Rapportage interimbevindingen - Breda 2023 v28-11
Tekst van het document
0I
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen
Concept rapportage interimbevindingen
Controlekader
Vooruitkijkend
Jaarrekeningcontrole 2023
Bijlagen
Gemeente Breda PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 7 december 2023
1
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Inleiding
Onze kernboodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Bijlagen
Gemeente Breda T.a.v. de gemeenteraad en het college van burgemeesters en wethouders Postbus 90156 4800 RH BREDA 7 december 2023 Referentie: Geachte leden van de raad en het college, Graag presenteren we u hierbij onze tussentijdse bevindingen die voortkomen uit de controle van de jaarrekening van gemeente Breda over het boekjaar dat eindigt op 31 december 2023. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan 2023.
We bespreken de inhoud van dit verslag graag tijdens de vergadering met de auditcommissie op 7 december 2023. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten.
Dit rapport is gebaseerd op onze werkzaamheden tot en met oktober 2023. Indien er na deze datum nieuwe bevindingen zijn met betrekking tot de interne beheersing, dan zullen wij dit met u delen in ons accountantsverslag.
Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
Het rapport bestaat uit drie delen. In deel 1 geven wij een overzicht van onze kernboodschappen. Deel 2 beschrijft diverse aspecten gerelateerd aan de interne beheersing. Deel 3 beschrijft de relevante ontwikkelingen voor uw gemeente en uw status van voorbereiding op deze ontwikkelingen.
drs. A.E. Gerritsma RA senior director
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T: +31 (0) 88 792 00 10, F: +31 (0) 88 792 95 33, www.pwc.nl PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootsch appen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam. ‘
2
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Bijlagen
Inhoudsopgave Inleiding
1
Detailbevindingen IT
19
Inhoudsopgave
2
Onze communicatie
20
Onze kernboodschappen
3
Controlekader
4
Controleomgeving
5
Rechtmatigheidsverantwoording
6
Fraude en wet- en regelgeving
7
IT risico’s en beheersing
8
Cyberrisico’s
9
Vooruitkijkend
10
Grondexploitaties
11
Sociaal Domein
12
Inkopen en aanbestedingen
13
Overige ontwikkelingen
14
ESG en lokale overheden
15
Accounting & controle
16
Bijlagen Detailbevindingen processen
17 18
3
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Controleomgeving en controlekader
Controlekader
• •
Vooruitkijkend Bijlagen
Geen wijzigingen ten opzichte van het controleplan
•
De controleomgeving wordt steeds meer volwassen. De eerste auditrapportage 2023 van Team Audit geeft goed inzicht in de huidige stand van zaken en aandachtsgebieden voor de organisatie, met inachtneming van de uitdagingen waar ze voor staat. De nieuwe opzet van de rapportage met visuele scores per proces geeft een verbetering aan de informatiewaarde.
Bevindingen en observaties
• Controleomgeving en controlekader
Wijzigingen in controleplan
Ontwikkelingen
•
•
•
Breda zet stappen in de organisatieontwikkeling, onder andere ten aanzien van de drie processen in het transitieplan en het sociaal domein. Vervolgstappen zijn gedefinieerd om te komen tot een FIT-organisatie (Flexibel, Integraal en Toekomstgericht). Voorbeelden zijn het gebruik van dashboards voor inzicht, monitoring en vervolgens sturing, en het project ten aanzien van de P&Ccyclus 2030.
• Ontwikkelingen
Bevindingen en observaties
Controle gemeente Breda
• •
Het college is, na eerdere pilots, klaar voor de officiële implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Geactualiseerde kaders liggen voor bij de raad ter vaststelling in december.
Gemeenten staan voor grote belangrijke (maatschappelijke) opgaven. Dit staat op gespannen voet met de schaarste aan middelen en uitvoeringskracht. Ook Breda ervaart knelpunten bij het in stand houden of het versterken van de executiekracht. Dit heeft mogelijk consequenties voor de inrichting van de interne beheersing. Thema’s daarbij zijn investeren in welzijn van ambtenaren, het maken van strategische keuzes (prioriteiten) en investeren in talentmanagement.
Onze observaties leiden niet tot wijzigingen in de controleaanpak ten opzichte van het controleplan.
Onze samenwerking
Als onderdeel van onze tussentijdse controle hebben wij de kwaliteit van uw interne beheersing langs het drielijnenmodel beoordeeld. De kwaliteit van de interne beheersing krijgt meer aandacht in de organisatie. Dit leidt tot concrete verbeterpunten die in het vervolg van onze rapportage nader zijn uitgewerkt. Met name binnen het Sociaal Domein zien wij een kwaliteitsimpuls. Tegelijk zien we dat veel plannen nog in concrete acties om moeten worden omgezet. Daarbij is het definiëren van de hoogte van de ambitie de eerste stap, die nog niet altijd genomen is. Daarnaast lopen in de plannen en voorgestelde maatregelen de huidige situatie en gewenste situatie soms door elkaar, waardoor monitoring en toetsing lastig wordt. De algemene IT-beheersmaatregelen zijn verbeterd ten opzichte van 2022. Uit onze eerste gegevensgerichte werkzaamheden zijn nog geen bijzonderheden naar voren gekomen.
Vooruitkijkend
Vooruitkijkend
• • Wij ervaren een goede samenwerking
•
Heldere en open communicatie zorgt voor een fijne samenwerking. Er zijn korte lijntjes, bijzonderheden in de cijfers of de controle worden tijdig vanuit beide kanten aangedragen ter bespreking en ook treffen we elkaar regelmatig fysiek wat de goede communicatie en samenwerking bevordert.
•
Gemeente Breda is actief bezig om de afhankelijkeid van productieverantwoordingen in het proces van het Sociaal Domein te verminderen. Het hoge aantal SiSa-regelingen levert veel belasting op voor zowel de uitvoering, verantwoording als controle. Wij vragen verscherpte aandacht voor het op schema blijven met de gemaakte afspraken bij het naar voren halen van de controlewerkzaam-heden voor SiSa. Vervanging van het salarispakket ADP door AFAS raakt de jaarrekeningcontrole 2024 en vraagt goede voorbereiding.
4
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader
Controleomgeving Rechtmatigheidsverantwoording Fraude en wet- en regelgeving IT risico’s en beheersing Cyberrisico’s Vooruitkijkend
Bijlagen
Controlekader Dit hoofdstuk is bedoeld om u inzicht te geven in de controleomgeving en interne beheersing, inclusief de maatregelen ter voorkoming van fraude. Daarnaast reflecteren we in dit hoofdstuk op de status van de interne beheersing, inclusief de beheersing van de ITomgeving.
02
5
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen
Controleomgeving Onze visie op uw interne beheersing: uw controleomgeving wordt meer volwassen
Controlekader
Controleomgeving Rechtmatigheidsverantwoording Fraude en wet- en regelgeving IT risico’s en beheersing Cyberrisico’s Vooruitkijkend
Bijlagen
Het college is verantwoordelijk voor het inrichten van een interne controleomgeving die het mogelijk maakt een jaarrekening op te stellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten. De kwaliteit van de controle en toezicht door de raad wordt in belangrijke mate beïnvloed door de kwaliteit van het rapportageproces bij het college. Dit vereist een intensievere betrokkenheid van het college en de raad, ook ten aanzien van niet-financiële informatie. Sturen en beheersen van de bedrijfsprocessen zijn de primaire verantwoordelijkheid van het college. De raad moet zich een oordeel kunnen vormen over de inrichting en het functioneren van de bedrijfsvoering in de zin dat deze doeltreffend en doelmatig is ingericht. In de paragraaf bedrijfsvoering, samen met de uitwerking in programma 5, komen de visie en doelstellingen hieromtrent tot uitdrukking. Het is van belang dat de raad kennisneemt van de paragraaf om zodoende de daarin opgenomen gemeente specifieke aandachtspunten mee te nemen in de kaderstellende en controlerende activiteiten. Een toevoeging aan de paragraaf bedrijfsvoering Het college stelt ten minste een keer per jaar in de paragraaf bedrijfsvoering en toelichting van programma 5 de raad op de hoogte van de hoofdlijnen van het strategische beleid, de algemene en financiële risico's en het beheersings- en controlesysteem van de gemeente.
