(053) Overeenkomst voor de levering van accountantsdiensten tussen gemeente Brummen en Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten
Tekst van het document
Buiten hetgeen elders in deze overeenkomst is bepaald, is:
a. Ieder der partijen gerechtigd deze overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven, buiten rechte, te ontbinden indien de andere partij ook na schriftelijke aanmaning stellende een redelijke termijn in gebreke blijft aan zijn verplichtingen te voldoen.
Bijlage 1 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020
3
Zaak:Z053911 - Document:D350449
b. Opdrachtgever gerechtigd, zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist, buiten rechte de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven te ontbinden indien: -
opdrachtnemer surseance van betaling aanvraagt; opdrachtnemer surseance van betaling wordt verleend;
-
opdrachtnemer zijn faillissement aanvraagt;
-
opdrachtnemer in staat van faillissement wordt verklaard;
-
de onderneming van opdrachtnemer wordt geliquideerd;
-
opdrachtnemer zijn huidige onderneming staakt;
-
op een aanmerkelijk deel van het vermogen van opdrachtnemer dan wel op de activa beslag wordt gelegd; opdrachtnemer anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit deze overeenkomst na te kunnen komen.
5. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze overeenkomst bestaan. 6. De opdrachtgever is niet gehouden aan voorwaarden van de opdrachtnemer om de overeenkomst nogmaals schriftelijk op te zeggen. Een automatische verlenging van de overeenkomst is niet van toepassing. Een verlenging gaat pas in na schriftelijk verzoek
van de
opdrachtgever tenminste 3
maanden voorafgaande
aan
de
expiratiedatum. Van de opdrachtnemer wordt hierin een proactieve houding verwacht door tijdig de vraag te stellen. Artikel 4. Dienstverlening Opdrachtnemer zal
alle
benodigde diensten
verrichten
conform
de
onderhavige
aanbesteding, zonder daarvoor meerwerk te rekenen. Artikel 5. Contactpersonen en managementrapportage 1. Beide partijen zullen contactpersonen aanwijzen, die de contacten over de uitvoering van deze overeenkomst zullen onderhouden. 2. De contactpersoon van opdrachtgever vertegenwoordigt opdrachtgever voor alle zaken die uitvoering van de opdracht betreffen. 3. Opdrachtnemer zal contactpersonen aanwijzen die de Nederlandse taal voldoende machtig zijn in woord en geschrift, en die voldoende kundig zijn om opdrachtgever desgevraagd te kunnen adviseren.
Bijlage 1 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020
4
Zaak:Z053911 - Document:D350449
4.
Indien opdrachtgever in de voortgang en/of de uitvoering van de overeenkomst vertraging
dreigt
te
gaan
ondervinden,
dan
wel
heeft
ondervonden,
moet
opdrachtnemer hier zo spoedig mogelijk schriftelijk aan opdrachtgever melding van maken en daarbij de oorzaak van de vertraging aangeven, alsmede de door opdrachtnemer voorgestelde maatregelen om de dreigende vertraging te voorkomen of ongedaan te maken. Overleg omtrent een mogelijke oplossing betekent niet dat opdrachtgever afstand doet van zijn recht schadevergoeding te vorderen. Artikel 6—Personeel van opdrachtnemer 1. Opdrachtnemer moet zorgen dat steeds voldoende en adequaat opgeleid personeel beschikbaar is bij de uitvoering van de overeengekomen diensten. De opdrachtnemer garandeert dat het door haar ingezette personeel om kan gaan met vertrouwelijke informatie, geen strafblad heeft, opdrachtnemer zal indien gewenst een Verklaring Omtrent Gedrag moeten kunnen overleggen aan opdrachtgever. 2. Opdrachtnemer
zal
zich
bekendmaken
met
de
bij
opdrachtgever
geldende
voorschriften inzake arbeidsomstandigheden en huisregels en is verantwoordelijk voor naleving van deze voorschriften. Opdrachtnemer vrijwaart opdrachtgever tegen aanspraken ter zake van voornoemde voorschriften. De aansprakelijkheid uit hoofde van voornoemde vrijwaring is beperkt conform de aansprakelijkheidsbeperking van art. 10 uit deze overeenkomst. 3. Opdrachtnemer moet op verzoek van opdrachtgever terstond één of meerdere medewerkers van het door hem ingezette personeel vervangen indien de medewerker zich niet houdt aan de geldende regels, gedrags- en fatsoensnormen. Opdrachtgever zal opdrachtnemer eenmaal in de gelegenheid stellen corrigerend op te treden door opdrachtnemer een termijn te stellen waarbinnen de medewerker zijn/haar gedrag dient aan te passen. Opdrachtnemer is bevoegd de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen (zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn) in het geval Opdrachtgever vervanging van personeel van Opdrachtnemer gelast zonder dat Opdrachtnemer met vervanging van dit personeel heeft ingestemd
Bijlage 1 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020
5
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Artikel 7. Betaling
1. Opdrachtnemer moet op de facturen aan opdrachtgever de volgende gegevens vermelden: •
NAW gegevens;
•
IBAN- en BIC gegevens,
•
BTW nummer
•
KvK nummer
•
Factuuradres van de contractant
•
Het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW
•
Specificatie van de dienstverlening
•
Uren per functiesoort die voor de uitvoering nodig was maal contractueel bepaald tarief; De door de gemeente verstrekte budgethouder.
•
Facturen dienen digitaal in PDF gezonden te worden. 2. De
facturatie
van
de
vaste
prijscomponenten
geschiedt
op
basis
van
een
voorschotnota. Opdrachtgever ontvangt van opdrachtnemer een voorschotnota van maximaal 50% bij aanvang van de werkzaamheden van de interim controle en 50% voorschot bij afronding jaarrekeningcontrole en oplevering jaarrekening. 3. Werkzaamheden op offertebasis worden maandelijks achteraf in rekening gebracht op basis van nacalculatie. 4.
Betaling vindt plaats binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de desbetreffende factuur.
5. Indien een factuur niet akkoord is, wordt dit zo spoedig mogelijk na ontvangst (bij de crediteurenadministratie van de opdrachtgever) schriftelijk aan opdrachtnemer medegedeeld
met
gelijktijdige
retournering
van
de
betreffende
factuur.
Opdrachtgever zal in een begeleidend schrijven aangeven op welke gronden de factuur
aan
opdrachtnemer
wordt
geretourneerd.
Indien
als
gevolg
hiervan
vertraging optreedt in de in lid 4 vermelde betalingstermijn komt deze vertraging voor rekening en risico van opdrachtnemer. Hij heeft in dat geval geen recht op betaling
van
wettelijke
rente.
Het
recht
van
opschortingsbevoegdheid
van
opdrachtgever wordt enkel gebruikt indien de juistheid van een factuur wordt bestreden, opdrachtgever dit kenbaar heeft gemaakt aan opdrachtnemer en enkel voor dat deel van de factuur dat betwist wordt.
