C03 College van B&W, actieve info Voortgang Rechtmatigheidsverantwoording.pdf

Actieve informatievoorzieningc

REFNUMBER

aan : de gemeenteraad kopie aan : van : college van burgemeester en wethouders beh. ambtenaar : A.R. Porte portefeuillehouder : W.W. Buunk Datum 17 december 2020 vergadering : kenmerk : zaak Z121479/INT onderwerp : Voortgang Rechtmatigheidsverantwoording Actieve_informatievoorziening Tbv_datum_raadsvergadering Inleiding Het college van burgemeester en wethouders is staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gemeente Bronckhorst. Nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. Het uitgangspunt is dat vanaf 2022 het college zelf een verantwoording opstelt. Het college legt in de jaarrekening over het verslagjaar 2021 de verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. De accountant geeft vanaf dat moment alleen nog een verklaring af met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Doorontwikkeling rechtmatigheidsverantwoording Op 17 november jl. heeft het college besloten de huidige crisisorganisatie volwaardig in stand te houden, proactief in te zetten op het verkrijgen van meer inzicht in de consequenties van de pandemie op de samenleving én het behouden van de verbinding in en met de samenleving en actief in te zetten op het gezond en vitaal houden van de gemeentelijke organisatie.

Om dit te realiseren is besloten een aantal taken stop te zetten. Daaronder valt ook de doorontwikkeling rond de rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben al verschillende zaken rond de rechtmatigheidsverantwoording ingericht en zorgen ook dat we aan de wettelijke vereisten voldoen. Wat het (tijdelijk) stoppen van de doorontwikkeling over dit onderwerp betekent, beschrijven wij in deze memo. Rechtmatigheid De rechtmatigheidsverantwoording gaat erover of de uitgaven voldoen aan relevante weten regelgeving. Het doel is om met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving. Rechtmatigheid is geen nieuw onderwerp binnen Bronckhorst. Nu nog beoordeelt de accountant jaarlijks de rechtmatigheid. In haar controleverklaring geeft ze een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid. Een doel van de wetswijziging is meer dialoog tussen college en raad (auditcommissie). Dat gesprek gaat minimaal over de financiële rechtmatigheid en eventuele verbetermaatregelen.

Pagina 1 van 4

De wetswijziging In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) liggen wettelijke eisen vast voor de opzet en inhoud van de begroting en de jaarrekening. Over de verantwoording over rechtmatigheid in jaarrekeningen van gemeenten komt een wetswijziging. In de meicirculaire 2018 is door het ministerie van BZK aangekondigd dat vanaf 2021 het college van burgemeester en wethouders zich rechtstreeks gaat verantwoorden over de rechtmatigheid aan de raad. De wet zelf is nog niet aangepast. Hoewel in een artikel van Binnenlands bestuur is aangegeven dat uitstel dreigt voor de wetswijziging, zijn er ook signalen dat desnoods de wet met terugwerkende kracht wordt aangepast. Ondanks deze onduidelijkheid moeten we vooruit. De rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021 De rechtmatigheidsverantwoording zoals deze straks moet worden afgegeven, bestaat uit een verklaring en een toelichting:  In de jaarrekening over het boekjaar 2021 neemt het college van B&W een verklaring op waarin zij meldt rechtmatig te hebben gehandeld. Daarmee is de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel van de jaarrekening. Een model voor de verklaring is inmiddels beschikbaar gesteld.  De paragraaf Bedrijfsvoering is een onderdeel van het jaarverslag.

In de bedrijfsvoeringsparagraaf schetst het college het ‘eigen verhaal’ over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten. De commissie BBV zal (naar verwachting) een kader schrijven voor de aspecten die in de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen moeten worden. Dit kader is nog niet bekend. De verantwoording over de specifieke uitkeringen gaat geen onderdeel uitmaken van de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoording over de specifieke uitkeringen zal onderdeel blijven uitmaken van de zogeheten SiSa-bijlage (Single Information Audit). Dit is een afzonderlijke bijlage in de jaarrekening. Gemeenten verantwoorden specifieke uitkeringen immers niet aan de raad, maar aan het Rijk. De beoordeling door de accountant op de financiële rechtmatigheid vervalt. De ambtelijke organisatie is daarin zelf aan zet. De externe accountant geeft wel een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, waaronder ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Van rechtmatigheidsverantwoording tot ‘in control statement’ De rechtmatigheidsverantwoording richt zich alleen op het rechtmatig handelen met betrekking tot de financiële regelgeving. Daarbij gaat het om drie specifieke rechtmatigheidscriteria: Begrotingscriterium