De raad en het college hebben de volgende verantwoordelijkheden:
•
Kaderstellen: de raad is verantwoordelijk voor het vaststellen van de doelstellingen en kaders in de vorm van beleid, begroting en verordeningen. Het college voert het beleid uit binnen de kaders die de raad heeft gesteld;
•
Controleren: de raad ziet ook toe op de uitvoering door het college. Zijn de kaders gevolgd, welke resultaten zijn bereikt en wat zijn de financiële resultaten? Dit gebeurt niet alleen via de begroting en jaarverslag. Gemeente Breda informeert raadsleden in de programmaverantwoording van programma 5, samen met de paragraaf bedrijfsvoering, over de realisatie van beleidsdoelstellingen die door de raad zijn vastgesteld bij begroting. Dit is een onderdeel van hun controlerende rol.
•
Het college moet in de paragraaf bedrijfsvoering specifiek ook ingaan op de afwijkingen die zijn geconstateerd in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor het opstellen van informatie over de rechtmatigheid moet de raad kaders geven, bijvoorbeeld de verantwoordingsgrens en inzake de gewenste mate van detaillering in de paragraaf bedrijfsvoering.
De elementen van de controleomgeving vormen een juiste basis Onze conclusie is dat de elementen van de controleomgeving gezamenlijk steeds meer volwassen wordt. Team Audit staat dicht op de organisatie en samen met de organisatie gaan zij op zoek naar mogelijkheden om verder te ontwikkelen. Hiermee concluderen we dat de controleomgeving en de interne beheersing van voldoende niveau is om te komen tot een betrouwbare jaarrekening, inclusief de toelichting over rechtmatigheid. In de paragraaf over interne beheersing gaan wij in op de mogelijke verbeterpunten.
5I
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader
Controleomgeving Rechtmatigheidsverantwoording
Onze observaties van uw controleomgeving De controleomgeving vormt de basis voor een goede opzet van de processen en de effectieve werking hiervan. Hieronder hebben we uw interne controleomgeving geëvalueerd per onderdeel van de interne beheersing en geven wij u onze aanbevelingen. Onze conclusie is dat de elementen van de controleomgeving gezamenlijk steeds meer meer volwassen worden. 1. Controleomgeving •
Fraude en wet- en regelgeving •
De raad kijkt kritisch mee bij diverse thema's, zoals de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, en stelt vragen vanuit de toezichthoudende rol.
•
De directie wil door middel van het organisatieontwikkelprogramma investeren in de organisatie. Het doel is om het fundament te versterken, het versterken van de basiswerkwijze en innovatie mogelijk maken.
IT risico’s en beheersing Cyberrisico’s
Het college wil transparant, integer en ethisch handelen. De uitwerking van het transitieplan laat deze intentie duidelijk zien
Vooruitkijkend
Bijlagen
2. Risicobeoordeling •
•
De eerste lijn Team Audit identificeren en analyseren significante wijzigingen in de processen. Zo legt Team Audit, met de implementatie van het audit management systeem, de processen nu explicieter vast, inclusief de koppeling met risico's en navenante beheersmaatregelen. De gemeente Breda beschikt inmiddels over een frauderisicoanalyse. Naar wij begrijpen wordt deze eind 2023 verdiept en uitgebreid met extra processen: het Sociaal Domein en de Opbrengsten.
3. Controleactiviteiten •
Sinds 2023 werkt Breda met "In Controlrapportages" per afdeling waarin de eigen processen en voortgang daarbij wordt geëvalueerd. Deze rapportages worden tweemaal per jaar opgesteld.
•
Het transitieplan zorgt voor zichtbare verbeteringen binnen het inkoop- inhuur- en subsidiesproces. Ook bij het Sociaal Domein zien wij concrete verbeterslagen.
Activiteiten, rapportage en naleving
1. Controleomgeving 2. Risicobeoordeling
4. Informatie en communicatie •
3. Controleactiviteiten 4. Informatie en communicatie 5. Monitoringactiviteiten
Breda heeft de ambitie om de P&C-cyclus "2030 proof" te maken. Er wordt gewerkt aan een ontwerp van de ontbrekende informatievoorziening binnen de P&C-cyclus om tot actiepunten te komen over de systematiek en aanvullende producten die benodigd gaan zijn. De organisatie toont hiermee een proactieve houding.
5. Monitoringactiviteiten • •
Team Audit voert afzonderlijke evaluaties uit voor een grote diversiteit aan onderwerpen. Tijdens onze controle hebben we meegekeken bij diverse nieuwe, inzichtvolle dashboards. Deze geven de organisatie meer monitoringsmogelijkheden.
5II
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Controleactiviteiten zijn in ontwikkeling
Onze kernboodschappen
Controleomgeving Rechtmatigheidsverantwoording Fraude en wet- en regelgeving IT risico’s en beheersing Cyberrisico’s Vooruitkijkend
Ons beeld van de interne beheersing is gebaseerd op de door ons uitgevoerde werkzaamheden tot en met oktober 2023 en geeft de huidige status van de beheersing weer. Wanneer wij in de komende maanden of bij de jaarrekening-controle nieuwe bevindingen hebben, zullen wij deze rapporteren in ons accountantsverslag. We merken op dat de kwaliteit van de interne beheersing steeds meer aandacht krijgt binnen de organisatie. Dit heeft een duidelijke uitwerking op het niveau van de processen. Met name binnen het Sociaal Domein zien we positieve ontwikkelingen, met een aankomende toezichtsfunctie, dashboarding en uitwerkingen van primaire processen. Ook binnen de Verstrekte subsidies zien we dat het geïntroduceerde subsidiebureau een impuls geeft aan de kwaliteit. Tegelijk zien we een organisatie in beweging waarbij de eindstreep met een volledig volwassen beheersing nog moet worden gedefinieerd en vervolgens nog moet worden bereikt. Door de huidige lopende acties - met bijvoorbeeld In Control-rapportages, het traject van organisatieontwikkeling, de definitieve implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording, de concretisering van de drie lijnen en implementatie van nieuwe IT-systemen – worden ons inziens de juiste stappen gezet. Aandachtspunt bij de uitwerking van de processen en bijbehorende risico’s blijft het vermengen van de gewenste situatie en de huidige situatie.
SOCIAAL
Team Audit vervult de 3e lijn en loopt op schema in het uitvoeren van de auditwerkzaamheden. De auditwerkzaamheden uitgevoerd tot en met oktober 2023 hebben wij beoordeeld en wij kunnen ons tot op heden vinden in de conclusies zoals opgenomen door Team Audit.
