Rvs 19052021 Actualisatie verordening 213a incl bijlagen

Gemeente Breda Raadsvoorstel

Zaaknummer: 1404656

I

Actualisatie verordening 213a Aantal bijlagen: 1

Voorgesteld besluit 1.

De ‘Verordening 2021 onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Breda’ vast te stellen, overeenkomstig bijgevoegd concept.

Portefeuillehouder: Weth. Adank

Samenvatting De (huidige) Bredase 213a-verordening stamt uit 2004. De huidige verordening gaat uit van een methodiek waarin de begroting eens in de 8 jaar geheel wordt doorgelicht. Die methodiek draagt bij aan het systematische karakter van doelmatigheidsonderzoek, maar prikkelt onvoldoende ten behoeve van continue leren, verbeteren en vernieuwen in elk onderdeel van de organisatie. Daarom wordt de verordening geactualiseerd. De geactualiseerde verordening is op de volgende punten aangescherpt c.q. gewijzigd: • Aanvullend is gekozen voor een kort-cyclische aanpak gericht op continue leren, verbeteren en vernieuwen, waarbij er in de uitvoering meer mogelijkheden zijn voor maatwerk. • Er wordt zoveel als mogelijk aangesloten bij de bestaande praktijk (o.a. evaluaties als basis voor beleidsherzieningen). • Er wordt een programmering ingevoerd.

Beoogd effect van het besluit Door vaststelling van de 'Verordening 2021 onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Breda’ ontstaan er meer prikkels in het continue leren, verbeteren en vernieuwen in elk onderdeel van de organisatie.

Uitvoering van het besluit De wethouder Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de inrichting waarin onderzoek tot stand komt en voor de jaarlijkse programmering. Afzonderlijke leden van het college zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van geprogrammeerde onderzoeken en het realiseren van voorgestelde verbeteringen. De afdelingen Concerncontrol en Onderzoek & Inzicht krijgen een expliciete rol in de 213aonderzoeken. Voor beide afdelingen leidt dit tot een nadere prioritering in de onderzoeksagenda en onderzoekscapaciteit.

Pagina 1 van 4

Gemeente Breda

Zaaknummer: 1404656

Motivering 1.

213a Verordening 1.1. Gemeentewet In de gemeentewet is in artikel 213a (hoofdstuk XIV Administratie en Controle) de verplichting vastgelegd dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hen gevoerde bestuur (lid 1). Over de resultaten moet schriftelijk verslag uit worden gebracht aan de raad (lid 2) en ook de Rekenkamer moet hiervan op de hoogte worden gebracht (lid 3). De onderzoeken richten zich op de uitvoering van het beleid en het functioneren van de gemeentelijke organisatie. En de wetgever beoogt met deze vorm van zelfonderzoek het leren en verbeteren te bevorderen. De raad stelt hiervoor spelregels op (de verordening) die waarborgen dat deze onderzoekverplichting op een zinvolle wijze wordt uitgeoefend en dat de aandacht naar doelmatigheid en doeltreffendheid wordt verankerd in de gemeentelijke organisatie. Deze vorm van zelfonderzoek is een instrument van het college. De raad heeft hierin vooral een kaderstellende rol. 1.2. Bredase verordening De (huidige) Bredase verordening stamt uit 2004. De verordening schrijft voor dat jaarlijks een onderzoeksprogrammering wordt opgesteld, over de voortgang van onderzoeken wordt gerapporteerd in de begroting en jaarrekening, onderzoeksresultaten worden voorzien van een plan voor verbetering en toegestuurd aan de raad.

Voorts wordt aangegeven dat alle programma’s en onderdelen van de begroting tenminste eens per 8 jaar worden onderzocht.

2.

Reflectie op de 213a verordening 2.1. Recente wetsgeschiedenis Begin 2009 zond de staatssecretaris van BZK een evaluatie over 5 jaar dualisering naar de Tweede Kamer (nota 'Staat van de dualisering’). In de nota werd de stand van zaken van het proces van dualisering binnen het lokaal bestuur geschetst. Daarin werd onder meer de aanbeveling gedaan om de verplichting tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffend van het door het college gevoerde bestuur af te schaffen. De motivatie hiervoor was dat de 213a verordening niet bijdroeg aan versterking van de controlerende rol van de raad. De VNG ging mee met het voorstel voor afschaffing. Maar om een andere reden: Volgens de VNG zou elke gemeente zelf de keuze moeten maken, voor de ene gemeente past een bepaald instrument beter dan een ander.' Maatwerk dus, op lokaal niveau. Het huidige art 213a GW biedt genoeg ruimte voor maatwerk. Want de raad mag de spelregels bepalen als het gaat om de aard, omvang, vorm of frequentie van onderzoek. 2.2. De bedoeling De overheid wordt voor de uitvoering van haar maatschappelijke taken gefinancierd met publieke middelen. Dat legt druk op een doelmatige overheid en een doeltreffende uitvoering van beleid.

