(054) Functieboek Griffie Brummen functiebeschrijvingen raadsgriffier, raadsadviseurplv. griffier en

Bijlage 1: FUNCTIEBOEK GRIFFIE Functiebeschrijving Griffier

Functiebenaming:

Griffier

Formatie:

36 uur

Inschaling:

Schaal 12

Datum beschrijving:

3 januari 2025

Datum vaststelling:

Plaats in de organisatie: Is direct verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad. De functie vereist een zelfstandig optreden.

Doel van de functie: Ondersteuning van de gemeenteraad bij het vervullen van de aan de raad toegekende verantwoordelijkheden en zorgdragen dat de raad zijn verantwoordelijkheid optimaal kan waarmaken. Het innemen van een spilfunctie in het lokale bestuur.

Functie-inhoud:

Advisering van gemeenteraad en steunfractieleden: -

-

-

-

-

Treedt op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadsvoorzitter, het presidium, de raadsfora, de raadsfracties: de raadsleden en steunfractieleden, zowel gevraagd als ongevraagd; Stimuleert de professionalisering van raad en raadsfracties inzake de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormingsproces. Ondersteunt en faciliteert raad en raadsfracties bij hun professionalisering. Bereidt raadsvergaderingen voor, ondersteunt en neemt deel aan raadsvergaderingen, draagt zorg voor totstandkoming termijnagenda raad. Bewaakt het nakomen van toezeggingen aan de raad en fora en bewaakt de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, voorstellen en vragen van de raad; Ondertekent (mede) raadsbesluiten en van de gemeenteraad uitgaande stukken; Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals hoorzittingen, raadsonderzoeken en rekenkameronderzoeken; Adviseert de raad op het gebied van strategische positionering, organisatie en werkwijze, de consequenties van de kader stellende en toetsende taken van de raad voor zijn positionering;

1 Jaarplan griffie 2025 – bijlage 1 functieboek griffie

-

-

Adviseert in processen van richtinggevende formulering van strategische beleidsconcepten door de gemeenteraad; Adviseert de raad over (nieuwe) vormen van open dialoog tussen burgers en de plaatselijke politiek (communicatiebeleid, vormen van burgerparticipatie); Is eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning van de raad, fora en politiek.

Adviseren inzake bestuurlijke vernieuwing: -

-

Adviseert inzake de rol, de functie en positie van de gemeenteraad en de raadsfora als onderdeel van het gemeentebestuur in het lokale politiekbestuurlijke besluitvormingsproces; Doet voorstellen aan het presidium en de raad voor het verder ontwikkelen van de duale bestuurspraktijk, zowel qua structuur als cultuur en stemt deze voorstellen af met de leden van het college en de ambtelijke organisatie; Initieert verbetertrajecten inzake bestuurlijke vernieuwing, trekt deze projecten en jaagt deze projecten ook aan; Levert een bijdrage aan de strategische ontwikkeling van de gemeente; Neemt deel aan strategische bestuurlijk-ambtelijke projecten.

Bevorderen van politiek-bestuurlijk-ambtelijke verhoudingen: -

-

Bevordert de besluitvorming door de gemeenteraad door het ontwerpen, bewerkstellingen en stroomlijnen van werkwijzen en procedures; Draagt zorg voor een goede kanalisering en stroomlijning van de informatievoorziening van en naar de gemeenteraad door actief toe te zien op de kwaliteit en compleetheid van aangeleverde informatie in het licht van gemaakte (werk) afspraken en toezeggingen; Bewaakt mede de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen bij het politieke besluitvormingsproces. Spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad; Initieert in lokale driehoek (burgemeester, secretaris, griffier) de strategische, procedurele en inhoudelijke vraagstukken betreffende de raad; Neemt in, beoordeelt en ziet toe op verzoeken om ambtelijke bijstand en het maken van afspraken daarover met de gemeentesecretaris en managers; Bewaakt de budgetten van de raad, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert over de wijze van omgaan hiermee en draagt zorg voor het opstellen van rapportages; Draagt zorg voor een optimale afstemming tussen gemeenteraad enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds; Voert evaluaties uit en adviseert over consequenties, aanpassingen en alternatieven; Draagt zorg voor externe profilering van de gemeentelijke organisatie; Fungeert als eerste aanspreekpunt bij vragen en verzoeken

van derden over raadsaangelegenheden; Draagt zorg voor een herkenbare positie van de raad en de raadsgriffie voor onder meer burgers, instellingen en de gemeentelijke organisatie; Geeft vorm aan beleid en uitvoering met betrekking tot de communicatie door en over de raad, zowel binnen de gemeentelijke organisatie als naar burgers en derden; Draagt zorg voor organisatie en facilitering van raadsbrede activiteiten richting bevolking, waaronder wijkbezoeken, inspraakavonden en dergelijke; Onderhoudt actief contacten en netwerken met andere griffiers; Onderhoudt contacten met vertegenwoordigers van de lokale samenleving, bedrijven, instellingen, media en burgers;