FYSIEK
Bijlagen
BEDRIJFSVOERING
Controlekader
1/2e lijn
3e lijn
Inkopen en aanbesteden
Inhuur
HR
Inkomende subsidies
Treasury
IT(GC)
Leges
Belastingopbrengsten
Verstrekte subsidies
Grondexploitatie
Opbrengsten vastgoedbeheer/ verhuur
Parkeeropbrengsten
Omgevingsvergunningen
Jeugd
Wmo
Participatie
Opbrengsten Werk
Proces
Legenda In opzet ontoereikend
In opzet toereikend, maar het bestaan van één of meerdere beheersmaatregelen kan in de praktijk niet worden vastgesteld.
Proces is adequaat opgezet en beheersmaatregelen bestaan. Het proces is significant in beheersing verbeterd ten opzichte van 2022.
t.o.v. 2022
5III
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader
Controleomgeving Rechtmatigheidsverantwoording Fraude en wet- en regelgeving IT risico’s en beheersing
Wat is het drielijnenmodel? Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het drielijnenmodel. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen: • In de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. • In de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals de administratie, financieel adviseurs, de kwaliteitsfunctie en business controlling, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren. • In de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.
1e lijn
Cyberrisico’s
Lijnmanagement
Vooruitkijkend Afdelingen (inclusief Financiën)
Gemeente
Bijlagen
• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen
2e lijn Ondersteuning Administratie, financieel adviseurs, kwaliteitsfunctie en business controlling • Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen
3e lijn Verbijzonderde interne controle Team Audit • Team Audit voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel-kritische processen
PwC
• Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten
• De bedrijfsvoeringsclusters voeren bij de verwerking een aantal primaire controles uit op de eerste lijn
• Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces
• Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT
• Adviseert/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak
• Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen
• Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten
• Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van Team Audit
• Adviseert over verbetering in de eerste en tweede lijn
Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met verbijzonderde interne controle ondervangen wordt.
6
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader
Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is van toepassing en gemeente Breda zet juiste stappen om tot een stelsel van voldoende niveau te komen
Controleomgeving
Uw gemeente is klaar voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
Rechtmatigheidsverantwoording
Over het boekjaar 2023 dient het college verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten (inclusief specifieke uitkeringen) alsmede de balansmutaties. Dit betekent dat wij over boekjaar 2023 de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording zullen toetsen. Daarnaast geven wij nog een expliciet oordeel over de rechtmatigheid van de SiSa-uitkeringen. Afgelopen jaar heeft gemeente Breda al proefgedraaid met de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij concluderen dat uw college op koers ligt voor de officiële implementatie.
Fraude en wet- en regelgeving IT risico’s en beheersing Cyberrisico’s Vooruitkijkend
Bijlagen
Binnen de gemeente zijn de nodige stappen gezet om hierover te kunnen rapporteren conform het verplichte model zoals opgenomen in de geactualiseerde kadernota rechtmatigheid oktober 2023. Wij zien dat er volop aandacht is voor de gemeentelijke uitwerking van de gevolgen van de nieuwe kadernota, dat is positief. Waaronder omtrent het opnemen van de spelregels rondom begrotingsrechtmatigheid in uw financiële verordening. Met de gemeente hebben we hier de juiste gesprekken over. Het vaststellen van de geactualiseerde kaders door de Raad, staat in december gepland.
essentieel dat de elementen uit het normenkader worden geoperationaliseerd en worden opgenomen in een toetsingskader. In de controleplannen van de afdeling Concerncontrol dient u aandacht te hebben voor de te toetsen elementen op hoe het voorwaardencriterium, M&O-criterium en het begrotingscriterium worden nageleefd. De uitkomsten van de verbijzonderde interne controle en overige controles (bijvoorbeeld kwaliteitscontroles) dienen in een centrale afwijkingenregistratie te worden gevat, waarbij de afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid ook tussentijds kunnen worden gerapporteerd en waar mogelijk kan worden bijgestuurd. Wij hebben de volgende aandachtspunten en aanbevelingen aan het college voor het goed kunnen afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording: •
•
• Het stelsel tot het komen van een RMV is van voldoende niveau Wij hebben het stelsel van de gemeente om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording geëvalueerd. Voor de gemeente is het
•
Gemeente Breda heeft inmiddels de kaders omtrent de rechtmatigheidsverantwoording zoals de financiële verordening geactualiseerd. Hierin zijn tevens de spelregels omtrent begrotingsrechtmatigheid verwerkt. Het vaststellen deze kaders door de Raad, staat in december gepland. Gemeente Breda heeft een uitwerking gemaakt van het normenkader in een toetsingskader (om de volledigheid van de werkzaamheden te waarborgen); Leg het proces rondom het bijhouden en muteren van een centrale afwijkingenregistratie goed vast; De afwijkingen omtrent rechtmatigheid worden gedurende het jaar in beeld gebracht en worden gerapporteerd als onderdeel van de tussentijdse rapportages van Team Audit.
6I
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen
Rechtmatigheidsverantwoording De afwijkingen op het gebied van begrotingsrechtmatigheid kunnen tot een onrechtmatig oordeel leiden
Controlekader
Controleomgeving Rechtmatigheidsverantwoording Fraude en wet- en regelgeving IT risico’s en beheersing Cyberrisico’s Vooruitkijkend
Bijlagen
De gewijzigde kadernota rechtmatigheid leidt (mogelijk) tot meer begrotingsonrechtmatigheden
Gemeente Breda heeft deze spelregels opgenomen in de geactualiseerde financiële verordening die ter vaststelling aan de raad voorligt in december.
De definitie omtrent begrotingsonrechtmatigheid is gewijzigd in de gewijzigde kadernota rechtmatigheid. Het uitgangspunt van de kadernota rechtmatigheid is dat iedere afwijking van de begroting moet worden betrokken bij de afweging wat moet worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Van een begrotingsonrechtmatigheid is sprake (1) als het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt, (2) bij toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld en (3) als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast.
De afwijkingen, fouten en onduidelijkheden rondom begrotingsrechtmatigheid die passen binnen het kader zijn, in tegenstelling tot voorheen, onrechtmatig en tellen mee bij het bepalen of de verantwoordingsgrens is overschreden, maar worden niet verder toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Bij deze afwijkingen wordt verwezen naar de toelichtingen in de programma’s. Afwijkingen die niet in de afspraken passen worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.
Het is belangrijk dat de raad en het college duidelijke afspraken maken in de financiële verordening over wat ‘tijdig’ is en over de spelregels wanneer het college binnen het door de raad uiteengezette beleid is gebleven en welke afwijkingen van de begroting dus acceptabel zijn. Afspraken die hierbij meegenomen kunnen worden zijn bijvoorbeeld: •
Er is tijdig een voorstel ingediend om de begroting te wijzigen (of de raad is wel geïnformeerd) maar er is nog geen begrotingswijziging vastgesteld;
•
De wijziging past binnen het door de raad geaccordeerde beleid;
•
Er is sprake van een compensatie via direct te relateren baten;
•
Er is sprake van een open-einde-regeling.
Als de afwijkingen onder de verantwoordinggrens blijven, wordt in de paragraaf bedrijfsvoering aanvullende informatie opgenomen conform de afspraken met de raad (boven de rapporteringsgrens). Door de wijzigingen in de kadernota rechtmatigheid zullen de begrotingsonrechtmatigheden dus naar verwachting gaan toenemen. Het is daarom belangrijk reeds gedurende het jaar te monitoren in hoeverre er begrotingsafwijkingen van programma’s en thema’s bestaan. Op deze manier kan ingespeeld worden op mogelijke begrotingsonrechtmatigheden die gaan ontstaan.
