Rvs 11092025 Vaststellen Financiële verordening en controleprotocol 2025 inclusief normenkader

Zaaknummer: 5909574 Raadsbesluit

Vaststellen Financiële verordening en controleprotocol 2025 inclusief normenkader Aantal bijlagen: <Vul in: aantal bijlagen>

De raad van de gemeente Breda, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders en met overname van de daarin vermelde overwegingen; gelet op artikel 147 van de Gemeentewet;

Besluit 1. De Financiële verordening 2025 vast te stellen 2. Het Controleprotocol 2025 inclusief normenkader vast te stellen 3. Het college te mandateren om het normenkader 2025 aan te vullen in geval van actualisatie weten regelgeving en nieuwe SISA-regelingen. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van

, voorzitter

, griffier

Pagina 1 van 1

Dossiernummer: 5909598 Advies college aan Agendacommissie t.b.v. behandeling in BredaasBeraad

Vaststellen Financiële verordening en controleprotocol 2025 inclusief normenkader

Besluit college d.d.: 9 september 2025

Behandeling gemeenteraad Agendacommissie

Ter vaststelling

Portefeuillehouder: Weth. Kranenborg-van Eerd Ambtelijk contactpersoon: Corné Kuijpers

Informatie ten behoeve van behandeling in Bredaas beRaad A. Te doorlopen fase(s) BOB Voorgesteld wordt om het voorstel te agenderen bij de auditcommissie (18-9) en daarna te agenderen voor de hamerraad. B. Totstandkoming voorstel/document Dit voorstel is geschreven naar aanleiding van actualisatie van het wettelijk kader voor de accountantscontrole, de kadernota rechtmatigheid en het toe te passen normenkader én de professionalisering van de auditfunctie. C. Bijzonderheden Niet van toepassing

Samenvatting Aanpassing Financiële verordening In samenhang met landelijke wet- en regelgeving op het gebied van accountantscontrole en de richtlijnen voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn de uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording in de Financiële verordening geactualiseerd. Daarnaast is de financiële verordening aangepast in lijn met de professionalisering van de auditfunctie. De raad wordt gevraagd de geactualiseerde verordening vast te stellen. Controleprotocol inclusief normenkader In aanvulling op de controleverordening geeft de raad jaarlijks aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de te hanteren normstelling en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. In 2025 zijn de landelijke kaders rondom de toe te passen materialiteit bij de accountantscontrole aangepast. Op basis van deze wijzigingen is het controleprotocol inclusief normenkader geactualiseerd. Hiermee wordt tijdig een formele basis gelegd voor de op te stellen rechtmatigheidsverantwoording door het college en de door de accountant uit te voeren accountantscontrole 2025. De raad wordt gevraagd om bijgevoegd controleprotocol inclusief geactualiseerd normenkader vast te stellen en het college te mandateren het normenkader de komende maanden aan te vullen in geval van nieuwe wet- en regelgeving of nieuwe SISA-regelingen.

Vraag aan gemeenteraad 1. De Financiële verordening 2025 vast te stellen. 2. Het controleprotocol 2025 inclusief normenkader vast te stellen. 3. Het college te mandateren om het normenkader te actualiseren.

Bijlagen bij dit bestuursvoorstel Bijlage 1: Financiële verordening 2025 Bijlage 2: Was-wordt lijst financiële verordening Bijlage 3: Controleprotocol 2025 Bijlage 4: Normen- en toetsingskader 2025 Pagina 1 van 1

Financiële verordening 2025

Bekendmaking Burgemeester en wethouders van Breda maken bekend dat de gemeenteraad in zijn openbare vergadering van XXX de financiële verordening gemeente Breda 2025 heeft vastgesteld. Inwerkingtreding De verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Rechtsmiddelen Tegen het besluit tot vaststelling van de verordening is geen bezwaar of beroep mogelijk. Tekst verordening

Financiële verordening

2

Inhoud 1.

Definities ..................................................................................................................................................................................5

2.

Uitgangspunt financiële verordening .......................................................................................................................................8

3.

Kaders stellen ...........................................................................................................................................................................8

4.

Begroten (exploitatie) ..............................................................................................................................................................9

5.

Strategisch investeringsplan ....................................................................................................................................................9

6.

Rapporteren en Verantwoorden............................................................................................................................................10

7.

Jaarstukken ............................................................................................................................................................................10

8.

Rechtmatigheidsverantwoording ..........................................................................................................................................11

9.

Waarderingsgrondslagen .......................................................................................................................................................12

10.

Reserves ...............................................................................................................................................................................13

11.

Grondslagen voor de berekening van prijzen en tarieven ...................................................................................................14

12.

Vaststelling hoogte belastingen, heffingen, tarieven en prijzen..........................................................................................14

13.

Weerstandsvermogen & risicobeheersing ...........................................................................................................................16

14.

Grondbeleid .........................................................................................................................................................................16

15.

Onderhoud kapitaalgoederen ..............................................................................................................................................16

16.

Verbonden partijen ..............................................................................................................................................................16

17.

Financiering-/Treasury .........................................................................................................................................................16

18.

Bedrijfsvoering .....................................................................................................................................................................17

19.

Financiële organisatie ..........................................................................................................................................................18

20.

Administratie .......................................................................................................................................................................18

21.

Interne Auditfunctie.............................................................................................................................................................18

22.

Inwerkingtreding EN intrekking ...........................................................................................................................................19

23.

Citeertitel .............................................................................................................................................................................19

Bijlage Afschrijvingstabel ................................................................................................................................................................20

Financiële verordening

3

Verordening ex artikel 212 Gemeentewet De raad van de gemeente Breda besluit; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, vast te stellen: De verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Breda.

