Raad voor de nieuwe raad .pdf

RAAD VOOR DE NIEUWE RAAD Tussenstand Doorontwikkeling gemeenteraad www.bronckhorst.nl

Inleiding De raadsperiode 2018-2022 zit erop. Nog even en dan is bekend hoe de samenstelling van de nieuwe gemeenteraad van Bronckhorst eruitziet. In de afgelopen raadsperiode heeft de raad veel geïnvesteerd in de eigen doorontwikkeling. Er is getraind, geobserveerd en gediscussieerd; alles om het samenspel in de raad te optimaliseren. Het laatste half jaar heeft dit in een tweetal bijeenkomsten (september en december 2021) plaatsgevonden onder begeleiding van Ilona Eichhorn. Deze bijeenkomsten zijn voorbereid door een KleinSlimGroepje (KSG) uit de raad (Thea Lusink, Dick Ebbers en Jan Engels), met ondersteuning vanuit de griffie. Met de gemeenteraadsverkiezingen op komst is het tijd om de balans op te maken: “Raad voor de nieuwe Raad”. Dit zijn thema’s die aan de orde kwamen: - Effectief vergaderen

-

•

Hoe richt je het besluitvormingsproces helder en duidelijk in?

•

Op welke manier en op welk moment stel je je vragen?

•

Hoe gaan we om met interrupties?

• Hoe geven we uitvoering aan kort en bondig spreken? Ruimte geven aan inwoners •

Op welk moment kunnen inwoners inspreken?

• -

Is voldoende duidelijk op welke wijze de samenleving invloed kan uitoefenen op besluitvorming door de gemeenteraad? De invulling van de Agendacommissie en het Presidium •

Is de verdeling van taken en bevoegdheden voldoende duidelijk voor iedereen?

Het KSG heeft op basis van de uitkomsten van de bijeenkomsten een aantal adviezen geformuleerd. Zes adviezen zijn op korte termijn uitvoerbaar (start direct na de verkiezingen). Twee adviezen moeten verder worden uitgewerkt. Op 11 juni is een vervolgbijeenkomst met de nieuwe gemeenteraad gepland, waarbij onder begeleiding van Ilona Eichhorn verder gesproken kan worden over de notitie “Raad voor de nieuwe Raad”. Thea Lusink, Dick Ebbers, Jan Engels, Hilde Smits en Miranda Veenbergen

1

Adviezen korte termijn Het KSG adviseert de volgende adviezen direct na de verkiezingen uit te voeren:

1. Richt je besluitvormingsproces zo in dat iedere fase een vaste plek krijgt in de maandcyclus De gemeenteraad van Bronckhorst heeft de wens uitgesproken om het besluitvormingsproces in drie heldere fasen te verdelen: •

Beeldvormen De beeldvormende fase gaat over luisteren en vragenstellen; alles wat je nodig hebt om als raadslid een goed beeld te krijgen over het onderwerp, probleem, proces of inhoud. Ook hier is ruimte voor gesprekken met de samenleving en stakeholders. De raad bereidt zich voor op de volgende fase in het proces, bijvoorbeeld het debat of het direct nemen van een besluit. Rol van de raad = luisteren en vragen stellen

•

Oordeelvormen In de oordeelvormende fase is er plaats voor politiek debat en mening vormen. Raadsleden wisselen standpunten en argumenten uit op basis van politieke voorkeur en alle kennis die is opgedaan in de beeldvormende fase. In deze fase geven we een (politieke) weging aan de argumenten respectievelijk aan de feiten. Rol van de raad = mening vormen en debatteren

•

Besluitvorming In de besluitvormende fase wegen de raadsleden de argumenten af en nemen een gezamenlijk besluit. De politieke middelen zoals moties, amendementen en stemrecht worden gebruikt voor politieke profilering en een goed debat, zodat de afzonderlijke oordelen van de raadsleden samenkomen ineen goed afgewogen gezamenlijk besluit. Rol van de raad = politiek afwegen en verantwoorden, en besluiten

Vertaald naar de huidige maandcyclus, waarbij de donderdagavond als vaste vergaderavond geldt, betekent dit het volgende:

2

Week 1

Beeldvormende vergadering

Week 2

Oordeelvormende vergadering

Week 3

Ruimte voor thema-avond, informatiebijeenkomst, werkbezoek, werkgroep, etc. (lange termijn beeldvorming)