Rapportage interimbevindingen
Inleiding
Controlekader
Fraude, omkoping en corruptie en het niet naleven van wet- en regelgeving
Controleomgeving
Verdieping frauderisicoanalyse is nog onderhanden
Inhoudsopgave Onze kernboodschappen
Rechtmatigheidsverantwoording Fraude en wet- en regelgeving IT risico’s en beheersing Cyberrisico’s Vooruitkijkend
Bijlagen
Team Audit is vorig jaar gestart met het ontwikkelen van een frauderisico-analyse. De analyse werd uitgevoerd op zes geselecteerde kernprocessen en vormde een goede basis. Inmiddels is de organisatie bezig met een verdiepingsslag. Ook wordt de scope van de frauderisicoanalyse uitgebreid met de processen Sociaal Domein en Opbrengsten. De resultaten hiervan zullen eind 2023 verschijnen. Wij adviseren u om deze frauderisicoanalyse in de toekomst te blijven actualiseren en om aandacht te houden voor de procesoverkoepelende risico’s voor de gemeente als geheel, zoals risico’s op het niet naleven van wet- en regelgeving. Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole zullen wij de interne beheersing rond het voorkomen en identificeren van fraude beoordelen. Aangezien het voorkomen en opsporen van fraude primair de verantwoordelijkheid is van het college en de raad, verwachten we dat er een geden niveau van interne controle is ingericht, rekening houdend met de omvang en complexiteit van de gemeente en haar activiteiten. We adviseren directie en het college om voldoende aandacht te schenken aan het gehele fraudepreventieprogramma en, indien nodig, tijdig maatregelen te treffen om de kwaliteit te verbeteren. De kwaliteit van dit programma is mede bepalend voor de bevindingen die wij in onze controleverklaring zullen (moeten) rapporteren.
Tijdens onze tussentijdse controlewerkzaamheden zijn geen aanwijzingen van fraude onder onze aandacht gekomen.
7
7I
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Update ten aanzien van de frauderisicoanalyse
Onze kernboodschappen Controlekader
Controleomgeving Rechtmatigheidsverantwoording
In ons controleplan hebben wij onze initiële frauderisicoanalyse opgenomen. Als onderdeel van onze tussentijdse controle hebben wij vastgesteld of beheersingsmaatregelen zijn getroffen om deze frauderisico’s te ondervangen.
Daarnaast hebben wij de opzet van de interne beheersing van uw belangrijkste financiële processen beoordeeld. Hieruit blijken geen aanvullende frauderisico’s ten opzichte van ons controleplan. In onderstaande tabel hebben wij de uitkomsten voor u samengevat.
Fraude en wet- en regelgeving
Geconstateerd frauderisico IT risico’s en beheersing Cyberrisico’s
Nieuw in tussentijdse controle
In opzet aanwezige beheersingsmaatregel om risico te ondervangen
1
Managementbeïnvloeding: Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management.
Gezien de aard van het risico ondervangen interne beheersingsmaatregelen dit risico niet geheel.
2
Frauderisico in de inkomende subsidies (juiste afgrenzing en voldoen aan voorwaarden) en transacties van grond en gebouwn zijn niet gebaseerd op zakelijke transacties.
De gemeente heeft functiescheiding in haar processen opgenomen die dit moet waarborgen. Gezien de aard van het risico ondervangen interne beheersingsmaatregelen dit risico niet geheel.
3
Omkoping en corruptie in de aanbestedingen: Gunning van (Europese) aanbestedingen aan bevriende partijen.
De gemeente heeft functiescheiding in haar processen opgenomen die dit moet waarborgen. Gezien de aard van het risico ondervangen interne beheersingsmaatregelen dit risico niet geheel.
Vooruitkijkend
Bijlagen
Reeds in controleplan opgenomen
8
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
IT risico’s en interne beheersing
Onze kernboodschappen Controlekader
Controleomgeving Rechtmatigheidsverantwoording Fraude en wet- en regelgeving IT risico’s en beheersing Cyberrisico’s Vooruitkijkend
Bijlagen
Algemene IT-beheersmaatregelen verbeterd ten opzichte van 2022 We hebben de status van de bevindingen met betrekking tot de algemene ITbeheersingsmaatregelen rondom Proactis, Key2Financiën en het netwerk (active directory) uit voorgaande jaren geactualiseerd. Wij zien deze maatregelen en systemen als het belangrijkst voor onze controle. De algemene IT-beheersmaatregelen zijn het beleid en de procedures die worden gebruikt om de ITomgeving en de IT-activiteiten te beheren die het effectief functioneren van geautomatiseerde beheersingsmaatregelen ondersteunen.
Vervanging ADP door AFAS raakt de jaarrekeningcontrole 2024 en vraagt goede voorbereiding
In navolging van de eerdere implementatie voor afdeling Werk, gaat gemeente Breda gaat per 1 januari 2024 volledig over van ADP naar AFAS ter ondersteuning van het lonen en salarissenproces. De komende periode gaan wij verder in gesprek met de organisatie over de aanpak van de migratie en overgang naar AFAS die per jaareinde plaatsvindt. De datamigratie is één van belangrijke aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2024. Wij spraken al over het belang van het controleren en documenteren van de juiste en volledige overdracht van data alsmede het belang van het waarborgen van een adequate inrichting van autorisaties in het nieuwe AFAS systeem.
IT-systemen
We hebben vastgesteld dat één bevinding in het autorisatiebeheer van Proactis onderhanden blijft ten opzichte van 2022. In de tabel hiernaast is de impact op de audit aanpak in de IT-beheerprocessen opgenomen. Voor een overzicht van de opvolging op de gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen verwijzen we naar de bijlage detailbevindingen IT. De beoordeling van de operationele effectiviteit van de algemene IT-beheersingsmaatregelen voor de controleaanpak voor Proactis en Key2Financiën vindt per jaareinde plaats.
Algemene IT-beheersmaatregelen
Wijzigingsbeheer
Autorisatiebeheer
Continuïteit
ProActis Digitale factuurverwerking
Key2Financiën Financiële administratie
Windows Netwerk
N.t.b
9
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Cybersecurity
Onze kernboodschappen Controlekader
Controleomgeving Rechtmatigheidsverantwoording
Cybersecurity-incidenten (bijvoorbeeld ransomware-aanvallen) kunnen een grote impact hebben op de primaire processen en de bedrijfsvoering. Het inrichten van adequate maatregelen op het gebied van cybersecurity is daarmee noodzakelijk voor het beperken van deze risico’s.
Vooruitkijkend
Wij hebben onze begripsvorming geactualiseerd en kennisgenomen van documentatie om inzicht te krijgen in de wijze waarop gemeente Breda omgaat met cybersecurityrisico’s. We benadrukken dat we geen diepgaande beoordeling hebben uitgevoerd om te bepalen of er adequate maatregelen zijn genomen om te voldoen aan relevante wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en cyberbeveiliging. In dit kader hebben we geconstateerd dat de organisatie:
Bijlagen
•
Fraude en wet- en regelgeving IT risico’s en beheersing Cyberrisico’s
Bankoverschrijvingen en wijzigingen van leveranciers gegevens Gemeente Breda heeft diverse maatregelen ingericht ter waarborging van juiste leveranciersgegevens. Zo worden nieuwe leveranciers gecontroleerd aan de hand van een Topdesk-melding, worden nieuwe leveranciers aanvullend gecontroleerd in de betaalbatch en is sprake van een vierogen-principe.