Financiële verordening

4

Inleidende bepalingen 1. DEFINITIES In deze verordening wordt verstaan onder: Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Begroting: Het document waarin de raad de kaders vaststelt voor zowel het beleid als de financiën, waarbij het beleidsdeel bestaat uit de programma's en de paragrafen. Het financiële deel bestaat uit een overzicht van baten en lasten en de uiteenzetting van de financiële positie plus de bijbehorende toelichtingen. Begrotingscriterium: Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen binnen de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting (exploitatie en investeringen) en de hiermee samenhangende programma’s en thema’s. Doelmatigheid (efficiëntie): Het realiseren van vooraf gedefinieerde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Doeltreffendheid (effectiviteit): De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Financieel beleid: In het financieel beleid stelt het college van burgemeester en wethouders (“het college”) nadere uitvoeringsregels vast ten aanzien van voorzieningen, verzekeringen, invordering en overige financieel processen. Financiële administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van financiële informatie over: • De financieel-economische positie. • Het financiële beheer. • De rechtmatigheid van financiële beheershandelingen. • De uitvoering van de begroting. • Het afwikkelen van vorderingen en schulden. Financiële beheershandelingen: Handelingen of beslissingen die leiden tot financiële gevolgen in de vorm van baten, lasten en/of mutaties in de omvang van bezittingen en schulden zoals die in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Garantie: Een borgstelling door de gemeente ten behoeve van de aanvrager voor een door de aanvrager aan te trekken geldlening.

Financiële verordening

5

Indicator: Een indicator is een meetbare prestatie die een signalerende functie heeft en een aanwijzing geeft over de mate van kwaliteit en doelstelling. Wijkt een indicator af van een afgesproken norm dan is bijsturing mogelijk. Instandhouding Plus investeringen: Investeringen waarbij naast het (deels) vervangen van het bestaande ook extra/nieuwe functionaliteit/kwaliteit wordt toegevoegd. Jaarstukken: De jaarstukken bestaan uit het (beleidsmatige) jaarverslag en de (financiële) jaarrekening. Kaders stellen: De kaderstelling vindt plaats op hoofdlijnen voor het volgend begrotingsjaar. Hierbij worden de (beleids)voornemens afgezet tegen de beschikbare financiële middelen. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium: Bij financiële beheershandelingen moet misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen worden voorkomen, gedetecteerd en gecorrigeerd. Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Programma: Een programma is gericht op het bereiken van een vooraf bepaald maatschappelijk doel en is een samenhangend geheel van de volgende onderdelen: • Thema`s: een thema is een nadere uitwerking van in programma`s opgenomen maatschappelijke doelen. • Product: een product is een samenhangend geheel van reguliere activiteiten gericht op het realiseren van maatschappelijke doelstellingen in de programma`s en thema`s. Rechtmatigheidsverantwoording: Verantwoording van het college waarin wordt aangegeven in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met begroting (begrotingscriterium), de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen (voorwaardencriterium) en beleid ten ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik (Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium).

Strategische investeringsplan: Het strategisch investeringsplan (SIP) is een flexibel sturingsinstrument om optimaal te kunnen bijsturen op actuele veranderende maatschappelijke, organisatorische en financiële omstandigheden. Het bevat actuele informatie zodat beheersing, sturing, (integraal afgewogen) besluitvorming en verantwoording van en over gemeentelijke investeringsvraagstukken periodiek kan plaatsvinden. Het SIP kent een tijdshorizon van 20 jaar. De programmering van de investeringsprojecten volgt de procesfasering zoals het Rijk die hanteert in het Meerjarenplan Infrastructuur en Transport (MIRT).

Financiële verordening

6

Investeringen zijn onderverdeeld in drie categorieën. Hiervoor worden de volgende definities gehanteerd: • Categorie I stedelijke gebiedsontwikkelingen en unieke grootschalige investeringen: Deze investeringen kennen een lange termijn ontwikkelperspectief. Zelfstandige Investeringen en samenhangende investeringsprogramma’s groter dan of gelijk aan € 5.000.000 worden aangemerkt als grootschalige investeringen. • Categorie II instandhoudings (plus)-/vervangingsinvesteringen: Deze investeringen kennen een repeterend karakter en zijn vergelijkbaar bij aard van aanpak. Voorbeelden hiervan zijn: o Meerjarenplan mobiliteit; o Stedelijk waterplan (rioolonderhoud/vernieuwing, klimaatadaptatie); o Meerjarenplan civieltechnische kunstwerken (onderhoud/vernieuwing); o Meerjarenplan vastgoedbeheer (onderhoud/vernieuwing). • Categorie III Bedrijfsmiddelen en enkelvoudige investeringen: o Bedrijfsmiddelen: Bedrijfsmiddelen kennen een repeterend karakter en zijn zaken die gebruikt worden bij dienstverlenend activiteiten van de gemeente. Voorbeelden van bedrijfsmiddelen zijn ICT-apparatuur, ICT-software, facilitaire benodigdheden, wagenpark. o Enkelvoudige investeringen: Betreffen vaak de aanschaf van op de markt beschikbare producten of investeringen welke niet passen in categorie I en II en ook geen bedrijfsmiddelen betreffen.

Voorbeelden hiervan zijn: ▪ Kleine investeringsprojecten (zoals aanplant bomen of kleine herinrichting); ▪ Aankoop van (niet strategische) gronden.

Financiële verordening

7

Financiële beleidscyclus

2. UITGANGSPUNT FINANCIËLE VERORDENING 2.1. Uitgangspunt voor het opmaken en de inrichting van de financiële beleidscyclus zijn de regels zoals ze zijn vastgelegd in de Gemeentewet en het daarvan afgeleide Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de notities van de commissie BBV en de aanbevelingen en stellige uitspraken die in de notities zijn opgenomen.