Bijlage 1 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020
6
Zaak:Z053911 - Document:D350449
6. Overschrijding van een betalingstermijn door opdrachtgever of niet-betaling door opdrachtgever van een factuur op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die factuur, onvolledige indiening of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties, geeft opdrachtnemer niet het recht zijn prestaties op te schorten, stop te zetten of de overeenkomst op te zeggen, voor zover dit niet strijdig is met de wettelijke bepalingen inzake de onafhankelijkheid van de accountant. Artikel 8. Verplichtingen van opdrachtnemer 1. Opdrachtnemer verplicht zich, om bij de uitvoering van de diensten de geldende gedags- en beroepsregels en wettelijke regelingen volledig toe te passen. 2. Opdrachtnemer zal terzake een volledig dossier aanleggen en het dossier van de huidige accountant verkrijgen. 3. Op verzoek van opdrachtgever zal opdrachtnemer het volledige dossier van opdrachtgever kosteloos overdragen aan opdrachtgever of een daartoe aangewezen derde, maar altijd gedurende de daarvoor geldende bewaartermijnen een (eventueel digitale) kopie in bezit te houden. Opdrachtnemer garandeert een vertrouwelijke en betrouwbare bewaaromgeving. Alle dossiers van opdrachtgever blijven altijd in eigendom van opdrachtgever en is geheel vrij (dus zonder toestemming van opdrachtnemer) in het gebruik van deze dossiers. 4.
In afwijking
van
de
laatste
volzin
van art.
9
lid
3
Overeenkomst
geldt:
Opdrachtnemer is gerechtigd ter zake van de opdracht een eigen dossier aan te houden. Opdrachtnemer neemt passende maatregelen om de vertrouwelijkheid en veilige bewaring van het dossier te waarborgen en de dossiers te bewaren gedurende een periode die voor een goede beroepsuitoefening aanvaardbaar is en die in overeenstemming
is
met
de
wettelijke
bepalingen
en
beroepsregels
inzake
bewaartermijnen. Dit dossier zijn eigendom van Opdrachtnemer. 5. (Intellectuele) eigendomsrechten die reeds voor de datum van deze overeenkomst aan de opdrachtgever of de opdrachtnemer in eigendom toebehoorden (of aan een van hen in licentie zijn gegeven) blijven aan de oorspronkelijke bezitter (c.q. aan de licentiegever) toebehoren.
De
opdrachtnemer behoudt
zich
alle rechten
van
(intellectuele) eigendom voor met betrekking tot de producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt en/of ontwikkelt en/of heeft ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de opdracht, en ten aanzien waarvan hij de auteursrechten of andere rechten van (intellectuele) eigendom heeft of geldend kan maken.
Bijlage 1 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020
7
Zaak:Z053911 - Document:D350449
6. Het is opdrachtgever uitdrukkelijk verboden, behoudens een wettelijke verplichting, om producten waarin intellectuele eigendomsrechten van opdrachtnemer zijn vervat, dan
wel
producten
opdrachtnemer
waarop
intellectuele
gebruiksrechten
heeft
eigendomsrechten
verworven,
waaronder
rusten
waarvoor
mede
begrepen
computerprogramma's, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model)contracten en andere geestesproducten van opdrachtnemer, een en ander in de ruimste zin des woords, te verveelvoudigen, bekend te maken of te exploiteren. Opdrachtgever krijgt wel een uitgebreid gebruiksrecht over de geleverde producten. 7. Indien opdrachtnemer van mening is dat opdrachtgever geen beroep kan doen op de bepalingen uit deze overeenkomst rust de bewijslast ter zake op opdrachtnemer. 8. Indien opdrachtnemer zelf aantoonbare fouten heeft gemaakt zal zij deze voor haar eigen rekening herstellen.
Artikel 9. Aansprakelijkheid en ontbinding 1. Indien opdrachtnemer tekortschiet in de nakoming van één of meerdere van zijn verplichtingen uit deze overeenkomst, zal opdrachtgever hem deswege in gebreke stellen, tenzij nakoming van de betreffende verplichtingen reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval opdrachtnemer onmiddellijk in verzuim is. Dit zal de wettelijk verplichte onafhankelijkheid niet in de weg staan. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden waarbij aan opdrachtnemer een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft het karakter van een fatale termijn. Opdrachtgever is bevoegd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden
wanneer
opdrachtnemer
in
verzuim
blijft,
zonder
gerechtelijke
tussenkomst. 2. Opdrachtnemer is jegens Opdrachtgever uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een (samenhangende serie van) toerekenbare tekortkoming(en) in de uitvoering van de opdracht. Deze aansprakelijkheid is: a. bij controleopdrachten beperkt tot maximaal driemaal het honorarium over de - tot het moment van de toerekenbare tekortkoming(en) - verrichte werkzaamheden in het kader van de desbetreffende controle opdracht. Indien de uitvoering van de controle opdracht een periode bestrijkt die langer is dan 12 maanden, dan wordt het hiervoor bedoelde bedrag gesteld op driemaal het honorarium over de in het kader van de desbetreffende opdracht in de laatste 12 maanden verrichte werkzaamheden;
Bijlage 1 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020
8
Zaak:Z053911 - Document:D350449
b. bij alle overige opdrachten beperkt tot maximaal eenmaal het honorarium over de - tot het moment van de toerekenbare tekortkoming(en) - verrichte werkzaamheden in het kader van de desbetreffende overige opdracht. Indien uitvoering van de overige opdracht een periode bestrijkt die langer is dan zes maanden dan wordt het hiervoor bedoelde bedrag gesteld op eenmaal het honorarium over de in het kader van de overige opdracht in de laatste de zes maanden verrichte werkzaamheden. 3. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat de opdrachtgever aan opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van opdrachtnemer. Deze bepaling is niet van toepassing voor opdrachten tot onderzoek van de jaarrekening zoals bedoeld in artikel 2:393 BW. Artikelia.Sieheimhouding_enbemeitiging 1. Beide partijen zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ten aanzien van de informatie over elkaars organisatie en ten aanzien van de opdracht. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij zal opdrachtnemer informatie- en gegevensdragers welke haar ter beschikking staan, niet aan derden ter beschikking stellen.
Incompany informatieverstrekking is toegestaan. 2. Personeel
van
opdrachtnemer
dat
betrokken
is
bij
de
uitvoering
van
de
werkzaamheden, voor zover die bij opdrachtgever worden verricht, is verplicht de wettelijke
privacyregels
beveiligingsprocedures
in
alsmede acht
te
de
door
nemen.
opdrachtgever
Opdrachtnemer
zal
aangehouden de
geldende
voorschriften na eventuele gunning toegestuurd krijgen. 3. Op de geheimhoudingsverplichting wordt een uitzondering gemaakt indien: a.