Onderzoek hiernaar in de zin betekent dat periodiek onderzoek wordt gedaan naar de realiteit van doelen, naar oorzaak en gevolg relaties tussen doelen, inspanningen en maatschappelijke effecten in combinatie met de inzet van financiële middelen. De huidige verordening gaat uit van een methodiek waarin de begroting vanuit dit perspectief eens in de 8 jaar geheel wordt doorgelicht. Die methodiek draagt bij aan het systematische karakter van doelmatigheidsonderzoek, maar prikkelt onvoldoende ten behoeve van continue leren, verbeteren en vernieuwen in elk onderdeel van de organisatie. Gedegen onderzoek waarbij alle aspecten van doelmatigheid en/of doeltreffendheid in ogenschouw worden genomen, verdraagt zich vanwege de gevraagde inzet niet met een continue uitvoering.

Pagina 2 van 4

Gemeente Breda

Zaaknummer: 1404656

Het stimuleren van continu leren en verbeteren vraagt derhalve om een kort-cyclisch systeem van (onderzoeksmatige) prikkeling als onderdeel van de normale bedrijfsvoering. Beide systemen zouden vanuit goed bestuur tegelijkertijd moeten bestaan. 3.

Actualiseren verordening 213a De nu voorliggende verordening is op de volgende punten gewijzigd of aangescherpt: • Van belang is dat de raad zich ervan kan vergewissen dat het college systematisch (intern) onderzoek pleegt ter bevordering van (een cultuur in de organisatie van) het continue leren, verbeteren en vernieuwen in het kader van doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid, processen en producten. Het systeemtechnisch functioneren verdient dan meer nadruk dan bespreking van de afzonderlijke onderzoeken op het niveau van onderzoeksmethode, of wijze van uitvoering. Uit onderzoek en ervaring blijkt dat openbare publicatie van interne onderzoeken ten koste gaat van relevantie, scherpte en diepgang. Op dit punt is de geactualiseerde verordening minder vergaand. • De beoordeling van het systeemtechnisch functioneren heeft om redenen zoals hiervoor aangegeven een plaats gekregen in de verordening. Voorgesteld wordt een evaluatie onder leiding van de auditcommissie die om de 4 jaar plaats vindt. Deze termijn is gekozen als midtermreview in de 8-jaarstermijn die uitgangspunt is voor de spreiding van de onderzoeksprogrammering over de onderdelen van de begroting en organisatie. • Er wordt onderscheid gemaakt in termijnen voor onderzoek. Onderzoek naar (delen van) programma’s vindt plaats in een cyclus van 8 jaar.

Onderzoeken naar de paragrafen worden vervangen door evaluaties voorafgaand aan herzieningen. Onderzoeken naar concernbrede processen en daaruit voortvloeiende specifieke onderzoeken vinden jaarlijks plaats. • De algemene eis van goed onderzoek is vastgelegd. • Concerncontrol krijgt een rol in de programmering, bewaking van de voortgang van onderzoek, advisering aan het college over de uitkomsten en aanbevelingen en een rol in de opvolging van aanbevelingen. • De relatie tussen de onderzoeksprogrammering van het college en die van de Rekenkamer is vastgelegd.

4.