3. KADERS STELLEN 3.1. De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast. 3.2. Het programma bevat tenminste: • De beoogde maatschappelijke effecten: wat willen we bereiken? • De te leveren prestaties: wat gaan we daarvoor doen? • De baten en lasten: wat mag het kosten? 3.3. De raad stelt per programma indicatoren vast met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren prestaties. 3.4. Het college biedt de raad een kadernota aan voor het beleid en de financiële uitgangspunten van de (meerjaren)begroting. 3.5. De raad stelt de kadernota vast, uiterlijk in juli voorafgaand aan het jaar waarop de kadernota betrekking heeft. 3.6. De kadernota bevat de volgende uitgangspunten: • De kadernota moet een duidelijke opmaat zijn naar de begroting. • De structuur van de kadernota is gelijk aan de (programma-) indeling van de begroting. • Het college beschrijft de visie voor Breda: welke ontwikkelingen er zijn en welke effect dit heeft op Breda. • De inhoud van de aangekondigde beleidsimpulsen moet op hoofdlijnen duidelijk zijn, inclusief wat de maatschappelijke effecten zijn. • Welke kansen en risico's ziet het college en hoe werken die door op de programma's. • Financieel moet expliciet helder zijn wat de raad besluit als zij de kadernota vaststelt.

Financiële verordening

8

4. BEGROTEN (EXPLOITATIE) 4.1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma en thema. 4.2. Begrotingswijzigingen worden tegelijkertijd met het voorstel aan de raad voorgelegd. Er zijn twee mogelijkheden voor het wijzigen van de begroting: • Wijzigingen bij het afzonderlijke bestuursvoorstel: o Wijzigingen als gevolg van raadsbesluiten. o Wijzigingen zoals aangegeven in de tussentijdse rapportage die onderdeel uitmaakt van de financiële beleidscyclus. • Wijzigingen welke verzameld bij de bestuursrapportage of slotwijziging worden aangeboden: o Wijzigingen als gevolg van collegebesluiten, zoals de inzet van de post onvoorzien. o Technische wijzigingen: hierbij is geen sprake van een wijziging in het beleid, maar gaat het om het formaliseren van administratieve aanpassingen. 4.3. Voor het bepalen van het structureel begrotingssaldo is inzicht in de incidentele baten en lasten benodigd. Bij het bepalen van de incidentele baten en lasten wordt een ondergrens gehanteerd van € 100.000.

5. STRATEGISCH INVESTERINGSPLAN 5.1. De investeringen zijn te verdelen in drie categorieën: • Categorie I: stedelijke gebiedsontwikkelingen en unieke grootschalige investeringen. Zie artikel 5.2. • Categorie II: instandhoudings (plus)-/vervangingsinvesteringen. Zie artikel 5.3. • Categorie III: Bedrijfsmiddelen en enkelvoudige investeringen. Zie artikel 5.4. 5.2. Categorie I investeringen doorlopen in principe alle vier de stappen van de procesfasering volgens het MIRT (Meerjarenplan, Infrastructuur en Transport). In het MIRT doorloopt het investeringsproject verschillende fasen: van ambitie, via plan en project naar realisatie. Iedere overgang naar een volgende fase vraagt om besluitvorming door de raad ter vaststelling van de inhoudelijke en financiële kaders. • Fase A: Ambitie. De ambitiefase wordt afgesloten met de vaststelling van een verkenning of visie. Bij een go besluit stelt de raad het raadsvoorstel inclusief votering van een krediet ten behoeve van de planfase vast (planfasekrediet). • Fase B: Plan. De planfase wordt afgesloten met de vaststelling van een haalbaarheidsonderzoek. Bij een go besluit stelt de raad het raadsvoorstel inclusief votering van een krediet ten behoeve van de projectfase vast (projectfasekrediet). • Face C: Project.

De projectfase wordt afgesloten met de vaststelling van een realisatieplan, wat de benodigde stukken en financiële middelen bevat om de aanbesteding te kunnen starten. Bij een go besluit stelt de raad het raadsvoorstel inclusief votering van een krediet ten behoeve van de realisatiefase vast (realisatiekrediet). • Fase D: Realisatie. De realisatiefase wordt afgesloten met een uitgevoerd en opgeleverd investeringsproject. Sommige projecten vragen om een alternatief aanbestedingstraject/contractvorming en daarmee ook een andere doorloop van de fasering. Hiermee wordt het realisatiefasekrediet in een eerdere fase dan Fase D voorgelegd aan de raad. In het raadsvoorstel wordt het alternatief aanbestedingstraject/contractvorming toegelicht en opgenomen welke fase(s) worden opgestart. 5.3. Categorie II investeringen doorlopen een verkort MIRT procesfasering: • Fase A: Ambitie / Fase B: Plan. Elke vier jaar wordt een meerjarenbeleidsplan vastgesteld door de raad.

Financiële verordening

9

•

Fase C: Project / Fase D: Realisatie. Bij vaststelling van de begroting, worden de realisatiefasekredieten vastgesteld door de raad. 5.4. Categorie III investeringen doorlopen geen procesfasering zoals is opgenomen in artikel 5.2. Kredieten worden door de raad vastgesteld bij vaststelling van de begroting of middels een apart raadsvoorstel. 5.5. Bij het vaststellen van de begroting autoriseert de raad de volgende kredieten: • Categorie I: kredieten voor het opstarten van de ambitiefase, planfase of projectfase kleiner dan of gelijk aan € 1 miljoen die voldoen aan de gestelde voorwaarden (zie 5.2). • Categorie II en III: Kredieten kleiner dan of gelijk aan € 1 miljoen. Bedrijfsmiddelen en vervangingsinvesteringen worden door de raad geautoriseerd ongeacht de investeringsgrootte. Kredieten groter dan € 1 miljoen worden op een later tijdstip in het begrotingsjaar via een apart voorstel voorgelegd aan de raad ter besluitvorming. 5.6. Bij de vaststelling van de begroting wordt de eerste jaarschijf van het strategisch investeringsplan (SIP), zijnde het begrotingsjaar, vastgesteld. Bij de programmering van investeringsprojecten in het SIP wordt rekening gehouden met een marge voor overprogrammering, omdat de programmering in de praktijk door diverse omstandigheden beïnvloed wordt waardoor structureel minder wordt uitgegeven dan begroot.

• Voor de eerste twee jaarschijven van het SIP geldt een maximale overprogrammering van 25% ten opzichte van het beschikbare investeringsbudget. • Voor de derde jaarschijf geldt een maximale overprogrammering van 30%. • Voor de vierde jaarschijf geldt een maximale overprogrammering van 40%. 5.7. Niet aangeroerde door de raad gevoteerde kredieten vallen na 2 jaar twee jaar vrij. Indien het investeringsproject op een later moment toch gewenst is, zal een nieuw voorstel voor programmering en besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.