Week 4

Besluitvormende vergadering (raadsvergadering)

Week 4

Agendacommissie voor volgende maandcyclus (vindt op woensdag plaats)

2. Richt de beeldvormende vergadering in met het doel om informatie te verzamelen en vragen te stellen, waarbij voldoende ruimte is voor inbreng vanuit de samenleving Tijdens een beeldvormende vergadering worden de raadsleden in de gelegenheid gesteld om alle informatie te verzamelen die nodig is om een goed afgewogen besluit te kunnen nemen. Er moet daarom ook voldoende gelegenheid zijn om verduidelijkende vragen te stellen, zowel aan het college (en ambtenaren) als aan inwoners. De beeldvormende vergadering is ook de plek waar inwoners een inbreng kunnen leveren. Door dit te organiseren in de beeldvormende vergadering, in plaats van de oordeelvormende vergadering (voorheen de commissievergadering), worden raadsleden vroegtijdig in het besluitvormingsproces voorzien van alle informatie. De inbreng vanuit de samenleving kan mondeling worden gegeven maar kan ook schriftelijk worden aangeleverd. Een schriftelijke bijdrage wordt toegevoegd aan de raadsstukken. De agenda wordt enerzijds gevuld met voorstellen vanuit het college, als ook met onderwerpen die vanuit de samenleving worden voorgesteld. Daarmee ontstaat een dynamischer geheel: “vrije” inbreng vanuit de samenleving gecombineerd met beeldvorming ten behoeve van de oordeelvorming en besluitvorming van de actuele maandcyclus. De Agendacommissie stelt de agenda voor de beeldvormende avond op.

De avond wordt voorgezeten door een raadslid.

3. De commissievergadering noemen we nu de oordeelvormende vergadering. De agenda richten we in aan de hand van de 4 programma’s uit de begroting en de onderwerpen koppelen we aan tijd De te agenderen onderwerpen worden verdeeld over de volgende onderdelen (die nagenoeg corresponderen met de programma’s uit de begroting):

3

-

Zorg en ondersteuning Wonen en leefomgeving Bedrijvigheid en Ontwikkeling Bestuur en financiën

De onderwerpen worden vervolgens ingedeeld in tijdsblokken: aan de hand van een inschatting is vooraf bekend in welk blok een onderwerp besproken wordt. Een verdergaande variant is het organiseren van twee parallelle sessies. Een nadere uitwerking van deze variant kan bij voldoende draagvlak later plaatsvinden. In de oordeelvormende vergadering voeren de fracties vooral debat met elkaar. Na ieder agendapunt wordt door de voorzitter de conclusie getrokken over het vervolgtraject: bespreekof hamerstuk in de raadsvergadering. Ook kan worden geconcludeerd dat een voorstel nog niet rijp is voor besluitvorming (teruggeven aan college). Concept moties en amendementen worden aangekondigd waarbij alvast draagvlak kan worden gemeten.

4. Breid het aantal voorzitters uit Nu het aantal vergaderingen voorgezeten door een raadslid wordt uitgebreid is een uitbreiding van het aantal voorzitters aan te bevelen. Geadviseerd wordt een poule te creëren van minimaal 8 voorzitters. Dit vergroot de flexibiliteit van inzet van voorzitters per vergadering. Omdat de Agendacommissie de agenda’s vast stelt van de beeldvormende en de oordeelvormende vergadering wordt ook geadviseerd om de voorzitters de deelnemers te laten zijn van de Agendacommissie.

5. Maak de gemeenteraad (nog beter) zichtbaar voor de samenleving Op korte termijn kan alvast worden gedacht aan de volgende acties: •

Om activiteiten van de gemeenteraad van Bronckhorst beter zichtbaar te maken voor de samenleving gaat de griffie na de verkiezingen starten met het raadsaccount @raadbronckhorst op Twitter. Het delen van de berichten vanuit het raadsaccount door alle partijen helpt om het aantal volgers snel te laten groeien.

•

Op de website van de gemeente Bronckhorst is de gemeenteraad slecht vindbaar; zo moet een geïnteresseerde te vaak klikken om bijvoorbeeld bij de livestream van een vergadering of te komen. Een button “Gemeenteraad” op de homepage die meteen doorlinkt naar het raadsinformatiesysteem maakt het voor de geïnteresseerde een stuk beter vindbaar.