Openbaar making is vereist op grond van enige regel of eis of bindende uitspraak van een regelgevende instantie of overheidsorgaan waaraan één der partijen dient te voldoen;
b.
uit hoofde van een rustende wettelijke (beroeps)plicht op één der partijen en/of personen werkzaam bij/voor of verbonden aan één der partijen;.
c.
één der partijen namens zichzelf optreedt, of personen bij één der partijen in dienst of werkzaam voor één der partijen namens zichzelf optreden, in een tuchtrechtelijke, strafrechtelijke of civielrechtelijke procedure, waarin de vertrouwelijke informatie van belang kan zijn.
Bijlage 1 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020
9
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Artikel 11. Belangenverstrengeling, omkoping 1. Opdrachtnemer verklaart dat gedurende het aanbestedingsproces niet een zodanig overleg heeft plaatsgevonden tussen opdrachtnemer en personen die in dienst zijn bij opdrachtgever over de voorbereidingen en/of het aanbestedingsproces, dat heeft geleid tot deze overeenkomst, waardoor de indruk van belangenverstrengeling redelijkerwijs niet vermijdbaar is. 2. Opdrachtnemer verklaart personen die in dienst zijn van opdrachtgever geen voordeel voortvloeiend uit deze overeenkomst te hebben aangeboden of gegeven of te doen aanbieden of zullen geven. 3. Indien
blijkt
dat
er
een
onjuiste
opdrachtgever
de
overeenkomst
verklaring
ontbinden,
heeft zonder
plaatsgevonden, dat
daarvoor
kan
de
opzegging
noodzakelijk is. Artikel 12. Nakoming 1. De diensten moeten volledig aan de in deze overeenkomst (en bijlagen) vermelde eisen beantwoorden. 2. Indien de diensten niet aan het gestelde in de overeenkomst voldoet, kan opdrachtgever eisen dat opdrachtnemer de werkzaamheden nogmaals uitvoert zodat deze alsnog aan het gestelde in de overeenkomst voldoen. De daarmee gemoeide kosten zijn volledig voor opdrachtnemer. 3. Indien opdrachtnemer niet, nadat hij daartoe door opdrachtgever schriftelijk is aangemaand, binnen een in de aanmaning te stellen redelijke termijn voldoet aan de eis bedoeld in lid 2 van dit artikel, kan opdrachtgever, zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst de uitvoering van de werkzaamheden door een derde doen plaatsvinden en de kosten daarvan op opdrachtnemer verhalen. 4.
De vorige leden laten de andere rechten of vorderingen van opdrachtgever onverlet.
Artikel 13. Geschillen, toepasselijk recht en domiciliekeuze 1. In geval van een geschil geeft de meest gerede van de partijen aan de andere partij schriftelijk te kennen dat er sprake is van een geschil, alsmede een summiere opgave van hetgeen naar het oordeel van die partij het onderwerp van het geschil is. Ieder geschil tussen partijen ter zake van deze overeenkomst zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde arrondissement van de rechtbank Gelderland, zittingsplaats Zutphen. 2. Op deze overeenkomst met inbegrip van haar totstandkoming, uitlegging en uitvoering is het Nederlands recht van toepassing.
Bijlage 1 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020
10
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Artikel 14. Algemene bepalingen 1. De algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van opdrachtnemer, dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden zijn op deze overeenkomst uitdrukkelijk van
toepassing
uitgesloten,
ook
als
deze
alsnog
op
een
nadere
offerte,
opdrachtbevestiging of factuur beschreven staan. 2. Kennisgevingen die partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. 3. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. 4.
In de gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet, dan wel indien wijzigingen van
de
overeenkomst
noodzakelijk
zijn,
treden partijen hiertoe in
overleg.
Wijzigingen van de overeenkomst of aanvullingen daarop zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen. 5. Het nalaten door één van de partijen om binnen een in de overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de betreffende partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming akkoord is gegaan. 6. Indien één van de bepalingen van deze overeenkomst nietig is of wordt vernietigd, zullen de overige bepalingen van deze overeenkomst van kracht blijven en zullen partijen in onderling overleg een vervangende bepaling overeenkomen. 7. Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om na beëindiging van deze overeenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van deze overeenkomst bestaan. 8. In de gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet, dan wel indien wijzigingen van de
overeenkomst
noodzakelijk
zijn,
treden partijen hiertoe
in
overleg.
Wijzigingen van de overeenkomst of aanvullingen daarop zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen. 9. De opdracht wordt door opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van geldende wet- en regelgeving, de van toepassing zijnde beroepsregels daaronder begrepen. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde wet- en regelgeving strijdig of onverenigbaar is. 10.Opdrachtgever zal alle gegevens en bescheiden, die opdrachtnemer nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de door opdrachtnemer gewenste vorm en wijze aan opdrachtnemer ter beschikking stellen. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn.
Bijlage 1 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020
11
Zaak:Z053911 - Document:D350449
11.Indien en voor zover tegenstrijdigheden voorkomen tussen de bijlagen prevaleert het gestelde in de bijlage met het laagste nummer. Wijzigingen in de bijlagen zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen. 12.Opdrachtgever kan zich beroepen op onderstaande herzieningsclausule als bedoeld in artikel
2.163c
en
2.163f
van
de
Aanbestedingswet
2012.
Onderhavige
overheidsopdracht kan worden gewijzigd tijdens de looptijd van de overheidsopdracht zonder hiervoor een nieuwe aanbestedingsprocedure op te starten in het geval: van
nadere
onvoorziene,
maar
noodzakelijke
opdrachten
die
binnen
de
overeenkomst vallen, maar die de totale maximale drempelwaarde gedurende de uitvoering van de opdracht al overstijgen, met een maximum van tienmaal de totale opdrachtwaarde; -
dat beide partijen gezamenlijk prijswijzigingen zijn overeengekomen;
-
van een nadere opdracht die de aard van de opdracht verruimd maar niet wezenlijk wijzigt;
-
dat opdrachtgever geen andere mogelijkheid ziet dan de overheidsopdracht langer te laten doorlopen, door bijvoorbeeld een aanstaande verhuizing, organisatorische wijzigingen, wijzigingen in de markt door bedrijfsovername, met een maximum van 12 maanden;
-
van rechtsopvolging onder algemene of bijzondere titel in de positie van de aanvankelijke
opdrachtnemer,
ten
gevolge
van
herstructurering
van
de
onderneming, waaronder door overname, fusie, acquisitie of insolventie, door een andere
ondernemer
die
voldoet
aan
de
oorspronkelijk
vastgestelde
geschiktheidseisen. Wijzigingen kunnen uitsluitend worden toegepast op verzoek van de Opdrachtgever of op verzoek van de Opdrachtnemer, waarbij Opdrachtgever en opdrachtnemer de wijziging(-en) schriftelijk overeen zijn gekomen en schriftelijk zijn vastgelegd, voor zover deze binnen de kaders vallen van de Aanbestedingswet 2012 vallen.
