RB 03062022 Collegereactie Accountantsverslag 2021

�Q"t Gemeente Breda �A�

College van Burgemeester en Wethouders www.breda.nl contact@breda.nl Twitter@breda Telefoon 14 076

Raadsbrief

Postadres Postbus 90156, 4800 RH Breda Bezoekadres Stadskantoor Claudius Prinsenlaan 10

Uw brief

Datum

Ons kenmerk

3-06-2022

2216944

Onderwerp

Informatie

Bijlagen

Collegereactie Accountantsverslag 2021

Corné Kuijpers

Geachte leden van de gemeenteraad, Op 3 juni heeft uw accountant het definitieve accountantsverslag over de controle van de jaarrekening 2021 opgeleverd, welke op 3 juni is aangevuld met de controleverklaring. In deze collegereactie gaan we in op de belangrijkste kernboodschappen zoals die door de accountant in het accountantsverslag zijn gerapporteerd. Rechtmatigheidsverantwoording en accountantsoordeel Voor het eerst maakt de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uit van de jaarstukken. De rechtmatigheidsverantwoording vraagt van colleges om zelf expliciet verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid en daarvoor niet afhankelijk te zijn van het oordeel van de accountant. Immers, niet de accountant is verantwoordelijk voor de inrichting en uitkomsten van processen, maar de gemeente zelf. De rechtmatigheidsverantwoording is nog niet wettelijk verplicht, maar is dat naar verwachting vanaf de jaarrekening 2022 wel. Vooruitlopend op de komst van deze verantwoording hebben we de afgelopen jaren voorbereidingen getroffen om als college zelf een oordeel uit te kunnen uitspreken over de rechtmatigheid. Daarvoor baseren wij ons op rapportages van de interne auditfunctie. De bevindingen en kernboodschappen van de accountant komen overeen met de bevindingen in de interne auditrapportages. Wij kunnen ons dan ook vinden in de opmerkingen en adviezen die de accountant ons geeft.

Het oordeel van de accountant en de bevindingen in het accountantsverslag geeft ons bovendien een bevestiging dat wij zelf voldoende zicht hebben op de rechtmatigheid van handelen. Op basis van de interne auditrapportages heeft het college de voortgang van het controleproces gevolgd. De interne rapportages waren aanleiding om uw auditcommissie op 10 februari jl. te informeren over de interne signalen dat de jaarrekening 2021 naar verwachting voorzien zou gaan worden van een controleverklaring met beperking op het aspect financiële rechtmatigheid. Evenals voorgaand jaar zijn met name fouten in de oorspronkelijke aanbesteding (in de jaren 2020 en eerder) geconstateerd die leiden tot onrechtmatige kosten in 2021. De onjuiste aanbestedingen zijn door de organisatie vastgesteld aan de hand van de uitvoering van het verbeterplan Rechtmatigheid en een uitgebreide en nauwkeurige analyse van crediteuren en contracten. De op deze wijze geconstateerde aanbestedingsfouten zijn of worden hersteld door de contracten waar mogelijk te beëindigen en/of een nieuwe aanbestedingsprocedure op te starten. De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen als onderdeel van het jaarverslag in de paragraaf bedrijfsvoering en geldt dit jaar nog als een proef.