6. RAPPORTEREN EN VERANTWOORDEN 6.1. De inrichting van een tussentijdse rapportage (bestuursrapportage) sluit aan bij de indeling van de begroting. 6.2. Het college informeert de raad door middel van tenminste één bestuursrapportage over de realisatie van de begroting. Zowel over de doelen als de besteding van de middelen. Deze rapportage wordt vastgesteld door de raad. Deze rapportage betreft in ieder geval: • Majeure afwijkingen per programma en thema ten opzichte van de vastgestelde beleidsinhoudelijke, planning en financiële aspecten van de begroting. • Een prognose van het jaarrekeningresultaat. • Een nadere toelichting op de veranderingen in de risicopositie van de gemeente. • De beantwoording van eventuele specifieke vragen en aandachtspunten van de gemeenteraad. • Majeure afwijkingen per investeringskrediet. 6.3. Tussentijdse informatie over bijzondere omstandigheden: indien hier aanleiding toe is informeert het college de raad actief over spoedeisende gewijzigde omstandigheden met een financiële impact.

7. JAARSTUKKEN 7.1. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. De verantwoording is opgebouwd uit een beleidsmatig deel en een financieel deel. 7.2. In de beleidsmatige verantwoording geeft het college per programma aan: • Welke effecten zijn bereikt hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

Financiële verordening

10

• Op welke wijze de effecten zijn bereikt. • De gerealiseerde baten en lasten. • Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves. • De relevante beleidsmatige kaders waarbinnen het programma uitgevoerd is. 7.3. In het financiële deel van de verantwoording geeft het college minimaal een overzicht van: • De balans. • De baten en lasten per programma. • Een toelichting op de hiervoor vermelde onderdelen. 7.4. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst. 7.5. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat. 7.6. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgend begrotingsjaar.

8. RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING 8.1. Uitgangspunten 8.1.1. Het college neemt in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op en hanteert daarbij een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente exclusief dotaties aan de reserves. 8.1.2. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (onrechtmatigheden of onduidelijkheden) groter dan € 500.000 nader toegelicht waarbij o.a. wordt ingegaan op omvang, programma/thema, oorzaak en acties ter voorkoming in de toekomst. 8.2. Voorwaardencriterium 8.2.1. Het college biedt het normenkader, bestaande uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen (kunnen) voortvloeien, ter vaststelling aan de raad aan. Dit normenkader is relevant voor de controle van de rechtmatigheid van het financiële beheer en de getrouwheid van de jaarstukken. 8.3. Begrotingsrechtmatigheid 8.3.1. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zijnde programma en thema, zoals is vastgelegd in artikel 4.1. 8.3.2. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

Daarnaast worden overschrijdingen van kredieten als acceptabel aangemerkt indien direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. 8.3.3. Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van de begrote lasten van de begroting na begrotingswijzigingen, als onrechtmatig wordt beschouwd. Overschrijdingen van begrote lasten worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: • Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. • Er is sprake van een overschrijding op een open-einde subsidieregeling.

Financiële verordening

11

8.3.4.

8.3.5.

• De overschrijding past binnen het bestaande beleid van de raad en is toereikend toegelicht in de jaarrekening en had niet eerder in een tussentijdse rapportage (bestuursrapportage) gerapporteerd en geautoriseerd kunnen worden. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, baten en investeringsbudgetten zijn onrechtmatig als deze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. De genoemde overschrijdingen en/of onderschrijdingen zijn tijdig gemeld als deze zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage (bestuursrapportage) of begrotingswijziging gedurende het boekjaar dan wel toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening over het betreffende boekjaar (indien dit niet eerder gerapporteerd en geautoriseerd kon worden in de tussentijdse rapportage (bestuursrapportage). Begrotingsonrechtmatigheden die als acceptabel worden aangemerkt volgens artikel 8.3.3, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden). Indien deze grens niet wordt overschreden worden overschrijdingen boven de rapporteringtolerantie uit artikel 8.1.2 die niet als acceptabel worden aangemerkt volgens artikel 8.3.3, toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De overige afwijkingen worden toegelicht bij de betreffende programma’s.

8.4. Misbruik & oneigenlijk gebruik 8.4.1. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

9. WAARDERINGSGRONDSLAGEN 9.1. Activeren 9.1.1. Alle investeringen met een meerjarig nut, behoudens kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde, worden geactiveerd. 9.1.2. De componentenbenadering wordt niet toegepast. Uitzondering hierop is de component ‘grond’. Hierop wordt niet afgeschreven. Waardering van de grond geschiedt op basis van de aankoopprijs. Als deze niet te herleiden is (bv bij aankoop pand inclusief ondergrond), wordt de prijs per m2 uit de jaarlijks vast te stellen gemeentelijke grondprijsbrief gehanteerd. 9.1.3. Investeringen van economisch – en maatschappelijk nut met een geringe aanschafwaarde (< € 50.000) en/of een beperkte gebruiksduur (< 3 jaar) worden direct in het jaar van aanschaf ten laste van het resultaat gebracht. 9.1.4. Voor het afschrijven op het actief wordt geen rekening gehouden met een restwaarde. 9.1.5. Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden bij voorkeur niet geactiveerd. Mocht dit in uitzonderlijke situaties toch de voorkeur genieten, dan kan dit alleen als aan alle voorwaarden uit artikel 60 van het BBV wordt voldaan. 9.1.6. Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden bij voorkeur niet geactiveerd. Mocht dit in uitzonderlijke situaties toch de voorkeur genieten, dan kan dit alleen als aan alle voorwaarden uit artikel 61 van het BBV wordt voldaan. 9.2. Waarderen 9.2.1.

Aangeschafte vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs of de vervaardigingsprijs. 9.3. Afschrijven 9.3.1. Afschrijvingen worden gebaseerd op de toekomstige gebruiksduur van de vaste activa en worden onafhankelijk van het resultaat in enig jaar verantwoord.