Bijlage 1 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020
12
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Aldus overeengekomen_ap--....-.... en in tweevoud ondertekend Gemeente Brunnmen
«»
Namens deze: Namens deze:
«naam»
«naam»
«functie»
«functie»
(datum)
(datum)
(plaats)
(plaats)
Bijlage 1 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020
13
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Bijlage C aanbestedingsdocument Bijlage 2 Programma van eisen
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Bijlage 2 Programma van eisen accountantsdiensten ,
1. 2.
Door het indienen van een inschrijving verklaart inschrijver volledig akkoord te gaan met dit programma van eisen. De raad heeft bij verordening regels vastgesteld voor de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid. Dit betreft de beheerverordening van de Gemeente Brummen (Verordening artikel 212 Gemeentewet). In deze verordening wordt ingegaan op de kaderstelling en uitvoering van de begroting, de beheersing en de interne controle en de rapportage en verantwoording over deze begroting. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van beheershandelingen.
3.
4. 5.
6.
7.
8.
Tevens wijst de raad een accountant aan, die de jaarrekening controleert, daarbij een controle verklaring verstrekt en een verslag van bevindingen uitbrengt. In de controleverordening (Verordening artikel 213 Gemeentewet) heeft de raad de randvoorwaarden hierbij nader aangegeven. Tevens heeft de raad een controleprotocol opgesteld. Dit controleprotocol maakt ten behoeve van het gunningproces deel uit van het programma van eisen en dient derhalve in de beoordeling te worden meegenomen. De hiervoor genoemde randvoorwaarden zijn verwerkt in dit programma van eisen. Opdrachtnemer is geregistreerd als registeraccountant (als bedoeld in Burgerlijk Wetboek 2, titel 9) en voert de opdracht volledig uit in overeenstemming met de (beroeps)regelgeving en wetgeving. Opdrachtnemer is lid van de beroepsgroep der accountants conform artikel 393, le lid boek 2 BW. Opdrachtnemer heeft de vergunning om wettelijke controles te verrichten (minimaal voor niet_00B'sorganisaties van openbaar belang) Het controleteam van de opdrachtnemer heeft gedurende de contractperiode zoveel mogelijk dezelfde samenstelling. De controleverklaring is gebaseerd op getrouwheid en rechtmatigheid en is voorzien van een rapport van bevindingen.
Daarnaast controleert opdrachtnemer of de jaarrekening verenigbaar is met Burgerlijk Wetboek Titel 9 en of de in Artikel 2:392 lid 1 onderdelen b tot en met h BW vereiste gegevens zijn toegevoegd. Opdrachtnemer zal over de uitkomsten van de werkzaamheden rapporteren in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening. In bepaalde gevallen kan het voor komen dat de vorm en de inhoud aangepast moet worden. De controleverklaring is bestemd voor College B&W en daarnaast zal er afstemming plaatsvinden over de openbaar te stellen stukken (de jaarrekening, het jaarverslag en de overige gegevens). De controleverklaring zal pas na toestemming door opdrachtnemer openbaar (internet/verstrekking aan derden e.d.) gemaakt worden. De opdrachtnemer heeft een natuurlijke adviesfunctie (welke bij kosten van de jaarrekening zijn inbegrepen). Van opdrachtnemer wordt verwacht dat zij adviseert over bevindingen die zijn voortgekomen uit de controles en audits. De adviezen omvatten verder: bespreken uitkomsten van de resultaten, risico's in relatie tot ontwikkelingen binnen de organisatie van de opdrachtgever en de jaarrekening, relevante informatie over nieuwe procedures en richtlijnen en wetgeving. Tenslotte verstrekt opdrachtnemer continuïteit adviezen naar aanleiding van het jaarwerk.
De opdrachtnemer voert controles uit conform de geldende beroeps- en controleverordeningen en overige meest recente standaarden van het VGBA (verordening gedrags- en beroepscodes accountants). Bijlage 2 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020
1
Zaak:Z053911 - Document:D350449
De controleverklaring van de jaarrekening geeft een volledig beeld van zowel de baten en lasten in het verslagjaar als de omvang en samenstelling van het vermogen aan het einde van het betreffende verslagjaar. Alle baten en lasten en balansmutaties zijn rechtmatig tot stand gekomen. 10. De rapportage (managementletter) behorende bij de jaarrekening beantwoord minimaal de vraag of de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en of er sprake is van (onder vermelding van welke) onregelmatigheden in de jaarrekening. 11. Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat zij 1 terzake kundige vast contactpersoon beschikbaar stelt voor alle communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. 12. Indien de belastingdienst en/of FIOD in het kader van controles en onderzoeken een inzage in het dossier van opdrachtgever opvraagt, stelt opdrachtnemer opdrachtgever onmiddellijk daarvan op de hoogte. 13. De controles en adviesdiensten zijn van toepassingen op de volgende juridische entiteiten en deelnemingen: Gemeente Brummen. 14. Opdrachtgever verstrekt aan opdrachtnemer voor het jaarwerk een output uit haar financiële systeem in bestandsformaten .XLSX, .PDF, .ADC en/of .ADF formaat. Opdrachtnemer garandeert een foutloze verwerking van alle type documenten.
Overdracht van controle dossiers vindt persoonlijk plaats middels overhandigen van medium als nnemorystick of andere gegevensdrager gedurende de controle op locatie van opdrachtgever. Eventuele uitwisseling van data zal voldoende beveiligd (voldoet aan de AVG-richtlijnen) plaatsvinden. 15. Opdrachtnemer werkt (indien er online bestanden uitgewisseld worden) uitsluitend met beveiligde HTTPS-verbindingen voor overdracht van gegevens en garandeert dat alle informatie, dossiers en communicatie uitsluitend via Nederlandse servers verloopt. 16. Indien bij de uitvoering van de controle opdracht door opdrachtnemer aanwijzingen van fraude worden verkregen, zal zij, ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude, een aanvullend onderzoek verrichten, na goedkeuring voor een budget (uren x tarief) van het College B&W. 17. Iedere nadere opdracht die voorkomt uit de onderhavige overeenkomst zal pas NA goedkeuring van opdrachtgever mogen worden uitgevoerd. Niet geautoriseerde nadere opdrachten worden als niet verstrekt beschouwd en zijn geheel voor rekening en risico van opdrachtnemer. Niet geautoriseerde nadere opdrachten worden als niet verstrekt beschouwd en zijn geheel voor rekening en risico van opdrachtnemer. Meerwerk is niet mogelijk.
De huidige werkwijze, compliance en dossiervorming mag nimmer aanleiding voor de opdrachtnemer zijn om meerwerk in rekening te brengen.
9.
