Raadsbrief college over Collegereactie op Interimrapportage Accountant 2024

College van Burgemeester en Wethouders

www.breda.nl www.breda.nl/contact Postadres Postbus 90156, 4800 RH Breda

Aan de Bredase gemeenteraad Stadserf 1 4811 XS BREDA

Uw brief

Bezoekadres Stadskantoor

Datum

Ons kenmerk

03-12-2024

5031564

Onderwerp

Telefoon / Behandeld door

Bijlagen

Collegereactie interimrapportage accountant

Corné Kuijpers / Concerncontrol

-

Geachte leden van de gemeenteraad,

Op 27 november heeft uw accountant gerapporteerd over de bevindingen uit de controle tot en met oktober 2024. Basis voor de werkzaamheden is het door u vastgestelde controleplan 2024. De voorliggende Rapportage interimbevindingen wordt op 4 december met uw auditcommissie besproken. In deze collegereactie gaan we nader in op de kernboodschappen. De accountant presenteert kernboodschappen o.a. op het gebied van de controleomgeving en controlekader, ontwikkelingen en belangrijke bevindingen en observaties. De kernboodschappen worden op een heldere wijze nader uitgewerkt in de rapportage interim-bevindingen. Ons college onderschrijft de kernboodschappen en nadere toelichting van de accountant. De bevindingen komen overeen met de periodieke rapportages van team Audit (afdeling Concerncontrol) die de ontwikkeling, implementatie en borging van de interne beheersing monitort en de rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening controleert. Interne beheersing Ons college herkent het geschetste beeld van de ontwikkelingen in de controleomgeving en interne beheersing zoals beschreven in de rapportage van de accountant. We zijn verheugd dat ook door de accountant wordt geconstateerd dat de kwaliteit van interne beheersing voldoende aandacht krijgt en organisatiebreed en op verschillende processen stappen worden gezet om uiteindelijk meer ‘in control te komen'.

Overall zijn we tevreden met de inspanningen en de in de afgelopen jaren bereikte resultaten die ook tot uitdrukking komen in de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023 en goedkeurende controleverklaringen over 2022 en 2023. Tegelijkertijd erkennen we dat verbetering bij sommige processen meer tijd vergt en de borging hiervan continue aandacht behoeft van de organisatie. Daarbij zetten we niet alleen in op het in control komen maar zetten we ook door, om in control te blijven. We gaan onverminderd door op de ingeslagen weg en zetten organisatiebreed, met het organisatieontwikkel-programma, en per proces, stap voor stap in op verbetering en kwaliteitsborging. Dit doen we onder andere door het uitwerken van het drielijnenmodel waarin rollen, verantwoordelijkheden en kwaliteitsborging worden vastgelegd. Bij procesverbetering geven we op basis van de interne rapportages en de bevindingen van de accountant prioriteit aan inkoop/aanbesteding en inkomende subsidies (SISA). Inkoop/aanbesteding Zoals in de rechtmatigheidsverantwoording 2023 door ons gemeld zijn de in 2023 geconstateerde onrechtmatigheden met name ontstaan door overschrijdingen van contractwaarden van aanbestedingen die initieel in het verleden Europees zijn aanbesteed óf het uitbreiden dan wel voortzetten van de initiële opdracht, waardoor alsnog de aanbestedingsgrenzen zijn overschreden.

Ons kenmerk 5031564 Paginanummer 2 van 2

In dit kader blijven we hard werken aan bewustwording en het voorkomen van rechtmatigheidsfouten door de uitwerking van het drielijnenmodel, het verbeteren van het contractbeheer en monitoring spend op basis van dashboarding. Inkomende subsidies / SISA-regelingen De gemeente Breda ontvangt ieder jaar aanzienlijke inkomende subsidies van Provincie, Rijk en Europa. In de afgelopen jaren is zo’n € 230 miljoen als voorschot ontvangen, welke de komende jaren besteed zullen worden aan projecten op allerlei beleidsterreinen. Het merendeel van de vooruit ontvangen bedragen zijn Specifieke Uitkeringen die vanuit Rijk en Provincie zijn verleend. Bij het toekennen van specifieke uitkeringen zijn vaak de verantwoordingsvereisten nog niet bekend waardoor het proces van interne beheersing, registratie en verantwoording niet direct optimaal kan worden ingericht en op een later moment aanpassingen vergt. In 2024 zijn er voor de gemeente Breda 60 regelingen van toepassing, die ieder afzonderlijk verantwoord moeten worden in de SISA-bijlage van de jaarrekening 2024, vergelijkbaar met 2023. Het proces van aanvraag tot verantwoording van deze specifieke uitkeringen vormt naar aanleiding van de bevindingen in de afgelopen jaren een belangrijk aandachtspunt.

Inmiddels is de rol van coördinator verantwoording inkomende subsidies ingevuld als regievoerder voor de totstandkoming van de SISA-verantwoording. De door de coördinator in de afgelopen perdiode opgestelde analyse vormt een goede basis voor een concreet plan van aanpak voor zowel de korte termijn (verantwoording 2024) als de langere termijn (verantwoording 2025 en verder). Het plan richt zich op samenwerking en uitvoering binnen het drielijnenmodel en het meer in control komen op de inkomende subsidies en de uitnutiing c.q. verantwoording hierover. Cybersecurity In het accountantsverslag wordt ook aandacht besteed aan de risico's ten aanzien van cybersecurity en de bescherming van de zogenaamde “kroonjuwelen’ zijnde de meest waardevolle en kritieke informatie of systemen van de gemeente Breda. Na de globale beoordeling van de accountant zijn twee belangrijke aandachtspunten gesignaleerd; het benoemen van deze (digitale) kroonjuwelen en een doorontwikkeling in het inzichtelijk maken en beheer voeren op alle informatie assets van de gemeente Breda (denk hierbiij aan applicaties, systemen, netwerken, websites enz.). Beide aandachtpunten zijn al eerder door ons college onderkend en worden, na invulling van randvoorwaarden zoals uitbreiding capaciteit team gegevensbescherming, training/opleiding en werken aan bewustzijn, conform planning in 2025 opgepakt.

Alles overziend komt het door de accountant geschetste beeld van ontwikkeling van interne beheersing overeen met interne (management) rapportages en auditrapportage. We zijn tevreden met de bereikte resultaten en zien tegelijkertijd nog verschillende uitdagingen om als organisatie ‘in control te komen’ maar vooral ook te blijven. De rapportage van de accountant geeft ons college het vertrouwen dat we op koers zitten maar onverminderd in moeten blijven zetten op professionalisering en continue verbetering.

Burgemeester en wethouders van Breda,

, burgemeester,

, gemeentesecretaris.