Raadsbrief Collegereactie Accountantsverslag 2022 3289095

College van Burgemeester en Wethouders www.breda.nl Telefoon 14 076 Postadres Postbus 90156, 4800 RH Breda

Aan de Gemeenteraad

Bezoekadres Stadskantoor Claudius Prinsenlaan 10

Uw brief

Onderwerp

Datum

Ons kenmerk

17 mei 2023

3289095

Informatie

Bijlagen

Collegereactie Accountantsverslag 2022 Corné Kuijpers / CONC/AUD Audit

-

Geachte leden van de gemeenteraad, Op 16 mei 2023 heeft uw accountant het definitieve accountantsverslag over de controle van de jaarrekening 2022 en de controleverklaring opgeleverd. In deze collegereactie gaan we in op de conclusies en kernboodschappen zoals die door de accountant in het accountantsverslag zijn gerapporteerd. Gewijzigde SISA-bijlage Op 9 mei jl. is de jaarrekening 2022 en de resultaatbestemming door het college vastgesteld. In de laatste fase van de accountantscontrole is gebleken dat de SISA-bijlage bij de jaarstukken onjuistheden omvat. De onjuistheden beperken zich tot de SISA-bijlage en hebben geen effect op de jaarstukken of het financieel resultaat. Om te voorkomen dat deze onjuistheden financiële consequenties kunnen hebben voor de te ontvangen uitkeringen was het noodzakelijk om de SISA-bijlage gewijzigd vast te stellen én deze bij de jaarstukken 2022 te voegen. Goedkeurende controleverklaring op het aspect getrouwheid én rechtmatigheid We zijn zeer verheugd met de conclusie van de accountant dat de jaarstukken worden voorzien van een goedkeurende controleverklaring. De in 2020 en 2021 geconstateerde onvolkomenheden op het gebied van inkoop/inhuur/subsidies hebben zich in 2022 niet meer voorgedaan.

Zoals ook in de interne auditrapportages over 2022 is vastgesteld, is de organisatie vanaf 2021 aan de hand van het verbeterplan Rechtmatigheid aan de slag gegaan met verbetering van de interne c.q. financiële beheersing. De zakelijke conclusie van de accountant in de vorm van een goedkeurende controleverklaring is in de ogen van het college een stevig en verdiend compliment aan iedereen die hieraan heeft meegewerkt. De goedkeurende controleverklaring en de bevindingen van de accountant komen ook overeen met de bevindingen in de interne auditrapportages. We hebben daarmee zelf voldoende zicht op de rechtmatigheid van handelen, de kwaliteit van interne beheersing en de gesignaleerde verbeterpunten zodat we tijdig kunnen bijsturen. De interne auditrapportages vormen voor ons ook de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording zoals we die, evenals over 2021, in de jaarstukken hebben opgenomen. Daarmee hebben we, zoals de accountant ook constateert, alle voorbereidingen getroffen voor de formele invoering van deze rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023. Het proces van de jaarrekening(controle) is dit jaar eerder afgerond. De verbeteringen in het proces en kwaliteit van aanlevering van controle-informatie alsmede de constructieve samenwerking tussen organisatie en accountant zorgden voor een meer gestroomlijnd proces.

Evenals de accountant constateren wij een toename van het aantal SISA-regelingen wat, mede door vaak lang onduidelijk blijvende verantwoordings- en controlevereisten vanuit het Rijk als subsidieverstrekker, leidt tot toenemende administratieve lasten en controle-inspanningen. Naast verbetering van de interne beheersing gaan we in VNG verband pleiten voor een vereenvoudiging van verantwoordings- en controlevereisten van deze alsmaar toenemende financiële stroom aan opbrengsten en kosten.