Opdrachtgever kan ervoor kiezen om aanvullende opdrachten (regiewerkzaamheden) bij opdrachtnemer onder te brengen. Inschrijver beschrijft op het prijzenblad wat de uurtarieven zijn binnen de verschillende functies die zij voor regiewerkzaamheden hanteert. 18. De controle op deelverantwoordingen geschiedt op aanvraag. In de offerte geeft opdrachtnemer: • een opsomming van de te verrichten werkzaamheden; • het aantal benodigde uren per functiesoort zoals beschreven op het prijzenblad; • het van toepassing zijnde uurtarief; • een indicatie van de totaalprijs. 19. Geoffreerde werkzaamheden worden slechts uitgevoerd nadat de gemeenteraad of diens gemandateerde uw offerte geaccordeerd heeft. 20. Opdrachtnemer houdt zich bij de uitvoering van de controle aan de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In het bijzonder vernietigt u na afloop van de controle de voor deze gebruikte persoonsgegevens en gebruikt u de persoonsgegevens voor geen ander doel dan voor de controle op de jaarrekening.
Bijlage 2 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020 2
Zaak:Z053911 - Document:D350449
21. Opdrachtnemer en/of medewerkers van opdrachtnemer is nimmer betrokken geweest bij enige vorm van strafrechtelijke fotografie en filmproducties, het bezit ervan, betrokkenheid en/ of verspreiding en strafrechtelijke handelingen jegens minderjarige kinderen. Mocht dit toch blijken of mocht het vermoeden bestaan, dan wel dat er een strafrechtelijk onderzoek gaande is (waarbij opdrachtnemer verplicht is dit per ommegaande te melden bij opdrachtgever), dan zal opdrachtgever de overeenkomst, zonder in gebreke stelling, per onmiddellijke ingang verbreken zonder dat opdrachtnemer recht heeft op enige vorm van schadevergoeding in welke vorm dan ook.
Bijlage 2 Gemeente Brummen - EA Accountantsdiensten 2020 3
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Bijlage C aanbestedingsdocument Bijlage 3 Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Brummen
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten gemeente Brummen 2020 Artikel 1 Definities Aflevering: Contractant: Dienst(en):
het verschaffen van het bezit van de Goederen aan de Gemeente de in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente de door de Contractant te verrichten werkzaamheden ten behoeve van een specifieke behoefte van de Gemeente, niet zijnde werken of leveringen Gemeente: de gemeente Brummen zetelend te Engelenburgerlaan 31 in Brummen Goederen: alle zaken en alle vermogensrechten in de zin van artikel 3:1 Burgerlijk Wetboek Levering(en): de door de Contractant op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de Gemeente te leveren Goederen. Waaronder wordt verstaan onder andere de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van Goederen of de levering van Goederen die slechts zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering.
Offerte: een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek Offerteaanvraag: een enkelvoudige of meervoudige aanvraag of een aanvraag bij een openbare procedure van de Gemeente voor te verrichten Prestaties of (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU en 2014/24/EU Overeenkomst: al hetgeen tussen de Gemeente en de Contractant is overeengekomen, inclusief daarbij behorende bijlagen Partijen/Partij: de Gemeente en/of de Contractant Personeel van Contractant: de door de Contractant voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of andere hulppersonen die krachtens de Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zullen zijn Prestatie: de te verrichten Leveringen en/of Diensten Werkdag: kalenderdagen behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3, lid 1, Algemene termijnenwet, plaatselijke feestdagen en door de Gemeente aangewezen brugdagen Artikel 2 Toepasselijkheid 2.1. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op de Offerteaanvraag en Overeenkomsten met betrekking tot Leveringen en Diensten. 2.2. Van deze algemene inkoopvoorwaarden kan slechts worden afgeweken, indien Partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen. 2.3.
Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden Partijen in overleg teneinde een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen. 2.4. Door het indienen van de Offerte wijst de Contractant uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden af.
Artikel 3 Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst 3.1 De Gemeente kan een Offerteaanvraag intrekken of wijzigen voor zover dit mogelijk is binnen de geldende Nederlandse en Europese jurisprudentie en wet- en regelgeving. De Gemeente zal geen kosten of schade vergoeden die hiermee samenhangen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. 3.2 De Offerte van de Contractant heeft een gestanddoeningstermijn van negentig dagen of zoveel langer of korter als in de Offerteaanvraag is vermeld. De gestanddoeningstermijn vangt aan op de dag waarop de inschrijvingstermijn sluit of op de dag die wordt vermeld in de Offerteaanvraag. 3.3 Een Overeenkomst komt tot stand nadat de Gemeente een expliciete schriftelijke aanvaarding van de Offerte per e-mail, fax of brief heeft verzonden aan de Contractant. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 160, eerste lid aanhef en onder d van de Gemeentewet dat is genomen door of namens het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is door de burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171, tweede lid, van de Gemeentewet de
0327705
Zaak:Z053911 - Document:D350449
vertegenwoordiging van de Gemeente is opgedragen. Op eerste verzoek van de Contractant legt de Gemeente een kopie van dit besluit over. 3.4 Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in het voorgaande lid of in de zin van artikel 6:217, lid 1, Burgerlijk Wetboek 3.5 Alle handelingen die de Contractant verricht voorafgaand aan de totstandkoming van de Overeenkomst zijn voor rekening en risico van de Contractant. Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant 4.1 De Contractant zal zijn verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst in nauwe samenwerking met de Gemeente nakomen, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de Contractant. 4.2 De Contractant zal de Gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de Overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De Contractant is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de Gemeente direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de Overeenkomst geen rekening is gehouden. 4.3 Slechts met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Gemeente, kan de Contractant de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten overdragen aan derden.
4.4 De Contractant garandeert ter zake van de Overeenkomst dat de Contractant of Personeel van Contractant of een met de Contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen, niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming, (2) het afstemmen van Offerten, en/of (3) verdeling van werkzaamheden. 4.5 De Contractant vrijwaart de Gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de Overeenkomst en die de Contractant of de Gemeente krijgt opgelegd. 4.6 De Contractant zal bij de uitvoering van de Overeenkomst alle van toepassing zijn de voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de Gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de Contractant, in acht nemen. Indien de Contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de Contractant dit eerst ter goedkeuring voorleggen aan de Gemeente.
4.7 De Contractant draagt zelf de verantwoordelijkheid om de door hem ingeschakelde derden te informeren over de afspraken die gelden tussen de Contractant en de Gemeente bij de uitvoering van de Overeenkomst. 4.8 Slechts voor zover de Contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de Gemeente zal de Contractant optreden als gemachtigde van de Gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de Contractant. Artikel 4A Anti-corruptie en controlerecht 4A.1 Contractant zal handelen overeenkomstig alle toepasselijke wetgeving inzake bestrijding van omkoping, fraude en corruptie. 4A.2 Het is Contractant niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Gemeente enige vergoeding of gift aan (een) medewerker(s) van de Gemeente of aan haar gelieerde derden aan te bieden of te doen toekomen. 4A.3 Gemeente is gerechtigd de naleving door Contractant van de bepaling zoals in eerste en tweede lid door een onafhankelijke ter zake deskundige derde te laten controleren. 4A.4 De controle zal alleen plaatsvinden indien de Opdrachtgever gerede twijfel heeft over de nakoming van de verplichtingen door Contractant, of indien de Gemeente anderszins een gerechtvaardigd belang bij de controle heeft (o.m. wettelijke plicht, instructie toezichthouder).
