(054) Raadsbrief Servicepunt 1e Begrotingswijziging

T.a.v. de gemeenteraad

Brummen Ons kenmerk Uw kenmerk Onderwerp

Verzonden d.d.: 17 oktober 2023 : 13 oktober 2023 : Z091049/D419185 : : Raadsinformatiebrief Servicepunt 1e begrotingswijziging 2024-2027

Geachte leden van de raad,

In de Meerjarenbegroting 2024-2027 is een taakstelling opgenomen voor € 362.000,-. Dit vanwege een tariefstijging binnen Jeugd en Wmo waardoor de gemeente met extra lasten wordt geconfronteerd. Invulling van deze taakstelling is noodzakelijk om preventief toezicht door de Provincie te voorkomen. Bij de begrotingsbehandeling wordt uw raad voorgesteld de taakstelling door middel van een 1e Begrotingswijziging in te vullen. Onderdeel van die taakstelling is het voorstel om het Servicepunt Eerbeek per 1 januari 2024 te sluiten. In deze raadsinformatiebrief gaan wij daar nader op in. Eerdere besluitvorming In 2014 heeft u besloten in Eerbeek een loket te openen in het Tjark Riks gebouw. Met de Perspectiefnota 2015-2018 ‘Wij Werken voor Brummen’ is uitgesproken dat het loket in Eerbeek doorgroeit naar een volwaardige voorziening. Om daar verder invulling aan te geven is in 2017 besloten tot de aankoop van het pand aan de Stuijvenburchstraat 66 te Eerbeek, te weten het huidige Servicepunt Eerbeek. Uw raad heeft op 30 maart 2017 het benodigde investeringskrediet van € 350.000,- beschikbaar gesteld. Het Servicepunt is op 30 oktober 2017 geopend. Stand van zaken In het Servicepunt Eerbeek zijn de collega’s van het KCC en Burgerzaken werkzaam. Er zijn ook collega’s van het programmateam Ruimte voor Eerbeek en medewerkers van de politie aanwezig.

In de praktijk blijkt dat inmiddels minimaal te zijn. Het Servicepunt in Eerbeek is voor inwoners wekelijks beperkt geopend. Dit op de maandag van 8.30 uur tot 19.30 uur en op de woensdag van 8.30 uur tot 12.30 uur. De maandag is in Eerbeek, mede vanwege de avondopenstelling, de dag met de meeste afspraken. Voor 1 september 2021 is het Servicepunt vanwege Corona voor onze inwoners gesloten geweest. Dit heeft niet geleid tot klachten van inwoners. Voor de burgerzaken producten konden onze inwoners op het gemeentekantoor in Brummen terecht.

Z091049/D419185

Blz. 2

Naast het aanvragen en afhalen heeft de receptie ook een inloopfunctie voor onze inwoners. Over het algemeen is het aantal inwoners dat binnenloopt gedurende openingstijden op een maandagochtend bijvoorbeeld minder dan vijf. Dit zijn niet allemaal inwoners met vragen voor de Gemeente. Er is bijvoorbeeld ook vraag naar de politie en er worden zaken afgehaald die ook op een ander punt in Eerbeek liggen zoals de Best tas en ja/nee stickers. Het totaal aantal afspraken en uitreikingen van de basisproducten Burgerzaken (rijbewijzen/paspoorten/Nationale ID kaarten /verhuizingen etc.) ligt in Brummen beduidend hoger dan in Eerbeek. We zien dat er steeds meer inwoners gebruik maken van e-formulieren om hun aanvraag te doen. Selectie van activiteiten 10-10-2022 t/m 11-10-2023 Eerbeek Aantal Via internet Aanvraag Rijbewijs 743 604 Aanvraag Paspoort 303 262 Aanvraag ID-kaart 267 226 Aangifte verhuizing 113 34 Uittreksel BRP 26 22 Bron: applicatie Gplan