Patch management Gemeente Breda heeft netwerksegmentatie toegepast en heeft het (besturings)systeem dat niet langer werd voorzien van de laatste 'security patches’ ten opzichte van 2022 verwijderd van het netwerk. Ook hebben we begrepen dat gemeente Breda wekelijks vulnerability-scans uitvoert om ontbrekende patches te identificeren en is in 2023 het vulnerability- en patchmanagement beleid geactualiseerd.
de communicatie ten aanzien van NIS-2 richtlijn op de voet volgt, specifiek gericht op wat de Nederlandse uitwerking betekent voor de implementatie bij lokale overheden. Wij onderschrijven deze eerste stappen en benadrukken het belang van aanvullende voorbereidingen (e.g. GAP-analyse). een SOC/SIEM heeft geïmplementeerd om het verkeer op het netwerk van gemeente Breda actief te kunnen monitoring en tijdig te kunnen acteren; geen grootschalige (cyber)security incidenten heeft geïdentificeerd in 2023 met impact op de controle (ten tijde van de controle).
Inbraak preventie/detectie en monitoring Gemeente Breda voert periodiek pentesten uit op onderdelen van het netwerk zoals servers en databases. Daarnaast heeft gemeente Breda een SOC/SIEM geïmplementeerd om het verkeer op het netwerk actief te kunnen monitoren. Gedurende 2023 heeft gemeente Breda tot op heden geen grootschalige (cyber) security incidenten geconstateerd.
In onze werkzaamheden hebben we specifiek aandacht besteed aan de vier risico’s zoals hiernaast weergegeven; de belangrijkste observaties zijn daar tevens toegelicht. We hebben (tot dusver) geen risico’s geïdentificeerd die een materiële impact zouden kunnen hebben op de financiële verslaggeving. Wij hebben vernomen van de gemeente dat er tot en met oktober 2023 geen significante cyberincidenten zijn geweest met mogelijk impact op de jaarrekeningcontrole.
Back-up & recovery Gemeente Breda heeft het uitvoeren van backup-en herstelprocedures deels belegd bij externe leveranciers zoals Proactis. Gemeente Breda ziet toe op de uitvoering van deze procedures, ontvangt hierover rapportages en/of externe verklaringen en beoordeelt deze periodiek. Daarbij heeft gemeente Breda een actueel back-up en herstelbeleid gericht op de beschikbaarheid van systemen in eigen beheer.
• •
10
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Grondexploitaties Sociaal Domein Inkopen en aanbestedingen Overige ontwikkelingen ESG en lokale overheden
Accounting & controle Bijlagen
Vooruitkijkend In deze sectie kijken we vooruit naar de eindejaarscontrole van uw jaarrekening van 2023, naar relevante thema’s en accountingonderwerpen die uw gemeente raken en hoe we met u samenwerken om het controleproces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
03
11
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen
Grondexploitaties De hoge kostenstijgingen en schaarste heeft een negatieve invloed op uw grondexploitaties
Controlekader
Vooruitkijkend Grondexploitaties Sociaal Domein Inkopen en aanbestedingen Overige ontwikkelingen ESG en lokale overheden
Accounting & controle Bijlagen
De impact van de hoge kostenstijgingen en schaarste op uw grondexploitatieprojecten is nog niet financieel doorgerekend Door de huidige economische omstandigheden en stijgende prijzen kunnen budgetoverschrijdingen of vertragingen ontstaan op projecten. Zo heeft de inflatie ook een negatieve invloed op de grondexploitaties. De stijgende kosten en de druk die aanwezig is op grondprijzen hebben een negatieve invloed op de eindwaarde en de resultaten van de grondexploitaties in de toekomst. Wij zien dat de onzekerheden toenemen (ook bij andere gemeenten). Dit als gevolg van onder andere rentestijging, problemen met het stroomnetwerk (netwerkcongestie, een dalende vraag naar woningen (in bepaalde segmenten) en kostenstijgingen in afgelopen jaren (bijv. voor bouw –en woonrijpmaken). Ook leidt schaarste van middelen en materialen mogelijk tot een uitgestelde fasering van uw programmering. Het is belangrijk dat het college hierbij een uitgebreide scenario-analyse uitwerkt. De impact van de inflatie op de ramingen in het MPG en mogelijk op de hoogte van de voorzieningen per jaareinde is (nog niet) inzichtelijk gemaakt. Wij adviseren dit wel te doen voor de grondexploitaties waar de diverse kostenstijgingen impact kunnen hebben. Voor de parameters van kosten- en opbrengstenstijgingen hanteert de Gemeente Breda de veronderstellingen van Metafoor.
Deze zijn pas aan het einde van het jaar beschikbaar.
Dossiervorming Een blijvend aandachtspunt is de ontwikkeling van een proces voor de vastlegging van gemaakte overwegingen en afspraken over de verschillende projecten. Het is onwenselijk om waardevolle informatie decentraal bij diverse medewerkers opgeslagen te hebben omdat op deze manier kennisoverdracht en archivering onvoldoende kan plaatsvinden. Wij adviseren ook om overwegingen bij de totstandkoming van risicokaarten met impact- en waarschijnlijkheidsbepalingen zichtbaar vast te leggen. Brainstorms hierover kunnen immers waardevolle inzichten opleveren. Het is raadzaam de hoofdpunten hiervan op te slaan alvorens ze verloren gaan. Grote projecten Gedurende het huidige jaar zijn er geen nieuwe grote projecten bijgekomen in de portefeuille van gemeente Breda. Projecten als 't Zoet en Gasthuisvelden blijven lopen en ontwikkelen zich verder. Voor 't Zoet zijn er extra financiële middelen toegezegd door het ministerie. Wel zal in 2023 een nieuwe grondexploitatie worden geopend voor tijdelijke woningen (overheveling vanuit verzamelcomplex bedrijven).
12
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen
Sociaal Domein Verbeterslagen in de processsen worden zichtbaar
Controlekader
Vooruitkijkend Grondexploitaties Sociaal Domein Inkopen en aanbestedingen Overige ontwikkelingen ESG en lokale overheden
Accounting & controle Bijlagen
Verminder afhankelijkheid van derden bij verantwoording over prestatielevering van zorg in natura Voor de zorg in natura stelt het college voor 2023 (evenals in 2022) de prestatielevering van de zorg vast op basis van de verantwoordingen van zorgaanbieders. Dit zorgt voor vertragingstijd bij het verkrijgen van de relevante controle-informatie. Naar wij begrijpen zijn ontwikkelingen gaande om deze afhankelijkheden van derden te verkleinen en het proces te versnellen. Een goed voorbeeld hiervan is de doorontwikkeling van een toezichtsfunctie bij jeugdhulp- en WMO-aanbieders, waarbij gewerkt wordt naar structureel onderzoek naar de rechtmatigheid en kwaliteit van zorglevering door aanbieders. De toezichtsfunctie streeft ernaar met haar onderzoeksprogramma een getrouw beeld te geven van de doel- en rechtmatigheid van ingekochte zorg en ondersteuning bij aanbieders zodat het kan dienen als basis voor de rechtmatigheidsverklaring van het College van B&W. Tegelijk heeft de toezichtsfunctie als doel om middels zowel proactieve als reactieve onderzoeken de onderlinge verwachtingen (tussen aanbieder en gemeente) te managen met duurzame verbeteringen als resultaat. Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole zien wij eveneens mogelijkheden om hierop te steunen. Cruciaal daarbij is een gedegen vastlegging van de uitgevoerde stappen in het onderzoek.