Uitgangspunten van de 8-jaars programmering • Geprogrammeerde onderzoeken kunnen eerder of later aanvangen, bijvoorbeeld als dat beter aansluit bij beleidsontwikkelingen, natuurlijke evaluatiemomenten of actualiteit. Op logische gronden kan sprake zijn van gecombineerde onderzoeken naar (delen van) programma’s, processen of taken en de paragrafen. • Onderzoeken naar (delen van) programma’s zijn meer fundamenteel van aard. Maatwerk is mogelijk: Onderzoek richt zich op de onderlinge relatie tussen doelen, inspanningen, effecten, onderliggende veronderstellingen en aannames en de relatie met aanpalende beleidssectoren binnen het gehele programma. Het realiseren van synergie staat dan centraal. Indien een deel van het programma centraal staat, dan staat de doelmatigheid en effectiviteit van specifiek beleid en uitvoering voorop. Onderzoek kan ook het karakter krijgen van een begrotingsdoorlichting met het oog op het verbeteren van de integrale begrotingskwaliteit. • Paragrafen betreffen vooral een nadere uitwerking c.q. toepassing van (reguliere) beleidskaders. Het ligt derhalve voor de hand om hiervoor niet de eis van separaat onderzoek te handhaven. In de plaats daarvan dient ter voorbereiding op de beleidswijziging een gedegen evaluatie te worden opgesteld op grond waarvan wijzigingen worden voorgesteld.

Het perspectief van doelmatigheid en doeltreffendheid is daarbij een vaste invalshoek, maar ook andere invalshoeken zijn denkbaar.

Pagina 3 van 4

Gemeente Breda

Zaaknummer: 1404656

Geprogrammeerde evaluaties vinden plaats voorafgaand aan de herziening van beleidskaders of verordeningen die in directe relatie staan tot de paragrafen. Het moment van evaluatie is afhankelijk van de geldigheidsduur van het bestaande beleid dat basis vormt voor de paragraaf. • Concernbrede processen vragen om een kort-cyclische benadering, zodat continue leren, verbeteren en vernieuwen wordt bevorderd.

Juridisch Consequenties De verordening treedt in werking een dag na bekendmaking. Bevoegdheid Op grond van artikel 147 en 149 van de Gemeentewet is de gemeenteraad het bevoegde orgaan om verordeningen vast te stellen. Bekendmaking De verordening wordt op gebruikelijke wijze in het Gemeenteblad bekend gemaakt.

Financieel Dit voorstel heeft geen financiële consequenties.

Risicomanagement Er zijn geen risico’s verbonden aan het vaststellen van deze verordening.

Bijlagen bij dit bestuursvoorstel Meegezonden bijlagen Verordening 2021 onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Breda. Te tekenen document(en) Verordening 2021 onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Breda.

Burgemeester en wethouders van Breda,

Pagina 4 van 4

Zaaknummer: 1404656 Raadsbesluit

Actualisatie verordening 213a Aantal bijlagen: 1

De raad van de gemeente Breda, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders en met overname van de daarin vermelde overwegingen; gelet op artikel 147 van de Gemeentewet;

Besluit 1. De ‘Verordening 2021 onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Breda’ vast te stellen, overeenkomstig bijgevoegd concept.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van

, voorzitter

, griffier

Pagina 1 van 1

Dossiernummer: 1404739 Advies college aan Agendacommissie t.b.v. behandeling in BredaasBeraad

Actualisatie verordening 213a

Besluit college d.d.: 18 mei 2021

besluit 1. De raad voor te stellen om de ‘Verordening 2021 onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Breda’ vast te stellen, overeenkomstig bijgevoegd concept.

Behandeling gemeenteraad Agendacommissie

Ter vaststelling

Portefeuillehouder: Weth. Adank Ambtelijk contactpersoon: Anita Costenoble - van Dooremalen

Informatie ten behoeve van behandeling in Bredaas beRaad A. Te doorlopen fase(s) BOB Auditcommissie en vervolgens Hamerraad. B. Totstandkoming voorstel/document Tijdens het debat over de jaarrekening 2019 heeft de SP een motie ingediend om de Verordening voor periodiek onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid ook conform uit te voeren. De motie werd uiteindelijk niet in stemming gebracht, maar besloten werd de discussie inhoudelijk voort te zetten in de auditcommissie. De wethouder Bedrijfsvoering heeft daarop toegezegd een voorstel voor een conforme uitvoering van de verordening voor te leggen aan de auditcommissie. Het voorstel is vervolgens voorgelegd in de auditcommissie op 3 september 2020. Afgesproken werd de verordening conform voorstel uit te werken en aan de raad te doen toekomen, met in begrip van een programmering op hoofdlijnen. Dat is er niet van gekomen. In gesprek tussen de wethouder Financiën en voorzitter van de auditcommissie is op 1 april jl. afgesproken om de 213a verordening los te koppelen van de programmering en de verordening in mei door te geleiden naar de raad voor besluitvorming. En de programmering op hoofdlijnen op te nemen in de begroting 2022.