Ons kenmerk 3289095 Paginanummer 2 van 2

Bevindingen en ontwikkelingen 2022 De bevindingen en gesignaleerde ontwikkelingen sluiten aan op ons beeld van de kwaliteit van interne beheersing en verantwoording. We zien een duidelijke afname van rechtmatigheidsfouten bij aanbestedingen (€ 2,1 miljoen) ten opzichte van 2021 (€ 12,5 miljoen) door uitvoering van het verbeterplan Rechtmatigheid. Het opgestelde en in 2023 uit te voeren transitieplan voor inkoop, inhuur en subsidies, met een meer integrale verbetering van processen, systemen, capaciteit, houding, gedrag en communicatie moet leiden tot meer volwassenheid van de organisatie en processen die meer in control zijn dan nu. Over de uitvoering van het transitieplan zullen we u expliciet in de reguliere P&C cyclus informeren. Ook de jaarlijks binnen het sociaal domein geconstateerde onzekerheden zijn afgenomen tot een totaal van € 7,9 miljoen (in 2021 nog € 12,5 miljoen). Zowel binnen Jeugd als Wmo zijn aanvullende maatregelen genomen en acties uitgevoerd om meer zekerheid te kunnen verkrijgen over de rechtmatigheid en getrouwheid van de gedeclareerde kosten door zorgaanbieders en de kosten van de persoons gebonden budgetten. In 2023 wordt dit traject afgerond en op basis van een kosten/baten afweging vastgesteld welke maatregelen structureel kunnen worden ingezet om meer zekerheid te krijgen en welk deel van de onzekerheid wordt geaccepteerd.

Door de accountant zijn geen nieuwe tekortkomingen gesignaleerd in de interne beheersing. Wel is vastgesteld dat bij een aantal processen de interne beheersing en kwaliteitsborging nog niet goed genoeg op orde is en de interne auditfunctie hier aanvullende werkzaamheden heeft uitgevoerd om een oordeel te kunnen vormen over de rechtmatigheid. We gaan de interne beheersing bij deze processen stap voor stap beter inrichten en daarbij meer aandacht besteden aan de kwaliteitszorg. Bij inkoop, inhuur en subsidies doen we dit aan de hand van het transitieplan. Voor de SISA-regelingen doen we dit op basis van een nadere analyse van interne verbeterpunten. Voor andere processen werken we aan verbetering van interne beheersing en informatievoorziening door dit zoveel mogelijk direct te borgen bij implementatietrajecten van nieuwe ICT-applicaties (bijvoorbeeld bij HR en het sociaal domein). Digitalisering en datagedreven werken worden hierbij ingezet om het verantwoordelijk management inzicht te geven in de mate van control. Kwaliteit jaarverslag De kwaliteit van het jaarverslag wordt als goed beoordeeld door de accountant. Het advies om meer op hoofdlijnen te rapporteren ondersteunen wij; de informatiewaarde kan verder worden vergroot door minder details te verschaffen en meer over resultaten en effecten te rapporteren.

Als onderdeel van het project P&C 2030 proof werken we voorstellen uit om de kwaliteit van begroting, bestuursrapportage en jaarstukken te verbeteren. Dit doen we bijvoorbeeld door de in financiële verordening en financieel beleid vastgelegde kaders voor deze P&C producten te evalueren en te vergelijken met landelijk gehanteerde uitgangspunten. Maar ook door de uitwerking van een eenduidig geheel van sturing, beheersing, verantwoording en een daarop ingerichte management informatievoorziening over effecten, resultaten, activiteiten en financiële middelen. Afsluitend Met trots stellen we vast dat alle inspanningen van het afgelopen jaar ertoe hebben geleid dat we niet alleen over 2022 weer een goedkeurende controle verklaring ontvangen, maar dat we ook in staat zijn om in het jaarverslag 2022 bij wijze van proef, zelf verantwoording af te leggen over de financiële rechtmatigheid. Daarmee zijn we voorbereid op de (wettelijk) verplichte verantwoording in 2023. Dit gaat, zo blijkt ook uit het accountantsverslag, niet vanzelf. Het vraagt veel van de organisatie die langzaam maar zeker werkt aan een steeds betere interne beheersing en onze ambitie om te komen tot een professionele en volwassen organisatie die ‘in control’ is. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Breda,

, burgemeester,

, gemeentesecretaris.