(051) Raadsvoorstel Jaarplan Griffie 2025

RaadsVoorstel Ons kenmerk

:

Programma(s)

:

Onderwerp

:

Z110393/D452343 Bedrijfsvoering en Financiën Jaarplan griffie 2025

AAN DE GEMEENTERAAD

Brummen,17 april 2025

Wij stellen voor te besluiten om:

1. Het Jaarplan Griffie 2025, het formatieplan en functieboek Griffie Brummen vast te stellen. 2. Het benodigde budget aan te passen, met de opdracht aan het college hiervoor dekking te vinden. 3. De griffier, in samenwerking met de werkgeverscommissie, te belasten met de verdere uitwerking van dit besluit. Inleiding De raad wordt in zijn werkzaamheden ondersteund door de griffie. Om inzicht te geven in waaraan de griffie in 2025 aandacht en tijd wil besteden, heeft de raadsgriffier het Jaarplan griffie 2025 opgesteld. Dit jaarplan geeft een beeld van wat de raad van de griffie mag verwachten en vormt de basis voor de werkwijze op de griffie. Aan dit jaarplan is een formatieplan en het functieboek toegevoegd. In de loop der jaren zijn werkzaamheden gegroeid, maar is de formatie van de griffie is daarin niet meegegroeid. De raad wordt voorgesteld om in te stemmen met een hernieuwde inrichting van de griffie en het personeelsbudget te verruimen. Argumenten De afgelopen jaren is gebleken dat de griffie, met haar bestaande formatieplaatsen, kwetsbaar is. Met de wisseling van de griffier in 2024 en een tweetal vacatures op de griffie is een natuurlijk moment ontstaan om de griffie op een andere manier te organiseren. Een organisatie die past bij de wensen en eisen van de huidige tijd.

De griffie moet in staat worden gesteld om binnen de gestelde formatie, de gemeenteraad op een goede en passende wijze te adviseren en te ondersteunen. Ondersteuning die erop gericht is dat de raad haar volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken goed kan uitvoeren. De gemeenteraad is het hoogste bestuurlijke orgaan van de gemeente. De griffier is de eerste adviseur van de raad. De griffie is de “afdeling” binnen de gemeente die de raad rechtstreeks ondersteunt. De ondersteuning en advisering door de griffier en de griffie is nodig, zodat de raad haar taken goed kan uitvoeren. Daarvoor is nodig dat er voldoende kwaliteit en capaciteit binnen de griffie is om de raad te ondersteunen bij het innemen van de goede positie. De raad moet in staat zijn vanuit haar positie als hoogste bestuursorgaan, goede besluiten te nemen voor het algemeen belang van de samenleving. Op basis van ervaringen van de griffier in de gemeente Brummen en kijkend naar ontwikkelingen bij andere griffies, ligt een voorstel voor hoe de griffie (griffieplan) beter ingericht kan worden. “Beter” betekent: minder kwetsbaar, meer denkkracht, zelfstandig en professioneel. Het betekent ook een griffie die haar taken uit kan voeren binnen de beschikbaar gestelde formatieve uren. 1.1.

De griffie ondersteunt de raad in al haar werkzaamheden en geeft met een Jaarplan ieder jaar inzicht in de manier waarop zij dat doet. In het Jaarplan 2025 staat beschreven wat de raad van de griffie mag verwachten. In het Jaarplan 2025 wordt ingegaan op kernkwaliteiten en (basis)taken van de griffie. Naast het vaste takenpakket van de griffie zorgt de dynamiek waarin een gemeenteraad functioneert ieder jaar voor nieuwe doelstellingen en ontwikkelingen die aandacht en inzet van de griffie vragen. In het Jaarplan 2025 staan deze benoemd. Deze worden geëvalueerd in het Jaarplan 2026 en daarin worden dan ook nieuwe aandachtspunten en ontwikkelingen beschreven.

Adviseur: M.E.A. Knook

Blz. 1 van 2

2.1. Met het vaststellen van de formatie en functieboek wordt de ondersteuning aan de raad door de griffie geborgd en geformaliseerd. Sinds 2016 is de formatie op de griffie een aantal keer gewijzigd. De bij het functieboek gevoegde functieomschrijvingen worden geformaliseerd. Financiële toelichting en Uitvoering Met dit voorstel wordt de gemeenteraad gevraagd het Jaarplan Griffie 2025 en het formatieplan en het functieboek Griffie Brummen vast te stellen en het daarvoor benodigde budget aan te passen. Dit betekent dat het college de opdracht krijgt binnen de begroting meerjarig dekking te vinden voor deze budgetaanpassing. Dat wijkt af van het gebruikelijke afsprakenkader, waarin is vastgelegd dat bij de financiële voorstellen direct inzicht wordt gegeven in de dekking. Er heeft hierover afstemming plaatsgevonden met de afdeling/wethouder financiën. De kosten van de gewijzigde formatie bedragen maximaal € 45.000,- en worden bij het opstellen van de meerjarenbegroting 2026-2029 verwerkt. Het benodigd bedrag voor 2025 wordt verwerkt in de Bestuursrapportage. Stukken behorende bij besluitvorming: 1. 2. 3. 4.

Concept raadsbesluit D452344 Jaarplan Griffie 2025, incl. formatieplan Functieboek Griffie Brummen: functiebeschrijvingen raadsgriffier, raadsadviseur/plv. griffier en Griffiemedewerker Griffiebenchmark 2024

Namens de werkgeverscommissie, C.J. Wijnhoven-Kleihorst, voorzitter

Z110393/D452343

Blz. 2 van 2