Raadsbrief 03122025 collegereactie Boardletter 2025

College van Burgemeester en Wethouders www.breda.nl www.breda.nl/contact Postadres Postbus 90156, 4800 RH Breda

Aan de leden van de gemeenteraad

Bezoekadres Stadskantoor

Uw brief

Datum

Ons kenmerk

03-12-2025

6293729

Onderwerp

Telefoon / Behandeld door

Bijlagen

Collegereactie Boardletter 2025 (interim-rapportage accountant)

Corne Kuijpers

-

Geachte leden van de gemeenteraad, Op 28 november heeft uw accountant gerapporteerd over de bevindingen uit de interim-controle. Basis voor de werkzaamheden is het door u vastgestelde controleplan 2025. De voorliggende Boardletter wordt op 4 december met uw auditcommissie besproken. In deze collegereactie gaan we in op de kernboodschappen. De boardletter bevat de belangrijkste observaties en bevindingen van de accountant ten aanzien van de processen binnen gemeente Breda en de daarin opgenomen beheersingssystemen. De accountant presenteert in het dashboard interim-controle de kernboodschappen op het gebied van interne beheersing, ontwikkelingen en aandachtspunten, rechtmatigheidsverantwoording en team audit en de belangrijkste bevindingen op materiële processen. De kernboodschappen worden op een heldere wijze nader uitgewerkt in de Boardletter. Ons college onderschrijft de kernboodschappen. De bevindingen komen overeen met de periodieke rapportages van team Audit (afdeling Concerncontrol) die de ontwikkeling, implementatie en borging van de interne beheersing monitort en de rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening controleert. Interne beheersing In de eerste plaats is ons college verheugd dat ook BDO als nieuw aangestelde accountant constateert dat de kwaliteit van interne beheersing van voldoende niveau is en dat zichtbaar wordt gewerkt aan verbetering.

De door de accountant gemaakte foto geeft een positief beeld en bevat vanzelfsprekend aanbevelingen voor verbetering. De foto is van belang, maar wij kijken naar de film over de ontwikkeling van de interne beheersing in onze organisatie. Die ontwikkeling is gestart, mede in samenwerking met de vorige accountant van uw raad. De film begint feitelijk met de verklaring met beperking bij de jaarrekening 2020, waarna is ingezet op verbetering en professionalisering van de interne beheersing, waaronder de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, een programma voor organisatieontwikkeling, verbetering van de interne sturing en versterking van de interne auditfunctie. De verdere verbetering die nu voor ons ligt, richt zich voor wat betreft het systeem van interne beheersing op meer balans in de verantwoordelijkheden tussen management, ondersteunende processen en audit. Met de huidige accountant willen wij graag werken aan verdere groei, waarin het zogenaamde ‘steunen op interne audit’ een belangrijke bouwsteen is.

Ons kenmerk 6293729 Paginanummer 2 van 3

De Boardletter bevestigt dat onze organisatie veel tijd en energie steekt in de voor de jaarrekening kritieke processen, in de beheersing van processen en in de verbetering van sturing en organisatieontwikkeling. Dit zijn – zoals hiervoor beschreven – dan ook precies de onderwerpen waar we als college op inzetten om de organisatie te professionaliseren. Zo is het handboek ‘FIT Sturen’ vastgesteld waarin sturingsprincipes en sturingsinstrumenten zijn vastgelegd alsmede de interne besluitvorming in overeenstemming met toegewezen verantwoordelijkheden. Ook werkwijzen voor programmatisch en projectmatig werken zijn uitgewerkt. Op basis van het handboek werken we nu aan implementatie en toepassing en een meer zakelijke cultuur. Ontwikkelingen en aandachtspunten De accountant ziet geen grote obstakels richting de jaarrekeningcontrole komend voorjaar. Aan de door de accountant gevraagde detailplanning hiervan wordt de laatste hand gelegd door de organisatie. In deze planning wordt ook nadrukkelijk aandacht besteed aan de in dezelfde periode te realiseren overgang van onze financiële administratie, om beide processen beheerst te kunnen realiseren. De beheersing van het SiSa-proces en de kwaliteit van het verantwoordingsproces is al langer een punt van aandacht. Op basis van een probleemanalyse wordt gewerkt aan taak- en verantwoordelijkheidsverdeling volgens het 3 lijnen model.