Financiële verordening

12

9.3.2.

9.3.3. 9.3.4. 9.3.5. 9.3.6.

9.3.7.

De te hanteren afschrijvingstermijnen en de wijze van afschrijving (lineair of annuitair) zijn opgenomen in de afschrijvingstabel, waarbij een afschrijvingstermijn van 60 jaar als maximum geldt. De afschrijvingstabel is als bijlage Afschrijvingstabel bij deze verordening bijgevoegd. In die gevallen waarin deze tabel geen uitsluiting geeft, geldt de economische levensduur als norm voor de afschrijvingstermijn. Afwijkingen van de termijnen in deze afschrijvingstabel worden vooraf ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Met afschrijven wordt gestart medio het begrotingsjaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt (een half jaar afschrijving). Dit impliciteert dat rentelasten op halfjaarbasis worden toegerekend aan het jaar dat het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt, ongeacht het moment van oplevering in het jaar. Vanuit praktische overwegingen geldt dat bij vervangingsinvesteringen het moment van ontvangst van de factuur wordt beschouwd als het moment van ingebruikname. Op gebouwen aangekocht voor strategische doeleinden die niet verhuurd worden, wordt de afschrijving gedurende een redelijke termijn opgeschort tot het moment van verkoop.

9.4. Overige waarderingsgrondslagen 9.4.1. De onder de financiële vaste activa opgenomen deelnemingen en verstrekte leningen worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs, zo nodig verminderd met een voorziening voor oninbaarheid. 9.4.2. De geleasede activa in het kader van financiële lease worden gewaardeerd op basis van economische waarde. De contante waarde van de nog resterende leasetermijnen worden onder schulden verantwoord. Operationele lease wordt als huur beschouwd. 9.4.3. Voor vaste activa met economisch nut, voorraden en deelnemingen wordt de marktwaarde als waarderingsgrondslag gebruikt, als deze lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 9.4.4. De grondvoorraden en onderhanden werken worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs verminderd met al ontvangen verkoopopbrengsten. Voor verliesgevende grondcomplexen wordt een voorziening op eindwaarde getroffen. Winstneming gebeurt op basis van de POC-methode (Percentage of Completion). De berekeningswijze is als volgt: het percentage gerealiseerde kosten x het percentage gerealiseerde opbrengsten x het geprognosticeerde resultaat (rekening houdend met onzekerheden) = tussentijdse winstneming. 9.4.5. De overige kortlopende activa, overige vorderingen en liquide middelen, worden opgenomen tegen de nominale waarde, verminderd met een voorziening voor oninbaarheid. 9.4.6.

Voorzieningen worden opgenomen tegen nominale waarde, met uitzondering van de Voorziening APPA ( Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers). Deze is gewaardeerd tegen contante waarde op basis van actuariële grondslagen. 9.4.7. Kortlopende passiva, zoals crediteuren en overige schulden worden opgenomen tegen nominale waarde.

10. RESERVES 10.1. Reserves worden ingesteld, bijgesteld of opgeheven, op voorstel van het college, door de raad. Een deugdelijke onderbouwing moet van deze voorstellen onderdeel uitmaken. 10.2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven: • Het specifieke doel van de reserve. • De voeding van de reserve. • De maximale hoogte van de reserve.

Financiële verordening

13

• De maximale looptijd. 10.3. Zodra de maximale looptijd is verlopen valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd. 10.4. De reserves worden jaarlijks bij zowel begroting als jaarrekening gescreend en het bestedingsplan wordt hierbij geactualiseerd. 10.5. In de begroting en in de jaarrekening worden de reserves toegelicht en verantwoord met: • Inzicht in doel, maximale hoogte, maximale looptijd, het verloop in en de stand van zaken van de afzonderlijke reserves. • Belangrijke verwachte ontwikkelingen en het gevolg hiervan op het verloop van de reserves. 10.6. Jaarrekeningresultaten worden verrekend met de algemene reserve(s) en bestemmingsreserve(s) (onder andere de exploitatie- en investeringsreserve). Afwijkingen van deze beleidslijn is alleen mogelijk wanneer door het college hiertoe een deugdelijk onderbouwd voorstel wordt voorgelegd ter besluitvorming aan de raad. 10.7. Reserves worden niet ingesteld indien de omvang hiervan minder dan € 250.000 zal bedragen, tenzij wettelijk verplicht. 10.8. In de begroting en de jaarrekening vindt alleen toerekening van rente plaats over de algemene reserve(s), investeringsreserve(s) en begrotingsreserve. 10.9.

Onttrekkingen uit de reserve: • Op de reserves waarbij dit van toepassing is wordt onttrokken op basis van realisatie tot maximaal het begrote bedrag (dus niet bij voorbaat het volledige bedrag van de raming, ongeacht de hoogte van de uitgaven). • Als de onttrekking lager is dan de raming worden de consequenties hiervan voor komende jaren goed toegelicht tussentijds dan wel bij resultaatbestemming.

11. GRONDSLAGEN VOOR DE BEREKENING VAN PRIJZEN EN TARIEVEN 11.1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en de kostprijs van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken. 11.2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken. 11.3. Bij de berekening van de kostprijs van rechten en heffingen wordt extracomptabel overhead toegerekend.

12. VASTSTELLING HOOGTE BELASTINGEN, HEFFINGEN, TARIEVEN EN PRIJZEN 12.1. Gemeentelijke belastingen en heffingen worden jaarlijks berekend en vastgesteld middels de belastingverordeningen. De Raad stelt de belastingverordeningen voor het nieuwe begrotingsjaar vóór 31 december voorafgaand aan het nieuwe begrotingsjaar vast. 12.2. Tarieven en prijzen worden ieder jaar berekend en vastgesteld. Jaarlijks worden de tarieven en prijzen geïndexeerd met het in het coalitieakkoord vastgestelde percentage voor loon- en prijsontwikkeling. Voor huuropbrengsten geldt dat wordt geïndexeerd met het consumentenindexcijfer CPI, reeks alle huishoudens.

