gemeenten is dat 92% en bij kleine gemeenten 89%. Het toegenomen takenpakket drukt als een last op de ‘deeltijdpolitici’ en hun vergadermores; de griffiers staan voor de uitdaging hiermee om te gaan.

niet wordt geagendeerd (54%) en evaluatie van het vergadermodel (26%). Een deel van de griffiers vindt ook dat raadsleden beter moeten prioriteren in waar ze ‘op lopen’ en wat ze minder aandacht geven.

Hoe wordt er binnen uw raad met werkdruk omgegaan? Als griffie sturen we meer op de vergaderkalender

56% De agendacommissie prioriteert sterker op het inplannen van bijeenkomsten

“Met het toenemende aantal taken voor gemeenten, neemt ook de druk op de raadsleden steeds verder toe. Dit uit zich in een overvolle agenda voor de raadsleden en steeds complexere materie waarover besloten dient te worden. Dit kan potentiële nieuwe raadsleden afschrikken. Om het raadslidmaatschap aantrekkelijk te houden, is een betere balans nodig!”

54% Naar aanleiding hiervan wordt het vergadermodel geëvalueerd of is het aangepast

26% Dit laten we over aan individuele raadsleden

13% Anders, namelijk

19%

- een respondent

Nee, dit is geen thema binnen onze gemeenteraad

Griffiers geven aan dat het systeem van de lokale democratie onder spanning staat. Handelingsperspectieven worden gevonden in een griffie die meer stuurt op de vergaderkalender (56%), een agendacommissie die kritischer is op wat wel en wat 16

9% 17

“We hebben in april de raadsleden jonger dan 40 uitgenodigd om met elkaar deze thematiek te bespreken. Een verwondersessie waarin veel herkenning en erkenning onderling was.”

Meer tijd voor strategische advisering Veel raden sleutelen aan hun vergadermodel In de afgelopen twee jaar heeft bijna 1 op de 5 gemeenten gesleuteld aan haar vergadermodel en een kwart van de gemeenten is hier op dit moment nog mee bezig. Vaak wordt hiervoor de werkdruk en vergaderdruk ook als aanleiding genoemd.

- een respondent

“Meerdere raadsleden hebben aangegeven te stoppen vanwege de werkdruk, we zullen hier wat mee moeten in ons vergadermodel”.

De bevraagde griffiers signaleren vanwege de grote hoeveelheid thema’s en actualiteiten ook dat colleges de raden steeds meer en nadrukkelijker willen meenemen aan de voorkant, maar dat de agenda dit in de tijd niet meer toestaat. De beperkt beschikbare tijd kan zodoende de ontwikkeling van een sterke(re) raad weleens in de weg staan.

- een respondent

Ontwikkeling van de raad Griffiers zijn continu bezig met de ontwikkeling van de gemeenteraad. De belangrijkste thema’s volgens de griffiers in de monitor: training en opleiding (48%), werkwijze en procedures (37%), onderlinge samenwerking (32%) en werkdruk (29%). Minder aandacht krijgen advies en onderzoek, politieke ondersteuning en ondersteuning vanuit de griffie zelf.

6

TOT SLOT

Meer informatie over of een persoonlijke toelichting op dit onderzoek? Neem contact met ons op via: Marijke van de Plasse: marijke@necker.nl 06-55 80 81 39

Pieter Overeem: pieter@necker.nl 06-19 18 91 81

Wilt u op de hoogte blijven van dit onderzoek en de toekomstige vervolgonderzoeken? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief: www.necker.nl/blijfopdehoogte

Welke van de onderstaande punten verdienen in uw raad de meeste aandacht voor verbetering? Training en opleiding

Persoonlijke verhoudingen

48%

27%

Werkwijze en procedures

Ondersteuning vanuit de griffie

37%

21%

Onderlinge samenwerking

Fundamenteel andere rol van de raad

32%

21%

Werkdruk

Politieke ondersteuning

29%

15%

Ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie

Inzet advies en onderzoek

28%

15%

18

OVER NECKER Necker is marktleider op het gebied van griffiedetacheringen. Wij zetten niet alleen inhoudelijk sterke kandidaten in voor tijdelijke werkzaamheden, maar bieden ook onze kennis aan via bijvoorbeeld adviestrajecten en trainingen én een zij-instromers programma voor kandidaten die het griffierschap ambiëren. Onze organisatie kent als geen ander de specifieke vragen, werkzaamheden en kwaliteitseisen die gemoeid zijn met de ondersteuning in een politiekbestuurlijke omgeving. Hoogopgeleide interim professionals leiden we zelf op voor het griffievak. Dat doen we in de Griffie Academy: ons interne opleidingsprogramma is speciaal toegesneden op het vergroten van kennis en het versterken van professionele vaardigheden in een politiek-bestuurlijke context. Daarnaast hebben wij met onze griffiepool een ruim aanbod van onder andere stevige interimgriffiers en bestuursadviseurs, passend bij elke vraag.

19

DE GRIFFIEMONITOR Een landelijk onderzoek naar formatie, functies, inschaling en tijdsbesteding van griffies in Nederland

Necker Lunettenbaan 51 3524 GA Utrecht 030 233 4131 info@necker.nl 20