De uitwerking richt zich voor 2025 op het huidige verantwoordings- en controleproces. In de stap daarna zullen we nagaan op welke wijze ook de sturing op de beleidsdoelen die samenhangen met de specifieke uitkeringen kan worden verbeterd. Ook voor de specifiek door de accountant benoemde onderwerpen als maatwerkovereenkomsten jeugdhulp, voorziening dubieuze debiteuren sociale zaken en de identificatieplicht binnen de Wmo zijn de te ondernemen acties in samenspraak met de auditfunctie en in afstemming met de externe accountant vastgesteld (analyse en onderzoek, inzet juridische expertise, herstelacties, aanpassing proces) om onrechtmatigheden en onzekerheden over 2025 zoveel mogelijk te voorkomen. Rechtmatigheidsverantwoording De uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording zoals die vanaf 2023 zijn vastgelegd in landelijke kaders zijn voor Breda specifiek vastgesteld in de financiële verordening 2025.

Op basis van wet- en regelgeving moeten alle begrotingsonrechtmatigheden (overschrijding van vastgestelde begrotingsbedragen) worden verantwoord, hoewel deze in de basis als acceptabel kunnen worden aangemerkt indien sprake is van: - Een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren - Een overschrijding op een open-einde regeling - Een overschrijding die is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of financiële prognose. Naast deze acceptabele overschrijdingen resteerden over 2024 geen begrotingsoverschrijdingen. Ook voor 2025 is dit het uitgangspunt en werken we waar mogelijk en realistisch tot het verder beperken van de acceptabele overschrijdingen met als doel onder de verantwoordingsgrens te komen en te blijven. Relatie interne en externe audit In de Boardletter wordt expliciet aandacht besteed aan de (IIA-gecertificeerde) interne auditfunctie. Dat is logisch, omdat het steunen op de interne auditfunctie een belangrijk element vormde in de aanbesteding van de accountantscontrole 2025 – 2028. Tijdens de interim-controle heeft de externe accountant kennis kunnen maken met de kwaliteit van de auditfunctie en de uitgevoerde auditwerkzaamheden.

Een belangrijke vervolgstap waar we constructief en met vertrouwen aan werken is het concretiseren van het “steunen op” en het optimaliseren van de interne audit en externe controlewerkzaamheden. Hierbij wordt ook aandacht besteed aan de vorm en inhoud van de interne audit rapportages en de daarop gebaseerde rapportages van de accountant aan college en gemeenteraad. Uitgangspunt van ons college is daarbij dat de onafhankelijkheid van de interne auditfunctie, conform vastgesteld auditcharter is geborgd. Daarbij geldt vanzelfsprekend dat binnen de publiek-bestuurlijke context het college verantwoordelijkheid draagt voor de werking van het systeem van interne beheersing en uitkomsten van het interne controleproces. Dat betekent onder meer dat de interne auditfunctie rapporteert aan ons college en de externe accountant rapporteert aan uw raad.

Ons kenmerk 6293729 Paginanummer 3 van 3

Graag gaan wij met uw auditcommissie en accountant in gesprek over hoe de komende jaren verdere optimalisatie kan worden gerealiseerd in de taakverdeling tussen de interne en externe audit en meest passende rapportagevorm. Belangrijkste bevindingen materiële processen Op basis van interne auditrapportages en rapportages van de accountant worden verbeteracties geformuleerd. In de afgelopen periode is een deel van deze acties afgerond en daarmee de aanbeveling opgevolgd. Voor een ander deel van de acties is de uitwerking momenteel onderhanden. Richting de jaarrekening sturen we als college op opvolging. Ook gedurende het jaar is hier aandacht voor, maar de uitvoeringssnelheid kan worden vergroot. We nemen de ook in de Boardletter opgenomen adviezen en aanbevelingen op dit punt ter harte. Alles overziend komt het door uw accountant geschetste beeld van ontwikkeling van interne beheersing overeen met interne (management) rapportages en auditrapportage. We zijn tevreden met de bereikte resultaten en zien tegelijkertijd nog verschillende uitdagingen om als organisatie ‘in control te komen’ en te blijven. De rapportage van uw accountant geeft ons college het vertrouwen dat we op koers zitten maar onverminderd in moeten blijven zetten op professionalisering en continue verbetering.

Burgemeester en wethouders van Breda,

, burgemeester,

, gemeentesecretaris.