2 Jaarplan griffie 2025 – bijlage 1 functieboek griffie

-

Behartigt belangen van de raad in de regionale samenwerking;

Leidinggeven aan de griffie: -

Coördineert de inzet van medewerkers en middelen en stuurt de werkzaamheden aan in het kader van de ondersteuning van de gemeenteraad en van individuele raadsleden; Coacht medewerkers, voert rechtspositionele gesprekken met medewerkers en adviseert over te nemen besluiten; Draagt zorg voor de selectie van nieuwe medewerkers, voert functionerings-en beoordelingsgesprekken en stelt samen met de medewerkers een persoonlijk ontwikkelingsplan op; Begeleidt en verzorgt de implementatie van veranderingen en vernieuwingen; Bevordert de samenwerking tussen de medewerkers zowel binnen de griffie als tussen de griffie en de ambtelijke organisatie en met andere samenwerkingsverbanden; Stelt planningen, ramingen, rapportages, kern- en stuurgetallen betreffende de griffie en de gemeenteraad.

-

Competenties:       



Politieke sensitiviteit; Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid; Onafhankelijk; Initiatief nemen; Visie; Stressbestendig; Overtuigingskracht; Leidinggevende capaciteiten.

Indicatieve functie-eisen:  

WO werk- en denkniveau; Opleiding Bestuurskunde, Rechten, Politicologie

Belangrijkste contacten: Intern: Raad(sleden), burgemeester, gemeentesecretaris, wethouders, ambtelijk management, andere sleutelfiguren in de organisatie.

Extern: Andere overheden en bestuurslichamen, burgers, bedrijven, belangenorganisaties.

Functiebeschrijving Raadsadviseur/plv. griffier/secretaris rekenkamer

Functiebenaming:

Raadsadviseur/plv. griffier/secretaris rekenkamer

3 Jaarplan griffie 2025 – bijlage 1 functieboek griffie

Formatie:

28 uur

Inschaling:

Schaal 10

Datum beschrijving:

3 januari 2025

Datum vaststelling:

Plaats in de organisatie: De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder verantwoordelijkheid van de griffier.

Doel van de functie: Ondersteuning van de gemeenteraad met als doel om de raad en de fora in positie te brengen op zorgvuldige en efficiënte besluitvorming door (strategische) advisering, administratief/bestuurlijk en organisatorische ondersteuning. Daarnaast ondersteuning verlenen aan de griffier bij voorbereiding, verloop en afwikkeling van fora- en raadsvergaderingen. Treedt indien nodig op als plaatsvervangend griffier.

Functie-inhoud: Advisering van gemeenteraad en steunfractieleden: -

Is belast met het ondersteunen en adviseren van raads- en steunfractieleden bij het gebruik en de toepassing van politiek-bestuurlijke instrumenten; Adviseert strategisch over de werkwijze van de raad, mede ter bepaling van de positionering van de raad ten opzichte van ontwikkelingen in de samenleving en de regio Stedendriehoek; Adviseert strategisch over de ontwikkeling en innovatie van procedures en processen ten behoeve van de besluitvorming door de raad; Adviseert de griffier, de collegeleden en de ambtelijke organisatie en het management over de inhoud en procedure van raadsvoorstellen en besluiten in relatie tot de raadsbevoegdheid; Voert samen met de griffier ontwikkeltrajecten van de raad uit; Adviseert en bewaakt de kwaliteit van de informatievoorziening tussen college en gemeenteraad; Adviseert de griffier en/of de werkgeverscommissie bij ontstane vacatures op de griffie, neemt plaats in de selectiecommissie bij selectie nieuwe griffier; Adviseert en bewaakt mede de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces; Is sparringpartner en eerste plaatsvervanger van de griffier.

Het inhoudelijk en procedureel ondersteunen van de griffie: -

Het voeren van het secretariaat van de fora, waaronder de (zorg voor) verslaglegging; De procesmatige en procedurele ondersteuning aan de fora; Het voeren van overleg met forumvoorzitters over de agendavoorbereiding en bepaling; Het geven van advies over algemeen bestuurlijke zaken en inhoudelijke ondersteuning aan forumvoorzitters/-leden; Het realiseren en het bewaken van de secretariële, administratieve, logistieke, en facilitaire ondersteuning bij raad, fora en raadsbijeenkomsten; Ondersteuning bij besluitvorming en bestuurlijke processen en de bewaking van

4 Jaarplan griffie 2025 – bijlage 1 functieboek griffie

-

gedane toezegging en aangenomen moties; Het samen met de griffier mede inhoud geven aan een goede afstemming tussen de verantwoordelijkheden van de raad en die van het college; Bijdrage leveren aan de verdere ontwikkeling van de griffie.