Brummen Aantal 1249 563 476 188 89

Via internet 1033 511 411 53 27

De spreekuren van het Team voor Elkaar (TvE) vinden niet meer plaats in het Servicepunt, maar op afspraak in de gebouwen van Stichting Welzijn Brummen (SWB). Op dinsdag en donderdag in het Tjark Riks in Eerbeek en op maandag en woensdag in Plein 5 in Brummen. Het Servicepunt wordt niet meer structureel gebruikt door het TvE. Relatie met benchmarkonderzoek Berenschot De financiële positie van de gemeente Brummen heeft ertoe geleid dat Berenschot in 2021 een benchmarkonderzoek onder gemeenten van vergelijkbare grootte heeft uitgevoerd. Daaruit bleek een overcapaciteit bij het team Burgerzaken. Door het vertrek van medewerkers, het niet invullen van vacatures en door een verlies in bezetting (zitting OR/ouderschapsverlof) is formatief ruim 2,8 fte ingeleverd. De structurele uitgaven zijn de laatste twee jaar daardoor in lijn gebracht met de uitkomsten van de benchmark. Bezetting Door het aanbieden van burgerzaken producten in Eerbeek blijkt er vanwege verplichte administratieve handelingen (o.a. functiescheiding, beveiliging van waardepapieren en achtervang) bij het uitreiken paspoorten en rijbewijzen een behoorlijke personele inzet nodig te zijn. Naast de personele kosten zijn er ook kosten voor het pand die relatief zwaar drukken vanwege de beperkte openingstijden.

De kosten voor de instandhouding van het Servicepunt zijn daarmee onevenredig hoog gezien de beperkte openstelling van het Servicepunt in Eerbeek en het aantal aanvragen en uitreikingen. Het lukt al enige jaren niet om voor deze beperkte uren vaste mensen in te zetten. Ze zijn niet te krijgen. Om die reden zijn we gedwongen zogenoemde flitskrachten in te zetten. Het is evident dat deze inzet niet past bij de kwaliteit die we willen bieden voor ons KlantContactCentrum. Om te voldoen aan alle (nieuwe) wettelijke ontwikkelingen en om de juiste kwaliteit te kunnen blijven garanderen is alle inzet hard nodig op de locatie in Brummen. Zelfs met de inzet van flitskrachten van Aethon krijgen we de knelpunten in de bezetting voor beide locaties moeilijk opgelost. Dit betekent ook dat alle beschikbare inzet gaat naar de receptiebalie en burgerzaken balie op de twee locaties. Dit laat geen ruimte over voor werkoverleg, teambuilding, communicatie, hostmanschip, een kwalitatieve doorontwikkeling van de teamleden en het inspelen op gewijzigde wetgeving.

Z091049/D419185

Blz. 3

In 2022 heeft de inzet van inhuur (flitskrachten) ons ruim €70.000,- gekost. Door de inkoop van deze dienst is door de accountant geconstateerd dat we daarmee over de afgelopen vier jaar het drempelbedrag hebben overschreden (onrechtmatigheid). Hierdoor zijn wij genoodzaakt om geen gebruik meer te maken van flitskrachten waardoor een volwaardige minimale bezetting van beide locaties onmogelijk is geworden. Dit zal op korte termijn al moeten leiden tot aanpassing van onze dienstverlening. Nieuwe wettelijke ontwikkelingen Bij het opstellen van het benchmarkonderzoek in 2021 is door Berenschot geen rekening gehouden met nieuwe wettelijke ontwikkelingen. Dit betekent dat naast het al ontstane formatieverlies o.a. de Experimentwet bijhouden BRP per oktober 2023 impact heeft op de hoeveelheid werk. Ook gaat vanaf 2024 het aantal aanvragen aan de burgerzakenbalie aanwijsbaar omhoog door de paspoortenpiek en het dubbel namenrecht. Experimentenwet bijhouden BRP Per 1 oktober 2023 is de ´Experimentwet bijhouden Basisregistratie Personen (BRP)´ gestart. Dit heeft onder andere als doel om de bijhouding van gegevens over niet-ingezetenen in de basisregistratie personen uit te breiden. De impact daarvan is nog niet duidelijk. Na de nieuwe verkiezingen ontvangen wij informatie van het Ministerie over de wijze waarop wij medewerking moeten verlenen (verplichting).