Financiële verordening

14

12.3. Tarieven bestaan uit de kale uurtarieven al dan niet vermeerderd met opslagen. De tariefbepaling ten behoeve van externe partijen wordt gebaseerd op de interne uurtarieven en een opslag overhead. 12.4. De opslag overhead op de uurtarieven wordt berekend conform de voorgeschreven methodiek in het financieel beleid.

Financiële verordening

15

Paragrafen 13. WEERSTANDSVERMOGEN & RISICOBEHEERSING 13.1. De raad stelt separaat, middels een nota, de kaders vast voor risicomanagement en weerstandsvermogen.

14. GRONDBELEID 14.1. De raad stelt separaat, middels een nota, de kaders vast voor het grondbeleid. In de nota wordt o.a. aandacht besteed aan: a. De strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente. b. Te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten. c. Het verloop van de grondvoorraad. d. De uitgangspunten voor de verkoopprijzen van gronden.

15. ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN 15.1. De raad stelt separaat, middels een nota, de kaders vast voor het onderhoud van de openbare ruimte. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair. 15.2. De raad stelt separaat het Stedelijk Waterplan vast. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen. 15.3. De raad stelt separaat de kaders voor het onderhoud van gebouwen vast. Het plan bevat voorstellen voor het beoogde kwaliteitsniveau, de planning en de kosten van het te plegen onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen.

16. VERBONDEN PARTIJEN 16.1. De raad stelt separaat, middels een nota, de kaders vast voor verbonden partijen. In de nota wordt onder andere aandacht besteed aan afwegingscriteria voor deelname aan en kaderstellende spelregels voor de P&C-cyclus van de verbonden partijen.

17. FINANCIERING-/TREASURY 17.1. Het college stelt het treasurybeleid vast waarin minimaal zijn opgenomen: a. Dat de doelstelling van de treasury functie bestaat uit het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten, het beschermen van de gemeentelijke organisatie tegen ongewenste financiële risico’s en het efficiënt en effectief beheren van de gemeentelijke schuld. b. Dat de treasury functie centraal gepositioneerd is in de gemeentelijke organisatie, minimaal 2 functionarissen omvat en geen winstoogmerk heeft. c. Dat functionarissen belast bij de uitvoering van de treasury functie geen bevoegdheden hebben met betrekking tot het betalingsverkeer en geen tekeningsbevoegdheid hebben met betrekking tot lening-contracten. d. Dat bij inkoop van geld minimaal 2 offertes worden opgevraagd bij geldverstrekkers (bij leningen met een looptijd vanaf 1 jaar). e. Dat minimaal 95% van de gemeentelijke liquiditeitenstroom via een rentecompensabel bankrekeningstelsel wordt afgewikkeld. 17.2. Leningen – en garantieaanvragen groter dan € 1 miljoen worden met inachtneming van artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet voor wensen en bedenkingen aan de raad voorgelegd. 17.3. Het college stelt het garantiebeleid vast waarin wordt opgenomen onder welke voorwaarden garanties en borgstellingen worden verstrekt.

Financiële verordening

16

18. BEDRIJFSVOERING 18.1. In de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting beschreven onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. Het college stelt de doelen op het gebied van de bedrijfsvoering voor in relatie tot de door de raad periodiek vastgestelde programmadoelstellingen. 18.2. Het college rapporteert in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting over de programmering van de onderzoeken naar de bestuurlijke doelmatigheid en doeltreffendheid. De uitkomsten en de voortgang van deze artikel 213a-onderzoeken worden in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag gerapporteerd. 18.3. Het college rapporteert in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag over het beheer van de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen en de geconstateerde afwijkingen boven de door de raad vastgestelde rapportagegrens. In de paragraaf wordt aandacht besteedt aan: • Geconstateerde afwijkingen en achterliggende oorzaken. • Aantal bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving met een motivering waarom is afgeweken en maatregelen ter voorkoming in de toekomst. • Maatregelen ter voorkoming van soortgelijke onrechtmatigheden in de toekomst. • De relatie tussen de onrechtmatigheden van het college en de bevindingen van de accountant.

• De voortgang in het realiseren van een adequaat stelsel ter onderbouwing van de verantwoording.

Financiële verordening

17

Beheer en organisatie 19. FINANCIËLE ORGANISATIE 19.1. Het college zorgt voor een Algemeen Mandaatbesluit en legt daarin de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten vast. 19.2. Het college zorgt voor de belangrijkste spelregels van budgetbeheer en legt deze in een budgethoudersregeling vast. 19.3. Het college zorgt voor nadere uitvoeringsregels ten aanzien van voorzieningen, verzekeringen, invordering en overige financiële processen en legt deze in het financieel beleid vast. 19.4. Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, werken en diensten. 19.5. Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

20. ADMINISTRATIE 20.1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat deze in ieder geval dienstbaar is voor: a. Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie. b. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa en passiva. c. Het verschaffen van informatie over uitnutting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van analyses en kostencalculaties en het signaleren van trendontwikkelingen. d. Het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie. e. Het verschaffen van informatie over de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid. f. Het afleggen van verantwoording over en de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid ende doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving.

21. INTERNE AUDITFUNCTIE 21.1. Het college legt de kaders voor uitvoering van de interne auditfunctie en de rapportage hierover vast in een Audit Charter. 21.2. In een jaarlijks op te stellen auditplan worden financial audits opgenomen gericht op de getrouwheid en rechtmatigheid van de baten, lasten, balans(mutaties) en vermogenspositie. 21.3. Op basis van de in de auditrapportages gesignaleerde risico’s of afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Financiële verordening

18

5. Slotbepalingen 22. INWERKINGTREDING EN INTREKKING 22.1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. 22.2. De "Financiële verordening gemeente Breda 2024" zoals vastgesteld door de raad op 12 december 2024 wordt ingetrokken.

23. CITEERTITEL Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Breda 2025". Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van.