4A.5 Contractant zal alle redelijkerwijs te verwachten medewerking verlenen aan een dergelijke controle. Contractant zal in dat kader ten minste inzage verlenen in alle relevante gegevens en achtergrondinformatie die relevant kan zijn in het kader van voornoemde controle. Ook zal Contractant toegang verlenen tot de locatie waar de diensten worden verleend. 4A.6 Gemeente staat ervoor in dat de in het tweede lid bedoelde derde eventueel door Contractant gehanteerde voorschriften zal opvolgen. Indien de controle niet (volledig) kan worden uitgevoerd vanwege voornoemde voorschriften, dan komt dit evenwel voor risico van Contractant.
D327705
Zaak:Z053911 - Document:D350449
4A.7 De kosten voor deze controle worden gedragen door Gemeente (zowel eigen kosten als kosten van de Contractant), tenzij de derde één of meer tekortkomingen van niet ondergeschikte aard van Contractant constateert die ten nadele zijn van Gemeente. 4A.8 Ingeval van de niet nakoming van hetgeen in het eerste en tweede lid heeft Gemeente het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden zonder enige verdere aansprakelijkheid of (schadevergoeding-) verplichting. Ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven. Artikel 5 Algemene verplichtingen Gemeente 5.1 De Gemeente zal op verzoek van de Contractant alle inlichtingen en gegevens verstrekken voor zover die nodig zijn om de Overeenkomst naar behoren uit te voeren. 5.2 De Gemeente zal zich inspannen zoals een goed opdrachtgever betaamt en zal zich indien nodig inspannen om haar medewerking, waaronder publiekrechtelijke medewerking, te verlenen die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst. Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie 6.1 De Contractant garandeert dat de geleverde Prestaties voldoen aan de Overeenkomst, aan de algemeen geldende normen en aan de voorschriften die bij of krachtens wet of verdrag gelden met betrekking tot, doch niet uitsluitend, veiligheid, gezondheid en milieu.
6.2 De Gemeente is gerechtigd om de Prestaties te keuren en de Contractant verleent waar nodig zijn medewerking. Artikel 7 Geheimhouding 7.1. Partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze openbaar te maken - inclusief via kanalen van sociale media - of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot openbaarmaking noopt. 7.2. Partijen zullen de onder hen werkzame personen of door hen ingeschakelde derden verplichten deze geheimhoudingsplicht na te leven. 7.3. Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere Partij en/of de voor die Partij werkzame personen en/of door die Partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven. 7.4. De Contractant is verplicht om op eerste verzoek van de Gemeente Personeel van Contractant een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.
Artikel 7A Persoonsgegevens en beveiliging (indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens) 7A.1 Contractant is niet gerechtigd om op enig moment de persoonsgegevens die zij ter beschikking krijgt op enigerlei wijze geheel of gedeeltelijk anders te (doen) gebruiken dan voor de uitvoering van de Overeenkomst, een en ander behoudens wettelijke verplichtingen. 7A.2 Contractant zal passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De beveiliging vindt plaats volgens een algemeen erkende overheidsnorm, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (B10), of een vergelijkbare norm. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging daarvan, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. De toereikendheid van de beveiliging dient te blijken uit rapportages. 7A.3 Contractant is verplicht de door Gemeente voorgestelde verwerkersovereenkomst (de standaard van de IBD) of gegevensuitwisselingsovereenkomst te sluiten wanneer er voor de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens worden verwerkt.
de verwerkersovereenkomst of gegevensuitwisselingsovereenkomst maakt onderdeel uit van de Overeenkomst. 7A.4 De Contractant is verplicht om (beveiliging)incidenten of ieder vermoeden van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens binnen 24 uur te melden aan de Gemeente, en als dat wettelijk nodig is vanwege de eigen verwerkingsverantwoordelijkheid met betrekking tot de persoonsgegevens, ook aan de Autoriteit Persoonsgegevens. De Contractant vermeldt hierbij de vermeende oorzaak en de aard van het (vermoedelijke) incident. De Contractant neemt daarnaast zo
0327705
Zaak:Z053911 - Document:D350449
snel mogelijk alle maatregelen om de inbreuk te herstellen, de gevolgen van de inbreuk te beperken en verdere inbreuken te voorkomen. 7A.5 De Contractant stelt de Gemeente in kennis van ieder verzoek wat betrokkene op grond van artikel 12 t/m 22 AVG doet en verleent de Gemeente daar waar nodig medewerking bij de beantwoording van een dergelijk verzoek. 7A.6 De Contractant zal bijhouden aan welke derde partijen de persoonsgegevens die worden verwerkt ter uitvoering van de Overeenkomst worden verstrekt en betrokkene op diens verzoek een overzicht van deze derde partijen verstrekken. 7A.7 De Contractant is verplicht om op verzoek van de Gemeente mee te werken aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB)/Data Protection Impact Assessment (DPIA). 7A.8 Bij het eindigen van de Overeenkomst draagt de Contractant er zorg voor dat alle persoonsgegevens waarover die beschikt in het kader van de uitvoering van deze Overeenkomst worden geretourneerd aan de Gemeente of met instemming van de Gemeente worden vernietigd, behoudens voor zover dwingende wettelijke bepalingen hieraan in de weg staan. 7A.9 De Contractant verwerkt de persoonsgegevens louter binnen de Europese Economische Ruimte, althans een land dat door een besluit van de Europese Commissie als veilig is aangemerkt.
7A.10 Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere Partij en/of de voor die Partij werkzame personen en/of door die Partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven. Artikel 8 Intellectueel eigendom 8.1 Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de Overeenkomst, berusten bij de Gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De Contractant draagt deze (aanspraken op) IE-rechten - voor zover nodig - om niet over aan de Gemeente. De Contractant zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht. 8.2 Onder resultaat als bedoeld in lid 1 van dit artikel, wordt verstaan al hetgeen in het kader van de Overeenkomst tot stand wordt gebracht ongeacht of de Contractant daarbij gebruik maakt van enige bijdrage van de Gemeente en/of derden. 8.3 De Contractant doet voor zover mogelijk afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op in het kader van de Overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken.