Ons kenmerk 2216944 Paginanummer 2 van 3

Verbeterplan Rechtmatigheid De accountant geeft aan dat de organisatie flink werk heeft gemaakt van het Verbeterplan Rechtmatigheid. Voor de processen Inkoop/Aanbesteding, Inhuur en Subsidies zijn processen geanalyseerd, zijn nieuwe instrumenten ontwikkeld en maatregelen getroffen en fouten hersteld (zie hiervoor). Over de voortgang van het verbeterplan rechtmatigheid is en wordt uitvoerig gerapporteerd in de kwartaalrapportages aan de gemeenteraad. Met de uitvoering van het verbeterplan Rechtmatigheid zijn ook maatregelen getroffen om nieuwe rechtmatigheidsfouten te voorkomen. De processen zijn aangescherpt én het bewustzijn binnen de organisatie is vergroot aan de hand van interne communicatie over rechtmatig inkopen/aanbesteden en het bespreken van de gesignaleerde aanbestedingsfouten. De effecten van deze maatregelen op het rechtmatig handelen door de organisatie worden nadrukkelijk gemonitord binnen de organisatie en periodiek gerapporteerd aan het college. Het rechtmatig handelen blijft nadrukkelijk op de agenda van college, directie en management om in control te komen en waar nodig tijdig bij te sturen.

Ontwikkelingen en onzekerheden Sociaal domein Zoals ook gesignaleerd door de accountant wordt binnen de ketens Jeugd, MO en Participatie, mede op basis van interne auditrapportages, gewerkt aan verbetering van interne beheersing. Dit komt onder meer tot uiting in het optimaliseren van processen, het inzetten en optimaliseren van ondersteunende applicaties en het trainen/coachen van medewerkers. Een aandachtspunt blijft het onderwerp van prestatielevering (van zorg) en de daarmee samenhangende onzekerheden. Hiervoor worden stappen gezet om de kwaliteitsborging/monitoring van de geleverde zorg binnen de ketens te verbeteren. Hiermee wordt de afhankelijkheid van derden verminderd en verwachten we de gesignaleerde onzekerheden rondom de juistheid en rechtmatigheid van de geleverde zorg, voor zowel Jeugd als Wmo, in 2022 te beperken.

Overige observaties De kwaliteit van sturing, beheersing en verantwoording binnen het ruimtelijk domein wordt continue verbeterd waardoor inmiddels een goede basis is gelegd voor de planmatige realisatie van opgaven en ambities. De invoering van projectcontrol en periodieke projectrapportages hebben hier duidelijk aan bijgedragen. Ook wordt in het fysieke domein gewerkt aan de inrichting van zogenaamde ‘in control’ rapportages. Het jaarverslag 2021 is kwalitatief op orde. We voldoen, ook volgens de accountant, aan de kwaliteitsvereisten en werken aan verdere verbetering van de verslaggeving. In dit kader starten we in 2022 met een programma ‘‘Planning & Control cyclus 2030 proof’ waarbij we stelselmatig werken aan verbetering van sturing, beheersing en financiële verantwoording centraal staat. In het eerste jaar ligt daarbij de nadruk op het realistisch begroten en prognosticeren als bouwstenen voor het (bij)sturen en verantwoorden. De wens tot verbetering van de kwaliteit van onze interne beheersing beperkt zich niet tot de processen uit het verbeterplan Rechtmatigheid, inkoop, inhuur en subsidies. Daar zit, vanwege de controleverklaring met beperking, voor 2022 nog wel de focus. In aanvulling hierop zijn belangrijke stappen gezet binnen de auditfunctie en andere processen waardoor we als college over 2021 een expliciete rechtmatigheidsverantwoording kunnen afgeven.

Daarmee is een eerste stap gezet richting het aantoonbaar in control zijn op het aspect financiële rechtmatigheid. In 2022 wordt planmatig verder gewerkt aan de volwassenheid van de organisatie en het volledig in control komen. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt over de voortgang daarvan gerapporteerd.

Ons kenmerk 2216944 Paginanummer 3 van 3

Afrondend Het accountantsverslag 2021 en de omvang van de geconstateerde fouten en onzekerheden zijn overeenkomstig de uitkomsten van de interne audits. De controleverklaring met beperking is daardoor geen verrassing voor het college en reden om het Verbeterplan Rechtmatigheid met volledige aandacht voort te zetten. We monitoren de voortgang nadrukkelijk om waar nodig tijdig bij te sturen om de totale omvang van de financiële rechtmatigheidsfouten binnen de toegestane toleranties te brengen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Breda,