Voorwaardencriterium

De financiële beheershandelingen moeten tot stand komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting. Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de geraamde bedragen is er sprake van een onrechtmatigheid (begrotingsonrechtmatigheid). Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Pagina 2 van 4

Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O)criterium

De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving.

De wetswijziging gaat over het verplicht verantwoording afleggen over financiële rechtmatigheid. Hieraan moeten we minimaal voldoen. Die nieuwe wettelijke opdracht kan ook de start zijn van een groeiproces naar ‘in control’ zijn. ‘In control’ gaat verder dan rechtmatigheid. Het gaat dan naast risico’s over rechtmatigheid, ook om doelmatigheid en doeltreffendheid. Niet alleen financiële thema’s vallen eronder, maar ook IT, veiligheid en privacy. Een tussenstap om richting een ‘in control statement’ te komen, is om verantwoording af te leggen op de financiële rechtmatigheid en een aantal relevante processen/thema’s benoemen die aandacht krijgen. Wanneer het college verantwoording af gaat leggen over de bredere bedrijfsvoering, spreken we van een ‘in control statement’. Daarbij wordt dan niet alleen verklaard dat het college rechtmatig heeft gehandeld, maar ook doelmatig en doeltreffend.

De keuze voor de rechtmatigheidsverantwoording, het ‘in control statement’ of een tussenvorm en op welke termijn hangt samen met: de startpositie; het ambitieniveau en; de verandercapaciteit van de organisatie. Consequenties crisisorganisatie Met het besluit om de doorontwikkeling rond de rechtmatigheidsverantwoording tijdelijk te stoppen, stoppen we voorlopig de ontwikkeling van een plan van aanpak voor de rechtmatigheidsverantwoording. Onderdeel van dit plan zou o.a. zijn om het ambitieniveau te bepalen. Met de wetswijziging die mogelijk vanaf 2021 ingaat, kunnen we niet volledig afwachten. We willen immers wel kunnen voldoen aan de wettelijke verplichting. We zorgen dan ook dat wat we moeten doen om aan de rechtmatigheidsverantwoording te voldoen, is gedaan. Grotendeels hebben wij dit al gerealiseerd.

Pagina 3 van 4

Voorwaarden voor rechtmatigheidsverantwoording Met de accountant is bekeken wat wij minimaal moeten hebben ingericht om te voldoen aan de rechtmatigheidsverantwoording. Zij geeft het volgende aan: Voorwaarden rechtmatigheidsverantwoording Vaststellen normenkader en toetsingskader Vaststellen verantwoordingsgrens Overleg met de accountant over intern controle programma (ICP) Opstellen ICP Tijdschema voor uitvoeren ICP Vastleggen van de uitkomsten Delen en bespreken van de uitkomsten

Voortgang Bronckhorst Ingericht Met huidige memo informeren, met wetswijziging formaliseren. Ingericht Ingericht Ingericht Ingericht Ingericht

Vaststellen verantwoordingsgrens In bovenstaande tabel heeft u de term verantwoordingsgrens gelezen. De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De gemeenteraad is vrij om binnen deze bandbreedte de grens te bepalen. Een raadsvoorstel met daarin opgenomen de voor- en nadelen van de verschillende percentages volgt zodra de wetswijziging definitief is. Conclusie Hoewel we besloten hebben om het plan van aanpak voor de rechtmatigheidsverantwoording niet verder op te maken, concluderen we dat we in de basis wel klaar zijn voor de wetswijziging. Met het formaliseren van de wet, zorgen we ook voor besluitvorming van de verantwoordingsgrens, waardoor we kunnen voldoen aan de uitgangspunten. Dit sluit aan bij de conclusie van de accountant in de managementletter 2020 dat het instrumentarium voor de rechtmatigheidsverantwoording op orde is.

Pagina 4 van 4