8.4 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, behoudt of verkrijgt de Contractant geen gebruiksrecht met betrekking tot enig resultaat van de Overeenkomst. 8.5 De Gemeente behoudt zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor met betrekking tot ieder in het kader van de Overeenkomst aan Contractant openbaar gemaakt werk. De Contractant erkent dit voorbehoud. 8.6 De Contractant garandeert dat de gekochte Goederen en toebehoren alsmede de geleverde Diensten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de Gemeente in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten en vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande. 8.7 In het geval van aanspraken van derden zal de Contractant alles in het werk stellen om in overleg met de Gemeente te bewerkstelligen dat de Gemeente het ongestoorde gebruik van het geleverde zal kunnen voortzetten. 8.8 In het geval van aanspraken van derden waarvoor de hierboven genoemde vrijwaringverplichting geldt, zal de Contractant alle schade van de Gemeente vergoeden inclusief proceskosten, waaronder tevens begrepen redelijke advocaatkosten voor het voeren van gerechtelijke procedures.
Artikel 9 Wijziging Overeenkomst 9.1 De Gemeente is bevoegd om de Overeenkomst schriftelijk te wijzigen en/of aan te vullen, na overleg met en instemming van de Contractant over de gevolgen van de wijziging of aanvulling. 9.2 In dit kader blijven Partijen binnen de grenzen van de redelijkheid en billijkheid. Artikel 10 Uitrusting en materialen 10.1 De Contractant zal voor eigen rekening en risico zorg dragen voor alle bij de uitvoering van de Overeenkomst te gebruiken - niet van de Gemeente afkomstige - materialen en uitrusting (waaronder gereedschappen), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
D327705
Zaak:Z053911 - Document:D350449
10.2 De Contractant is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de deugdelijkheid van de gebruikte Goederen, materialen en uitrusting en dient deze voor eigen rekening en risico te verzekeren, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Artikel 11 Tijdstip van nakoming 11.1 De Contractant is van rechtswege in verzuim nadat de fatale termijn(en) of termijnen voor de uitvoering van de desbetreffende Prestaties, zoals vermeld in de Overeenkomst, zijn verstreken en de desbetreffende Prestaties niet of niet volledig zijn uitgevoerd. 11.2 De Contractant stelt de Gemeente schriftelijk tijdig en met opgaaf van redenen in kennis van een eventuele vertraging en de maatregelen die de Contractant zal treffen om de vertraging zoveel mogelijk te beperken. Artikel 12 Toerekenbare tekortkoming 12.1 Indien één van de Partijen toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de Overeenkomst en/of deze algemene inkoopvoorwaarden, zal de andere Partij een aangetekend schrijven verzenden aan de tekortkomende Partij, alvorens gebruik te maken van de Partij toekomende wettelijke rechten, behoudens de gevallen waarin ingebrekestelling ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven, in welke gevallen de nalatige Partij direct in verzuim verkeert.
12.2 leder der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere Partij in verzuim is geraakt, behoudens voor zover ontbinding - gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim - in strijd zou zijn met de redelijkheid en billijkheid. Ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven. 12.3 Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming zijdens de Gemeente indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst. Artikel 13 Niet toerekenbare tekortkoming 13.1 De Contractant kan zich jegens de Gemeente enkel op overmacht beroepen, indien de Contractant de Gemeente zo spoedig mogelijk, onder overlegging van de bewijsstukken, schriftelijk van het beroep op overmacht in kennis stelt. 13.2 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel of hulppersonen, stakingen, ziekte van personeel of hulppersonen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van voor de uitvoering van de Prestaties benodigde zaken, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde c.q. door toedoen van de Partij die niet nakomt c.q.
tekortschiet, en voorts niet nakomen c.q. tekortschieten van door de Contractant ingeschakelde derden, en/of liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de Contractant of de door hem ingeschakelde derden. Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering 14.1 De Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, is tegenover de andere Partij aansprakelijk voor de geleden en / of te lijden schade, met inachtneming van onderstaande leden. 14.2 De aansprakelijkheid voor schade, uit welke hoofde dan ook, is beperkt tot een bedrag van € 2.500.000,-- per gebeurtenis met een maximum van € 5.000.000,- per jaar, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis. 14.3 De in het vorige lid bedoelde beperking van de aansprakelijkheid komt te vervallen: I) in geval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel; en/of II) indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de andere Partij of diens personeel; en/of III) in geval van schending van intellectueel eigendomsrechten als bedoeld in artikel 8; IV) in geval van overtreding van de AVG.
14.4 De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen eventuele aanspraken van door derden geleden dan wel te lijden schade die het gevolg is van het toerekenbaar tekortschieten door de Contractant in het kader van de Overeenkomst ter zake en het gebruik en/of toepassing van de geleverde Goederen of Diensten door de Contractant. Onder derden worden mede begrepen het personeel van de Gemeente en zij die in opdracht van Gemeente werkzaam zijn.
0327705
Zaak:Z053911 - Document:D350449
14.5 Indien Contractant voor het verrichten van de Diensten gebruik maakt van zaken die in eigendom zijn van de Gemeente, is Contractant aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken worden toegebracht. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van de Gemeente bij Contractant ter uitvoering van de Overeenkomst schade aan Contractant of aan derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van Contractant. In voorkomende gevallen vrijwaart Contractant de Gemeente tegen aanspraken van derden. 14.6 Indien er als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van Contractant, of een aan Contractant toerekenbaar gedragen of nalaten, aan Gemeente door een overheidstoezichthouder een boete wordt opgelegd, welke boete (deels) rechtstreeks verband houdt met voornoemde tekortkoming, gedraging of nalaten, vrijwaart Contractant Gemeente voor dat deel van de boete. Op deze vrijwaring zijn de voorgaande beperkingen van aansprakelijkheid niet van toepassing. Dit betekent dat de gemeente bij een (beveiligings)incident een van de Autoriteit Persoonsgegevens ontvangen boete en de daardoor ontstane schade, verhaalt op de Contractant. 14.7 De Contractant zal vanaf het aangaan van de Overeenkomst en gedurende de uitvoering ervan adequaat verzekerd zijn voor aansprakelijkheid die voortvloeit uit het uitvoeren van de Overeenkomst.
