Vergunningentraject bijdrage M. Hermans HB Events

Geachte gemeenteraad, Wij constateren dat het vergunningentraject vandaag de dag niet eenduidig en transparant is voor initiatiefnemers zoals wijzelf (HB Events), en bewonersinitiatieven. Na een zeer geslaagde avondvierdaagse waar ergens gemeld werd dat er mogelijk kosten aan de vergunning verbonden zijn (de zogenoemde legeskosten), kwam er een brief binnen met de vraag 250 euro over te maken... Aan de hand van de opmerking "mogelijke kosten" konden wij niet eerder opmaken of wij deze kosten moesten verwachten (ofwel, wanneer ga je kosten moeten betalen?), en al helemaal niet hoe hoog deze kosten zijn (wij kunnen ons voorstellen dat er variaties zijn, mogelijk afhankelijk van de categorie waarin het evenement valt?) Voor stichtingen zoals wij, welke afhankelijk zijn van subsidies, giften, donaties en sponsoring is dat cruciale informatie om vooraf in te calculeren. Uiteindelijk proberen wij in onze vrije tijd iets goed te doen voor de wijk, dus het kan niet zo zijn dat wij buiten de vele vrije tijd die we investeren onverwacht ook nog geld uit eigen zak moeten betalen om deze rekening te voldoen (in dit geval is dat niet de situatie, maar dat had zomaar kunnen zijn bij tegenvallende opkomst).

Tevens is het extreem belangrijk om dit soort kosten ook te delen met de diverse wijkplatformen, of minstens bij de sociaal wijkbeheerders, zij hebben immers de taak om bewonersinitiatieven zo goed mogelijk te begeleiden, en te voorzien van juiste en volledige informatie over wat een initiatief kan verwachten. Tevens is ons opgevallen, na 4 jaar Haagse Beemden Festival, dat de situatie elk jaar veranderd qua vergunning aanvraag, hieronder een opsomming: * 11 Juni 2022, het allereerste Haagse Beemden Festival + eindfeest bij WDS '19, zeer goed begeleid door de gemeente, conclusie: 0-evenement, enkel meldplicht * 10 Juni 2023, 2e Haagse Beemden Festival + eindfeest WDS '19, een foutje van onze kant, vorig jaar was een meldplicht, dus we hebben melding gedaan op de evenementen kalender (overigens niks vernomen van een vergunningverlener) en bij politie/handhaving... dat bleek absoluut niet goed, maar we mochten door, wel ging de BOA alle locatie's af, wat helemaal prima is uiteraard, we beloofden verbetering * 08 Juni 2024, 3e Haagse Beemden Festival, opnieuw alles van nul af aan ingediend: er moest een artikel 35 vergunning aangevraagd worden... Wij schenken, verkopen en verschaffen geen alcohol op het eindfeest, de locatie waar wij te gast zijn beheert de bar met hun vergunning...

de behandelaar had daar niks mee te maken, wij moesten en zouden 2 weken voor het evenement nog een artikel 35 aanvragen. U snapt: te kort dag voor discussie dus we volgen wat opgedragen wordt... kosten: 141,94 euro *14 Juni 2024, het 4e Haagse Beemden Festival staat voor de deur: men wilde de locatie's al hebben terwijl de inschrijvingen nog liepen, na telefonisch contact overeengekomen dit voor een bepaalde datum aan te leveren. Een mailadres (gebruiksvragen@breda.nl) werd genoemd om deze info naartoe te sturen... 3 weken stilte, en na een telefoontje met een beleidsmedewerker welke de behandelaar kon achterhalen (ons nog niet bekend), telefonisch contact gehad met de betreffende persoon. Het antwoord was: ik heb naar de voorgaande editie's gekeken en die zijn ook allemaal goedgekeurd, dus ik heb met deze editie ook geen problemen. Ofwel, opnieuw een 0-evenement, deze keer blijkbaar toch geen artikel 35 vergunning benodigd... Als u dit leest dan moet u toch ook van mening zijn dat dit zo enorm veel tijd en energie vergt van een kleine organisatie zoals wij? Een organisatie dat al weken lang promotie had moeten maken om het wijkfeest te promoten, in plaats van af te wachten op toestemming en er vervolgens nog zelf achteraan te moeten, en dat nog los van de gemaakte, vooraf onbekende en zelfs nog onnodig gemaakte kosten.

Wellicht snijden we onszelf in de vingers door dit aan te kaarten, maar een vergunning moet afgegeven worden aan de hand van toetsing op basis van wet en regelgeving, wet en regelgeving staat onomstotelijk vast en laat dus geen ruimte over voor interpretatie verschillen. Dit signaal komt overeen met hetgeen wij vorig jaar al aangekaart hadden in onze motie, welke breed omarmd werd door de vertegenwoordigers van de gemeente Breda. Het huidige evenementenbeleid dat gehanteerd wordt dateert uit 2020 blijkt op de website van de gemeente Breda. Wij vragen ons af, in een wereld die sneller veranderd dan het klimaat, mede dankzij het klimaat, of de gemeente Breda überhaupt enig prioriteit geeft aan het herzien van het huidige evenementenbeleid, dit om de leefbaarheid in een bruisende stad te kunnen blijven optimaliseren. Wij vragen de gemeente Breda dan ook: * in de toekomst eventuele kosten verbonden aan vergunningen vooraf duidelijk en helder te communiceren, zodat initiatiefnemers deze kosten in hun begroting mee kunnen nemen * opnieuw het vergunningsysteem onder de loep te nemen, efficiënter in te richten en daar een prioriteit aan te geven Alleen op deze manier blijven de gemeente Breda, haar wijken en dorpen, en al haar inwoners gegarandeerd van kleine activiteiten, en bewonersinitiatieven.

HB Events Breda