Hierbij zien wij naast de toezichtsfunctie ook andere bronnen voor controle-informatie om op termijn de afhankelijkheid van productieverantwoordingen te verminderen. We hebben bijvoorbeeld reeds kennisgenomen van dashboards met inzichtvolle data-analyses en juichen deze ontwikkeling toe.
Overwegingen bij onderzoeksplan Team WBO We hebben kennisgenomen van het onderzoeksplan van Team WBO. De aanpak is grotendeels gelijk aan vorige jaren, met één specifieke wijziging rondom de controle op productieverantwoordingen. Wij zijn samen overeengekomen over de steekproefomvang. Uitkomsten tussentijdse controle Wij hebben een eerste controle uitgevoerd op dossiers voor zowel de WMOals de Jeugdwet-stroom. Hierbij zijn tot op heden geen bijzonderheden naar voren gekomen. ISAE 3402-verklaring ontbreekt bij Zorgned Ten behoeve van de controle waren we voornemens de mogelijkheden te onderzoeken om een (gedeeltelijke) systeemgerichte controle uit te voeren, maar het ontbreken van een ISAE 3402-verklaring over werking van beheersmaatregelen rondom de applicatie Zorgned bij de leverancier is hierbij een limiterende factor. Ons advies is om het verstrekken van een dergelijke verklaring mee te nemen bij een toekomstige aanbesteding. Klachtensysteem Naris Voor WMO worden klachten overzichtelijk geregistreerd in Naris. Binnen deze applicatie vindt ook de vastlegging van de opvolging plaats. Binnen de Jeugdwet-stroom werkt men hiervoor nog met een Excel-sheet die wanneer nodig geactualiseerd wordt. Wij raden aan om hiervoor ook Naris toe te gaan passen, de kennis hiervoor is immer reeds in huis. Belangrijk is ook om gepaste opvolging te geven (en te documenteren) aan de signalering.
13
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen
Inkopen en aanbestedingen Op de juiste weg naar interne beheersing omtrent het proces van inkopen en aanbestedingen, mede door gebruik van data
Controlekader
Vooruitkijkend Grondexploitaties Sociaal Domein Inkopen en aanbestedingen Overige ontwikkelingen ESG en lokale overheden
Accounting & controle Bijlagen
Verbeterslagen in ambtelijke organisatie zijn zichtbaar Op basis van het verbeterplan rechtmatigheid en projectplan ITB heeft de ambtelijke organisatie zichtbare stappen gezet richting een gestructureerd proces rondom inkopen, aanbestedingen en inhuur. Dit is mede mogelijk door de uitbereiding van het team Inkoop. De aanbevelingen uit voorgaande jaren worden aangepakt en verbeteringen worden doorgevoerd. Aandachtspunt blijft de zichtbare en controleerbare borging van beheersmaatregelen in de eerste en tweede lijn. Optimalisatie gebruik ProActis Het streven van de gemeente Breda is om de stroom met facturen zonder een inkooporder daaraan ten grondslag te beperken. Sinds maart ondersteunt het centraal bestelteam de lijnorganisatie om dit streven te kunnen realiseren. Zo kan de lijnorganisatie bij het inkopen advies opvragen bij het centraal bestelteam via een melding in Topdesk. Dit advies kan toezien op het volgen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen of juist interne aanbestedingsrichtlijnen, maar ook ten aanzien van optimale contactuitnutting. Indien het centraal bestelteam ook daadwerkelijk de inkoop uitvoert maakt zij hierbij een inkooporder aan en voert deze in in ProActis. De lijnorganisatie kan ook nog zelf direct een inkooporder in ProActis inleggen.
Een aanbeveling is om kaders te stellen voor wanneer het inschakelen van het centraal bestelteam gewenst dan wel verplicht is.
Daarnaast wordt sinds half dit jaar op alle facturen (> €25k) zonder inkooporder ten grondslag een rechtmatigheidscontrole uitgevoerd door afdeling Inkoop. De
ambtelijke organisatie wordt op deze manier gedwongen via de richtlijnen in te kopen, wat zorgt voor het beter in de grip houden van de inkopen en aanbestedingen, wat resulteert in minder onrechtmatigheden. Mooie ontwikkelingen omtrent het gebruik van data richting de toekomst In 2023 is een PowerBi dashboard ingericht met betrekking tot inkopen en aanbestedingen. Hier kan per contract, per crediteur en per werk, levering of dienst worden ingezien hoeveel spend er is gerealiseerd. Dit zorgt voor actuele stuurinformatie voor management en is tevens de basis voor de spendanalyse ten aanzien van de rechtmatigheid. Dit vergt echter wel een andere manier van registreren van facturen, waarmee in 2023 is gestart. Dit brengt wel een aandachtspunt met zich mee omtrent contracten en facturen uit het verleden. Het gebruik van dit dashboard als basis voor de spendanalyse is dus nog in ontwikkeling, maar biedt aanknopingspunten voor de controle van 2024 omtrent de rechtmatigheid van aanbestedingen. Wij zijn met de organisatie in gesprek om deze ontwikkeling verder vorm te kunnen geven.
14
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen
Overige ontwikkelingen Diverse ontwikkelingen die van invloed zijn op onze jaarrekeningcontrole en uw jaarrekening
Controlekader
Vooruitkijkend Grondexploitaties Sociaal Domein Inkopen en aanbestedingen Overige ontwikkelingen ESG en lokale overheden
Accounting & controle Bijlagen
Vooruitgang in subsidieproces Binnen het proces voor verstrekte subsidies zijn de eerste stappen richting volwassenheid zichtbaar. Zo is gedurende 2023 het 'subsidiebureau' opgericht waardoor meer centrale sturing en ondersteuning aanwezig is richting de afdeling en subsidiepartijen is bewerkstelligd. Een concreet uitvloeisel hiervan zijn geïntroduceerde uniforme beoordelingsformulieren. Verder hebben we kennisgenomen van de ontwikkeling om de Algemene Subsidieverordening per 2025 te gaan actualiseren. Een blijvend aandachtspunt is nog wel de nodige digitalisering van het proces. Momenteel vinden diverse controles nog handmatig plaats, hetgeen de foutgevoeligheid verhoogt en de controlebaarheid verkleint. Ook vragen we aandacht voor zichtbare interne beoordelingen binnen het proces. Verlofsparen In 2022 is voor het eerst een voorziening verlofsparen opgenomen op basis van de wijziging in de cao omtrent een nieuwe regeling spaarverlof. Doordat er diverse systemen en lijsten gebruikt worden voor het registreren van de verlofsaldi, is het inzichtelijk maken van de voorziening een arbeidsintensieve taak. Wij bevelen derhalve aan om dit proces in de toekomst meer te stroomlijnen en gebruik te maken van de faciliteiten in AFAS om zo het volledige saldi op één centrale plaats te kunnen monitoren én hierp te kunnen sturen.
De voorziening is in 2022 gevormd ten lasten van de algemene middelen (thema ‘Solide Financiën’). Gedurende 2023 zijn de verdere verwerkingswijze afgestemd binnen de gemeente, waarbij ten aanzien van materiële mutaties op
verrekening plaatsvindt op het niveau van producten binnen de begroting opgenomen Programma’s. Gemeente Breda werkt momenteel aan de nieuwe berekeningen voor de voorziening over 2023. Aandachtspunt hierbij is om de actualisatie voor jaareinde af te ronden om een eventuele begrotingswijziging (indien benodigd) nog tijdig in te kunnen dienen bij de raad om zo een onrechtmatigheid hieromtrent te voorkomen.