14.8 De Contractant zal het verzekerd bedrag en de polisvoorwaarden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst niet ten nadele van de Gemeente wijzigen, tenzij de Gemeente hiervoor haar expliciete en schriftelijke toestemming heeft gegeven. 14.9 Eventuele verzekeringen die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en waarover de Contractant nog niet beschikt, zal de Contractant afsluiten tenminste voor de periode van de uitvoering van de Overeenkomst. Artikel 15 Boete 15.1 Indien een boetebepaling is overeengekomen, is deze boete zonder rechterlijke tussenkomst, ingebrekestelling of aanmaning direct opeisbaar. 15.2 De boete laat onverlet alle andere rechten of vorderingen, waaronder, doch niet uitsluitend, de vordering van de Gemeente tot nakoming en het recht op schadevergoeding 16 Toepasselijk recht en geschillen 16.1 Op deze algemene inkoopvoorwaarden en de Overeenkomsten, alsmede op de totstandkoming en de interpretatie, is het Nederlands recht van toepassing. 16.2 De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods) wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
16.3 Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de Offerteaanvraag, de procedure zoals beschreven in de Offerteaanvraag, de totstandkoming van de Overeenkomst of de uitvoering van de Overeenkomst, dan is elk der Partijen gerechtigd om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Gemeente gevestigd is. Artikel 17 Prijzen, meerwerk en minder werk 17.1 De Contractant zal de Overeenkomst uitvoeren tegen de in zijn Offerte genoemde prijzen in Euro's. 17.2. Niet redelijkerwijs in de Overeenkomst inbegrepen extra Prestaties, zijn slechts meerwerk voor zover dit uitsluitend aan de Gemeente is toe te rekenen. 17.3 Meerwerk zal door de Contractant slechts in behandeling worden genomen nadat de inhoud en het budget schriftelijk zijn overeengekomen met de Gemeente. 17.4 Verrekening van meerwerk of minderwerk vindt plaats tegen maximaal de tarieven zoals opgenomen in de Offerte, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. 17.5 Voor zover prijzen en tarieven van meerwerk of minderwerk niet in de Offerte zijn opgenomen, verplicht de Contractant zich ertoe voor meerwerk en minderwerk uitsluitend marktconforme tarieven aan te bieden.
D327705
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Artikel 18 Facturering en betaling 18.1 Op de factuur vermeldt de Contractant; • de wettelijke vereisten waaraan de factuur moet voldoen: naam, adres, postcode, woonplaats, bank/gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens, BTW-nummer, KvK-nummer; • het factuuradres van de Contractant; • datum en nummer van de Overeenkomst; • de datum waarop de factuur gemaakt is; • de datum waarop, of het tijdvak waarin de Goederen of Diensten zijn geleverd; • het aantal geleverde Goederen of Diensten; • een omschrijving van de Goederen of Diensten die zijn geleverd; • het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW; en • eventuele nadere eisen in overleg met de Gemeente. 18.2 De Contractant hanteert een betalingstermijn van dertig dagen na de ontvangst van de factuur of zoveel langer of korter als overeengekomen tussen Partijen in de Overeenkomst. De Gemeente zal binnen de gehanteerde betalingstermijn de factuur van de Contractant betalen. 18.3 Indien de Goederen of Diensten niet beantwoorden aan de Overeenkomst is de Gemeente bevoegd om de betaling naar rato van de tekortkoming geheel of gedeeltelijk op te schorten. 18.4 De Contractant zal de door de Gemeente te betalen bedragen factureren en de factuur (readable PDF-bestand) aan de Gemeente toezenden via facturen©brummen.nl 18.5 Kredietbeperkingstoeslagen van de Contractant worden door de Gemeente niet aanvaard.
18.6 De bij de Goederen behorende bescheiden, zoals certificaten, attesten, paklijsten, instructieboeken, reservedelen lijsten, onderhoudsvoorschriften e.d. dienen met de op- of aflevering van de Goederen meegeleverd te worden. Indien de bij de Goederen behorende bescheiden ontbreken heeft de Gemeente het recht de betaling op te schorten. 18.7 Betaling door de Gemeente houdt op geen enkele wijze afstand van enig recht in. 18.8 De Gemeente is steeds bevoegd, al hetgeen de Gemeente schuldig is aan de Contractant, te verrekenen met hetgeen de Contractant of de aan de Contractant gelieerde vennootschappen, al dan niet opeisbaar, onder voorwaarde of tijdsbepaling aan de Gemeente schuldig is/zijn. De Contractant is tot enige verrekening slechts bevoegd na schriftelijke toestemming van de Gemeente. Artikel 19 Leveringen 19.1 De Contractant levert de Goederen conform Delivered Duty Paid (DDP), volgens Incoterms 2020, zoals vastgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC). 19.2 Tenzij schriftelijk een andere tijd of plaats is overeengekomen, geschiedt de Aflevering uitsluitend op Werkdagen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis. De Contractant dient zijn vervoerder hiervan op de hoogte te stellen. 19.3 Indien de Gemeente de Goederen gemotiveerd afkeurt, zal de Contractant op zijn eigen kosten de Goederen ophalen.
19.4 De Goederen worden geacht te zijn goedgekeurd vanaf het moment van volledige operationele ingebruiknanne door de Gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of bepaalde omstandigheden nopen tot schriftelijke goedkeuring van de Gemeente. 19.5 De Contractant verleent een garantie voor de Goederen van tenminste twaalf maanden vanaf het moment dat de Gemeente de Goederen heeft goedgekeurd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Deze garantie laat onverlet de aansprakelijkheid van de Contractant. 19.6 De Contractant garandeert dat voor een periode van ten minste vijf jaar of een termijn die schriftelijk is overeengekomen na Aflevering van de Goederen, onderdelen van de Goederen kunnen worden geleverd. 19.7 De Contractant is gehouden om alle bij de Goederen behorende gebruiksaanwijzingen en productinformatie, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of -certificaten, opgesteld zoveel mogelijk in de Nederlandse taal, zonder additionele kosten, aan de Gemeente ter beschikking te stellen. 19.8 De Contractant zal voor zijn rekening en risico alle voorkomende gebreken aan de geleverde Goederen na Aflevering of voltooiing binnen de door de Gemeente bij eerste aanzegging gestelde redelijke termijn wegnemen door herstel of vervanging.
Artikel 20 Verpakking en transport 20.1 De Contractant draagt zorg voor een deugdelijke verpakking, alsmede voor een zodanige beveiliging en vervoer van de Goederen, dat deze in een goede staat de plaats van Aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De Contractant is verantwoordelijk voor het
0327705
Zaak:Z053911 - Document:D350449
naleven van de Nederlandse, Europese en internationale voorschriften met betrekking tot verpakkingen. 20.2 De Contractant neemt alle verpakkingen kosteloos terug, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Artikel 21 Overdracht van eigendom en risico 21.1 De eigendom van de geleverde Goederen gaat over op het moment van Aflevering, waar nodig na eventuele installatiewerkzaamheden die daarmee gepaard gaan. Het risico gaat over op de Gemeente na acceptatie van de Goederen door de Gemeente. 21.2 De acceptatie van de Goederen zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de Gemeente, na Aflevering en eventuele installatie van de Goederen. Indien de Gemeente de Goederen niet accepteert, geeft zij gemotiveerd aan waarom de acceptatie onthouden wordt. Artikel 22 Diensten 22.1 De Contractant zal de Diensten uitvoeren binnen de termijn en op de plaats zoals deze zijn opgenomen in de Overeenkomst. 22.2 De Contractant draagt de volledige verantwoordelijkheid voor zowel zijn eigen Prestaties, Prestaties van Personeel van Contractant alsmede Prestaties van de door de Contractant ingeschakelde derden. 22.3 Feitelijke uitvoering van de Diensten door de Contractant of daarmee gepaard gaande handelingen houdt niet in dat de Gemeente de Diensten zonder meer goedkeurt.