Samenvatting De (huidige) Bredase 213a-verordening stamt uit 2004. De huidige verordening gaat uit van een methodiek waarin de begroting eens in de 8 jaar geheel wordt doorgelicht. Die methodiek draagt bij aan het systematische karakter van doelmatigheidsonderzoek, maar prikkelt onvoldoende ten behoeve van continue leren, verbeteren en vernieuwen in elk onderdeel van de organisatie. Daarom wordt de verordening geactualiseerd. De geactualiseerde verordening is op de volgende punten aangescherpt c.q. gewijzigd:  Aanvullend is gekozen voor een kort-cyclische aanpak gericht op continue leren, verbeteren en vernieuwen, waarbij er in de uitvoering meer mogelijkheden zijn voor maatwerk.  Er wordt zoveel als mogelijk aangesloten bij de bestaande praktijk (o.a. evaluaties als basis voor beleidsherzieningen).  Er wordt een programmering ingevoerd.

Pagina 1 van 2

Dossiernummer: 1404739

Vraag aan gemeenteraad 1. De ‘Verordening 2021 onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Breda’ vast te stellen, overeenkomstig bijgevoegd concept.

Bijlagen bij dit bestuursvoorstel 

Verordening 2021 onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Breda.

Pagina 2 van 2

Verordening 2021 voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Breda Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd Gemeentewet, art. 213a

Intitulé Verordening 2021 voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Breda. De raad van de gemeente Breda besluit, gezien het voorstel van het College van B&W d.d. : gelet op artikel 213 a Gemeentewet vast te stellen: Verordening 2021 voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Breda. Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: 1.

Doelmatigheid: De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

2.

Doeltreffendheid: De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Onderzoek en frequentie 1.

Het college onderzoekt de doelmatigheid en doeltreffendheid van (delen van) programma’s. Deze onderzoeken vinden jaarlijks plaats, daarbij wordt gestreefd naar een zodanige programmering dat in beginsel eens in de 8 jaar (delen van) programma’s onderworpen worden aan onderzoek.

2.

Het college onderzoekt de doelmatigheid en doeltreffendheid van concernbrede processen en taken. Deze onderzoeken vinden jaarlijks plaats.

3.

Herziening van paragrafen wordt voorafgegaan door onderzoeksmatige evaluaties.

4.

De opzet en uitvoering van de onderzoeksprogrammering is systematisch van aard.

5.

Onderzoeken voldoen aan de eisen van goed onderzoek. Uitkomsten en aanbevelingen van onderzoek worden voorzien door een advies van Concerncontrol en door het college betrokken in beleid en organisatieontwikkeling.

Artikel 3 Rapportage voorgenomen onderzoek 1.

Het college informeert de raad jaarlijks door middel van de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’ van de begroting over de planning en onderwerpen van voorgenomen onderzoeken en over de voortgang van de lopende onderzoeken.

2.

Het college stelt eveneens de rekenkamer op de hoogte van de voorgenomen onderzoeken en over de voortgang van de lopende onderzoeken.

Artikel 4 Rapportage voortgang onderzoeken 1.

Het college rapporteert aan de raad door middel van de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’ van het jaarverslag over

2.

Het college kan besluiten tussentijds schriftelijke rapportages aan de raad of auditcommissie aan te bieden.

3.

Het college informeert de rekenkamer over de afgeronde onderzoeken overeenkomstig lid 1.

de onderzoeken die in het verslagjaar zijn afgerond.

Artikel 5 Systeemtechnisch functioneren 1.

Elke 4 jaar evalueert de auditcommissie het systeemtechnisch functioneren van deze verordening en de

2.

Elke 4 jaar evalueert de auditcommissie in welke mate spreiding van onderzoek heeft plaatsgevonden over

bijdrage daarvan aan het continue leren en verbeteren van beleid, (organisatie)processen en taken. de onderdelen van de begroting en organisatie en stelt daarvan de betekenis vast voor de volgende 4 jaar. Artikel 6 Inwerkingtreding 1.

De ‘Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Breda’, met kenmerk ‘Raad, 22488’ – welke inwerking is getreden d.d. 7 maart 2004 – wordt ingetrokken.

2.