Audit management systeem We hebben kennisgemaakt met het Audit Management Systeem dat nieuw is ingericht voor het auditteam van Breda. Deze tooling stelt het auditteam in staat om werkzaamheden te uniformeren en inzichterlijker vast te leggen. Wij zien dit als een positieve ontwikkeling. Tegelijk merkten we voor sommige processtappen dat de IST- en SOLL-positie door elkaar lopen. Wij raden aan hier een beter onderscheid tussen te maken. Sisa-audit vraagt verscherpte aandacht Door de toename van het aantal (complexe) Sisa-regelingen in de afgelopen jaren vraagt de verantwoording hiervan extra inspanning van de organisatie. Daarom hebben we reeds afgesproken om zo veel mogelijk controles naar voren te halen om piekbelasting in het voorjaar te voorkomen en de aandacht in de organisatie omtrent de verantwoording van de SiSa-regelingen te vragen. Bij de eerste controleperiode in november heeft de organisatie echter niet alle afgesproken documenten kunnen aanleveren. Wij vragen daarom verscherpte aandacht hierop om 'on track' te blijven.
14I
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen
Overige ontwikkelingen Diverse ontwikkelingen die van invloed zijn op onze jaarrekeningcontrole en uw jaarrekening
Controlekader
Vooruitkijkend Grondexploitaties Sociaal Domein Inkopen en aanbestedingen
Meer zekerheden over VPB-last De jaarrekening over boekjaar 2022 bevatte enige onzekerheid over de hoogte van de verschuldige vennootschapsbelasting, zoals door ons gerapporteerd in het accountantsverslag. Inmiddels is deze onzekerheid grotendeels weggenomen omdat de afstemming met de belastingdienst hiervoor is afgerond. Op basis van de meer definitieve inzichten is de te verwachten VPBlast over de jaren 2016 t/m 2022 bijgesteld van € 8,0 naar € 5,4 miljoen.
•
Verstevig de inzetbaarheid van ambtenaren door te investeren in het welzijn (well-being) en heb aandacht voor elementen als training, ontwikkelmogelijkheden, en stressklachten;
•
Belangrijkste strategische keuzes maken in de uit te voeren werkzaamheden en projecten (prioriteren). Zo zien we veel gemeenten die een strategische investeringsagenda opstellen waarbij ook bewuste keuzes worden gemaakt in het licht van capaciteit, planning en uitvoeringkracht. Het college heeft hier te maken met grote verwachte knelpunten in de uitvoering van de gemeentelijke taken voor de komende jaren als gevolg van capaciteitstekorten en schaarste.
•
Een strategisch personeelsbeleid hanteren waarbij de juiste mensen met de juiste vaardigheden worden aangetrokken en worden behouden (talentmanagement). Wij constateren dat op een aantal keyfuncties momenteel nog vacatures openstaan. Door een verwachte vergrijzing van het ambtenarenbestand zal het aantal vacatures naar verwachting toenemen. Het is belangrijk te investeren in een duurzame arbeidsmarktstrategie waarbij aandacht is voor digitalisering, de nieuwe taken die eraan komen (zoals de energietransitie en het realiseren van een circulaire economie) en de wendbaarheid van de gemeentelijke organisatie. Op basis hiervan kunnen gemeenten een opleidings-en wervingsplan opstellen die eraan bijdraagt dat ook de komende jaren veel jonge ambitieuze mensen graag voor de gemeente willen werken.
Overige ontwikkelingen ESG en lokale overheden
Accounting & controle Bijlagen
Executiekracht in tijden van schaarste erg belangrijk voor uw gemeente Gemeenten staan voor grote belangrijke (maatschappelijke) opgaven. Er komt veel op de gemeente af, denk aan thema’s als de grote opgaven op het gebied van woningbouw, investeringen in grote projecten, de energietransitie, de stikstofcrisis en het op orde krijgen van een meerjarig sluitende begroting. Door de huidige marktomstandigheden waarbij sprake is van schaarste van middelen en materialen, zien wij dat dit in het algemeen op gespannen voet staat met de torenhoge ambities en taken van de gemeente. We zien dat dit ook speelt bij de gemeente Breda, waarbij reeds stappen zijn gezet ten aanzien van talentmanagement, het maken van een strategische personeelsplanning en dat dit aspect mee wordt gewogen bij het maken van beleidsmatige keuzes. Toch vragen wij de aandacht voor het in stand houden of het versterken van de uitvoeringskracht van uw gemeente omdat wij verwachten dat dit een belangrijk thema blijft. Zeker ook gezien de verwachte groei van de gemeente Breda. Wij hebben ook een blog uitgebracht waarbij we dit nader toelichten en daarbij een drietal belangrijke thema’s onderkennen:
15
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen
ESG en lokale overheden Wij gaan in gesprek om de impact van ESG-beleid zichtbaar te maken
Controlekader ESG en lokale overheden
Vooruitkijkend Grondexploitaties Sociaal Domein Inkopen en aanbestedingen Overige ontwikkelingen ESG en lokale overheden
Accounting & controle Bijlagen
Lokale overheden hebben elke dag te maken met de drie ESG-thema’s. Zoals bij overstromingen door heftige regenval (environmental), het beschermen van de privacy van burgers (social) en een cyberaanval op de IT-infrastructuur (governance): lokale overheden doen al ongelooflijk veel op dit gebied, maar het maken en samenbrengen van beleid op de ESG-factoren wordt de komende jaren steeds belangrijker. Lokale overheden hebben daarbij een belangrijke rol in het behalen van de door Nederland internationaal afgesproken doelstellingen. De impact van lokale overheden op het realiseren van de klimaatdoelstellingen verdient het om zichtbaar te zijn, zowel qua resultaten als kosten en investeringen. Lokale overheden zetten al grote stappen op het gebied van ESG en nu is het tijd voor de volgende stap. Voor lokale overheden is geïntegreerde verantwoording noodzakelijk om alle inspanningen zichtbaar, vergelijkbaar en controleerbaar te maken. Ook is het belangrijk de risico’s en de financiële gevolgen voor gemeenten in kaart te brengen en we verwachten dat hier een risicoanalyse wordt opgesteld (vanuit maatschappelijke impact en financiële risico’s bij droogte, wateroverlast etc.).
Sinds vorig jaar moeten organisaties en bedrijven volgens de door de Europese Commissie aangenomen richtlijn Corporate Sustainability Reporting Directive’ (CSRD) meer transparantie bieden op het gebied van duurzaamheid. Op den duur moet dit leiden tot regelgeving die duurzaamheidsrapportage op één lijn brengt met financiële rapportage. De eisen van de Europese Unie met betrekking tot duurzaamheidsverslaggeving zullen worden uitgebreid tot alle grote ondernemingen en beursgenoteerde ondernemingen. Voor lokale overheden is er nog geen (Europese) rapportagerichtlijn voor
klimaat beschikbaar, bijvoorbeeld in het ‘Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten’ (BBV). We zien wel dat gemeenten, waaronder ook de gemeente Breda, de mogelijkheden voor rapportage aan de hand van de Monitor Brede Welvaart onderzoeken. Gemeente Breda heeft de ambitie om in 2044 klimaatneutraal te zijn. Om daar te komen is een tussendoel gesteld om in 2025 12% CO2-reductie te behalen ten opzichte van 2019. Die doelstelling richt zich met name op het beperken van energiebehoefte en het duurzaam energie opwekken in stad en regio. Om de verandering in goede banen te leiden, gebruikt de gemeente Breda de CO prestatieladder. In 2022 was vergeleken met het basisjaar (2019) nog geen CO -reductie behaald. Momenteel is de bepaling en controle van de actuele prestaties nog in de maak. Wij nemen daar t.z.t. graag kennis van. 2
2
Adviezen inzake duurzaamheidsverslaggeving voor lokale overheden •
Zorg voor een centrale plek in de Planning & Control-producten voor duurzaamheid en klimaat;
•
Maak investeringen gekoppeld aan ESG-doelstellingen apart zichtbaar om deze ook in de realisatie van de beleidsdoelstellingen mee te nemen;
•
Bepaal kansrijke maatregelen en bepaal de kpi’s om aan de hand daarvan tussenliggende mijlpalen te monitoren; en
•
Bepaal de impact op dataverzameling.