De burgemeester,

de griffier,

Financiële verordening

19

BIJLAGE AFSCHRIJVINGSTABEL Gronden en terreinen Grond(aankopen)

Geen afschrijving

Monumenten Woonwagens

30 jaren 25 jaren

Woonruimten Lineair Lineair

Bedrijfsgebouwen Parkeergarages 30 jaren Aankoop/nieuwbouw 40 jaren bedrijfsgebouwen(waaronder kantoren, scholen, gymzalen, sportkantines, MFA’s enz.) Verbouwingen/renovaties/aanbouw 25 jaren Semi-permanente gebouwen 20 jaren Noodlokalen 15 jaren Grond-, weg- en waterbouwkundige werken Rioleringen Wegen, straten en pleinen Glasvezelkabels Klimaatadaptatie (volledige reconstructie Klimaatadaptatie (levensduurverlengend) Civieltechnische kunstwerken - Hout - Staal en beton Inrichting parkeerterreinen Inrichting begraafplaatsen Inrichting woonwagenlocaties Openbaar groen en water(wegen) Bomen Aanleg sportvelden Straatmeubilair en speeltoestellen

Annuïtair Annuïtair

Annuïtair Annuïtair Annuïtair

60 jaren 30 jaren 20 jaren 30 jaren

Lineair Lineair Lineair Lineair

10 jaren

Lineair

25 jaren 40 jaren 20 jaren 30 jaren 25 jaren 15 jaren 30 jaren 10 jaren 10 jaren

Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair

15 jaren 40 jaren 10 jaren

Lineair Lineair Lineair

10 jaren 8 jaren 5 jaren

Lineair Lineair Lineair

25 jaren 40 jaren

Lineair Lineair

15 jaren 30 jaren 10 jaren 12 jaren 25 jaren

Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair

Wagens en materieel: Gladheidsbestrijdingsmaterieel Ondergrondse containers (beton) Zwaar materieel (gekentekend) en containers Halfzwaar materieel (heftrucks,landbouwmaterieel Aanhangwagens,kopmaaiers) Personenauto’s, busjes en veegmachines Licht materieel Machines, apparaten en installaties Nieuwe openbare verlichting - LED-armaturen 25 jaren - Lichtmasten 40 jaren Nieuwe Verkeer Regel Installaties - Regelkast + lantaarn - Masten Parkeermeters en –automaten Bekabeling Technische installaties gebouw gebonden

Financiële verordening

20

Technische installaties niet-gebouw gebonden Machines Kopieer- en lichtdrukmachines Kasregisters PC’s, printers en servers

10 jaren 10 jaren 5 jaren 5 jaren 4 jaren

Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair

Meubilair en inventaris Software (m.u.v. SaaS-oplossingen) Foto- en filmapparatuur Gereedschappen

10 jaren 5 jaren 3 jaren 5 jaren

Lineair Lineair Lineair Lineair

Voorbereidingskosten grondexploitaties

Geen afschrijving*

Kosten voor onderzoek en ontwikkeling

5 jaren

Lineair

Bijdragen in activa van derden

Maximaal tegen de termijn die de derde partij hanteert

Lineair

Overige materiële vaste activa

Immateriële activa

*De kosten van het voorbereiden van een grondexploitatie geldt dat deze maximaal vijf jaar geactiveerd blijven staan onder de immateriële vaste activa. Op deze kosten wordt niet jaarlijks afgeschreven. Na maximaal 5 jaar moeten de kosten óf hebben geleid tot een actieve grondexploitatie en kunnen dan worden ingebracht in de grondexploitatie óf direct afgeboekt ten laste van de exploitatie óf moet een voorziening worden getroffen.

Financiële verordening

21

Was-wordt lijst Financiële verordening 2025 Onderdeel 8. Rechtmatigheidsverantwoording

21. Interne Auditfunctie (was Interne controle)

Was artikel Wordt artikel Aangebrachte wijzigingen 8.1.1. 8.1.1. De verantwoordingsgrens is aangepast van 1% naar 2% van de totale lasten van de gemeente exclusief dotaties aan de reserve. Hiermee wordt aangesloten op de nieuwe uitgangspunten voor de accoumntantscontrole zoals die zijn vastgelegd in het BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden). 21.1 en 21.1 tot en Tekst is aangepast in lijn met de professionalisering van de auditfunctie. Eind 2024 is na een intensief traject de professionalisering en verbreding van de 21.2. met 21.3 auditfunctie Breda formeel bekrachtigd met het door het college in 2024 vastgestelde ”Auditcharter voor de afdeling Concerncontrol, Team Audit, gemeente Breda” en het ontvangen certificaat van het Instituut voor Internal Auditing (IIA) in december 2024. Artikel 21 Interne controle is aangepast/geprofessionaliseerd met de bijbehorende uitgangspunten voor de Interne auditfunctie, zoals het vaststellen van een Auditcharter, een jaarlijks auditplan en auditrapportages.

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Breda houdende regels omtrent controle jaarrekening Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2025 van de gemeente Breda Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie

Gemeente Breda

Officiële naam regeling

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Breda houdende regels omtrent controle jaarrekening Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2025 van de gemeente Breda

Citeertitel

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2025 van de gemeente Breda

Vastgesteld door

Gemeenteraad

Onderwerp

Financiën en economie

Eigen onderwerp

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd Gemeentewet art 213 Controleverordening art 213 gemeente Breda 2023

Bekendmaking Burgemeester en wethouders van Breda maken bekend dat de gemeenteraad in zijn openbare vergadering van XXX het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2025 van de gemeente Breda heeft vastgesteld. Inwerkingtreding Het besluit wordt van kracht met ingang van 1 januari 2025. Rechtsmiddelen Tegen het besluit tot vaststelling van het controleprotocol is geen bezwaar of beroep mogelijk. Tekst besluit

1. Inleiding De gemeenteraad heeft op 21 december 2023, de verordening ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Breda vastgesteld (Controleverordening gemeente Breda 2023), waardoor het bij de controle te hanteren kader in hoofdlijnen is vastgesteld. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet uw Raad echter nog een aantal zaken nader regelen. Met dit controleprotocol stelt uw Raad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2025. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2025 van de gemeente Breda. 1.2 Wettelijk kader De Gemeentewet(GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor de te hanteren goedkeurings- en rapportering toleranties. Tevens zal de Raad duidelijk moeten vaststellen welke wet- en regelgeving onderdeel vormt van het normenkader als basis voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college en de controle hiervan door de accountant. 1.3 Procedure In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: “Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en een (vertegenwoordiging van) de raad, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller, de interne auditor en het hoofd financiën”.