Paspoortenpiek Vanaf 2013 zijn paspoorten 10 jaar geldig geworden (in plaats van 5 jaar). Vanaf maart 2024 ontstaat er daarom een paspoortenpiek, die 5 jaar duurt en een hoogtepunt kent in 2026, met directe gevolgen voor het aantal aanvragen en uitgiften van paspoorten. Wanneer daar niet tijdig op wordt voorgesorteerd heeft dit gevolgen voor de wachttijden van inwoners voor hun aanvragen van paspoorten, rijbewijzen en identiteitskaarten. Om onder andere deze piek op te vangen is een concentratie van die werkzaamheden nodig op de locatie in Brummen. Dubbel namenrecht Vanaf januari 2024 heeft de Wet dubbel namenrecht ook een direct effect op het aantal aanvragen bij de burgerzakenbalie. Kinderen kunnen daarmee voortaan de achternamen van beide ouders krijgen. WMEBV In juli 2024 wordt naar verwachting de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) ingevoerd. Het doel van deze wet is om de regels over elektronisch bestuurlijk verkeer te moderniseren en burgers en bedrijven het recht te geven om elektronisch zaken te doen met de overheid. Degenen die dat willen, moeten een digitaal kanaal kunnen kiezen voor hun contact met de overheid. Dit betekent dat gemeenten alle producten zoveel als mogelijk digitaal beschikbaar moeten stellen.

Dit zal impact hebben op onze dienstverlening aan de inwoner met als gevolg (veel) minder benodigde fysieke contactmomenten met de inwoners en meer mogelijkheden voor het indienen van digitale aanvragen. Kortom Om te kunnen blijven voldoen aan de (nieuwe) wettelijke verplichtingen en om een kwalitatieve doorontwikkeling te kunnen faciliteren is het noodzakelijk dat er keuzes gemaakt worden. Alle inzet voor onze wettelijke taken is hard nodig op de locatie in Brummen. De besparing die wordt voorgesteld betreft vooral de besparing op personeelskosten (inhuur) en het wegvallen van de onderhoudskosten en schoonmaakkosten van het gebouw bij verkoop, verminderd met de inkomsten van verhuur van ca. € 66.000,-. De verkoop van het gebouw zijn incidentele baten en worden om die reden niet meegenomen in het genoemde bedrag dat we bezuinigen.

Z091049/D419185

Blz. 4

Vervolgproces In het verleden zijn er plannen gemaakt voor de huisvesting onder één dak van de bibliotheek en Stichting Welzijn Brummen (SWB). De bibliotheek in Eerbeek moet op zoek naar een ander onderkomen en SWB zit in Eerbeek in een pand dat aan renovatie toe is. Er is geconcludeerd dat de ontwikkeling van een nieuw steun- en informatiepunt, inclusief een bibliotheek voorziening in Eerbeek (en Brummen) een meerwaarde heeft. Daarom wordt er op dit moment in samenwerking met een externe partij gewerkt aan een integraal plan voor een nieuw steun- en informatiepunt in Eerbeek (en Brummen). Zowel collega’s van het sociale domein als het fysieke domein zijn hierbij betrokken. Het proces om te komen tot een integraal plan, met daarbij een kostenraming voor het samengaan van de bibliotheek en de SWB, loopt tot en met mei 2024. Uw raad wordt eveneens op meerdere momenten betrokken bij dit proces. Bij de vaststelling van de begroting 2022-2025 is met betrekking tot het Servicepunt onder andere een motie door het CDA (M5) aangenomen. In de motie verzoekt de raad om het Servicepunt te betrekken bij een integraal voorstel hoe om te gaan met het vastgoed. In het programma van eisen en bij de uitwerking van het plan zullen wij dan ook in lijn met deze motie eisen opnemen om de sociale infrastructuur/dienstverlening in Eerbeek te versterken. Dit door diverse diensten samen te voegen.

Daarbij moet u denken aan een locatie waar ook de politiediensten worden aangeboden. Een steun- en informatiepunt waar wij onze inwoners bijvoorbeeld in samenwerking met de SWB en de bibliotheek kunnen ondersteunen bij het doen van digitale aanvragen, bij vragen over de voedselbank, minimabeleid, schulphulpverlening en ondersteuning bij laaggeletterdheid. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Brummen

H. Matser secretaris

A.J. van Hedel burgemeester