Lees ook onze blog “Lokaal bestuur, maak impact van ESG-beleid zichtbaar” en de blog “Sturen op klimaat- en duurzaamheidsdoelstellingen in vijf stappen”
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen
Relevante onderwerpen over accounting en controle Diverse ontwikkelingen die van invloed zijn op onze jaarrekeningcontrole en uw jaarrekening
Controlekader
Vooruitkijkend Grondexploitaties Sociaal Domein Inkopen en aanbestedingen Overige ontwikkelingen ESG en lokale overheden
Accounting & controle Bijlagen
De Omgevingswet treedt in werking per 1 januari 2024 en uw gemeente is hier klaar voor De Omgevingswet brengt een grote stelselwijziging in het omgevingsrecht en een nieuwe manier van werken in de ontwikkeling en het beheer van de fysieke leefomgeving. De reikwijdte van de wet strekt zich uit van strategische visie, gebiedsontwikkeling en beheer tot vergunningverlening, handhaving en toezicht en de bijbehorende (digitale) informatievoorziening en dienstverlening. Op basis van gevoerde gespreken zijn wij van mening dat uw gemeente klaar is om over te gaan naar de Omgevingswet.
16
17
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Bijlagen Detailbevindingen processen Detailbevindingen IT Onze communicatie
Appendices Bijlagen In dit hoofdstuk hebben we de bijlagen opgenomen waaronder detailbevindingen en een overzicht van de vereiste communicatie.
05 04
18
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Detailbevindingen
Onze kernboodschappen Controlekader
Onderstaande tabel bevat de detailbevindingen inclusief de status ten opzichte van voorgaand jaar. De prioriteit van een detailbevinding of een combinatie van detailbevindingen in de interne controle is niet alleen afhankelijk van het feit of er daadwerkelijk sprake was van een onjuistheid, maar ook van de waarschijnlijkheid dat een onjuistheid zou kunnen plaatsvinden en de potentiële omvang van de onjuistheid.
Vooruitkijkend Bijlagen Proces
T.o.v. 2022
Beschrijving
Detailbevindingen processen Grondexploitaties
Vorig jaar rapporteerden wij dat de interne documentatie met betrekking tot de gemaakte overwegingen en afspraken over de verschillende projecten niet op het gewenste niveau is. De dossiervorming bestaat voornamelijk uit de verkenner en mailbox van de key-functionarissen. Wij begrijpen dat de organisatie voornemens om hierop stappen te zetten door een projectenadministratie in te richten, maar vooralsnog is de bevindig blijvend van toepassing.
De gemeente Breda beschikt nog niet over een volledig overzicht van alle inkomende subsidies, hetgeen risicovol is in het kader van de verantwoording. Een nieuwe subsidiekalender wordt geïntroduceerd, dit gebeurt naar verwachting eind 2023. Belangrijk hierbij is om concrete afspraken te maken over het beheer ervan.
Detailbevindingen IT Onze communicatie
Inkomende subsidies
Inkomende subsidies
Jeugd/Wmo
Nieuw geïdentificeerde detailbevinding
De gemeente Breda kent geen centrale monitoring op (verloop van) naleving van inkomende subsidies, hetgeen voor het risico zorgt dat onopgemerkt niet aan de voorwaarden wordt voldaan. Wij adviseren om dit central te organiseren en vast te leggen.
De gemeente Breda heeft onvoldoende interne beheersing omtrent de pgb-lasten. Wel worden voor 2023 steekproeven uitgevoerd om de onzekerheden te beperken.
Eerder gerapporteerde detailbevinding, onderhanden
Eerder gerapporteerde detailbevinding, geen voortgang
Opgeloste detailbevinding
18I
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Detailbevindingen
Onze kernboodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Bijlagen
Proces Belastingen
T.o.v. 2022
Detailbevindingen processen Detailbevindingen IT
Omgevingsvergunningen
Onze communicatie
Beschrijving Wij constateren dat de gemeente weinig tussentijdse informatie ontvangt inzake de Belastingsamenwerking West-Brabant. Ons advies is om dit met afspraken over de informatievoorziening in te regelen. Eerder hebben we gerapporteerd dat alle behandelaars kritieke velden in Powerbrowser kunnen wijzigen zonder dat dit door iemand anders moet worden goedgekeurd. Ter opvolging hiervan heeft de gemeente Breda de module 'Record management' in Powerbrowser aangeschaft waarmee specifieke rechten kunnen worden toegekend én beperkt. De functiescheiding in PowerBrowser is inmiddels voorbereid, maar nog niet gerealiseerd omdat in de betreffende module ITtechnische fouten zitten die nog opgelost moeten worden.
Verstrekte subsidies
De vastlegging van de toets in het vaststellingsproces vindt niet consequent zichtbaar plaats.
Aanbestedingen
Het gebruikmaken van inkooporders wordt inmiddels voldoende consequent toegepast.
Verhuur opbrengsten
De controle op de invoer van tarieven voor vastgoedbeheer wordt niet vastgelegd. Wij adviseren om deze controle zichtbaar te documenteren.
De administratie van leefgelduitkeringen voor Oekraïners wordt buiten het reguliere systeem van SuiteSociaalDomein verwerkt in een excelsheet binnen de Microsoft Teams-omgeving. Deze excelsheet, met daarin privacy-gevoelige informatie als persoonsnamen en BSN-nummers, wordt als basis gebruikt voor uitbetaling. Functiescheiding is hierbij onvoldoende geborgd. Wij adviseren de leefgelduitkeringen te gaan verwerken in SuiteSociaalDomein en voor de reeds uitgevoerde betalingen een controle te doen op juistheid.
Participatie
Nieuw geïdentificeerde detailbevinding
Eerder gerapporteerde detailbevinding, onderhanden
Eerder gerapporteerde detailbevinding, geen voortgang
Opgeloste detailbevinding
19
Rapportage interimbevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Detailbevindingen IT
Onze kernboodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Bijlagen
Onderstaande tabel bevat de detailbevindingen inclusief de status ten opzichte van voorgaand jaar en de prioriteit van de IT-detailbevindingen. Op de volgende pagina’s staan de IT-detailbevindingen uitgeschreven inclusief de status ten opzichte van vorig jaar, onze aanbevelingen en de prioriteit. De prioriteit van een IT-detailbevinding of een combinatie van IT-detailbevindingen in de interne controle is niet alleen afhankelijk van het feit of er daadwerkelijk sprake was van een onjuistheid, maar ook van de waarschijnlijkheid dat een onjuistheid zou kunnen plaatsvinden en de potentiële omvang van de onjuistheid.