Dit overleg wordt onder andere vorm gegeven in de Auditcommissie.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle Zoals in art 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; • de getrouwe weergave van de rechtmatigheidsverantwoording van het college; • de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiëleverhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van het NBA bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording en de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. 3.1 Goedkeuringstoleranties In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn de minimumeisen voor de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook hierop plaats.

Onder goedkeuringstolerantie wordt verstaan: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.

In 2025 is het BADO aangepast. Tot 2024 werden afzonderlijke goedkeuringstoleranties toegepast voor fouten en onzekerheden van respectievelijk 1% en 3% van de totale lasten van de gemeente inclusief mutaties van de reserves. Op basis van de begroting 2025 en de uitgangspunten conform Bado 2024 zou de omvang van de goedkeuringstolerantie voor fouten € 9,0 miljoen en voor onzekerheden € 27,2 miljoen bedragen. Vanaf 2025 wordt echter een goedkeuringstolerantie toegepast voor het totaal aan fouten en onzekerheden van 2% van de totale lasten van de gemeente exclusief mutaties van de reserves. Dit betekent dat de goedkeuringstolerantie op basis van de begrotingscijfers 2025 € 17,7 miljoen bedraagt. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vast te stellen voor het controlejaar 2025. Deze komen overeen met het wettelijk minimum conform het Bado: Goedkeuringstoleranties en strekking controleverklaring accountant: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle

≤ 2%

Beperking

Oordeelonthouding/Afkeurend

>2% - ≤ 4%

>4%

3.2 Rapporteringstolerantie De rapporteringtolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld, met inachtneming van de wettelijke minimumeisen. De accountant richt de controle in rekening houdend met de door de raad vastgestelde rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden, die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Voor de rapporteringtolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid rapporteert vanaf € 500.000,-. 3.3 Toleranties voor specifieke onderdelen jaarrekening Voor een aantal specifieke onderdelen van de jaarrekening gelden andere tolerantiegrenzen. Specifieke uitkeringen (SiSa) Single information, single audit (SiSa) betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole: SiSa is de manier waarop de gemeente aan het Rijk of in enkele gevallen aan de provincie verantwoordt of en hoe ze de specifieke uitkeringen of het provinciaal middel hebben besteed. Hiervoor zijn aparte rapporteringstoleranties van toepassing die door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Bzk) zijn vastgelegd in de ‘Nota verwachtingen accountantscontrole SISA’.

Wet normering topinkomens (WNT) Voor de naleving van deze wet zijn aparte toleranties van toepassing die door het ministerie van Bzk zijn vastgelegd in het ‘controleprotocol Wet normering topinkomens ‘.

4. Begrip getrouwheid en rechtmatigheid In de jaarrekening legt het college verantwoording af over negen criteria die kunnen worden onderscheiden in getrouwheid en rechtmatigheid. Het begrip getrouwheid omvat zes criteria die tot uitdrukking komen in de balans en het overzicht van baten en lasten. De financiële rechtmatigheid omvat 3 criteria. Deze criteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Daarnaast geeft de accountant in de verklaring een oordeel ten behoeve van het Rijk over de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen (zoals verantwoord in de SISA-bijlage). Criterium

Toelichting

Calculatie Valutering

Juiste berekening van de gepresenteerde bedragen juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen de juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan de volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn de financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en er is een aanvaardbare tegenprestatie in relatie tot de kosten overeengekomen de levering heeft plaatsgevonden (ook wel aangeduid als ‘prestatielevering’) de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden De juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt wordt getoetst met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen

Adressering Volledigheid Aanvaardbaarheid Levering Begroting Voorwaarden M&O

Verantwoording college Balans en overzicht van baten en lasten

Oordeel accountant Getrouwheid

Rechtmatigheidsverantwoording

Getrouwheid Rechtmatigheid Voor een nadere toelichting op de begrippen getrouwheid en rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij gemeenten en provincies wordt aanvullend verwezen naar ondermeer de NBA en VNG (website) publicaties inzake rechtmatigheid en accountantscontrole en in het bijzonder de ‘Kadernota rechtmatigheid 2024’ van de commissie BBV. De rechtmatigheidsverantwoording van het college omvat de 3 rechtmatigheidscriteria begroting, voorwaarden en m&o. Deze criteria zijn nader uitgewerkt in de financiële verordening 2025. In de financiële verordening is ook aangegeven dat indien sprake is van afwijkingen of onduidelijkheden die uitgaan boven de verantwoordingsgrens, het college zich hierover zal verantwoorden en dit nader zal toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering. In de financiële verordening is

de verantwoordingsgrens bepaald op 2% van de lasten van de begroting. Dit komt overeen met de goedkeuringstolerantie van de accountant. Voor 2025 komt dit op basis van de begroting op een bedrag van ongeveer € 17,7 miljoen. Om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen betreffende het voorwaardencriterium is alle actuele wet- en regelgeving in kaart gebracht en opgenomen in het in de bijlage bij dit controleprotocol opgenomen normenkader. Indien de resterende maanden van 2025 nieuwe wet- en regelgeving met inwerkingtreding in 2025 wordt vastgesteld (bijvoorbeeld een nieuwe SISA-regeling of een nieuwe verordening) wordt deze wet- en regelgeving door het college verwerkt in het normenkader 2025 en de uitvoering hiervan beoordeeld in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Het normenkader vormt ook voor de accountant een belangrijke basis voor de controle van de jaarrekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording en het verstrekken van een getrouwheidsoordeel. Indien de accountant op basis van zijn controlewerkzaamheden vaststelt dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft, kan dit effect hebben op de strekking van de controleverklaring.