Ambtelijk secretaris Rekenkamer Brummen: -

Advisering en ondersteuning van de Rekenkamer bij haar onafhankelijke onderzoekstaak; Advisering en ondersteuning bij het tot stand komen van de onderzoeksrapporten en de ondersteuning bij de formulering van de conclusies en aanbevelingen van de Rekenkamer; Begeleiding van de offerteprocedures, rapporteert samen met de Rekenkamer over de selectie van de onderzoeksbureaus richting de Auditcommissie; Verantwoordelijk voor het opvragen van de bestuurlijke reactie aan het college op een rapport namens de Auditcommissie; Verantwoordelijk voor het opstellen van het raadsvoorstel, verordeningen en benoemingsbesluiten die voortkomen uit werk van de Rekenkamer; Verantwoordelijk voor alle communicatie van de Rekenkamer richting raadsleden, college, ambtelijk apparaat en andere betrokkenen; Verantwoordelijk voor de website van de Rekenkamer Brummen; Verantwoordelijk voor de advisering en ondersteuning van de Rekenkamer bij opstelling van het jaarverslag en het jaarplan van de Rekenkamer.

Competenties:    

Politieke sensitiviteit Inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Stressbestendig

Indicatieve functie-eisen:  

HBO/WO werk- en denkniveau Opleiding Bestuurskunde, Rechten, Politicologie

Belangrijkste contacten: Intern: Griffier, raad(sleden), burgemeester, gemeentesecretaris, wethouders, ambtelijk management, andere sleutelfiguren in de organisatie. Extern: Andere overheden en bestuurslichamen, burgers, bedrijven, belangenorganisaties.

Functiebeschrijving Griffiemedewerker

Functiebenaming:

Griffiemedewerker

Formatie:

24 uur

Inschaling:

Schaal 8

5 Jaarplan griffie 2025 – bijlage 1 functieboek griffie

Datum beschrijving:

3 januari 2025

Datum vaststelling:

Plaats in de organisatie: De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder verantwoordelijkheid van de griffier.

Doel van de functie: Een correct en efficiënt verloop van het proces van bestuurlijke besluitvorming door het leveren van administratief/bestuurlijke en secretarieel/administratieve documentaire ondersteuning aan griffier, gemeenteraad, presidium, agendacommissie en werkgroepen bij voorbereiding, verloop en afwikkeling van raadsvergaderingen e.d.

Functie-inhoud: Het verrichten van ondersteunende en administratief-organisatorische werkzaamheden: - Verleent ondersteuning bij het opstellen van de conceptagenda’s van raads- en forumagenda’s, agendacommissie, presidium en van de werkgroepen; - Is aanwezig bij raadsbijeenkomsten. Is daarbij verantwoordelijk voor de voorbereiding, ondersteuning tijdens de vergadering en de afhandeling na afloop. - Draagt zorg voor audio- en video-opnames en verslaglegging van de raadsvergaderingen en forumvergaderingen; - Is verantwoordelijk voor de logistieke procesgang van de raad, fora, werkgroepen; - Bewaakt de voortgang in het afdoen van raadscorrespondentie; - Verzorgt de inkomende –en uitgaande post; - Is aanspreekpunt voor de (leden van de) raad voor facilitaire zaken; - Verleent ondersteuning bij werkbezoeken en overige raadsbijeenkomsten; - Verzorgt de informatieverstrekking aan de gemeenteraad: - Verzorgt ondersteuning bij besluitvorming en bestuurlijke processen; - Verschaft informatie over producten/diensten van de griffie aan derden; - Ondersteunt bij de organisatie van raadsactiviteiten, zoals Gasten van de Raad, Politiek Actief en de Burgerschapsdag; - Is het eerste aanspreekpunt voor de kinderburgemeester en begeleidt hem of haar waar nodig. Onderhoudt daarbij tevens de contacten met de scholen en ouders.

- Beheert en onderhoudt de website voor de raadsleden en adviseert over de opzet; - Beheert en onderhoudt de Raadsinformatiepagina. - Is het eerste aanspreekpunt voor de facilitaire dienst (waaronder de bodes en I&A). Competenties:    

Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Stressbestendig Resultaatgericht Samenwerken

6 Jaarplan griffie 2025 – bijlage 1 functieboek griffie

Indicatieve functie-eisen:  

MBO4+ werk- en denkniveau Administratieve/secretariële opleiding

Belangrijkste contacten: Intern: Griffier, raad(sleden), burgemeester, gemeentesecretaris, wethouders, ambtelijk management, andere sleutelfiguren in de organisatie.

Extern: Andere overheden en bestuurslichamen, burgers, bedrijven, belangenorganisaties.

7 Jaarplan griffie 2025 – bijlage 1 functieboek griffie