De ‘Verordening 2021 voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Breda’ treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Artikel 7 Bevoegdheid Aan het college wordt de bevoegdheid verleend om een uitvoeringsregeling in het kader van deze verordening vast te stellen en uit te voeren. Artikel 8 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening 2021 onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Breda”. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad d.d.. De raad van Breda,

Voorzitter

Griffier

Artikelsgewijze toelichting Verordening ex artikel 213a Gemeentewet Artikel 2 Onderzoek en frequentie De overheid wordt voor de uitvoering van haar maatschappelijke taken gefinancierd met publieke middelen. Doeltreffend beleid en een doelmatige inzet van middelen is daarom van belang. Onderzoeken worden in opdracht van het college uitgevoerd door het ambtelijke apparaat of geheel of gedeeltelijk door derden. Waar nodig treft het college maatregelen om de onafhankelijkheid van onderzoek te waarborgen. Reikwijdte en aanpak van onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid kan variëren. Onderzoek naar (delen van) programma’s zoals opgenomen in de begroting of jaarverslag is vanwege cyclus van 8 jaar meer fundamenteel van aard. Onderzoek hiernaar in de zin betekent dat periodiek onderzoek wordt gedaan naar de realiteit van doelen, naar oorzaak en gevolg relaties tussen doelen, inspanningen en maatschappelijke effecten in combinatie met de inzet van financiële middelen. Voor het onderzoek naar concernbrede processen en herziening van paragrafen is maatwerk mogelijk, opdat continue leren en verbeteren wordt gestimuleerd. Geprogrammeerde onderzoeken kunnen eerder of later aanvangen, bijvoorbeeld als dat beter aansluit bij beleidsontwikkelingen, natuurlijke evaluatiemomenten of actualiteit.

Op logische gronden kan sprake zijn van gecombineerde onderzoeken naar (delen van) programma’s, processen of taken en de paragrafen. Als waarborg voor een systematische uitvoering van onderzoek in het kader van doelmatigheid en doeltreffendheid stelt het college een interne regeling op. Hierin wordt ook de verantwoordelijkheid van collegeleden en ambtelijke organisatie vastgelegd. Jaarlijks worden in elk geval 5 onderwerpen geselecteerd voor onderzoek in het kader van 213a. Daarvan zijn 3 onderwerpen gericht op (delen van) programma’s. 2 onderzoeken hebben betrekking op de concernbrede processen. Het aantal onderzoeksmatige evaluaties met betrekking tot de paragrafen is afhankelijk van daaraan direct gerelateerde, voorgenomen wijzigingen van beleid of ontwikkelingen in de organisatie. Artikel 3 Rapportage voorgenomen onderzoek Als onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering neemt het college de jaarlijkse programmering op van voorgenomen onderzoek. Hierin worden object onderzoek, reikwijdte en doorlooptijd van het onderzoek toegelicht. De jaarlijkse programmering wordt afgestemd met de onderzoeksprogrammering van de Rekenkamer Breda, zodat waar mogelijk synergievoordelen kunnen worden behaald.

Artikel 4 Rapportage voortgang onderzoek Over de uitkomsten van (geprogrammeerde) 213a-onderzoeken en de voortgang van lopend onderzoek wordt gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag. Hierin worden kernpunten van de belangrijkste aanbevelingen opgenomen, alsook de wijze waarop opgedane inzichten hun weg vinden in de verbetering van doelmatigheid of doeltreffendheid van beleid, uitvoering of organisatie. Daarbij wordt een relatie gelegd met inhoud van (delen van) programma’s of paragrafen van de begroting en het jaarverslag. Indien op grond van de actieve informatieplicht er aanleiding is te rapporteren over de tussentijdse uitkomsten of resultaten van lopend onderzoek informeert het college hierover de raad of auditcommissie.

Artikel 5 Systeemtechnisch functioneren Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. Onderzoek in het kader van doelmatigheid en doeltreffendheid wordt dan ook nadrukkelijk beschouwd als onderdeel van goed bestuur gericht op leren en verbeteren. Van belang is dat de raad zich ervan kan vergewissen dan het college systematisch (intern) onderzoek pleegt ter bevordering van continue leren en verbeteren in het kader van doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid, processen en taken. Gelet op de taken zoals omschreven in artikel 3 ‘Verordening op de auditcommissie’ wordt het systeemtechnisch functioneren elke 4 jaar door de auditcommissie geëvalueerd. Gelet op de 8-jaars cyclus omvat de evaluatie tegelijkertijd een midterm review van afgerond en voorgenomen geprogrammeerd onderzoek.