•

Door gebruik te maken van de tool “Digitaal stemmen” in iBabs wordt het stemmen in de raadsvergadering live zichtbaar gemaakt en maakt de besluitvorming voor de kijker nog meer transparant.

4

6. Spreek de onderstaande 10 vergaderafspraken met elkaar af Als schot voor de boeg adviseert het KSG om de volgende 10 Vergaderafspraken als uitgangspunt te gebruiken: 10 VERGADERAFSPRAKEN 1. De vaste vergaderavond van de raad van Bronckhorst is donderdag (met woensdag als reservedag). 2. De eindtijd van vergaderingen is maximaal 23.00 uur. 3. Inwonersparticipatie organiseren we in een fase dat invloed binnen de gestelde kaders nog mogelijk is en in een uitnodigende vorm. 4. Leidend voor de raad is het uitgangspunt openbaar, tenzij … 5. Technische vragen worden zo vroeg mogelijk in de cyclus gesteld en zijn voorafgaand aan de beeldvormende avond beantwoord. Dat kan via de griffie lopen maar er kan ook rechtstreeks met de ambtenaar contact worden opgenomen. 6. Een interruptie is een korte bondige vraag. Redenen om te interrumperen zijn: verduidelijking, vragen positie, verkrijgen draagvlak, profileren, correctie bij onwaarheid. 7. We stimuleren het debat zonder in herhaling te vervallen. 8. Bij iedere vergaderavond is een voorzitter vanuit de raad en iemand van de griffie aanwezig. 9. De voorzitters zijn goed getraind en handhaven de vergaderafspraken. 10. Alle deelnemers dragen bij aan het goed verlopen van een vergadering. We spreken elkaar aan op een positieve manier als dit niet het geval blijkt.

Adviezen lange termijn Het KSG adviseert de volgende adviezen direct na de verkiezingen verder uit te werken:

1. Gebruik het presidium als een platform waar gereflecteerd wordt op het functioneren van de raad Er is behoefte aan een moment waarop het functioneren van de raad besproken wordt. Het presidiumoverleg kan zo’n moment zijn. Wanneer dit overleg structureel ingepland wordt, bijvoorbeeld één keer in de twee maanden, biedt het structureel gelegenheid voor feedback en kunnen aanbevelingen gedaan worden over de organisatie en het functioneren van de raad in het algemeen en het besluitvormingsproces in het bijzonder. Geadviseerd wordt het presidium te laten bestaan uit de raadsvoorzitter en de fractievoorzitters. Door het presidium structureel in te plannen verdwijnt ook de sfeer van “crisismanagement” ten aanzien van het presidium.

5

2. De raad functioneert in een samenspel met college en organisatie. Voor onze inwoners zijn we samen “de gemeente Bronckhorst”. Start een brede werkgroep waarin een vertegenwoordiging van de raad, college en organisatie deelnemen om dit samenspel te versterken én vorm en inhoud te geven Hoe werken we samen op het gemeentehuis en hoe werken we samen met “buiten”, met de samenleving. Het is goed om bij deze vraag stil te staan. De adviezen zoals hiervoor genoemd zijn niet uitputtend en moeten voor een deel nog verder worden uitgewerkt. Maar het is wel een mooie basis. Het zou sterk zijn om die basis verder uit te werken in een breed samengestelde werkgroep. Onderwerpen die verder in de werkgroep aan bod kunnen komen zijn: •

Kaderstelling: op welke wijze kan de raad nog beter kaders stellen aan de voorkant van het besluitvormingsproces en wat heeft de raad daarvoor nodig?

•

Lange Termijn Agenda: hoe zou die eruit kunnen zien zodat tijdig geanticipeerd kan worden op de planning van de behandeling van voorstellen die richting de raad gaan komen (en waarbij de raad ook eigen prioritering/sturing kan geven aan onderwerpen)?

•

Inwonersparticipatie: op welke wijze kan de gemeente nog meer invulling geven aan participatie richting de inwoners van Bronckhorst?

•

Betrokkenheid jongeren: op welke manier kunnen we jongeren een goede plek geven in het participatieproces en aan ons binden?

•

…

6